บทนำสู่ metadata ที่มีการจัดการใน SharePoint

บทความนี้จะอธิบายภาพรวมของแนวทางที่สำคัญบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการทำงานกับฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการใหม่ใน SharePoint Server ซึ่งจะอธิบายวิธีที่ฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการใหม่มีการสนับสนุนสำหรับการใช้งานการจำแนกประเภทอย่างเป็นทางการผ่านทางเงื่อนไขที่มีการจัดการ นอกจากนี้ยังอธิบายวิธีการทำงานของแท็กทางสังคมและวิธีที่พวกเขาเกี่ยวข้องกับฟีเจอร์ที่มีการจัดการ metadata เช่นข้อกำหนดและคำสำคัญขององค์กรที่มีการจัดการ

ในบทความนี้

ฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการ

ข้อกำหนดและแนวคิดหลัก

Taxonomy

Folksonomy

ชุดคำ

คำศัพท์

คำที่มีการจัดการ

คำสำคัญขององค์กร

จัดกลุ่ม

เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ

คอลัมน์คำสำคัญขององค์กร

แท็กทางสังคม

แท็ก

สถานการณ์ Metadata: จากการจำแนกประเภทเป็น folksonomy

ประโยชน์ของ metadata ที่มีการจัดการ

การจัดการ Metadata

การวางแผนและการกำหนดค่า metadata ที่มีการจัดการ

การสร้างและการจัดการชุดคำ

การนำ metadata ไปใช้

การแท็กเนื้อหาด้วยคำที่มีการจัดการ

การแท็กเนื้อหาด้วยคำสำคัญขององค์กร

การแท็กเนื้อหาด้วยแท็กโซเชียล

ฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการ

ฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการใหม่ใน SharePoint Server จะเปิดใช้งานโดยแอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการใหม่ที่มีการสนับสนุนสิ่งสำคัญสองประการดังนี้

  • การประกาศชนิดเนื้อหา    การแชร์ชนิดเนื้อหาระหว่างไซต์คอลเลกชันและเว็บแอปพลิเคชัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประกาศชนิดเนื้อหาให้ดูที่บทนำสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา

  • Taxonomy    การสร้างและการจัดการคอลเลกชันแบบลำดับชั้นของคำที่มีการจัดการจากส่วนกลาง (เรียกว่าชุดคำ) ที่สามารถใช้เป็นแอตทริบิวต์สำหรับรายการในไซต์ SharePoint ได้ ชุดคำเหล่านี้สามารถแชร์ได้ในไซต์คอลเลกชันและเว็บแอปพลิเคชัน ชุดคำที่สามารถสร้างและจัดการผ่านฟีเจอร์ที่เรียกว่าเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ

ด้านบนของหน้า

ข้อกำหนดและแนวคิดหลัก

มีข้อกำหนดและแนวคิดที่สำคัญหลายประการที่มีประโยชน์ในการทำความเข้าใจเมื่อทำงานกับฟีเจอร์ metadata ที่แตกต่างกันใน SharePoint Server การทำความเข้าใจแนวคิดเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลแนวคิดที่อธิบายไว้ในบทความนี้และในบทความอื่นๆเกี่ยวกับฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการ

Taxonomy

การจำแนกประเภทคือการจัดประเภทของคำป้ายชื่อหรือคำที่มีการจัดเรียงเป็นกลุ่มตามลำดับชั้นโดยยึดตามความคล้ายคลึงกัน การจำแนกประเภทอาจถูกกำหนดและจัดการจากส่วนกลางโดยบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคน การจัดประเภทอุตสาหกรรมมาตรฐานสากล (ISIC) ที่ได้รับการพัฒนาโดยสหประชาชาติเป็นตัวอย่างที่มีชื่อเสียงของการจำแนกประเภทอุตสาหกรรมที่ใช้ในการจัดประเภทข้อมูลทางเศรษฐกิจ การจำแนกประเภทจะมีประโยชน์เนื่องจากมีโครงสร้างแบบลำดับชั้นของ metadata ที่สามารถใช้ในการจัดประเภทข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ

ด้านบนของหน้า

Folksonomy

Folksonomy คือการจัดประเภทที่เป็นผลลัพธ์เมื่อผู้ใช้เว็บไซต์ร่วมกันนำคำป้ายชื่อหรือข้อกำหนดไปใช้กับเนื้อหาบนไซต์ ถ้าคุณเคยเห็นแท็ก cloud บนเว็บไซต์คุณจะเห็นการแสดงภาพของ folksonomy รูปด้านล่างแสดงแท็ก Cloud Web Part บนไซต์ SharePoint วิธีการที่ใช้ folksonomy กับ metadata จะเป็นประโยชน์เนื่องจากจะแตะความรู้และความเชี่ยวชาญของผู้ใช้ไซต์และผู้สร้างเนื้อหาและจะช่วยให้การจัดประเภทเนื้อหาเพื่อพัฒนาด้วยความต้องการทางธุรกิจและความสนใจของผู้ใช้

แท็ก Cloud

ด้านบนของหน้า

ชุดคำ

ชุดคำเป็นกลุ่มของคำที่เกี่ยวข้อง

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่สร้างชุดคำขอบเขตของการตั้งค่าภายในเครื่องหรือส่วนกลาง:

  • ชุดคำภายในเครื่องจะถูกสร้างขึ้นภายในบริบทของไซต์คอลเลกชันและพร้อมใช้งาน (และมองเห็นได้) เฉพาะกับผู้ใช้ไซต์คอลเลกชันนั้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเพิ่มคอลัมน์ metadata ที่มีการจัดการลงในรายการหรือไลบรารีและสร้างชุดคำใหม่สำหรับคอลัมน์นี้จากนั้นชุดคำจะอยู่ภายในไซต์คอลเลกชันที่มีรายการหรือไลบรารีนี้

  • ชุดคำของส่วนกลางจะพร้อมใช้งานในทุกไซต์ที่สมัครใช้งานแอปพลิเคชันบริการ metadata ที่มีการจัดการที่เฉพาะเจาะจง

ชุดคำที่สามารถกำหนดค่าให้ปิดได้ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ไม่สามารถเพิ่มคำใหม่ให้กับพวกเขาเมื่อพวกเขากำลังใส่ค่าสำหรับคอลัมน์ที่ถูกแมปไปยังชุดคำ หรือสามารถกำหนดค่าให้เปิดได้ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถเพิ่มคำใหม่ลงในชุดคำได้เมื่อพวกเขากำลังอัปเดตค่าสำหรับคอลัมน์ที่ถูกแมปไปยังชุดคำ

ด้านบนของหน้า

คำศัพท์

คำเป็นรายการแต่ละรายการภายในชุดคำและเป็นคำหรือวลีที่ระบุที่สามารถเชื่อมโยงกับรายการบนไซต์ SharePoint Server คำมี ID ที่ไม่ซ้ำกันและสามารถมีป้ายชื่อข้อความที่แตกต่างกันจำนวนมาก (คำเหมือน) ถ้าคุณกำลังทำงานบนไซต์หลายภาษาคุณยังสามารถมีป้ายชื่อในภาษาอื่นได้อีกด้วย

เงื่อนไขมีอยู่สองชนิดดังนี้

คำที่มีการจัดการ

โดยปกติแล้วคำที่มีการจัดการจะถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าและจัดระเบียบเป็นชุดคำที่กำหนดลำดับชั้นโดยผู้ดูแลระบบที่เก็บคำหรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการทำงานกับ metadata ที่มีการจัดการ

คำสำคัญขององค์กร

คำสำคัญขององค์กรคือคำหรือวลีที่ถูกเพิ่มลงในรายการบนไซต์ SharePoint คำสำคัญขององค์กรจะถูกจัดระเบียบเป็นชุดคำที่ไม่ใช่ลำดับชั้นที่ไม่ใช่แบบลำดับชั้นภายในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำที่เรียกว่าชุดคำสำคัญ เนื่องจากผู้ใช้สามารถเพิ่มคำหรือวลีใดๆลงในรายการเป็นคำสำคัญได้โดยทั่วไปแล้วคุณสามารถใช้คำสำคัญขององค์กรสำหรับการแท็กแบบ folksonomy ได้ ผู้ดูแลที่เก็บคำหรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการจัดการ metadata สามารถเลือกที่จะย้ายคำสำคัญออกจากชุดคำสำคัญและลงในชุดคำที่มีการจัดการที่เฉพาะเจาะจงซึ่งจะมีคำสำคัญที่จะพร้อมใช้งานภายในบริบทของชุดคำที่เฉพาะเจาะจง ผู้ดูแลระบบที่เก็บคำยังสามารถเลือกที่จะทำให้การตั้งค่าคำสำคัญปิดอยู่เพื่อให้ผู้ใช้ไม่สามารถส่งคำสำคัญใหม่และจะถูกจำกัดการใช้คำสำคัญที่มีอยู่

ด้านบนของหน้า

จัดกลุ่ม

กลุ่มกำหนดขอบเขตความปลอดภัย กลุ่มคือชุดของชุดคำที่มีข้อกำหนดทั่วไปเกี่ยวกับความปลอดภัยที่ใช้ร่วมกันทั้งหมด เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับการกำหนดให้เป็นผู้สนับสนุนในกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้นที่สามารถจัดการชุดคำที่เป็นของกลุ่มหรือสร้างชุดคำใหม่ภายในได้ องค์กรควรสร้างกลุ่มที่ไม่ซ้ำกันสำหรับชุดคำที่จะมีการเข้าถึงหรือความปลอดภัยที่ไม่ซ้ำกัน

ด้านบนของหน้า

เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ

เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำเป็นเครื่องมือที่ taxonomists ผู้ดูแลหรือบุคคลอื่นที่จัดการการจำแนกประเภทสามารถใช้เพื่อสร้างนำเข้าและจัดการชุดคำและคำที่อยู่ภายในได้ เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำจะแสดงชุดคำทั้งหมดทั้งหมดและชุดคำในท้องถิ่นที่พร้อมใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันที่คุณเข้าถึงเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ

ด้านบนของหน้า

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ

คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการเป็นชนิดคอลัมน์ใหม่ที่สามารถเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารีเพื่อให้ผู้ใช้ของไซต์หรือเจ้าของเนื้อหาสามารถเลือกค่าจากชุดคำที่มีการจัดการคำที่เฉพาะเจาะจงและนำไปใช้กับเนื้อหาได้ คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการสามารถกำหนดค่าให้แมปไปยังชุดคำที่มีอยู่แล้วหรือคุณสามารถสร้างชุดคำใหม่โดยเฉพาะสำหรับคอลัมน์ได้ ถ้าคุณสร้างชุดคำใหม่โดยเฉพาะสำหรับคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการชุดคำนั้นจะเป็นชุดคำที่ใช้งานอยู่ภายในเครื่องที่พร้อมใช้งานภายในไซต์คอลเลกชันที่สร้างไว้เท่านั้น

ด้านบนของหน้า

คอลัมน์คำสำคัญขององค์กร

คอลัมน์คำสำคัญขององค์กรคือคอลัมน์ที่คุณสามารถเพิ่มลงในชนิดเนื้อหารายการหรือไลบรารีเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแท็กรายการที่มีคำหรือวลีที่พวกเขาเลือกได้ คอลัมน์นี้เป็นคอลัมน์แบบหลายค่าตามค่าเริ่มต้น เมื่อผู้ใช้พิมพ์คำหรือวลีลงในคอลัมน์รายการเหล่านั้นจะแสดงด้วยคำแนะนำแบบพิมพ์ล่วงหน้าซึ่งอาจรวมถึงรายการจากชุดคำที่ได้รับการจัดการและชุดคำสำคัญ ผู้ใช้สามารถเลือกค่าที่มีอยู่หรือใส่บางสิ่งใหม่ (ถ้ามีการกำหนดค่าชุดคำคำสำคัญให้เปิดให้กับการเพิ่มผู้ใช้)

ด้านบนของหน้า

แท็กทางสังคม

แท็กทางสังคมคือคำหรือวลีที่ผู้ใช้ไซต์สามารถนำไปใช้กับเนื้อหาบนไซต์ SharePoint เพื่อช่วยในการจัดประเภทข้อมูลในรูปแบบที่มีความหมาย แท็กทางสังคมยังสามารถนำไปใช้กับ Url ที่อยู่ภายนอกไซต์ SharePoint ได้อีกด้วย แท็กโซเชียลสนับสนุนการแท็กที่ใช้ folksonomy แท็กทางสังคมประกอบด้วยตัวชี้ไปยังข้อมูลสามชนิดดังนี้

  • ข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้

  • URL ของรายการ

  • คำ

ตัวชี้เหล่านี้จะถูกจัดเก็บไว้ในที่เก็บการแท็กทางสังคมที่เป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชันบริการโปรไฟล์ผู้ใช้ แท็กเชิงเทคนิคแท็กทางสังคมไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการใน SharePoint Server แต่พวกเขาจะเชื่อมต่อกับฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการในสองสามวิธีที่สำคัญที่ช่วยสนับสนุนการใช้ metadata ที่สอดคล้องกันในองค์กร ส่วนคำของแท็กโซเชียลชี้ไปที่คำในชุดคำสำคัญของที่เก็บคำสำหรับหนึ่งในแอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการซึ่งมีการเชื่อมต่อไซต์

ตัวอย่างเช่นเมื่อคุณสร้างแท็กโซเชียลใหม่คุณจะมีตัวเลือกในการเลือกจากข้อกำหนดที่มีอยู่ซึ่งอาจรวมถึงคำที่มีการจัดการและคำสำคัญขององค์กร ถ้าคุณเลือกหนึ่งในข้อกำหนดที่มีอยู่เหล่านี้แท็กโซเชียลของคุณจะมีตัวชี้ไปยังคำนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะไม่เลือกคำที่มีอยู่และคุณสร้างคำที่ไม่เคยใช้มาก่อนคำสำคัญใหม่จะถูกสร้างขึ้นสำหรับคำสำคัญในชุดคำสำคัญในที่เก็บคำและแท็กทางสังคมใหม่ของคุณให้ชี้ไปที่คำนี้

ด้วยวิธีนี้คำสำคัญที่ใช้ในแท็กทางสังคมจะถูกเพิ่มลงในชุดคำสำคัญที่มองเห็นได้ในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ (ถ้าพวกเขายังไม่มี) และสามารถจัดการได้โดยผู้ดูแลที่เก็บคำ นอกจากนี้เมื่อผู้ใช้ใช้คำสำคัญขององค์กรหรือคำที่มีการจัดการกับเนื้อหาโดยการอัปเดตคำสำคัญขององค์กรหรือคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการแท็กทางสังคมจะสามารถสร้างขึ้นได้โดยอัตโนมัติเพื่อให้ข้อกำหนดเหล่านี้ปรากฏเป็นแท็กในฟีดแท็กเมฆหรือโปรไฟล์ไซต์ของฉัน เจ้าของรายการหรือไลบรารีสามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการประกาศ metadata ได้โดยการอัปเดตข้อมูลmetadata และคำสำคัญขององค์กรสำหรับรายการหรือไลบรารี

เมื่อคุณเพิ่มแท็กโซเชียลของคุณลงในรายการคุณสามารถระบุว่าคุณต้องการทำให้ข้อมูลประจำตัวของคุณและ URL ของรายการเป็นส่วนตัวหรือไม่แต่คำที่ถูกเก็บไว้ในที่เก็บคำจะเป็นสาธารณะเสมอ

การแท็กทางสังคมมีประโยชน์เนื่องจากจะทำให้ผู้ใช้ไซต์สามารถปรับปรุงความสามารถในการค้นหาเนื้อหาและข้อมูลบนไซต์ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับการแท็กทางสังคมให้ดูที่ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับการแท็กทางสังคม

แท็ก

ในความรู้สึกทั่วไปที่มากที่สุดการแท็กสามารถดูได้เพียงการดำเนินการของการนำ metadata ไปใช้กับรายการไม่ว่าจะเป็น metadata ที่มีการจัดการหรือแท็กโซเชียล ในบทความนี้กริยา "แท็ก" ถูกใช้ในความรู้สึกนี้และจะไม่ถูกจำกัดไว้ที่แท็กทางสังคม

ด้านบนของหน้า

สถานการณ์ Metadata: จากการจำแนกประเภทเป็น folksonomy

ฟีเจอร์การจัดการ metadata ใน SharePoint Server สนับสนุนช่วงของวิธีการจัดการและการใช้ metadata ลองนึกถึงช่วงนี้เป็นชนิดของ continuum ที่จุดสิ้นสุดของ continuum นี้มีการจำแนกประเภทที่เป็นทางการซึ่งมีการจัดการจากส่วนกลางกลุ่มแบบลำดับชั้นของเงื่อนไข ในอีกส่วนหนึ่งของช่วงนี้จะมีfolksonomyซึ่งเป็นการจัดประเภทการทำงานร่วมกันที่เป็นผลลัพธ์เมื่อมีการนำแท็กไปใช้กับเนื้อหาได้อย่างอิสระ

SharePoint Server สนับสนุนทั้งสองอย่างที่สุดของ continuum นี้รวมถึงจุดต่างๆตามวิธีการ ที่จุดสิ้นสุดของ continuum คุณสามารถใช้การจำแนกประเภทอย่างเป็นทางการผ่านข้อกำหนดและชุดคำที่มีการจัดการได้ นอกจากนี้ยังมีการสนับสนุนสำหรับคำสำคัญขององค์กรและการแท็กทางสังคมซึ่งจะทำให้ผู้ใช้ไซต์สามารถแท็กเนื้อหาที่มีคำสำคัญในการเลือกของพวกเขาได้

ในระหว่างที่สุดขั้วนี้คุณสามารถนำองศาที่มีความยืดหยุ่นของโครงสร้างและการควบคุมไปยัง metadata และคุณสามารถปรับขอบเขตที่คุณใช้ตัวควบคุมนี้ได้โดยการเลือกที่จะทำให้เป็นส่วนกลางในไซต์หรือภายในไซต์ที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกำหนดค่าชุดคำให้ปิดหรือเปิดเพื่อให้ผู้ใช้ได้รับการสนับสนุน คุณสามารถเลือกที่จะใช้คำสำคัญขององค์กรและการแท็กทางสังคมร่วมกับคำที่มีการจัดการหรือไม่ก็ได้ SharePoint Server ช่วยให้องค์กรสามารถรวมข้อดีของการจำแนกประเภทที่เป็นทางการที่มีการจัดการด้วยประโยชน์แบบไดนามิกของการแท็กทางสังคมในรูปแบบที่กำหนดเองได้

ไดอะแกรมต่อไปนี้แสดงวิธีที่ชนิดของโซลูชันที่ใช้ SharePoint ที่แตกต่างกันอาจจำเป็นต้องใช้วิธีการที่แตกต่างกันกับ metadata ที่ยึดตามความต้องการทางธุรกิจ

การกำหนดค่าแบบยืดหยุ่นสำหรับ Metadata ที่มีการจัดการ

ด้านบนของหน้า

ประโยชน์ของ metadata ที่มีการจัดการ

มีข้อดีหลายประการในการจ้าง metadata ที่มีการจัดการทั่วทั้งไซต์ในองค์กรดังนี้

การใช้ metadata ที่สอดคล้องกัน    ฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการใน SharePoint Server ช่วยให้คุณสามารถใช้องศาที่สามารถปรับได้ของการควบคุมไปยัง metadata ที่ถูกเพิ่มลงในเนื้อหา ด้วยชุดคำและคำที่มีการจัดการคุณสามารถสร้างตัวควบคุมชนิดของคำที่พร้อมใช้งานที่จะเพิ่มลงในเนื้อหาและคุณสามารถควบคุมได้ว่าใครที่สามารถเพิ่มคำใหม่ได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถจำกัดการใช้คำสำคัญขององค์กรลงในรายการของคำสำคัญที่เฉพาะเจาะจงได้โดยการกำหนดค่าชุดคำสำคัญให้เป็นปิด

เมื่อมีการใช้ข้อกำหนดเดียวกันทั่วทั้งไซต์จะทำให้การสร้างกระบวนการหรือโซลูชันที่มีความสมบูรณ์ที่ใช้ข้อมูลเมตาได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้สำหรับการทำงานกับ metadata บนไซต์ในรายการและไลบรารีเช่นเดียวกับในโปรแกรมไคลเอ็นต์ Office ทำให้ผู้ใช้ไซต์สามารถนำ metadata ที่สอดคล้องกันไปใช้กับเนื้อหาของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย

การค้นพบเนื้อหาที่ได้รับการปรับปรุง    เมื่อเนื้อหาในไซต์ต่างๆในองค์กรมี metadata ที่สอดคล้องกันจะง่ายต่อการค้นหาและเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจและข้อมูลโดยใช้การค้นหา ฟีเจอร์การค้นหาใหม่เช่นแผงการปรับปรุงที่แสดงทางด้านซ้ายของหน้าผลลัพธ์การค้นหาให้ผู้ใช้สามารถกรองผลลัพธ์การค้นหาได้โดยยึดตาม metadata

แผงการปรับปรุงจะแสดง Metadata ที่ใช้กรองผลลัพธ์การค้นหาได้

ด้านบนของหน้า

นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดค่าการนำทาง metadata สำหรับรายการและไลบรารีเพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างมุมมองแบบไดนามิกของข้อมูลโดยยึดตามเขตข้อมูล metadata ที่เฉพาะเจาะจงได้ ผู้ใช้สามารถนำทางไปยังไลบรารีตามโฟลเดอร์หรือโดยใช้ pivot metadata และพวกเขาจะสามารถปรับปรุงผลลัพธ์โดยใช้ตัวกรองคีย์เพิ่มเติมได้

ตัวควบคุมการนำทาง Metadata

ด้านบนของหน้า

เพิ่มความยืดหยุ่น    ฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการทำให้ง่ายสำหรับผู้ดูแลที่เก็บคำ (หรือบุคคลอื่นที่มีสิทธิ์ในการอัปเดตข้อมูลเมตาที่มีการจัดการ) เพื่อรักษาและปรับใช้ metadata ของคุณเป็นความต้องการทางธุรกิจที่พัฒนาขึ้น คุณสามารถปรับปรุงชุดคำได้อย่างง่ายดายในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำและข้อกำหนดใหม่หรือที่ได้รับการปรับปรุงจะพร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติสำหรับการใช้งานที่มีคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการที่เกี่ยวข้องกับชุดคำนั้นพร้อมใช้งาน ถ้าคุณผสานหลายข้อความเป็นหนึ่งคำให้เนื้อหาที่ถูกแท็กด้วยข้อกำหนดเหล่านี้จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อให้แสดงการเปลี่ยนแปลงนี้ คุณสามารถระบุคำเหมือนหลายคำ (หรือป้ายชื่อ) สำหรับแต่ละคำ ถ้าไซต์ของคุณมีหลายภาษาคุณยังสามารถระบุป้ายชื่อหลายภาษาสำหรับแต่ละข้อกำหนดได้ด้วย

ด้านบนของหน้า

การจัดการ Metadata

การวางแผนและการกำหนดค่า metadata ที่มีการจัดการ

องค์กรของคุณอาจต้องการมีส่วนร่วมในการวางแผนบางระดับก่อนที่คุณจะเริ่มใช้ฟีเจอร์ metadata ที่มีการจัดการ ระดับของการวางแผนที่จำเป็นต้องเป็นสัดส่วนเพิ่มเติมหรือน้อยกว่าระดับของพิธีและตัวควบคุมที่คุณต้องการกำหนดให้กับ metadata

ถ้าคุณต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ช่วยพัฒนาระบบภาษีของคุณคุณก็สามารถให้ผู้ใช้เพิ่มคำสำคัญลงในรายการแล้วจัดระเบียบเหล่านี้เป็นชุดคำตามความจำเป็น

ถ้าองค์กรของคุณต้องการใช้ชุดคำที่มีการจัดการเพื่อนำการจำแนกประเภทที่กำหนดไว้ล่วงหน้าไปใช้อย่างเป็นทางการจากนั้นผู้ที่มีส่วนได้เสียที่มีส่วนได้เสียในโครงสร้างของการจำแนกประเภทจะต้องทำงานร่วมกันในการวางแผนและพัฒนาชุดคำและเงื่อนไขที่จะใช้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการวางแผนนี้ให้ดูที่การวางแผนคำและชุดคำ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดค่าแอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการให้ดูที่การดูแลระบบ metadataที่มีการจัดการ

หลังจากที่ผู้ที่มีส่วนร่วมในองค์กรเห็นด้วยกับชุดคำที่จำเป็นคุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำเพื่อนำเข้าหรือสร้างชุดคำของคุณและเพื่อจัดการและรักษาชุดคำให้เป็นผู้ใช้เริ่มต้นทำงานกับ metadata ถ้ามีการกำหนดค่าแอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการสำหรับแอปพลิเคชันเว็บของคุณและคุณเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหรือผู้ดูแลที่เก็บคำที่กำหนดคุณสามารถไปที่เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำได้โดยการคลิกการตั้งค่าไซต์บนเมนูการกระทำในไซต์แล้วคลิกการจัดการที่เก็บคำ

ด้านบนของหน้า

การสร้างและการจัดการชุดคำ

เครื่องมือการจัดการที่เก็บคำจะมีตัวควบคุมแผนภูมิที่คุณสามารถใช้เพื่อทำงานส่วนใหญ่ได้ บทบาทผู้ใช้ของคุณสำหรับเครื่องมือนี้จะกำหนดว่างานใดที่คุณสามารถดำเนินการได้ เมื่อต้องการทำงานในเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำคุณจะต้องเป็นผู้ดูแลระบบฟาร์มผู้ดูแลที่เก็บคำหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการกลุ่มหรือผู้สนับสนุนสำหรับชุดคำ สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับบทบาทเหล่านี้ให้ดูที่บทบาท metadataที่มีการจัดการ

เมื่อต้องการดำเนินการกับรายการภายในลำดับชั้นให้ชี้ไปที่ชื่อของแอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการ, กลุ่มชุดคำหรือคำที่คุณต้องการปรับเปลี่ยนให้คลิกลูกศรที่ปรากฏขึ้นแล้วใช้เมนูเพื่อเลือกการกระทำที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น:

ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลที่เก็บคำคุณสามารถสร้างหรือลบกลุ่มภายในแอปพลิเคชันบริการ Metadata ที่มีการจัดการ

คุณสามารถใช้เมนุเพื่อสร้างกลุ่มใหม่

ด้านบนของหน้า

ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลที่เก็บคำหรือผู้จัดการกลุ่มที่คุณสามารถสร้างนำเข้าหรือลบชุดคำภายในกลุ่มได้ ผู้สนับสนุนชุดคำสามารถสร้างชุดคำใหม่ได้

ให้ใช้เมนูเพื่อสร้างชุดคำชุดใหม่

ด้านบนของหน้า

ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลที่เก็บคำผู้จัดการกลุ่มหรือผู้สนับสนุนชุดคำคุณสามารถสร้างหรือนำคำมาใช้ใหม่ภายในชุดคำรวมทั้งคัดลอกย้ายหรือลบชุดคำที่เลือก

เมนูแสดงการกระทำที่คุณสามารถทำได้ในชุดกลุ่ม

ด้านบนของหน้า

ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลที่เก็บคำผู้จัดการกลุ่มหรือผู้สนับสนุนชุดคำคุณสามารถสร้างการคัดลอกนำมาใช้ใหม่ผสานยกเลิกย้ายหรือลบแต่ละคำภายในชุดคำได้

ให้ใช้เมนูเพื่อจัดการคำต่างๆ ภายในชุดคำ

ด้านบนของหน้า

ในแต่ละระดับของลำดับชั้นคุณสามารถกำหนดค่าคุณสมบัติที่เฉพาะเจาะจงสำหรับกลุ่มชุดคำหรือคำโดยใช้บานหน้าต่างคุณสมบัติที่แสดงทางด้านขวาของตัวควบคุมแผนภูมิที่เก็บคำ

ตัวอย่างเช่นถ้าคุณกำลังกำหนดค่าชุดคำคุณสามารถใช้บานหน้าต่างคุณสมบัติเพื่อระบุรายละเอียดเช่นชื่อคำอธิบายเจ้าของที่ติดต่อและผู้มีส่วนได้เสีย คุณสามารถระบุว่าคุณต้องการให้ชุดคำเปิดหรือปิดไปยังการส่งใหม่จากผู้ใช้ นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุได้ว่าคุณต้องการให้ชุดคำพร้อมใช้งานสำหรับการแท็กหรือไม่ ถ้าคุณเลือกที่จะทำให้ชุดคำไม่พร้อมใช้งานสำหรับการแท็กจากนั้นจะไม่สามารถมองเห็นได้ให้ผู้ใช้ส่วนใหญ่เห็น ถ้าชุดคำยังอยู่ภายใต้การพัฒนาตัวอย่างเช่นคุณอาจเลือกที่จะทำให้ไม่พร้อมใช้งานสำหรับการแท็ก

บานหน้าต่าง คุณสมบัติ ของเครื่องมือการจัดการที่เก็บคำ

ด้านบนของหน้า

การนำ metadata ไปใช้

การแท็กเนื้อหาด้วยคำที่มีการจัดการ

ถ้าคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการได้ถูกเพิ่มลงในชนิดเนื้อหารายการหรือไลบรารีแล้วเจ้าของเนื้อหาจะสามารถแท็กเนื้อหาของพวกเขาด้วยคำที่มีการจัดการจากชุดคำที่เฉพาะเจาะจงโดยการแก้ไขคุณสมบัติสำหรับรายการหรือไลบรารีแล้วอัปเดตฟิลด์ที่เกี่ยวข้องในฟอร์มคุณสมบัติแก้ไขสำหรับรายการหรือเอกสาร คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการจะง่ายต่อการระบุเนื่องจากจะแสดงไอคอนแท็กที่สามารถใช้เพื่อเปิดใช้งานกล่องโต้ตอบตัวใช้เลือกคำ

ไอคอนแท็กในกล่องโต้ตอบ แก้ไขคุณสมบัติ

ด้านบนของหน้า

คุณสามารถใช้ตัวเลือกระยะเพื่อเลือกคำจากภายในลำดับชั้นของชุดคำ การทำเช่นนี้มีประโยชน์ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับคำที่อาจพร้อมใช้งาน ถ้าชุดคำได้รับการกำหนดค่าให้เปิดและคอลัมน์ metadata ที่มีการจัดการสำหรับตัวเลือกนี้จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มคำใหม่ลงในชุดคำได้ หรือคุณอาจจะมีตัวเลือกในการส่งคำติชมไปยังที่ติดต่อที่กำหนดไว้สำหรับชุดคำ

คุณสามารถเลือกคำที่มีการจัดการได้จากตัวเลือกตัวควบคุมทรี

เมื่อคุณสามารถเริ่มพิมพ์คำที่คุณต้องการจะมีการแนะนำคำที่พร้อมใช้งานโดยอัตโนมัติโดยยึดตามสิ่งที่คุณเริ่มพิมพ์และคุณสามารถเลือกสิ่งที่คุณต้องการได้ คุณอาจเห็นข้อมูลในวงเล็บหลังคำที่ระบุว่าชื่อชุดคำและลำดับชั้นสำหรับคำนั้น การทำเช่นนี้สามารถช่วยคุณเลือกได้จากคำที่คล้ายกัน

เมื่อคุณเริ่มต้นพิมพ์ จะมีการแนะนำคำต่างๆ ให้คุณ

ถ้ามีการแนะนำคำที่ซ้ำกันหรือคำที่คล้ายกันคุณอาจสามารถเห็นข้อความอธิบายที่ผู้ดูแลที่เก็บคำได้กำหนดค่าไว้สำหรับคำเพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกที่เหมาะสมได้

ข้อความอธิบายช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกคำที่ถูกต้องได้

ด้านบนของหน้า

การแท็กเนื้อหาด้วยคำสำคัญขององค์กร

ถ้ามีการเพิ่มคอลัมน์คำสำคัญขององค์กรลงในชนิดเนื้อหารายการหรือไลบรารีจากนั้นเจ้าของเนื้อหา (หรือทุกคนที่มีสิทธิ์การใช้งานสำหรับรายการหรือไลบรารี) สามารถแท็กเนื้อหาด้วยข้อกำหนดหรือคำสำคัญที่มีการจัดการที่พร้อมใช้งานโดยการแก้ไขคุณสมบัติสำหรับรายการหรือไลบรารี ถ้ามีคำที่ตรงกันหรือคำที่คล้ายกันจะถูกแนะนำและคุณสามารถเลือกได้ หรือคุณสามารถเพิ่มคำสำคัญใหม่ได้ถ้าชุดคำคำสำคัญได้รับการกำหนดค่าให้เปิดขึ้นเป็นข้อกำหนดใหม่ เขตข้อมูลคำสำคัญขององค์กรคือค่าหลายค่าเพื่อให้คุณสามารถเพิ่มคำสำคัญหลายคำลงในรายการได้

เมื่อคุณเริ่มพิมพ์คำสำคัญ คุณจะได้รับการแนะนำคำที่พร้อมใช้งานและคำสำคัญที่มีอยู่

ด้านบนของหน้า

การแท็กเนื้อหาด้วยแท็กโซเชียล

ถ้ามีการเปิดใช้งานฟีเจอร์การแท็กทางสังคมคุณสามารถแท็กเนื้อหาบนไซต์ SharePoint ที่คุณพบว่ามีความหมายหรือน่าสนใจ เมื่อต้องการแท็กหน้าคุณสามารถใช้ไอคอนแท็กที่แสดงที่ด้านบนของหน้า

ปุ่มแท็กทางสังคมสำหรับเพจ

เมื่อต้องการแท็กเอกสารหรือรายการในรายการคุณสามารถใช้คำสั่งแท็กที่แสดงบนไลบรารีหรือแท็บรายการของ ribbon ได้

คำสั่งแท็กทางสังคมบนแท็บ ไลบรารี หรือ รายการ ของ Ribbon

เมื่อคุณเริ่มพิมพ์แท็กหรือแท็กที่คุณต้องการนำไปใช้คุณสามารถเลือกจากคำสำคัญที่มีอยู่หรือคำที่มีการจัดการหรือคุณสามารถเพิ่มคำสำคัญใหม่ได้ถ้าชุดคำสำคัญเปิดอยู่

คำแนะนำขณะพิมพ์ในกล่องข้อความแท็กทางสังคม

คุณยังมีตัวเลือกในการแท็กเนื้อหาบนไซต์ภายนอกเช่นอินทราเน็ตหรือไซต์อินเทอร์เน็ตอื่นๆด้วยการเพิ่มเครื่องมือแท็กและบันทึกย่อของ SharePoint ลงในเบราว์เซอร์ของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแท็กไซต์ภายนอกให้ดูที่การเริ่มต้นใช้งานไซต์ของฉันของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์การแท็กทางสังคมให้ดูที่การใช้แท็กและบันทึกย่อเพื่อแชร์ข้อมูลกับหัวข้อของเพื่อนร่วมงาน

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×