ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้

จัดการอีเมลก่อนและหลังวันหยุด

เราได้รับทั้งหมดแล้วใช่ไหม หลังจากวันหยุดที่น่าตื่นเต้นลมคุณกลับมาทำงานให้เปิด Outlook และค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้อ่านของ๒๐๐๐รอคุณอยู่ เพียงพอที่จะทำให้คุณต้องการย้อนกลับไปในวันหยุด หรือไม่เคยใช้วันหยุดอีกต่อไป

แต่ Outlook เป็นโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพและสามารถช่วยให้คุณเชื่องว่ากล่องจดหมายเข้าได้อย่างรวดเร็วซึ่งอาจเป็นเรื่องที่เร็วกว่าที่คุณจะคิดได้

จัดการอีเมลของคุณหลังจากวันหยุด

การเตรียมการสำหรับวันหยุด

ลองมาติดตามพร้อมกับราเชลขณะที่เธอเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับวันหยุดสิบวัน

ราเชลจัดการการสื่อสารและการประสานงานสำหรับโครงการที่แยกต่างหากห้าโครงการเธอเป็นสมาชิกของรายชื่อผู้รับจดหมายที่แตกต่างกันยี่สิบรายการและเธอยังได้รับข้อความอีเมลส่วนตัวจำนวนเล็กน้อยในแต่ละวัน

ในขณะที่ราเชลไม่อยู่ที่สำนักงานเชสเตอร์จะเป็นจุดหลักของที่ติดต่อสำหรับสามของโครงการของเธอและ Cheryl จะจัดการกับอีกสองคน

ครั้งสุดท้ายที่ราเชลไปในวันหยุดเธอตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของเธอเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าเธอจะกลับมาในสิบวันแต่เธอไม่ได้ทำอะไรอีก เมื่อเธอส่งกลับกล่องจดหมายเข้าของเธอได้รับการเติบโตจากข้อความ๕๐ไปยังข้อความ๕๐๐

เวลานี้การใช้งานของราเชลเป็นเวลาสองสามนาทีก่อนที่เธอจะออกจากฟีเจอร์ที่สำคัญของ Outlook หลายรายการเพื่อช่วยให้เธอกลับมาจากความเครียดวันหยุดฟรี

ราเชลรู้ว่าการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสามารถมุ่งหน้าไปที่คำถามและความสับสนสำหรับเพื่อนร่วมงานของเธอได้อย่างมาก เนื่องจากเธอมี Microsoft 365 เธอเลือกไฟล์> การตอบกลับอัตโนมัติและพิมพ์ข้อความต่อไปนี้

สูง

ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานระหว่างวันที่1พฤษภาคม๒๐๑๙และ10พฤษภาคม๒๐๑๙ ฉันจะไม่ตรวจสอบอีเมลในขณะที่ฉันหายไป

สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการใช้งาน Tailspin, เครื่องดื่มกาแฟที่สี่และของเล่นของเล่นโปรดติดต่อเชสเตอร์ Beane

สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับโครงการ Northwind ให้ติดต่อ Cheryl หนาม 

—ราเชล

เธอสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของเธอเมื่อต้องการเปิดใช้งานวันที่เธอทิ้งและปิดวันที่เธอส่งกลับ นี่คือขั้นตอนที่ดี1 อย่างไรก็ตามราเชลรู้ว่า Outlook มีฟีเจอร์อื่นๆที่เธอสามารถใช้เพื่อช่วยเธอให้กล่องจดหมายเข้าของเธออยู่ภายใต้การควบคุมได้

เมื่อต้องการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณเองให้ดูที่ส่งการตอบกลับอัตโนมัติไม่อยู่ที่สำนักงานจาก Outlook

ในตอนนี้ราเชลสามารถย้ายไปยังขั้นตอนที่ 2: การสร้างกฎได้

กฎเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการข้อความของคุณทั้งเมื่อคุณอยู่ที่สำนักงานและไม่อยู่ที่สำนักงาน ฟีเจอร์การตอบกลับอัตโนมัติมีกฎที่มีอยู่แล้วภายในของตัวเองที่จะเปิดใช้งานเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานเท่านั้น 

คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อจัดการอีเมลของคุณได้

จากกล่องโต้ตอบกฎที่ด้านล่างของหน้าต่างการตอบกลับอัตโนมัติราเชลจะเลือกเพิ่มกฎ

จากนั้นเธอจะเพิ่มadvertisements@contoso.comลงในเขตข้อมูลจาก เธอได้รับข้อความรายวันจากที่อยู่นี้ที่มีข้อมูลที่สำคัญเวลาที่เธอไม่จำเป็นต้องใช้เมื่อเธอส่งกลับจากวันหยุดของเธอ

ในส่วนดำเนินการการกระทำเหล่านี้ราเชลจะทำเครื่องหมายในกล่องเพื่อลบข้อความทั้งหมดจากที่อยู่อีเมลนั้น เธอสามารถสร้างกฎหลายกฎที่ย้ายหรือลบหรือส่งต่อข้อความไปยังบุคคลอื่นในองค์กรของเธอโดยยึดตามคำในหัวข้อหรือเนื้อหาของข้อความหรือบุคคลที่ส่งข้อความถึงหรือได้รับ 

เมื่อเธอสร้างกฎเสร็จแล้วเธอสามารถบันทึกการตอบกลับอัตโนมัติของเธอและออกจากวันหยุดพักผ่อนของเธอได้รู้ว่าจำนวนอีเมลของเธอจะถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติและกลุ่มอื่นจะถูกลบออกอย่างสมบูรณ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มกฎให้ดูที่จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎ

หลังวันหยุด

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ได้จัดระเบียบเป็นราเชลก่อนที่คุณจะทิ้งในวันหยุด

ลองมาติดตามเนลสันขณะที่เขาพยายามจัดการกับกล่องขาเข้าที่โอเวอร์โหลดหลังจากวันหยุดสิบวัน เนลสันได้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติแต่เขาไม่ได้ให้เพื่อนร่วมงานของเขาคำแนะนำในขณะที่เขาหายไป

เมื่อเนลสันส่งกลับจากวันหยุดของเขาเขามีข้อความ๑๒๔๓ในกล่องจดหมายเข้าของเขา โชคดีที่เนลสันมี Outlook เป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของเขาเพื่อให้เขาสามารถเรียงลำดับกรองและจัดการกับข้อความเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยใช้ฟีเจอร์ Outlook ที่สำคัญบางประการ

ขั้นแรกเนลสันจะเรียงลำดับข้อความของเขาตามลำดับความสำคัญ ซึ่งจะเป็นการจัดเก็บข้อความที่มีลำดับความสำคัญสูงทั้งหมด—ผู้ที่เขาจะต้องจัดการอย่างรวดเร็วที่ด้านบนของกล่องจดหมายเข้าของเขา

เรียงลำดับข้อความของคุณตามความสำคัญ

เมื่อต้องการทำเช่นนี้เขาเลือกตามวันที่แบบหล่นลงที่ด้านบนของรายการข้อความของเขาและเลือกความสำคัญ ซึ่งจะเป็นการจัดเรียงกล่องจดหมายเข้าของเขาให้กับเขา

ในตอนนี้เนลสันสามารถใช้เวลาสิบห้านาทีในการตอบรับข้อความที่มีความสำคัญสูงแล้วไฟล์เหล่านั้นลงในโฟลเดอร์แล้วเปลี่ยนลำดับการจัดเรียงโดยการคลิกที่เมนูดรอปดาวน์อีกครั้งและเลือกต่ำที่ด้านบนเพื่อนำข้อความที่มีความสำคัญต่ำไปยังด้านบนของรายการข้อความของเขา ข้อความเหล่านี้จะได้รับเฉพาะการสแกนอย่างรวดเร็วและเขาจะลบทั้งหมดออกแล้วแต่อย่างใดอย่างหนึ่ง คำเชิญรับประทานอาหารกลางวันการแจ้งเตือนการเจาะไฟและคำเตือนเกี่ยวกับการดับไฟฟ้าสามวันที่แล้วไม่ใช่ข้อความที่เขาต้องการตอบกลับ

ในตอนนี้เขาจะดูแลข้อความอีเมลที่สำคัญที่สุด, เนลสันสามารถใช้ตัวกรองที่มีอยู่แล้วภายใน Outlook หนึ่งรายการสำหรับ@mentions การใช้เมนูดรอปดาวน์ตามวันที่ด้านบนขวาของรายการข้อความเขาเลือกจดหมายที่กล่าวถึง

การกล่าวถึงสามารถช่วยให้คุณกรองอีเมลของคุณได้

เนลสันรู้ว่าถ้าเขากล่าวถึงในข้อความอีเมลที่เฉพาะเจาะจงก็เป็นไปได้ว่าผู้ส่งจำเป็นต้องมีบางสิ่งบางอย่างจากเขาแทนที่จะจากหนึ่งในคนงานของเขา

มีประมาณ๕๐ของข้อความเหล่านี้และเนลสันสามารถสแกนผ่านรายการได้อย่างรวดเร็วโดยการลบบุคคลที่อาจได้รับการจัดการโดยหนึ่งในเพื่อนร่วมงานของเขาแล้วตอบสนองต่อผู้อื่น 

ถ้าคุณมีโครงการจำนวนมากอาจต้องใช้เวลามากกว่าผู้อื่น การค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่มีความสำคัญมากที่สุดเป็นอันดับแรกสามารถช่วยให้คุณอยู่ด้านบนของโครงการเหล่านี้ได้ในขณะที่บันทึกโครงการที่มีเวลาน้อยกว่าสำหรับวันอื่น

ค้นหาข้อความอีเมลของคุณ

เมื่อต้องการค้นหาข้อความที่มีวลีที่เฉพาะเจาะจงให้ใช้กล่องค้นหาที่ด้านบนสุดของรายการข้อความ Outlook ใช้เครื่องหมายอัญประกาศรอบๆวลีคำหลายคำเพื่อค้นหาเฉพาะวลีนั้นและไม่ใช่แต่ละคำภายในวลีนั้น

การจัดกลุ่มข้อความตามผู้ส่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อความที่คุณอาจสามารถลบได้อย่างรวดเร็วตัวอย่างเช่นจดหมายข่าวหรือข้อความอัตโนมัติจากบัญชีผู้ใช้ unmonitored หรือข้อความที่คุณต้องการตอบกลับในเวลาที่ต้องการตัวอย่างเช่นข้อความจากผู้ควบคุมโดยตรงของคุณ

จัดกลุ่มข้อความของคุณตามผู้ส่ง

เมื่อต้องการจัดกลุ่มข้อความของคุณตามผู้ส่งให้คลิกดรอปดาวน์ตามวันที่ที่มุมขวาบนของรายการข้อความของคุณแล้วเลือกจาก

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×