ข้อควรพิจารณาในการออกแบบสำหรับการอัปเดตข้อมูล

ฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีจะช่วยให้แน่ใจว่าความสมบูรณ์ของข้อมูลเท่านั้นแต่จะง่ายต่อการบำรุงรักษาและอัปเดต ฐานข้อมูล Access ไม่ใช่ไฟล์ในความรู้สึกเดียวกันกับเอกสาร Microsoft Word หรือดาดฟ้าสไลด์ของ Microsoft PowerPoint แทนที่จะเป็นคอลเลกชันของวัตถุเช่นตารางฟอร์มรายงานคิวรีและอื่นๆซึ่งต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง

ผู้ใช้ใส่ข้อมูลเป็นหลักผ่านตัวควบคุม สิ่งที่คุณทำกับตัวควบคุมที่ระบุจะขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลที่ตั้งค่าไว้สำหรับเขตข้อมูลตารางต้นแบบคุณสมบัติใดๆที่ตั้งค่าไว้สำหรับเขตข้อมูลนั้นและคุณสมบัติที่ตั้งค่าไว้สำหรับตัวควบคุม สุดท้ายให้พิจารณาการใช้เทคนิคฐานข้อมูลเพิ่มเติมเช่นการตรวจสอบความถูกต้องค่าเริ่มต้นรายการและการค้นหาและการอัปเดต cascading

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการอัปเดตข้อมูลจากจุดเริ่มต้นของผู้ใช้ให้ดูที่วิธีการเพิ่มแก้ไขและลบระเบียน

ในบทความนี้

การออกแบบฐานข้อมูลมีผลต่อการป้อนข้อมูลอย่างไร
ตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุม
การใช้กฎการตรวจสอบเพื่อจำกัดข้อมูล
การทำงานกับรายการค่าและเขตข้อมูลการค้นหา
การลบข้อมูลออกจากรายการหรือเขตข้อมูลการค้นหา
ชนิดข้อมูลมีผลต่อวิธีที่คุณใส่ข้อมูลอย่างไร
วิธีที่คุณสมบัติเขตข้อมูลตารางจะมีผลต่อวิธีที่คุณใส่ข้อมูล
ใช้การอัปเดต cascading เพื่อเปลี่ยนค่าคีย์หลักและต่างประเทศ
เหตุใดบางครั้งหมายเลข ID จึงดูเหมือนจะข้ามตัวเลข
การอัปเดตข้อมูลเป็นกลุ่มโดยใช้แบบสอบถาม

การออกแบบฐานข้อมูลมีผลต่อการป้อนข้อมูลอย่างไร

ข้อมูลที่คุณเก็บไว้ในฐานข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในตารางซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เฉพาะเจาะจงเช่นทรัพย์สินหรือที่ติดต่อ แต่ละระเบียนในตารางจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งรายการเช่นที่ติดต่อที่เฉพาะเจาะจง ระเบียนจะถูกสร้างขึ้นจากเขตข้อมูลเช่นชื่อที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ โดยทั่วไปแล้วระเบียนจะถูกเรียกว่าแถวและเขตข้อมูลจะถูกเรียกว่าคอลัมน์ วัตถุเหล่านี้ต้องเป็นไปตามชุดของหลักการออกแบบหรือฐานข้อมูลจะทำงานได้ไม่ดีหรือล้มเหลวทั้งหมด ในการเปิดหลักการออกแบบเหล่านั้นจะมีผลต่อวิธีที่คุณใส่ข้อมูล พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

ตาราง Access จะจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดในตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง จำนวนตารางที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับการออกแบบและความซับซ้อนของฐานข้อมูล แม้ว่าคุณจะสามารถดูข้อมูลในฟอร์มรายงานหรือในผลลัพธ์ที่ส่งกลับโดยคิวรี Access จะจัดเก็บข้อมูลในตารางและวัตถุอื่นๆในฐานข้อมูลนั้นจะถูกสร้างขึ้นด้านบนของตารางเหล่านั้น แต่ละตารางควรยึดตามชื่อเรื่องหนึ่ง ตัวอย่างเช่นข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจของตารางไม่ควรมีข้อมูลยอดขาย ถ้าไม่มีการค้นหาและการแก้ไขข้อมูลที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องยากถ้าไม่สามารถทำได้
ชนิดข้อมูล โดยทั่วไปแล้วเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลในตารางจะยอมรับข้อมูลเพียงชนิดเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่นคุณไม่สามารถเก็บบันทึกย่อไว้ในชุดเขตข้อมูลเพื่อยอมรับตัวเลขได้ ถ้าคุณพยายามใส่ข้อความในเขตข้อมูลดังกล่าว Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด อย่างไรก็ตามที่ไม่ใช่กฎที่ยากและรวดเร็ว ตัวอย่างเช่นคุณสามารถจัดเก็บตัวเลข (เช่นรหัสไปรษณีย์) ในเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลข้อความสั้นๆได้แต่คุณไม่สามารถทำการคำนวณข้อมูลดังกล่าวได้เนื่องจาก Access จะพิจารณาข้อความเป็นส่วนหนึ่งของข้อความนั้น

เมื่อมีข้อยกเว้นบางเขตข้อมูลในระเบียนควรยอมรับเพียงค่าเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่นคุณไม่สามารถใส่ที่อยู่มากกว่าหนึ่งที่อยู่ในเขตข้อมูลที่อยู่ได้ นี่คือการเปรียบเทียบกับ Microsoft Excel ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใส่จำนวนของชื่อหรือที่อยู่หรือรูปภาพในเซลล์เดียวเว้นแต่ว่าคุณจะตั้งค่าเซลล์นั้นให้ยอมรับชนิดของข้อมูลที่จำกัด
เขตข้อมูลแบบหลายค่า Access มีฟีเจอร์ที่เรียกว่าเขตข้อมูลที่มีหลายค่าเพื่อแนบหลายส่วนของข้อมูลไปยังระเบียนเดียวและสร้างรายการที่ยอมรับค่าหลายค่า คุณสามารถระบุรายการที่มีหลายค่าได้เสมอเนื่องจาก Access จะแสดงกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากแต่ละรายการ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแนบดาดฟ้าสไลด์ของ Microsoft PowerPoint และจำนวนของรูปภาพไปยังระเบียนในฐานข้อมูลของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างรายการของชื่อและเลือกได้หลายชื่อตามที่ต้องการ การใช้เขตข้อมูลที่มีหลายค่าอาจดูเหมือนจะแบ่งกฎของการออกแบบฐานข้อมูลเนื่องจากคุณสามารถจัดเก็บได้มากกว่าหนึ่งระเบียนต่อหนึ่งเขตข้อมูลตาราง แต่ Access จะบังคับใช้กฎ "ด้านหลังฉาก" โดยการจัดเก็บข้อมูลในตารางพิเศษที่ซ่อนไว้
การใช้ฟอร์ม โดยทั่วไปแล้วคุณจะสร้างฟอร์มเมื่อคุณต้องการทำให้ฐานข้อมูลใช้งานได้ง่ายขึ้นและเพื่อช่วยให้แน่ใจว่าผู้ใช้ใส่ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง วิธีที่คุณใช้ฟอร์มในการแก้ไขข้อมูลจะขึ้นอยู่กับการออกแบบของฟอร์ม ฟอร์มสามารถมีตัวควบคุมจำนวนเท่าใดก็ได้เช่นรายการกล่องข้อความปุ่มและแผ่นข้อมูลแม้แต่แผ่นข้อมูล ในทำนองเดียวกัน ตัวควบคุมแต่ละตัวบนฟอร์มจะอ่านข้อมูลจากหรือเขียนข้อมูลไปยังเขตข้อมูลตารางพื้นฐานได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูพื้นฐานของการออกแบบฐานข้อมูลและสร้างตารางและเพิ่มเขตข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุม

ถ้าระเบียนจำนวนมากแชร์ค่าเดียวกันสำหรับเขตข้อมูลที่ระบุเช่นเมืองหรือประเทศ/ภูมิภาคคุณสามารถประหยัดเวลาได้โดยการตั้งค่าค่าเริ่มต้นสำหรับตัวควบคุมที่ถูกผูกไว้กับเขตข้อมูลนั้นหรือเขตข้อมูลนั้น เมื่อคุณเปิดฟอร์มหรือตารางเพื่อสร้างระเบียนใหม่ค่าเริ่มต้นของคุณจะปรากฏในตัวควบคุมหรือเขตข้อมูลนั้น

ในตาราง

เปิดตารางใน มุมมองออกแบบ
ที่ด้านบนของมุมมองให้เลือกเขตข้อมูล
ที่ด้านล่างของมุมมองให้เลือกแท็บทั่วไป
ตั้งค่าคุณสมบัติค่าเริ่มต้นเป็นค่าที่คุณต้องการ

ในฟอร์ม

เปิดฟอร์มในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ
คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการทำงานด้วยแล้วคลิกคุณสมบัติ
บนแท็บข้อมูลให้ตั้งค่าคุณสมบัติค่าเริ่มต้นเป็นค่าที่คุณต้องการ

ด้านบนของหน้า

การใช้กฎการตรวจสอบเพื่อจำกัดข้อมูล

คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปได้เมื่อคุณใส่ข้อมูลโดยใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้อง กฎการตรวจสอบความถูกต้องสามารถตั้งค่าได้ในมุมมองการออกแบบตารางหรือมุมมองแผ่นข้อมูลตาราง มีกฎการตรวจสอบความถูกต้องสามชนิดใน Access:

กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล คุณสามารถใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูลเพื่อระบุเกณฑ์ที่ค่าเขตข้อมูลที่ถูกต้องทั้งหมดต้องเป็นไปตาม คุณไม่ควรระบุเขตข้อมูลปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของกฎเว้นแต่ว่าคุณกำลังใช้เขตข้อมูลในฟังก์ชัน ข้อจำกัดเกี่ยวกับชนิดของอักขระที่จะใส่ในเขตข้อมูลอาจทำได้ง่ายขึ้นด้วยรูปแบบการป้อนข้อมูล ตัวอย่างเช่นเขตข้อมูลวันที่อาจมีกฎการตรวจสอบความถูกต้องที่อนุญาตค่าในอดีต
กฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน คุณสามารถใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียนเพื่อระบุเงื่อนไขที่ระเบียนที่ถูกต้องทั้งหมดต้องตอบสนอง คุณสามารถเปรียบเทียบค่าในเขตข้อมูลที่แตกต่างกันโดยใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน ตัวอย่างเช่นระเบียนที่มีเขตข้อมูลวันที่สองเขตข้อมูลอาจจำเป็นต้องมีค่าของเขตข้อมูลใดเขตข้อมูลหนึ่งอยู่เสมอในค่าของเขตข้อมูลอื่น (ตัวอย่างเช่น StartDate คือก่อน EndDate)
การตรวจสอบความถูกต้องบนฟอร์ม คุณสามารถใช้คุณสมบัติกฎการตรวจสอบของตัวควบคุมบนฟอร์มเพื่อระบุเกณฑ์ที่ค่าทั้งหมดที่ป้อนเข้าไปยังตัวควบคุมนั้นต้องเป็นไปตาม คุณสมบัติตัวควบคุมกฎการตรวจสอบทำงานเหมือนกับกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล โดยทั่วไปแล้วคุณจะใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของฟอร์มแทนกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูลถ้ากฎนั้นเฉพาะเจาะจงเฉพาะกับฟอร์มนั้นและไม่ใช่ตารางที่ถูกใช้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูจำกัดการใส่ข้อมูลโดยใช้กฎการตรวจสอบ

ด้านบนของหน้า

การทำงานกับรายการค่าและเขตข้อมูลการค้นหา

ข้อมูลรายการสองชนิดใน Access มีดังนี้

รายการค่า สิ่งเหล่านี้มีชุดของค่าที่ยากต่อการป้อนค่าที่คุณใส่ด้วยตนเอง ค่าจะอยู่ในคุณสมบัติของแหล่งข้อมูลแถวของเขตข้อมูล
เขตข้อมูลการค้นหา ต่อไปนี้จะใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลค่าจากตารางอื่น คุณสมบัติของแหล่งข้อมูลแถวของเขตข้อมูลจะมีคิวรีแทนที่จะเป็นรายการที่มีการกำหนดค่าแบบตายตัว คิวรีจะดึงค่าจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูล ตามค่าเริ่มต้นเขตข้อมูลการค้นหาจะแสดงค่าเหล่านั้นให้คุณในฟอร์มของรายการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหาคุณสามารถเลือกรายการอย่างน้อยหนึ่งรายการจากรายการนั้น

หมายเหตุ เขตข้อมูลการค้นหาสามารถสับสนผู้ใช้ที่เข้าถึงใหม่ได้เนื่องจากรายการของรายการจะปรากฏในตำแหน่งที่ตั้งเดียว (รายการที่ Access จะสร้างจากข้อมูลในเขตข้อมูลการค้นหา) แต่ข้อมูลจะอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งอื่น (ตารางที่มีข้อมูล)

ตามค่าเริ่มต้น Access จะแสดงข้อมูลรายการในตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมแม้ว่าคุณจะสามารถระบุตัวควบคุมกล่องรายการได้ กล่องคำสั่งผสมจะเปิดขึ้นเพื่อนำเสนอรายการแล้วปิดเมื่อคุณทำการเลือก กล่องรายการตามความคมชัดจะยังคงเปิดอยู่ตลอดเวลา

เมื่อต้องการแก้ไขรายการคุณยังสามารถเรียกใช้คำสั่งแก้ไขรายการในรายการหรือคุณสามารถแก้ไขข้อมูลได้โดยตรงในคุณสมบัติแหล่งข้อมูลแถวของตารางต้นฉบับ เมื่อคุณอัปเดตข้อมูลในเขตข้อมูลการค้นหาคุณจะต้องอัปเดตตารางต้นฉบับ

ถ้าคุณสมบัติชนิดแหล่งที่มาของแถวของกล่องรายการหรือกล่องคำสั่งผสมของคุณถูกตั้งค่าเป็นรายการค่าคุณสามารถแก้ไขรายการค่าได้ในขณะที่ฟอร์มเปิดอยู่ในมุมมองฟอร์มซึ่งจะหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการสลับไปยังมุมมองออกแบบหรือมุมมองเค้าโครงเปิดแผ่นคุณสมบัติและการแก้ไขคุณสมบัติแหล่งข้อมูลแถวสำหรับตัวควบคุมแต่ละครั้ง เมื่อต้องการแก้ไขรายการของค่าคุณสมบัติอนุญาตการแก้ไขรายการค่าสำหรับกล่องรายการหรือกล่องคำสั่งผสมจะต้องถูกตั้งค่าเป็นใช่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่สร้างรายการตัวเลือกโดยใช้กล่องรายการหรือกล่องคำสั่งผสม

ป้องกันไม่ให้การแก้ไขรายการค่าในมุมมองฟอร์ม

คลิกขวาที่ฟอร์มในบานหน้าต่างนำทางแล้วคลิกมุมมองออกแบบหรือมุมมองเค้าโครง
คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือกแล้วกด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ
บนแท็บข้อมูลของแผ่นคุณสมบัติให้ตั้งค่าคุณสมบัติอนุญาตให้แก้ไขรายการค่าเป็นไม่ใช่
คลิกไฟล์แล้วคลิกบันทึกหรือกด Ctrl + S

การระบุฟอร์มที่แตกต่างกันสำหรับการแก้ไขรายการค่า

ตามค่าเริ่มต้น Access จะมีฟอร์มที่มีอยู่แล้วสำหรับวัตถุประสงค์ในการแก้ไขรายการค่า ถ้าคุณมีฟอร์มอื่นที่คุณต้องการใช้สำหรับวัตถุประสงค์นี้คุณสามารถใส่ชื่อของฟอร์มในรายการแก้ไขคุณสมบัติของฟอร์มได้ดังต่อไปนี้:

คลิกขวาที่ฟอร์มในบานหน้าต่างนำทางแล้วคลิกมุมมองออกแบบหรือมุมมองเค้าโครงบนเมนูทางลัด
คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือกแล้วกด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ
บนแท็บข้อมูลของแผ่นคุณสมบัติให้คลิกลูกศรแบบดรอปดาวน์ในกล่องคุณสมบัติฟอร์มแก้ไขรายการ
คลิกฟอร์มที่คุณต้องการใช้สำหรับการแก้ไขรายการค่า
คลิกแฟ้มแล้วคลิกบันทึกหรือกด Ctrl + S

การตรวจสอบเขตข้อมูลการค้นหาในฟอร์ม

เปิดฟอร์มในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ
คลิกขวาที่กล่องรายการหรือตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมแล้วคลิกคุณสมบัติ
ในแผ่นคุณสมบัติให้คลิกแท็บทั้งหมดและค้นหาตำแหน่งของแหล่งข้อมูลแถวชนิดและคุณสมบัติของแหล่งข้อมูลแถว คุณสมบัติชนิดแหล่งข้อมูลแถวควรประกอบด้วยรายการค่าหรือตาราง/คิวรีและคุณสมบัติแหล่งข้อมูลแถวควรประกอบด้วยรายการของรายการที่ถูกคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาคหรือคิวรี สำหรับช่องว่างเพิ่มเติมให้คลิกขวาที่คุณสมบัติแล้วเลือกย่อ/ขยายหรือกด Shift + F2

โดยทั่วไปแล้วรายการค่าจะใช้ไวยากรณ์พื้นฐานนี้: "รายการ"; รายการ";" รายการ"

ในกรณีนี้รายการคือชุดของรายการที่ล้อมรอบด้วยเครื่องหมายอัญประกาศคู่และคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

เลือกแบบสอบถามใช้ไวยากรณ์พื้นฐานนี้:เลือก [table_or_query_name]. [ field_name] จาก [table_or_query_name]

ในกรณีนี้คิวรีประกอบด้วยสองส่วน (เลือกและจาก) ส่วนคำสั่งแรกจะอ้างอิงไปยังตารางหรือแบบสอบถามและเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามนั้น ส่วนคำสั่งที่สองจะอ้างอิงไปยังตารางหรือแบบสอบถามเท่านั้น ต่อไปนี้คือจุดสำคัญที่ควรจำไว้: เลือกข้อความไม่จำเป็นต้องมีชื่อของตารางหรือแบบสอบถามแม้ว่าจะขอแนะนำและต้องมีชื่อของเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล อย่างไรก็ตามส่วนคำสั่งทั้งหมดจะต้องอ้างอิงไปยังตารางหรือแบบสอบถาม ดังนั้นคุณสามารถค้นหาตารางต้นฉบับหรือคิวรีต้นฉบับสำหรับเขตข้อมูลการค้นหาได้ตลอดเวลาโดยการอ่านส่วนคำสั่ง FROM
ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- ถ้าคุณกำลังใช้รายการค่าให้แก้ไขรายการในรายการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ล้อมรอบแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายอัญประกาศคู่และแยกแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
- ถ้าแบบสอบถามในรายการการค้นหาอ้างอิงคิวรีอื่นให้เปิดคิวรีที่สองในมุมมองออกแบบ(คลิกขวาที่คิวรีในบานหน้าต่างนำทางแล้วคลิกมุมมองออกแบบ) โปรดสังเกตชื่อของตารางที่ปรากฏในส่วนบนของตัวออกแบบแบบสอบถามแล้วไปที่ขั้นตอนถัดไป
  
  มิฉะนั้นถ้าคิวรีในเขตข้อมูลการค้นหาอ้างอิงตารางให้สังเกตชื่อของตารางและไปยังขั้นตอนถัดไป
เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลแล้วแก้ไขรายการตามที่ต้องการ

ตรวจสอบเขตข้อมูลการค้นหาในตาราง

เปิดตารางใน มุมมองออกแบบ
ในส่วนบนของตารางออกแบบคิวรีในคอลัมน์ชนิดข้อมูลให้คลิกหรือวางโฟกัสบนข้อความตัวเลขหรือเขตข้อมูลที่ไม่ใช่/ไม่ใช่อย่างอื่น
ในส่วนล่างของตารางออกแบบตารางให้คลิกแท็บการค้นหาแล้วดูที่แหล่งข้อมูลแถวชนิดและคุณสมบัติของแหล่งข้อมูลแถว

คุณสมบัติชนิดแหล่งข้อมูลแถวต้องอ่านรายการค่าหรือตาราง/คิวรี คุณสมบัติแหล่งข้อมูลแถวต้องมีรายการค่าหรือแบบสอบถาม

รายการค่าใช้ไวยากรณ์พื้นฐานนี้: "รายการ"; รายการ";" รายการ"

ในกรณีนี้รายการคือชุดของรายการที่ล้อมรอบด้วยเครื่องหมายอัญประกาศคู่และคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

โดยทั่วไปแล้วให้เลือกแบบสอบถามใช้ไวยากรณ์พื้นฐานนี้:เลือก [table_or_query_name]. [ field_name] จาก [table_or_query_name]

ในกรณีนี้คิวรีประกอบด้วยสองส่วน (เลือกและจาก) ส่วนคำสั่งแรกจะอ้างอิงไปยังตารางหรือแบบสอบถามและเขตข้อมูลในตารางหรือแบบสอบถามนั้น ส่วนคำสั่งที่สองจะอ้างอิงไปยังตารางหรือแบบสอบถามเท่านั้น ต่อไปนี้คือจุดสำคัญที่ควรจำไว้: เลือกข้อความไม่จำเป็นต้องมีชื่อของตารางหรือแบบสอบถามแม้ว่าจะขอแนะนำและต้องมีชื่อของเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล อย่างไรก็ตามส่วนคำสั่งทั้งหมดจะต้องอ้างอิงไปยังตารางหรือแบบสอบถาม ดังนั้นคุณสามารถค้นหาตารางต้นฉบับหรือคิวรีต้นฉบับสำหรับเขตข้อมูลการค้นหาได้ตลอดเวลาโดยการอ่านส่วนคำสั่ง FROM
ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- ถ้าคุณกำลังใช้รายการค่าให้แก้ไขรายการในรายการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ล้อมรอบแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายอัญประกาศคู่และแยกแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
- ถ้าคิวรีในเขตข้อมูลการค้นหาอ้างอิงคิวรีอื่นในบานหน้าต่างนำทางให้เปิดแบบสอบถามที่สองในมุมมองออกแบบ (คลิกขวาที่คิวรีแล้วคลิกมุมมองออกแบบ) โปรดสังเกตชื่อของตารางที่ปรากฏในส่วนบนของตัวออกแบบแบบสอบถามแล้วไปที่ขั้นตอนถัดไป
  
  มิฉะนั้นถ้าคิวรีในเขตข้อมูลการค้นหาอ้างอิงตารางให้สังเกตชื่อของตารางและไปยังขั้นตอนถัดไป
เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลแล้วแก้ไขรายการตามที่ต้องการ

ด้านบนของหน้า

การลบข้อมูลออกจากรายการค่าหรือเขตข้อมูลการค้นหา

รายการในรายการค่าจะอยู่ในตารางเดียวกันกับค่าอื่นๆในระเบียน ตามความคมชัดข้อมูลในเขตข้อมูลการค้นหาจะอยู่ในตารางอื่นอย่างน้อยหนึ่งตาราง เมื่อต้องการเอาข้อมูลออกจากรายการค่าให้เปิดตารางและแก้ไขรายการ

การเอาข้อมูลออกจากรายการการค้นหาจำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมและขั้นตอนเหล่านั้นจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคิวรีสำหรับรายการการค้นหาจะใช้ข้อมูลจากตารางหรือคิวรีอื่น ถ้าแบบสอบถามสำหรับรายการการค้นหาจะยึดตามตารางคุณจะระบุตารางนั้นและเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่ปรากฏในรายการ จากนั้นคุณจะเปิดตารางต้นฉบับและแก้ไขข้อมูลในเขตข้อมูลนั้น ถ้าคิวรีสำหรับรายการการค้นหาอ้างอิงคิวรีอื่น คุณต้องเปิดคิวรีที่สอง ค้นหาตารางแหล่งข้อมูลและเขตข้อมูลจากคิวรีที่สองรับข้อมูล และเปลี่ยนค่าในตารางดังกล่าว

เอาข้อมูลออกจากรายการค่า

เปิดตารางใน มุมมองออกแบบ
ในส่วนบนของเส้นตารางการออกแบบ ให้เลือกเขตข้อมูลที่มีรายการค่า
ในส่วนล่างของเส้นตาราง ให้คลิกแท็บ ค้นหา จากนั้นหาคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว

ตามค่าเริ่มต้น เครื่องหมายอัญประกาศคู่รอบๆ รายการในรายการค่า และอัฒภาคแยกจากแต่ละรายการ: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
ถ้าต้องการ ให้เอารายการออกจากรายการ อย่าลืมลบเครื่องหมายอัญประกาศแต่ละด้านออกจากรายการที่ลบ นอกจากนี้ อย่าเหลือเครื่องหมายอัฒภาคด้านหน้า อย่าเหลือคู่อัฒภาคที่อยู่ด้วยกัน (;;) และถ้าคุณเอารายการสุดท้ายในรายการออก ให้ลบเครื่องหมายอัฒภาคสุดท้ายออก

สำคัญ ถ้าคุณลบรายการออกจากรายการค่าและระเบียนในตารางจะใช้รายการที่ถูกลบแล้วรายการที่ถูกลบจะยังคงเป็นส่วนหนึ่งของระเบียนนั้นจนกว่าคุณจะเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่นสมมติว่าบริษัทของคุณมีคลังสินค้าในเมือง A แต่แล้วขายอาคารนั้น ถ้าคุณเอา "เมือง A" ออกจากรายการของคลังสินค้าคุณจะเห็น "เมือง A" ในตารางของคุณจนกว่าคุณจะเปลี่ยนค่าเหล่านั้น

เอาข้อมูลออกจากเขตข้อมูลการค้นหา

เปิดตารางใน มุมมองออกแบบ
ในส่วนบนของตารางดีไซน์ ให้เลือกเขตข้อมูลการค้นหา
ในส่วนล่างของเส้นตารางการออกแบบ ให้คลิกแท็บ ค้นหา จากนั้นหาคุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว และ แหล่งข้อมูลแถว

คุณสมบัติ ชนิดแหล่งข้อมูลแถว ควรแสดง ตาราง/คิวรี และคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ต้องมีคิวรีที่อ้างอิงตารางหรือคิวรีอื่น คิวรีสำหรับเขตข้อมูลการค้นหาจะเริ่มต้นด้วยคำที่เลือกเสมอ

โดยทั่วไป (แต่ไม่เสมอไป) คิวรีการเลือกจะใช้ไวยกรณ์พื้นฐานนี้: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

ในกรณีนี้ คิวรีจะมีสองส่วน (SELECT และ FROM) ส่วนแรกจะอ้างอิงไปยังตารางและเขตข้อมูลในตาราง ในทางกลับกัน ส่วนที่สองจะอ้างอิงเฉพาะตารางเท่านั้น จุดควรจำ: ส่วน FROM จะบอกชื่อของตารางหรือคิวรีต้นฉบับเสมอ ส่วน SELECT อาจไม่มีชื่อตารางหรือคิวรีเสมอไป ถึงแม้ว่าจะมีชื่ออย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลอยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม ส่วนจากทั้งหมดจะต้องอ้างอิงไปถึงตารางหรือคิวรี
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- ถ้าคิวรีในเขตข้อมูลการค้นหาอ้างอิงคิวรีอื่นให้คลิกปุ่มสร้าง(บนแท็บข้อมูลของแผ่นคุณสมบัติให้คลิก ถัดไป) เพื่อเปิดแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ จดชื่อของตารางที่ปรากฏในส่วนบนของตัวออกแบบแบบสอบถามแล้วทำตามขั้นตอนที่5
- ถ้าคิวรีในเขตข้อมูลการค้นหาอ้างอิงตาราง ให้จดชื่อของตาราง จากนั้นดำเนินการต่อขั้นตอนที่ 5
เปิดตารางต้นฉบับในมุมมองแผ่นข้อมูล
ค้นหาเขตข้อมูลที่มีข้อมูลที่ใช้ในรายการการค้นหา จากนั้นแก้ไขข้อมูลดังกล่าวตามต้องการ

ด้านบนของหน้า

ชนิดข้อมูลมีผลต่อวิธีที่คุณใส่ข้อมูลอย่างไร

เมื่อคุณออกแบบตารางฐานข้อมูลคุณเลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางนั้นกระบวนการที่จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้นได้

ดูชนิดข้อมูล

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

ใช้มุมมองแผ่นข้อมูล

เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล
บนแท็บเขตข้อมูลในกลุ่มการจัดรูปแบบให้ดูที่ค่าในรายการชนิดข้อมูล ค่าจะเปลี่ยนไปตามที่คุณวางเคอร์เซอร์ในเขตข้อมูลต่างๆในตารางของคุณดังนี้

ใช้มุมมองออกแบบ

เปิดตารางใน มุมมองออกแบบ
ดูที่ตารางออกแบบ ส่วนบนของตารางจะแสดงชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตารางแต่ละเขต

ชนิดข้อมูลมีผลต่อการป้อนข้อมูลอย่างไร

ชนิดข้อมูลที่คุณตั้งค่าสำหรับแต่ละเขตข้อมูลตารางจะมีระดับแรกของการควบคุมชนิดของข้อมูลที่ได้รับอนุญาตให้เข้าสู่เขตข้อมูล ในบางกรณีเช่นเขตข้อมูลข้อความที่มีความยาวคุณสามารถใส่ข้อมูลใดๆที่คุณต้องการได้ ในกรณีอื่นๆเช่นเขตข้อมูล AutoNumber การตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลจะป้องกันไม่ให้คุณใส่ข้อมูลใดๆเลย ตารางต่อไปนี้แสดงชนิดข้อมูลที่ Access ให้และอธิบายวิธีการที่มีผลต่อการป้อนข้อมูล

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ชนิดข้อมูลสำหรับฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป Accessและการปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูล

ชนิดข้อมูล	ผลกระทบต่อการป้อนข้อมูล
ข้อความสั้น หมายเหตุเริ่มต้นใน Access ๒๐๑๓ชนิดข้อมูลข้อความถูกเปลี่ยนชื่อเป็นข้อความสั้น	เขตข้อมูลข้อความสั้นๆจะยอมรับข้อความหรืออักขระตัวเลขรวมถึงรายการที่มีตัวคั่นของรายการ เขตข้อมูลข้อความยอมรับจำนวนอักขระที่มีขนาดเล็กกว่าไม่ใช่เขตข้อมูลข้อความยาวจาก0ถึงอักขระ๒๕๕ ในบางกรณีคุณสามารถใช้ฟังก์ชันการแปลงเพื่อทำการคำนวณข้อมูลในเขตข้อมูลข้อความสั้นๆได้
ข้อความยาว หมายเหตุเริ่มต้นใน Access ๒๐๑๓ชนิดข้อมูล Memo ถูกเปลี่ยนชื่อเป็นข้อความยาว	คุณสามารถใส่จำนวนข้อความและข้อมูลตัวเลขขนาดใหญ่ในเขตข้อมูลชนิดนี้ได้สูงสุดถึง๖๔,๐๐๐อักขระ นอกจากนี้คุณตั้งค่าเขตข้อมูลเพื่อสนับสนุนการจัดรูปแบบ rich text คุณสามารถนำชนิดของการจัดรูปแบบที่คุณพบในโปรแกรมการประมวลผลของ word ไปใช้ได้เช่น Word ตัวอย่างเช่นคุณสามารถนำฟอนต์และขนาดฟอนต์ที่แตกต่างกันไปใช้กับอักขระที่ระบุในข้อความของคุณและทำให้เป็นตัวหนาหรือตัวเอียงและอื่นๆได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มแท็กภาษามาร์กอัป (HTML) ในรูปแบบของข้อมูลได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การแทรกหรือเพิ่มเขตข้อมูล rich text นอกจากนี้เขตข้อมูลข้อความยาวจะมีคุณสมบัติที่เรียกว่าผนวกเท่านั้น เมื่อคุณเปิดใช้งานคุณสมบัตินั้นคุณสามารถผนวกข้อมูลใหม่ลงในเขตข้อมูลข้อความที่มีความยาวได้แต่คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่มีอยู่ได้ ฟีเจอร์นี้มีไว้สำหรับการใช้งานในแอปพลิเคชันเช่นฐานข้อมูลการติดตามปัญหาที่คุณอาจจำเป็นต้องเก็บระเบียนถาวรที่ยังคงยืนยัน เมื่อคุณวางเคอร์เซอร์ในเขตข้อมูลข้อความยาวที่มีการเปิดใช้งานคุณสมบัติผนวกเท่านั้นตามค่าเริ่มต้นข้อความในเขตข้อมูลจะหายไป คุณไม่สามารถนำการจัดรูปแบบหรือการเปลี่ยนแปลงอื่นๆไปใช้กับข้อความได้ เช่นเดียวกับเขตข้อมูลข้อความสั้นคุณยังสามารถเรียกใช้ฟังก์ชันการแปลงกับข้อมูลในเขตข้อมูลข้อความยาวได้อีกด้วย
หมายเลข	คุณสามารถใส่เฉพาะตัวเลขในเขตข้อมูลชนิดนี้เท่านั้นและคุณสามารถทำการคำนวณค่าในเขตข้อมูลตัวเลขได้
ตัวเลขขนาดใหญ่ หมายเหตุชนิดข้อมูลตัวเลขขนาดใหญ่จะพร้อมใช้งานใน Access เวอร์ชัน Microsoft 365 การสมัครใช้งานเท่านั้น	คุณสามารถใส่เฉพาะตัวเลขในเขตข้อมูลชนิดนี้เท่านั้นและคุณสามารถทำการคำนวณค่าในเขตข้อมูลตัวเลขขนาดใหญ่ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การใช้ชนิดข้อมูลตัวเลขขนาดใหญ่
วันที่และเวลา	คุณสามารถใส่เฉพาะวันที่และเวลาในเขตข้อมูลชนิดนี้เท่านั้น คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบการป้อนข้อมูลสำหรับเขตข้อมูล (ชุดของอักขระตัวอักษรและตัวยึดที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูล) คุณต้องใส่ข้อมูลในช่องว่างและรูปแบบที่มีรูปแบบให้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเห็นตัวพรางเช่น MMM_DD_YYYY คุณต้องพิมพ์ Oct ๑๑๒๐๑๗ในช่องว่างที่ให้ไว้ คุณไม่สามารถใส่ชื่อเดือนแบบเต็มหรือค่าปีที่เป็นตัวเลขสองหลัก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การควบคุมรูปแบบการป้อนข้อมูลด้วยรูปแบบการป้อนข้อมูล ถ้าคุณไม่ได้สร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลคุณสามารถใส่ค่าโดยใช้รูปแบบวันที่หรือเวลาที่ถูกต้องได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพิมพ์ 11 Oct. ๒๐๑๗, 10/11/17, 11 ตุลาคม๒๐๑๗และอื่นๆ นอกจากนี้คุณยังสามารถนำรูปแบบการแสดงไปใช้กับเขตข้อมูลได้ด้วย ในกรณีนี้ถ้าไม่มีรูปแบบการป้อนข้อมูลอยู่คุณสามารถใส่ค่าในรูปแบบได้เกือบทุกรูปแบบแต่ Access จะแสดงวันที่ตามรูปแบบการแสดง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใส่10/11/2017 แต่รูปแบบการแสดงอาจถูกตั้งค่าไว้เพื่อให้แสดงค่าเป็น 11-ต.ค.-๒๐๑๗ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การแทรกวันที่ของวันนี้
สกุลเงิน	คุณสามารถใส่เฉพาะค่าสกุลเงินในเขตข้อมูลชนิดนี้เท่านั้น นอกจากนี้คุณไม่จำเป็นต้องใส่สัญลักษณ์สกุลเงินด้วยตนเอง ตามค่าเริ่มต้น Access จะใช้สัญลักษณ์สกุลเงิน (¥, £, $ และอื่นๆ) ที่ระบุในการตั้งค่าภูมิภาคของ Windows ของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนสัญลักษณ์สกุลเงินนี้เพื่อสะท้อนสกุลเงินอื่นได้ถ้าจำเป็น
AutoNumber	คุณไม่สามารถใส่หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเขตข้อมูลชนิดนี้ได้ตลอดเวลา Access จะเพิ่มค่าในเขตข้อมูล AutoNumber เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มระเบียนใหม่ลงในตาราง
คำนวณ	คุณไม่สามารถใส่หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเขตข้อมูลชนิดนี้ได้ตลอดเวลา ผลลัพธ์ของเขตข้อมูลนี้จะถูกกำหนดโดยนิพจน์ที่คุณกำหนด Access จะอัปเดตค่าในเขตข้อมูลจากการคำนวณเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือแก้ไขระเบียนใหม่ลงในตาราง
ใช่/ไม่ใช่	เมื่อคุณคลิกเขตข้อมูลที่ถูกตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลนี้ Access จะแสดงกล่องกาเครื่องหมายหรือรายการดรอปดาวน์ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณจัดรูปแบบเขตข้อมูล ถ้าคุณจัดรูปแบบเขตข้อมูลเพื่อแสดงรายการคุณสามารถเลือกYesหรือNo, TrueหรือFalseหรือเปิดหรือปิดจากรายการได้อีกครั้งโดยขึ้นอยู่กับรูปแบบที่นำไปใช้กับเขตข้อมูล คุณไม่สามารถใส่ค่าในรายการหรือเปลี่ยนค่าในรายการได้โดยตรงจากฟอร์มหรือตาราง
วัตถุ OLE	คุณใช้เขตข้อมูลชนิดนี้เมื่อคุณต้องการแสดงข้อมูลจากไฟล์ที่สร้างขึ้นด้วยโปรแกรมอื่น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแสดงไฟล์ข้อความแผนภูมิ Excel หรือดาดฟ้าสไลด์ PowerPoint ในเขตข้อมูลวัตถุ OLE สิ่งที่แนบมาจะมีวิธีที่รวดเร็วกว่าและมีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการดูข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ
ไฮเปอร์ลิงก์	คุณสามารถใส่ข้อมูลใดๆในเขตข้อมูลชนิดนี้และ Access จะรวมไว้ในที่อยู่เว็บ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณพิมพ์ค่าในเขตข้อมูล Access จะล้อมรอบข้อความของคุณด้วยhttp://wwwyour_text.com ถ้าคุณใส่ที่อยู่เว็บที่ถูกต้องลิงก์ของคุณจะทำงาน มิฉะนั้นลิงก์ของคุณจะทำให้เกิดข้อผิดพลาด นอกจากนี้การแก้ไขไฮเปอร์ลิงก์ที่มีอยู่อาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากการคลิกเขตข้อมูลไฮเปอร์ลิงก์ด้วยเมาส์ของคุณจะเริ่มต้นเบราว์เซอร์ของคุณและนำคุณไปยังไซต์ที่ระบุในลิงก์ เมื่อต้องการแก้ไขเขตข้อมูลไฮเปอร์ลิงก์คุณเลือกเขตข้อมูลที่อยู่ติดกันให้ใช้แป้น TAB หรือแป้นลูกศรเพื่อย้ายโฟกัสไปยังเขตข้อมูลไฮเปอร์ลิงก์แล้วกด F2 เพื่อเปิดใช้งานการแก้ไข
สิ่งที่แนบมา	คุณสามารถแนบข้อมูลจากโปรแกรมอื่นลงในเขตข้อมูลชนิดนี้ได้แต่คุณไม่สามารถพิมพ์หรือใส่ข้อความหรือข้อมูลตัวเลขได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่แนบไฟล์และกราฟิกลงในระเบียนในฐานข้อมูลของคุณ
ตัวช่วยสร้างการค้นหา	ตัวช่วยสร้างการค้นหาไม่ใช่ชนิดข้อมูล แทนที่คุณจะใช้ตัวช่วยสร้างเพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์สองชนิดได้แก่รายการค่าและเขตข้อมูลการค้นหา รายการค่าที่ใช้รายการที่มีตัวคั่นของรายการที่คุณใส่ด้วยตนเองเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหา ค่าเหล่านั้นสามารถเป็นอิสระจากข้อมูลหรือวัตถุอื่นๆในฐานข้อมูลของคุณ ตามความคมชัดเขตข้อมูลการค้นหาจะใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลจากตารางอื่นอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูล เขตข้อมูลการค้นหาจะแสดงข้อมูลในรายการดรอปดาวน์ ตามค่าเริ่มต้นตัวช่วยสร้างการค้นหาจะตั้งค่าเขตข้อมูลตารางให้เป็นชนิดข้อมูลตัวเลข คุณสามารถทำงานกับเขตข้อมูลการค้นหาได้โดยตรงในตารางและในฟอร์มและรายงาน ตามค่าเริ่มต้นค่าในเขตข้อมูลการค้นหาจะปรากฏในตัวควบคุมรายการชนิดที่เรียกว่ากล่องคำสั่งผสมซึ่งจะเป็นรายการที่มีลูกศรดรอปดาวน์ดังนี้ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้กล่องรายการที่แสดงรายการหลายรายการด้วยแถบเลื่อนเพื่อดูรายการเพิ่มเติมดังนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณตั้งค่าเขตข้อมูลการค้นหาและกล่องคำสั่งผสมคุณสามารถแก้ไขรายการในรายการและเพิ่มรายการลงในรายการได้โดยการปิดคุณสมบัติขีดจำกัดของเขตข้อมูลการค้นหา ถ้าคุณไม่สามารถแก้ไขค่าในรายการได้โดยตรงคุณจำเป็นต้องเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของคุณหรือในตารางที่ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา สุดท้ายเมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลการค้นหาคุณสามารถเลือกที่จะตั้งค่าเพื่อสนับสนุนค่าหลายค่าได้ เมื่อคุณทำเช่นนั้นรายการผลลัพธ์จะแสดงกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากแต่ละรายการและคุณสามารถเลือกหรือล้างรายการได้มากเท่าที่ต้องการ รูปนี้แสดงรายการแบบหลายค่าโดยทั่วไป: สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายค่าและการใช้รายการที่เป็นผลลัพธ์ให้ดูที่สร้างหรือลบเขตข้อมูลที่มีหลายค่า

ด้านบนของหน้า

วิธีที่คุณสมบัติเขตข้อมูลตารางจะมีผลต่อวิธีที่คุณใส่ข้อมูล

นอกจากหลักการออกแบบที่ควบคุมโครงสร้างของฐานข้อมูลและชนิดข้อมูลที่ควบคุมสิ่งที่คุณสามารถใส่ในเขตข้อมูลที่ระบุคุณสมบัติเขตข้อมูลหลายรายการยังสามารถส่งผลต่อวิธีที่คุณใส่ข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access ได้อีกด้วย

แสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลตาราง

Access มีสองวิธีในการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูลตาราง

ในมุมมองแผ่นข้อมูล

เปิดตารางใน มุมมองแผ่นข้อมูล
คลิกแท็บเขตข้อมูลและใช้ตัวควบคุมในกลุ่มการจัดรูปแบบเพื่อดูคุณสมบัติสำหรับแต่ละเขตข้อมูลตาราง

ในมุมมองออกแบบ

เปิดตารางใน มุมมองออกแบบ
ในส่วนล่างของเส้นตารางให้คลิกแท็บทั่วไปถ้ายังไม่ได้เลือกไว้
เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูลการค้นหาให้คลิกแท็บค้นหา

วิธีที่คุณสมบัติส่งผลกระทบต่อรายการข้อมูล

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการคุณสมบัติที่มีผลกระทบที่มากที่สุดในรายการข้อมูลและอธิบายวิธีที่จะมีผลต่อการป้อนข้อมูล

Property	ตำแหน่งที่ตั้งในตารางออกแบบตาราง	ค่าที่เป็นไปได้	ลักษณะการทำงานเมื่อคุณพยายามใส่ข้อมูล
ขนาดเขตข้อมูล	แท็บทั่วไป	0-255	ขีดจำกัดอักขระจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลข้อความเท่านั้น ถ้าคุณพยายามใส่จำนวนอักขระที่ระบุมากกว่าจำนวนอักขระเขตข้อมูลนั้นจะถูกตัดออก
จำเป็น	แท็บทั่วไป	ใช่/ไม่ใช่	เมื่อเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้จะบังคับให้คุณใส่ค่าในเขตข้อมูลและ Access จะไม่อนุญาตให้คุณบันทึกข้อมูลใหม่ได้จนกว่าคุณจะกรอกข้อมูลที่จำเป็น เมื่อปิดเขตข้อมูลแล้วเขตข้อมูลจะยอมรับค่า null ซึ่งหมายความว่าเขตข้อมูลจะยังคงว่างเปล่า ค่า null ไม่ใช่สิ่งเดียวกันกับค่าศูนย์ ศูนย์เป็นตัวเลขและ "null" คือค่าที่ไม่ได้กำหนดหรือค่าที่ไม่รู้จัก
อนุญาตสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์	แท็บทั่วไป	ใช่/ไม่ใช่	เมื่อเปิดใช้งานคุณสามารถใส่สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ได้—สตริงที่ไม่มีอักขระ เมื่อต้องการสร้างสตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ให้คุณใส่คู่ของเครื่องหมายอัญประกาศคู่ในเขตข้อมูล ("")
ใส่ดัชนี	แท็บทั่วไป	ใช่/ไม่ใช่	เมื่อคุณทำดัชนีเขตข้อมูลตาราง Access จะป้องกันไม่ให้คุณเพิ่มค่าที่ซ้ำกัน คุณยังสามารถสร้างดัชนีจากเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลได้อีกด้วย ถ้าคุณทำเช่นนี้คุณสามารถทำซ้ำค่าในเขตข้อมูลเดียวได้แต่ไม่สามารถทำได้ในทั้งสองเขตข้อมูล
รูปแบบการป้อนข้อมูล	แท็บทั่วไป	ชุดอักขระตัวอักษรและตัวยึดที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือแบบกำหนดเอง	รูปแบบการป้อนข้อมูลจะบังคับให้คุณใส่ข้อมูลในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวพรางจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเขตข้อมูลในตารางหรือตัวควบคุมบนฟอร์ม ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณคลิกเขตข้อมูลวันที่และดูชุดของอักขระนี้: MMM-yyyy นี่คือรูปแบบการป้อนข้อมูล การดำเนินการนี้จะบังคับให้คุณใส่ค่าของเดือนเป็นตัวย่อสามตัวอักษรเช่น OCT และค่าปีเป็นตัวเลขสี่หลักตัวอย่างเช่น OCT-15-2017 รูปแบบการป้อนข้อมูลจะควบคุมวิธีที่คุณใส่ข้อมูลเท่านั้นไม่ว่าจะเป็นที่เก็บข้อมูล Access หรือแสดงข้อมูลนั้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การควบคุมรูปแบบการป้อนข้อมูลด้วย รูปแบบการป้อนข้อมูลและจัดรูปแบบเขตข้อมูลวันที่และเวลา
จำกัดรายการ	แท็บการค้นหา	ใช่/ไม่ใช่	เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงของรายการในเขตข้อมูลการค้นหา ในบางครั้งผู้ใช้พยายามเปลี่ยนแปลงรายการในเขตข้อมูลการค้นหาด้วยตนเอง เมื่อ Access ป้องกันไม่ให้คุณเปลี่ยนแปลงรายการในเขตข้อมูลคุณสมบัตินี้จะถูกตั้งค่าเป็นใช่ ถ้าคุณสมบัตินี้เปิดใช้งานอยู่และคุณต้องการเปลี่ยนแปลงรายการในรายการคุณต้องเปิดรายการ (ถ้าคุณต้องการแก้ไขรายการค่า) หรือตารางที่มีข้อมูลต้นฉบับสำหรับรายการ (ถ้าคุณต้องการแก้ไขเขตข้อมูลการค้นหา) และเปลี่ยนค่าที่นั่น
อนุญาตให้แก้ไขรายการค่า	แท็บการค้นหา	ใช่/ไม่ใช่	เปิดใช้งานหรือปิดใช้งานคำสั่งแก้ไขข้อมูลรายการสำหรับรายการค่าแต่ไม่ใช่สำหรับเขตข้อมูลการค้นหา เมื่อต้องการเปิดใช้งานคำสั่งนั้นสำหรับเขตข้อมูลการค้นหาให้ใส่ชื่อฟอร์มที่ถูกต้องในคุณสมบัติฟอร์มแก้ไขรายการ คำสั่งอนุญาตให้แก้ไขรายการค่าจะปรากฏบนเมนูทางลัดที่คุณเปิดโดยการคลิกขวาที่กล่องรายการหรือตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสม เมื่อคุณเรียกใช้คำสั่งกล่องโต้ตอบแก้ไขรายการข้อมูลจะปรากฏขึ้น ถ้าคุณระบุชื่อของฟอร์มในคุณสมบัติของฟอร์มแก้ไขรายการการเข้าถึงจะเริ่มต้นฟอร์มนั้นแทนที่จะแสดงในกล่องโต้ตอบ คุณสามารถเรียกใช้คำสั่งแก้ไขรายการจากกล่องรายการและตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมที่อยู่บนฟอร์มและจากตัวควบคุมกล่องคำสั่งผสมที่อยู่ในตารางและชุดผลลัพธ์ของคิวรี ฟอร์มต้องเปิดในมุมมองออกแบบหรือมุมมองการเรียกดู ชุดผลลัพธ์ของตารางและแบบสอบถามต้องเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล
ฟอร์มแก้ไขข้อมูลในรายการ	แท็บการค้นหา	ชื่อของฟอร์มการป้อนข้อมูล	ถ้าคุณใส่ชื่อของฟอร์มการป้อนข้อมูลเป็นค่าในคุณสมบัติตารางนี้ฟอร์มนั้นจะเปิดขึ้นเมื่อผู้ใช้เรียกใช้คำสั่งแก้ไขรายการ มิฉะนั้นกล่องโต้ตอบแก้ไขรายการข้อมูลจะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ใช้เรียกใช้คำสั่ง

ด้านบนของหน้า

ใช้การอัปเดต cascading เพื่อเปลี่ยนค่าคีย์หลักและต่างประเทศ

ในบางครั้งคุณอาจจำเป็นต้องอัปเดตค่าคีย์หลัก ถ้าคุณใช้คีย์หลักที่เป็น foreign key คุณสามารถอัปเดตการเปลี่ยนแปลงของคุณผ่านทางอินสแตนซ์ลูกทั้งหมดของ foreign key ได้โดยอัตโนมัติ

ในฐานะที่เป็นตัวเตือนคีย์หลักคือค่าที่ระบุแต่ละแถว (ระเบียน) ที่ไม่ซ้ำกันในตารางฐานข้อมูล แป้นต่างประเทศเป็นคอลัมน์ที่ตรงกับคีย์หลัก โดยทั่วไปแล้ว foreign key จะอยู่ในตารางอื่นและพวกเขาจะช่วยให้คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ (ลิงก์) ระหว่างข้อมูลในตารางได้

ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้หมายเลขรหัสผลิตภัณฑ์เป็นคีย์หลัก หมายเลข ID หนึ่งหมายเลขจะระบุหนึ่งผลิตภัณฑ์ คุณยังใช้หมายเลข ID ที่เป็น foreign key ในตารางของข้อมูลการสั่งซื้อ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถค้นหาใบสั่งซื้อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์แต่ละรายการได้เนื่องจากมีเวลาที่ผู้อื่นสั่งซื้อผลิตภัณฑ์นั้น ID จะกลายเป็นส่วนหนึ่งของคำสั่งซื้อ

ในบางครั้งหมายเลข ID (หรือคีย์หลักชนิดอื่น) จะเปลี่ยนแปลง เมื่อพวกเขาทำคุณสามารถเปลี่ยนค่าคีย์หลักของคุณและมีการเปลี่ยนแปลงที่เรียงซ้อนโดยอัตโนมัติผ่านระเบียนลูกที่เกี่ยวข้องทั้งหมด คุณเปิดใช้งานลักษณะการทำงานนี้โดยการเปิดใช้งาน referential integrity และการปรับปรุง cascading ระหว่างตารางสองตาราง

โปรดจำกฎที่สำคัญเหล่านี้:

คุณสามารถเปิดใช้งานการอัปเดต cascading สำหรับเขตข้อมูลคีย์หลักที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูลข้อความหรือตัวเลขเท่านั้น คุณไม่สามารถใช้การอัปเดต cascading สำหรับเขตข้อมูลที่ตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล AutoNumber ได้
คุณสามารถเปิดใช้งานการอัปเดต cascading ระหว่างตารางที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มเท่านั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ ดูคำแนะนำเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของตารางและสร้างแก้ไขหรือลบความสัมพันธ์

ขั้นตอนต่อไปนี้จะไปยังมือถือและอธิบายวิธีการสร้างความสัมพันธ์ก่อนจากนั้นจึงเปิดใช้งานการอัปเดต cascading สำหรับความสัมพันธ์นั้น

สร้างความสัมพันธ์

บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ความสัมพันธ์
บนแท็บออกแบบในกลุ่มความสัมพันธ์ให้คลิกเพิ่มตาราง(แสดงตารางใน Access 2013 )
เลือกแท็บตารางเลือกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแล้วคลิกเพิ่มจากนั้นคลิกปิด

คุณสามารถกด SHIFT เพื่อเลือกหลายตารางหรือคุณสามารถเพิ่มตารางแต่ละตารางแต่ละตารางได้ เลือกเฉพาะตารางบนด้าน "หนึ่ง" และ "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์
ในหน้าต่างความสัมพันธ์ให้ลากคีย์หลักจากตารางบนด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์แล้วปล่อยไว้บนเขตข้อมูล Foreign key ของตารางบนด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์

กล่องโต้ตอบ การแก้ไขความสัมพันธ์ จะปรากฏ รูปต่อไปนี้แสดงกล่องโต้ตอบ:
เลือกกล่องกาเครื่องหมายบังคับให้มีความสมบูรณ์ของการอ้างอิงและคลิกสร้าง

เปิดใช้งานการอัปเดต cascading ในคีย์หลัก

บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ความสัมพันธ์
หน้าต่างความสัมพันธ์จะปรากฏขึ้นและแสดงการรวม (ที่แสดงเป็นเส้นเชื่อมต่อ) ระหว่างตารางในฐานข้อมูล รูปต่อไปนี้แสดงความสัมพันธ์ทั่วไป:
คลิกขวาที่เส้นรวมระหว่างตารางหลักและตารางลูกแล้วคลิกแก้ไขความสัมพันธ์

กล่องโต้ตอบ การแก้ไขความสัมพันธ์ จะปรากฏ รูปต่อไปนี้แสดงกล่องโต้ตอบ:
เลือกเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงแบบเรียงซ้อนตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมายบังคับใช้ Referential integrityแล้วจากนั้นคลิกตกลง

ด้านบนของหน้า

เหตุใดบางครั้งหมายเลข ID จึงดูเหมือนจะข้ามตัวเลข

เมื่อคุณสร้างเขตข้อมูลที่ถูกตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล AutoNumber Access จะสร้างค่าสำหรับเขตข้อมูลนั้นในระเบียนใหม่ทุกระเบียนโดยอัตโนมัติ ค่าจะขึ้นอยู่กับค่าเริ่มต้นเพื่อให้ระเบียนใหม่ทั้งหมดได้รับหมายเลขลำดับที่พร้อมใช้งานถัดไป วัตถุประสงค์ของชนิดข้อมูล AutoNumber คือการใส่ค่าที่เหมาะสมสำหรับใช้เป็นคีย์หลัก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การเพิ่มตั้งค่าเปลี่ยนแปลงหรือเอาคีย์หลักออก

เมื่อคุณลบแถวจากตารางที่มีเขตข้อมูลที่ถูกตั้งค่าเป็นชนิดข้อมูล AutoNumber ค่าในเขตข้อมูล AutoNumber สำหรับแถวนั้นจะไม่ถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติเสมอไป ด้วยเหตุนี้ตัวเลขที่ Access สร้างอาจไม่ใช่ตัวเลขที่คุณคาดว่าจะเห็นและช่องว่างอาจปรากฏในลำดับของหมายเลข ID ซึ่งจะเป็นการออกแบบ คุณควรพึ่งพาเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำกันของค่าในเขตข้อมูล AutoNumber และไม่ใช่ลำดับ

ด้านบนของหน้า

การอัปเดตข้อมูลเป็นกลุ่มโดยใช้แบบสอบถาม

การผนวกการอัปเดตและการลบแบบสอบถามเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มเปลี่ยนแปลงหรือเอาระเบียนออกเป็นกลุ่ม นอกจากนี้การอัปเดตเป็นจำนวนมากจะทำได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณใช้หลักการดีไซน์ของฐานข้อมูล การใช้คิวรีแบบใช้ผนวกการอัปเดตหรือลบสามารถเป็นตัวรักษาเวลาได้เนื่องจากคุณยังสามารถนำคิวรีมาใช้ใหม่ได้อีกด้วย

สำคัญ สำรองข้อมูลของคุณก่อนที่คุณจะใช้แบบสอบถามเหล่านี้ การมีการสำรองข้อมูลบนมือสามารถช่วยให้คุณแก้ไขข้อผิดพลาดที่คุณอาจทำได้อย่างรวดเร็ว

ผนวกคิวรี ใช้เพื่อเพิ่มระเบียนจำนวนมากลงในตารางอย่างน้อยหนึ่งตาราง หนึ่งในการใช้แบบสอบถามแบบใช้บ่อยที่สุดคือการเพิ่มกลุ่มระเบียนจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูลต้นฉบับไปยังตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางในฐานข้อมูลปลายทาง ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณได้รับลูกค้าใหม่บางรายและฐานข้อมูลที่มีตารางข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเหล่านั้น เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลใหม่ด้วยตนเองคุณสามารถผนวกข้อมูลนั้นลงในตารางหรือตารางที่เหมาะสมในฐานข้อมูลของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การเพิ่มระเบียนลงในตารางโดยใช้คิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

คิวรีการอัปเดต ใช้เพื่อเพิ่มเปลี่ยนแปลงหรือลบส่วน (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) ของระเบียนที่มีอยู่จำนวนมาก คุณสามารถคิดการอัปเดตแบบสอบถามเป็นรูปแบบที่มีประสิทธิภาพของกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ คุณสามารถใส่เกณฑ์ที่เลือก (เทียบเท่ากับสตริงการค้นหา) และเกณฑ์การอัปเดต (ค่าที่เทียบเท่ากันของสตริงการแทนที่) ถ้าไม่เหมือนกับกล่องโต้ตอบการอัปเดตแบบสอบถามสามารถยอมรับหลายเกณฑ์ได้ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถอัปเดตระเบียนจำนวนมากได้ในหนึ่งพาสและอนุญาตให้คุณเปลี่ยนแปลงระเบียนในตารางได้มากกว่าหนึ่งตาราง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่สร้างและเรียกใช้คิวรีแบบใช้อัปเดตข้อมูล

ลบแบบสอบถาม เมื่อคุณต้องการลบข้อมูลจำนวนมากอย่างรวดเร็วหรือลบชุดข้อมูลอย่างสม่ำเสมอการลบจะมีประโยชน์เนื่องจากคิวรีช่วยให้คุณสามารถระบุเกณฑ์เพื่อค้นหาและลบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่วิธีการเพิ่มแก้ไขและลบระเบียน

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ข้อควรพิจารณาในการออกแบบสำหรับการอัปเดตข้อมูล

ในบทความนี้

การออกแบบฐานข้อมูลมีผลต่อการป้อนข้อมูลอย่างไร

ตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุม

การใช้กฎการตรวจสอบเพื่อจำกัดข้อมูล

การทำงานกับรายการค่าและเขตข้อมูลการค้นหา

ป้องกันไม่ให้การแก้ไขรายการค่าในมุมมองฟอร์ม

การระบุฟอร์มที่แตกต่างกันสำหรับการแก้ไขรายการค่า

การตรวจสอบเขตข้อมูลการค้นหาในฟอร์ม

ตรวจสอบเขตข้อมูลการค้นหาในตาราง

การลบข้อมูลออกจากรายการค่าหรือเขตข้อมูลการค้นหา

เอาข้อมูลออกจากรายการค่า

เอาข้อมูลออกจากเขตข้อมูลการค้นหา

ชนิดข้อมูลมีผลต่อวิธีที่คุณใส่ข้อมูลอย่างไร

ดูชนิดข้อมูล

ชนิดข้อมูลมีผลต่อการป้อนข้อมูลอย่างไร

วิธีที่คุณสมบัติเขตข้อมูลตารางจะมีผลต่อวิธีที่คุณใส่ข้อมูล

แสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลตาราง

วิธีที่คุณสมบัติส่งผลกระทบต่อรายการข้อมูล

ใช้การอัปเดต cascading เพื่อเปลี่ยนค่าคีย์หลักและต่างประเทศ

สร้างความสัมพันธ์

เปิดใช้งานการอัปเดต cascading ในคีย์หลัก

เหตุใดบางครั้งหมายเลข ID จึงดูเหมือนจะข้ามตัวเลข

การอัปเดตข้อมูลเป็นกลุ่มโดยใช้แบบสอบถาม

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!