ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก

รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกใน Excel

คุณสามารถเชื่อมต่อเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณกับแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ฐานข้อมูล SQL Server, OLAP คิวบ์ หรือแม้แต่กับเวิร์กบุ๊ก Excel อื่น การเชื่อมต่อนี้จะปรากฏในเวิร์กบุ๊กของคุณเป็นตาราง รายงาน PivotTable หรือ PivotChart

คุณสามารถทำให้ข้อมูลในเวิร์กบุ๊กของคุณอัปเดตอยู่เสมอได้โดย "การรีเฟรช" ลิงค์ที่ไปยังแหล่งข้อมูล แต่ละครั้งที่คุณรีเฟรชการเชื่อมต่อ คุณจะเห็นข้อมูลล่าสุด รวมทั้งที่เป็นสิ่งใหม่หรือที่ถูกลบออกแล้ว

หมายเหตุด้านความปลอดภัย: การเชื่อมต่อไปยังข้อมูลภายนอกอาจถูกปิดใช้งานบนคอมพิวเตอร์ของคุณในขณะนี้ เมื่อต้องการรีเฟรชข้อมูลเมื่อคุณเปิดเวิร์กบุ๊กคุณจะต้องเปิดใช้งานการเชื่อมต่อข้อมูลโดยใช้แถบศูนย์ความเชื่อถือหรือคุณต้องวางเวิร์กบุ๊กในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การเพิ่มเอาออกหรือปรับเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้สำหรับไฟล์ของคุณเพิ่มเอาออกหรือดูผู้เผยแพร่ที่เชื่อถือได้และดูตัวเลือกและการตั้งค่าของฉันในศูนย์ความเชื่อถือ

สำหรับการเชื่อมต่อส่วนใหญ่ให้คลิกเซลล์ใดก็ได้ในช่วงหรือตารางที่ใช้การเชื่อมต่อแล้วเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • อัปเดตเฉพาะข้อมูลที่เลือกเท่านั้น   กด ALT + F5 หรือบนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อ & แบบสอบถามให้คลิกลูกศรภายใต้รีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งรีเฟรชบน ribbon

  • การอัปเดตข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก   กด CTRL + ALT + F5 หรือบนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อ & แบบสอบถามให้คลิกรีเฟรชทั้งหมด

    ตัวชี้เมาส์เหนือปุ่มรีเฟรชทั้งหมด

  • การควบคุมวิธีการหรือเมื่อมีการรีเฟรชการเชื่อมต่อ   บนแท็บข้อมูลให้คลิกลูกศรภายใต้รีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งคุณสมบัติการเชื่อมต่อบน ribbon

    ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้นให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการบนแท็บการใช้งานภายใต้การควบคุมการรีเฟรช

การดำเนินการรีเฟรชบางอย่างจำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ ถ้าคุณเห็นแหล่งข้อมูลของคุณแสดงอยู่ในรายการให้ตรวจทานส่วนที่สอดคล้องกัน

คุณสามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปิดเวิร์กบุ๊กได้ คุณสามารถเลือกบันทึกเวิร์กบุ๊กโดยไม่ต้องบันทึกข้อมูลภายนอกเพื่อลดขนาดของไฟล์

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อ & แบบสอบถามให้คลิกลูกศรภายใต้รีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งคุณสมบัติการเชื่อมต่อบน ribbon

  3. ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อบนแท็บการใช้งานภายใต้การควบคุมการรีเฟรชให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์

  4. ถ้าคุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊กที่มีข้อกำหนดคิวรี แต่ไม่ต้องการบันทึกข้อมูลภายนอกด้วย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เอาข้อมูลออกจากช่วงข้อมูลภายนอกก่อนที่จะบันทึกเวิร์กบุ๊ก

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อ & แบบสอบถามให้คลิกลูกศรภายใต้รีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งคุณสมบัติการเชื่อมต่อบน ribbon

  3. คลิกแท็บ การใช้

  4. เลือกกล่อง รีเฟรชทุกๆ แล้วใส่ค่าตัวเลขระบุจำนวนนาทีระหว่างการรีเฟรชแต่ละครั้ง

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ การรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้เล็กน้อย เมื่อต้องการตรวจสอบหรือยกเลิกการรีเฟรช ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • การตรวจสอบสถานะของคิวรี   ข้อความจะปรากฏบนแถบสถานะของ Excel เพื่อระบุว่าคิวรีกำลังทำงานอยู่ ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อตรวจสอบสถานะของคิวรี

  • หยุดการรีเฟรชในเบื้องหลัง   เมื่อต้องการหยุดคิวรีที่กำลังทำงานในเบื้องหลัง ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความบอกสถานะคิวรีบนแถบสถานะเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ สถานะการรีเฟรชข้อมูลภายนอก แล้วคลิก หยุดการรีเฟรช

  • หยุดคิวรี   เมื่อต้องการหยุดการทำงานของคิวรีเมื่อการรีเฟรชในเบื้องหลังถูกปิดใช้งาน ให้กดแป้น ESC

การรีเฟรชไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์ ซึ่งจะสร้างไฟล์ใหม่โดยใช้ข้อมูลล่าสุดจากคิวบ์เซิร์ฟเวอร์ อาจใช้เวลานานและใช้เนื้อที่ดิสก์ชั่วคราวจำนวนมาก ให้เริ่มกระบวนการนี้ในเวลาที่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์อื่นๆ ใน Excel ในทันที และตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณมีเนื้อที่ดิสก์เพียงพอที่จะบันทึกไฟล์อีกครั้ง

  1. คลิก PivotTable เชื่อมต่อกับไฟล์คิวบ์ออฟไลน์

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อ & แบบสอบถามให้คลิกลูกศรภายใต้รีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

    ตัวชี้เมาส์เหนือปุ่มรีเฟรชทั้งหมด

  1. บนเวิร์กชีต ให้คลิกเซลล์ที่มีการแมปเพื่อเลือกแมป XML ที่คุณต้องการรีเฟรช

  2. ถ้าไม่มีแท็บ นักพัฒนา ให้ใช้งาน ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อแสดงแท็บนั้น

    1. คลิก ไฟล์ คลิก ตัวเลือก แล้วคลิก กำหนด Ribbon เอง

    2. ภายใต้ แท็บหลัก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย นักพัฒนา แล้วคลิก ตกลง

  3. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม XML ให้คลิก รีเฟรชข้อมูล

    รีเฟรชข้อมูลแบบ XML

เมื่อคุณใช้ add-in Power Pivot เพื่อรีเฟรชข้อมูลที่นำเข้าก่อนหน้านี้คุณสามารถดูว่าการรีเฟรชสำเร็จล้มเหลวหรือถูกยกเลิก

ใน Power Pivot ให้คลิกหน้าแรก>รับข้อมูลภายนอก>รีเฟรชหรือรีเฟรชทั้งหมดเพื่อนำเข้าตารางปัจจุบันหรือตารางทั้งหมดในตัวแบบข้อมูลอีกครั้ง

สถานะของการรีเฟรชจะถูกระบุสำหรับการเชื่อมต่อแต่ละรายการที่ใช้ในตัวแบบข้อมูล มีผลลัพธ์ที่เป็นไปได้สามประการ

ข้อความแสดงสถานะการรีเฟรชข้อมูลใน PowerPivot

รายงาน "สำเร็จ" ตามจำนวนแถวที่นำเข้าลงในแต่ละตาราง

"ข้อผิดพลาด" อาจเกิดขึ้นได้ถ้าฐานข้อมูลอยู่ในสถานะออฟไลน์คุณจะไม่มีสิทธิ์อีกต่อไปหรือตารางหรือคอลัมน์จะถูกลบหรือเปลี่ยนชื่อในแหล่งข้อมูล ตรวจสอบว่าฐานข้อมูลพร้อมใช้งานอาจจะมีการสร้างการเชื่อมต่อใหม่ในเวิร์กบุ๊กอื่น

"ยกเลิก" หมายความว่า Excel ไม่ได้ออกคำขอการรีเฟรชอาจเนื่องจากการรีเฟรชถูกปิดใช้งานบนการเชื่อมต่อ

เคล็ดลับ:  คุณกำลังแชร์เวิร์กบุ๊กนี้กับบุคคลอื่นที่อาจต้องการรีเฟรชข้อมูลหรือไม่ ช่วยให้ผู้ร่วมงานของคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการรีเฟรชข้อมูลด้วยการแจ้งให้พวกเขาร้องขอสิทธิ์ในแหล่งข้อมูลที่ให้ข้อมูล

คุณสมบัติตารางแสดงแบบสอบถามที่ใช้ในการรีเฟรชข้อมูล

การรีเฟรชข้อมูลเป็นเพียงการ rerunning แบบสอบถามเดียวกันกับที่ใช้ในการรับข้อมูลในสถานที่แรก คุณสามารถดูและบางครั้งการปรับเปลี่ยนแบบสอบถามได้โดยการดูคุณสมบัติตารางในหน้าต่าง Power Pivot

  1. เมื่อต้องการดูคิวรีที่ใช้ในระหว่างการรีเฟรชข้อมูลให้คลิกPower Pivot >จัดการเพื่อเปิดหน้าต่าง Power Pivot

  2. คลิกออกแบบ>คุณสมบัติตาราง

  3. สลับไปยังตัวแก้ไขแบบสอบถามเพื่อดูคิวรีต้นแบบ

คิวรีจะไม่สามารถมองเห็นได้สำหรับแหล่งข้อมูลทุกชนิด ตัวอย่างเช่นคิวรีจะไม่แสดงขึ้นสำหรับการนำเข้าข้อมูลตัวดึงข้อมูล

คุณสมบัติการเชื่อมต่อที่ยกเลิกการรีเฟรชข้อมูล

ใน Excel คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติการเชื่อมต่อที่กำหนดความถี่ในการรีเฟรชข้อมูลได้ ถ้าการรีเฟรชไม่ได้รับอนุญาตบนการเชื่อมต่อที่เฉพาะเจาะจงคุณจะได้รับการแจ้งให้ทราบเมื่อคุณเรียกใช้การรีเฟรชทั้งหมดหรือพยายามรีเฟรชตารางที่เฉพาะเจาะจงที่ใช้การเชื่อมต่อ

  1. เมื่อต้องการดูคุณสมบัติการเชื่อมต่อใน Excel ให้คลิกแบบสอบถาม > ข้อมูล & การเชื่อมต่อเพื่อดูรายการของการเชื่อมต่อทั้งหมดที่ใช้ในเวิร์กบุ๊ก

  2. คลิกขวาที่การเชื่อมต่อแล้วคลิกคุณสมบัติ

  3. ในการใช้งานภายใต้การควบคุมการรีเฟรชถ้ากล่องกาเครื่องหมายถูกล้างสำหรับรีเฟรชการเชื่อมต่อนี้เมื่อรีเฟรชทั้งหมดคุณจะได้รับการยกเลิกเมื่อคุณลองรีเฟรชทั้งหมดในหน้าต่าง Power Pivot

รีเฟรชข้อมูลบน SharePoint Server ๒๐๑๓

บน SharePoint Server ๒๐๑๓คุณสามารถจัดกำหนดการการรีเฟรชข้อมูลแบบอัตโนมัติบนเซิร์ฟเวอร์ได้แต่การทำเช่นนั้นจำเป็นต้องมี Power Pivot สำหรับ SharePoint ๒๐๑๓ถูกติดตั้งและกำหนดค่าไว้ในสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาว่าการรีเฟรชข้อมูลที่จัดกำหนดการจะพร้อมใช้งานหรือไม่

เมื่อข้อมูลที่คุณใช้สำหรับการเปลี่ยนแปลงแผนที่คุณสามารถรีเฟรชด้วยตนเองได้ในแผนที่แบบสามมิติ การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏบนแผนที่ของคุณ Here’s how:

  • ในแผนที่3D ให้คลิกหน้าแรก>รีเฟรชข้อมูล

รีเฟรชข้อมูล บนแท็บ หน้าแรก

เพิ่มข้อมูลลงใน Power Map

เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในPower Map แผนที่สามมิติของคุณ:

  1. ในแผนที่สามมิติให้ไปที่แผนที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลลงไป

  2. ออกจากหน้าต่างแผนที่สามมิติที่เปิดอยู่ให้คลิกใน Excel แล้วเลือกข้อมูลเวิร์กชีตที่คุณต้องการเพิ่ม

  3. บน Ribbon ของ Excel ให้คลิก แทรก > ลูกศร แผนที่ > เพิ่มข้อมูลที่เลือกลงใน Power Map

คำสั่ง เพิ่มข้อมูลที่เลือกลงใน Power Map

แผนที่3D ของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงข้อมูลเพิ่มเติม

ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Microsoft Office Excel ที่แสดงอยู่ใน Excel Services สามารถมาจากตำแหน่งที่ตั้งที่แตกต่างกันสองตำแหน่ง ข้อมูลอาจถูกจัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กโดยตรงหรืออาจถูกเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลภายนอกเช่นในฐานข้อมูลหรือในคิวบ์การประมวลผลการวิเคราะห์ทางออนไลน์ (OLAP)

ถ้าข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลภายนอกผู้สร้างเวิร์กบุ๊กหรือผู้ดูแลระบบได้กำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อไว้บ่อยครั้งในไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (.odc) ซึ่งจะอธิบายวิธีการค้นหาเข้าสู่ระบบคิวรีและการเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกใน Excel Services คุณสามารถดำเนินการรีเฟรชเพื่อเรียกคืนข้อมูลที่อัปเดตได้ แต่ละครั้งที่คุณรีเฟรชข้อมูลคุณจะเห็นข้อมูลเวอร์ชันล่าสุดรวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลเนื่องจากมีการรีเฟรชครั้งล่าสุด

เรียนรู้เกี่ยวกับการรีเฟรชข้อมูล

ภาพประกอบต่อไปนี้จะอธิบายกระบวนการพื้นฐานของสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณรีเฟรชข้อมูลที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก

กระบวนการพื้นฐานของการรีเฟรชข้อมูลภายนอก

  1. การดำเนินการรีเฟรชจะได้รับข้อมูลล่าสุด

  2. การเชื่อมต่อมักจะถูกบันทึกลงในไฟล์การเชื่อมต่อให้กำหนดข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเข้าถึงและเรียกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

  3. มีแหล่งข้อมูลที่หลากหลายที่คุณสามารถเข้าถึงได้เช่น OLAP, SQL Server, ผู้ให้บริการ OLEDB และโปรแกรมควบคุม ODBC

  4. ข้อมูลล่าสุดจะถูกเพิ่มลงในเวิร์กบุ๊กปัจจุบัน

เรียนรู้เกี่ยวกับข้อกังวลด้านความปลอดภัย

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกและคุณพยายามรีเฟรชข้อมูลคุณจำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นและเพื่อให้ทราบว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัย

ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลมักจะมีแบบสอบถามอย่างน้อยหนึ่งคิวรีที่ใช้ในการรีเฟรชข้อมูลภายนอก ด้วยการแทนที่ไฟล์นี้ผู้ใช้ที่มีเจตนาที่เป็นอันตรายสามารถออกแบบคิวรีเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับและแจกจ่ายไปยังผู้ใช้อื่นหรือดำเนินการกระทำที่เป็นอันตรายอื่นๆ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ไฟล์การเชื่อมต่อถูกเขียนโดยบุคคลที่เชื่อถือได้

  • ไฟล์การเชื่อมต่อมีความปลอดภัยและมาจากไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูลที่เชื่อถือได้ (DCL)

หมายเหตุด้านความปลอดภัย: การเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกมักจำเป็นต้องใช้ข้อมูลประจำตัว (เช่นชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน) ที่ใช้ในการรับรองความถูกต้องของผู้ใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลประจำตัวเหล่านี้มีไว้สำหรับคุณในลักษณะที่ปลอดภัยและปลอดภัยและคุณไม่ได้เปิดเผยข้อมูลประจำตัวเหล่านี้ให้กับผู้อื่นโดยไม่ได้ตั้งใจ

ควบคุมวิธีการรีเฟรชข้อมูล

คุณสามารถควบคุมวิธีการรีเฟรชข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้โดยการเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • รีเฟรชเปิด   ใน Microsoft Office Excel 2007 ผู้สร้างเวิร์กบุ๊กสามารถสร้างเวิร์กบุ๊กที่รีเฟรชข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊กโดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ (บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกการเชื่อมต่อให้เลือกการเชื่อมต่อแล้วคลิกคุณสมบัติคลิกแท็บการใช้แล้วคลิกรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์) ในกรณีนี้ Excel Services จะรีเฟรชข้อมูลก่อนที่จะแสดงเวิร์กบุ๊กและสร้างเซสชันใหม่ ถ้าผู้สร้างเวิร์กบุ๊กล้างข้อมูลรีเฟรชเมื่อเปิดไฟล์กล่องกาเครื่องหมายข้อมูลที่แคชไว้ด้วยเวิร์กบุ๊กจะแสดงขึ้นซึ่งหมายความว่าเมื่อผู้ใช้รีเฟรชข้อมูลด้วยตนเองผู้ใช้จะเห็นข้อมูลล่าสุดของข้อมูลล่าสุดในระหว่างเซสชันปัจจุบันแต่ข้อมูลจะไม่ถูกบันทึกไปยังเวิร์กบุ๊ก ถ้าคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอเมื่อคุณแสดงเวิร์กบุ๊กใน Excel Services ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์โดยใช้ Office Excel

    ถ้าคุณกำลังใช้ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (.odc) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่ากล่องกาเครื่องหมายใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเสมอในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ(บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกการเชื่อมต่อให้เลือกการเชื่อมต่อให้คลิกคุณสมบัติแล้วคลิกใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเสมอ)

    การตั้งค่าไซต์ตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ที่เชื่อถือได้การหมดเวลาของเซสชันสั้นๆและอายุการใช้งานแคชของข้อมูลภายนอกยังอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินการรีเฟรช สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ผู้ดูแลระบบของคุณหรือระบบวิธีใช้การดูแลจากศูนย์กลางของ Microsoft Office SharePoint Server

  • การรีเฟรชด้วยตนเอง   

    หมายเหตุ: คุณสามารถรีเฟรชเฉพาะรายงาน PivotTable ได้ด้วยตนเอง

    1. เลือกเซลล์ในรายงาน PivotTable

    2. บนแถบเครื่องมือของ Excel Web Access ภายใต้เมนูอัปเดตให้คลิกรีเฟรชการเชื่อมต่อที่เลือก

      หมายเหตุ: 

      • การดำเนินการแบบโต้ตอบที่ทำให้เกิดสอบถามของแหล่งข้อมูล OLAP เริ่มการดำเนินการรีเฟรชด้วยตนเอง

      • ถ้ามองไม่เห็นคำสั่งรีเฟรชนี้แสดงว่าผู้เขียน Web Part ได้ล้างกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชการเชื่อมต่อที่เลือกให้รีเฟรชคุณสมบัติการเชื่อมต่อทั้งหมด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่คุณสมบัติแบบกำหนดเองของ Web Part สำหรับ Excel Web Access

  • รีเฟรชการเชื่อมต่อทั้งหมด   บนแถบเครื่องมือของ Excel Web Access ภายใต้เมนูการอัปเดตให้คลิกรีเฟรชการเชื่อมต่อทั้งหมด

  • การรีเฟรชเป็นครั้งคราว   โดยใช้ Office Excel 2007 ผู้สร้างเวิร์กบุ๊กสามารถระบุได้ว่าข้อมูลจะรีเฟรชโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่ระบุหลังจากเปิดเวิร์กบุ๊กสำหรับแต่ละการเชื่อมต่อในเวิร์กบุ๊ก ตัวอย่างเช่นฐานข้อมูลสินค้าคงคลังอาจได้รับการอัปเดตทุกชั่วโมงและเพื่อให้ผู้เขียนเวิร์กบุ๊กได้กำหนดเวิร์กบุ๊กให้รีเฟรชทุก๖๐นาทีโดยอัตโนมัติ

    ผู้เขียน Web Part สามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตการรีเฟรชข้อมูลเป็นงวดของ Excel Web Accessเพื่อเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการดำเนินการรีเฟรชเป็นงวดนี้ถ้าคุณสมบัติถูกกำหนดโดยผู้สร้างเวิร์กบุ๊ก เมื่อช่วงเวลาที่ผ่านไปตามค่าเริ่มต้นพร้อมท์การแจ้งเตือนการรีเฟรชต่อไปนี้จะแสดงขึ้นที่ด้านล่างของ Web Part สำหรับ Excel Web Access:

    รีเฟรชข้อมูลสำหรับรายการการเชื่อมต่อที่ <> หรือไม่ ตอนนี้ เสมอ (ไม่ต้องถามฉันอีก)

    ผู้เขียน Web Part สำหรับ Excel Web Access ยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติแสดงพร้อมท์การรีเฟรชข้อมูลเป็นงวดเพื่อควบคุมลักษณะการทำงานของข้อความที่แสดงเมื่อ Excel Services ดำเนินการการรีเฟรชข้อมูลเป็นครั้งคราวในระหว่างช่วงเวลาดังต่อไปนี้

    • เสมอ     หมายความว่าข้อความจะแสดงพร้อมกับพร้อมท์ในแต่ละช่วง

    • เลือก     หมายความว่าผู้ใช้สามารถเลือกที่จะทำการรีเฟรชเป็นครั้งคราวได้โดยไม่ต้องแสดงข้อความ

    • ไม่     หมายความว่า Excel Web Access ดำเนินการรีเฟรชเป็นครั้งคราวโดยไม่ต้องแสดงข้อความหรือพร้อมท์

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่คุณสมบัติแบบกำหนดเองของ Web Part สำหรับ Excel Web Access

  • ยกเลิกการรีเฟรช   เนื่องจากการรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้คุณสามารถยกเลิกได้ ในขณะที่การดำเนินการรีเฟรชเกิดขึ้น Excel Services จะแสดงข้อความที่มีพร้อมท์ คลิกยกเลิกเพื่อขัดจังหวะการดำเนินการเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการรีเฟรชให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในเวลาที่สะดวกยิ่งขึ้น ข้อมูลที่ส่งกลับตามคิวรีก่อนที่คุณจะยกเลิกการดำเนินการรีเฟรชจะแสดงขึ้น

รหัสผ่านที่เก็บไว้ไม่มีการเข้ารหัสลับ จึงไม่แนะนำให้ใช้ ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณต้องการรหัสผ่านเพื่อเชื่อมต่อ คุณสามารถกำหนดให้ผู้ใช้ต้องใส่รหัสผ่านก่อนจึงจะสามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกได้ กระบวนการต่อไปนี้ใช้ไม่ได้กับข้อมูลที่ดึงจากไฟล์ข้อความ (*.txt) หรือคิวรีเว็บ (*.iqy)

ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายากซึ่งรวมตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กตัวเลขและสัญลักษณ์ รหัสผ่านที่อ่อนแอจะไม่ผสมผสานองค์ประกอบเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นรหัสผ่านที่คาดเดาได้: Y6dh! et5 รหัสผ่านที่อ่อนแอ: House27 รหัสผ่านควรมีความยาวอย่างน้อย8ตัว วลีรหัสผ่านที่ใช้อักขระ14ตัวหรือมากกว่าจะดีกว่า

เป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องจำรหัสผ่านของคุณให้ได้ ถ้าคุณลืมรหัสผ่าน Microsoft จะไม่สามารถเรียกคืนให้แก่คุณได้ ให้จดบันทึกรหัสผ่านของคุณไว้และนำไปเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยซึ่งอยู่ห่างจากข้อมูลที่ใช้รหัสผ่านนั้นในการป้องกัน

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อ & แบบสอบถามให้คลิกรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  3. คลิกแท็บ ข้อกำหนด แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรหัสผ่าน

หมายเหตุ: Excel จะแจ้งเตือนให้คุณใส่รหัสผ่านเฉพาะครั้งแรกที่มีการรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกในการใช้งาน Excel แต่ละเซสชัน ในครั้งต่อไปที่คุณเริ่มใช้งาน Excel คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านอีกถ้าคุณเปิดเวิร์กบุ๊กที่มีคิวรีแล้วพยายามที่จะดำเนินการรีเฟรชข้อมูล

สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มาก ให้พิจารณาการเรียกใช้การรีเฟรชในเบื้องหลัง ซึ่งจะส่งกลับการควบคุมของ Excel มาที่คุณแทนที่จะทำให้คุณต้องรอหลายนาทีหรือมากกว่านั้นเพื่อให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อ & แบบสอบถามให้คลิกรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งคุณสมบัติการเชื่อมต่อบน ribbon

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเรียกใช้คิวรี OLAP ในเบื้องหลังได้

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเรียกใช้คิวรีกับการเชื่อมต่อชนิดใดๆ ที่เรียกใช้ข้อมูลสำหรับตัวแบบข้อมูล

  3. คลิกแท็บ การใช้

  4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้การรีเฟรชให้ทำงานอยู่เบื้องหลัง เพื่อเรียกใช้งานคิวรีในเบื้องหลัง ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อเรียกใช้คิวรีในขณะที่คุณรอ

    ขณะที่คุณกำลังบันทึก แมโคร ที่มีคิวรี Excel จะไม่เรียกใช้งานคิวรีในเบื้องหลัง เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงแมโครที่บันทึกไว้เพื่อให้คิวรีทำงานในเบื้องหลัง ให้แก้ไขแมโครใน Visual Basic Editor เปลี่ยนวิธีรีเฟรชสำหรับวัตถุ QueryTable จาก BackgroundQuery := False เป็น BackgroundQuery := True

สำหรับการเชื่อมต่อส่วนใหญ่ให้คลิกเซลล์ใดก็ได้ในช่วงหรือตารางที่ใช้การเชื่อมต่อแล้วเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • อัปเดตเฉพาะข้อมูลที่เลือกเท่านั้น   กด ALT + F5 หรือบนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรภายใต้รีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งรีเฟรชบน ribbon

  • การอัปเดตข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก   กด CTRL + ALT + F5 หรือบนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกรีเฟรชทั้งหมด

    ตัวชี้เมาส์เหนือปุ่มรีเฟรชทั้งหมด

  • การควบคุมวิธีการหรือเมื่อมีการรีเฟรชการเชื่อมต่อ   บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรภายใต้รีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งคุณสมบัติการเชื่อมต่อบน ribbon

    ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้นให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการบนแท็บการใช้งานภายใต้การควบคุมการรีเฟรช

การดำเนินการรีเฟรชบางอย่างจำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ ถ้าคุณเห็นแหล่งข้อมูลของคุณแสดงอยู่ในรายการให้ตรวจทานส่วนที่สอดคล้องกัน

คุณสามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปิดเวิร์กบุ๊กได้ คุณสามารถเลือกบันทึกเวิร์กบุ๊กโดยไม่ต้องบันทึกข้อมูลภายนอกเพื่อลดขนาดของไฟล์

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  1. คลิกแท็บ การใช้

  2. ภายใต้ การควบคุมการรีเฟรช เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์

  3. ถ้าคุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊กที่มีข้อกำหนดคิวรี แต่ไม่ต้องการบันทึกข้อมูลภายนอกด้วย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เอาข้อมูลออกจากช่วงข้อมูลภายนอกก่อนที่จะบันทึกเวิร์กบุ๊ก

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  3. คลิกแท็บ การใช้

  4. เลือกกล่อง รีเฟรชทุกๆ แล้วใส่ค่าตัวเลขระบุจำนวนนาทีระหว่างการรีเฟรชแต่ละครั้ง

รหัสผ่านที่เก็บไว้ไม่มีการเข้ารหัสลับ จึงไม่แนะนำให้ใช้ ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณต้องการรหัสผ่านเพื่อเชื่อมต่อ คุณสามารถกำหนดให้ผู้ใช้ต้องใส่รหัสผ่านก่อนจึงจะสามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกได้ กระบวนการต่อไปนี้ใช้ไม่ได้กับข้อมูลที่ดึงจากไฟล์ข้อความ (*.txt) หรือคิวรีเว็บ (*.iqy)

ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายากซึ่งรวมตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กตัวเลขและสัญลักษณ์ รหัสผ่านที่อ่อนแอจะไม่ผสมผสานองค์ประกอบเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นรหัสผ่านที่คาดเดาได้: Y6dh! et5 รหัสผ่านที่อ่อนแอ: House27 รหัสผ่านควรมีความยาวอย่างน้อย8ตัว วลีรหัสผ่านที่ใช้อักขระ14ตัวหรือมากกว่าจะดีกว่า

เป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องจำรหัสผ่านของคุณให้ได้ ถ้าคุณลืมรหัสผ่าน Microsoft จะไม่สามารถเรียกคืนให้แก่คุณได้ ให้จดบันทึกรหัสผ่านของคุณไว้และนำไปเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยซึ่งอยู่ห่างจากข้อมูลที่ใช้รหัสผ่านนั้นในการป้องกัน

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  3. คลิกแท็บ ข้อกำหนด แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรหัสผ่าน

หมายเหตุ: Excel จะแจ้งเตือนให้คุณใส่รหัสผ่านเฉพาะครั้งแรกที่มีการรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกในการใช้งาน Excel แต่ละเซสชัน ในครั้งต่อไปที่คุณเริ่มใช้งาน Excel คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านอีกถ้าคุณเปิดเวิร์กบุ๊กที่มีคิวรีแล้วพยายามที่จะดำเนินการรีเฟรชข้อมูล

สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มาก ให้พิจารณาการเรียกใช้การรีเฟรชในเบื้องหลัง ซึ่งจะส่งกลับการควบคุมของ Excel มาที่คุณแทนที่จะทำให้คุณต้องรอหลายนาทีหรือมากกว่านั้นเพื่อให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเรียกใช้คิวรี OLAP ในเบื้องหลังได้

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเรียกใช้คิวรีกับการเชื่อมต่อชนิดใดๆ ที่เรียกใช้ข้อมูลสำหรับตัวแบบข้อมูล

  3. คลิกแท็บ การใช้

  4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้การรีเฟรชให้ทำงานอยู่เบื้องหลัง เพื่อเรียกใช้งานคิวรีในเบื้องหลัง ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อเรียกใช้คิวรีในขณะที่คุณรอ

    ขณะที่คุณกำลังบันทึก แมโคร ที่มีคิวรี Excel จะไม่เรียกใช้งานคิวรีในเบื้องหลัง เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงแมโครที่บันทึกไว้เพื่อให้คิวรีทำงานในเบื้องหลัง ให้แก้ไขแมโครใน Visual Basic Editor เปลี่ยนวิธีรีเฟรชสำหรับวัตถุ QueryTable จาก BackgroundQuery := False เป็น BackgroundQuery := True

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ การรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้เล็กน้อย เมื่อต้องการตรวจสอบหรือยกเลิกการรีเฟรช ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ตรวจสอบสถานะของคิวรี    ข้อความจะปรากฏขึ้นบนแถบสถานะของ Excel เพื่อระบุว่าคิวรีกำลังทำงานอยู่ ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อตรวจสอบสถานะของคิวรี

  • หยุดการรีเฟรชในเบื้องหลัง    เมื่อต้องการหยุดคิวรีที่กำลังทำงานในเบื้องหลัง ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความบอกสถานะคิวรีบนแถบสถานะเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ สถานะการรีเฟรชข้อมูลภายนอก แล้วคลิก หยุดการรีเฟรช

  • หยุดคิวรี    เมื่อต้องการหยุดการทำงานของคิวรีเมื่อการรีเฟรชในเบื้องหลังถูกปิดใช้งาน ให้กดแป้น ESC

ถ้าคุณใช้รับการแปลง & เพื่อสอบถามไฟล์ข้อความไม่จำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม ถ้าคุณนำเข้าไฟล์ข้อความขั้นตอนในการรีเฟรชจะเป็นดังต่อไปนี้:

  1. คลิกเซลล์ใดๆ ในช่วงหรือตารางที่มีลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความที่นำเข้า

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งรีเฟรชบน ribbon

    เมื่อต้องการอัปเดตเฉพาะข้อมูลที่เลือกให้คลิก รีเฟรช

    คุณยังสามารถคลิกขวาที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง แล้วคลิก รีเฟรช

  3. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าไฟล์ข้อความ ให้เรียกดูไฟล์ข้อความของคุณแล้วคลิก นำเข้า

การรีเฟรชไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์ ซึ่งจะสร้างไฟล์ใหม่โดยใช้ข้อมูลล่าสุดจากคิวบ์เซิร์ฟเวอร์ อาจใช้เวลานานและใช้เนื้อที่ดิสก์ชั่วคราวจำนวนมาก ให้เริ่มกระบวนการนี้ในเวลาที่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์อื่นๆ ใน Excel ในทันที และตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณมีเนื้อที่ดิสก์เพียงพอที่จะบันทึกไฟล์อีกครั้ง

  1. คลิก PivotTable เชื่อมต่อกับไฟล์คิวบ์ออฟไลน์

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก รีเฟรช

    เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งรีเฟรชบน ribbon

  1. บนเวิร์กชีต ให้คลิกเซลล์ที่มีการแมปเพื่อเลือกแมป XML ที่คุณต้องการรีเฟรช

  2. ถ้าไม่มีแท็บ นักพัฒนา ให้ใช้งาน ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อแสดงแท็บนั้น

    1. คลิก ไฟล์ คลิก ตัวเลือก แล้วคลิก กำหนด Ribbon เอง

    2. ภายใต้ แท็บหลัก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย นักพัฒนา แล้วคลิก ตกลง

  3. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม XML ให้คลิก รีเฟรชข้อมูล

    รีเฟรชข้อมูลแบบ XML

  • บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกรีเฟรชทั้งหมด

ถ้าคุณมีการเชื่อมต่อหลายรายการและคุณต้องการอัปเดตรายการหนึ่งให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในช่วงข้อมูลนั้นแล้วคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

เมาส์ชี้ไปที่คำสั่งรีเฟรชบน ribbon

การควบคุมวิธีการหรือเมื่อมีการรีเฟรชการเชื่อมต่อ

  1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูลที่เชื่อมต่อของคุณ

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  3. บนแท็บการใช้ให้ตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการเปลี่ยน

    สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มากให้พิจารณาการตรวจสอบตัวเลือกเปิดใช้งานการรีเฟรชพื้นหลัง การดำเนินการนี้จะส่งกลับการควบคุม Excel ให้กับคุณทันทีที่เริ่มการรีเฟรชแทนที่จะทำให้คุณรอให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น

ยกเลิกหรือตรวจสอบสถานะการรีเฟรช

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ การรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้เล็กน้อย เมื่อต้องการตรวจสอบหรือยกเลิกการรีเฟรช ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • การตรวจสอบสถานะของคิวรี    ข้อความจะปรากฏบนแถบสถานะของ Excel เพื่อระบุว่าคิวรีกำลังทำงานอยู่ ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อตรวจสอบสถานะของคิวรี

  • หยุดการรีเฟรชในเบื้องหลัง    เมื่อต้องการหยุดคิวรีที่กำลังทำงานในเบื้องหลัง ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความบอกสถานะคิวรีบนแถบสถานะเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ สถานะการรีเฟรชข้อมูลภายนอก แล้วคลิก หยุดการรีเฟรช

  • หยุดคิวรี    เมื่อต้องการหยุดการทำงานของคิวรีเมื่อการรีเฟรชในเบื้องหลังถูกปิดใช้งาน ให้กดแป้น ESC

เมื่อคุณใช้ add-in Power Pivot เพื่อรีเฟรชข้อมูลที่นำเข้าก่อนหน้านี้คุณสามารถดูว่าการรีเฟรชสำเร็จล้มเหลวหรือถูกยกเลิก

ใน Power Pivot ให้คลิกหน้าแรก>รับข้อมูลภายนอก>รีเฟรชหรือรีเฟรชทั้งหมดเพื่อนำเข้าตารางปัจจุบันหรือตารางทั้งหมดในตัวแบบข้อมูลอีกครั้ง

สถานะของการรีเฟรชจะถูกระบุสำหรับการเชื่อมต่อแต่ละรายการที่ใช้ในตัวแบบข้อมูล มีผลลัพธ์ที่เป็นไปได้สามประการ

ข้อความแสดงสถานะการรีเฟรชข้อมูลใน PowerPivot

รายงาน "สำเร็จ" ตามจำนวนแถวที่นำเข้าลงในแต่ละตาราง

"ข้อผิดพลาด" อาจเกิดขึ้นได้ถ้าฐานข้อมูลอยู่ในสถานะออฟไลน์คุณจะไม่มีสิทธิ์อีกต่อไปหรือตารางหรือคอลัมน์จะถูกลบหรือเปลี่ยนชื่อในแหล่งข้อมูล ตรวจสอบว่าฐานข้อมูลพร้อมใช้งานอาจจะมีการสร้างการเชื่อมต่อใหม่ในเวิร์กบุ๊กอื่น

"ยกเลิก" หมายความว่า Excel ไม่ได้ออกคำขอการรีเฟรชอาจเนื่องจากการรีเฟรชถูกปิดใช้งานบนการเชื่อมต่อ

เคล็ดลับ:  คุณกำลังแชร์เวิร์กบุ๊กนี้กับบุคคลอื่นที่อาจต้องการรีเฟรชข้อมูลหรือไม่ ช่วยให้ผู้ร่วมงานของคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการรีเฟรชข้อมูลด้วยการแจ้งให้พวกเขาร้องขอสิทธิ์ในแหล่งข้อมูลที่ให้ข้อมูล

คุณสมบัติตารางแสดงแบบสอบถามที่ใช้ในการรีเฟรชข้อมูล

การรีเฟรชข้อมูลเป็นเพียงการ rerunning แบบสอบถามเดียวกันกับที่ใช้ในการรับข้อมูลในสถานที่แรก คุณสามารถดูและบางครั้งการปรับเปลี่ยนแบบสอบถามได้โดยการดูคุณสมบัติตารางในหน้าต่าง Power Pivot

  1. เมื่อต้องการดูคิวรีที่ใช้ในระหว่างการรีเฟรชข้อมูลให้คลิกPower Pivot >จัดการเพื่อเปิดหน้าต่าง Power Pivot

  2. คลิกออกแบบ>คุณสมบัติตาราง

  3. สลับไปยังตัวแก้ไขแบบสอบถามเพื่อดูคิวรีต้นแบบ

คิวรีจะไม่สามารถมองเห็นได้สำหรับแหล่งข้อมูลทุกชนิด ตัวอย่างเช่นคิวรีจะไม่แสดงขึ้นสำหรับการนำเข้าข้อมูลตัวดึงข้อมูล

คุณสมบัติการเชื่อมต่อที่ยกเลิกการรีเฟรชข้อมูล

ใน Excel คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติการเชื่อมต่อที่กำหนดความถี่ในการรีเฟรชข้อมูลได้ ถ้าการรีเฟรชไม่ได้รับอนุญาตบนการเชื่อมต่อที่เฉพาะเจาะจงคุณจะได้รับการแจ้งให้ทราบเมื่อคุณเรียกใช้การรีเฟรชทั้งหมดหรือพยายามรีเฟรชตารางที่เฉพาะเจาะจงที่ใช้การเชื่อมต่อ

  1. เมื่อต้องการดูคุณสมบัติการเชื่อมต่อใน Excel ให้คลิกข้อมูล> การเชื่อมต่อเพื่อดูรายการของการเชื่อมต่อทั้งหมดที่ใช้ในเวิร์กบุ๊ก

  2. เลือกการเชื่อมต่อแล้วคลิกคุณสมบัติ

  3. ในการใช้งานภายใต้การควบคุมการรีเฟรชถ้ากล่องกาเครื่องหมายถูกล้างสำหรับรีเฟรชการเชื่อมต่อนี้เมื่อรีเฟรชทั้งหมดคุณจะได้รับการยกเลิกเมื่อคุณลองรีเฟรชทั้งหมดในหน้าต่าง Power Pivot

รีเฟรชข้อมูลบน SharePoint Server ๒๐๑๓

บน SharePoint Server ๒๐๑๓คุณสามารถจัดกำหนดการการรีเฟรชข้อมูลแบบอัตโนมัติบนเซิร์ฟเวอร์ได้แต่การทำเช่นนั้นจำเป็นต้องมี Power Pivot สำหรับ SharePoint ๒๐๑๓ถูกติดตั้งและกำหนดค่าไว้ในสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาว่าการรีเฟรชข้อมูลที่จัดกำหนดการจะพร้อมใช้งานหรือไม่

หมายเหตุ: ตัวแก้ไข Power Queryเป็นส่วนหนึ่งของการรับ & การแปลง เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมให้ดูที่รับการแปลง & ใน Excel ๒๐๑๖

ด้วย Power Query Editor คุณสามารถรีเฟรชคิวรีเพื่อนำเข้าข้อมูลล่าสุดลงในตารางได้โดยไม่ต้องสร้างคิวรีอีกครั้ง

เมื่อต้องการรีเฟรชแบบสอบถาม:

  1. คลิกรับการแปลง & >แสดงแบบสอบถาม

  2. ในบานหน้าต่างแบบสอบถามเวิร์กบุ๊กให้เลือกคิวรีที่คุณต้องการรีเฟรช

  3. ใน ribbonตัวแก้ไข Power queryให้คลิกหน้าแรก>คิวรีการรีเฟรช > การแสดงตัวอย่าง

Ribbon ตัวแก้ไขคิวรี

เมื่อข้อมูลที่คุณใช้สำหรับการเปลี่ยนแปลงแผนที่คุณสามารถรีเฟรชด้วยตนเองได้ในแผนที่แบบสามมิติ การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏบนแผนที่ของคุณ Here’s how:

  • ในแผนที่3D ให้คลิกหน้าแรก>รีเฟรชข้อมูล

รีเฟรชข้อมูล บนแท็บ หน้าแรก

เพิ่มข้อมูลลงใน Power Map

เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในPower Map แผนที่สามมิติของคุณ:

  1. ในแผนที่สามมิติให้ไปที่แผนที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลลงไป

  2. ออกจากหน้าต่างแผนที่สามมิติที่เปิดอยู่ให้คลิกใน Excel แล้วเลือกข้อมูลเวิร์กชีตที่คุณต้องการเพิ่ม

  3. บน Ribbon ของ Excel ให้คลิก แทรก > ลูกศร แผนที่ > เพิ่มข้อมูลที่เลือกลงใน Power Map

คำสั่ง เพิ่มข้อมูลที่เลือกลงใน Power Map

แผนที่3D ของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงข้อมูลเพิ่มเติม

ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Microsoft Office Excel ที่แสดงอยู่ใน Excel Services สามารถมาจากตำแหน่งที่ตั้งที่แตกต่างกันสองตำแหน่ง ข้อมูลอาจถูกจัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กโดยตรงหรืออาจถูกเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลภายนอกเช่นในฐานข้อมูลหรือในคิวบ์การประมวลผลการวิเคราะห์ทางออนไลน์ (OLAP)

ถ้าข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลภายนอกผู้สร้างเวิร์กบุ๊กหรือผู้ดูแลระบบได้กำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อไว้บ่อยครั้งในไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (.odc) ซึ่งจะอธิบายวิธีการค้นหาเข้าสู่ระบบคิวรีและการเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกคุณสามารถดำเนินการรีเฟรชเพื่อเรียกคืนข้อมูลที่อัปเดตได้ แต่ละครั้งที่คุณรีเฟรชข้อมูลคุณจะเห็นข้อมูลเวอร์ชันล่าสุดรวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลเนื่องจากมีการรีเฟรชครั้งล่าสุด

เรียนรู้เกี่ยวกับการรีเฟรชข้อมูล

ภาพประกอบต่อไปนี้จะอธิบายกระบวนการพื้นฐานของสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณรีเฟรชข้อมูลที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก

กระบวนการพื้นฐานของการรีเฟรชข้อมูลภายนอก

  1. การดำเนินการรีเฟรชจะได้รับข้อมูลล่าสุด

  2. การเชื่อมต่อมักจะถูกบันทึกลงในไฟล์การเชื่อมต่อให้กำหนดข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเข้าถึงและเรียกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

  3. มีแหล่งข้อมูลที่หลากหลายที่คุณสามารถเข้าถึงได้เช่น OLAP, SQL Server, ผู้ให้บริการ OLEDB และโปรแกรมควบคุม ODBC

  4. ข้อมูลล่าสุดจะถูกเพิ่มลงในเวิร์กบุ๊กปัจจุบัน

เรียนรู้เกี่ยวกับข้อกังวลด้านความปลอดภัย

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกและคุณพยายามรีเฟรชข้อมูลคุณจำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นและเพื่อให้ทราบว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัย

ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลมักจะมีแบบสอบถามอย่างน้อยหนึ่งคิวรีที่ใช้ในการรีเฟรชข้อมูลภายนอก ด้วยการแทนที่ไฟล์นี้ผู้ใช้ที่มีเจตนาที่เป็นอันตรายสามารถออกแบบคิวรีเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับและแจกจ่ายไปยังผู้ใช้อื่นหรือดำเนินการกระทำที่เป็นอันตรายอื่นๆ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ไฟล์การเชื่อมต่อถูกเขียนโดยบุคคลที่เชื่อถือได้

  • ไฟล์การเชื่อมต่อมีความปลอดภัยและมาจากไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูลที่เชื่อถือได้ (DCL)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ดูแลระบบสามารถเขียนไฟล์การเชื่อมต่อให้สร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้และไฟล์การเชื่อมต่อที่ปลอดภัยให้ดูที่วิธีใช้ Microsoft Office Excel ๒๐๐๗และ Office SharePoint Server การดูแลจากศูนย์กลางของ Office SharePoint

หมายเหตุด้านความปลอดภัย: การเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกมักจำเป็นต้องใช้ข้อมูลประจำตัว (เช่นชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน) ที่ใช้ในการรับรองความถูกต้องของผู้ใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลประจำตัวเหล่านี้มีไว้สำหรับคุณในลักษณะที่ปลอดภัยและปลอดภัยและคุณไม่ได้เปิดเผยข้อมูลประจำตัวเหล่านี้ให้กับผู้อื่นโดยไม่ได้ตั้งใจ

ควบคุมวิธีการรีเฟรชข้อมูล

คุณสามารถควบคุมวิธีการรีเฟรชข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้โดยการเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • รีเฟรชเปิด   ใน Microsoft Office Excel 2007 ผู้สร้างเวิร์กบุ๊กสามารถสร้างเวิร์กบุ๊กที่รีเฟรชข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊กโดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ (บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกการเชื่อมต่อให้เลือกการเชื่อมต่อแล้วคลิกคุณสมบัติคลิกแท็บการใช้แล้วคลิกรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์) ในกรณีนี้ Excel Services จะรีเฟรชข้อมูลก่อนที่จะแสดงเวิร์กบุ๊กและสร้างเซสชันใหม่ ถ้าผู้สร้างเวิร์กบุ๊กล้างข้อมูลรีเฟรชเมื่อเปิดไฟล์กล่องกาเครื่องหมายข้อมูลที่แคชไว้ด้วยเวิร์กบุ๊กจะแสดงขึ้นซึ่งหมายความว่าเมื่อผู้ใช้รีเฟรชข้อมูลด้วยตนเองผู้ใช้จะเห็นข้อมูลล่าสุดของข้อมูลล่าสุดในระหว่างเซสชันปัจจุบันแต่ข้อมูลจะไม่ถูกบันทึกไปยังเวิร์กบุ๊ก ถ้าคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอเมื่อคุณแสดงเวิร์กบุ๊กใน Excel Services ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์โดยใช้ Office Excel

    ถ้าคุณกำลังใช้ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (.odc) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่ากล่องกาเครื่องหมายใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเสมอในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ(บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกการเชื่อมต่อให้เลือกการเชื่อมต่อให้คลิกคุณสมบัติแล้วคลิกใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเสมอ)

    การตั้งค่าไซต์ตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ที่เชื่อถือได้การหมดเวลาของเซสชันสั้นๆและอายุการใช้งานแคชของข้อมูลภายนอกยังอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินการรีเฟรช สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ผู้ดูแลระบบของคุณหรือระบบวิธีใช้การดูแลจากศูนย์กลางของ Microsoft Office SharePoint Server

  • การรีเฟรชด้วยตนเอง   

    หมายเหตุ: คุณสามารถรีเฟรชเฉพาะรายงาน PivotTable ได้ด้วยตนเอง

    1. เลือกเซลล์ในรายงาน PivotTable

    2. บนแถบเครื่องมือของ Excel Web Access ภายใต้เมนูอัปเดตให้คลิกรีเฟรชการเชื่อมต่อที่เลือก

      หมายเหตุ: 

      • การดำเนินการแบบโต้ตอบที่ทำให้เกิดสอบถามของแหล่งข้อมูล OLAP เริ่มการดำเนินการรีเฟรชด้วยตนเอง

      • ถ้ามองไม่เห็นคำสั่งรีเฟรชนี้แสดงว่าผู้เขียน Web Part ได้ล้างกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชการเชื่อมต่อที่เลือกให้รีเฟรชคุณสมบัติการเชื่อมต่อทั้งหมด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่คุณสมบัติแบบกำหนดเองของ Web Part สำหรับ Excel Web Access

  • รีเฟรชการเชื่อมต่อทั้งหมด   บนแถบเครื่องมือของ Excel Web Access ภายใต้เมนูการอัปเดตให้คลิกรีเฟรชการเชื่อมต่อทั้งหมด

  • การรีเฟรชเป็นครั้งคราว   โดยใช้ Office Excel 2007 ผู้สร้างเวิร์กบุ๊กสามารถระบุได้ว่าข้อมูลจะรีเฟรชโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่ระบุหลังจากเปิดเวิร์กบุ๊กสำหรับแต่ละการเชื่อมต่อในเวิร์กบุ๊ก ตัวอย่างเช่นฐานข้อมูลสินค้าคงคลังอาจได้รับการอัปเดตทุกชั่วโมงและเพื่อให้ผู้เขียนเวิร์กบุ๊กได้กำหนดเวิร์กบุ๊กให้รีเฟรชทุก๖๐นาทีโดยอัตโนมัติ

    ผู้เขียน Web Part สามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตการรีเฟรชข้อมูลเป็นงวดของ Excel Web Accessเพื่อเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการดำเนินการรีเฟรชเป็นงวดนี้ถ้าคุณสมบัติถูกกำหนดโดยผู้สร้างเวิร์กบุ๊ก เมื่อช่วงเวลาที่ผ่านไปตามค่าเริ่มต้นพร้อมท์การแจ้งเตือนการรีเฟรชต่อไปนี้จะแสดงขึ้นที่ด้านล่างของ Web Part สำหรับ Excel Web Access:

    รีเฟรชข้อมูลสำหรับรายการการเชื่อมต่อที่ <> หรือไม่ ตอนนี้ เสมอ (ไม่ต้องถามฉันอีก)

    ผู้เขียน Web Part สำหรับ Excel Web Access ยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติแสดงพร้อมท์การรีเฟรชข้อมูลเป็นงวดเพื่อควบคุมลักษณะการทำงานของข้อความที่แสดงเมื่อ Excel Services ดำเนินการการรีเฟรชข้อมูลเป็นครั้งคราวในระหว่างช่วงเวลาดังต่อไปนี้

    • เสมอ     หมายความว่าข้อความจะแสดงพร้อมกับพร้อมท์ในแต่ละช่วง

    • เลือก     หมายความว่าผู้ใช้สามารถเลือกที่จะทำการรีเฟรชเป็นครั้งคราวได้โดยไม่ต้องแสดงข้อความ

    • ไม่     หมายความว่า Excel Web Access ดำเนินการรีเฟรชเป็นครั้งคราวโดยไม่ต้องแสดงข้อความหรือพร้อมท์

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่คุณสมบัติแบบกำหนดเองของ Web Part สำหรับ Excel Web Access

  • ยกเลิกการรีเฟรช   เนื่องจากการรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้คุณสามารถยกเลิกได้ ในขณะที่การดำเนินการรีเฟรชเกิดขึ้น Excel Services จะแสดงข้อความที่มีพร้อมท์ คลิกยกเลิกเพื่อขัดจังหวะการดำเนินการเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการรีเฟรชให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในเวลาที่สะดวกยิ่งขึ้น ข้อมูลที่ส่งกลับตามคิวรีก่อนที่คุณจะยกเลิกการดำเนินการรีเฟรชจะแสดงขึ้น

  1. คลิกเซลล์ใดๆ ในช่วงหรือตารางที่มีลิงก์ไปยังข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกรีเฟรชทั้งหมด

    รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูล

    เมื่อต้องการอัปเดตเฉพาะข้อมูลที่เลือกให้คลิก รีเฟรช

    คุณยังสามารถคลิกขวาที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง แล้วคลิก รีเฟรช

    หมายเหตุ: ถ้าคุณเปิดเวิร์กบุ๊กมากกว่าหนึ่งเวิร์กบุ๊ก คุณจะต้องทำการดำเนินการที่กล่าวมาในแต่ละเวิร์กบุ๊กซ้ำ

  1. คลิกเซลล์ใดๆ ในช่วงหรือตารางที่มีลิงก์ไปยังไฟล์ข้อความที่นำเข้า

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด

    รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูล

    เมื่อต้องการอัปเดตเฉพาะข้อมูลที่เลือกให้คลิก รีเฟรช

    คุณยังสามารถคลิกขวาที่เซลล์ในช่วงหรือตาราง แล้วคลิก รีเฟรช

  3. ในกล่องโต้ตอบ นำเข้าไฟล์ข้อความ ให้เรียกดูไฟล์ข้อความของคุณแล้วคลิก นำเข้า

การรีเฟรชไฟล์คิวบ์แบบออฟไลน์ ซึ่งจะสร้างไฟล์ใหม่โดยใช้ข้อมูลล่าสุดจากคิวบ์เซิร์ฟเวอร์ อาจใช้เวลานานและใช้เนื้อที่ดิสก์ชั่วคราวจำนวนมาก ให้เริ่มกระบวนการนี้ในเวลาที่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์อื่นๆ ใน Excel ในทันที และตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณมีเนื้อที่ดิสก์เพียงพอที่จะบันทึกไฟล์อีกครั้ง

  1. คลิก PivotTable เชื่อมต่อกับไฟล์คิวบ์ออฟไลน์

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก รีเฟรช

    รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูล

  1. บนเวิร์กชีต ให้คลิกเซลล์ที่มีการแมปเพื่อเลือกแมป XML ที่คุณต้องการรีเฟรช

  2. ถ้าไม่มีแท็บ นักพัฒนา ให้ใช้งาน ให้ทำดังต่อไปนี้เพื่อแสดงแท็บนั้น

    1. คลิก ไฟล์ คลิก ตัวเลือก แล้วคลิก กำหนด Ribbon เอง

    2. ภายใต้ แท็บหลัก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย นักพัฒนา แล้วคลิก ตกลง

  3. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม XML ให้คลิก รีเฟรชข้อมูล

    รีเฟรชข้อมูลแบบ XML

  • บนแท็บข้อมูลให้คลิกรีเฟรชทั้งหมด

ถ้าคุณมีการเชื่อมต่อหลายรายการและคุณต้องการอัปเดตรายการหนึ่งให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในช่วงข้อมูลนั้นแล้วคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูล

การควบคุมวิธีการหรือเมื่อมีการรีเฟรชการเชื่อมต่อ

  1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูลที่เชื่อมต่อของคุณ

  2. บนแท็บข้อมูลให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  3. บนแท็บการใช้ให้ตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการเปลี่ยน

    สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มากให้พิจารณาการตรวจสอบตัวเลือกเปิดใช้งานการรีเฟรชพื้นหลัง การดำเนินการนี้จะส่งกลับการควบคุมของ Excel ให้คุณแทนที่จะทำให้คุณรอให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น

ยกเลิกหรือตรวจสอบสถานะการรีเฟรช

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ การรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้เล็กน้อย เมื่อต้องการตรวจสอบหรือยกเลิกการรีเฟรช ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • การตรวจสอบสถานะของคิวรี    ข้อความจะปรากฏบนแถบสถานะของ Excel เพื่อระบุว่าคิวรีกำลังทำงานอยู่ ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อตรวจสอบสถานะของคิวรี

  • หยุดการรีเฟรชในเบื้องหลัง    เมื่อต้องการหยุดคิวรีที่กำลังทำงานในเบื้องหลัง ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความบอกสถานะคิวรีบนแถบสถานะเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ สถานะการรีเฟรชข้อมูลภายนอก แล้วคลิก หยุดการรีเฟรช

  • หยุดคิวรี    เมื่อต้องการหยุดการทำงานของคิวรีเมื่อการรีเฟรชในเบื้องหลังถูกปิดใช้งาน ให้กดแป้น ESC

เมื่อคุณใช้ add-in Power Pivot เพื่อรีเฟรชข้อมูลที่นำเข้าก่อนหน้านี้คุณสามารถดูว่าการรีเฟรชสำเร็จล้มเหลวหรือถูกยกเลิก

ใน Power Pivot ให้คลิกหน้าแรก>รับข้อมูลภายนอก>รีเฟรชหรือรีเฟรชทั้งหมดเพื่อนำเข้าตารางปัจจุบันหรือตารางทั้งหมดในตัวแบบข้อมูลอีกครั้ง

สถานะของการรีเฟรชจะถูกระบุสำหรับการเชื่อมต่อแต่ละรายการที่ใช้ในตัวแบบข้อมูล มีผลลัพธ์ที่เป็นไปได้สามประการ

ข้อความแสดงสถานะการรีเฟรชข้อมูลใน PowerPivot

รายงาน "สำเร็จ" ตามจำนวนแถวที่นำเข้าลงในแต่ละตาราง

"ข้อผิดพลาด" อาจเกิดขึ้นได้ถ้าฐานข้อมูลอยู่ในสถานะออฟไลน์คุณจะไม่มีสิทธิ์อีกต่อไปหรือตารางหรือคอลัมน์จะถูกลบหรือเปลี่ยนชื่อในแหล่งข้อมูล ตรวจสอบว่าฐานข้อมูลพร้อมใช้งานอาจจะมีการสร้างการเชื่อมต่อใหม่ในเวิร์กบุ๊กอื่น

"ยกเลิก" หมายความว่า Excel ไม่ได้ออกคำขอการรีเฟรชอาจเนื่องจากการรีเฟรชถูกปิดใช้งานบนการเชื่อมต่อ

เคล็ดลับ:  คุณกำลังแชร์เวิร์กบุ๊กนี้กับบุคคลอื่นที่อาจต้องการรีเฟรชข้อมูลหรือไม่ ช่วยให้ผู้ร่วมงานของคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการรีเฟรชข้อมูลด้วยการแจ้งให้พวกเขาร้องขอสิทธิ์ในแหล่งข้อมูลที่ให้ข้อมูล

คุณสมบัติตารางแสดงแบบสอบถามที่ใช้ในการรีเฟรชข้อมูล

การรีเฟรชข้อมูลเป็นเพียงการ rerunning แบบสอบถามเดียวกันกับที่ใช้ในการรับข้อมูลในสถานที่แรก คุณสามารถดูและบางครั้งการปรับเปลี่ยนแบบสอบถามได้โดยการดูคุณสมบัติตารางในหน้าต่าง Power Pivot

  1. เมื่อต้องการดูคิวรีที่ใช้ในระหว่างการรีเฟรชข้อมูลให้คลิกPower Pivot >จัดการเพื่อเปิดหน้าต่าง Power Pivot

  2. คลิกออกแบบ>คุณสมบัติตาราง

  3. สลับไปยังตัวแก้ไขแบบสอบถามเพื่อดูคิวรีต้นแบบ

คิวรีจะไม่สามารถมองเห็นได้สำหรับแหล่งข้อมูลทุกชนิด ตัวอย่างเช่นคิวรีจะไม่แสดงขึ้นสำหรับการนำเข้าข้อมูลตัวดึงข้อมูล

คุณสมบัติการเชื่อมต่อที่ยกเลิกการรีเฟรชข้อมูล

ใน Excel คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติการเชื่อมต่อที่กำหนดความถี่ในการรีเฟรชข้อมูลได้ ถ้าการรีเฟรชไม่ได้รับอนุญาตบนการเชื่อมต่อที่เฉพาะเจาะจงคุณจะได้รับการแจ้งให้ทราบเมื่อคุณเรียกใช้การรีเฟรชทั้งหมดหรือพยายามรีเฟรชตารางที่เฉพาะเจาะจงที่ใช้การเชื่อมต่อ

  1. เมื่อต้องการดูคุณสมบัติการเชื่อมต่อใน Excel ให้คลิกข้อมูล> การเชื่อมต่อเพื่อดูรายการของการเชื่อมต่อทั้งหมดที่ใช้ในเวิร์กบุ๊ก

  2. เลือกการเชื่อมต่อแล้วคลิกคุณสมบัติ

  3. ในการใช้งานภายใต้การควบคุมการรีเฟรชถ้ากล่องกาเครื่องหมายถูกล้างสำหรับรีเฟรชการเชื่อมต่อนี้เมื่อรีเฟรชทั้งหมดคุณจะได้รับการยกเลิกเมื่อคุณลองรีเฟรชทั้งหมดในหน้าต่าง Power Pivot

รีเฟรชข้อมูลบน SharePoint Server ๒๐๑๓

บน SharePoint Server ๒๐๑๓คุณสามารถจัดกำหนดการการรีเฟรชข้อมูลแบบอัตโนมัติบนเซิร์ฟเวอร์ได้แต่การทำเช่นนั้นจำเป็นต้องมี Power Pivot สำหรับ SharePoint ๒๐๑๓ถูกติดตั้งและกำหนดค่าไว้ในสภาพแวดล้อม SharePoint ของคุณ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาว่าการรีเฟรชข้อมูลที่จัดกำหนดการจะพร้อมใช้งานหรือไม่

ด้วย Power Query คุณสามารถรีเฟรชคิวรีเพื่อนำเข้าข้อมูลล่าสุดลงในตารางได้โดยไม่ต้องสร้างคิวรีใหม่

สิ่งสำคัญ: 

  • Excel 2010   Power Query ไม่รวมอยู่ใน Excel ๒๐๑๐แต่คุณสามารถดาวน์โหลดติดตั้งและเปิดใช้งานAdd-in Power Query ได้

  • เมื่อต้องการเปิดใช้งาน add-in Power Queryให้คลิกตัวเลือกไฟล์> > add-in ในส่วนจัดการที่ด้านล่างให้เลือกตัวเลือกCOM add-inจากรายการดรอปดาวน์แล้วคลิกไป คลิกกล่องกาเครื่องหมายPower Queryจากนั้นตกลง Ribbon ของ Power Query ควรปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติแต่ถ้าไม่ใช่ให้ปิดแล้วเริ่ม Excel ใหม่

เมื่อต้องการรีเฟรชแบบสอบถาม:

  1. ใน ribbonตัวแก้ไขแบบสอบถามให้คลิกรีเฟรชการแสดงตัวอย่าง

Ribbon ตัวแก้ไขคิวรี

หมายเหตุ: ตัวแก้ไขแบบสอบถาม จะปรากฏเมื่อคุณโหลด แก้ไข หรือสร้างคิวรีใหม่โดยใช้ Power Query เท่านั้น วิดีโอต่อไปนี้แสดงหน้าต่าง ตัวแก้ไขแบบสอบถาม ที่ปรากฏหลังจากการแก้ไขคิวรีจากเวิร์กบุ๊ก Excel เมื่อต้องการดู ตัวแก้ไขแบบสอบถาม โดยไม่ต้องโหลดหรือแก้ไขคิวรีเวิร์กบุ๊กที่มีอยู่ จากส่วน รับข้อมูลภายนอก ในแท็บ Ribbon ของ Power Query ให้เลือก จากแหล่งข้อมูลอื่น > แบบสอบถามว่างเปล่า วิดีโอต่อไปนี้จะแสดงวิธีหนึ่งในการแสดง ตัวแก้ไขแบบสอบถามได้

วิธีดู ตัวแก้ไขแบบสอบถาม ใน Excel

ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณมีการเชื่อมต่อกับตารางหรือคิวรีในฐานข้อมูล Access คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กบุ๊กนั้นแสดงข้อมูลล่าสุด ใช้คำสั่งรีเฟรช(บนแท็บข้อมูล) เพื่อทำสิ่งนี้

  1. บนเวิร์กชีตของคุณให้คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูล Access ของคุณ

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูล

เมื่อต้องการควบคุมความถี่ในการรีเฟรชการเชื่อมต่อ:

  1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูล Access ของคุณ

  2. ในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มาก ให้พิจารณาการเรียกใช้การรีเฟรชในเบื้องหลัง ซึ่งจะส่งกลับการควบคุมของ Excel มาที่คุณแทนที่จะทำให้คุณต้องรอหลายนาทีหรือมากกว่านั้นเพื่อให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น

คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  1. บนแท็บการใช้ให้ตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการเปลี่ยน

ตรวจสอบสถานะของหรือยกเลิกการรีเฟรช

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่การรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้ เมื่อต้องการตรวจสอบการรีเฟรชหรือยกเลิกให้เลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:

  • การตรวจสอบสถานะของคิวรี    ข้อความจะปรากฏบนแถบสถานะของ Excel เพื่อระบุว่าคิวรีกำลังทำงานอยู่ ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อตรวจสอบสถานะของคิวรี

  • หยุดการรีเฟรชในเบื้องหลัง    เมื่อต้องการหยุดคิวรีที่กำลังทำงานในเบื้องหลัง ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความบอกสถานะคิวรีบนแถบสถานะเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ สถานะการรีเฟรชข้อมูลภายนอก แล้วคลิก หยุดการรีเฟรช

  • หยุดคิวรี    เมื่อต้องการหยุดการทำงานของคิวรีเมื่อการรีเฟรชในเบื้องหลังถูกปิดใช้งาน ให้กดแป้น ESC

ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณมีการเชื่อมต่อกับตารางหรือคิวรีในฐานข้อมูล SQL Server คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กบุ๊กนั้นแสดงข้อมูลล่าสุด ใช้คำสั่งรีเฟรช(บนแท็บข้อมูล) เพื่อทำสิ่งนี้

  1. บนเวิร์กชีตของคุณให้คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูล SQL Server ของคุณ

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูล

เมื่อต้องการควบคุมความถี่ในการรีเฟรชการเชื่อมต่อ:

  1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูล SQL Server ของคุณ

  2. ในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มาก ให้พิจารณาการเรียกใช้การรีเฟรชในเบื้องหลัง ซึ่งจะส่งกลับการควบคุมของ Excel มาที่คุณแทนที่จะทำให้คุณต้องรอหลายนาทีหรือมากกว่านั้นเพื่อให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น

คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  1. บนแท็บการใช้ให้ตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการเปลี่ยนเช่นการเปิดใช้งานการรีเฟรชพื้นหลัง

ยกเลิกหรือตรวจสอบสถานะการรีเฟรช

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ การรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้เล็กน้อย เมื่อต้องการตรวจสอบหรือยกเลิกการรีเฟรช ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • การตรวจสอบสถานะของคิวรี    ข้อความจะปรากฏบนแถบสถานะของ Excel เพื่อระบุว่าคิวรีกำลังทำงานอยู่ ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อตรวจสอบสถานะของคิวรี

  • หยุดการรีเฟรชในเบื้องหลัง    เมื่อต้องการหยุดคิวรีที่กำลังทำงานในเบื้องหลัง ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความบอกสถานะคิวรีบนแถบสถานะเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ สถานะการรีเฟรชข้อมูลภายนอก แล้วคลิก หยุดการรีเฟรช

  • หยุดคิวรี    เมื่อต้องการหยุดการทำงานของคิวรีเมื่อการรีเฟรชในเบื้องหลังถูกปิดใช้งาน ให้กดแป้น ESC

ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณมีการเชื่อมต่อกับตารางหรือคิวรีในแหล่งข้อมูล OLE DB คุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กบุ๊กนั้นแสดงข้อมูลล่าสุด ใช้คำสั่งรีเฟรช(บนแท็บข้อมูล) เพื่อทำสิ่งนี้

  1. บนเวิร์กชีตของคุณให้คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูล OLE DB ของคุณ

  2. บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

รีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูล

เมื่อต้องการควบคุมความถี่ในการรีเฟรชการเชื่อมต่อ:

  1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีข้อมูล OLE DB ของคุณ

  2. ในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกคุณสมบัติการเชื่อมต่อ

สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มาก ให้พิจารณาการเรียกใช้การรีเฟรชในเบื้องหลัง ซึ่งจะส่งกลับการควบคุมของ Excel มาที่คุณแทนที่จะทำให้คุณต้องรอหลายนาทีหรือมากกว่านั้นเพื่อให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น

คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  1. บนแท็บการใช้ให้ตั้งค่าตัวเลือกที่คุณต้องการเปลี่ยน

การตรวจสอบหรือยกเลิกการรีเฟรช

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่การรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้ เมื่อต้องการตรวจสอบหรือยกเลิกการรีเฟรชให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • ตรวจสอบสถานะของคิวรี    ข้อความจะปรากฏขึ้นบนแถบสถานะของ Excel เพื่อระบุว่าคิวรีกำลังทำงานอยู่ ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อตรวจสอบสถานะของคิวรี

  • หยุดการรีเฟรชในเบื้องหลัง    เมื่อต้องการหยุดคิวรีที่กำลังทำงานในเบื้องหลัง ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความบอกสถานะคิวรีบนแถบสถานะเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ สถานะการรีเฟรชข้อมูลภายนอก แล้วคลิก หยุดการรีเฟรช

  • หยุดคิวรี    เมื่อต้องการหยุดการทำงานของคิวรีเมื่อการรีเฟรชในเบื้องหลังถูกปิดใช้งาน ให้กดแป้น ESC

เมื่อข้อมูลที่คุณใช้สำหรับการเปลี่ยนแปลงแผนที่คุณสามารถรีเฟรชด้วยตนเองได้ในแผนที่แบบสามมิติ การเปลี่ยนแปลงจะปรากฏบนแผนที่ของคุณ Here’s how:

  • ในแผนที่3D ให้คลิกหน้าแรก>รีเฟรชข้อมูล

รีเฟรชข้อมูล บนแท็บ หน้าแรก

เพิ่มข้อมูลลงใน Power Map

เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในPower Map แผนที่สามมิติของคุณ:

  1. ในแผนที่สามมิติให้ไปที่แผนที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลลงไป

  2. ออกจากหน้าต่างแผนที่สามมิติที่เปิดอยู่ให้คลิกใน Excel แล้วเลือกข้อมูลเวิร์กชีตที่คุณต้องการเพิ่ม

  3. บน Ribbon ของ Excel ให้คลิก แทรก > ลูกศร แผนที่ > เพิ่มข้อมูลที่เลือกลงใน Power Map

คำสั่ง เพิ่มข้อมูลที่เลือกลงใน Power Map

แผนที่3D ของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงข้อมูลเพิ่มเติม

ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Microsoft Office Excel ที่แสดงอยู่ใน Excel Services สามารถมาจากตำแหน่งที่ตั้งที่แตกต่างกันสองตำแหน่ง ข้อมูลอาจถูกจัดเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กโดยตรงหรืออาจถูกเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลภายนอกเช่นในฐานข้อมูลหรือในคิวบ์การประมวลผลการวิเคราะห์ทางออนไลน์ (OLAP)

ถ้าข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลภายนอกผู้สร้างเวิร์กบุ๊กหรือผู้ดูแลระบบได้กำหนดข้อมูลการเชื่อมต่อไว้บ่อยครั้งในไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (.odc) ซึ่งจะอธิบายวิธีการค้นหาเข้าสู่ระบบคิวรีและการเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกคุณสามารถดำเนินการรีเฟรชเพื่อเรียกคืนข้อมูลที่อัปเดตได้ แต่ละครั้งที่คุณรีเฟรชข้อมูลคุณจะเห็นข้อมูลเวอร์ชันล่าสุดรวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลเนื่องจากมีการรีเฟรชครั้งล่าสุด

เรียนรู้เกี่ยวกับการรีเฟรชข้อมูล

ภาพประกอบต่อไปนี้จะอธิบายกระบวนการพื้นฐานของสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณรีเฟรชข้อมูลที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก

กระบวนการพื้นฐานของการรีเฟรชข้อมูลภายนอก

  1. การดำเนินการรีเฟรชจะได้รับข้อมูลล่าสุด

  2. การเชื่อมต่อมักจะถูกบันทึกลงในไฟล์การเชื่อมต่อให้กำหนดข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการเข้าถึงและเรียกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

  3. มีแหล่งข้อมูลที่หลากหลายที่คุณสามารถเข้าถึงได้เช่น OLAP, SQL Server, ผู้ให้บริการ OLEDB และโปรแกรมควบคุม ODBC

  4. ข้อมูลล่าสุดจะถูกเพิ่มลงในเวิร์กบุ๊กปัจจุบัน

เรียนรู้เกี่ยวกับข้อกังวลด้านความปลอดภัย

เมื่อคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอกและคุณพยายามรีเฟรชข้อมูลคุณจำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นและเพื่อให้ทราบว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเกี่ยวกับปัญหาด้านความปลอดภัย

ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลมักจะมีแบบสอบถามอย่างน้อยหนึ่งคิวรีที่ใช้ในการรีเฟรชข้อมูลภายนอก ด้วยการแทนที่ไฟล์นี้ผู้ใช้ที่มีเจตนาที่เป็นอันตรายสามารถออกแบบคิวรีเพื่อเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับและแจกจ่ายไปยังผู้ใช้อื่นหรือดำเนินการกระทำที่เป็นอันตรายอื่นๆ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

  • ไฟล์การเชื่อมต่อถูกเขียนโดยบุคคลที่เชื่อถือได้

  • ไฟล์การเชื่อมต่อมีความปลอดภัยและมาจากไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูลที่เชื่อถือได้ (DCL)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ดูแลระบบสามารถเขียนไฟล์การเชื่อมต่อให้สร้างตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้และไฟล์การเชื่อมต่อที่ปลอดภัยให้ดูที่วิธีใช้ Microsoft Office Excel ๒๐๐๗และ Office SharePoint Server การดูแลจากศูนย์กลางของ Office SharePoint

หมายเหตุด้านความปลอดภัย: การเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอกมักจำเป็นต้องใช้ข้อมูลประจำตัว (เช่นชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน) ที่ใช้ในการรับรองความถูกต้องของผู้ใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลประจำตัวเหล่านี้มีไว้สำหรับคุณในลักษณะที่ปลอดภัยและปลอดภัยและคุณไม่ได้เปิดเผยข้อมูลประจำตัวเหล่านี้ให้กับผู้อื่นโดยไม่ได้ตั้งใจ

ควบคุมวิธีการรีเฟรชข้อมูล

คุณสามารถควบคุมวิธีการรีเฟรชข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้โดยการเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • รีเฟรชเปิด   ใน Microsoft Office Excel 2007 ผู้สร้างเวิร์กบุ๊กสามารถสร้างเวิร์กบุ๊กที่รีเฟรชข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊กโดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์ในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ (บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกการเชื่อมต่อให้เลือกการเชื่อมต่อแล้วคลิกคุณสมบัติคลิกแท็บการใช้แล้วคลิกรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์) ในกรณีนี้ Excel Services จะรีเฟรชข้อมูลก่อนที่จะแสดงเวิร์กบุ๊กและสร้างเซสชันใหม่ ถ้าผู้สร้างเวิร์กบุ๊กล้างข้อมูลรีเฟรชเมื่อเปิดไฟล์กล่องกาเครื่องหมายข้อมูลที่แคชไว้ด้วยเวิร์กบุ๊กจะแสดงขึ้นซึ่งหมายความว่าเมื่อผู้ใช้รีเฟรชข้อมูลด้วยตนเองผู้ใช้จะเห็นข้อมูลล่าสุดของข้อมูลล่าสุดในระหว่างเซสชันปัจจุบันแต่ข้อมูลจะไม่ถูกบันทึกไปยังเวิร์กบุ๊ก ถ้าคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ทันสมัยอยู่เสมอเมื่อคุณแสดงเวิร์กบุ๊กใน Excel Services ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์โดยใช้ Office Excel

    ถ้าคุณกำลังใช้ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (.odc) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่ากล่องกาเครื่องหมายใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเสมอในกล่องโต้ตอบคุณสมบัติการเชื่อมต่อ(บนแท็บข้อมูลในกลุ่มการเชื่อมต่อให้คลิกการเชื่อมต่อให้เลือกการเชื่อมต่อให้คลิกคุณสมบัติแล้วคลิกใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเสมอ)

    การตั้งค่าไซต์ตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์ที่เชื่อถือได้การหมดเวลาของเซสชันสั้นๆและอายุการใช้งานแคชของข้อมูลภายนอกยังอาจมีผลกระทบต่อการดำเนินการรีเฟรช สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ผู้ดูแลระบบของคุณหรือระบบวิธีใช้การดูแลจากศูนย์กลางของ Microsoft Office SharePoint Server

  • การรีเฟรชด้วยตนเอง   

    หมายเหตุ: คุณสามารถรีเฟรชเฉพาะรายงาน PivotTable ได้ด้วยตนเอง

    1. เลือกเซลล์ในรายงาน PivotTable

    2. บนแถบเครื่องมือของ Excel Web Access ภายใต้เมนูอัปเดตให้คลิกรีเฟรชการเชื่อมต่อที่เลือก

      หมายเหตุ: 

      • การดำเนินการแบบโต้ตอบที่ทำให้เกิดสอบถามของแหล่งข้อมูล OLAP เริ่มการดำเนินการรีเฟรชด้วยตนเอง

      • ถ้ามองไม่เห็นคำสั่งรีเฟรชนี้แสดงว่าผู้เขียน Web Part ได้ล้างกล่องกาเครื่องหมายรีเฟรชการเชื่อมต่อที่เลือกให้รีเฟรชคุณสมบัติการเชื่อมต่อทั้งหมด สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่คุณสมบัติแบบกำหนดเองของ Web Part สำหรับ Excel Web Access

  • รีเฟรชการเชื่อมต่อทั้งหมด   บนแถบเครื่องมือของ Excel Web Access ภายใต้เมนูการอัปเดตให้คลิกรีเฟรชการเชื่อมต่อทั้งหมด

  • การรีเฟรชเป็นครั้งคราว   โดยใช้ Office Excel 2007 ผู้สร้างเวิร์กบุ๊กสามารถระบุได้ว่าข้อมูลจะรีเฟรชโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่ระบุหลังจากเปิดเวิร์กบุ๊กสำหรับแต่ละการเชื่อมต่อในเวิร์กบุ๊ก ตัวอย่างเช่นฐานข้อมูลสินค้าคงคลังอาจได้รับการอัปเดตทุกชั่วโมงและเพื่อให้ผู้เขียนเวิร์กบุ๊กได้กำหนดเวิร์กบุ๊กให้รีเฟรชทุก๖๐นาทีโดยอัตโนมัติ

    ผู้เขียน Web Part สามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตการรีเฟรชข้อมูลเป็นงวดของ Excel Web Accessเพื่อเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการดำเนินการรีเฟรชเป็นงวดนี้ถ้าคุณสมบัติถูกกำหนดโดยผู้สร้างเวิร์กบุ๊ก เมื่อช่วงเวลาที่ผ่านไปตามค่าเริ่มต้นพร้อมท์การแจ้งเตือนการรีเฟรชต่อไปนี้จะแสดงขึ้นที่ด้านล่างของ Web Part สำหรับ Excel Web Access:

    รีเฟรชข้อมูลสำหรับรายการการเชื่อมต่อที่ <> หรือไม่ ตอนนี้ เสมอ (ไม่ต้องถามฉันอีก)

    ผู้เขียน Web Part สำหรับ Excel Web Access ยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติแสดงพร้อมท์การรีเฟรชข้อมูลเป็นงวดเพื่อควบคุมลักษณะการทำงานของข้อความที่แสดงเมื่อ Excel Services ดำเนินการการรีเฟรชข้อมูลเป็นครั้งคราวในระหว่างช่วงเวลาดังต่อไปนี้

    • เสมอ     หมายความว่าข้อความจะแสดงพร้อมกับพร้อมท์ในแต่ละช่วง

    • เลือก     หมายความว่าผู้ใช้สามารถเลือกที่จะทำการรีเฟรชเป็นครั้งคราวได้โดยไม่ต้องแสดงข้อความ

    • ไม่     หมายความว่า Excel Web Access ดำเนินการรีเฟรชเป็นครั้งคราวโดยไม่ต้องแสดงข้อความหรือพร้อมท์

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่คุณสมบัติแบบกำหนดเองของ Web Part สำหรับ Excel Web Access

  • ยกเลิกการรีเฟรช   เนื่องจากการรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้คุณสามารถยกเลิกได้ ในขณะที่การดำเนินการรีเฟรชเกิดขึ้น Excel Services จะแสดงข้อความที่มีพร้อมท์ คลิกยกเลิกเพื่อขัดจังหวะการดำเนินการเพื่อให้คุณสามารถดำเนินการรีเฟรชให้เสร็จสมบูรณ์ได้ในเวลาที่สะดวกยิ่งขึ้น ข้อมูลที่ส่งกลับตามคิวรีก่อนที่คุณจะยกเลิกการดำเนินการรีเฟรชจะแสดงขึ้น

คุณสามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปิดเวิร์กบุ๊กได้ คุณสามารถเลือกบันทึกเวิร์กบุ๊กโดยไม่ต้องบันทึกข้อมูลภายนอกเพื่อลดขนาดของไฟล์

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  1. คลิกแท็บ การใช้

  2. ภายใต้ การควบคุมการรีเฟรช เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์

  3. ถ้าคุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊กที่มีข้อกำหนดคิวรี แต่ไม่ต้องการบันทึกข้อมูลภายนอกด้วย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เอาข้อมูลออกจากช่วงข้อมูลภายนอกก่อนที่จะบันทึกเวิร์กบุ๊ก

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  3. คลิกแท็บ การใช้

  4. เลือกกล่อง รีเฟรชทุกๆ แล้วใส่ค่าตัวเลขระบุจำนวนนาทีระหว่างการรีเฟรชแต่ละครั้ง

รหัสผ่านที่เก็บไว้ไม่มีการเข้ารหัสลับ จึงไม่แนะนำให้ใช้ ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณต้องการรหัสผ่านเพื่อเชื่อมต่อ คุณสามารถกำหนดให้ผู้ใช้ต้องใส่รหัสผ่านก่อนจึงจะสามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกได้ กระบวนการต่อไปนี้ใช้ไม่ได้กับข้อมูลที่ดึงจากไฟล์ข้อความ (*.txt) หรือคิวรีเว็บ (*.iqy)

ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายากซึ่งรวมตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กตัวเลขและสัญลักษณ์ รหัสผ่านที่อ่อนแอจะไม่ผสมผสานองค์ประกอบเหล่านี้ ตัวอย่างเช่นรหัสผ่านที่คาดเดาได้: Y6dh! et5 รหัสผ่านที่อ่อนแอ: House27 รหัสผ่านควรมีความยาวอย่างน้อย8ตัว วลีรหัสผ่านที่ใช้อักขระ14ตัวหรือมากกว่าจะดีกว่า

เป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องจำรหัสผ่านของคุณให้ได้ ถ้าคุณลืมรหัสผ่าน Microsoft จะไม่สามารถเรียกคืนให้แก่คุณได้ ให้จดบันทึกรหัสผ่านของคุณไว้และนำไปเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยซึ่งอยู่ห่างจากข้อมูลที่ใช้รหัสผ่านนั้นในการป้องกัน

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

  3. คลิกแท็บ ข้อกำหนด แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกรหัสผ่าน

หมายเหตุ: Excel จะแจ้งเตือนให้คุณใส่รหัสผ่านเฉพาะครั้งแรกที่มีการรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกในการใช้งาน Excel แต่ละเซสชัน ในครั้งต่อไปที่คุณเริ่มใช้งาน Excel คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ใส่รหัสผ่านอีกถ้าคุณเปิดเวิร์กบุ๊กที่มีคิวรีแล้วพยายามที่จะดำเนินการรีเฟรชข้อมูล

สำหรับชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่มาก ให้พิจารณาการเรียกใช้การรีเฟรชในเบื้องหลัง ซึ่งจะส่งกลับการควบคุมของ Excel มาที่คุณแทนที่จะทำให้คุณต้องรอหลายนาทีหรือมากกว่านั้นเพื่อให้การรีเฟรชเสร็จสิ้น

  1. คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก

  2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม การเชื่อมต่อ ให้คลิก รีเฟรชทั้งหมด แล้วคลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    คุณสมบัติการเชื่อมต่อ

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเรียกใช้คิวรี OLAP ในเบื้องหลังได้

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเรียกใช้คิวรีกับการเชื่อมต่อชนิดใดๆ ที่เรียกใช้ข้อมูลสำหรับตัวแบบข้อมูล

  3. คลิกแท็บ การใช้

  4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้การรีเฟรชให้ทำงานอยู่เบื้องหลัง เพื่อเรียกใช้งานคิวรีในเบื้องหลัง ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้เพื่อเรียกใช้คิวรีในขณะที่คุณรอ

    ขณะที่คุณกำลังบันทึก แมโคร ที่มีคิวรี Excel จะไม่เรียกใช้งานคิวรีในเบื้องหลัง เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงแมโครที่บันทึกไว้เพื่อให้คิวรีทำงานในเบื้องหลัง ให้แก้ไขแมโครใน Visual Basic Editor เปลี่ยนวิธีรีเฟรชสำหรับวัตถุ QueryTable จาก BackgroundQuery := False เป็น BackgroundQuery := True

ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลขนาดใหญ่ การรีเฟรชอาจใช้เวลานานกว่าที่คุณคาดไว้เล็กน้อย เมื่อต้องการตรวจสอบหรือยกเลิกการรีเฟรช ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ตรวจสอบสถานะของคิวรี    ข้อความจะปรากฏขึ้นบนแถบสถานะของ Excel เพื่อระบุว่าคิวรีกำลังทำงานอยู่ ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อตรวจสอบสถานะของคิวรี

  • หยุดการรีเฟรชในเบื้องหลัง    เมื่อต้องการหยุดคิวรีที่กำลังทำงานในเบื้องหลัง ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความบอกสถานะคิวรีบนแถบสถานะเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ สถานะการรีเฟรชข้อมูลภายนอก แล้วคลิก หยุดการรีเฟรช

  • หยุดคิวรี    เมื่อต้องการหยุดการทำงานของคิวรีเมื่อการรีเฟรชในเบื้องหลังถูกปิดใช้งาน ให้กดแป้น ESC

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×