ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้

งานพื้นฐานใน SharePoint Server 2010

การสนับสนุนสำหรับ Office 2010 สิ้นสุดในวันที่ 13 ตุลาคม 2020

อัปเกรดเป็น Microsoft 365 เพื่อให้ทำงานได้จากทุกอุปกรณ์และดำเนินการต่อเพื่อรับการสนับสนุน

อัปเกรดทันที

เริ่มต้นใช้งาน Office 2010 ต่อไปนี้คืองานพื้นฐานและข้อมูลบางอย่างที่จะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีการใช้ Microsoft SharePoint Server 2010

ในบทความนี้

ภาพรวมของ SharePoint Foundation และ SharePoint Server

SharePoint Foundation ๒๐๑๐เป็นเทคโนโลยีพื้นฐานสำหรับไซต์ SharePoint ที่มีให้ใช้งานฟรีและเรียกว่า Windows SharePoint Services ในเวอร์ชันก่อนหน้า SharePoint Server ๒๐๑๐อาศัยเทคโนโลยีมูลฐานของ SharePoint เพื่อให้กรอบการทำงานที่สอดคล้องกันและมีความคุ้นเคยสำหรับรายการและไลบรารีการดูแลไซต์และการกำหนดเองของไซต์ ฟีเจอร์ที่พร้อมใช้งานใน SharePoint Foundation จะพร้อมใช้งานใน SharePoint Server ๒๐๑๐อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม SharePoint Server ๒๐๑๐ขยาย SharePoint Foundation โดยการให้ฟีเจอร์และความสามารถเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นทั้ง SharePoint Server และ SharePoint Foundation รวมถึงเทมเพลตของไซต์สำหรับการทำงานร่วมกันกับผู้ร่วมงานบนไซต์ทีมบล็อกและพื้นที่ทำงานการประชุม อย่างไรก็ตาม SharePoint Server มีฟีเจอร์การประมวลผลทางสังคมเพิ่มเติมเช่นการแท็กและตัวดึงข้อมูลข่าวสารที่ช่วยให้ผู้ใช้ในองค์กรของคุณสามารถค้นพบจัดระเบียบนำทางและแชร์ข้อมูลกับผู้ร่วมงานได้ ในทำนองเดียวกัน SharePoint Server จะช่วยปรับปรุงเทคโนโลยีการค้นหาจาก SharePoint Foundation เพื่อรวมฟีเจอร์ที่มีประโยชน์สำหรับพนักงานในองค์กรขนาดใหญ่เช่นความสามารถในการค้นหาข้อมูลธุรกิจใน SAP, Siebel และแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ

ทั้ง SharePoint Foundation และ SharePoint Server ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยโปรแกรมเซิร์ฟเวอร์และเทคโนโลยีอื่นๆรวมถึงผู้ที่อยู่ในระบบ Microsoft Office ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ไซต์รายการหรือไลบรารีแบบออฟไลน์ใน SharePoint Workspace ทำงานกับเนื้อหาของไซต์ในขณะที่คุณยกเลิกการเชื่อมต่อจากเครือข่ายของคุณแล้วทำการซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเชื่อมต่ออีกครั้ง คุณสามารถทำงาน SharePoint ได้มากมายจากภายในโปรแกรม Microsoft Office ที่คุ้นเคย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มต้นหรือเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์เพื่ออนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายจากภายใน Microsoft Word

ความสามารถของ SharePoint Server

ความสามารถของ SharePoint Server ๒๐๑๐จะเน้นในพื้นที่หกส่วน บทความนี้จะแนะนำความสามารถเหล่านี้สั้นๆและลิงก์ไปยังบทความที่เกี่ยวข้องที่คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้

การทำงานร่วมกันและการประมวลผลทางสังคม

SharePoint Server ๒๐๑๐จะขยายฟีเจอร์การทำงานร่วมกันของ SharePoint Foundation โดยการส่งเสริมการเขียนข้อความได้อย่างง่ายดายจากเบราว์เซอร์หรือจากแอปพลิเคชันที่คุ้นเคยเช่น Microsoft Word ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมโยงทรัพยากรที่มีการแท็กและการจัดอันดับและช่วยให้ผู้อื่น ค้นหาคำตอบได้เร็วขึ้นผ่านตัวดึงข้อมูลข่าวสารและการค้นหาบุคคล

หนึ่งในสถานที่หลักที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้ได้บนไซต์ของฉันของคุณ ไซต์ของฉันคือไซต์ SharePoint ของคุณเองที่คุณสามารถแชร์เอกสารลิงก์และข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณเองในโปรไฟล์แบบออนไลน์ นอกจากนี้คุณยังสามารถบล็อกเกี่ยวกับหัวข้อที่น่าสนใจหรือค้นหาข้อมูลที่คุณจำเป็นต้องทำงานของคุณได้

โปรไฟล์ของ WN

คุณจะตัดสินใจว่าข้อมูลใดที่คุณต้องการแชร์และข้อมูลใดที่คุณต้องการให้เป็นส่วนตัวบนไซต์ของฉันของคุณ จากนั้นคุณสามารถแท็กลิงก์ไปยังข้อมูลและค้นหาข้อมูลที่แท็กบุคคลอื่นหรือแชร์บนฟีดของพวกเขาได้ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบนไซต์ของฉันของคุณให้ดูที่จัดการข้อมูลที่คุณแชร์ผ่านไซต์และโปรไฟล์ของฉันของคุณ

SharePoint Server ๒๐๑๐ยังเปิดใช้งานการเข้าร่วมได้โดยการนำเสนอประสบการณ์การใช้งาน SharePoint Workspace ที่สมบูรณ์ในขณะที่ออนไลน์หรือยกเลิกการเชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณและทำให้ผู้ใช้ทำงานร่วมกันในขณะเดินทาง

การจัดการเนื้อหาขององค์กร

การจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM) จาก Microsoft ช่วยให้องค์กรของคุณเอาชนะความท้าทายที่วางโดยปริมาณขนาดใหญ่ของเนื้อหาที่ไม่มีการจัดการ SharePoint Server ๒๐๑๐เป็นส่วนกลางของโซลูชัน Microsoft ECM ซึ่งขยายการจัดการเนื้อหาไปยังพนักงานทุกคนในองค์กรผ่านการรวมกับเครื่องมือที่คุ้นเคยเช่นระบบ Microsoft Office โซลูชัน Microsoft ECM ให้ความสามารถในการจัดการวงจรชีวิตทั้งหมดของเนื้อหาได้จากการสร้างเพื่อแก้ไขและทำงานร่วมกันเพื่อให้หมดอายุบนแพลตฟอร์มแบบครบวงจรเดียว

SharePoint Server ๒๐๑๐ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการวงจรของเนื้อหาทั้งหมดได้โดยการให้ชุดคุณลักษณะที่แตกต่างกันที่ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายดังต่อไปนี้:

  • จัดการเนื้อหาที่หลากหลาย    ความสามารถในการจัดการเอกสารใน SharePoint Server ๒๐๑๐ช่วยให้องค์กรรวมเนื้อหาที่หลากหลายจากหลายตำแหน่งไปยังที่เก็บที่มีการจัดการจากส่วนกลางที่มีการจัดประเภทที่สอดคล้องกัน ฟีเจอร์การตั้งค่าเอกสารใหม่ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถสร้างและจัดการผลิตภัณฑ์ที่ทำงานที่ครอบคลุมหลายเอกสารได้ ความสามารถในการค้นหาแบบรวมช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาแชร์และใช้ข้อมูลนี้ได้ ความสามารถในการจัดการ Metadataเช่นฟีเจอร์ที่เก็บคำใหม่สามารถช่วยให้องค์กรสามารถจัดการเมตาดาต้าในไซต์จากส่วนกลางได้ Metadata คือข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลที่ใช้เพื่อช่วยในการระบุโครงสร้างการค้นหาและจัดการข้อมูล การสนับสนุนใหม่สำหรับการนำทางที่ขับเคลื่อนด้วย metadata และความสามารถในการฝังเขตข้อมูล metadata ในเอกสารจะช่วยปรับปรุงการค้นหาข้อมูลและการค้นพบ เนื้อหายังสามารถได้รับการป้องกันจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต เครื่องมือการทำงานร่วมกันเช่นเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้ทำงานได้ดียิ่งขึ้นด้วยกันเพื่อสร้างตรวจทานและอนุมัติเอกสารในลักษณะที่มีโครงสร้าง

  • ตอบสนองความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ    ความสามารถในการจัดการระเบียนใน SharePoint Server ๒๐๑๐เปิดใช้งานองค์กรเพื่อจัดเก็บและป้องกันระเบียนทางธุรกิจซึ่งอยู่ในตำแหน่งที่อยู่ถัดจากระเบียนที่กำลังดำเนินการหรือในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่ถูกล็อก องค์กรสามารถนำนโยบายวันหมดอายุไปใช้กับระเบียนเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะถูกเก็บไว้ในช่วงเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับกฎระเบียบหรือนโยบายทางธุรกิจขององค์กรซึ่งจะช่วยบรรเทาความเสี่ยงทางกฎหมายขององค์กร เส้นทางการตรวจสอบมีหลักฐานให้กับผู้ตรวจสอบภายในและภายนอกที่ระเบียนถูกเก็บไว้อย่างเหมาะสม สามารถวางได้ตามระเบียนที่ระบุภายใต้การค้นหาตามกฎหมายเพื่อป้องกันการทำลาย

  • การจัดการเว็บไซต์หลายเว็บไซต์อย่างมีประสิทธิภาพ    ความสามารถในการจัดการเนื้อหาของเว็บใน SharePoint Server ๒๐๑๐ช่วยให้ผู้ใช้สามารถประกาศเนื้อหาบนเว็บด้วยเครื่องมือการเขียนแก้เนื้อหาที่ใช้งานง่ายและกระบวนการอนุมัติที่มีอยู่แล้วภายใน พนักงานสามารถอัปโหลดเนื้อหาได้ซึ่งรวมถึงรูปภาพเสียงและวิดีโอไปยังเว็บไซต์ในเวลาที่เหมาะสมโดยไม่มีการสนับสนุนที่หลากหลายจากเจ้าหน้าที่ IT การสนับสนุนใหม่สำหรับสื่อ rich มีไลบรารีแอสเซทพลัสใหม่ที่มีมุมมองที่อุดมไปด้วยและตัวใช้เลือก การสนับสนุนสำหรับวิดีโอเป็นชนิดเนื้อหา SharePoint โครงสร้างพื้นฐานของการสตรีมวิดีโอและโปรแกรมเล่นสื่อ skinable Silverlight เทมเพลตในรูปแบบของหน้าต้นแบบและเค้าโครงหน้าจะช่วยให้องค์กรสามารถนำตราสินค้าที่สอดคล้องกันไปใช้กับหน้าได้ ฟีเจอร์การวิเคราะห์เว็บที่มีอยู่แล้วภายในให้การสนับสนุนสำหรับการรับส่งข้อมูลการค้นหาและรายงานการวิเคราะห์สินค้าคงคลัง SharePoint Server ๒๐๑๐ยังมีโครงสร้างพื้นฐานของการปรับใช้และการจัดการสำหรับอินทราเน็ต, เอกซ์ทราเน็ตและอินเทอร์เน็ตไซต์รวมถึงไซต์หลายภาษาเช่นเดียวกัน

การค้นหาระดับองค์กร

SharePoint Server ๒๐๑๐ให้โครงสร้างพื้นฐานการค้นหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งเสริมความสามารถในการเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจอื่นๆเช่นการจัดการเนื้อหาขององค์กรและการทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้ผู้อื่นได้รับคำตอบที่ดียิ่งขึ้นและเพิ่มผลกระทบของความรู้และ เชี่ยว .

การค้นหาจะคำนึงถึงบริบทส่วนบุคคลของคุณและจะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงการค้นหาของคุณได้โดยใช้การนำทางแบบโต้ตอบเพื่อแนะนำคุณเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการ SharePoint Server จะขยายการเข้าถึงการค้นหาในแหล่งเนื้อหาและชนิดเนื้อหาเพิ่มเติมเพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลทั้งหมดในองค์กรของคุณรวมถึงแอปพลิเคชันสำหรับองค์กรเช่น SAP, Siebel หรือฐานข้อมูลแบบกำหนดเองและทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งาน บุคคลที่จำเป็นต้องใช้

ข่าวกรองธุรกิจ

ข่าวกรองธุรกิจคือชุดของวิธีการเทคโนโลยีและกระบวนการที่ใช้ข้อมูลที่เก็บไว้ในระบบขององค์กรและทำให้การทำงานเป็นไปตามความต้องการของบุคคลที่จำเป็นต้องใช้มากที่สุดเพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในฐานะที่เป็นส่วนสำคัญของ Microsoft business ข่าวกรอง platform, SharePoint Server ๒๐๑๐สามารถช่วยขยายความสามารถด้านข่าวกรองธุรกิจให้กับทุกคนภายในองค์กรเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อให้การตัดสินใจถูกต้อง

องค์กรของคุณอาจจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆเช่นฐานข้อมูลข้อความอีเมลและไฟล์สเปรดชีต SharePoint Server ๒๐๑๐ช่วยให้คุณแยกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่หลากหลายและนำเสนอข้อมูลนั้นในรูปแบบที่อำนวยความสะดวกในการวิเคราะห์และการตัดสินใจ

Excel Services จะช่วยให้ผู้ประกอบการตัดสินใจเผยแพร่แชร์และจัดการเวิร์กบุ๊ก Excel บนไซต์ SharePoint บุคคลอื่นในองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนค่าของเซลล์สูตรและการจัดรูปแบบจากเบราว์เซอร์ขณะที่พวกเขาวิเคราะห์ข้อมูลได้

บริการ PerformancePoint ใน SharePoint Server ๒๐๑๐สามารถเพิ่มการมองเห็นเป็นวัตถุประสงค์และเมตริกขององค์กรที่สำคัญและเปิดใช้งานการวิเคราะห์และความเข้าใจที่มีความลึกยิ่งขึ้น คุณหรือผู้อื่นในองค์กรของคุณสามารถสร้างและใช้แดชบอร์ดแบบโต้ตอบกับดัชนีชี้วัดรายงานและตัวกรองเพื่อค้นหาแนวโน้ม นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มแผนภูมิที่อุดมไปยังไซต์ SharePoint ของคุณและเชื่อมต่อแผนภูมิกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆเช่นรายการ SharePoint, รายการข้อมูลภายนอก, บริการการเชื่อมต่อข้อมูลธุรกิจ, บริการ Excel Services หรือ Web Part อื่นๆ

ทัล

ด้วย SharePoint Server ๒๐๑๐องค์กรสามารถสร้างและบำรุงรักษาพอร์ทัลไซต์สำหรับทุกแง่มุมของธุรกิจของพวกเขา (พอร์ทัลอินทราเน็ตขององค์กรเว็บไซต์องค์กรและพอร์ทัลพอร์ทัล) อินทราเน็ตและพอร์ทัลขององค์กรสามารถเชื่อมต่อไซต์แต่ละไซต์ในองค์กรและรวมการเข้าถึงแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีอยู่ ทีมและบุคคลในองค์กรสามารถใช้พอร์ทัลไซต์เพื่อเข้าถึงความเชี่ยวชาญข้อมูลและแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานของพวกเขาได้

บุคคลภายในองค์กรที่ใช้พอร์ทัลไซต์สามารถใช้ประโยชน์จากไซต์ไซต์ของฉันได้ ไซต์ของฉันเป็นไซต์ส่วนบุคคลที่จะให้ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางเพื่อจัดการและจัดเก็บเอกสารเนื้อหาลิงก์และที่ติดต่อของคุณ ไซต์ของฉันทำหน้าที่เป็นจุดที่ติดต่อสำหรับผู้ใช้อื่นในองค์กรของคุณเพื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับคุณทักษะและความสนใจของคุณ ไซต์ของฉันมีฟีเจอร์การประมวลผลทางสังคมที่กล่าวถึงก่อนหน้าในบทความนี้

SharePoint Server ๒๐๑๐ยังมีฟีเจอร์ที่องค์กรสามารถใช้เพื่อปรับประสบการณ์การใช้งานของพอร์ทัลไซต์สำหรับผู้ใช้แต่ละคนเช่นเนื้อหาการกำหนดเป้าหมายให้กับผู้ใช้บางชนิด องค์กรของคุณสามารถกำหนดเว็บไซต์ของคุณเองได้โดยใช้โปรแกรมออกแบบเว็บที่เข้ากันได้กับ SharePoint เช่น SharePoint Server ๒๐๑๐

กระบวนการทางธุรกิจและฟอร์ม

SharePoint Server ๒๐๑๐มีฟีเจอร์มากมายที่จะช่วยให้คุณสามารถรวมและปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ เวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงค่าใช้จ่ายของกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปเช่นการอนุมัติโครงการหรือการรีวิวเอกสารโดยการจัดการและติดตามงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านั้น SharePoint Server ๒๐๑๐มีเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายเวิร์กโฟลว์ที่คุณสามารถใช้งานได้ตามที่คุณต้องการหรือกำหนดเองเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ SharePoint Designer เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่สนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจที่ไม่ซ้ำกันของคุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างฟอร์มที่ใช้เบราว์เซอร์และรวบรวมข้อมูลจากองค์กรที่ไม่ได้ใช้ Microsoft InfoPath 2010

ส่วนต่างๆของไซต์ SharePoint

ไซต์คือกลุ่มของเว็บเพจที่เกี่ยวข้องที่องค์กรของคุณสามารถทำงานบนโครงการดำเนินการประชุมและแชร์ข้อมูล ตัวอย่างเช่นทีมของคุณอาจมีไซต์ของตัวเองที่จัดเก็บจัดกำหนดการไฟล์และข้อมูลขั้นตอน ไซต์ทีมของคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของไซต์องค์กรขนาดใหญ่ที่แผนกเช่นทรัพยากรบุคคลเขียนและเผยแพร่ข้อมูลและทรัพยากรสำหรับส่วนที่เหลือขององค์กร

ไซต์ SharePoint ทั้งหมดมีองค์ประกอบทั่วไปที่คุณควรทราบเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน: รายการไลบรารี Web Part และมุมมอง

ไซต์ทีม

รายการ    รายการคือคอมโพเนนต์ของเว็บไซต์ที่องค์กรของคุณสามารถจัดเก็บแชร์และจัดการข้อมูล ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างรายการงานเพื่อติดตามงานที่มอบหมายงานหรือติดตามเหตุการณ์ของทีมบนปฏิทิน นอกจากนี้คุณยังสามารถดำเนินการสำรวจหรือการอภิปรายของโฮสต์บนกระดานอภิปรายได้อีกด้วย

ไลบ    ไลบรารีคือรายการชนิดพิเศษที่จัดเก็บไฟล์รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ คุณสามารถควบคุมวิธีการดูไฟล์ที่ติดตามจัดการและสร้างขึ้นในไลบรารีได้

มุมมอง    คุณสามารถใช้มุมมองเพื่อดูรายการในรายการหรือไลบรารีที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณหรือที่เหมาะสมที่สุดกับวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างมุมมองของรายการทั้งหมดในรายการที่นำไปใช้กับแผนกใดแผนกหนึ่งหรือเพื่อเน้นเอกสารที่เฉพาะเจาะจงในไลบรารี คุณสามารถสร้างมุมมองของรายการหรือไลบรารีได้หลายมุมมองที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ Web Part เพื่อแสดงมุมมองของรายการหรือไลบรารีบนหน้าแยกต่างหากของไซต์ของคุณได้อีกด้วย

มุมมองงานของฉัน

Web Part    Web Part คือหน่วยของข้อมูลที่ใช้ในการสร้างแบบแผนพื้นฐานของหน้าส่วนใหญ่บนไซต์ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการแก้ไขหน้าบนไซต์ของคุณคุณสามารถใช้ Web Part ในการกำหนดเว็บไซต์ของคุณเองเพื่อแสดงรูปภาพและแผนภูมิบางส่วนของเว็บเพจอื่นๆ, รายการเอกสาร, มุมมองที่กำหนดเองของข้อมูลทางธุรกิจและอื่นๆ

Web Part

เว็บไซต์ที่มีผลต่อประสบการณ์การใช้งานของคุณ

ข้อกำหนดของการติดตั้งและการกำหนดค่า SharePoint ของคุณจะมีผลต่อสิ่งที่คุณเห็นและตัวเลือกใดบ้างที่พร้อมใช้งานบนไซต์ของคุณ

สิทธิ์    ถ้าคุณได้รับมอบหมายระดับสิทธิ์การควบคุมทั้งหมดเริ่มต้นคุณจะมีตัวเลือกมากมายในการจัดการไซต์ ถ้าคุณได้รับมอบหมายระดับสิทธิ์ที่มีส่วนร่วมหรือสิทธิ์ในการอ่านตัวเลือกของคุณและการเข้าถึงเนื้อหาของไซต์จะจำกัดมากขึ้น ตัวเลือกหลายตัวเลือกที่กล่าวถึงในบทความนี้ไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่มีระดับสิทธิ์ของผู้อ่านซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถอ่านเนื้อหาได้แต่ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องจากสิทธิ์ได้รับการออกแบบมาให้มีความยืดหยุ่นและสามารถกำหนดเองได้องค์กรของคุณอาจมีการตั้งค่าที่ไม่ซ้ำกันของตัวเอง

กำหนดเอง    องค์กรของคุณอาจกำหนดสิทธิ์และตราสินค้าของไซต์ของคุณเองหรือแม้แต่การนำทางของไซต์แบบกำหนดเองและตัวควบคุมที่ย้ายเช่นเมนูการกระทำในไซต์ไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่นบนหน้า ในทำนองเดียวกันองค์กรของคุณอาจตัดสินใจว่าจะไม่ใช้ฟังก์ชัน ribbon ที่นำมาใช้ใน SharePoint ๒๐๑๐

SharePoint เวอร์ชัน    บทความนี้อธิบายวิธีการเริ่มต้นใช้งานใน SharePoint Server ๒๐๑๐ ถ้าคุณกำลังใช้ SharePoint เวอร์ชันก่อนหน้าให้ดูวิธีใช้สำหรับเวอร์ชันนั้น

การเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์

คุณสามารถเพิ่มรายการลงในรายการและไฟล์ลงในไลบรารีได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ ปุ่มที่คุณใช้ในการดำเนินการทั่วไปจะอยู่บน ribbon ซึ่งอยู่ใกล้กับด้านบนของหน้าบนหน้าส่วนใหญ่ของไซต์

Ribbon ของ WN

ปุ่มบน ribbon อาจเป็นสีเทาเนื่องจากสาเหตุใดสาเหตุหนึ่งต่อไปนี้:

  • การดำเนินการนี้ไม่สามารถใช้ได้หรือขึ้นอยู่กับการดำเนินการอื่นๆ ตัวอย่างเช่นคุณต้องเลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับเอกสารก่อนที่คุณจะสามารถตรวจสอบเอกสารได้

  • คุณไม่มีสิทธิ์ในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์

  • ฟีเจอร์นี้ไม่ได้เปิดใช้งานสำหรับไซต์ ตัวอย่างเช่นเวิร์กโฟลว์อาจไม่สามารถเปิดใช้งานบนไซต์ได้

คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในไลบรารีจากโปรแกรมไคลเอ็นต์บางโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถบันทึกเอกสาร Microsoft Word ลงในไลบรารีบนไซต์ SharePoint ได้ในขณะที่คุณทำงานใน Word

เมื่อต้องการเพิ่มรายการลงในรายการหรือไฟล์ลงในไลบรารีคุณจะต้องมีสิทธิ์ในการสนับสนุนรายการหรือไลบรารี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรของคุณใช้สิทธิ์และระดับสิทธิ์ขอให้เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มรายการหรือไฟล์บุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการอ่านรายการจะสามารถดูรายการหรือไฟล์ได้เว้นแต่ว่าจำเป็นต้องมีการอนุมัติ ถ้ารายการหรือไฟล์จำเป็นต้องมีการอนุมัติจากนั้นจะถูกเก็บไว้ในสถานะที่ค้างอยู่ในรายการหรือไลบรารีจนกว่าจะมีผู้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมในการอนุมัติ ถ้าคุณกำลังดูรายการหรือไลบรารีเมื่อมีการเพิ่มรายการหรือไฟล์คุณอาจจำเป็นต้องรีเฟรชการาว์เซอร์ของคุณเพื่อดูรายการหรือไฟล์ใหม่

รายการและไลบรารียังสามารถใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์อีเมลได้ถ้ามีการเปิดใช้งานจดหมายขาเข้าหรือขาออกบนไซต์ของคุณ รายการบางรายการเช่นปฏิทินประกาศบล็อกและกระดานอภิปรายสามารถตั้งค่าเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารเหล่านั้นได้โดยการส่งอีเมล รายการอื่นๆเช่นงานและรายการการติดตามปัญหาสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลไปยังบุคคลเมื่อมีการกำหนดรายการให้กับบุคคลเหล่านั้นได้

นอกจากการเพิ่มเนื้อหาลงในรายการและไลบรารีที่มีอยู่แล้วคุณอาจมีสิทธิ์ในการสร้างรายการและไลบรารีใหม่ เทมเพลตรายการและไลบรารีให้คุณเริ่มต้นใช้งาน คุณยังสามารถสร้างและกำหนดหน้าใหม่และไซต์ใหม่ได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ของคุณ

รายการ

แม้ว่าจะมีชนิดของรายการที่แตกต่างกันขั้นตอนในการเพิ่มรายการลงในรายการเหล่านั้นจะคล้ายกันดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องเรียนรู้เทคนิคใหม่หลายประการในการทำงานกับรายการชนิดต่างๆ รายการที่มีข้อความอยู่ในชุดของคอลัมน์แต่รายการบางรายการอาจอนุญาตให้มีการเพิ่มสิ่งที่แนบมาลงในรายการ

เพิ่มรายการลงในรายการ

  1. ในรายการที่คุณต้องการเพิ่มรายการให้คลิกแท็บรายการบน ribbon (นี่คือแท็บเหตุการณ์สำหรับปฏิทิน)

  2. คลิกรายการใหม่(เหตุการณ์ใหม่สำหรับปฏิทิน)

    เคล็ดลับ: อีกวิธีที่รวดเร็วในการเพิ่มเหตุการณ์ลงในปฏิทินคือการชี้ไปที่วันที่บนปฏิทินแล้วคลิกเพิ่ม

  3. กรอกเขตข้อมูลที่จำเป็นและอื่นๆที่คุณต้องการให้เสร็จสมบูรณ์

  4. คลิก บันทึก

แก้ไขหรือลบรายการในรายการ

  1. ชี้ไปที่รายการแล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏถัดจากรายการ

    เคล็ดลับ: คุณสามารถดำเนินการกับรายการหลายรายการได้โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายหลายกล่อง

  2. บนแท็บรายการบน ribbon ให้คลิกแก้ไขรายการหรือลบรายการตามความเหมาะสม

บนไซต์หลายชนิดรายการบางรายการจะถูกสร้างขึ้นสำหรับคุณ ช่วงรายการเริ่มต้นเหล่านี้จากกระดานอภิปรายไปยังรายการปฏิทิน ถ้าคุณมีสิทธิ์คุณยังสามารถสร้างรายการจากเทมเพลตรายการหลายชนิดซึ่งมีโครงสร้างและการตั้งค่าเพื่อให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้อีกด้วย

สร้างรายการ

  1. เมื่อต้องการสร้างรายการให้คลิกที่เมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิกตัวเลือกการสร้างเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างรายการ

  2. บนหน้าสร้างให้คลิกชนิดของรายการที่คุณต้องการสร้าง ตัวอย่างเช่นลิงก์

  3. พิมพ์ชื่อสำหรับรายการทำให้เขตข้อมูลอื่นๆที่คุณต้องการทำให้เสร็จสมบูรณ์แล้วคลิกสร้าง

ไลบ

ไลบรารีคือตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ที่คุณสามารถสร้างรวบรวมอัปเดตและจัดการไฟล์กับสมาชิกในทีมได้ แต่ละไลบรารีจะแสดงรายการของไฟล์และข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไฟล์ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้ไฟล์เพื่อทำงานร่วมกันได้

คุณสามารถเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีได้โดยการอัปโหลดไฟล์จากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ หลังจากที่คุณเพิ่มไฟล์ลงในไลบรารีแล้วบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมจะสามารถดูไฟล์ได้ ถ้าคุณกำลังดูไลบรารีอยู่แล้วเมื่อมีการเพิ่มไฟล์คุณอาจจำเป็นต้องรีเฟรชการาว์เซอร์ของคุณเพื่อดูไฟล์ใหม่

ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server คุณสามารถสร้างไฟล์ใหม่ได้โดยยึดตามเทมเพลตในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่ในไลบรารี นอกจากนี้คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ลงในไลบรารีจากโปรแกรมอื่นเช่น SharePoint Workspace หรือ Microsoft Word ได้อีกด้วย

เพิ่มไฟล์ลงในไลบรารี

  1. ในไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์ให้คลิกแท็บเอกสารบน ribbon

  2. คลิกอัปโหลดเอกสาร

  3. เรียกดูเอกสารแล้วคลิกตกลง

เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server ๒๐๑๐เช่น Microsoft Word 2010 คุณสามารถลากแล้วปล่อยเอกสารจาก Windows Explorer ลงในกล่องโต้ตอบอัปโหลดเอกสารได้

แก้ไขหรือลบไฟล์ในไลบรารี

  1. ชี้ไปที่ไฟล์แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ปรากฏถัดจากไฟล์

  2. บนแท็บเอกสารบน ribbon ให้คลิกแก้ไขเอกสารหรือลบเอกสารตามความเหมาะสม

ไลบรารีเริ่มต้นที่เรียกว่าเอกสารที่ใช้ร่วมกันจะถูกสร้างขึ้นสำหรับคุณเมื่อคุณสร้างไซต์หลายชนิด เอกสารที่แชร์คือไลบรารีเอกสารที่คุณสามารถใช้ในการจัดเก็บไฟล์หลายชนิด คุณสามารถสร้างไลบรารีเพิ่มเติมได้เช่นไลบรารีรูปภาพสำหรับการจัดเก็บรูปภาพถ้าคุณมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ

การสร้างไลบรารีเอกสาร

  1. เมื่อต้องการสร้างไลบรารีเอกสารให้คลิก เมนู การกระทำในไซต์ เมนูการกระทำในไซต์แล้วคลิกไลบรารีเอกสารใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี

  2. พิมพ์ชื่อสำหรับไลบรารีให้กรอกเขตข้อมูลอื่นๆที่คุณต้องการให้เสร็จสมบูรณ์แล้วคลิกสร้าง

เมื่อต้องการดูไลบรารีชนิดอื่นที่คุณสามารถสร้างได้ให้คลิกการกระทำในไซต์แล้วคลิกตัวเลือกการสร้างเพิ่มเติม ชี้ไปที่ตัวเลือกไลบรารีเพื่อดูคำอธิบาย

การสร้างไลบรารีชนิดอื่น

  1. เมื่อต้องการสร้างไลบรารีให้คลิกที่เมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไลบรารี

  2. ชี้ไปที่ตัวเลือกไลบรารีเพื่อดูคำอธิบาย

  3. พิมพ์ชื่อสำหรับไลบรารีให้กรอกเขตข้อมูลอื่นๆที่คุณต้องการให้เสร็จสมบูรณ์แล้วคลิกสร้าง

    เมื่อต้องการตั้งค่าตัวเลือกเช่นว่าไลบรารีจะปรากฏบนเปิดใช้ด่วนหรือไม่ให้คลิกตัวเลือกเพิ่มเติมก่อนที่คุณจะคลิกสร้าง

การลบไลบรารี

  1. คลิกชื่อของไลบรารีบนเปิดใช้ด่วนหรือคลิกการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ ให้คลิกดูเนื้อหาไซต์ทั้งหมดจากนั้นภายใต้ส่วนไลบรารีที่เหมาะสมให้คลิกชื่อของไลบรารี

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • สำหรับไลบรารีรูปภาพบน เมนู การตั้งค่า เมนูการตั้งค่าให้คลิก<ไลบรารีชนิด> การตั้งค่าไลบรารี

    • สำหรับไลบรารีอื่นๆภายใต้เครื่องมือไลบรารีให้คลิกแท็บไลบรารีจากนั้นในกลุ่มการตั้งค่าให้คลิกการตั้งค่าไลบรารี

  3. ภายใต้สิทธิ์และการจัดการให้คลิกลบไลบรารีชนิด <นี้> ไลบรารี

  4. เมื่อคุณได้รับพร้อมท์ให้ยืนยันการลบให้คลิกตกลงถ้าคุณแน่ใจว่าคุณต้องการลบไลบรารี

ไซต์และหน้า

ไซต์สามารถให้บริการวัตถุประสงค์ทั่วไปเช่นการจัดเก็บกำหนดการแนวทางไฟล์และข้อมูลอื่นๆที่ทีมของคุณอ้างอิงถึงบ่อยครั้ง หรือไซต์อาจมีวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเช่นการติดตามการประชุมหรือการโฮสต์บล็อกที่สมาชิกขององค์กรของคุณโพสต์ข่าวสารและแนวคิดของคุณบ่อยครั้ง

ไซต์บล็อก

องค์กรของคุณสามารถใช้หน้าไซต์ย่อยและไซต์ระดับบนสุดเพื่อแบ่งเนื้อหาของไซต์ออกเป็นไซต์ที่มีการจัดการแยกต่างหาก ตัวอย่างเช่นแต่ละแผนกในองค์กรของคุณอาจมีไซต์ทีมของตัวเองที่เป็นส่วนหนึ่งของพอร์ทัลไซต์ที่มีขนาดใหญ่ขึ้น

คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์ได้โดยการเพิ่มรายการและไลบรารี ถ้าคุณมีสิทธิ์คุณยังสามารถเพิ่มหน้าลงในไซต์ของคุณได้ด้วย คุณอาจพิจารณาเพิ่มหน้าของ Web Part ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใช้ Web part เพื่อเพิ่มเนื้อหาแบบไดนามิกได้อย่างรวดเร็ว

ถ้าคุณต้องการสร้างไซต์ใหม่คุณสามารถเลือกได้จากเทมเพลตของไซต์หลายชนิดเพื่อให้คุณเริ่มต้นใช้งานการสร้างไซต์ใหม่ได้ คุณสามารถสร้างไซต์และไซต์ย่อยได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับวิธีที่องค์กรของคุณตั้งค่าไซต์และสิทธิ์ในการสร้างไซต์ดังกล่าว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรของคุณจัดการสิทธิ์ให้กับไซต์ให้ดูที่เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบของคุณ

สร้างไซต์

  1. เมื่อต้องการสร้างไซต์ให้คลิกเมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิกไซต์ใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างไซต์

  2. พิมพ์ชื่อเรื่องและชื่อ URLสำหรับไซต์

  3. ภายใต้การเลือกเทมเพลตให้เลือกเทมเพลตไซต์

  4. เลือกตัวเลือกอื่นๆที่คุณต้องการแล้วคลิกสร้าง

สร้างหน้า

หมายเหตุ: ขั้นตอนในการสร้างหน้าของฉันจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของไซต์ที่คุณใช้งานไม่ว่าจะเปิดใช้งานฟีเจอร์การประกาศหรือไม่และจำเป็นต้องมีการอนุมัติเพื่อเผยแพร่หน้าหรือไม่

  1. เมื่อต้องการสร้างหน้าให้คลิกที่เมนูการกระทำในไซต์ เมนู การกระทำในไซต์ แล้วคลิกหน้าใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนูการกระทำในไซต์หรือถ้าตัวเลือกในการสร้างไม่ปรากฏขึ้นคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการสร้างหน้า

  2. พิมพ์ชื่อสำหรับหน้าแล้วคลิกสร้าง

  3. บนหน้าใหม่ที่คุณสร้างขึ้นให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความให้พิมพ์หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ

    • เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณให้คลิกแท็บจัดรูปแบบข้อความบน ribbon แล้วเลือกปุ่ม

    • เมื่อต้องการแทรก Web Part หรือรายการที่มีอยู่ให้คลิกแท็บแทรกคลิกปุ่มที่เหมาะสมแล้วเลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้องการแล้วคลิกเพิ่ม

    • เมื่อต้องการแทรกรายการใหม่ให้คลิกแท็บแทรกแล้วพิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับรายการของคุณให้คลิกชนิดรายการเพื่อเลือกแล้วคลิกตกลง

  4. เมื่อคุณแก้ไขหน้าเสร็จแล้วให้คลิกบันทึกบน ribbon

แก้ไขหน้า

  1. เมื่อต้องการแก้ไขหน้าให้คลิกปุ่มแก้ไขบน ribbon

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นปุ่มแก้ไขคุณอาจไม่มีสิทธิ์ในการแก้ไขหน้า

  2. ทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มข้อความให้พิมพ์หรือคัดลอกข้อความลงในกล่องข้อความ

    • เมื่อต้องการจัดรูปแบบข้อความของคุณให้คลิกแท็บจัดรูปแบบข้อความบน ribbon แล้วเลือกปุ่ม

    • เมื่อต้องการแทรก Web Part หรือรายการที่มีอยู่ให้คลิกแท็บแทรกคลิกปุ่มที่เหมาะสมแล้วเลือก Web Part หรือรายการที่คุณต้องการแล้วคลิกเพิ่ม

    • เมื่อต้องการแทรกรายการใหม่ให้คลิกแท็บแทรกแล้วพิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับรายการของคุณให้คลิกชนิดรายการเพื่อเลือกแล้วคลิกตกลง

  3. เมื่อคุณแก้ไขหน้าเสร็จแล้วให้คลิกบันทึกบน ribbon

การจัดการและการทำงานกับเนื้อหาของไซต์

เพื่อช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นมีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดการและขยายเนื้อหาในรายการไลบรารีและไซต์ได้ ฟีเจอร์บางอย่างช่วยให้ทีมของคุณสามารถค้นหาและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยข้อมูล ฟีเจอร์อื่นๆจะช่วยคุณจัดการการเข้าถึงข้อมูล

การนำทางไปยังเนื้อหา

องค์ประกอบการนำทางช่วยให้ผู้อื่นสามารถเรียกดูเนื้อหาที่พวกเขาต้องการได้ รายการการนำทางสองรายการที่คุณสามารถกำหนดเองได้คือแถบลิงก์บนสุดและเปิดใช้ด่วน

โดยใช้หน้าการตั้งค่าสำหรับแต่ละรายการหรือไลบรารีคุณสามารถเลือกรายการและไลบรารีที่จะปรากฏบนเปิดใช้ด่วน นอกจากนี้คุณยังสามารถเปลี่ยนลำดับของลิงก์เพิ่มหรือลบลิงก์และเพิ่มหรือลบส่วนที่มีการจัดระเบียบลิงก์ได้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณมีรายการในส่วนรายการมากเกินไปคุณสามารถเพิ่มส่วนใหม่สำหรับรายการงานที่คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังรายการงานของคุณได้ คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้ไปยังการเปิดใช้ด่วนจากภายในเบราว์เซอร์ที่เข้ากันได้กับ SharePoint Server ๒๐๑๐ คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังหน้าภายนอกไซต์ได้อีกด้วย

เปิดใช้ด่วน

แถบลิงก์บนสุดจะมีวิธีสำหรับผู้ใช้ไซต์ของคุณเพื่อเข้าถึงไซต์อื่นๆในไซต์คอลเลกชันโดยการแสดงแถวของแท็บที่ด้านบนสุดของทุกหน้าในไซต์ เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่คุณสามารถเลือกได้ว่าจะรวมไซต์ไว้บนแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่หรือไม่และจะใช้แถบลิงก์บนสุดจากไซต์แม่หรือไม่

แถบลิงก์บนสุด

ถ้าไซต์ของคุณใช้แถบลิงก์บนสุดที่ไม่ซ้ำกันคุณสามารถกำหนดลิงก์ที่จะปรากฏบนแถบลิงก์บนสุดสำหรับไซต์ได้ ไซต์ใดก็ตามที่สร้างขึ้นภายในไซต์แม่จะสามารถแสดงบนแถบลิงก์บนสุดได้ซึ่งจะมีการกำหนดค่าไซต์ไว้เพื่อสืบทอดแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถใส่ลิงก์ไปยังไซต์อื่นนอกไซต์คอลเลกชันของคุณได้อีกด้วย

การจัดการการเข้าถึงเนื้อหา

เจ้าของไซต์หรือผู้ดูแลระบบสามารถมอบระดับสิทธิ์ให้กับผู้ใช้และกลุ่ม SharePoint ซึ่งมีผู้ใช้ได้ สิทธิ์สามารถนำไปใช้กับไซต์รายการและไลบรารีบนไซต์และรายการต่างๆในรายการและไลบรารี

คุณสามารถกำหนดระดับสิทธิ์ที่แตกต่างกันสำหรับวัตถุต่างๆเช่นไซต์รายการไลบรารีโฟลเดอร์ภายในรายการหรือไลบรารีรายการหรือเอกสาร

การจัดระเบียบรายการและไลบรารี

วิธีที่คุณจัดระเบียบรายการและไลบรารีของคุณขึ้นอยู่กับความต้องการของกลุ่มของคุณและวิธีที่คุณต้องการจัดเก็บและค้นหาข้อมูลของคุณ การวางแผนบางอย่างจะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

ข้อมูลในรายการและไลบรารีจะถูกเก็บไว้ในคอลัมน์เช่นชื่อเรื่องนามสกุลหรือบริษัท คุณสามารถใช้คอลัมน์เพื่อเรียงลำดับและกรองรายการตามที่คุณต้องการในสเปรดชีตได้โดยการคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ในรายการหรือไลบรารี นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้มุมมองเพื่อดูรายการต่างๆในรายการหรือไลบรารีที่มีความสำคัญมากที่สุดสำหรับคุณ

การเปลี่ยนมุมมองของรายการหรือไลบรารี

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเปลี่ยนมุมมองให้คลิกแท็บรายการหรือไลบรารีบน ribbon

  2. ในกลุ่มจัดการมุมมองภายใต้มุมมองปัจจุบันให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรายการมุมมองแล้วเลือกมุมมอง

มุมมองงานของฉัน

ถ้าคุณต้องการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการหรือไฟล์ในไลบรารีคุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพื่อช่วยในการเรียงลำดับจัดกลุ่มและสร้างมุมมองของรายการของคุณได้หลายมุมมอง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเรียงลำดับรายการตามวันครบกำหนดหรือจัดกลุ่มรายการตามชื่อแผนก

คุณมีหลายตัวเลือกสำหรับประเภทคอลัมน์ที่คุณสร้าง รวมถึง ข้อความบรรทัดเดียว ตัวเลือกรายการดร็อปดาวน์ จำนวนที่คำนวณจากคอลัมน์อื่น หรือแม้แต่ชื่อและรูปภาพของผู้คนบนไซต์ของคุณ

สร้างคอลัมน์

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์ให้คลิกแท็บรายการหรือไลบรารีบน ribbon

  2. คลิกสร้างคอลัมน์

  3. พิมพ์ชื่อสำหรับคอลัมน์แล้วเลือกชนิดคอลัมน์

  4. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมใดๆแล้วคลิกตกลง

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้คอลัมน์ในรายการหรือไลบรารีเพื่อสร้างมุมมองเพื่อช่วยให้แผนกที่เฉพาะเจาะจงค้นหาข้อมูลที่พวกเขาสนใจมากที่สุดเช่นงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดหรือรายการทั้งหมดที่กำหนดให้กับแต่ละคน สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างและการปรับเปลี่ยนมุมมองให้ดูสร้างเปลี่ยนแปลงหรือลบมุมมอง

ฟีเจอร์บางอย่างของรายการสามารถช่วยให้ทีมของคุณสามารถสร้างและจัดการรายการได้อย่างมีประสิทธิภาพในรายการหรือไลบรารีต่างๆ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างคอลัมน์ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลในรายการแล้วแชร์ในรายการอื่นได้ หรือถ้าคุณต้องการทำให้ไฟล์พร้อมใช้งานในไลบรารีหลายไลบรารีคุณสามารถคัดลอกไฟล์นั้นไปยังไลบรารีอื่นบนไซต์ของคุณได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถได้รับพร้อมท์สำหรับการอัปเดตได้ถ้าไฟล์มีการเปลี่ยนแปลง

การใช้ฟีเจอร์การช่วยสำหรับการเข้าถึง

ไซต์ถูกออกแบบมาเพื่อให้รายการไลบรารีและฟีเจอร์อื่นๆสามารถเข้าถึงได้อย่างสมบูรณ์โดยใช้การกดแป้นพิมพ์เท่านั้น โหมดการช่วยสำหรับการเข้าถึงเพิ่มเติมช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเทคโนโลยีที่สามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้นด้วยเมนูและตัวควบคุมต่างๆ ข้ามไปยังลิงก์เนื้อหาหลักเปิดใช้งานผู้ใช้คีย์บอร์ดเพื่อข้ามลิงก์การนำทางซ้ำๆไปยังเนื้อหาที่มีความหมายมากขึ้นบนหน้า

มาร์กอัปของหัวเรื่องได้รับการออกแบบมาเพื่อกำหนดโครงสร้างและปรับปรุงการนำทางสำหรับบุคคลที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอได้ดียิ่งขึ้น รูปภาพที่อัปโหลดไปยังไซต์จะอนุญาตให้มีการกำหนดข้อความแสดงแทนแบบกำหนดเอง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกำหนดข้อความแสดงแทนแบบกำหนดเองให้เป็นรูปภาพที่ปรากฏบนโฮมเพจใน Web Part รูปของไซต์หรือรูปภาพที่คุณเพิ่มลงในไลบรารีรูปภาพได้ สำหรับการดูไซต์ตัวเลือกความคมชัดสูงใน Windows จะทำงานได้ดีสำหรับผู้ใช้ที่มีความบกพร่องทางสายตา

การติดตามเวอร์ชัน

รายการหรือไลบรารีของคุณอาจได้รับการตั้งค่าให้ติดตามเวอร์ชันเพื่อที่คุณจะสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าได้ถ้าคุณทำผิดพลาดและดูประวัติเวอร์ชันของการเปลี่ยนแปลง เมื่อมีการติดตามเวอร์ชันการตรวจทานแก้ไขรายการหรือไฟล์และคุณสมบัติของพวกเขาจะถูกเก็บไว้ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดการเนื้อหาได้ดียิ่งขึ้นเนื่องจากมีการตรวจทานแก้ไขและแม้กระทั่งการคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าถ้าคุณทำข้อผิดพลาดในเวอร์ชันปัจจุบัน การกำหนดเวอร์ชันจะมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบุคคลหลายคนทำงานร่วมกันบนโครงการหรือเมื่อข้อมูลผ่านหลายขั้นตอนของการพัฒนาและรีวิว

ประวัติรุ่น

1. เวอร์ชันหลักที่เผยแพร่ในปัจจุบันจะถูกเน้นและหมายเลขเวอร์ชันเป็นตัวเลขทั้งหมด

2. เวอร์ชันจะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติหรือ metadata

3. เวอร์ชันแรกของไฟล์คือเวอร์ชันที่ไม่รองรับหมายเลขเวอร์ชัน๐.๑เสมอ

การกำหนดเวอร์ชันจะพร้อมใช้งานสำหรับรายการในชนิดรายการเริ่มต้นทั้งหมดซึ่งรวมถึงปฏิทินรายการการติดตามปัญหาและรายการแบบกำหนดเองและสำหรับชนิดไฟล์ทั้งหมดที่สามารถเก็บไว้ในไลบรารีรวมถึงหน้าของ Web Part

การเขียนเอกสารร่วมกัน

ผู้ใช้อย่างน้อยสองคนสามารถแก้ไขเอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint ได้ในเวลาเดียวกัน ฟีเจอร์ใหม่นี้จะช่วยให้คุณสามารถอ่านและเขียนบางส่วนของไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint ตัวอย่างเช่นคุณสามารถทำงานกับย่อหน้าหนึ่งในเอกสาร Word ได้ในขณะที่เพื่อนร่วมงานทำงานบนย่อหน้าอื่นในเอกสารเดียวกันและในเวลาเดียวกัน

การอัปเดตที่อยู่ในการเปลี่ยนแปลง

RSS มีวิธีที่สะดวกในการแจกจ่ายและรับข้อมูลในรูปแบบมาตรฐานรวมถึงการอัปเดตของรายการและไลบรารี รูปแบบไฟล์ XML มาตรฐานช่วยให้สามารถดูข้อมูลได้ด้วยโปรแกรมต่างๆมากมาย คุณยังสามารถสมัครใช้งานรายการและไลบรารีได้โดยการตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อให้คุณทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา

ทีมสามารถใช้ตัวดึงข้อมูลของพวกเขาเป็นวิธีกำหนดเนื้อหาของพวกเขาให้กับสมาชิกในทีมที่สมัครใช้งานตัวดึงข้อมูลของพวกเขาและเพื่อนำเสนอลิงก์กลับไปยังเว็บไซต์ของพวกเขา ตัวดึงข้อมูล RSS เป็นวิธีง่ายๆในการติดตามความคืบหน้าของทีมและการอัปเดตโครงการ คุณจะได้รับข่าวสารล่าสุดหรือการอัปเดตจากไซต์เหล่านั้นโดยอัตโนมัติแทนการเรียกดูเว็บไซต์ของทีมหลายคน

การจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารและจัดการงานโครงการได้โดยการนำกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงไปใช้กับเอกสารและรายการในไซต์ เวิร์กโฟลว์ช่วยให้องค์กรของคุณยึดตามกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน เวิร์กโฟลว์ยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรได้โดยการจัดการงานและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง การดำเนินการนี้จะช่วยให้บุคคลที่ทำงานเหล่านี้มีความมุ่งมั่นในการดำเนินการงานแทนที่จะเป็นการจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงค่าใช้จ่ายและเวลาที่จำเป็นในการประสานงานกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปเช่นการอนุมัติโครงการหรือการรีวิวเอกสารโดยการจัดการและติดตามงานของมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นองค์กรสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือสร้างและปรับใช้เวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเพื่อจัดการกระบวนการทางธุรกิจอื่น

การทำงานกับชนิดเนื้อหา

รายการหรือไลบรารีของคุณอาจสนับสนุนชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาจะเปิดใช้งานองค์กรเพื่อจัดระเบียบจัดการและจัดการเนื้อหาจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณถูกตั้งค่าให้อนุญาตให้ใช้หลายชนิดเนื้อหาคุณสามารถเพิ่มชนิดเนื้อหาจากรายการตัวเลือกที่พร้อมใช้งานที่องค์กรของคุณใช้บ่อยเช่นงานนำเสนอทางการตลาดหรือสัญญา

หลังจากที่คุณเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารีแล้วคุณสามารถทำให้รายการหรือไลบรารีนั้นเป็นไปได้ในรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อให้มีรายการของชนิดนั้น ผู้ใช้สามารถใช้ปุ่มรายการใหม่ในรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อสร้างรายการใหม่ของชนิดนั้นได้

หนึ่งในข้อดีที่สำคัญของชนิดเนื้อหาสำหรับรายการและไลบรารีคือการทำให้เป็นไปได้สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียวที่มีชนิดของรายการหรือชนิดเอกสารหลายชนิดซึ่งแต่ละรายการอาจมี metadata นโยบายหรือลักษณะการทำงานที่ไม่ซ้ำกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับชนิดเนื้อหาให้ดูที่บทนำสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×