รวมข้อมูลในหลายเวิร์กชีต

เมื่อต้องการสรุปและรายงานผลลัพธ์จากเวิร์กชีตที่แยกต่างหากคุณสามารถรวมข้อมูลจากแผ่นงานแต่ละแผ่นลงในเวิร์กชีตหลักได้ แผ่นงานสามารถอยู่ในเวิร์กบุ๊กเดียวกันกับเวิร์กชีตหลักหรือในเวิร์กบุ๊กอื่นได้ เมื่อคุณรวมข้อมูลแล้วคุณรวบรวมข้อมูลเพื่อให้คุณสามารถอัปเดตและรวมข้อมูลได้ง่ายขึ้นเท่าที่จำเป็น

ตัวอย่าง ถ้าคุณมีเวิร์กชีตค่าใช้จ่ายสำหรับสำนักงานส่วนภูมิภาคของคุณ คุณอาจใช้การรวมข้อมูลเพื่อรวมตัวเลขเหล่านี้ลงในเวิร์กชีตค่าใช้จ่ายขององค์กรหลัก เวิร์กชีตหลักอาจประกอบด้วยผลรวมยอดขายและค่าเฉลี่ย ระดับสินค้าคงคลังปัจจุบัน และผลิตภัณฑ์ที่ขายได้สูงสุดสำหรับทั้งองค์กร

เคล็ดลับ: ถ้าคุณรวมข้อมูลบ่อยอาจช่วยสร้างเวิร์กชีตใหม่จากเทมเพลเวิร์กชีตที่ใช้เค้าโครงที่สอดคล้องกันได้ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตให้ดู:สร้างเทมเพลต นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะตั้งค่าเทมเพลตของคุณด้วยตาราง Excel

วิธีการรวมข้อมูล

มีสองวิธีในการรวมข้อมูลไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งหรือประเภทใดก็ตาม

การรวมข้อมูลตามตำแหน่ง: ข้อมูลในพื้นที่แหล่งข้อมูลมีลำดับเดียวกันและใช้ป้ายชื่อเดียวกัน ใช้วิธีนี้เพื่อรวมข้อมูลจากชุดของเวิร์กชีตเช่นเวิร์กชีตงบประมาณแผนกที่สร้างขึ้นจากเทมเพลตที่เหมือนกัน

การรวมข้อมูลตามประเภท: เมื่อข้อมูลในพื้นที่แหล่งข้อมูลไม่ได้ถูกจัดเรียงในลำดับเดียวกัน แต่ใช้ป้ายชื่อเดียวกัน ใช้วิธีนี้เพื่อรวมข้อมูลจากชุดข้อมูลของเวิร์กชีตที่มีเค้าโครงแตกต่างกัน แต่มีป้ายชื่อข้อมูลเดียวกัน

การรวมข้อมูลตามประเภทจะคล้ายกับการสร้าง PivotTable อย่างไรก็ตาม PivotTable อย่างไรก็ตามคุณสามารถจัดระเบียบประเภทใหม่ได้อย่างง่ายดาย ให้พิจารณาการสร้าง PivotTableถ้าคุณต้องการการรวมข้อมูลที่ยืดหยุ่นมากขึ้นตามประเภท

หมายเหตุ: ตัวอย่างในบทความนี้ถูกสร้างขึ้นด้วย Excel ๒๐๑๖ แม้ว่ามุมมองของคุณอาจแตกต่างกันออกไปถ้าคุณกำลังใช้ Excel เวอร์ชันอื่นขั้นตอนจะเหมือนกัน

วิธีการรวม

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อรวมเวิร์กชีตหลายแผ่นเข้ากับเวิร์กชีตหลัก:

ถ้าคุณยังไม่ได้ตั้งค่าข้อมูลในแผ่นงานแต่ละแผ่นโดยการดำเนินการดังต่อไปนี้:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่วงของข้อมูลแต่ละช่วงอยู่ในรูปแบบรายการ แต่ละคอลัมน์ต้องมีป้ายชื่อ (ส่วนหัว) ในแถวแรกและมีข้อมูลที่คล้ายกัน ต้องไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างที่ใดก็ได้ในรายการ
- วางแต่ละช่วงบนเวิร์กชีตที่แยกต่างหากแต่ไม่ต้องใส่ข้อมูลใดๆในเวิร์กชีตหลักที่คุณวางแผนที่จะรวบรวมข้อมูล Excel จะทำสิ่งนี้ให้คุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละช่วงมีเค้าโครงเหมือนกัน
ในเวิร์กชีตหลัก ให้คลิกเซลล์ด้านซ้ายบนของพื้นที่ที่คุณต้องการให้ข้อมูลที่ถูกรวมปรากฏ

หมายเหตุ: เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงการเขียนทับข้อมูลที่มีอยู่ในเวิร์กชีตหลักให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปล่อยให้เซลล์เพียงพอที่ด้านขวาและด้านล่างของเซลล์นี้สำหรับข้อมูลที่รวม
คลิกข้อมูล>รวบรวม (ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล)
ในกล่อง ฟังก์ชัน ให้คลิก ฟังก์ชันสรุป ที่คุณต้องการให้ Excel ใช้ในการรวมข้อมูล ฟังก์ชันเริ่มต้นจะเป็นผลรวม

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่มีการเลือกช่วงของเวิร์กชีตสามช่วงดังนี้
เลือกข้อมูลของคุณ

ถัดไปในกล่องการอ้างอิงให้คลิกปุ่มยุบเพื่อลดขนาดแผงและเลือกข้อมูลในเวิร์กชีต

คลิกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการรวมข้อมูล เลือกข้อมูล แล้วคลิกปุ่ม ขยายกล่องโต้ตอบ ทางด้านขวาเพื่อกลับไปยังกล่องโต้ตอบ รวมข้อมูล

ถ้าเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการรวมอยู่ในเวิร์กบุ๊กอื่นให้คลิกเรียกดูเพื่อค้นหาตำแหน่งของเวิร์กบุ๊กนั้น หลังจากที่ค้นหาและคลิกตกลงExcel จะใส่เส้นทางไฟล์ในกล่องการอ้างอิงและผนวกจุดเครื่องหมายอัศเจรีย์ไปยังเส้นทางนั้น จากนั้นคุณจะสามารถเลือกข้อมูลอื่นต่อไปได้

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่มีการเลือกช่วงของเวิร์กชีตสามช่วง:
ในหน้าต่างการรวมหน้าต่างแบบผุดขึ้นให้คลิกเพิ่ม ทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มช่วงทั้งหมดที่คุณรวม
การอัปเดตด้วยตนเองโดยอัตโนมัติ: ถ้าคุณต้องการให้ Excel อัปเดตตารางการรวมข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อข้อมูลต้นฉบับมีการเปลี่ยนแปลงเพียงเลือกกล่องสร้างลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูล ถ้ากล่องนี้ยังคงไม่ได้ใช้งานอยู่คุณสามารถอัปเดตการรวมด้วยตนเองได้
หมายเหตุ:
- คุณไม่สามารถสร้างลิงก์เมื่อพื้นที่ต้นทางหรือปลายทางอยู่บนแผ่นงานเดียวกัน
- ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนขอบเขตของช่วงหรือแทนที่ช่วงให้คลิกช่วงในการรวมป็อปอัพและอัปเดตเมื่อใช้ขั้นตอนด้านบน การทำเช่นนี้จะสร้างการอ้างอิงช่วงใหม่ดังนั้นคุณจึงจำเป็นต้องลบก่อนที่คุณจะรวมข้อมูลอีกครั้ง เพียงเลือกการอ้างอิงเก่าแล้วกดปุ่ม Delete
คลิกตกลงและ Excel จะสร้างการรวมข้อมูลให้กับคุณ อีกวิธีหนึ่งคือคุณสามารถนำการจัดรูปแบบไปใช้ได้ จำเป็นต้องมีการจัดรูปแบบเพียงครั้งเดียวเว้นแต่ว่าคุณจะเรียกใช้การรวมข้อมูลอีกครั้ง
- ป้ายชื่อใดที่ไม่ตรงกับป้ายชื่อในพื้นที่แหล่งข้อมูลอื่นจะทำให้เกิดแถวหรือคอลัมน์ที่แยกกันในการรวม
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประเภทใดๆที่คุณไม่ต้องการรวมมีป้ายชื่อที่ไม่ซ้ำกันที่ปรากฏในช่วงแหล่งข้อมูลเดียวเท่านั้น

ใช้สูตรเพื่อรวมข้อมูล

ถ้าข้อมูลที่จะรวมอยู่ในเซลล์ที่แตกต่างกันบนเวิร์กชีตที่แตกต่างกันให้ทำดังนี้

ใส่สูตรที่มีการอ้างอิงเซลล์ไปยังเวิร์กชีตอื่น หนึ่งสูตรสำหรับเวิร์กชีตที่แยกกันแต่ละแผ่น ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการรวมข้อมูลจากเวิร์กชีตที่ชื่อฝ่ายขาย (ในเซลล์ B4) ฝ่ายบุคคล (ในเซลล์ F5) และฝ่ายการตลาด (ในเซลล์ B9) ลงในเซลล์ A2 ของเวิร์กชีตหลัก คุณจะต้องใส่สูตรดังนี้:

การอ้างอิงสูตรหลายแผ่นงานของ Excel

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการใส่การอ้างอิงเซลล์เช่นยอดขาย! B4 —ในสูตรที่ไม่มีการพิมพ์ให้พิมพ์สูตรขึ้นไปยังจุดที่คุณต้องการการอ้างอิงจากนั้นคลิกแท็บเวิร์กชีตแล้วคลิกเซลล์นั้น Excel จะกรอกชื่อแผ่นงานและที่อยู่ของเซลล์ให้เสร็จสมบูรณ์ หมายเหตุ:สูตรในกรณีดังกล่าวอาจเป็นข้อผิดพลาดได้เนื่องจากการเลือกเซลล์ที่ไม่ถูกต้องเป็นไปอย่างไม่ถูกต้อง นอกจากนี้คุณยังสามารถแสดงความผิดพลาดหลังจากใส่สูตรที่ซับซ้อนได้ยาก

ถ้าข้อมูลที่จะรวมอยู่ในเซลล์เดียวกันบนเวิร์กชีตที่แตกต่างกันให้ทำดังนี้

ใส่สูตรที่มีการอ้างอิงสามมิติที่ใช้การอ้างอิงไปยังช่วงของชื่อแผ่นงาน ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการรวมข้อมูลในเซลล์ A2 จากยอดขายผ่านการรวมการตลาดในเซลล์ E5 ของเวิร์กชีตหลักคุณจะใส่สิ่งต่อไปนี้:

สูตรการอ้างอิงแผ่นงานสามมิติของ Excel