ในที่ทํางานแบบไฮบริด คุณอาจจําเป็นต้องประเมินจังหวะของธุรกิจของทีมและองค์กรของคุณ เช่นเดียวกับวิธีการและเวลาที่คุณทํางานร่วมกันอย่างมีกลยุทธ์เพื่อให้มั่นใจว่าประสิทธิภาพโดยรวมของทีมจะมีประสิทธิภาพการทํางานโดยรวม ซึ่งอาจหมายถึงการตัดสินใจว่าวันใดเหมาะที่สุดสําหรับการประชุมแบบพบหน้าและงานประเภทใดที่สามารถทําได้จากระยะไกล นอกจากนี้ สิ่งสําคัญคือต้องคํานึงถึงวิธีที่องค์กรของคุณควรวางแผนการทํางานในแต่ละเดือน รายไตรมาส หรือเป้าหมายและวัตถุประสงค์รายครึ่งปี
เมื่อต้องการตั้งค่าทีมของคุณให้ประสบความสําเร็จ ให้ลองย้อนกลับไปดูภาพรวมและตอบคําถามต่อไปนี้:
-
เราจะออกแบบกําหนดการการประชุมตามเป้าหมายและ/หรือจุดตรวจสอบที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างไร
-
การประชุม (ด้วยตนเองหรือระยะไกล) จะมีความจําเป็นเมื่อใด และตัวเลือกเหล่านั้นจะทําหรือไม่ก็ได้เมื่อใด
-
เราจะรู้ได้อย่างไรว่าเราได้กําหนดเวลาการประชุมมากเกินไป
จากนั้น ให้ตรวจสอบตัวอย่างเพื่อสร้างสถานการณ์สมมติของทีมสมมติเพื่อให้ได้แรงบันดาลใจเกี่ยวกับวิธีใช้เครื่องมือ Microsoft 365 เพื่อวางแผนและออกแบบกําหนดการการประชุมของทีมและแชนเนลการทํางานร่วมกันอย่างเป็นทางการ
วิธีการที่ทีมการตลาดได้รับการตั้งค่าเพื่อความสําเร็จ
ในตัวอย่างสมมตินี้ ทีมการตลาดจะออกแบบกําหนดการการประชุมทีมเกี่ยวกับการเผยแพร่ผลิตภัณฑ์ที่วางแผนไว้ตลอดทั้งปี ทีมจะตัดสินใจว่าเครื่องมือการทํางานร่วมกันและแชนเนลประเภทใดจะสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรได้ดีที่สุด
อันดับแรก เอกสารของทีมที่ทราบความต้องการและเป้าหมาย
ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อวิธีที่ทีมจัดกําหนดการการประชุมทีม:
-
ผลิตภัณฑ์ได้รับการเผยแพร่เป็นประจําทุกไตรมาส
-
การเผยแพร่ผลิตภัณฑ์มีอยู่ทั่วโลก และมีการพิจารณากําหนดการระหว่างประเทศ
-
มีการรายงานเป้าหมายของทีมการตลาดปีละสองครั้ง
-
ทีมชอบที่จะทํางาน 2 วันต่อสัปดาห์แบบฟอร์มสํานักงานและ 3 วันจากสถานที่ห่างไกล
ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อเครื่องมือและช่องทางการสื่อสารที่ใช้:
-
ทีมทํางานร่วมกับคู่ค้าภายนอกหลายรายจากองค์กรต่างๆ
-
สินทรัพย์ทางการตลาดจะสามารถเข้าถึงได้จากเดสก์ท็อปและแอปสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
-
ทีมมีหน้าที่ในการสื่อสารสถานะของโครงการและข่าวสารการตลาด
-
ทีมต้องการความช่วยเหลือในการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ทั่วทั้งองค์กรอย่างปลอดภัย
จากนั้นทีมจะตั้งค่าไซต์ SharePoint และแชนเนล Microsoft Teams
ทีมจัดลําดับความสําคัญของสถานการณ์การทํางานร่วมกันสามสถานการณ์และสร้างการรวมกันของทีม SharePoint และไซต์การทํางานร่วมกันที่ไม่สนับสนุนฟังก์ชันการตลาดต่างๆ ที่ระบุไว้ข้างต้น
|
การทํางานร่วมกันเป็นทีม |
การทํางานร่วมกันขององค์กร |
การทํางานร่วมกันภายนอก |
|
|
|
จากนั้นทีมวางแผนและจัดกําหนดการประชุม
ทีมตัดสินใจจัดการประชุมทีมซ้ําเป็นการประชุมที่มีค่าที่สุดด้วยตนเองและควรจัดขึ้นทุกสัปดาห์ การประชุมทีมอื่นๆ มีไว้สําหรับผลิตภัณฑ์โดยเฉพาะ และจะนําไปสู่การเปิดตัวผลิตภัณฑ์เท่านั้น
ตัวอย่างกําหนดการการประชุมทีมรายไตรมาส:
เดือน 1
|
วันจันทร์ |
วันอังคาร |
วันพุธ |
วันพฤหัสบดี |
วันศุกร์ |
|
การประชุมทีม |
การประชุมผลิตภัณฑ์ A |
|||
|
การประชุมผลิตภัณฑ์ A |
การประชุมผลิตภัณฑ์ A |
|||
|
การประชุมทีม |
การประชุมผลิตภัณฑ์ A |
การเปิดใช้ผลิตภัณฑ์ A |
||
เดือน 2
|
วันจันทร์ |
วันอังคาร |
วันพุธ |
วันพฤหัสบดี |
วันศุกร์ |
|
การประชุมผลิตภัณฑ์ B |
การประชุมผลิตภัณฑ์ B |
|||
|
การประชุมทีม |
||||
|
การประชุมผลิตภัณฑ์ B |
การประชุมผลิตภัณฑ์ B |
การเปิดใช้ผลิตภัณฑ์ B |
||
|
การประชุมทีม |
||||
เดือน 3
|
วันจันทร์ |
วันอังคาร |
วันพุธ |
วันพฤหัสบดี |
วันศุกร์ |
|
การประชุมทีม |
||||
|
การประชุมผลิตภัณฑ์ C |
||||
|
การประชุมทีม |
การประชุมผลิตภัณฑ์ C |
การประชุมผลิตภัณฑ์ C |
||
|
การประชุมผลิตภัณฑ์ C |
การเปิดใช้ผลิตภัณฑ์ C |
