ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้
นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในไฟล์ข้อความ

นำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในไฟล์ข้อความ

คุณสามารถนำข้อมูลมาจากไฟล์ข้อความไปยัง Access ได้ด้วยสองวิธี ถ้าคุณต้องการสำเนาข้อมูลที่คุณสามารถแก้ไขได้ภายใน Access ให้นำเข้าไฟล์ลงในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่โดยใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ถ้าคุณต้องการดูข้อมูลต้นฉบับล่าสุดภายใน Access เพื่อการตั้งคำถามและการรายงานที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น ให้สร้างลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความในฐานข้อมูลของคุณโดยใช้ตัวช่วยสร้างการลิงก์ข้อความ

บทความนี้จะอธิบายวิธีการนำเข้าและลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความโดยใช้ตัวช่วยสร้างเหล่านี้

ในบทความนี้

เกี่ยวกับไฟล์ข้อความและรูปแบบที่ได้รับการสนับสนุน

ไฟล์ข้อความที่มีอักขระที่อ่านได้ที่ไม่จัดรูปแบบ เช่น ตัวอักษรและตัวเลข และอักขระพิเศษ เช่น แท็บ ตัวดึงข้อมูลบรรทัดและค่าขนส่งกลับ Access จะสนับสนุนนามสกุลของชื่อไฟล์ต่อไปนี้ — .txt, .csv, .asc และ .tab

ถ้าต้องการใช้ไฟล์ข้อความเป็นไฟล์ต้นฉบับสำหรับการนำเข้าหรือลิงก์เนื้อหาของไฟล์ต้องถูกจัดระเรียบในแบบที่ให้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าและการลิงก์สามารถแบ่งเนื้อหาออกเป็นชุดระเบียน (แถว) และแต่ละระเบียนเป็นชุดของเขตข้อมูล (คอลัมน์) ได้ ไฟล์ข้อความที่ถูกจัดระเบียบได้อย่างเหมาะสมแล้ว จะอยู่ในชนิดใดชนิดหนึ่งในสองชนิดนี้:

  • ไฟล์ที่ใช้ตัวคั่น ให้ทำดังนี้    ในไฟล์ที่ใช้ตัวคั่น แต่ละระเบียนจะปรากฏบนบรรทัดที่แยกต่างหากกัน และเขตข้อมูลจะถูกแยกโดยอักขระเดี่ยวที่เรียกว่าตัวคั่น ตัวคั่นสามารถเป็นอักขระใดก็ได้ที่จะไม่ปรากฏในค่าเขตข้อมูล เช่น แท็บ เครื่องหมายอัฒภาค เครื่องหมายจุลภาค ช่องว่าง และอื่นๆ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของข้อความที่ใช้เครื่องหมายจุลภาคคั่น

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
    
  • ไฟล์ที่มีความกว้างคงที่    ในไฟล์ที่มีความกว้างคงที่ แต่ละระเบียนจะปรากฏบนบรรทัดที่แยกต่างหากกัน และความกว้างของแต่ละเขตข้อมูลจะคงที่ทุกระเบียน ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลแรกของทุกระเบียนจะมีความยาวเจ็ดอักขระเสมอ เขตข้อมูลที่สองของทุกระเบียนจะมีความยาว 12 อักขระเสมอ เป็นต้น ถ้าความยาวจริงของค่าเขตข้อมูลมีความแตกต่างกันในแต่ละระเบียน ค่าที่มีความกว้างน้อยกว่าที่กำหนดจะถูกเติมด้วยอักขระช่องว่างต่อท้าย ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของข้อความที่มีความกว้างคงที่

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
    3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
    4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
    5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
    6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
    7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
    8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
    9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
    10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
    11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
    12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
    13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
    

ด้านบนของหน้า

นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความ

ถ้าเป้าหมายของคุณคือการเก็บข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดที่อยู่ในไฟล์ข้อความในฐานข้อมูล Access คุณควรนำเข้าเนื้อหาของไฟล์ลงในตารางใหม่หรือผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่ คุณสามารถดูและแก้ไขข้อมูลที่นำเข้า และการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับข้อมูลจะไม่มีผลกับไฟล์ข้อความต้นฉบับ

ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุวิธีการจัดระเบียบไฟล์ต้นฉบับ และระบุว่าคุณต้องการสร้างตารางใหม่หรือผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่

เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับตารางหรือการจัดโครงสร้างฐานข้อมูล ให้ดูบทความ สร้างตารางในฐานข้อมูล หรือ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

ที่ส่วนท้ายของการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถเลือกบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าเป็นข้อมูลจำเพาะ ข้อมูลจำเพาะของการนำเข้าจะช่วยให้คุณทำซ้ำการดำเนินการในภายหลังโดยไม่ต้องทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความทุกครั้ง

สถานการณ์สมมติทั่วไปในการนำเข้าไฟล์ข้อความลงใน Access

โดยปกติ คุณจะนำเข้าข้อมูลข้อความลงใน Access ด้วยสาเหตุเหล่านี้:

  • ข้อมูลบางอย่างอยู่ในรูปแบบที่ Access ไม่สามารถระบุได้ และคุณต้องการใช้ข้อมูลนั้นในฐานข้อมูลของคุณ คุณสามารถส่งออกข้อมูลต้นฉับเป็นไฟล์ข้อความ แล้วนำเข้าเนื้อหาของไฟล์ข้อความลงในตาราง Access

  • คุณใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ แต่คุณได้รับข้อมูลในรูปแบบข้อความจากผู้ใช้โปรแกรมอื่นเป็นประจำ คุณนำเข้าข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ และคุณต้องการใช้กระบวนการการนำเข้าเพื่อประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงาน

หมายเหตุ: เมื่อคุณเปิดไฟล์ข้อความใน Access (โดยการเปลี่ยนกล่องรายการ ชนิดไฟล์ เป็น ไฟล์ทั้งหมด ในกล่องโต้ตอบ เปิด แล้วเลือกไฟล์ข้อความของคุณ) Access จะเริ่มตัวช่วยสร้างการลิงก์ข้อความ ซึ่งทำให้คุณสามารถสร้างลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความแทนที่จะนำเข้าเนื้อหา การลิงก์ไปยังไฟล์จะแตกต่างจากการนำเข้าเนื้อหา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ ให้ดูส่วน ลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ ในบทความนี้

เตรียมไฟล์ต้นฉบับ

  1. เปิดไฟล์ข้อความต้นฉบับในตัวแก้ไขข้อความ เช่น Notepad

    หมายเหตุ: คุณสามารถนำเข้าได้เพียงหนึ่งไฟล์ข้อความระหว่างการดำเนินการนำเข้า เมื่อต้องการนำเข้าหลายไฟล์ ให้ทำซ้ำการดำเนินการนำเข้าสำหรับแต่ละไฟล์

  2. ตรวจทานเนื้อหาของไฟล์ข้อความต้นฉบับและทำตามคำอธิบายในตารางนี้

    องค์ประกอบ

    คำอธิบาย

    ใช้ตัวคั่นหรือความกว้างคงที่

    ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเท่านั้น ถ้าไฟล์ใช้ตัวคั่น ให้ระบุตัวคั่น ถ้าไฟล์มีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเขตข้อมูลมีความกว้างของทุกระเบียนเท่ากัน

    ตัวระบุข้อความ

    ไฟล์ที่ใช้ตัวคั่นบางไฟล์อาจมีค่าเขตข้อมูลที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่ ตามที่แสดงไว้ที่นี่:

    • "เปรมวดี อรพรรณ",25,4/5/2017,"กรุงเทพ"

    • "วิโรจน์ เพชรเด่นลาภ",27,2018,"นนทบุรี"

    อักขระที่อยู่ในค่าเขตข้อมูลจะเรียกว่าตัวระบุข้อความ ไม่จำเป็นต้องใช้ตัวระบุข้อความ แต่จะจำเป็นถ้าอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เป็นจริง:

    • ตัวคั่นเขตข้อมูลปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของค่าเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าเครื่องหมายจุลภาคถูกใช้เป็นตัวคั่นเขตข้อมูล และ กรุงเทพ, นนทบุรี เป็นค่าเขตข้อมูลที่ถูกต้อง คุณต้องใส่ตัวคั่นคู่ให้กับค่า เช่นนี้ "กรุงเทพ, นนทบุรี"

    • คุณต้องการให้ Access ดำเนินการกับค่าที่ไม่ใช่ข้อความ เช่น 0452934 และ 0034539 เป็นค่าข้อความ และเก็บค่านั้นไว้ในเขตข้อมูลข้อความ

    ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุว่าไฟล์ใช้ตัวระบุหรือไม่ และถ้าใช้ ให้ระบุอักขระที่ทำหน้าที่เป็นตัวระบุ

    ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ตัวระบุข้อความเดียวกันตลอดทั้งไฟล์ และมีเพียงค่าข้อความอยู่ภายในตัวระบุ

    จำนวนของเขตข้อมูล

    จำนวนของเขตข้อมูลต้นฉบับจะต้องไม่มากกว่า 255 เนื่องจาก Access ไม่สามารถรองรับเขตข้อมูลในตารางได้มากกว่า 255 เขตข้อมูล

    การข้ามระเบียนและค่า

    ถ้าคุณสนใจเฉพาะบางส่วนของไฟล์ข้อความ ให้แก้ไขไฟล์ต้นฉบับก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า คุณไม่สามารถข้ามระเบียนระหว่างการนำเข้าได้

    ถ้าคุณกำลังเพิ่มข้อมูลลงในตารางใหม่ คุณสามารถข้ามบางเขตข้อมูล แต่ตัวเลือกนี้จะไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณกำลังผนวกเนื้อหาลงในตารางที่มีอยู่ เมื่อคุณผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่ โครงสร้างของข้อมูลต้นฉบับต้องตรงกับโครงสร้างของตารางปลายทาง กล่าวคือ ข้อมูลต้นฉบับต้องมีจำนวนคอลัมน์เท่ากับตารางปลายทาง และชนิดข้อมูลของข้อมูลต้นฉบับต้องตรงกับชนิดข้อมูลของตารางปลายทาง

    บรรทัดและเขตข้อมูลว่าง

    ลบบรรทัดที่ไม่จำเป็นทั้งหมดในไฟล์ ถ้ามีเขตข้อมูลว่าง ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่ขาดไป ถ้าคุณกำลังวางแผนที่จะผนวกระเบียนไปยังตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางยอมรับค่า Null เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติของเขตข้อมูล จำเป็น ถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้

    อักขระส่วนเกิน

    รีวิวและเอาอักขระส่วนเกินออก เช่น แท็บ อักขระเลื่อน และอักขระขึ้นบรรทัดใหม่

    ชนิดข้อมูล

    เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดระหว่างการนำเข้า ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเขตข้อมูลต้นฉบับมีชนิดข้อมูลเดียวกันในทุกบรรทัด Access จะตรวจสอบแถว 25 แถวแรกของไฟล์เพื่อกำหนดชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตาราง เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวต้นฉบับ 25 แถวแรกมีชนิดข้อมูลที่ไม่ผสมกันในเขตข้อมูลใดๆ นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าที่ไม่ใช่ข้อความที่ถูกระบุเป็นค่าข้อความอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่

    ถ้าไฟล์ต้นฉบับมีค่าที่ผสมกันในแถวที่อยู่หลังจากแถวที่ 25 การดำเนินการนำเข้าอาจข้ามค่าเหล่านั้นหรือแปลงค่าอย่างไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลการแก้ไขปัญหา ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้องในตารางที่นำเข้า ในบทความนี้

    ชื่อเขตข้อมูล

    สำหรับไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น ถ้าไฟล์ไม่มีชื่อของเขตข้อมูล คุณควรใส่ชื่อไว้ในแถวแรก ระหว่างการดำเนินการนำเข้า คุณสามารถระบุให้ Access ใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล เมื่อคุณนำเข้าไฟล์ข้อความที่มีความกว้างคงที่ Access จะไม่ให้คุณเลือกใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล

    หมายเหตุ: เมื่อคุณผนวกไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่นเข้ากับตารางที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อของแต่ละคอลัมน์ตรงกับชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน ถ้าชื่อของคอลัมน์ต่างจากชื่อของเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง การดำเนินการนำเข้าล้มเหลว เมื่อต้องการค้นหาชื่อของเขตข้อมูล ให้เปิดตารางปลายทางในมุมมองออกแบบ

  3. ปิดไฟล์ต้นฉบับถ้าเปิดอยู่ การเปิดไฟล์ต้นฉบับทิ้งไว้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูลระหว่างการดำเนินการนำเข้า

เริ่มขั้นตอนการนำเข้าใน Access

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่จัดเก็บข้อมูลที่นำเข้า ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า

  2. ก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า ให้ตัดสินใจเลือกว่าคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในตารางใหม่หรือตารางที่มีอยู่

    • สร้างตารางใหม่    ถ้าคุณเลือกที่จะเก็บข้อมูลไว้ในตารางใหม่ Access จะสร้างตารางและเพิ่มข้อมูลที่นำเข้าไว้ในตาราง ถ้ามีตารางซึ่งมีชื่อที่ระบุอยู่แล้ว Access จะเขียนทับเนื้อหาของตารางด้วยข้อมูลที่นำเข้า

    • ผนวกกับตารางที่มีอยู่    ถ้าคุณกำลังเพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ กระบวนการนำเข้าจะผนวกข้อมูลกับตารางที่ระบุ

      เมื่อคุณดำเนินการ โปรดจำไว้ว่าการดำเนินการผนวกส่วนใหญ่ล้มเหลว เนื่องจากข้อมูลต้นฉบับไม่ตรงกับการตั้งค่าโครงสร้างและการตั้งค่าเขตข้อมูลของตารางปลายทาง เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้เปิดตารางในมุมมองออกแบบและตรวจทานข้อมูลต่อไปนี้

      • แถวแรก    ถ้าแถวแรกของไฟล์ข้อความต้นฉบับไม่มีชื่อเขตข้อมูล ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ตรงกับเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องในตาราง สำหรับไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น ถ้าแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ลำดับของคอลัมน์และเขตข้อมูลไม่จำเป็นต้องตรงกัน แต่ชื่อและชนิดข้อมูลของแต่ละคอลัมน์ต้องตรงกับเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณนำเข้าไฟล์ข้อความที่มีความกว้างคงที่ Access จะไม่ให้คุณเลือกใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล

      • เขตข้อมูลที่หายไปหรือเขตข้อมูลที่เกินมา    ถ้าเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลไม่อยู่ในตารางปลายทาง ให้เพิ่มเขตข้อมูลก่อนที่คุณจะเริ่มการดำเนินการนำเข้า อย่างไรก็ตาม ถ้าตารางปลายทางมีเขตข้อมูลที่ไม่มีอยู่ในไฟล์ต้นฉบับ คุณไม่จำเป็นต้องลบเขตข้อมูลเหล่านั้นออกจากตารางถ้าเขตข้อมูลยอมรับค่า Null

        เคล็ดลับ: เขตข้อมูลจะยอมรับค่า Null ถ้าคุณสมบัติเขตข้อมูลที่จำเป็นถูกตั้งค่าเป็น ไม่ใช่ และการตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ไม่ได้ป้องกันค่า Null ไว้

      • คีย์หลัก    ถ้าตารางมีเขตข้อมูลคีย์หลัก ไฟล์ต้นฉบับจะต้องมีคอลัมน์หนึ่งที่มีค่าซึ่งเข้ากันได้กับเขตข้อมูลคีย์หลักนั้น นอกจากนี้ ค่าคีย์ที่นำเข้าจะต้องไม่ซ้ำกัน ถ้าระเบียนที่นำเข้ามีค่าคีย์หลักที่มีอยู่แล้วในตารางปลายทาง การดำเนินการนำเข้าจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณต้องแก้ไขข้อมูลต้นฉบับเพื่อให้มีคีย์ที่ไม่ซ้ำกัน แล้วเริ่มการดำเนินการนำเข้าใหม่อีกครั้ง

      • เขตข้อมูลที่ทำดัชนี    ถ้าคุณสมบัติ ดัชนี ของเขตข้อมูลในตารางถูกตั้งค่าเป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในไฟล์ข้อความต้นฉบับต้องมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน

  3. ตำแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างการนำส่งออก/ลิงก์จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชันของ Access ของคุณ:

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access หรือ Access 2019 เวอร์ชันล่าสุดของการสมัครใช้งาน Microsoft 365 บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มนำเข้าและลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูลใหม่ > จากไฟล์ > ไฟล์ข้อความ

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2016, Access, 2013 หรือ Access 2010 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ คลิก ไฟล์ข้อความ

  4. Access เปิดกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก – ไฟล์​​ข้อความ

    เลือกเพื่อนำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ

  5. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลจากภายนอก - ไฟล์ข้อความ ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อของไฟล์ต้นฉบับ

  6. ระบุวิธีการที่คุณจะเก็บข้อมูลที่นำเข้า

    • เมื่อต้องการเก็บข้อมูลในตารางใหม่ ให้เลือก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ตั้งชื่อตารางนี้ในภายหลัง

    • เมื่อต้องการผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ให้เลือก ผนวกสำเนาของระเบียนไปยังตาราง แล้วเลือกตารางจากรายการดรอปดาวน์

      หมายเหตุ: เมื่อต้องการลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลด้วยการสร้างตารางที่ลิงก์ ให้ดูในส่วน ลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ ต่อไปในบทความนี้

  7. คลิก ตกลง

    Access จะตรวจสอบเนื้อหาของไฟล์และแนะนำวิธีการที่ควรใช้จัดระเบียบไฟล์ ถ้าไฟล์ใช้ตัวคั่นในการแยกเขตข้อมูล ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือก ถูกคั่น ไว้แล้ว ถ้าไฟล์มีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกตัวเลือก ความกว้างคงที่ ไว้แล้ว ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าคุณมีเขตข้อมูลความกว้างคงที่หรือเขตข้อมูลที่ใช้ตัวคั่น ให้ดูส่วนก่อนหน้า เตรียมไฟล์ต้นฉบับ

    หมายเหตุ: ถ้าไฟล์ข้อความต้นฉบับมีแท็บหรืออักขระพิเศษอื่นๆ จะถูกแสดงในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความเป็นกล่องขนาดเล็กระหว่างคอลัมน์ของข้อมูล

  8. คลิก ถัดไป

    ข้อมูลที่ตัวช่วยสร้างแสดงจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกตัวเลือกใช้ตัวคั่น หรือตัวเลือกความกว้างคงที่

    ใช้ตัวคั่น

    เลือกหรือระบุอักขระที่คั่นค่าเขตข้อมูล - แท็บ เครื่องหมายอัฒภาค เครื่องหมายจุลภาค ช่องว่าง หรืออื่นๆ ถ้าไฟล์ใช้ตัวระบุข้อความ ในกล่อง ตัวระบุข้อความ ให้เลือกเครื่องหมายอัญประกาศคู่ (") หรือเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') ถ้าแถวแรกของไฟล์ต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แถวแรกมีชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ถัดไป

    ความกว้างคงที่

    ตัวช่วยสร้างจะแสดงเนื้อหาของไฟล์ ถ้า Access ตรวจพบโครงสร้างคอลัมน์ในข้อมูล จะวางเส้นแนวตั้งในข้อมูลเพื่อแยกเขตข้อมูล ตรวจทานโครงสร้างที่แนะนำโดยตัวช่วยสร้าง และถ้าจำเป็น ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าตัวช่วยสร้างเพื่อเพิ่ม นำออก หรือปรับเส้น แล้วคลิก ถัดไป

  9. ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูล ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 13 ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ ให้คลิก ถัดไป ในขั้นตอนนี้ คุณควรตราจทานคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่แสดงอยู่ในตัวช่วยสร้าง

    หมายเหตุ: หน้าตัวช่วยสร้างที่คุณสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้าจะไม่แสดง ถ้าคุณกำลังผนวกระเบียนลงในตารางที่มีอยู่

  10. คลิกคอลัมน์ที่ครึ่งล่างของหน้าตัวช่วยสร้างเพื่อแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่สองคล้องกัน ตรวจทานและเปลี่ยนชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทางถ้าคุณต้องการ

    Access จะตรวจสอบแถว 25 แถวแรกในแต่ละคอลัมน์เพื่อแนะนำชนิดข้อมูลเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ถ้าคุณชนิดของค่าต่างกัน เช่น ค่าข้อความและตัวเลข ในแถว 25 แถวแรกของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะแนะนำชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับค่าทั้งหมดหรือค่าส่วนใหญ่ในคอลัมน์ ในกรณีส่วนใหญ่ จะเป็นชนิดข้อมูลข้อความ แม้ว่าคุณจะสามารถเลือกชนิดข้อมูลต่างๆ ให้จำไว้ว่าค่าที่ไม่เข้ากันกับชนิดข้อมูลที่คุณเลือกจะถูกละเว้นหรือถูกแปลงอย่างไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้อง ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้องในตารางที่นำเข้า ในบทความนี้

  11. เมื่อต้องการสร้างดัชนีบนเขตข้อมูล ให้ตั้งค่า ดัชนี เป็น ใช่ เมื่อต้องการข้ามคอลัมน์ต้นฉบับทั้งหมด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่ต้องนำเข้าเขตข้อมูล (ข้าม) แล้วคลิก ถัดไป

  12. ถ้าระเบียนถูกเพิ่มลงในตารางใหม่ ตัวช่วยสร้างจะพร้อมท์ให้คุณระบุคีย์หลักสำหรับตาราง ถ้าคุณเลือก ให้ Access เพิ่มคีย์หลักให้ Access จะเพิ่มเขตข้อมูล ตัวเลขอัตโนมัติ เป็นเขตข้อมูลแรกในตารางปลายทางและจะใส่ข้อมูลลงในตารางโดยอัตโนมัติด้วย ID ที่ไม่ซ้ำกันโดยเริ่มจาก 1 คลิก ถัดไป

    หมายเหตุ: หน้าตัวช่วยสร้างที่คุณสามารถระบุข้อมูลเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้าจะไม่แสดง ถ้าคุณกำลังผนวกระเบียนลงในตารางที่มีอยู่

  13. Access จะแสดงหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ถ้าคุณกำลังนำเข้าระเบียนลงในตารางใหม่ ให้ระบุชื่อสำหรับตารางปลายทาง ในกล่อง นำเข้าไปยังตาราง ให้พิมพ์ชื่อของตาราง ถ้ามีตารางอยู่แล้ว พร้อมท์จะถามว่าต้องการเขียนทับเนื้อหาที่มีอยู่ของตารางดังกล่าวหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อทำต่อไป หรือ ไม่ เพื่อระบุชื่ออื่นสำหรับตารางปลายทาง

    ปุ่ม ขั้นสูง มีไว้ทำอะไร

    ปุ่ม ขั้นสูง ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความจะทำให้คุณสามารถสร้างหรือเปิดข้อมูลจำเพาะการนำเข้าในรูปแบบที่ใช้โดย Access เวอร์ชันก่อนหน้า เว้นแต่ว่าคุณนำเข้าข้อมูลจำเพาะจาก Access เวอร์ชันก่อนหน้า (ก่อน Access 2007) เราขอแนะนำว่าคุณไม่ควรใช้ปุ่ม ขั้นสูง ถ้าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้านี้แทน คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนนี้ในส่วนถัดไป

  14. คลิก เสร็จสิ้น เพื่อนำเข้าข้อมูล

    Access พยายามนำเข้าข้อมูล ถ้ามีข้อมูลใดก็ตามถูกนำเข้า ตัวช่วยสร้างจะแสดงกล่องโต้ตอบที่บอกสถานะของการดำเนินการนำเข้า ในทางกลับกัน ถ้าการดำเนินการล้มเหลว Access จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด เกิดข้อผิดพลาดขณะพยายามนำเข้าไฟล์

  15. เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูล เปรียบเทียบข้อมูลในตารางกับไฟล์ต้นฉบับ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ปรากฏนั้นถูกต้องแล้ว

ฉันควรทราบอะไรอีกบ้างที่เกี่ยวกับการนำเข้า

การแก้ไขปัญหาค่าที่หายไปหรือไม่ถูกต้องในตารางที่นำเข้า

ถ้าคุณเห็นข้อความ มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นขณะพยายามนำเข้าไฟล์ แสดงว่าการดำเนินการนำเข้าล้มเหลวอย่างสิ้นเชิง ในทางกลับกัน ถ้าการดำเนินการนำเข้าแสดงหน้าที่พร้อมท์ให้คุณบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ แสดงว่าการดำเนินการถูกจัดการให้นำเข้าข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนได้ ข้อความบอกสถานะยังกล่าวถึงชื่อของตารางบันทึกข้อผิดพลาดที่มีคำอธิบายเกี่ยวกับข้อผิดพลาดต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินการนำเข้า

เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องสังเกตว่า แม้ว่าข้อความบอกสถานะจะระบุว่าการดำเนินการประสบความสำเร็จแล้ว คุณควรตรวจทานเนื้อหาและโครงสร้างของตารางเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องก่อนที่จะเริ่มใช้งานตารางนั้น

เปิดตารางปลายทางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อดูว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการเพิ่มลงในตารางแล้วหรือยัง จากนั้น คุณควรเปิดตารางในมุมมองออกแบบเพื่อตรวจทานชนิดข้อมูลและการตั้งค่าคุณสมบัติอื่นของเขตข้อมูลด้วย

ตารางต่อไปนี้อธิบายขั้นตอนที่คุณสามารถใช้ในการแก้ไขค่าที่หายไปหรือค่าที่ไม่ถูกต้อง

เคล็ดลับ: ขณะที่กำลังแก้ไขปัญหา ถ้าคุณพบว่ามีค่าที่หายไปเพียงไม่กี่ค่า คุณสามารถเพิ่มค่าเหล่านั้นลงในตารางได้โดยตรงในมุมมองแผ่นข้อมูล ในทางกลับกัน ถ้าคุณพบว่าคอลัมน์ทั้งคอลัมน์หรือค่าจำนวนมากขาดหายไปหรือไม่ได้ถูกนำเข้าอย่างถูกต้อง ให้แก้ไขปัญหานั้นในไฟล์ต้นฉบับ เมื่อคุณคิดว่าคุณได้แก้ไขปัญหาที่ทราบทั้งหมดแล้ว ให้ดำเนินการนำเข้าซ้ำอีกครั้ง

ปัญหา

การแก้ปัญหา

ค่า -1 หรือ 0

ถ้าไฟล์ต้นฉบับมีเขตข้อมูลที่มีเฉพาะค่า จริงหรือเท็จ หรือเฉพาะค่า ใช่หรือไม่ใช่ และคุณเลือก ใช่/ไม่ใช่ เป็นชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล คุณจะเห็น -1 และ 0 ในตาราง เปิดตารางในมุมมองดีไซน์ แล้วตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ เป็น จริง/เท็จ หรือ ใช่/ไม่ใช่

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

Access ไม่สนับสนุนการนำเข้าค่าหลายค่าในเขตข้อมูลได้ รายการของค่าจะถือเป็นค่าเดี่ยวและถูกวางในเขตข้อมูลข้อความ ซึ่งคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

ข้อมูลถูกตัดทอน

ถ้าข้อมูลถูกตัดทอนในคอลัมน์ ให้ลองเพิ่มความกว้างของคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าการเพิ่มความกว้างไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ แสดงว่าสาเหตุอาจมาจากชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตัวเลขถูกตั้งค่าเป็น Long Integer เมื่อควรตั้งเป็น Double

ข้อมูลหายไปในคีย์หลักหรือเขตข้อมูลที่มีการทำดัชนี

ระเบียนที่คุณกำลังนำเข้ามีค่าที่ซ้ำกันซึ่งจะไม่สามารถเก็บไว้ในเขตข้อมูลคีย์หลักของตารางปลายทางหรือเขตข้อมูลที่มีการตั้งค่าคุณสมบัติ ดัชนี เป็น ใช่ (ไม่มีค่าซ้ำกัน) ในฐานข้อมูล Access ลบค่าที่ซ้ำกันในไฟล์ต้นฉบับแล้วลองนำเข้าอีกครั้ง

ค่า Null

เมื่อคุณเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณอาจพบว่าบางเขตข้อมูลว่างเปล่า ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อลดหรือลบอินสแตนซ์ใดๆ ของค่า Null ในตาราง

  • ถ้า 25 แถวแรกของต้นฉบับมีค่าของชนิดข้อมูลที่แตกต่างกัน ให้เปิดไฟล์ต้นฉบับ แล้วจัดเรียงบรรทัดใหม่ เพื่อให้มั่นใจว่า 25 แถวแรกไม่มีค่าผสมในเขตข้อมูลใดๆ แล้วลองนำเข้าอีกครั้ง

  • ใส่เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือคู่กำกับทุกค่าที่ไม่ใช่ข้อความที่คุณต้องการจัดเก็บเป็นค่าข้อความ

  • ในระหว่างการนำเข้า ให้เลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าชนิดข้อมูลไม่ถูกต้อง คุณอาจจะเห็นค่า Null หรือค่าที่ไม่ถูกต้องในทั้งคอลัมน์ได้

นอกจากนี้คุณอาจต้องการตรวจทานตารางบันทึกข้อผิดพลาด (จากหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง) ในมุมมองแผ่นข้อมูล ตารางมีสามเขตข้อมูล คือ ข้อผิดพลาด เขตข้อมูล และแถว แต่ละแถวจะมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่เฉพาะเจาะจง และเนื้อหาของเขตข้อมูลข้อผิดพลาดจะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาได้

ทำรายการสตริงข้อผิดพลาดและคำแนะนำการแก้ไขปัญหาให้สมบูรณ์

ข้อผิดพลาด

คำอธิบาย

การตัดทอนเขตข้อมูล

ค่าในไฟล์ใหญ่เกินไปสำหรับการตั้งค่าคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล สำหรับเขตข้อมูลนี้

การแปลงชนิดล้มเหลว

ค่าในไฟล์ข้อความหรือเวิร์กชีตเป็นชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องสำหรับเขตข้อมูลนี้ ค่าดังกล่าวอาจจะขาดหายหรือแสดงไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลปลายทาง ดูรายการในตารางก่อนหน้าสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขปัญหานี้

การละเมิดคีย์

ค่าคีย์หลักของระเบียนนี้เป็นค่าซ้ำ ซึ่งค่านี้จะมีอยู่แล้วในตาราง

กฎการตรวจสอบล้มเหลว

ค่าจะแบ่งชุดของกฎโดยใช้คุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ สำหรับเขตข้อมูลหรือตารางนี้

ค่า Null ในเขตข้อมูลที่จำเป็น

ไม่อนุญาตให้มีค่า Null ในเขตข้อมูลนี้ เนื่องจากคุณสมบัติที่ จำเป็น สำหรับเขตข้อมูลนี้ถูกตั้งค่าเป็น ใช่

ค่า Null ในเขตข้อมูลตัวเลขอัตโนมัติ

ข้อมูลที่คุณกำลังนำเข้ามีค่า Null ที่คุณพยายามผนวกไปยังเขตข้อมูลตัวเลขอัตโนมัติ

ระเบียนที่แยกไม่ได้

ค่าข้อความมีอักขระตัวคั่นข้อความ (ปกติเป็นเครื่องหมายอัญประกาศคู่) เมื่อใดก็ตามที่ค่ามีอักขระตัวคั่น อักขระนั้นจะต้องซ้ำกันสองครั้งในไฟล์ข้อความ ตัวอย่างเช่น

10 - 3 1/2"" ดิสก์/กล่อง

ด้านบนของหน้า

ลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ

คุณสามารถใช้การลิงก์เพื่อเชื่อมต่อกับข้อมูลในไฟล์อื่นโดยไม่ต้องนำเข้า — เมื่อทำเช่นนั้น คุณสามารถดูข้อมูลล่าสุดในทั้งโปรแกรมเดิมและไฟล์ Access โดยไม่ต้องสร้างและเก็บสำเนาไว้ใน Access ถ้าคุณไม่ต้องการคัดลอกเนื้อหาของไฟล์ข้อความลงในฐานข้อมูล Access ของคุณ แต่ยังคงต้องการเรียกใช้คิวรีและสร้างรายงานที่ยึดตามข้อมูลนั้น คุณควรลิงก์ไฟล์ข้อความแทนที่จะนำเข้า

เมื่อคุณลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ Access จะสร้างตารางใหม่ที่ลิงก์ไปยังไฟล์ต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงใดก็ตามที่คุณทำกับไฟล์ต้นฉบับจะปรากฏขึ้นในตารางที่ลิงก์ อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาของตารางที่เกี่ยวข้องใน Access ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาหรือโครงสร้างของข้อมูล คุณควรเปิดไฟล์ต้นฉบับและทำการเปลี่ยนแปลง

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สมมติทั่วไปในการลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความจากภายใน Access

  • คุณสามารถใช้โปรแกรมที่แสดงข้อมูลในรูปแบบข้อความ แต่คุณต้องการใช้ข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์และการรายงานในอนาคตโดยใช้หลายแอปพลิเคชัน หนึ่งในโปรแกรมเหล่านั้นคือ Access

  • ข้อมูลที่คุณต้องการใช้งานจะถูกเก็บไว้โดยแผนกหรือเวิร์กกรุ๊ปต่างๆ คุณต้องการดูข้อมูลล่าสุด แต่ไม่ต้องการแก้ไขหรือเก็บสำเนาไว้เอง

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณกำลังลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ

  • เมื่อคุณลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ โปรแกรม Access จะสร้างตารางขึ้นใหม่ซึ่งมักจะเรียกว่าตารางที่ลิงก์ ตารางที่ลิงก์ดังกล่าวจะแสดงข้อมูลจากไฟล์ต้นฉบับ แต่จะไม่เก็บข้อมูลในฐานข้อมูลนั้น

  • คุณไม่สามารถลิงก์ไฟล์ข้อความไปยังตารางที่มีอยู่แล้วในฐานข้อมูลได้ กล่าวคือ คุณไม่สามารถผนวกข้อมูลไปยังตารางที่มีอยู่แล้วด้วยการดำเนินการลิงก์ได้

  • ฐานข้อมูลสามารถมีตารางที่ลิงก์ได้หลายตาราง

  • การเปลี่ยนแปลงใดก็ตามที่คุณทำกับไฟล์ต้นฉบับจะปรากฏในตารางที่ลิงก์ด้วย อย่างไรก็ตามเนื้อหาและโครงสร้างของตารางที่ลิงก์ใน Access จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

  • เมื่อคุณเปิดไฟล์ข้อความใน Access โปรแกรม Access จะสร้างฐานข้อมูลเปล่าและเริ่มตัวช่วยสร้างลิงก์ข้อความโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนสำหรับการลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ

  1. ค้นหาไฟล์ข้อความ แล้วเปิดใช้โปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Word หรือ Notepad

    โปรดสังเกต่วาคุณสามารถลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความทีละหนึ่งไฟล์ระหว่างการดำเนินการลิงก์ เมื่อต้องการลิงก์หลายไฟล์ ให้ทำซ้ำการดำเนินการลิงก์สำหรับแต่ละไฟล์

  2. ตรวจทานเนื้อหาของไฟล์ต้นฉบับและทำตามคำอธิบายในตารางต่อไปนี้:

    องค์ประกอบ

    คำอธิบาย

    ใช้ตัวคั่นหรือความกว้างคงที่

    ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเท่านั้น ถ้าไฟล์ใช้ตัวคั่น ให้ระบุตัวอักขระคั่น ถ้าไฟล์มีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเขตข้อมูลมีความกว้างของทุกระเบียนเท่ากัน

    ตัวระบุข้อความ

    ไฟล์ที่ใช้ตัวคั่นบางไฟล์อาจมีค่าเขตข้อมูลที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่ ตามที่แสดงไว้ที่นี่:

    "เปรมวดี อรพรรณ",25,4/5/2017,"กรุงเทพ"

    "วิโรจน์ เพชรเด่นลาภ",27,2018,"นนทบุรี"

    อักขระที่อยู่ในค่าเขตข้อมูลจะเรียกว่าตัวระบุข้อความ ไม่จำเป็นต้องใช้ตัวระบุข้อความ แต่จะจำเป็นถ้า:

    • ตัวคั่นเขตข้อมูลปรากฏเป็นส่วนหนึ่งของค่าเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าเครื่องหมายจุลภาคถูกใช้เป็นตัวคั่นเขตข้อมูล และ กรุงเทพ, นนทบุรี เป็นค่าเขตข้อมูลที่ถูกต้อง คุณต้องใส่ตัวคั่นคู่ให้กับค่า เช่น "กรุงเทพ, นนทบุรี"

    • คุณต้องการให้ Access ดำเนินการกับค่าที่ไม่ใช่ข้อความ เช่น 0452934 และ 0034539 เป็นค่าข้อความ และเก็บค่านั้นไว้ในเขตข้อมูลข้อความ

    ระหว่างการดำเนินการลิงก์ คุณสามารถระบุว่าไฟล์ใช้ตัวระบุหรือไม่ และถ้าใช้ ให้คุณระบุอักขระที่ทำหน้าที่เป็นตัวระบุ

    ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ตัวระบุข้อความเดียวกันตลอดทั้งไฟล์ และมีเพียงค่าข้อความอยู่ภายในตัวระบุ

    จำนวนของเขตข้อมูล

    จำนวนของเขตข้อมูลต้นฉบับจะต้องไม่มากกว่า 255 เนื่องจาก Access ไม่สามารถรองรับเขตข้อมูลในตารางได้มากกว่า 255 เขตข้อมูล

    การข้ามระเบียนและเขตข้อมูล

    คุณสามารถข้ามบางเขตข้อมูล แต่คุณไม่สามารถข้ามระเบียน

    บรรทัดและเขตข้อมูลว่าง

    ลบบรรทัดว่างที่ไม่จำเป็นทั้งหมดในไฟล์ ถ้าที่เขตข้อมูลว่าง ให้ลองเพิ่มข้อมูลที่หายไปในไฟล์ต้นฉบับ

    อักขระส่วนเกิน

    รีวิวและเอาอักขระส่วนเกินออก เช่น แท็บ อักขระเลื่อน และอักขระขึ้นบรรทัดใหม่

    ชนิดข้อมูล

    เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดระหว่างการลิงก์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละเขตข้อมูลต้นฉบับมีชนิดข้อมูลเดียวกันในทุกบรรทัด Access จะตรวจสอบแถว 25 แถวแรกของไฟล์เพื่อกำหนดชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตาราง เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวต้นฉบับ 25 แถวแรกมีชนิดข้อมูลที่ไม่ผสมกันในเขตข้อมูลใดๆ นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าที่ไม่ใช่ข้อความใดก็ตามที่คูณต้องการระบุเป็นค่าข้อความอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือเครื่องหมายอัญประกาศคู่

    ถ้าไฟล์ต้นฉบับมีค่าที่ผสมกันในแถวที่อยู่หลังจากแถวที่ 25 การดำเนินการนำเข้าอาจแสดงค่าข้อผิดพลาดหรือแปลงค่าอย่างไม่ถูกต้อง สำหรับข้อมูลการแก้ไขปัญหา ให้ดูส่วน แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่ลิงก์ ในบทความนี้

    ชื่อเขตข้อมูล

    สำหรับไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น ถ้าไฟล์ไม่มีชื่อของเขตข้อมูล คุณควรใส่ชื่อไว้ในแถวแรก ระหว่างการดำเนินการลิงก์ คุณสามารถระบุให้ Access ใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณนำเข้าไฟล์ข้อความที่มีความกว้างคงที่ จะไม่มีตัวเลือกให้ใช้ค่าในแถวแรกเป็นชื่อเขตข้อมูล

  3. ถ้าไฟล์ต้นฉบับเปิดอยู่ ให้ปิดไฟล์

  4. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างลิงก์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฐานข้อมูลนั้นไม่ได้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว และคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นในการทำการเปลี่ยนแปลงไปยังฐานข้อมูล

    ถ้าคุณไม่ต้องการจัดเก็บลิงก์ในฐานข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่ของคุณ ให้สร้างฐานข้อมูลเปล่า เมื่อต้องการดำเนินการดังกล่าว:

  5. ตำแหน่งที่ตั้งของตัวช่วยสร้างการนำส่งออก/ลิงก์จะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Access ของคุณ เลือกขั้นตอนที่ตรงกับเวอร์ชันของ Access ของคุณ:

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access หรือ Access 2019 เวอร์ชันล่าสุดของการสมัครใช้งาน Microsoft 365 บนแท็บข้อมูลภายนอก ในกลุ่มนำเข้าและลิงก์ ให้คลิก แหล่งข้อมูลใหม่ > จากไฟล์ > ไฟล์ข้อความ

    • ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2016, Access, 2013 หรือ Access 2010 บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ คลิก ไฟล์ข้อความ

  6. Access เปิดกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก – ไฟล์​​ข้อความ

    เลือกเพื่อนำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความ

  7. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - ไฟล์ข้อความ ให้ระบุชื่อของไฟล์ข้อความที่มีข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์ในกล่อง ชื่อไฟล์

  8. เลือก ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก ตกลง

    ตัวช่วยลิงก์ข้อความจะเริ่มทำงาน ซึ่งตัวช่วยสร้างนี้จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการลิงก์

  9. Access จะตรวจสอบเนื้อหาของไฟล์และแนะนำวิธีการจัดระเบียบไฟล์ ถ้าไฟล์ใช้อักขระตัวคั่นเพื่อแยกเขตข้อมูล คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกตัวเลือก ใช้ตัวคั่น ไว้แล้ว ถ้าไฟล์มีเขตข้อมูลที่มีความกว้างคงที่ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเลือกตัวเลือก ความกว้างคงที่ ไว้แล้ว

  10. คลิก ถัดไป

  11. หน้าถัดไปที่ตัวช่วยสร้างแสดงจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกตัวเลือกใช้ตัวคั่น หรือตัวเลือกความกว้างคงที่

    ไฟล์ที่ใช้ตัวคั่น    เลือกหรือระบุอักขระที่คั่นค่าเขตข้อมูล ถ้าไฟล์ใช้ตัวระบุข้อความ ในกล่อง ตัวระบุข้อความ ให้เลือก หรือ ถ้าแถวแรกของไฟล์ต้นฉบับมีชื่อเขตข้อมูล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แถวแรกมีชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ถัดไป

    ไฟล์ที่มีความกว้างคงที่    ตัวช่วยสร้างแสดงเนื้อหาของไฟล์ ถ้า Access ตรวจพบโครงสร้างคอลัมน์ในข้อมูล จะวางเส้นแนวตั้งในข้อมูลเพื่อแยกเขตข้อมูล ตรวจทานโครงสร้างที่แนะนำโดยตัวช่วยสร้าง และถ้าจำเป็น ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าตัวช่วยสร้างเพื่อเพิ่ม นำออก หรือปรับเส้น แล้วคลิก ถัดไป

  12. บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง Access จะแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูล คลิกคอลัมน์ที่ครึ่งล่างของหน้าตัวช่วยสร้างเพื่อแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่สองคล้องกัน ตรวจทานและเปลี่ยนชื่อและชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทางถ้าคุณต้องการ

    Access จะตรวจสอบแถว 25 แถวแรกในแต่ละคอลัมน์เพื่อแนะนำชนิดข้อมูลเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ถ้าคุณชนิดของค่าต่างกัน เช่น ค่าข้อความและตัวเลข ในแถว 25 แถวแรกของคอลัมน์ ตัวช่วยสร้างจะแนะนำชนิดข้อมูลที่เข้ากันได้กับค่าทั้งหมดหรือค่าส่วนใหญ่ในคอลัมน์ ในกรณีส่วนใหญ่ จะเป็นชนิดข้อมูลข้อความ แม้ว่าคุณจะสามารถเลือกชนิดข้อมูลต่างๆ ให้จำไว้ว่าค่าที่ไม่เข้ากันกับชนิดข้อมูลที่เลือกจะแสดงผลลัพธ์เป็นค่าข้อผิดพลาดหรือถูกแปลงอย่างไม้ถูกต้อง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูส่วนถัดไป แก้ไขปัญหา #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่ลิงก์

    ปุ่ม ขั้นสูง มีไว้ทำอะไร

    ปุ่ม ขั้นสูง ในตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความจะช่วยให้คุณสร้างหรือเปิดข้อกำหนดลิงก์ในรูปแบบที่ใช้โดย Access เวอร์ชันก่อนหน้า Access ไม่มีวิธีการบันทึกข้อมูลจำเพาะของลิงก์ ซึ่งไม่เหมือนกับการดำเนินการนำเข้าและส่งออก ดังนั้น ถ้าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของข้อมูลจำเพาะของลิงก์ ให้คลิกปุ่ม ขั้นสูง ตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วคลิก บันทึกเป็น

  13. คลิก ถัดไป

  14. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้างให้ระบุชื่อสำหรับตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก เสร็จสิ้น ถ้าตารางมีชื่อนั้นอยู่แล้ว Access จะถามว่าคุณต้องการเขียนทับตารางที่มีอยู่แล้วหรือไม่ คลิก ใช่ ถ้าคุณต้องการเขียนทับ หรือคลิก ไม่ใช่ เพื่อระบุชื่อตารางอื่น

    Access จะพยายามสร้างตารางที่ลิงก์ ถ้าตารางถูกสร้างเรียบร้อยแล้ว Access จะแสดงข้อความ ลิงก์ตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว... เปิดตารางที่ลิงก์และรีวิวเขตข้อมูลและข้อมูล เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นข้อมูลที่ถูกต้องในเขตข้อมูลทั้งหมด

ด้านบนของหน้า

แก้ไขปัญหาค่า #Num! และค่าที่ไม่ถูกต้องในตารางที่ลิงก์

ถึงแม้ว่าคุณจะสามารถดูข้อความ การจัดทำลิงก์ตารางเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณควรเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อตรวจสอว่าแถวและคอลัมน์ทั้งหมดแสดงข้อมูลที่ถูกต้อง

ถ้าคุณเห็นข้อผิดพลาดหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องที่ใดในตาราง ให้แก้ไขตามที่อธิบายไว้ในตารางต่อไปนี้ แล้วลองทำการลิงก์อีกครั้ง โปรดจำไว้ว่าคุณจะไม่สามารถเพิ่มค่าลงในตารางที่ลิงก์ได้โดยตรง เนื่องจากตารางเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

ปัญหา

การแก้ปัญหา

ค่า -1 หรือ 0

ถ้าไฟล์ต้นฉบับมีเขตข้อมูลที่มีเฉพาะค่า จริงหรือเท็จ หรือเฉพาะค่า ใช่หรือไม่ใช่ และคุณเลือก ใช่/ไม่ใช่ เป็นชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล คุณจะเห็น -1 หรือ 0 ในตาราง เปิดตารางในมุมมองดีไซน์ แล้วตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ เป็น จริง/เท็จ หรือ ใช่/ไม่ใช่

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เมื่อคุณลิงก์ข้อมูล Access ไม่เปิดใช้งานการสนับสนุนหลายค่าในเขตข้อมูลได้ รายการของค่าจะถือเป็นค่าเดี่ยวและถูกวางในเขตข้อมูลข้อความ ซึ่งคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค

ข้อมูลถูกตัดทอน

ถ้าข้อมูลถูกตัดทอนในคอลัมน์ ให้ลองเพิ่มความกว้างของคอลัมน์ในมุมมองแผ่นข้อมูล ถ้าการเพิ่มความกว้างไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ แสดงว่าสาเหตุอาจมาจากชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตัวเลขถูกตั้งค่าเป็น Long Integer เมื่อควรตั้งเป็น Double

#Num!

เมื่อคุณเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณอาจพบว่าบางเขตข้อมูลมี #Num! แทนที่จะเป็นค่าจริง ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อลดหรือลบอินสแตนซ์ใดๆ ของค่า Null ในไฟล์ต้นฉบับ:

  • ใส่เครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวหรือคู่กำกับทุกค่าที่ไม่ใช่ข้อความที่คุณต้องการจัดเก็บเป็นค่าข้อความ

  • ในระหว่างการดำเนินการลิงก์ ให้เลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าชนิดข้อมูลไม่ถูกต้อง คอลัมน์ทั้งหมดอาจมีเฉพาะค่า #Num! แสดงขึ้น สำหรับแถวทั้งหมด

ตารางต่อไปนี้แสดงกรณีที่คุณจะเห็นข้อผิดพลาด #Num! ในเขตข้อมูล:

ถ้าค่าที่หายไปเป็นชนิด...

และชนิดเขตข้อมูลปลายทางเป็น...

คุณควร...

ข้อความ

ตัวเลขหรือวันที่

แทนที่ค่าข้อความทั้งหมดด้วยค่าที่ตรงกับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลปลายทาง แล้วลองลิงก์อีกครั้ง

วันที่

ตัวเลข

แทนที่ค่าวันที่ทั้งหมดด้วยค่าตัวเลข แล้วลองลิงก์อีกครั้ง

ตัวเลข

วันที่

แทนที่ค่าตัวเลขทั้งหมดด้วยค่าวันที่ แล้วลองลิงก์อีกครั้ง

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×