การสร้างฟอร์มที่มีฟอร์มย่อย (ฟอร์มแบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม)

การสร้างฟอร์มที่มีฟอร์มย่อยโดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม

กระบวนงานนี้จะสร้างการรวมฟอร์มและฟอร์มย่อยขึ้นมาใหม่โดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์ม นี่ยังเป็นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะเริ่มต้นใช้งานถ้าคุณยังไม่ได้สร้างฟอร์มที่คุณต้องการใช้เป็นฟอร์มหลักหรือฟอร์มย่อย

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แบบฟอร์ม ให้คลิก ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์ม 

2. ในหน้าแรกของตัวช่วยสร้าง ให้เลือกตารางหรือคิวรีในรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างฟอร์มพนักงานที่แสดงใบสั่งซื้อสำหรับพนักงานแต่ละคนในฟอร์มย่อย เราจะเลือก ตาราง: พนักงาน (ด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม)

   หมายเหตุ: คุณจะเลือกตารางหรือคิวรีใดก่อนก็ได้

3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมจากตารางหรือคิวรีนี้

4. ในหน้าเดียวกันของตัวช่วยสร้าง ในรายการดรอปดาวน์ ตาราง/คิวรี ให้เลือกตารางหรือคิวรีอื่นจากรายการ สำหรับตัวอย่างนี้เราจะเลือกตารางใบสั่งซื้อ (ด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม)

5. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลที่คุณต้องการรวมจากตารางหรือคิวรีนี้

6. สมมติว่าคุณได้ตั้งค่าความสัมพันธ์อย่างถูกต้องแล้ว และเมื่อคุณคลิก ถัดไป ตัวช่วยสร้างจะถามว่า คุณต้องการแสดงข้อมูลของคุณอย่างไร ซึ่งก็คือ การแสดงโดยใช้ตารางหรือคิวรี เลือกตารางที่ด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างฟอร์มพนักงาน ให้คลิก โดยพนักงาน ตัวช่วยสร้างจะแสดงไดอะแกรมขนาดเล็กของฟอร์ม หน้าควรมีลักษณะคล้ายกับภาพประกอบต่อไปนี้

   

   กล่องในส่วนล่างของไดอะแกรมฟอร์มจะเป็นฟอร์มย่อย

   หมายเหตุ: ถ้าตัวช่วยสร้างไม่ถามว่า คุณต้องการแสดงข้อมูลของคุณอย่างไร แสดงว่า Access ตรวจไม่พบความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มระหว่างตารางหรือคิวรีที่คุณเลือก ตัวช่วยสร้างจะดำเนินการต่อ แต่ Access จะไม่เพิ่มฟอร์มย่อยลงในฟอร์ม คุณอาจต้องการคลิก ยกเลิก และตรวจสอบความสัมพันธ์ของตารางของคุณก่อนที่คุณจะดำเนินการต่อไป

7. ที่ด้านล่างของหน้าตัวช่วยสร้าง ให้เลือก ฟอร์มที่มีฟอร์มย่อย แล้วคลิก ถัดไป

8. ในหน้า คุณต้องการใช้เค้าโครงแบบใดกับฟอร์มย่อยของคุณ ให้คลิกตัวเลือกเค้าโครงที่คุณต้องการ แล้วคลิก ถัดไป สไตล์เค้าโครงทั้งสองจะจัดเรียงข้อมูลฟอร์มย่อยในแถวและคอลัมน์ แต่เค้าโครงแบบตารางจะสามารถกำหนดเองได้หลากหลายกว่า คุณสามารถเพิ่มสี กราฟิก และองค์ประกอบการจัดรูปแบบอื่นๆ ลงในฟอร์มย่อยแบบตารางได้ เนื่องจากแผ่นข้อมูลจะมีขนาดกะทัดรัดมากขึ้น เหมือนกับมุมมองแผ่นข้อมูลของตาราง

9. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง เลือกสไตล์การจัดรูปแบบสำหรับฟอร์ม จากนั้นคลิก ถัดไป ถ้าคุณเลือกแบบตารางในหน้าก่อนหน้า สไตล์การจัดรูปแบบที่คุณเลือกจะยังสามารถนำไปใช้กับฟอร์มย่อยได้อีกด้วย

10. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องที่คุณต้องการใช้กับฟอร์มต่างๆ Access จะตั้งชื่อฟอร์มโดยยึดตามชื่อที่คุณพิมพ์ และจะตั้งชื่อป้ายชื่อฟอร์มย่อยโดยยึดตามชื่อที่คุณพิมพ์ให้กับฟอร์มย่อย

11. ระบุว่าคุณต้องการเปิดฟอร์มในมุมมองฟอร์มเพื่อให้คุณสามารถดูหรือใส่ข้อมูล หรือในมุมมองออกแบบเพื่อให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนดีไซน์ของฟอร์ม แล้วคลิก เสร็จสิ้น

    Access จะสร้างฟอร์มขึ้นมาสองฟอร์ม โดยฟอร์มหนึ่งสำหรับฟอร์มหลักที่มีตัวควบคุมฟอร์มย่อยและอีกฟอร์มสำหรับฟอร์มย่อย

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มฟอร์มย่อยอย่างน้อยหนึ่งฟอร์มลงในฟอร์มที่มีอยู่โดยใช้ตัวช่วยสร้างฟอร์มย่อย

ใช้กระบวนงานนี้เพื่อเพิ่มฟอร์มย่อยอย่างน้อยหนึ่งฟอร์มไปยังฟอร์มที่มีอยู่แล้ว สำหรับฟอร์มย่อยแต่ละฟอร์ม คุณสามารถเลือกให้ Access สร้างฟอร์มใหม่หรือใช้ฟอร์มที่มีอยู่แล้วเป็นฟอร์มย่อยก็ได้

1. คลิกขวาฟอร์มที่มีอยู่แล้วในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกลูกศรลงเพื่อแสดงแกลเลอรี ตัวควบคุม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ไว้

3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกปุ่ม ฟอร์มย่อย/รายงานย่อย

4. คลิกบนฟอร์มที่คุณต้องการวางฟอร์มย่อย

5. ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง

   เมื่อคุณคลิก เสร็จสิ้น แล้ว Access จะเพิ่มตัวควบคุมฟอร์มย่อยไปยังฟอร์มของคุณ หากคุณเลือกให้ Access สร้างฟอร์มใหม่สำหรับฟอร์มย่อยแทนที่จะใช้ฟอร์มที่มีอยู่ Access จะสร้างวัตถุฟอร์มใหม่และเพิ่มวัตถุฟอร์มดังกล่าวลงในบานหน้าต่างนำทาง

การสร้างฟอร์มย่อยด้วยการลากฟอร์มหนึ่งลงบนอีกฟอร์มหนึ่ง

ใช้กระบวนงานนี้ถ้าคุณต้องการใช้ฟอร์มที่มีอยู่แล้วเป็นฟอร์มหลัก และคุณต้องการเพิ่มฟอร์มที่มีอยู่อย่างน้อยหนึ่งฟอร์มไปที่ฟอร์มดังกล่าวในรูปแบบฟอร์มย่อย

1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการใช้เป็นฟอร์มหลัก แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง

2. ลากฟอร์มที่คุณต้องการใช้เป็นฟอร์มย่อยจากบานหน้าต่างนำทางลงในฟอร์มหลัก

   Access จะเพิ่มตัวควบคุมฟอร์มย่อยไปยังฟอร์มหลักและผูกตัวควบคุมนั้นเข้ากับฟอร์มที่คุณลากจากบานหน้าต่างนำทาง Access ยังจะพยายามลิงก์ฟอร์มย่อยไปยังฟอร์มหลัก โดยยึดตามความสัมพันธ์ที่ได้รับการกำหนดไว้ในฐานข้อมูลของคุณ

3. ทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มฟอร์มย่อยเพิ่มเติมลงในฟอร์มหลัก

4. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าลิงก์นั้นประสบความสำเร็จ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง คลิก มุมมองฟอร์ม แล้วใช้ตัวเลือกระเบียนของฟอร์มหลักเพื่อเลื่อนไปตามระเบียนต่างๆ ถ้าฟอร์มย่อยกรองตัวเองสำหรับพนักงานแต่ละคนได้อย่างถูกต้องแล้ว แสดงว่ากระบวนงานดังกล่าวเสร็จสมบูรณ์

ถ้าการทดสอบก่อนหน้านั้นไม่ถูกต้อง จะทำให้ Access ไม่สามารถระบุวิธีลิงก์ฟอร์มย่อยไปยังฟอร์มหลักได้ และคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลลูก และ ลิงก์เขตข้อมูลหลัก ของตัวควบคุมฟอร์มย่อยจะว่าง คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติเหล่านี้ด้วยตนเองโดยทำดังต่อไปนี้

1. คลิกขวาฟอร์มหลักในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

2. คลิกตัวควบคุมฟอร์มย่อยหนึ่งครั้งเพื่อเลือก

3. ถ้าบานหน้าต่างงาน แผ่นคุณสมบัติ ไม่ได้แสดงอยู่ ให้กด F4 เพื่อแสดง

4. ในแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ข้อมูล

5. คลิกปุ่มสร้าง ถัดจากกล่องคุณสมบัติเขตข้อมูลลูกของลิงก์

   กล่องโต้ตอบ ตัวลิงก์เขตข้อมูลฟอร์มย่อย จะปรากฏขึ้น

6. ในรายการดรอปดาวน์ เขตข้อมูลหลัก และ เขตข้อมูลรอง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์เข้ากับฟอร์ม แล้วคลิก ตกลง ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้เขตข้อมูลใด ให้คลิก เสนอแนะ เพื่อให้ Access พยายามกำหนดเขตข้อมูลลิงก์ให้

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์เข้ากับฟอร์ม คุณอาจจำเป็นต้องแก้ไขแหล่งระเบียนของฟอร์มต้นแบบหรือฟอร์มลูกเพื่อช่วยตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลลิงก์อยู่ในฟอร์มนั้นๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าฟอร์มยึดตามคิวรี คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลลิงก์มีอยู่ในผลลัพธ์ของคิวรี

7. บันทึกฟอร์มหลัก แล้วสลับไปยังมุมมองฟอร์ม จากนั้นตรวจสอบว่าฟอร์มดังกล่าวทำงานได้ตามที่คุณคาดไว้หรือไม่

เปิดฟอร์มย่อยในหน้าต่างใหม่ในมุมมองออกแบบ

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการออกแบบฟอร์มย่อยในขณะที่คุณกำลังทำงานกับฟอร์มหลักในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปิดฟอร์มย่อยในหน้าต่างแยกได้โดย

1. คลิกที่ฟอร์มย่อยเพื่อเลือก

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก ฟอร์มย่อยในหน้าต่างใหม่

ด้านบนของหน้า

การเปลี่ยนมุมมองเริ่มต้นของฟอร์มย่อย

เมื่อคุณเพิ่มฟอร์มย่อยไปยังฟอร์ม ตัวควบคุมฟอร์มย่อย/รายงานย่อยจะแสดงฟอร์มย่อยตามคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของฟอร์มย่อย คุณสมบัตินี้สามารถถูกตั้งค่าเป็นค่าต่อไปนี้

• ฟอร์มเดี่ยว

• ฟอร์มต่อเนื่อง

• แผ่นข้อมูล

• ฟอร์มแยก

เมื่อคุณสร้างฟอร์มย่อยเป็นครั้งแรก คุณสมบัตินีอาจตั้งค่าเป็น ฟอร์มต่อเนื่อง หรืออาจเป็น ฟอร์มเดี่ยว อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของฟอร์มย่อยเป็น แผ่นข้อมูล ฟอร์มย่อยจะแสดงเป็นแผ่นข้อมูลในฟอร์มหลัก

เมื่อต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของฟอร์มย่อย

1. ปิดวัตถุใดๆ ก็ตามที่เปิดอยู่

2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มย่อยแล้วคลิก มุมมองออกแบบ

3. ถ้าไม่มีแผ่นคุณสมบัติแสดงอยู่ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

4. ในรายการดรอปดาวน์ที่ด้านบนของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ฟอร์ม ถูกเลือกไว้อยู่

5. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ให้เป็นมุมมองที่คุณต้องการใช้

   หมายเหตุ:  ถ้ามุมมองที่คุณต้องการใช้ไม่อยู่ในรายการ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติ “Allow…View” สำหรับมุมมองดังกล่าวถูกตั้งค่าเป็น ใช่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการระบุให้ แผ่นข้อมูล เป็นมุมมองเริ่มต้นสำหรับฟอร์ม ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติ อนุญาตให้ใช้มุมมองแผ่นข้อมูล ถูกตั้งค่าเป็น ใช่

6. บันทึกและปิดฟอร์มย่อย แล้วเปิดฟอร์มหลักเพื่อตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในฟอร์มโดยไม่ต้องสร้างฟอร์มย่อย

การสร้างวัตถุฟอร์มแยกต่างหากเพื่อแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องนั้นไม่จำเป็นเสนอไป ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังทำงานในฟอร์มในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ แล้วคุณลากตารางหรือคิวรีจากบานหน้าต่างนำทางไปยังฟอร์มนั้น Access จะสร้างตัวควบคุมฟอร์มย่อย/รายงานย่อยที่แสดงข้อมูลในวัตถุดังกล่าว คุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของวัตถุนั้นจะกำหนดวิธีการแสดงผลข้อมูล โดยปกติแล้ว การแสดงผลจะถูกตั้งค่าโดยมุมมองแผ่นข้อมูล แต่คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตารางหรือคิวรีเป็น ฟอร์มย่อยฟอร์มแยก หรือ ฟอร์มต่อเนื่อง ซึ่งจะให้ความยืดหยุ่นมากขึ้นในการแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันบนฟอร์มต่างๆ

ด้านบนของหน้า