ย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access

บทความนี้จะแสดงวิธีการย้ายข้อมูลของคุณจาก Excel เพื่อเข้าถึงและแปลงข้อมูลของคุณเป็นตารางที่เกี่ยวข้องเพื่อให้คุณสามารถใช้ Microsoft Excel และเข้าร่วมด้วยกันได้ เมื่อต้องการสรุปการเข้าถึงที่ดีที่สุดสำหรับการจับภาพการจัดเก็บการสอบถามและการแชร์ข้อมูลและ Excel จะดีที่สุดสำหรับการคำนวณการวิเคราะห์และการแสดงข้อมูลเป็นภาพ

สองบทความโดยใช้ access หรือ Excel เพื่อจัดการข้อมูลและเหตุผล10อันดับแรกของคุณในการใช้ access กับ Excelพูดคุยว่าโปรแกรมใดเหมาะสมที่สุดสำหรับงานบางอย่างและวิธีการใช้ Excel และการเข้าถึงร่วมกันเพื่อสร้างโซลูชันเชิงปฏิบัติ

เมื่อคุณย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access จะมีขั้นตอนพื้นฐานสามขั้นตอนในกระบวนการ

สามขั้นตอนพื้นฐาน

หมายเหตุ: สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างตัวแบบและความสัมพันธ์ของข้อมูลใน Access ให้ดูพื้นฐานของการออกแบบฐานข้อมูล

ขั้นตอนที่ 1: นำเข้าข้อมูลจาก Excel เพื่อเข้าถึง

การนำเข้าข้อมูลเป็นการดำเนินการที่สามารถทำได้อย่างราบรื่นมากขึ้นถ้าคุณใช้เวลาในการเตรียมและล้างข้อมูลของคุณ การนำเข้าข้อมูลเหมือนกับการย้ายไปยังหน้าแรกใหม่ ถ้าคุณทำความสะอาดและจัดระเบียบทรัพย์สินของคุณก่อนที่คุณจะย้ายไปยังบ้านใหม่ของคุณได้ง่ายขึ้นมาก

ล้างข้อมูลของคุณก่อนที่คุณจะนำเข้า

ก่อนที่คุณจะนำเข้าข้อมูลลงใน Access ใน Excel เป็นความคิดที่ดีที่จะทำสิ่งต่อไปนี้

  • แปลงเซลล์ที่มีข้อมูลที่ไม่ใช่อะตอม (นั่นคือค่าหลายค่าในเซลล์เดียว) ไปยังหลายคอลัมน์ ตัวอย่างเช่นเซลล์ในคอลัมน์ "ทักษะ" ที่ประกอบด้วยค่าทักษะหลายค่าเช่น "การเขียนโปรแกรม c #" การเขียนโปรแกรม VBA "และ" การออกแบบเว็บ "ควรถูกแบ่งออกเป็นคอลัมน์ที่แยกจากกันแต่ละรายการมีเพียงหนึ่งค่าของทักษะเท่านั้น

  • ใช้คำสั่งตัดแต่งเพื่อเอาที่นำหน้าต่อท้ายและช่องว่างที่ฝังตัวหลายช่อง

  • เอาอักขระที่ไม่มีการพิมพ์ออก

  • ค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน

  • เอาแถวที่ซ้ำกันหรือเขตข้อมูลที่ซ้ำกันออก

  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ของข้อมูลไม่มีรูปแบบผสมโดยเฉพาะตัวเลขที่ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความหรือวันที่ที่จัดรูปแบบเป็นตัวเลข

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูหัวข้อวิธีใช้ Excel ต่อไปนี้:

หมายเหตุ: ถ้าความต้องการในการทำความสะอาดข้อมูลของคุณมีความซับซ้อนหรือคุณไม่มีเวลาหรือทรัพยากรในการทำให้กระบวนการของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติคุณอาจพิจารณาใช้ผู้จำหน่ายของบริษัทอื่น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ค้นหาคำว่า "ซอฟต์แวร์คลีนซิ่ง" หรือ "คุณภาพของข้อมูล" โดยโปรแกรมค้นหาที่คุณชื่นชอบในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ

เลือกชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดเมื่อคุณนำเข้า

ในระหว่างการดำเนินการนำเข้าใน Access คุณต้องการให้มีตัวเลือกที่ดีเพื่อให้คุณได้รับข้อผิดพลาดการแปลงไม่กี่ (ถ้ามี) ที่จำเป็นต้องมีการขัดจังหวะด้วยตนเอง ตารางต่อไปนี้สรุปวิธีการแปลงรูปแบบตัวเลขของ Excel และชนิดข้อมูล Access เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access และมีเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดในการเลือกในตัวช่วยสร้างการนำเข้าสเปรดชีต

รูปแบบตัวเลขของ Excel

ชนิดข้อมูล Access

ข้อคิดเห็น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ข้อความ

ข้อความบันทึก

ชนิดข้อมูลของข้อความ Access จะเก็บข้อมูลตัวอักษรและตัวเลขสูงสุดถึงอักขระ๒๕๕ ชนิดข้อมูล Access Memo จะเก็บข้อมูลตัวอักษรและตัวเลขสูงสุดถึงอักขระ๖๕,๕๓๕

เลือกบันทึกเพื่อหลีกเลี่ยงการตัดทอนข้อมูลใดๆ

จำนวนเปอร์เซ็นต์เศษส่วนทางวิทยาศาสตร์

หมายเลข

Access มีชนิดข้อมูลตัวเลขหนึ่งชนิดที่แตกต่างกันไปตามคุณสมบัติขนาดเขตข้อมูล (ไบต์, จำนวนเต็ม, จำนวนเต็มยาว, เดี่ยว, คู่, ทศนิยม)

เลือกสองครั้งเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูล

วันที่

วันที่

Access และ Excel จะใช้หมายเลขวันที่แบบอนุกรมเดียวกันกับวันที่จัดเก็บ ใน Access ช่วงวันที่จะมีขนาดใหญ่กว่า: ๖๕๗,๔๓๔ (1 มกราคม, ๑๐๐) เป็น๒,๙๕๘,๔๖๕ (31 ธันวาคม, ๙๙๙๙)

เนื่องจาก Access ไม่รู้จักระบบวันที่๑๙๐๔ (ใช้ใน Excel สำหรับ Macintosh) คุณจำเป็นต้องแปลงวันที่ทั้งใน Excel หรือ Access เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่เปลี่ยนแปลงระบบวันที่รูปแบบหรือตัวเลขสองหลักที่แปลและนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

เลือกวันที่

เวลา

เวลา

เข้าถึงและ Excel ทั้งค่าเวลาที่จัดเก็บโดยใช้ชนิดข้อมูลเดียวกัน

เลือกเวลาซึ่งมักจะเป็นค่าเริ่มต้น

สกุลเงินบัญชี

สกุลเงิน

ใน Access ชนิดข้อมูลสกุลเงินจะเก็บข้อมูลเป็นตัวเลข8ไบต์ที่มีความแม่นยำถึงสี่ตำแหน่งทศนิยมและใช้ในการจัดเก็บข้อมูลทางการเงินและป้องกันการปัดเศษค่า

เลือกสกุลเงินซึ่งมักจะเป็นค่าเริ่มต้น

บูลีน

ใช่/ไม่ใช่

Access จะใช้-1 สำหรับค่าทั้งหมดที่ไม่ใช่ค่าและ0สำหรับค่าทั้งหมดไม่ใช่ในขณะที่ Excel ใช้1สำหรับค่า TRUE ทั้งหมดและ0สำหรับค่า FALSE ทั้งหมด

เลือกใช่/ไม่ใช่ซึ่งจะแปลงค่าพื้นฐานโดยอัตโนมัติ

ไฮเปอร์ลิงก์

ไฮเปอร์ลิงก์

ไฮเปอร์ลิงก์ใน Excel และ Access มี URL หรือที่อยู่เว็บที่คุณสามารถคลิกและติดตามได้

เลือกไฮเปอร์ลิงก์มิฉะนั้น Access อาจใช้ชนิดข้อมูลข้อความตามค่าเริ่มต้น

เมื่อข้อมูลอยู่ใน Access คุณสามารถลบข้อมูล Excel ได้ อย่าลืมสำรองสมุดงาน Excel ต้นฉบับก่อนที่จะลบ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่หัวข้อวิธีใช้ Accessนำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel

ผนวกข้อมูลโดยอัตโนมัติวิธีที่ง่าย

ปัญหาทั่วไปที่ผู้ใช้ Excel มีการผนวกข้อมูลกับคอลัมน์เดียวกันลงในเวิร์กชีตขนาดใหญ่หนึ่งรายการ ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีโซลูชันการติดตามสินทรัพย์ที่เริ่มต้นใน Excel แต่ตอนนี้ได้เติบโตขึ้นเพื่อรวมไฟล์จากเวิร์กกรุ๊ปและแผนกจำนวนมาก ข้อมูลนี้อาจอยู่ในเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊กที่แตกต่างกันหรือในไฟล์ข้อความที่เป็นตัวดึงข้อมูลของข้อมูลจากระบบอื่น ไม่มีคำสั่งส่วนติดต่อผู้ใช้หรือวิธีง่ายๆในการผนวกข้อมูลที่เหมือนกันใน Excel

โซลูชันที่ดีที่สุดคือการใช้ Access ซึ่งคุณสามารถนำเข้าและผนวกข้อมูลลงในตารางหนึ่งได้อย่างง่ายดายโดยใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าสเปรดชีต นอกจากนี้คุณยังสามารถผนวกข้อมูลจำนวนมากลงในตารางเดียวได้ คุณสามารถบันทึกการดำเนินการนำเข้าเพิ่มเป็นการจัดกำหนดการงาน Microsoft Outlook และแม้แต่ใช้แมโครเพื่อทำให้กระบวนการทำงานได้

ขั้นตอนที่ 2: ข้อมูลแบบปกติโดยใช้ตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตาราง

อย่างรวดเร็วก่อนจะก้าวผ่านขั้นตอนของการ normalizing ข้อมูลของคุณอาจดูเหมือนงานที่น่ากลัว โชคดีที่ตาราง normalizing ใน Access เป็นกระบวนการที่ง่ายยิ่งขึ้นขอบคุณตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตาราง

ตัวช่วยวิเคราะห์ตาราง

1. ลากคอลัมน์ที่เลือกไปยังตารางใหม่และสร้างความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติ

2. ใช้คำสั่งปุ่มเมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อตารางให้เพิ่มคีย์หลักทำให้คอลัมน์ที่มีอยู่เป็นคีย์หลักและเลิกทำการกระทำล่าสุด

คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างนี้เพื่อดำเนินการดังต่อไปนี้:

  • แปลงตารางเป็นชุดของตารางที่มีขนาดเล็กลงและสร้างความสัมพันธ์ของคีย์หลักและต่างประเทศโดยอัตโนมัติระหว่างตาราง

  • เพิ่มคีย์หลักลงในเขตข้อมูลที่มีอยู่ที่มีค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือสร้างเขตข้อมูล ID ใหม่ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber

  • สร้างความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติเพื่อบังคับใช้ referential integrity กับการอัปเด cascading การลบที่เรียงซ้อนไม่ได้ถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันไม่ให้ลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจแต่คุณสามารถเพิ่มการลบที่เรียงซ้อนในภายหลังได้อย่างง่ายดาย

  • ค้นหาตารางใหม่สำหรับข้อมูลที่ซ้ำกันหรือซ้ำกัน (เช่นลูกค้าเดียวกันที่มีหมายเลขโทรศัพท์ที่แตกต่างกันสองหมายเลข) และอัปเดตนี้ตามต้องการ

  • สำรองข้อมูลตารางต้นฉบับและเปลี่ยนชื่อโดยการผนวก "_OLD" เป็นชื่อ จากนั้นคุณจะสร้างคิวรีที่หนาตารางต้นฉบับด้วยชื่อตารางต้นฉบับเพื่อให้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่โดยยึดตามตารางต้นฉบับจะทำงานกับโครงสร้างตารางใหม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การเพิ่มข้อมูลของคุณโดยใช้ตัววิเคราะห์ตาราง

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมต่อเพื่อเข้าถึงข้อมูลจาก Excel

หลังจากที่ข้อมูลเป็นปกติใน Access และคิวรีหรือตารางถูกสร้างขึ้นซึ่งหนาข้อมูลต้นฉบับนั้นเป็นเรื่องง่ายๆในการเชื่อมต่อกับข้อมูล Access จาก Excel ขณะนี้ข้อมูลของคุณอยู่ใน Access เป็นแหล่งข้อมูลภายนอกและดังนั้นคุณสามารถเชื่อมต่อกับเวิร์กบุ๊กผ่านการเชื่อมต่อข้อมูลซึ่งเป็นคอนเทนเนอร์ของข้อมูลที่ใช้ในการค้นหาเข้าสู่ระบบและเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกได้ ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กและยังสามารถเก็บไว้ในไฟล์การเชื่อมต่อเช่นไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) (นามสกุลไฟล์ .odc) หรือไฟล์ชื่อแหล่งข้อมูล (นามสกุล. dsn) หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอกแล้วคุณยังสามารถรีเฟรชได้โดยอัตโนมัติ (หรืออัปเดต) เวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณจาก Access เมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลจะได้รับการอัปเดตใน Access

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่นำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก (Power Query)

รับข้อมูลของคุณใน Access

ส่วนนี้จะแนะนำคุณผ่านขั้นตอนต่อไปนี้ของ normalizing ข้อมูลของคุณ: การแบ่งค่าในคอลัมน์พนักงานขายและที่อยู่ลงในส่วนอะตอมส่วนใหญ่ของพวกเขาการแยกชื่อเรื่องที่เกี่ยวข้องลงในตารางของตัวเองคัดลอกและวางตารางเหล่านั้นจาก Excel ลงใน การเข้าถึงการสร้างความสัมพันธ์ของคีย์ระหว่างตาราง Access ที่สร้างขึ้นใหม่และการสร้างและเรียกใช้คิวรีอย่างง่ายใน Access เพื่อส่งกลับข้อมูล

ข้อมูลตัวอย่างในฟอร์มที่ไม่ใช่แบบตามปกติ

เวิร์กชีตต่อไปนี้ประกอบด้วยค่าที่ไม่ใช่อะตอมในคอลัมน์พนักงานขายและคอลัมน์ที่อยู่ ทั้งสองคอลัมน์ควรถูกแยกออกเป็นคอลัมน์ที่แยกจากกันอย่างน้อยสองคอลัมน์ เวิร์กชีตนี้ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขายผลิตภัณฑ์ลูกค้าและใบสั่งซื้อ ข้อมูลนี้ควรถูกแยกออกจากกันโดยใช้ชื่อเรื่องลงในตารางที่แยกจากกัน

พนักงานขาย

รหัสคำสั่งซื้อ

วันที่สั่งซื้อ

ID ผลิตภัณฑ์

Qty

ราคา

ชื่อลูกค้า

ที่อยู่

โทรศัพท์

Li, เยล

๒๓๔๙

3/4/09

C-๗๘๙

3

$๗.๐๐

Fourth Coffee

๗๐๐๗ Cornell St. Redmond, WA ๙๘๑๙๙

425-555-0201

Li, เยล

๒๓๔๙

3/4/09

C-๗๙๕

6

$๙.๗๕

Fourth Coffee

๗๐๐๗ Cornell St. Redmond, WA ๙๘๑๙๙

425-555-0201

อดัมส์, Ellen

๒๓๕๐

3/4/09

A-๒๒๗๕

2

$๑๖.๗๕

การผจญภัยที่ทำงาน

๑๐๒๕ฟโคลัมเบีย Kirkland, WA ๙๘๒๓๔

425-555-0185

อดัมส์, Ellen

๒๓๕๐

3/4/09

F-๑๙๘

6

$๕.๒๕

การผจญภัยที่ทำงาน

๑๐๒๕ฟโคลัมเบีย Kirkland, WA ๙๘๒๓๔

425-555-0185

อดัมส์, Ellen

๒๓๕๐

3/4/09

B-๒๐๕

1

$๔.๕๐

การผจญภัยที่ทำงาน

๑๐๒๕ฟโคลัมเบีย Kirkland, WA ๙๘๒๓๔

425-555-0185

Hance, จิม

๒๓๕๑

3/4/09

C-๗๙๕

6

$๙.๗๕

Contoso, Ltd.

๒๓๐๒ Ave Ave, WA ๙๘๒๒๗

425-555-0222

Hance, จิม

๒๓๕๒

3/5/09

A-๒๒๗๕

2

$๑๖.๗๕

การผจญภัยที่ทำงาน

๑๐๒๕ฟโคลัมเบีย Kirkland, WA ๙๘๒๓๔

425-555-0185

Hance, จิม

๒๓๕๒

3/5/09

D-๔๔๒๐

3

$๗.๒๕

การผจญภัยที่ทำงาน

๑๐๒๕ฟโคลัมเบีย Kirkland, WA ๙๘๒๓๔

425-555-0185

Koch

๒๓๕๓

3/7/09

A-๒๒๗๕

6

$๑๖.๗๕

Fourth Coffee

๗๐๐๗ Cornell St. Redmond, WA ๙๘๑๙๙

425-555-0201

Koch

๒๓๕๓

3/7/09

C-๗๘๙

5

$๗.๐๐

Fourth Coffee

๗๐๐๗ Cornell St. Redmond, WA ๙๘๑๙๙

425-555-0201

ข้อมูลในส่วนที่น้อยที่สุด: ข้อมูลอะตอม

การทำงานกับข้อมูลในตัวอย่างนี้คุณสามารถใช้คำสั่งข้อความเป็นคอลัมน์ใน Excel เพื่อแยกส่วน "ปรมาณู" ของเซลล์ (เช่นที่อยู่ถนนเขตจังหวัดและรหัสไปรษณีย์) เป็นคอลัมน์ที่แยกจากกันได้

ตารางต่อไปนี้แสดงคอลัมน์ใหม่ในเวิร์กชีตเดียวกันหลังจากที่พวกเขาถูกแยกเพื่อให้ค่าทั้งหมดปรมาณู โปรดสังเกตว่าข้อมูลในคอลัมน์พนักงานขายได้ถูกแยกออกเป็นนามสกุลและคอลัมน์ชื่อและข้อมูลในคอลัมน์ที่อยู่จะถูกแยกออกเป็นที่อยู่ของชื่อถนนเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ ข้อมูลนี้อยู่ใน "ฟอร์มปกติแรก"

นามสกุล

ชื่อ

 

ที่อยู่

เมือง

รัฐ

รหัสไปรษณีย์

รายการ

เยล

๒๓๐๒ Ave

Bellevue

WA

๙๘๒๒๗

ศักดา

Ellen

๑๐๒๕โคลัมเบียวงกลม

เคิร์กแลนด์

WA

๙๘๒๓๔

อุดมปรีชา

Jim

๒๓๐๒ Ave

Bellevue

WA

๙๘๒๒๗

Koch

กก

๗๐๐๗ Cornell St. Redmond

Redmond

WA

๙๘๑๙๙

การแบ่งข้อมูลออกเป็นตัวแบบที่มีการจัดระเบียบใน Excel

หลายตารางของข้อมูลตัวอย่างที่ติดตามแสดงข้อมูลเดียวกันจากเวิร์กชีต Excel หลังจากที่ถูกแยกออกเป็นตารางสำหรับพนักงานขายผลิตภัณฑ์ลูกค้าและใบสั่งซื้อ การออกแบบตารางไม่สุดท้ายแต่อยู่บนการติดตามที่ถูกต้อง

ตารางพนักงานขายมีเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรฝ่ายขายเท่านั้น โปรดสังเกตว่าระเบียนแต่ละระเบียนมี ID ที่ไม่ซ้ำกัน (ID พนักงานขาย) ค่า ID พนักงานขายจะถูกนำไปใช้ในตารางใบสั่งซื้อเพื่อเชื่อมต่อใบสั่งซื้อกับพนักงานขาย

พนักงาน

รหัสพนักงานขาย

นามสกุล

ชื่อ

๑๐๑

รายการ

เยล

๑๐๓

ศักดา

Ellen

๑๐๕

อุดมปรีชา

Jim

๑๐๗

Koch

กก

ตารางผลิตภัณฑ์มีเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เท่านั้น โปรดสังเกตว่าระเบียนแต่ละระเบียนมี ID ที่ไม่ซ้ำกัน (ID ของผลิตภัณฑ์) ค่า ID ผลิตภัณฑ์จะถูกใช้ในการเชื่อมต่อข้อมูลผลิตภัณฑ์กับตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

ผลิตภัณฑ์

ID ผลิตภัณฑ์

ราคา

A-๒๒๗๕

๑๖.๗๕

B-๒๐๕

๔.๕๐

C-๗๘๙

๗.๐๐

C-๗๙๕

๙.๗๕

D-๔๔๒๐

๗.๒๕

F-๑๙๘

๕.๒๕

ตารางลูกค้ามีเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเท่านั้น โปรดสังเกตว่าระเบียนแต่ละระเบียนมี ID ที่ไม่ซ้ำกัน (ID ของลูกค้า) ค่า ID ของลูกค้าจะถูกใช้ในการเชื่อมต่อข้อมูลลูกค้าไปยังตารางใบสั่งซื้อ

ลูกค้า

รหัสลูกค้า

ชื่อ

ที่อยู่

เมือง

รัฐ

รหัสไปรษณีย์

โทรศัพท์

๑๐๐๑

Contoso, Ltd.

๒๓๐๒ Ave

Bellevue

WA

๙๘๒๒๗

425-555-0222

๑๐๐๓

การผจญภัยที่ทำงาน

๑๐๒๕โคลัมเบียวงกลม

เคิร์กแลนด์

WA

๙๘๒๓๔

425-555-0185

๑๐๐๕

Fourth Coffee

๗๐๐๗ Cornell St.

Redmond

WA

๙๘๑๙๙

425-555-0201

ตารางใบสั่งซื้อมีข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งพนักงานขายลูกค้าและผลิตภัณฑ์ โปรดสังเกตว่าระเบียนแต่ละระเบียนมี ID ที่ไม่ซ้ำกัน (ID ใบสั่งซื้อ) ข้อมูลบางอย่างในตารางนี้จำเป็นต้องแยกออกเป็นตารางเพิ่มเติมที่มีรายละเอียดการสั่งซื้อเพื่อให้ตารางใบสั่งซื้อมีเพียงสี่คอลัมน์เท่านั้นซึ่งหมายเลขใบสั่งซื้อที่ไม่ซ้ำกันวันที่ในใบสั่งซื้อรหัสพนักงานขายและ ID ของลูกค้า ตารางที่แสดงที่นี่ยังไม่ได้ถูกแยกออกเป็นตารางรายละเอียดการสั่งซื้อ

การสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ

วันที่สั่งซื้อ

รหัสพนักงานขาย

รหัสลูกค้า

ID ผลิตภัณฑ์

Qty

๒๓๔๙

3/4/09

๑๐๑

๑๐๐๕

C-๗๘๙

3

๒๓๔๙

3/4/09

๑๐๑

๑๐๐๕

C-๗๙๕

6

๒๓๕๐

3/4/09

๑๐๓

๑๐๐๓

A-๒๒๗๕

2

๒๓๕๐

3/4/09

๑๐๓

๑๐๐๓

F-๑๙๘

6

๒๓๕๐

3/4/09

๑๐๓

๑๐๐๓

B-๒๐๕

1

๒๓๕๑

3/4/09

๑๐๕

๑๐๐๑

C-๗๙๕

6

๒๓๕๒

3/5/09

๑๐๕

๑๐๐๓

A-๒๒๗๕

2

๒๓๕๒

3/5/09

๑๐๕

๑๐๐๓

D-๔๔๒๐

3

๒๓๕๓

3/7/09

๑๐๗

๑๐๐๕

A-๒๒๗๕

6

๒๓๕๓

3/7/09

๑๐๗

๑๐๐๕

C-๗๘๙

5

รายละเอียดการสั่งซื้อเช่นรหัสผลิตภัณฑ์และปริมาณจะถูกย้ายออกจากตารางใบสั่งซื้อและจัดเก็บไว้ในตารางที่ชื่อรายละเอียดใบสั่งซื้อ โปรดจำไว้ว่ามีการสั่งซื้อ9รายการดังนั้นจึงทำให้ความรู้สึกว่ามี9ระเบียนในตารางนี้ โปรดสังเกตว่าตารางใบสั่งซื้อมี ID ที่ไม่ซ้ำกัน (รหัสใบสั่งซื้อ) ซึ่งจะอ้างอิงจากตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ

การออกแบบขั้นสุดท้ายของตารางการสั่งซื้อควรมีลักษณะดังต่อไปนี้:

การสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ

วันที่สั่งซื้อ

รหัสพนักงานขาย

รหัสลูกค้า

๒๓๔๙

3/4/09

๑๐๑

๑๐๐๕

๒๓๕๐

3/4/09

๑๐๓

๑๐๐๓

๒๓๕๑

3/4/09

๑๐๕

๑๐๐๑

๒๓๕๒

3/5/09

๑๐๕

๑๐๐๓

๒๓๕๓

3/7/09

๑๐๗

๑๐๐๕

ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อจะไม่มีคอลัมน์ที่จำเป็นต้องมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน (นั่นคือไม่มีคีย์หลัก) ดังนั้นจึงไม่สามารถใช้ได้กับคอลัมน์ใดๆหรือทั้งหมดที่มีข้อมูล "ซ้ำกัน" อย่างไรก็ตามไม่มีระเบียนสองระเบียนในตารางนี้จะเหมือนกันทั้งหมด (กฎนี้นำไปใช้กับตารางใดก็ตามในฐานข้อมูล) ในตารางนี้ควรมี17ระเบียนแต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ในแต่ละลำดับ ตัวอย่างเช่นในการสั่งซื้อ๒๓๔๙ผลิตภัณฑ์ C-๗๘๙ประกอบด้วยหนึ่งในสองส่วนของการสั่งซื้อทั้งหมด

ตารางรายละเอียดการสั่งซื้อควรมีลักษณะดังต่อไปนี้:

รายละเอียดการสั่งซื้อ

รหัสคำสั่งซื้อ

ID ผลิตภัณฑ์

Qty

๒๓๔๙

C-๗๘๙

3

๒๓๔๙

C-๗๙๕

6

๒๓๕๐

A-๒๒๗๕

2

๒๓๕๐

F-๑๙๘

6

๒๓๕๐

B-๒๐๕

1

๒๓๕๑

C-๗๙๕

6

๒๓๕๒

A-๒๒๗๕

2

๒๓๕๒

D-๔๔๒๐

3

๒๓๕๓

A-๒๒๗๕

6

๒๓๕๓

C-๗๘๙

5

การคัดลอกและการวางข้อมูลจาก Excel ลงใน Access

ในตอนนี้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขายลูกค้าผลิตภัณฑ์ใบสั่งซื้อและรายละเอียดการสั่งซื้อจะถูกแบ่งออกเป็นวัตถุที่แยกจากกันใน Excel คุณสามารถคัดลอกข้อมูลนั้นลงใน Access ได้โดยตรงซึ่งจะเป็นตาราง

การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Access และการเรียกใช้คิวรี

หลังจากที่คุณย้ายข้อมูลของคุณไปยัง Access แล้วคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางจากนั้นสร้างคิวรีเพื่อส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับวิชาต่างๆได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างคิวรีที่ส่งกลับหมายเลขใบสั่งซื้อและชื่อของพนักงานขายสำหรับการสั่งซื้อที่ป้อนระหว่าง3/05/09 และ3/08/09

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างฟอร์มและรายงานเพื่อทำการป้อนข้อมูลและการวิเคราะห์การขายได้ง่ายขึ้น

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน Excel Tech Community ขอความช่วยเหลือใน Answers community หรือแนะนำฟีเจอร์ใหม่หรือการปรับปรุงบน Excel User Voiceได้เสมอ

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×