ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้

ทำการจัดการระเบียน

คุณสามารถจัดการระเบียน "ในสถานที่" ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถปล่อยให้เอกสารอยู่ในที่ตั้งปัจจุบันบนไซต์ หรือเก็บระเบียนในการเก็บถาวรที่เฉพาะเจาะจง เช่น ไซต์ศูนย์ระเบียน

ก่อนที่คุณจะปรับใช้การจัดการระเบียน เราแนะนาให้คุณสร้างแผนการจัดการระเบียนให้กับองค์กรของคุณก่อน เพื่อช่วยคุณเลือกระบบการจัดการระเบียนที่เหมาะสมให้กับองค์กรของคุณ ให้ดูที่ เลือกวิธีจัดเก็บและจัดการระเบียน

หมายเหตุ: ใน SharePoint ใน Microsoft 365 เราได้ เริ่มใช้ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลเพื่อประกาศเนื้อหาเป็นระเบียน ซึ่งจะแทนที่ความต้องใช้ศูนย์ระเบียนอย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าคุณใช้งานศูนย์ระเบียน คุณสามารถใช้ควบคู่ไปกับป้ายชื่อการเก็บข้อมูลได้ แต่มุ่งไปข้างหน้า เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการระเบียน เราขอแนะนนะให้ใช้ป้ายชื่อการเก็บข้อมูลแทนศูนย์ระเบียน

การสร้างและกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

ส่วนนี้จะให้ภาพรวมเกี่ยวกับขั้นตอนหลักๆ ที่คุณต้องใช้ในการสร้างและกําหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน คลิกลิงก์เพื่อดูแนวทางเฉพาะในแต่ละขั้นตอน

  1. สร้างไซต์ศูนย์ระเบียน โดยใช้เทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียน

  2. สร้างไลบรารีระเบียนหรือ รายการเพื่อจัดการและเก็บระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนไฟล์ของคุณ (def: แผนไฟล์อธิบายชนิดของเอกสารหรือรายการที่องค์กรยอมรับเป็นระเบียนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ซึ่งระบุที่จัดเก็บระเบียนเหล่านี้ และให้ข้อมูลที่แตกต่างจากระเบียนชนิดอื่น)

  3. เพิ่มชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง ลงในไลบรารีและรายการของคุณ

  4. สร้างและเพิ่มคอลัมน์ไซต์ ลงในชนิดเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและแสดง Metadata ของระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุในแผนไฟล์ของคุณ

  5. เพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิด เนื้อหาบนไซต์ศูนย์ระเบียน

  6. กําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกําหนดเส้นทางระเบียนแต่ละชนิดไปยังสถานที่ที่เหมาะสม

ด้านบนของหน้า

การสร้างไซต์ศูนย์ระเบียน

เราขอแนะนนะให้คุณสร้างศูนย์ระเบียนเป็นไซต์คอลเลกชันระดับบนสุด ไม่ใช่เป็นไซต์ย่อย เมื่อต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน คุณต้องเป็นสมาชิกของกลุ่ม SharePoint ผู้ดูแลระบบฟาร์ม บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานเว็บไซต์การดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint

ใน SharePoint Online คุณสามารถสร้างไซต์ศูนย์ระเบียนจากไซต์ SharePoint ระดับบนสุดของคุณ คลิก + สร้างไซต์ จากนั้นเริ่มต้นที่ขั้นตอนที่ 4 ด้านล่าง

  1. เริ่ม SharePoint 2013 หรือ 2016 Central Administration

    • For Windows Server 2008 R2:

      • คลิกเริ่มคลิกผลิตภัณฑ์ Microsoft SharePoint 2013หรือ ผลิตภัณฑ์ Microsoft SharePoint 2013แล้วคลิก การดูแลจากศูนย์กลางของSharePoint 2013หรือ การดูแลจากศูนย์กลางของSharePoint 2016

    • สWindows Server 2012:

      • บนหน้าจอ เริ่มให้คลิกการดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint 2013 หรือ การดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint 2016

        ถ้า การดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint 2013 หรือ การดูแลจากศูนย์กลางของ SharePoint 2016 ไม่ อยู่บนหน้าจอ เริ่ม ให้ต่อไปนี้

      • คลิกขวาที่ คอมพิวเตอร์คลิกแอปทั้งหมด แล้วคลิก การดูแลจากศูนย์กลางของSharePoint 2013หรือ การดูแลจากศูนย์กลางของSharePoint 2016

  2. บนเว็บไซต์การดูแลจากศูนย์กลาง ในส่วน การจัดการแอปพลิเคชัน ให้คลิก สร้างไซต์คอลเลกชัน

  3. บนหน้า สร้างไซต์คอลเลกชัน ในส่วน แอปพลิเคชัน บนเว็บ ถ้าไม่ได้เลือกแอปพลิเคชันบนเว็บที่คุณต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน ให้คลิกลูกศรลง บนเมนู แอปพลิเคชัน บนเว็บ ให้คลิกเปลี่ยนแอปพลิเคชันบนเว็บ แล้วคลิกแอปพลิเคชันบนเว็บที่คุณต้องการสร้างไซต์คอลเลกชัน

  4. ในส่วน ชื่อเรื่องและ รายละเอียด ให้พิมพ์ชื่อเรื่องและรายละเอียดเกี่ยวกับไซต์คอลเลกชัน

  5. ในส่วน ที่อยู่เว็บไซต์ ให้เลือกเส้นทางที่จะใช้กับ URL ของคุณ (ตัวอย่างเช่น เส้นทางส่วนที่รวมอักขระตัวแทน เช่น /sites/ หรือไดเรกทอรีราก (/)

    ถ้าคุณเลือกเส้นทางการรวมอักขระตัวแทน คุณยังต้องพิมพ์ชื่อไซต์เพื่อใช้ใน URL ของไซต์ของคุณ

  6. In the Template Selection section, in the Select experience version list, select the SharePoint experience version of the templates that you want to use.

    เลือกเวอร์ชันประสบการณ์การใช้งาน ถ้าคุณต้องการให้ไซต์คอลเลกชันมีลักษณะและเรียกใช้เหมือนกับไซต์คอลเลกชันใน SharePoint Server ไซต์คอลเลกชันที่ใช้ประสบการณ์การใช้งานเวอร์ชันก่อนหน้าจะเรียกใช้ใน SharePoint เวอร์ชันที่ใหม่กว่า แต่ส่วนติดต่อผู้ใช้และประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันจะแสดงเวอร์ชันก่อนหน้า ไซต์คอลเลกชันที่สามารถอัปเกรดเป็นเวอร์ชันล่าสุดได้ตลอดเวลา

  7. ในส่วนการเลือกเทมเพลต ให้เลือกแท็บองค์กร แล้วคลิกศูนย์ระเบียน

  8. ในส่วน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหลัก ให้พิมพ์ชื่อผู้ใช้ (ในฟอร์ม DOMAIN\username) ให้กับผู้ใช้ที่จะเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชัน

  9. ในส่วน ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันรอง ให้พิมพ์ชื่อผู้ใช้ของผู้ดูแลระบบรองของไซต์คอลเลกชัน การการตั้งค่าผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันรองเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้อื่นสามารถจัดการไซต์คอลเลกชันได้เมื่อไม่มีผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหลักอยู่

  10. ถ้าคุณใช้โควตาเพื่อจัดการที่เก็บข้อมูลของไซต์คอลเลกชัน ในส่วน เทมเพลตโค วตา ให้คลิกเทมเพลตในรายการ เลือกเทมเพลตโคว ตา

  11. คลิก ตกลง

สร้างไลบรารีหรือรายการเพื่อจัดการระเบียน

ไลบรารีและรายการเป็นองค์ประกอบสําคัญในการจัดการระเบียน โดยจะใช้เป็นตู้เก็บไฟล์ของระเบียนแต่ละประเภทที่คุณต้องการจัดเก็บหรือจัดการ การเชื่อมโยงชนิดเนื้อหา (อธิบายในภายหลัง) กับไลบรารีและรายการจะช่วยจัดประเภทระเบียนของคุณ เราขอแนะนนะให้คุณสร้างไลบรารีเอกสารหรือรายการหนึ่งรายการให้กับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดในแผนไฟล์ระเบียนของคุณ

การเพิ่มชนิดเนื้อหาที่มีอยู่ลงในรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี คุณจึงสามารถรายการหรือไลบรารีนั้นเพื่อรวมข้อมูลชนิดนั้นไว้ได้ เมื่อส่งระเบียนไปยังศูนย์ระเบียน ระเบียนเหล่านั้นจะถูกเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้องโดยยึดตามชนิดเนื้อหาของเอกสาร

ด้านบนของหน้า

การสร้างและเพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา

คอลัมน์ช่วยให้คุณจัดกลุ่ม จัดประเภท และติดตามระเบียนหรือรายการอื่นๆ คอลัมน์ไซต์จะกําหนดรายการของ Metadata ที่สามารถเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหา รายการ หรือไลบรารีได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์ไซต์เพื่อกําหนด "ผู้เขียน" หรือ "วันที่เสร็จสมบูรณ์" เพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในชนิดเนื้อหาให้กับระเบียนเพื่อเก็บรายการ Metadata ที่ถูกส่งไปพร้อมกับระเบียน หรือเพิ่ม Metadata เพื่อช่วยจัดการระเบียน

การสร้างคอลัมน์ของไซต์

  1. บนไซต์ศูนย์ระเบียน ให้คลิก ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

    ในกลุ่ม SharePoint ที่ เชื่อมต่อกับกลุ่มให้คลิก การตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก คอลัมน์ของไซต์

  3. บนหน้า คอลัมน์ ของไซต์ ให้คลิกสร้าง

  4. บนหน้า คอลัมน์ของไซต์ใหม่ในส่วน ชื่อและชนิดในกล่อง ชื่อคอลัมน์ ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการ

  5. เลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการจัดเก็บในคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น สกุลเงิน วันที่และเวลา หรือข้อความ

  6. ในส่วน กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มที่มีอยู่ที่จะเก็บคอลัมน์ไซต์ใหม่หรือเลือก กลุ่มใหม่ เพื่อสร้างกลุ่มใหม่เพื่อจัดเก็บคอลัมน์ กลุ่มมีวิธีการจัดระเบียบคอลัมน์และช่วยให้ค้นหาคอลัมน์ได้ง่ายขึ้น

ในส่วน การตั้งค่าคอลัมน์ เพิ่มเติม ให้เลือกการตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติมที่คุณต้องการ ตัวเลือกที่พร้อมใช้งานในส่วนนี้จะแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับชนิดของคอลัมน์ที่คุณเลือก ในส่วน ชื่อและ ชนิด ตัวอย่างเช่น ถ้าชนิดของข้อมูลที่จะเก็บไว้ในคอลัมน์คือ ตัวเลือก คุณสามารถกําหนดตัวเลือกเพื่อแจงแจงได้ ในส่วน การตั้งค่าคอลัมน์ เพิ่มเติม

  1. คลิก ตกลง

การเพิ่มคอลัมน์ของไซต์ลงในชนิดเนื้อหาให้กับระเบียน

  1. จากโฮมเพจของไซต์ ศูนย์ระเบียน ให้คลิก การตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

    ในกลุ่ม SharePoint ที่ เชื่อมต่อกับกลุ่มให้คลิก การตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

  2. ในส่วน แกลเลอรีตัวออกแบบ เว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการกําหนดค่า

  4. หลังจากที่คุณได้เลือกชนิดเนื้อหาของไซต์จากไซต์แม่หรือสร้างชนิดเนื้อหาของไซต์ใหม่บนหน้าชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เลือก ในส่วน คอลัมน์ ให้คลิก เพิ่มจากคอลัมน์ของไซต์ที่มีอยู่

  5. บนหน้า เพิ่มคอลัมน์ลงในชนิดเนื้อหา ในส่วน เลือกคอลัมน์ ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการกรอง จากรายการ เลือก คอลัมน์จาก

  6. เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเพิ่ม จากรายการ คอลัมน์ที่พร้อมใช้งาน แล้วคลิกเพิ่ม

  7. ในส่วน อัปเดตรายการ และ ชนิดเนื้อหาของ ไซต์ ให้ระบุว่าชนิดเนื้อหาของไซต์ลูกที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาของไซต์นี้จะได้รับการอัปเดตด้วยการเปลี่ยนแปลงของคุณหรือไม่

  8. หลังจากที่คุณเพิ่มคอลัมน์ที่คุณต้องการเสร็จแล้ว ให้คลิกตกลง

หมายเหตุ: ถ้าชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเลือกไม่ปรากฏเป็นลิงก์ (เป็นสีเทา) บนหน้านี้ ชนิดเนื้อหาจะเป็นของไซต์แม่ของไซต์ศูนย์ระเบียน ดังนั้น จะต้องเลือกและกําหนดค่าจากไซต์แม่ โดยคลิกที่ลิงก์ภายใต้คอลัมน์ แหล่งข้อมูล ที่อยู่ถัดจาก ชนิด เนื้อหาของไซต์สีเทาภายใต้ คอลัมน์ ชนิดเนื้อหาของ ไซต์

ด้านบนของหน้า

สร้างนโยบายการจัดการข้อมูลของระเบียน

นโยบายการจัดการข้อมูลคือชุดของกฎของชนิดเนื้อหา นโยบายการจัดการข้อมูลช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมและติดตามสิ่งต่างๆ ได้ เช่น ระยะเวลาเก็บรักษาเนื้อหา หรือการแอคชันที่ผู้ใช้จะสามารถใช้กับเนื้อหานั้น

หมายเหตุ: คุณต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของเพื่อให้ไซต์ศูนย์ระเบียนเสร็จสมบูรณ์

การเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูลลงในชนิดเนื้อหา

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถระบุนโยบายการจัดการข้อมูลของชนิดเนื้อหาหลักได้ ชนิดเนื้อหาหลักจะถูกติดตั้งเมื่อสร้างไซต์คอลเลกชัน คุณต้องสร้างชนิดเนื้อหาที่ได้จากชนิดเนื้อหาหลัก และปรับใช้นโยบายการจัดการข้อมูลกับชนิดเนื้อหาที่ได้รับ

  1. ในไซต์ ให้คลิก ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

    ในกลุ่ม SharePoint ที่ เชื่อมต่อกับกลุ่มให้คลิก การตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

  2. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ในส่วน แกลเลอรีตัวออกแบบ เว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  3. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่มนโยบายการจัดการข้อมูล

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหา ให้คลิก การตั้งค่านโยบายการจัดการข้อมูล

  5. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ให้พิมพ์รายละเอียดเกี่ยวกับนโยบาย แล้วเขียนนโยบายฉบับย่อที่อธิบายว่านโยบายมีไว้เพื่ออะไร นโยบายสามารถมีอักขระสูงสุด 512 ตัว

  6. ถัดไป คุณต้องเพิ่มฟีเจอร์นโยบายอย่างน้อยหนึ่งฟีเจอร์ลงในนโยบายการจัดการข้อมูล เมื่อคุณเปิดใช้งานฟีเจอร์ การตั้งค่าเพิ่มเติมจะถูกนําเสนอ

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายให้กับนโยบายการจัดการข้อมูล

ฟีเจอร์ของนโยบายที่คุณสามารถเพิ่มลงในนโยบายข้อมูลคือ ป้ายชื่อ การตรวจสอบ การหมดอายุ และบาร์โค้ด

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายการเก็บข้อมูลลงในนโยบายการจัดการ ข้อมูล

  1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งาน การเก็บข้อมูล

  2. คลิกเพิ่มขั้นตอนการเก็บข้อมูล แล้วเลือกตัวเลือกช่วงเวลาการเก็บข้อมูลใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ เพื่อระบุวันหมดอายุของเอกสาร เมื่อต้องการตั้งค่าวันหมดอายุโดยยึดตามคุณสมบัติวันที่ ให้เลือก ขั้นตอนนี้จะยึดตามคุณสมบัติวันที่บนรายการ แล้วเลือกการแอคชัน(สร้างแล้ว หรือ ปรับเปลี่ยน)และช่วงเวลา (วัน เดือน หรือปี)

  3. พิมพ์ค่าในกล่องระหว่างรายการเพื่อระบุช่วงเวลา

  4. เลือกการแอคชันที่ควรเกิดขึ้นเมื่อเอกสารหมดอายุ

  5. ถ้าคุณต้องการให้การแอคชันที่เลือกทําซ้ํา ให้เลือกกล่อง กาเครื่องหมายในส่วน กิจวัตร แล้วเลือกช่วงกิจวัตร

  6. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายการตรวจสอบลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน การตรวจสอบ ให้เลือก เปิดใช้งานการตรวจสอบ แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากเหตุการณ์ที่คุณต้องการเก็บบันทึกการตรวจสอบ

  2. คลิก ตกลง

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการดูบันทึกการตรวจสอบ บนหน้า การตั้งค่าไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก รายงานบันทึกการตรวจสอบ แล้วเลือกรายงานเพื่อดู

การเพิ่มคุณลักษณะนโยบายบาร์โค้ดลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วนบาร์โค้ดให้เลือกเปิดใช้งานบาร์โค้ด

  2. เลือก พร้อมท์ผู้ใช้เพื่อแทรกบาร์โค้ด... ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้แทรกบาร์โค้ดลงในเอกสารของตนแอปพลิเคชันไคลเอ็นต์ของ Office

เพิ่มฟีเจอร์นโยบายป้ายชื่อลงในนโยบายการจัดการข้อมูล

  1. บนหน้า แก้ไขนโยบาย ในส่วน ป้ายชื่อ ให้เลือกกล่อง กาเครื่องหมาย เปิดใช้งาน ป้ายชื่อ

  2. เมื่อต้องการให้ผู้ใช้ต้องแทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์เอกสาร ให้เลือก พร้อมท์ผู้ใช้เพื่อแทรกป้ายชื่อก่อนบันทึกหรือพิมพ์

  3. เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ป้ายชื่อถูกเปลี่ยนแปลงหลังจากที่ป้ายชื่อถูกเพิ่ม ให้เลือก ป้องกันการเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อหลังจากที่ป้ายชื่อถูกเพิ่ม

  4. ในกล่อง รูปแบบ ป้ายชื่อ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏบนป้ายชื่อ คุณสามารถใช้การผสมกันของคุณสมบัติข้อความหรือเอกสารคงที่ ยกเว้นคุณสมบัติที่คํานวณหรือที่มีอยู่แล้วภายใน เช่น ตัวระบุที่ไม่ซ้กกันส่วนกลาง (GUID) หรือ สร้างโดย เมื่อต้องการเริ่มบรรทัดใหม่ ให้ใช้ \nล\n ดับอักขระ

  5. เลือกฟอนต์ ขนาดฟอนต์ สไตล์ฟอนต์ และเหตุผลของข้อความป้ายชื่อ

  6. พิมพ์ความสูงของป้ายผนึกเป็นนิ้ว ในกล่อง ความสูง และความกว้างของป้ายผนึกเป็นนิ้ว ในกล่อง ความกว้าง

  7. คลิกรีเฟรช เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงของคุณ

  8. คลิก ตกลง

การกําหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่

เมื่อคุณใช้ศูนย์ระเบียน คุณอยู่ในที่เก็บที่ถูกล็อกและสามารถใช้การดําเนินการ ส่งไปยัง เพื่อรับระเบียนลงในที่เก็บนั้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปิดใช้งานไซต์ใดๆ ก็ตามในการจัดการระเบียนที่มีอยู่สามารถกําหนดค่าเป็นระบบการจัดการระเบียนได้ ในระบบชนิดนี้ ไม่เหมือนกับศูนย์ระเบียน คุณสามารถจัดเก็บระเบียนพร้อมกับเอกสารที่ใช้งานอยู่ในพื้นที่การร่วมมือกันได้ ประโยชน์เพิ่มเติมบางอย่างของการใช้ระบบการจัดการระเบียนที่มีอยู่ ได้แก่

  • ระเบียนสามารถมีและจัดการได้ในหลายไซต์

  • เมื่อเปิดใช้งานการเวอร์ชัน ระเบียนเวอร์ชันเพิ่มเติมใหม่อาจถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

  • การค้นหา eDiscovery สามารถถูกประมวลผลกับทั้งระเบียนและเอกสารที่ใช้งานอยู่ในเวลาเดียวกัน

  • ควบคุมสิ่งที่บันทึกอยู่ในองค์กรของคุณได้กว้างขึ้นและใครสามารถสร้างระเบียนได้

มีสามขั้นตอนหลักในการกําหนดค่าการจัดการระเบียนที่มีอยู่:

  1. เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  2. กําหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  3. กําหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารี

    หมายเหตุ: คุณต้องเป็นผู้สนับสนุนรายการหรือผู้ดูแลระบบจึงจะสามารถประกาศข้อมูลเป็นระเบียนด้วยตนเองได้

ด้านบนของหน้า

เปิดใช้งานการจัดการระเบียนที่มีอยู่ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

ขั้นตอนแรกในการกําหนดค่าระบบการจัดการระเบียนที่มีอยู่คือการเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่ระดับไซต์คอลเลกชัน การเปิดใช้งานฟีเจอร์จะเปิดใช้งานสั่ง Declar1/Undeclared Record บน Ribbon

หมายเหตุ: คุณต้องเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจึงจะสามารถจัดการงานนี้ได้

  1. ที่ระดับบนสุดของไซต์ส่วนใหญ่ ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

    ในกลุ่ม SharePoint ที่ เชื่อมต่อกับกลุ่มให้คลิก การตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิก ฟีเจอร์ของไซต์คอลเลกชัน

  3. ถัดจากการจัดการระเบียนที่มีอยู่ให้คลิกเปิดใช้งาน

การกําหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับไซต์คอลเลกชัน

  1. ที่ระดับบนสุดของไซต์ส่วนใหญ่ ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่า แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

    ในกลุ่ม SharePoint ที่ เชื่อมต่อกับกลุ่มให้คลิก การตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้วคลิก การตั้งค่าไซต์

  2. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชันให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน

  3. บนหน้า การตั้งค่าการประกาศระเบียน ถ้าคุณต้องการวางข้อจํากัดเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถถูกประกาศเป็นระเบียน ให้เลือกหนึ่งในตัวเลือกในส่วน ข้อจํากัด ระเบียน

  4. ในส่วน ความพร้อมใช้งานการประกาศ ระเบียน ให้เลือกว่าควรจะมีการประกาศระเบียนด้วยตนเองในรายการและไลบรารีตามค่าเริ่มต้นหรือไม่ ถ้าคุณเลือกตัวเลือกไม่พร้อมใช้งานในทุกสถานที่ตามค่าเริ่มต้น ระเบียนจะสามารถ ประกาศผ่านนโยบายหรือเวิร์กโฟลว์เท่านั้น

  5. ในส่วน บทบาท การประกาศ ให้เลือกบทบาทที่สามารถประกาศและยกเลิกการประกาศระเบียนด้วยตนเอง

  6. เลือก ตกลง

การกําหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียนที่ระดับรายการหรือไลบรารี

คุณสามารถควบคุมที่ที่สามารถประกาศรายการเป็นระเบียนได้โดยการกําหนดค่าการประกาศระเบียนของรายการหรือไลบรารี เมื่อกําหนดค่ารายการหรือไลบรารีเพื่อการประกาศระเบียน คุณสามารถประกาศข้อมูลเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติเมื่อรายการหรือไลบรารีถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีได้

  1. จากรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการกําหนดค่าการตั้งค่าการประกาศระเบียน ให้คลิกแท็บไลบรารี หรือ รายการ บนRibbon แล้วคลิกการตั้งค่าไลบรารีหรือ การตั้งค่ารายการ

    ใน SharePoint Onlineให้คลิก ปุ่ม การตั้งค่า Office 365 การตั้งค่า แล้วคลิกการตั้งค่ารายการหรือ การตั้งค่าไลบรารี

  2. ภายใต้หน้า การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร/รายการ ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการให้คลิก การตั้งค่าการประกาศระเบียน

  3. ในส่วน ความพร้อมใช้งาน การประกาศระเบียน ด้วยตนเอง ให้เลือก

  4. คุณต้องการให้รายการหรือไลบรารีใช้การตั้งค่าการประกาศระเบียนเริ่มต้นที่ไซต์คอลเลกชันใช้หรือไม่

  5. ผู้ใช้ควรได้รับอนุญาตให้ประกาศข้อมูลเป็นระเบียนของรายการหรือไลบรารีด้วยตนเองเสมอหรือไม่ หรือ

  6. ผู้ใช้จะประกาศระเบียนภายในรายการหรือไลบรารีด้วยตนเองได้ด้วยตนเองหรือไม่

  7. ในส่วน การประกาศ อัตโนมัติ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการให้รายการทั้งหมดที่ถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีได้รับการประกาศเป็นระเบียนโดยอัตโนมัติ

  8. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×