ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้
ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

SharePoint เวิร์กโฟลว์สามารถช่วยให้คุณทำกระบวนการทางธุรกิจของคุณโดยอัตโนมัติทำให้ทั้งสองอย่างสอดคล้องกันและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เวิร์กโฟลว์ การอนุมัติ จะช่วยให้คุณกำหนดเส้นทางเอกสารและรายการอื่นๆที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint ผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งคนเพื่อให้ได้รับการอนุมัติ

หมายเหตุ: เวิร์กโฟลว์ SharePoint ๒๐๑๐ได้รับการถอนการติดตั้งตั้งแต่วันที่1สิงหาคม๒๐๒๐สำหรับผู้เช่าใหม่และถูกนำออกจากผู้เช่าที่มีอยู่แล้วในวันที่1พฤศจิกายน๒๐๒๐ ถ้าคุณกำลังใช้เวิร์กโฟลว์ SharePoint ๒๐๑๐เราขอแนะนำให้โยกย้ายไปยัง Power อัตโนมัติหรือโซลูชันที่ได้รับการสนับสนุนอื่นๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การเกษียณอายุเวิร์กโฟลว์ของ SharePoint ๒๐๑๐

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint

สิ่งสำคัญ: ตามค่าเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะไม่ได้รับการเปิดใช้งานและไม่ได้แสดงอยู่ในกล่องรายการ เลือกเทมเพลตลำดับงาน ของฟอร์มความสัมพันธ์ เมื่อต้องการทำให้พร้อมใช้งานคุณจะต้องเปิดใช้งานผู้ดูแลไซต์ในระดับไซต์คอลเลกชัน ไปที่การตั้งค่าไซต์>ฟีเจอร์ไซต์คอลเลกชัน> เปิดใช้งานฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์ นอกจากนี้ SharePoint 2013 มีเทมเพลตลำดับงานเหล่านี้โดยยึดตามโหมดความเข้ากันได้ของ SharePoint 2010 เมื่อต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ยึดตาม SharePoint 2013 ด้วยตรรกะที่คล้ายกันให้ใช้ SharePoint Designer 2013

ถ้าสิ่งที่คุณต้องทำคือทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์    เพียงเลื่อนลงไปยังส่วนที่ เสร็จสมบูรณ์ แล้วขยาย คุณอาจไม่จำเป็นต้องมีส่วนใดส่วนหนึ่งในตอนนี้

เปรียบเทียบดูระหว่างกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์SharePoint คือ:

  • ประสิทธิภาพและความสอดคล้องกัน    เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะกำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการโดยอัตโนมัติซึ่งจะมอบหมายงานตรวจทานและติดตามความคืบหน้าของพวกเขาและส่งตัวเตือนและการแจ้งเตือนเมื่อต้องการ กิจกรรมในเวิร์กโฟลว์สามารถตรวจสอบและปรับปรุงได้จากหน้าสถานะกลางและประวัติการทำงานของเหตุการณ์ในเวิร์กโฟลว์ถูกรักษาไว้สำหรับ๖๐วันหลังจากเสร็จสมบูรณ์

  • ทำงานน้อยลงสำหรับคุณ    เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะช่วยให้คุณและผู้ร่วมงานของคุณทั้งเวลาและปัญหาและในเวลาเดียวกันและการมาตรฐานกระบวนการอนุมัติของคุณ

นี่คือไดอะแกรมแบบง่ายๆ ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ไดอะแกรมของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบง่ายๆ

ข้อมูลในบทความนี้นำเสนอในส่วนที่ขยายออกได้สิบส่วน

คลิกที่นี่สำหรับเคล็ดลับสองสามข้อเกี่ยวกับการใช้บทความนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ถ้าสิ่งที่คุณต้องทำคือทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติให้เสร็จสมบูรณ์    เพียงเลื่อนลงไปยังส่วนที่ เสร็จสมบูรณ์ แล้วขยาย คุณอาจไม่จำเป็นต้องมีส่วนใดส่วนหนึ่งในตอนนี้

ถ้าคุณต้องการเพิ่ม เริ่ม ตรวจสอบ และบำรุงรักษาเวิร์กโฟลว์    ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับงานเหล่านี้ คุณอาจพบว่าการอ่านแต่ละส่วนของบทความนี้มีประโยชน์กับคุณ ในครั้งแรกที่คุณออกแบบและเพิ่มเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณคุ้นเคยกับข้อมูลและเค้าโครงของบทความนี้แล้ว คุณก็จะสามารถมุ่งตรงไปยังส่วนที่คุณต้องการกลับไปเยี่ยมชมเมื่อใดก็ได้

การอนุมัติเนื้อหา    คุณอาจจะมีหลายรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการให้มีการรีวิวข้อมูลและ/หรือเวอร์ชันใหม่ของข้อมูลปัจจุบันเพื่อความถูกต้องของเนื้อหา หรือเพื่อความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ ก่อนที่จะเผยแพร่ให้ทุกคนที่เข้าถึงรายการได้เห็น กระบวนการรีวิวแบบนี้เรียกว่าการอนุมัติเนื้อหา และคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีได้ (ยังมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศที่มีความคล้ายคลึงกันอย่างมาก ซึ่งถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้กับไซต์ SharePoint ซึ่งประกาศเว็บเพจไปยังอินเทอร์เน็ตโดยเฉพาะ)

ข้อมูลเกี่ยวกับการพิมพ์บทความนี้    บทความนี้มีความยาวมาก ถ้าคุณต้องการจะพิมพ์เฉพาะส่วนที่เลือกไว้ คุณต้องแน่ใจว่ามีเฉพาะส่วนเหล่านั้นที่ถูกขยายเมื่อคุณต้องการพิมพ์ (นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการให้สำเนาที่พิมพ์มีกราฟิกที่สมบูรณ์ ให้พิมพ์ในแนวนอนไม่ใช่แนวตั้ง)

และข้อมูลเกี่ยวกับการค้นหา    ก่อนที่คุณจะค้นหาข้อความหรือคำในบทความนี้ ต้องแน่ใจว่าส่วนที่คุณต้องการค้นหาได้ถูกขยายไว้แล้ว

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเป็นฟีเจอร์หนึ่งของ SharePoint ซึ่งใช้เพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารหรือข้อมูลอื่นๆ ที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint ไปยังผู้ใช้หนึ่งคนหรือหลายคนเพื่อขอการอนุมัติหรือปฏิเสธของพวกเขา เวิร์กโฟลว์ทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ มีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและเป็นมาตรฐานอีกด้วย

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบง่ายๆ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติพื้นฐานที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำหน้าที่เป็นเทมเพลต เมื่อใช้เทมเพลตนี้ คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหลายเวิร์กโฟลว์ไปยังไซต์ของคุณได้ แต่ละเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มเข้าไปจะเป็นเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติพื้นฐานที่ไม่ซ้ำกัน โดยแต่ละเวิร์กโฟลว์จะมีวิธีการทำงานที่มีลักษณะเฉพาะที่ยึดตามการตั้งค่าที่คุณระบุไว้เมื่อตอนที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เข้าไป

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถทำอะไรให้ฉันได้บ้าง

  2. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติไม่สามารถทำอะไรได้บ้าง

  3. ใครสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้บ้าง

  4. คุณวางแผน เพิ่ม เรียกงาน และเก็บรักษาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

1. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถทำอะไรให้ฉันได้บ้าง

  • เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติลงในรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชันเป็นครั้งแรก คุณจะสามารถระบุจำนวนผู้เข้าร่วมที่จะเพิ่มเข้ามา และกำหนดว่าจะมอบหมายงานให้พวกเขาให้ทีละคนต่อๆ กันไป (แบบต่อเนื่อง) หรือจะมอบหมายให้ทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน) คุณสามารถทำได้แม้กระทั่งตัดสินใจว่าจะแบ่งงานของผู้เข้าร่วมออกเป็นระยะที่แยกจากกันสองระยะหรือมากกว่า ทั้งยังระบุวันครบกำหนดสุดท้ายและ/หรือเวลาที่อนุญาตให้ทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้อีกด้วย และแต่ละครั้งที่คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลด้วยตนเอง คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนค่าของการตั้งค่าเหล่านี้ได้

  • เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานให้กับผู้เข้าร่วมที่ระบุแต่ละคน ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะเลือกระหว่างการตอบกลับที่เป็นไปได้ต่างๆ มากมาย เช่น อนุมัติหรือปฏิเสธข้อมูล ร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล มอบหมายงานใหม่ หรือยกเลิกหรือลบงานนั้นก็ได้

  • ขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่ คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าและทำการปรับเปลี่ยน (ถ้าจำเป็น) จากหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ส่วนกลางได้ในหน้าเดียว

  • รายการของเหตุการณ์เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดซึ่งเกิดขึ้นในระหว่างการทำงานนี้ (หรือ อินสแตนซ์) ของเวิร์กโฟลว์จะยังคงมีอยู่ในหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับการอ้างอิงที่ไม่เป็นทางการเป็นเวลา 60 วันหลังจากที่เวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์

คุณยังสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อจัดการกระบวนการอนุมัติเนื้อหาสำหรับรายการหรือไลบรารีได้อีกด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ส่วน ควบคุม ของบทความนี้

2. เวิร์กโฟลว์การอนุมัติทำอะไรไม่ได้บ้าง

โดยปกติแล้วผู้เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลที่ถูกรีวิวอยู่ แต่ผู้เข้าร่วมสามารถร้องขอให้มีการเปลี่ยนแปลงกับข้อมูลในการดำเนินงานอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์แทนได้ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ที่ผู้เข้าร่วมจะแทรกข้อคิดเห็นและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในข้อมูลเองได้ ให้ดูที่บทความ ว่าด้วยเรื่องทั้งหมดของเวิร์กโฟลว์การรวบรวมคำติชม ในส่วน ดูเพิ่มเติม

นอกจากนี้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติยังไม่ได้รับการออกแบบมาเพื่อรวบรวมลายเซ็น ถ้าคุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์ในการรวบรวมลายเซ็นในเอกสาร Microsoft Word เวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel หรือฟอร์ม Microsoft InfoPath ให้ดูบทความทั้งหมดเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การรวบรวมลายเซ็นในส่วน ดูเพิ่ม เติม

ส่วนบน

3. ใครสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้บ้าง

เมื่อต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์    ตามค่าเริ่มต้น คุณต้องมีสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว กลุ่ม เจ้าของ จะมีสิทธิ์ จัดการรายการ แต่กลุ่ม สมาชิก และกลุ่ม ผู้เยี่ยมชม จะไม่มีสิทธิ์นี้)

เมื่อต้องการเริ่มเวิร์กโฟลว์    นอกจากนี้โดยค่าเริ่มต้น คุณจะต้องมีสิทธิ์ แก้ไข รายการจึงจะเริ่มเวิร์กโฟลว์ที่ถูกเพิ่มลงไปแล้วได้ (ทั้งกลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของต่างก็มีสิทธิ์ แก้ไขรายการ โดยค่าเริ่มต้นอยู่แล้ว แต่กลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้)

หรือ เจ้าของสามารถเลือกว่าจะกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์เฉพาะเพื่อให้เวิร์กโฟลว์เหล่านั้นสามารถเริ่มต้นทำงานได้โดยสมาชิกของกลุ่มเจ้าของเท่านั้น (ถ้าจะทำเช่นนั้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์จัดการรายการเพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ บนหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์)

ส่วนบน

4. คุณวางแผน เพิ่ม เรียกใช้ และเก็บรักษาเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ได้อย่างไร

ขั้นตอนพื้นฐานมีดังนี้

  • ก่อนที่เวิร์กโฟลว์จะทำงาน (วางแผนเพิ่มเริ่มต้น)   
    ก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์คุณจะวางแผนที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ (สำหรับรายการหรือไลบรารีเดียวหรือสำหรับไซต์คอลเลกชันทั้งหมด) และรายละเอียดของวิธีการทำงาน หลังจากที่คุณได้เพิ่มและกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์แล้วทุกคนที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนรายการที่เฉพาะเจาะจงได้ เวิร์กโฟลว์ยังสามารถตั้งค่าให้ทำงาน โดยอัตโนมัติได้ด้วย การทำงานอัตโนมัติสามารถเปิดใช้งานได้โดยยึดตามหนึ่งหรือทั้งสองเหตุการณ์ที่เรียกว่ารายการใดก็ตามที่มีการเพิ่มหรือสร้างในรายการหรือไลบรารีหรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการใดๆในรายการหรือไลบรารี

  • ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (เสร็จสมบูรณ์จอภาพปรับ)   
    ในขณะที่เวิร์กโฟลว์ทำงานผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ ตัวเตือนอัตโนมัติจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมที่ล้มเหลวในการทำงานกับวันที่สิ้นสุดของงาน ในขณะเดียวกันความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์สามารถตรวจสอบได้จากหน้าสถานะของเวิร์กโฟลว์ส่วนกลางสำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจง การปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ในขณะที่ทำงานสามารถทำได้จากหน้าเดียวกันนั้น และถ้าจำเป็นคุณสามารถยกเลิกหรือยกเลิกเวิร์กโฟลว์ได้จากที่นั่น

  • หลังจากที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน (รีวิวรายงานเปลี่ยนแปลง)   
    เมื่อเวิร์กโฟลว์เสร็จสมบูรณ์แล้วจะสามารถตรวจทานประวัติทั้งหมดของการเรียกใช้ (หรืออินสแตนซ์) ได้ถึง๖๐วันบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์ จากหน้าเดียวกันรายงานทางสถิติเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้สามารถสร้างได้ สุดท้ายถ้ามีสิ่งใดที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์คุณสามารถเปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณทำเสร็จแล้วเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นครั้งแรก

แผนผังลำดับงานต่อไปนี้แสดงขั้นตอนต่างๆ เหล่านี้จากทัศนะของคนที่กำลังจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่

กระบวนการเวิร์กโฟลว์

ในส่วนนี้ เราระบุการตัดสินใจที่คุณต้องการทำและข้อมูลที่คุณต้องการประกอบเข้าด้วยกันก่อนที่จะเพิ่มเวอร์ชันของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ถ้าคุณคุ้นเคยกับวิธีการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้แล้วและจำเป็นต้องมีตัวเตือนเกี่ยวกับขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้นคุณสามารถไปยังส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้ได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เทมเพลตและเวอร์ชันต่างๆ

  2. แนะนำฟอร์มความสัมพันธ์

  3. คำถามสิบสองข้อที่ต้องตอบ

1. เทมเพลตและเวอร์ชันต่างๆ

เวิร์กโฟลว์ที่รวมไว้ในผลิตภัณฑ์ SharePoint จะทำหน้าที่เป็นเทมเพลตต้นแบบให้กับเวิร์กโฟลว์ที่คุณเพิ่มลงไปยังรายการ ไลบรารี และไซต์คอลเลกชัน

ในแต่ละครั้งที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติตัวอย่างเช่นคุณจะต้องเพิ่ม เวอร์ชัน ของเทมเพลตลำดับงานการอนุมัติทั่วไปจริงๆ คุณให้แต่ละเวอร์ชันชื่อของตนเองและการตั้งค่าของตัวเองที่คุณระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์เมื่อคุณเพิ่มเวอร์ชันที่เฉพาะเจาะจง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์หลายรายการเวอร์ชันทั้งหมดที่ยึดตามเทมเพลตหลักของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติแต่ละเวอร์ชันที่ชื่อและปรับให้เหมาะสมกับวิธีการที่คุณจะใช้ นอกจากนี้คุณยังสามารถอ้างอิงเวอร์ชันที่มีชื่อเป็น อินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ได้อีกด้วย

ส่วนบน

2. แนะนำฟอร์มความสัมพันธ์

เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ใหม่ขึ้นอยู่กับหนึ่งในเทมเพลตลำดับงานที่รวมอยู่ให้คุณกรอก ฟอร์มความสัมพันธ์ เพื่อระบุวิธีที่คุณต้องการให้อินสแตนซ์ใหม่ของคุณทำงาน

ในส่วนต่อไปนี้ คุณจะพบรายการของคำถามซึ่งจะให้คุณเตรียมพร้อมในการกรอกฟอร์มความสัมพันธ์ให้สมบูรณ์ อย่างไรก็ดี ก่อนอื่นโปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจดูฟอร์มและเขตข้อมูลของฟอร์ม

หน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์

ฟอร์มการเริ่มต้นแรก

หน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

ฟอร์มสำหรับใส่ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงที่จะเรียกใช้

เขตข้อมูลในกล่องสีแดงบนหน้าที่สองก็จะปรากฏบน ฟอร์มการเริ่มต้น ซึ่งจะถูกแสดงในแต่ละครั้งที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง และสามารถแก้ไขได้ที่นั่นสำหรับการเรียกใช้งานครั้งเดียว

ส่วนบน

3. คำถามสิบสองข้อที่ต้องตอบ

ทันทีที่คุณทราบคำตอบสำหรับคำถามทั้งหมดในส่วนนี้แล้ว คุณก็พร้อมแล้วที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์

  1. ชนิดเวิร์กโฟลว์นี้ถูกต้องใช่ไหม

  2. หนึ่งรายการหรือไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชันทั้งหมดหรือไม่ และชนิดเนื้อหาหนึ่งชนิดหรือชนิดเนื้อหาทั้งหมดหรือไม่

  3. จะใช้ชื่ออะไรดี

  4. รายการงานและรายการประวัติ ใช้ที่มีอยู่หรือจะสร้างใหม่ดี

  5. จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้อย่างไร (และโดยใคร)

  6. ชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากสิ่งนี้จะมีเวิร์กโฟลว์นี้ด้วยหรือไม่

  7. ผู้เข้าร่วม เป็นใครบ้างและอยู่ในลำดับใด

  8. มีข้อมูลเพิ่มเติมอะไรที่ผู้เข้าร่วมต้องการบ้าง

  9. กำหนดส่งงานเมื่อไหร่

  10. เวิร์กโฟลว์นี้จะสิ้นสุดเมื่อไหร่

  11. จำเป็นต้องแจ้งให้ใครทราบบ้าง

  12. เวิร์กโฟลว์นี้จะควบคุมการอนุมัติเนื้อหาหรือไม่

01. ชนิดเวิร์กโฟลว์นี้ถูกต้องใช่ไหม

มีเทมเพลตลำดับงานหลายรายการที่มีคำว่า ' การอนุมัติ ' ในชื่อของพวกเขา บทความนี้จะเกี่ยวข้องกับเทมเพลตลำดับงานที่ปรากฏในเมนูเป็นการอนุมัติ-SharePoint ๒๐๑๐ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าชนิดเวิร์กโฟลว์นี้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณให้ดูกลับไปที่ส่วน เรียนรู้ ของบทความนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเทมเพลตลำดับงานอื่นๆที่พร้อมใช้งานให้ดูบทความ เกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint ในส่วน ดูเพิ่ม เติม

ส่วนบน

02. จะเลือกหนึ่งรายการหรือไลบรารี หรือทั้งไซต์คอลเลกชัน (และ) จะเลือกหนึ่งชนิดเนื้อหาหรือจะเลือกชนิดเนื้อหาทั้งหมดดีล่ะ

คุณสามารถทำให้เวอร์ชันใหม่ของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณพร้อมใช้งานในรายการหรือไลบรารีเดียวเท่านั้นหรือคุณสามารถทำให้พร้อมใช้งานตลอดทั้งไซต์คอลเลกชันได้

  • ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีเดี่ยว คุณสามารถตั้งค่าให้ทำงานบนเนื้อหาทุกชนิด หรือบนเนื้อหาชนิดเดียวเท่านั้น

  • อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน คุณต้องตั้งค่าให้ทำงานบนชนิดเนื้อหาของไซต์เดียวเท่านั้น

คำอธิบายแผนที่ไซต์คอลเลกชันพร้อมกับวิธีการเพิ่ม 3 วิธี

ชนิดเนื้อหาคืออะไร

เอกสารแต่ละรายการหรือรายการอื่นๆที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารี SharePoint เป็นของหนึ่งหรือ ชนิดเนื้อหาอื่น ชนิดเนื้อหาอาจเป็นแบบพื้นฐานและทั่วไปเป็นเอกสารหรือสเปรดชีต Excelหรือมีความเชี่ยวชาญสูงเป็นสัญญาตามกฎหมายหรือข้อกำหนดด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์ ชนิดเนื้อหาบางชนิดจะพร้อมใช้งานในผลิตภัณฑ์ SharePoint ตามค่าเริ่มต้นแต่คุณสามารถกำหนดค่าเหล่านี้เองและเพิ่มบุคคลอื่นที่คุณสร้างด้วยตัวคุณเองได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การสร้างหรือกำหนดชนิดเนื้อหาของไซต์และเพิ่มชนิดเนื้อหาลงในรายการหรือไลบรารี

ส่วนบน

03. จะใช้ชื่ออะไรดี

ตั้งชื่อเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณซึ่ง

  • ระบุอย่างชัดเจนว่าเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ใช้ทำอะไร

  • แยกความแตกต่างได้อย่างชัดเจนจากเวิร์กโฟลว์อื่นๆ

ตัวอย่างเช่น

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นสมาชิกกลุ่มของผู้แก้ไข กลุ่มของคุณต้องการใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่แตกต่างกันสองเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการกับการส่งเอกสารจากผู้สนับสนุนภายนอก ดังนี้

  • คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์แรกบนแต่ละเอกสารที่ส่งเพื่อตัดสินใจว่าจะยอมรับเอกสารนั้นสำหรับกระบวนการแก้ไขหรือไม่

  • หลังจากที่คุณยอมรับและแก้ไขเอกสารที่ส่งแล้ว คุณจะเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ที่สองบนแบบร่างที่แก้ไขเพื่อตัดสินใจว่าจะยอมรับเอกสารเป็นขั้นสุดท้ายหรือไม่

คุณอาจจะตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์แรกว่า ยอมรับการอนุมัติการส่ง และเวิร์กโฟลว์ที่สองว่า การอนุมัติแบบร่างสุดท้าย

เคล็ดลับ: โดยปกติแล้ว เป็นความคิดที่เข้าท่าที่จะสร้างรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน และให้แน่ใจว่าทุกๆ คนที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ของคุณคุ้นเคยกับรูปแบบเหล่านั้นด้วย

ส่วนบน

04. รายการงานและรายการประวัติ ใช้ที่มีอยู่หรือจะสร้างใหม่ดี

คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณได้ใช้รายการงานเริ่มต้นของไซต์และรายการประวัติให้ใช้รายการงานและรายการประวัติที่มีอยู่ อื่นๆ หรือร้องขอรายการใหม่สำหรับเวิร์กโฟลว์นี้เท่านั้น

  • ถ้าไซต์ของคุณมีเวิร์กโฟลว์จำนวนมาก หรือบางเวิร์กโฟลว์อาจจะเข้าไปเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก ให้ลองพิจารณาร้องขอรายการใหม่สำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์ (การจัดการกับรายการที่ยาวเกินไปอาจฉุดประสิทธิภาพการทำงานให้ช้าลง ระบบจะเก็บรักษารายการที่สั้นกว่าหลายๆ รายการได้เร็วและง่ายกว่ารายการเดียวที่ยาวมากๆ)

  • ถ้างานและประวัติสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะมีข้อมูลที่มีความสำคัญหรือเป็นความลับที่คุณจะต้องการให้แยกจากรายการงานทั่วไปจากนั้น คุณควรระบุว่าคุณ ต้องการใหม่รายการที่แยกต่างหากสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้ (หลังจากที่คุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์แล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการตั้งค่าสิทธิ์ที่เหมาะสมสำหรับรายการใหม่)

ส่วนบน

05. จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้อย่างไร (และโดยใคร)

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มทำงานด้วยตนเองเท่านั้น หรือโดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี ดังนี้

  • เมื่อคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติบนเอกสารหรือรายการที่เฉพาะเจาะจงฟอร์มอื่นแบบ ฟอร์มการเริ่มต้นจะแสดงขึ้นด้วยตนเอง ฟอร์มการเริ่มต้นประกอบด้วยการตั้งค่าส่วนใหญ่จากหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ วิธีนี้ถ้าบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเหล่านั้น (สำหรับอินสแตนซ์ปัจจุบันเท่านั้น) พวกเขาสามารถทำได้ก่อนที่จะคลิกเริ่ม ไปที่รายการ > เมนูบริบทรายการ > เวิร์กโฟลว์ > เลือกเวิร์กโฟลว์เพื่อเริ่มต้นด้วยตนเอง

  • แน่นอนว่า หากเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ ฟอร์มการเริ่มต้นจะไม่มีโอกาสแสดงออกมา ดังนั้นการตั้งค่าเริ่มต้นที่ระบุไว้ในฟอร์มความสัมพันธ์จะถูกนำไปใช้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ

ภาพประกอบเหล่านี้แสดงความแตกต่างระหว่างการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

เปรียบเทียบฟอร์มสำหรับการเริ่มด้วยตนเองกับการเริ่มโดยอัตโนมัติ

Any changes that you make in the initiation form are applied only during the current instance of the workflow. To change the permanent, default settings of the workflow, you edit the original association form, as explained in the CHANGE segment of this article.

เริ่มด้วยตนเอง

ถ้าคุณอนุญาตการเริ่มด้วยตนเอง ทุกคนที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์บนข้อมูลใดๆ ก็ตามที่มีสิทธิ์ได้ทุกเวลา

ข้อดีของการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองก็คือคุณและผู้ร่วมงานของคุณต่างก็สามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ได้เฉพาะเมื่อและถ้าคุณเลือกเท่านั้น และในแต่ละครั้งที่คุณเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ คุณก็มีโอกาสที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าบางอย่างได้โดยใช้ฟอร์มการเริ่มต้น

ตัวอย่างด่วน    ถ้าคุณต้องการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณ เฉพาะ รายการที่สร้างขึ้นโดยนักเขียนจากภายนอกทีมของคุณแล้วเริ่มต้นใช้งานด้วยตนเองเท่านั้นที่จะทำให้การทำงานโดยอัตโนมัติในรายการที่เขียนโดยคุณและเพื่อนร่วมทีมของคุณ (โซลูชันอื่น: รักษารายการหรือไลบรารีหนึ่งรายการจากผู้เขียนในทีมของคุณและรายการหรือไลบรารีที่แยกจากกันสำหรับรายการจากผู้เขียนรายอื่นทั้งหมด ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเรียกใช้เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติแต่ในรายชื่อผู้เขียนภายนอกเท่านั้น วิธีแก้ไขปัญหาอื่น: เพิ่มเงื่อนไข IF และตั้งค่าที่ ถูกสร้างโดย บุคคลที่ระบุ ให้ดูที่การอ้างอิงแบบด่วนสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมของเวิร์กโฟลว์

ข้อเสียหลักของการเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองก็คือบางคนจะต้องจำว่าจะต้องเรียกใช้เวิร์กโฟลว์เมื่อใดก็ตามที่เหมาะสมที่จะทำเช่นนั้น

เริ่มโดยอัตโนมัติ

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มต้นโดยอัตโนมัติโดยเหตุการณ์ใดๆ ต่อไปนี้

  • บางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ

  • ข้อมูลใหม่ถูกสร้างในหรือถูกอัปโหลดไปยังรายการหรือไลบรารี

  • ข้อมูลที่เก็บไว้ในรายการหรือไลบรารีนั้นได้ถูกเปลี่ยนแปลง

ข้อดีของการเริ่มโดยอัตโนมัติก็คือไม่มีใครต้องจำว่าจะต้องเริ่มเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะทำงานทุกๆ ครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น

ตัวอย่างง่ายๆ    ถ้าคุณต้องรับผิดชอบความถูกต้องและความเหมาะสมของข้อมูลในรายการ คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติไปยังรายการนั้น และระบุให้ตัวคุณเองเป็นผู้เข้าร่วมเพียงรายเดียวได้ คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มโดยอัตโนมัติทุกๆ ครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในรายการและทุกๆ ครั้งที่มีการเพิ่มข้อมูลใหม่ได้ วิธีนี้เอง คุณจะมีข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ

มีข้อเสียสองข้อของการเริ่มโดยอัตโนมัติ คือ

  • คุณไม่สามารถหยุดไม่ให้เวิร์กโฟลว์ทำงานเมื่อใดก็ตามที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น

  • คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าใดๆ ได้ที่การเริ่มต้นของแต่ละอินสแตนซ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่ใครบางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของรายการให้ดูที่ส่วน ควบคุม ของบทความนี้

ส่วนบน

06. ชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากสิ่งนี้จะมีเวิร์กโฟลว์นี้ด้วยหรือไม่

เฉพาะเมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ไปยังชนิดเนื้อหาสำหรับทั้งไซต์คอลเลกชันเท่านั้น คุณจะได้รับตัวเลือกของการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ไปยังชนิดเนื้อหาอื่นๆ ทั้งหมดในไซต์คอลเลกชันซึ่งสืบทอดมาจากชนิดเนื้อหาที่คุณกำลังเพิ่มไปยังเวิร์กโฟลว์อีกด้วย

หมายเหตุ

  • การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดให้เสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน

  • ถ้าการสืบทอดถูกตัดขาดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในแต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

ส่วนบน

07. ผู้เข้าร่วม เป็นใครบ้างและอยู่ในลำดับใด

คุณจะต้องใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลสำหรับแต่ละคนที่จะมอบหมายงานการรีวิวให้

ขั้นตอนเดียวหรือหลายขั้นตอน    คุณสามารถเลือกได้เพียงหนึ่งขั้นตอนของงานตรวจทานหรือมีหลายขั้นตอน ถ้าคุณมีขั้นตอนมากกว่าหนึ่งขั้นตอนจะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งหลังจากอีกขั้นตอนหนึ่ง

รีวิวแบบขนานหรือรีวิวแบบอนุกรมใช่ไหม    สำหรับผู้เข้าร่วมในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งคุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้งานการรีวิวของพวกเขาได้รับมอบหมายทั้งหมดในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน) หรือเพื่อให้งานรีวิวของพวกเขาถูกมอบหมายหลังจากที่อื่น (ใน serial) ตามลำดับที่คุณระบุ ตัวเลือก serial จะมีประโยชน์ถ้าตัวอย่างเช่นคุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้สิ้นสุดหลังจากการปฏิเสธครั้งแรกหรือถ้าคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมสามารถดูข้อคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมก่อนหน้าเป็นส่วนหนึ่งของบริบทของบทวิจารณ์ของพวกเขาได้

ตัวอย่างเช่น

สถานการณ์สมมติแบบง่ายๆ นี้แสดงให้เห็นข้อดีสองสามข้อของทั้งการรีวิวแบบหลายขั้นตอนและแบบต่อเนื่อง ดังนี้

ลองจินตนาการว่า กิตติเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ เขาต้องการให้ผู้ร่วมงาน คือ อัญชนาและธิติรีวิวข้อมูลแต่ละข้อมูลก่อนที่เขาจะรีวิวเองอีกที เขายังต้องการให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดก่อนการรีวิวของเขาเอง ถ้าอัญชนาหรือไม่ก็ธิติปฏิเสธรายการนั้นๆ กิตติสามารถเลือกตั้งค่านี้ได้สองวิธี คือ

  • โดยการใช้การรีวิวแบบอนุกรม   แฟรงก์ตั้งค่าการตรวจสอบแบบอนุกรมเดียวที่แอนนาและฌอนเป็นผู้เข้าร่วมสองคนแรกและเขาเป็นที่สาม และเขาเลือกตัวเลือกสิ้นสุดในการปฏิเสธครั้งแรก
    ในการจัดเรียงนี้แอนนาต้องอนุมัติรายการก่อนที่จะได้รับมอบหมายงานของฌอนแล้วฌอนจะต้องอนุมัติรายการก่อนที่จะมีการกำหนดงานของ Frank ถ้าแอนนาปฏิเสธรายการไม่ใช่ฌอนหรือ Frank จะได้รับมอบหมายงาน และถ้าแอนนาอนุมัติแต่ฌอนปฏิเสธแล้วเวิร์กโฟลว์ยังคงสิ้นสุดก่อนที่งานการรีวิวของ Frank เคยได้รับมอบหมาย
    ต่อไปนี้คือวิธีที่ Frank ตั้งค่าการตรวจสอบแบบอนุกรมแบบครั้งเดียวของเขา
    ฟอร์มที่มีการตั้งค่าสำหรับขั้นตอนต่อเนื่องถูกเน้นไว้
    สิ้นสุดเมื่อตัวเลือกการปฏิเสธครั้งแรกถูกเลือกไว้

  • โดยใช้สองขั้นตอน   ถ้า Frank ต้องการให้แอนนาและฌอนที่จะมอบหมายให้กับความคิดเห็นของพวกเขาในเวลาเดียวกันดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องรอให้แอนนาเสร็จสิ้นก่อนที่เธอจะเริ่มต้นเขาสามารถตั้งค่าสองขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์: ขั้นตอนแรกคือขั้นตอนเดียวกันสำหรับความคิดเห็นของแอนนาและฌอนและสองขั้นตอนที่แยกกันสำหรับการรีวิว อีกครั้งเขาเลือกตัวเลือกสิ้นสุดในการปฏิเสธครั้งแรก ขั้นตอนที่สองจะไม่เริ่มต้นจนกว่าจะเสร็จสิ้นขั้นตอนแรก ดังนั้นอีกครั้งถ้าแอนนาหรือฌอนปฏิเสธรายการงานการรีวิวของ Frank จะไม่ถูกมอบหมาย
    ต่อไปนี้คือวิธีที่ Frank ตั้งค่าการรีวิวแบบขนานสองขั้นตอน
    ฟอร์มที่มีการตั้งค่าสำหรับขั้นตอนแบบขนานถูกเน้นไว้
    สิ้นสุดเมื่อตัวเลือกการปฏิเสธครั้งแรกถูกเลือกไว้

นี่คือไดอะแกรมของทั้งสองวิธี

เวิร์กโฟลว์แบบต่อเนื่องและเวิร์กโฟลว์แบบสองขั้นตอนแสดงเคียงข้างกัน

ผู้เข้าร่วมภายนอก    มีกระบวนการพิเศษสำหรับการรวมผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้เป็นสมาชิกขององค์กร SharePoint ของคุณ ในกระบวนการนี้สมาชิกของไซต์จะทำหน้าที่เป็นพร็อกซีสำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการนั้น

แผนผังลำดับงานของกระบวนการสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมภายนอก

Assign one task to each whole group, or one to each group member?    ถ้าคุณมีที่อยู่ของกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่ายระหว่างผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ของคุณคุณสามารถกำหนดให้เวิร์กโฟลว์มอบหมาย งานหนึ่งงาน ให้กับสมาชิกแต่ละคนของกลุ่มหรือมอบหมาย งานหนึ่งงานให้กับทั้งกลุ่ม (แต่ยังส่งการแจ้งเตือนของงานเดียวให้กับสมาชิกแต่ละคน) When only one task is assigned to the whole group, then any member of the group can claim and complete that single task. (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

ส่วนบน

08. มีข้อมูลเพิ่มเติมอะไรที่ผู้เข้าร่วมต้องการบ้าง

มีเขตข้อมูลข้อความในฟอร์มความสัมพันธ์ซึ่งคุณสามารถให้คำแนะนำ รายละเอียดเกี่ยวกับความต้องการ ทรัพยากร และอื่นๆ

มีสองสิ่งที่คุณอาจจะเพิ่มลงไป คือ

  • ข้อมูลที่ติดต่อ ในกรณีที่ผู้เข้าร่วมพบความยุ่งยากหรือมีคำถาม

  • ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะกำหนดเฉพาะงานเดียวให้กับแต่ละกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่ายกล่าวถึงที่นี่ว่าสมาชิกคนเดียวของแต่ละกลุ่มดังกล่าวควรอ้างสิทธิ์งานก่อนที่จะดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ ด้วยวิธีนี้สมาชิกคนอื่นๆของกลุ่มจะไม่เสียเวลาโดยเริ่มต้นงานเดียวกัน คุณจะพบรายละเอียดเกี่ยวกับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

ส่วนบน

09. กำหนดส่งงานเมื่อไหร่

คุณสามารถระบุวันกำหนดส่งงานเวิร์กโฟลว์ได้ด้วยหนึ่งหรือทั้งสองวิธี ดังนี้

ตามวันที่ในปฏิทิน    คุณสามารถระบุวันที่เดี่ยวๆ ในปฏิทินสำหรับวันกำหนดส่งงานทั้งหมดได้

  • If you set up your workflow to start automatically, you usually shouldn’t use this option. This is because the date value that you specify won’t automatically adjust itself in relation to the current date each time the workflow starts automatically.

ตามระยะเวลาของงาน    คุณสามารถกำหนดจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือนซึ่งอนุญาตให้ทำงานแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ โดยจะเริ่มต้นเมื่องานนั้นๆ ถูกมอบหมายไปแล้ว

  • วันครบกำหนดในปฏิทินจะเข้าไปแทนที่ระยะเวลางานที่ระบุ นั่นก็คือ ถ้าวันนี้เป็นวันที่ 10 มิถุนายน และฉันได้รับมอบหมายงานในวันนี้ซึ่งมีระยะเวลางานสามวัน แต่ก็มีวันครบกำหนดส่งตามปฏิทินเป็นวันที่ 11 มิถุนายน ดังนั้นงานจะครบกำหนดในวันที่ 11 มิถุนายน (วันครบกำหนดตามปฏิทิน) ไม่ใช่วันที่ 13 มิถุนายน (วันสุดท้ายของระยะเวลางานสามวัน)

ส่วนบน

10. เวิร์กโฟลว์นี้จะสิ้นสุดเมื่อไหร่

ถ้าจะหลีกเลี่ยงการเสียเวลากับการรีวิวที่ไม่จำเป็น คุณสามารถเลือกให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดทันที (ก่อนวันครบกำหนดที่ระบุหรือที่คำนวณ) เมื่อเหตุการณ์ใดเหตุการณ์หนึ่งของสองเหตุการณ์นี้เกิดขึ้น คือ

  • ผู้เข้าร่วมปฏิเสธข้อมูล

  • ข้อมูลถูกเปลี่ยนแปลงด้วยวิธีการใดๆ

หมายเหตุ:  เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มได้บนข้อมูลที่ถูกเช็คเอาท์ อย่างไรก็ตาม หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่มต้นแล้ว สามารถเช็คเอาท์ข้อมูลสำหรับรีวิวเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงได้ (แต่จนกว่าข้อมูลนั้นจะถูกเช็คอินอีกครั้ง เวิร์กโฟลว์อื่นๆ จะไม่สามารถเริ่มบนข้อมูลนั้นได้)

ส่วนบน

11. จำเป็นต้องแจ้งให้ใครทราบบ้าง

ในเขตข้อมูล CC บนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ คุณสามารถใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์นี้เริ่มต้นหรือสิ้นสุด

  • การใส่ชื่อตรงส่วนนี้ไม่มีผลต่อการมอบหมายของงานเวิร์กโฟลว์ไปยังคนนั้นๆ

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและสิ้นสุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

  • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเป็นคนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและสิ้นสุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

ส่วนบน

12. เวิร์กโฟลว์นี้จะควบคุมการอนุมัติเนื้อหาหรือไม่

คุณอาจจะมีหลายรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการให้มีการรีวิวข้อมูลและ/หรือเวอร์ชันใหม่ของข้อมูลปัจจุบันเพื่อความถูกต้องของเนื้อหา หรือเพื่อความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ก่อนที่จะให้ทุกคนที่เข้าถึงรายการได้เห็น กระบวนการรีวิวชนิดนั้นเรียกว่าการอนุมัติเนื้อหา

ในผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อทำกระบวนการการอนุมัติเนื้อหาให้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน ควบคุมการอนุมัติเนื้อหาของบทความนี้

มีอะไรถัดไป

ถ้าคุณพร้อมที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ไปยังรายการไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชันของคุณให้ไปที่ส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

คุณอาจจะมีหลายรายการและไลบรารีที่คุณต้องการให้มีการรีวิวข้อมูลและ/หรือเวอร์ชันใหม่ของข้อมูลปัจจุบันเพื่อความถูกต้องของเนื้อหา หรือความเหมาะสมของรูปแบบและสไตล์ก่อนที่จะให้ทุกคนที่เข้าถึงรายการได้เห็น กระบวนการรีวิวชนิดนั้นเรียกว่าการอนุมัติเนื้อหา

ในผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณสามารถควบคุมการอนุมัติเนื้อหาด้วยตนเองได้โดยไม่มีเวิร์กโฟลว์ แต่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติของ SharePoint สามารถทำให้กระบวนการนั้นง่ายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการกำหนดเวอร์ชันและฟีเจอร์การอนุมัติเนื้อหาในผลิตภัณฑ์ SharePoint เราขอแนะนำให้คุณเริ่มต้นด้วยการทบทวนบทความต่อไปนี้

มีสองวิธีซึ่งเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถควบคุมกระบวนการการอนุมัติเนื้อหา แต่ละวิธีสัมพันธ์กับตัวควบคุมเดี่ยวในฟอร์มความสัมพันธ์ซึ่งคุณได้กรอกไว้เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์ในครั้งแรก คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณสำหรับสิ่งหนึ่งสิ่งใดหรือทั้งสองสิ่งนี้

การควบคุมการประกาศของเวอร์ชันหลัก

ในพื้นที่ ตัวเลือกการเริ่มต้น ของหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ มีตัวเลือกให้ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูล มีสองสามเรื่องที่ต้องสังเกต คือ

  • ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติซึ่งทำงานบนชนิดเนื้อหาทั้งหมดในรายการหรือไลบรารีเดี่ยวเท่านั้น และจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ใดๆ ที่ทำงานบนข้อมูลของชนิดเนื้อหาเดี่ยวเท่านั้น

  • สำหรับการทำให้ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งาน จะต้องเปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหาสำหรับรายการหรือไลบรารีบนหน้า การตั้งค่าการกำหนดเวอร์ชัน และจะต้องเลือกตัวเลือก สร้างเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง (แบบร่าง) บนหน้าเดียวกันนั้น

  • ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ ตัวเลือกสองตัวเลือกที่ตามมาจะไม่พร้อมใช้งาน คือ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อมีการสร้างข้อมูลใหม่ และ เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการ

  • ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ เวิร์กโฟลว์ของคุณจะทำงานโดยอัตโนมัติบนข้อมูลเมื่อมีใครบางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูลนั้นเท่านั้น

  • ในหนึ่งรายการหรือไลบรารีใดๆ สามารถมีได้เพียงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหนึ่งเวิร์กโฟลว์ซึ่งใช้เพื่ออนุมัติการประกาศของเวอร์ชันหลัก ถ้าคุณพยายามจะกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่สองในรายการหรือไลบรารีเดียวกันสำหรับการทำงานนี้ คุณจะถูกพร้อมท์ให้เลือกเวิร์กโฟลว์ใดเวิร์กโฟลว์หนึ่ง

การควบคุมไม่ยึดตามการกำหนดเวอร์ชัน

ในพื้นที่ เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา ของหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ มีตัวเลือกให้ อัปเดตสถานะการอนุมัติหลังจากเวิร์กโฟลว์เสร็จสิ้นสมบูรณ์ (ใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหา)

ตัวเลือกนี้พร้อมใช้งานในฟอร์มไม่ว่าจะจำเป็นต้องมีการอนุมัติเนื้อหาในรายการหรือไลบรารีหรือไม่ ไม่ว่าจะโดยวิธีใด ค่าในเขตข้อมูล การอนุมัติ สำหรับข้อมูลจะถูกอัปเดตโดยยึดตามผลลัพธ์ของเวิร์กโฟลว์

โดยใช้ตัวเลือกนี้ คุณจะสามารถ

  • เรียกใช้เวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองตลอดเวลา หรือ

  • เลือกตัวเลือกการเริ่มโดยอัตโนมัติหนึ่งตัวเลือกหรือหลายตัวเลือกในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ หรือ

  • อนุญาตให้เริ่มได้ทั้งด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติ

ตัวควบคุมเนื้อหาสำหรับไซต์การเผยแพร่เว็บ

ตัวควบคุมเนื้อหาเป็นกระบวนการเฉพาะในไซต์ซึ่งประกาศหน้าไปยังเว็บ ดังนั้น จะมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการประกาศที่เฉพาะเจาะจงสำหรับใช้ในการประกาศไซต์ และเทมเพลตไซต์ (ไซต์การประกาศที่มีเวิร์กโฟลว์ซึ่งมีชื่ออยู่) ที่รวมเวอร์ชันหนึ่งของเวิร์กโฟลว์นั้นซึ่งได้ถูกกำหนดเองไว้สำหรับใช้ในการเผยแพร่เว็บ

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณพร้อมที่จะเพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ไปยังรายการไลบรารีหรือไซต์คอลเลกชันของคุณให้ไปที่ส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจจะพบว่าการทบทวนทั้งส่วน เรียนรู้ และส่วน วางแผน ในบทความนี้ก่อนจะดำเนินการตามขั้นตอนในส่วนนี้เป็นประโยชน์สำหรับคุณ

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

  2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล    เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลและการเตือนความจำอีเมลจะต้องเปิดใช้งานสำหรับไซต์ SharePoint ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าการดำเนินการนี้เสร็จสมบูรณ์แล้วให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ นอกจากนี้ให้ดูที่ SharePoint ๒๐๑๓ขั้นตอนทีละขั้นตอน: ตั้งค่าสำหรับการตั้งค่าอีเมลขาออก

สิทธิ์    การตั้งค่าเริ่มต้นของ SharePoint กำหนดให้คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมี สิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้)

ส่วนบน

2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไป

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ แสดงความสัมพันธ์ของเวิร์กโฟลว์ชนิดนี้ ให้ระบุว่าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ทำงานบนเอกสาร รายการ หรือโฟลเดอร์หรือไม่ จากนั้นคลิก เพิ่มเวิร์กโฟลว์

  5. ทำหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำในการติดตามภาพประกอบ)

    ข้อมูลพื้นฐาน เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายภาพส่วนต่างๆ

    คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

    ชนิดเนื้อหา

    เก็บสิ่งที่เลือกเริ่มต้นเป็น ทั้งหมด หรือเลือกชนิดเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจง

    คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

    เทมเพลต

    เลือกการ อนุมัติ– เทมเพลต SharePoint ๒๐๑๐

    หมายเหตุ: ถ้าเทมเพลต การอนุมัติ-SharePoint ๒๐๑๐ ไม่ปรากฏในรายการให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาเกี่ยวกับการเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบให้ไปที่การตั้งค่าไซต์>ฟีเจอร์ไซต์คอลเลกชัน>เปิดใช้งานฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์

    คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

    Name

    พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของรายการหรือไลบรารีนี้

    สำหรับข้อแนะนำสำหรับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

    รายการงาน

    เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการงานใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกใช้รายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

    รายการประวัติ

    เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก ประวัติเวิร์กโฟลว์ (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขหก

    ตัวเลือกการเริ่มต้น

    ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเลือกตัวเลือกการเริ่มต้น ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหารวมถึงการประกาศของเวอร์ชันหลักให้ดูที่ส่วน ควบคุม ของบทความนี้

    • โปรดสังเกตว่าตัวเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของรายการจะ ไม่ ปรากฏขึ้นถ้าคุณกำลังเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับชนิดเนื้อหาเดียวเท่านั้น

    • และโปรดสังเกตด้วยว่าถ้าคุณเลือก เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เพื่ออนุมัติการประกาศเวอร์ชันหลักของข้อมูล กล่องกาเครื่องหมายทั้งสองกล่องต่อไปนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

  6. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของฟอร์มนี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  7. ทำหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำในการติดตามภาพประกอบ)

    หมายเหตุ: ผลิตภัณฑ์ SharePoint จะมีตัวเลือกที่หลากหลายในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์นี้  หมายเลขหนึ่งถึงเจ็ดในภาพประกอบต่อไปนี้ ตั้งแต่ ผู้อนุมัติ จนถึง CC ในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง เพื่อที่คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านั้นให้กับเฉพาะหนึ่งอินสแตนซ์ได้

    ค่าเริ่มต้น เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายภาพเขตข้อมูล

    คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

    มอบหมายให้

    ใส่ชื่อหรือที่อยู่สำหรับบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้

    • ถ้างานจะได้รับมอบหมายทีละครั้ง (ใน serial)   
      ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

    • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
      ลำดับของชื่อหรือที่อยู่ไม่สำคัญ

    • ถ้าคุณกำลังกำหนดงานให้กับบุคคลอื่นที่อยู่ภายนอกองค์กร   
      SharePoint ของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมภายนอกให้ดูที่ส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

    Order

    ระบุว่าควรมอบหมายงานทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน)

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนาน ให้ดูที่ส่วน วางแผนในบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

    เพิ่มขั้นตอนใหม่

    เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป

    • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

    ขยายกลุ่ม

    • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนยังจะได้งานของตัวเองเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อีกด้วย)

    • เมื่อต้องการให้งานเดียวที่ได้รับมอบหมายให้กับแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ในเขตข้อมูลมอบหมายให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับงานแต่สมาชิกหนึ่งคนสามารถอ้างสิทธิ์และดำเนินการงานเดียวในนามของกลุ่มทั้งหมดได้ คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

    คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

    การร้องขอ

    ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์ส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

    • ข้อมูลที่ติดต่อ

    • ถ้าเหมาะสมหมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

    คำบรรยายภาพหมายเลขหก

    วันครบกำหนด และระยะเวลางาน

    ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

    • หากต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ทำงานแบบอัตโนมัติ จะเป็นการดีที่จะปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด ว่างเอาไว้ แล้วใช้เขตข้อมูลสำหรับระยะเวลางานสองเขตข้อมูลเพื่อควบคุมวันครบกำหนดแทน คุณยังสามารถใส่วันครบกำหนดที่แน่นอนลงในแบบฟอร์มการเริ่มต้นได้ตลอดเวลาถ้าคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้วันครบกำหนดและเมื่อใดควรจะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

    CC

    ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด

    • การใส่ชื่อที่นี่จะ ไม่ ทำให้เกิดงานที่มอบหมายของเวิร์กโฟลว์

    • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

    • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

    สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์

    ไม่เลือกตัวเลือกใดๆ เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้ หรือจะเลือกทั้งสองตัวเลือกนี้

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้ ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขเก้า

    เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ ถ้าคุณจะใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหารวมถึงการประกาศของเวอร์ชันหลักให้ดูที่ส่วน ควบคุม ของบทความนี้

  8. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ถ้าคุณยังไม่คุ้นเคยกับการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ คุณอาจจะพบว่าการทบทวนทั้งส่วน เรียนรู้ และส่วน วางแผน ในบทความนี้ก่อนจะดำเนินการตามขั้นตอนในส่วนนี้เป็นประโยชน์สำหรับคุณ

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

  2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีสองสิ่งที่จำเป็นต้องมีตามลำดับก่อนที่คุณจะเพิ่มเวิร์กโฟลว์ได้ คือ

อีเมล    เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลและการเตือนความจำอีเมลจะต้องเปิดใช้งานสำหรับไซต์ของคุณ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าการดำเนินการนี้เสร็จสมบูรณ์แล้วให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ นอกจากนี้ให้ดูที่SharePoint ๒๐๑๓ขั้นตอนทีละขั้นตอน: ตั้งค่าสำหรับการตั้งค่าอีเมลขาออก

สิทธิ์    การตั้งค่าเริ่มต้นของ SharePoint กำหนดให้คุณต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเพิ่มเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือไซต์คอลเลกชัน (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมี สิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ของบทความนี้)

ส่วนบน

2. เพิ่มเวิร์กโฟลว์

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ไปยังโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ SharePoint Online แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อของชนิดเนื้อหาของไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์

    หมายเหตุ: เวิร์กโฟลว์ที่เพิ่มลงในทั้งไซต์คอลเลกชันจะต้องเพิ่มสำหรับข้อมูลของชนิดเนื้อหาเดี่ยวเท่านั้น

    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

    1. On the page for the selected content type, under Settings, click Workflow Settings.
      ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

    2. บนหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เพิ่มเวิร์กโฟลว์
      เพิ่มลิงก์เวิร์กโฟลว์

    3. ทำหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
      (คำแนะนำในการติดตามภาพประกอบ)

    หน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

    คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

    เทมเพลต

    เลือกการ อนุมัติ– เทมเพลต SharePoint ๒๐๑๐

    หมายเหตุ: ถ้าเทมเพลต การอนุมัติ-SharePoint ๒๐๑๐ ไม่ปรากฏในรายการให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อค้นหาเกี่ยวกับการเปิดใช้งานสำหรับไซต์คอลเลกชันหรือเวิร์กสเปซของคุณ ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบให้ไปที่การ ตั้งค่าไซต์ > ฟีเจอร์ไซต์คอลเลกชัน > เปิดใช้งานฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์

    คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

    Name

    พิมพ์ชื่อให้เวิร์กโฟลว์นี้ ชื่อจะช่วยระบุเวิร์กโฟลว์นี้ให้กับผู้ใช้ของไซต์คอลเลกชันนี้

    สำหรับข้อแนะนำเกี่ยวกับการตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

    รายการงาน

    เลือกรายการงานที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการงานที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก รายการงานใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการงานใหม่ (แทนการเลือกใช้รายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผน ของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

    รายการประวัติ

    เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ คุณสามารถเลือกรายการประวัติที่มีอยู่แล้ว หรือคลิก ประวัติเวิร์กโฟลว์ (ใหม่) เพื่อสร้างรายการใหม่

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการสร้างรายการประวัติใหม่ (แทนการเลือกรายการที่มีอยู่แล้ว) ให้ดูในส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

    ตัวเลือกการเริ่มต้น

    ระบุวิธีในการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นี้

    สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเลือกตัวเลือกการเริ่มต้น ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขหก

    เพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้ลงในชนิดเนื้อหาลูกหรือไม่

    ระบุว่าต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ถูกเพิ่มลงใน (สัมพันธ์กับ) ไซต์และชนิดเนื้อหารายการอื่นทั้งหมดที่สืบทอดมาจากชนิดเนื้อหานี้ด้วยหรือไม่

    • การดำเนินการที่ทำให้การเพิ่มส่วนเพิ่มเติมทั้งหมดเสร็จสิ้นอาจใช้เวลานาน

    • ถ้าการสืบทอดถูกตัดขาดสำหรับไซต์หรือไซต์ย่อยที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้เพิ่มไปยังชนิดเนื้อหาที่สืบทอด คุณต้องแน่ใจว่าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของในแต่ละไซต์หรือไซต์ย่อยเหล่านั้นก่อนที่จะเริ่มดำเนินการนี้

  5. เมื่อการตั้งค่าทั้งหมดของหน้านี้เป็นไปตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  6. ทำหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ให้เสร็จสมบูรณ์
    (คำแนะนำในการติดตามภาพประกอบ)

    หมายเหตุ:  ผลิตภัณฑ์SharePoint จะนำเสนอตัวเลือกหลายตัวเลือกแรกในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ซึ่งจะเป็นตัวเลขหนึ่งถึงเจ็ดในภาพประกอบต่อไปนี้จากผู้ อนุมัติ ผ่าน สำเนาถึงในแต่ละครั้งที่คุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองเพื่อที่คุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงตัวเลือกเหล่านั้นได้สำหรับแต่ละอินสแตนซ์

    ค่าเริ่มต้น เพิ่มเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายภาพเขตข้อมูล

    คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

    มอบหมายให้

    ใส่ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์มอบหมายงานให้

    • ถ้างานจะได้รับมอบหมายทีละครั้ง (ใน serial)   
      ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่คุณต้องการให้งานถูกมอบหมาย

    • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
      ลำดับของชื่อหรือที่อยู่ไม่สำคัญ

    • ถ้าคุณกำลังกำหนดงานให้กับบุคคลอื่นที่อยู่ภายนอกองค์กร   
      SharePoint ของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมภายนอกให้ดูที่ส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

    Order

    ระบุว่าควรมอบหมายงานทีละครั้ง (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายทั้งหมดในครั้งเดียว (แบบขนาน)

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนาน ให้ดูที่ส่วน วางแผนในบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

    เพิ่มขั้นตอนใหม่

    เพิ่มขั้นตอนใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนแรกที่คุณเพิ่งจะกำหนดค่าไป

    • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

    ขยายกลุ่ม

    • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และสมาชิกแต่ละคนยังจะได้งานของตัวเองเพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อีกด้วย)

    • เมื่อต้องการให้งานเดียวที่ได้รับมอบหมายให้กับทั้ง กลุ่มที่คุณใส่ในเขตข้อมูลมอบหมายให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับงานแต่สมาชิกหนึ่งคนสามารถอ้างสิทธิ์และดำเนินการงานเดียวในนามของกลุ่มทั้งหมดได้ คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

    คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

    การร้องขอ

    ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์ส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

    • ข้อมูลที่ติดต่อ

    • ถ้าเหมาะสมหมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

    คำบรรยายภาพหมายเลขหก

    วันครบกำหนด และระยะเวลางาน

    ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

    • หากต้องการให้เวิร์กโฟลว์นี้ทำงานแบบอัตโนมัติ จะเป็นการดีที่จะปล่อยให้เขตข้อมูล วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด ว่างเอาไว้ แล้วใช้เขตข้อมูลสำหรับระยะเวลางานสองเขตข้อมูลเพื่อควบคุมวันครบกำหนดแทน คุณยังสามารถใส่วันครบกำหนดที่แน่นอนลงในแบบฟอร์มการเริ่มต้นได้ตลอดเวลาถ้าคุณเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้วันครบกำหนดและเมื่อใดควรจะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

    CC

    ใส่ชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรได้รับการแจ้งให้ทราบทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มหรือสิ้นสุด

    • การใส่ชื่อที่นี่จะ ไม่ ทำให้เกิดงานที่มอบหมายของเวิร์กโฟลว์

    • เมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

    • เมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้นและการหยุดโดยไม่จำเป็นต้องระบุชื่อไว้ในเขตข้อมูลนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

    สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์

    ไม่เลือกตัวเลือกใดๆ เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านี้ หรือจะเลือกทั้งสองตัวเลือกนี้

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้ ให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขเก้า

    เปิดใช้งานการอนุมัติเนื้อหา

    เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ ถ้าคุณจะใช้เวิร์กโฟลว์นี้เพื่อจัดการการอนุมัติเนื้อหา

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อควบคุมการอนุมัติเนื้อหารวมถึงการประกาศของเวอร์ชันหลักให้ดูที่ส่วน ควบคุม ของบทความนี้

  7. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทุกอย่างตามที่ต้องการในหน้านี้เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก บันทึก เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์

ถัดไปคืออะไร

เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้ไปที่ส่วนเริ่มต้นของบทความนี้ และเริ่มอินสแตนซ์แรกเพื่อทดสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่ของคุณ

คุณสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ให้เริ่มด้วยตนเองเท่านั้น โดยอัตโนมัติเท่านั้น หรือทั้งสองวิธี ดังนี้

  • ด้วยตนเอง ได้ทุกเวลาโดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ที่จำเป็นนั้นๆ

  • โดยอัตโนมัติ เมื่อใดก็ตามที่เหตุการณ์ทริกเกอร์ที่ระบุจะเกิดขึ้น นั่นคือเมื่อรายการถูกเพิ่มลงในรายการหรือไลบรารี และ/หรือ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการในรายการ และ/หรือ เมื่อมีใครบางคนพยายามที่จะประกาศเวอร์ชันหลักของรายการ)
    (เหตุการณ์ทริกเกอร์หรือเหตุการณ์จะถูกระบุในหน้าแรกของฟอร์มความสัมพันธ์ในระหว่างการเชื่อมโยงต้นฉบับและการกำหนดค่าของเวิร์กโฟลว์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้)

หมายเหตุ:  เวิร์กโฟลว์ไม่สามารถเริ่มได้บนข้อมูลที่ถูกเช็คเอาท์ อย่างไรก็ตาม หลังจากที่เวิร์กโฟลว์เริ่มแล้ว สามารถเช็คเอาท์ข้อมูลเพื่อการรีวิวเพื่อป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงได้ (แต่จนกว่าข้อมูลนั้นจะถูกเช็คอินอีกครั้ง เวิร์กโฟลว์อื่นๆ จะไม่สามารถเริ่มบนข้อมูลนั้นได้)

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ

  2. เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

  3. เริ่มด้วยตนเองจากรายการหรือไลบรารี

  4. เริ่มด้วยตนเองจากภายในโปรแกรม Microsoft Office

1. เริ่มเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ

ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดค่าให้เริ่มโดยอัตโนมัติ ฉะนั้น ทุกครั้งที่เหตุการณ์ที่ทริกเกอร์เกิดขึ้น เวิร์กโฟลว์จะทำงานบนข้อมูลที่ทริกเกอร์ข้อมูลนั้นทันที

เมื่อเริ่มแล้ว เวิร์กโฟลว์จะกำหนดงานแรกหรือหลายๆ งานแล้วส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานไปยังผู้รับมอบหมายงานแต่ละคน ขณะเดียวกัน จะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มต้น (แตกต่างไปจากการแจ้งเกี่ยวกับงาน) ไปยังผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก รวมถึงผู้ที่มีรายชื่อแสดงไว้ในเขตข้อมูล CC ในหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ด้วย

หมายเหตุ: เมื่อเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่จะเริ่มต้นจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติวันครบกำหนดของเขตข้อมูลงานทั้งหมดบนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์ควรจะปล่อยให้ว่างไว้เนื่องจากค่าวันที่ที่ชัดเจนที่ระบุว่ามีการปรับปรุงโดยอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ส่วน วางแผน ของบทความนี้

ส่วนบน

2. เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

บันทึกย่อเกี่ยวกับสิทธิ์    โดยปกติแล้ว คุณต้องมีสิทธิ์ แก้ไขรายการ เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ (ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ทั้งกลุ่มสมาชิกและกลุ่มเจ้าของจะมีสิทธิ์นี้อยู่ แต่กลุ่มผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ อย่างไรก็ตาม เจ้าของยังสามารถเลือกที่จะให้ต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ สำหรับผู้ที่เริ่มเวิร์กโฟลว์ตามหลักเกณฑ์ของแต่ละเวิร์กโฟลว์ได้ จากการเลือกตัวเลือกนี้ เจ้าของสามารถกำหนดได้ว่าให้เฉพาะตัวเองและเจ้าของอื่นๆ เท่านั้นที่สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวได้ สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน เรียนรู้ ของบทความนี้)

มีที่เริ่มต้นได้สองที่

คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองจากที่ใดที่หนึ่งในสองที่นี้

  • จากรายการหรือไลบรารี ที่เก็บข้อมูลเอาไว้

  • From inside the item itself, opened in the Microsoft Office program in which it was created. (Note that this must be the installed program, and not a web-application version.)

สองส่วนย่อยที่เหลือในส่วนนี้จะมีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีมาด้วย

ส่วนบน

3. เริ่มด้วยตนเองจากรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูลที่คุณต้องการให้เรียกใช้เวิร์กโฟลว์

  2. คลิกที่จุดไข่ปลาถัดจากชื่อของรายการ จากนั้นในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่จุดไข่ปลาเพื่อเปิดเมนูรายการ แล้วคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์

  3. บนเวิร์กโฟลว์: บนหน้า ชื่อข้อมูล ภายใต้ เริ่มเวิร์กโฟลว์ใหม่ ให้คลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเรียกใช้
    ลิงก์เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องหารนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุของเวิร์กโฟลว์นี้

    หมายเหตุ:  Changes made here, in the initiation form, are used only during the current instance of the workflow. If you want to make any changes that will apply each time the workflow runs, or if you want to change workflow settings that don’t appear in this form, see the CHANGE segment of this article.

    ฟอร์มการเริ่มต้น

    คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

    มอบหมายให้

    ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้

    • ถ้างานจะได้รับมอบหมายทีละครั้ง   
      ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

    • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลา   
      เดียวกัน ลำดับของชื่อหรือที่อยู่ไม่สำคัญ

    • ถ้าคุณกำลังกำหนดงานให้กับบุคคลอื่นที่อยู่ภายนอกองค์กร   
      SharePoint ของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมภายนอกให้ดูที่ส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

    Order

    คุณควรแน่ใจว่าจะมอบงานให้แบบทีละครั้งไป (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายให้ทั้งหมดเลยในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน)

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนาน ให้ดูที่ส่วน วางแผนในบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

    เพิ่มขั้นตอนใหม่

    เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่ถูกกำหนดค่าในปัจจุบัน

    • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

    ขยายกลุ่ม

    • เมื่อต้องการให้งานหนึ่งงานถูกมอบหมายให้กับแต่ละสมาชิกของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ในเขตข้อมูลมอบหมายให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับงานและสมาชิกแต่ละคนจะมีงานของตัวเองให้เสร็จสมบูรณ์)

    • เมื่อต้องการให้งานเดียวที่ได้รับมอบหมายให้กับแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ในเขตข้อมูลมอบหมายให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับงานแต่สมาชิกหนึ่งคนสามารถอ้างสิทธิ์และดำเนินการงานเดียวในนามของกลุ่มทั้งหมดได้ คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

    คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

    การร้องขอ

    ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์ส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

    • ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา

    • ถ้าเกี่ยวข้องหมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์งานกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

    คำบรรยายภาพหมายเลขหก

    วันครบกำหนด และระยะเวลางาน

    ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้วันครบกำหนดและเมื่อใดจะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

    คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

    CC

    เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจำไว้ว่า

    • การใส่ชื่อที่นี่จะ ไม่ ทำให้เกิดงานที่มอบหมายของเวิร์กโฟลว์

    • เนื่องจากคุณกำลังเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คุณจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มและหยุด ไม่ว่าคุณจะมีชื่อระบุอยู่ในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ก็ตาม

  5. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งานออกไป และในขณะเดียวกันจะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มงานมาถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ส่วนบน

  1. เปิดข้อมูลในโปรแกรม Office ที่ติดตั้งไว้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

  2. ในข้อมูลที่เปิดอยู่ ให้คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก บันทึกและส่ง จากนั้นคลิกเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการให้ทำงานบนข้อมูลนั้น

  3. ถ้าคุณจะเห็นข้อความต่อไปนี้แจ้งให้คุณทราบว่าเวิร์กโฟลว์ต้องการให้ไฟล์ของคุณเช็คอินอยู่ ให้คลิกปุ่ม เช็คอิน

  4. คลิกปุ่ม เริ่มเวิร์กโฟลว์ ใหญ่

  5. บนหน้า เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ ในฟอร์มการเริ่มต้น ให้ทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องหารนำไปใช้กับอินสแตนซ์ที่ระบุของเวิร์กโฟลว์นี้

    หมายเหตุ:  การเปลี่ยนแปลงในฟอร์มการเริ่มต้นนี้จะนำไปใช้กับเฉพาะอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์เท่านั้น ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่จะนำไปใช้ในแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์ทำงาน หรือต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ได้แสดงไว้ในแบบฟอร์มนี้ ให้ดูที่ ส่วน การเปลี่ยนแปลง ของบทความนี้

    ฟอร์มการเริ่มต้น

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

มอบหมายให้

ทำการเปลี่ยนแปลงรายชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์กำหนดงานให้

  • ถ้างานจะได้รับมอบหมายทีละครั้ง (ใน serial)   
    ใส่ชื่อหรือที่อยู่ตามลำดับที่งานควรถูกมอบหมาย

  • ถ้างานทั้งหมดจะได้รับมอบหมายในเวลาเดียวกัน (ในแบบขนาน)   
    ลำดับของชื่อหรือที่อยู่ไม่สำคัญ

  • ถ้าคุณกำลังกำหนดงานให้กับบุคคลอื่นที่อยู่ภายนอกองค์กร   
    SharePoint ของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรวมผู้เข้าร่วมภายนอกให้ดูที่ส่วนเสร็จสมบูรณ์ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

Order

คุณควรแน่ใจว่าจะมอบงานให้แบบทีละครั้งไป (แบบต่อเนื่อง) หรือมอบหมายให้ทั้งหมดเลยในเวลาเดียวกัน (แบบขนาน)

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ลำดับแบบต่อเนื่องและแบบขนาน ให้ดูที่ส่วน วางแผนในบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

เพิ่มขั้นตอนใหม่

เพิ่มขั้นตอนใดๆ ที่คุณต้องการถัดจากขั้นตอนที่ถูกกำหนดค่าในปัจจุบัน

  • ถ้าจะลบทั้งขั้นตอน ให้คลิกในเขตข้อมูล มอบหมายให้ สำหรับขั้นตอนนั้น แล้วกด CTRL+DELETE

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้หลายขั้นตอน ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ขยายกลุ่ม

  • ถ้าจะมอบหมายงานหนึ่งงานให้กับสมาชิกแต่ละคนของแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ไว้ในเขตข้อมูล มอบหมายให้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน และแต่ละคนจะมีงานที่ตนจะต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์)

  • เมื่อต้องการให้งานเดียวที่ได้รับมอบหมายให้กับแต่ละกลุ่มที่คุณใส่ในเขตข้อมูลมอบหมายให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้ (สมาชิกแต่ละคนของกลุ่มจะได้รับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับงานแต่สมาชิกหนึ่งคนสามารถอ้างสิทธิ์และดำเนินการงานเดียวในนามของกลุ่มทั้งหมดได้ คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

การร้องขอ

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่เอาไว้ในที่นี้ จะรวมอยู่ในการแจ้งเกี่ยวกับงานแต่ละครั้งที่เวิร์กโฟลว์จะส่งไปด้วย อย่าลืมระบุคำแนะนำเพิ่มเติมหรือแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมอาจจำเป็นต้องใช้ รวมถึง

  • ข้อมูลที่ติดต่อกรณีที่มีคำถามหรือปัญหา

  • ถ้าเกี่ยวข้องหมายเหตุเกี่ยวกับงานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย (คุณจะพบคำแนะนำสำหรับการอ้างสิทธิ์ของกลุ่มในส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้)

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

วันครบกำหนด และระยะเวลางาน

ระบุวันครบกำหนดสุดท้ายของทั้งเวิร์กโฟลว์ และ/หรือ ระบุจำนวนวัน สัปดาห์ หรือเดือน ในการทำแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์นับจากวันที่ได้รับมอบหมาย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมว่าเมื่อใดจะใช้วันครบกำหนดและเมื่อใดจะใช้ระยะเวลางาน ให้ดูที่ส่วน วางแผนของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

CC

เพิ่มเติมหรือลบออกได้ตามต้องการ โปรดจำไว้ว่า

  • การใส่ชื่อที่นี่จะ ไม่ ทำให้เกิดงานที่มอบหมายของเวิร์กโฟลว์

  • เนื่องจากคุณกำลังเริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง คุณจะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มและหยุด ไม่ว่าคุณจะมีชื่อที่ระบุอยู่ในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ก็ตาม

  1. เมื่อคุณมีการตั้งค่าทั้งหมดในฟอร์มการเริ่มต้นตามที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก เริ่ม เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานแรกหรือหลายๆ งาน และในขณะเดียวกันก็จะส่งการแจ้งเกี่ยวกับการเริ่มถึงคุณหรือใครก็ตามที่มีชื่อระบุไว้ในเขตข้อมูล CC ของฟอร์มการเริ่มต้น

ถัดไปคืออะไร

  • ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่มีการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์นี้ผู้เข้าร่วมอื่นๆอาจต้องการข้อมูลและความช่วยเหลือในการสั่งซื้อเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ (พวกเขาอาจพบส่วนที่ เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้เป็นประโยชน์)

  • เช่นเดียวกัน คุณควรตรวจดูว่าผู้เข้าร่วมเหล่านั้นได้รับการแจ้งทางอีเมลหรือไม่ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการแจ้งเหล่านั้นจะไม่ถูกจัดการโดยตัวกรองอีเมลขยะ

  • และแน่นอนว่าคุณอาจมีงานเวิร์กโฟลว์อย่างน้อยหนึ่งงานให้เสร็จสมบูรณ์ด้วยตัวคุณเอง ไปยังส่วนที่ เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำให้เสร็จสมบูรณ์

  • สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการติดตามความคืบหน้าของอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้ไปยังส่วน การตรวจสอบ ของบทความนี้

ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณได้รับมอบหมายงานในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ การทบทวนส่วนนี้ของบทความอย่างละเอียดก่อนการทำงาน อาจเป็นประโยชน์ต่อคุณอย่างมาก ซึ่งการทำเช่นนั้นจะช่วยทำให้คุณระมัดระวังกับทุกตัวเลือกที่อาจเปิดอยู่สำหรับคุณ

หมายเหตุ: ถ้าคุณทราบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์ แต่ไม่ได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบในกล่องอีเมลขาเข้า ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแจ้งนั้นไม่ได้ตกค้างที่อื่นเนื่องจากตัวกรองอีเมลขยะ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้ปรับการตั้งค่าตัวกรองของคุณให้สอดคล้องกัน

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับบทความที่ถูกต้อง

เวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน จะมีการกระทำของงานที่ต่างกันออกไป

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน ควรตรวจสอบให้แน่ใจเสียก่อนว่างานที่ได้รับมอบหมายนั้นเป็นงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจริงๆ ไม่ใช่งานสำหรับเวิร์กโฟลว์ชนิดอื่น

ค้นหาข้อความ โปรดอนุมัติ ในตำแหน่งใดๆ ดังต่อไปนี้

  • ในบรรทัด เรื่อง ของการแจ้งเตือนของงาน
    การแจ้งเกี่ยวกับงานที่มีคำบรรยายภาพข้อความ โปรดอนุมัติ

  • บนแถบข้อความในรายการที่จะได้รับการตรวจทาน
    ข้อมูลที่ต้องมีการรีวิวที่มีคำบรรยายภาพข้อความ โปรดรีวิว

  • ในชื่องานบนหน้าสถานะเวิร์กโฟลว์
    งานในรายการหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ที่มีคำบรรยายภาพ โปรดรีวิว

ถ้าคุณไม่เห็นข้อความ โปรดอนุมัติ ในตำแหน่งเหล่านี้ ให้ตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มหรือเพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรกดูว่าเวิร์กโฟลว์นั้นยึดตามเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ใด  หรือเป็นเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองหรือไม่ คุณจะพบลิงก์ไปยังบทความเกี่ยวกับวิธีการใช้เวิร์กโฟลว์ชนิดอื่นที่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint ในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

อย่างไรก็ตาม ถ้างานของคุณเป็นงานการอนุมัติ เราขอแนะนำให้คุณอ่านต่อไป!

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. ภาพรวมของกระบวนการ

  2. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความการแจ้งเกี่ยวกับงาน

  3. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

  4. รีวิวข้อมูล

  5. การกรอกให้ครบถ้วนและการส่งฟอร์มงาน

  6. การแจ้งเกี่ยวกับการพ้นกำหนด

  7. การอ้างสิทธิ์และทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ (เลือกได้)

  8. การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (เลือกได้)

  9. การมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น (เลือกได้)

  10. การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก (เลือกได้)

1. ภาพรวมของกระบวนการ

โดยปกติ เมื่อคุณได้รับมอบหมายงานในเวิร์กโฟลว์ คุณจะรับทราบงานเหล่านั้นได้จากหนึ่งในสามวิธีดังต่อไปนี้

  • คุณได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงานทางอีเมล

  • คุณเปิดเอกสาร Microsoft Office แล้วเห็นแถบข้อความที่แจ้งว่าคุณได้รับมอบหมายงานที่เกี่ยวข้อง

  • คุณตรวจสอบไซต์ SharePoint แล้วพบว่าได้รับมอบหมายงานหนึ่งงานหรือมากกว่านั้น

เมื่อคุณพบว่าได้รับมอบหมายงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ โดยทั่วไปคุณจะดำเนินการสองอย่างต่อไปนี้

  • รีวิวข้อมูล    ตรวจดูว่าคุณสามารถอนุมัติข้อมูลในสถานะปัจจุบันได้หรือไม่

  • เสร็จสิ้นงานของคุณ    ใช้ฟอร์มงานเพื่อส่งผลการรีวิวของคุณ

มีสามรายการดังต่อไปนี้ที่มักเข้ามาเกี่ยวข้องกับการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ของคุณ คือ

  • ข้อความแจ้งให้ทราบ (ซึ่งคุณได้รับมาเป็นอีเมล)

  • ข้อมูลที่ส่งมาให้คุณอนุมัติ (ซึ่งคุณจะเปิดและรีวิว)

  • ฟอร์มงาน (ซึ่งคุณจะเปิดดู ทำให้เสร็จสมบูรณ์ และส่ง)

นี่เป็นตัวอย่างของข้อมูลสามรายการดังกล่าวข้างต้น

ข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ข้อมูลสำหรับการรีวิว และฟอร์มงาน

หมายเหตุ: ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานจะปรากฏให้เห็นเฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

ส่วนบน

2. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงาน ในคำแนะนำ การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังข้อมูล

  2. ในข้อมูลที่เปิดอยู่ ให้คลิกปุ่ม เปิดงานนี้ บนแถบข้อความ

การเข้าถึงข้อมูลและฟอร์มงานจากข้อความแจ้งทางอีเมล

หมายเหตุ: ปุ่ม เปิดงานนี้ บน Ribbon ในข้อความแจ้งเกี่ยวกับงานจะปรากฏให้เห็นเฉพาะเวลาที่คุณเปิดดูข้อความด้วย Outlook เวอร์ชันเต็มที่ติดตั้งเอาไว้บนเครื่องเท่านั้น แต่จะไม่ปรากฏให้เห็นถ้าเปิดดูข้อความในแอปพลิเคชันบนเว็บ Outlook Web Access

ส่วนบน

3. การไปยังข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ในรายการหรือไลบรารีที่เก็บข้อมูลที่รอการรีวิว ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ ที่สัมพันธ์กับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์นั้น

  2. ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกที่ชื่องานของคุณ

  3. ในฟอร์มงาน ที่แถบข้อความ งานเวิร์กโฟลว์นี้นำไปใช้กับ ให้คลิกที่ลิงก์ไปยังข้อมูล

การเข้าถึงข้อมูลและฟอร์มงานจากรายการหรือไลบรารี

ส่วนบน

4. การรีวิวข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลเป็นเอกสาร Microsoft Word

เคล็ดลับ:  ถ้านี่เป็นงานกลุ่ม นั่นหมายถึง งานเดี่ยวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มหรือรายการแจกจ่ายเพื่อให้สมาชิกกลุ่มคนเดียวนั้นสามารถทำงานของทั้งกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นจะเป็นการดีที่คุณควรจะอ้างสิทธิ์ในงานเสียก่อนที่จะเริ่มรีวิวข้อมูล ด้วยวิธีนี้ ถือเป็นการลดโอกาสที่สมาชิกคนอื่นในกลุ่มจะเข้ามารีวิวบทความนั้นได้เช่นกัน สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดดูในส่วนที่ 7 ในส่วนนี้การอ้างสิทธิ์และทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์

เปิดข้อมูลเพื่อรีวิวและการแสดงแถบสีเหลือง

โปรดสังเกตแถบข้อความสีเหลืองที่ด้านบนสุดของเอกสาร

  • เซิร์ฟเวอร์เป็นแบบอ่านอย่างเดียว   เอกสารนี้เปิดอยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียวซึ่งเป็นคุณสามารถอ่านเอกสารได้แต่คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆในเอกสารนั้นได้
    (โปรดทราบว่าเมื่อทำงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติเสร็จสมบูรณ์คุณจะไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆในรายการได้โดยตรง แทนที่คุณจะใช้ฟอร์มงานเพื่อลงทะเบียนการตอบกลับทั้งหมดของคุณ)

  • งานเวิร์กโฟลว์    เมื่อคุณพร้อมที่จะลงทะเบียนการตอบกลับของคุณในฟอร์มงานแล้ว ให้คลิกปุ่ม เปิดงานนี้

ส่วนบน

5. การกรอกให้ครบถ้วนและการส่งฟอร์มงาน

ฟอร์มงานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะมีลักษณะดังนี้

ฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์

โปรดสังเกตว่ารายการสองรายการแรก (ลบรายการ และ งานเวิร์กโฟลว์นี้จะนำไปใช้กับชื่อรายการ) จะ ไม่ ปรากฏในฟอร์มงานเมื่อถูกเปิดจากภายในรายการเพื่อตรวจทาน

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ลบรายการ

เมื่อต้องการลบงานนี้ออกจากอินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกปุ่มนี้

  • การลบงานไม่ได้เป็นการลบข้อมูลที่จะถูกรีวิวออกไป

  • ถ้าคุณลบงานออก การกระทำดังกล่าวจะทำงานเหมือนเป็น (และถูกบันทึกเก็บไว้ในประวัติว่าเป็น) การปฏิเสธเอกสาร นั่นหมายความว่า ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดค่าให้สิ้นสุดเมื่อมีการปฏิเสธครั้งแรก ฉะนั้น การลบงานออกไปจึงทำให้เวิร์กโฟลว์สิ้นสุดการทำงานนั่นเอง

  • งานที่ถูกลบออกไปแล้วจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่ของ งาน ในหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ อีกต่อไป (อย่างไรก็ตาม การลบและการปฏิเสธโดยอัตโนมัติที่ตามมาจะยังคงถูกบันทึกไว้ในพื้นที่ ประวัติ ของหน้า)

    หมายเหตุ:  ถ้าคุณไม่ได้เริ่มอินสแตนซ์นี้ของเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องการตรวจสอบกับคนที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้นเสียก่อนที่คุณจะลบงานนั้นออกไป

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

งานเวิร์กโฟลว์นี้จะนำไปใช้กับชื่อรายการ

เมื่อจะเปิดข้อมูลเพื่อทำการรีวิว ให้คลิกที่ลิงก์ที่นี่

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

สถานะ ร้องขอโดย ข้อคิดเห็นที่นำมารวม วันครบกำหนด

คุณไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงรายการในทั้งสี่เขตข้อมูลนี้ได้ แต่อาจพบว่าข้อมูลที่อยู่ในเขตข้อมูลเหล่านั้นมีประโยชน์อยู่บ้าง

โปรดสังเกตว่า ในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม นอกจากจะมีคำแนะนำต่างๆ ที่เกี่ยวกับวิธีทำงานให้เสร็จสมบูรณ์แล้ว ยังมีข้อคิดเห็นทั้งหมดจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่ทำงานในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์เดียวกันนี้เสร็จแล้วอีกด้วย

ในวิธีเดียวกัน หลังจากที่คุณส่งแบบฟอร์มของคุณ ข้อคิดเห็นใดๆ ที่รวมอยู่ในกล่อง ข้อคิดเห็น (4) นั้นจะปรากฏในกล่อง ข้อคิดเห็นที่นำมารวม สำหรับผู้เข้าร่วมลำดับถัดไปด้วย

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

ข้อคิดเห็น

ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ลงไปที่นี่จะถูกบันทึกไว้ในประวัติเวิร์กโฟลว์ และจะปรากฏในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็นที่นำมารวม (3) เพื่อให้ผู้เข้าร่วมคนต่อมาสามารถเห็นได้

คำบรรยายภาพหมายเลขห้า

อนุมัติ

ถ้าต้องการอนุมัติข้อมูล ก่อนอื่นให้คุณพิมพ์ข้อคิดเห็นที่คุณต้องการร่วมแสดงลงในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น (4) จากนั้นคลิกปุ่มนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขหก

ปฏิเสธ

เมื่อต้องการปฏิเสธรายการก่อนอื่นให้พิมพ์ข้อคิดเห็นใดๆที่คุณต้องการให้มีส่วนร่วมในเขตข้อมูลข้อคิดเห็น (4) แล้วคลิกปุ่มนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขเจ็ด

ยกเลิก

ถ้าต้องการปิดฟอร์มงานโดยไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงหรือการตอบกลับใดๆ ให้คลิกปุ่มนี้ งานนั้นจะยังคงไม่เสร็จสมบูรณ์และเป็นงานที่มอบหมายให้คุณทำอยู่

คำบรรยายภาพหมายเลขแปด

ร้องขอการเปลี่ยนแปลง

ถ้าต้องการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่คุณกำลังรีวิวอยู่ ให้คลิกปุ่มนี้

สำหรับภาพประกอบของฟอร์มที่คุณกรอกรายละเอียดการร้องขอของคุณและคำแนะนำอื่นๆ โปรดไปยังส่วนย่อย ที่ 8 ในส่วนนี้ การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดการใช้งานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์บางงาน

คำบรรยายภาพหมายเลขเก้า

มอบหมายงานใหม่

ถ้าต้องการมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น ให้คลิกปุ่มนี้

สำหรับภาพประกอบของหน้าที่คุณใช้กรอกรายละเอียดของการมอบหมายงานใหม่และคำแนะนำอื่นๆ โปรดไปยังส่วนย่อยที่ 7 ในส่วนนี้ การมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น

หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจถูกปิดการใช้งานสำหรับงานเวิร์กโฟลว์บางงาน

ส่วนบน

6. การแจ้งเกี่ยวกับการพ้นกำหนด

ถ้างานหรือทั้งอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์พ้นกำหนดเวลาที่ต้องทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ จะมีส่งการแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติไปยัง

  • บุคคลที่ได้รับมอบหมายงานนั้น

  • บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น (หรือ บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก ถ้าเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ)

ส่วนบน

7. การอ้างสิทธิ์และทำงานกลุ่มให้เสร็จสมบูรณ์ (เลือกได้)

ถ้ามีเพียงงานเดียวที่มอบหมายให้ทั้งกลุ่มซึ่งมีคุณรวมอยู่ด้วย นั่นหมายถึง สมาชิกในกลุ่มคนใดก็ตามจะสามารถอ้างสิทธิ์และทำงานเดี่ยวนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ในฐานะของทั้งกลุ่มได้

อ้างสิทธิ์งานก่อนที่คุณจะรีวิวข้อมูล ทันทีที่คุณอ้างสิทธิ์งานนั้น ผู้ได้รับมอบหมายจะเป็นคุณทันที และสมาชิกคนอื่นในกลุ่มจะไม่มีสิทธิ์ทำงานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ (ด้วยวิธีนี้ จะมีเพียงคนเดียวเท่านั้นที่ได้ทำงานสำคัญนั้น)

  1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้ชี้ไปที่ชื่องานซึ่งมอบหมายให้กับกลุ่มของคุณจนกระทั่งมีลูกศรปรากฏขึ้น

  2. คลิกที่ลูกศร แล้วคลิก แก้ไขข้อมูล จากนั้นคลิกปุ่ม อ้างสิทธิ์งาน ซึ่งอยู่ในฟอร์มงาน
    วิธีอ้างสิทธิ์งานกลุ่ม

เมื่อมีการรีเฟรชหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นว่างานนั้นไม่ได้ถูกมอบหมายให้กับกลุ่มอีกต่อไปแล้ว แต่จะเป็นงานที่มอบหมายให้คุณคนเดียวเท่านั้น

ในเวลาต่อมา ถ้าคุณยังทำงานไม่เสร็จสมบูรณ์ และต้องการปล่อยงานนั้นกลับไปให้กลุ่มทำอีกครั้ง ให้ทำตามขั้นตอนเดิมเพื่อกลับไปยังฟอร์มงาน แต่คลิกที่ปุ่ม ปล่อยงาน

ปุ่ม ปล่อยงาน บนฟอร์มงาน

ส่วนบน

8. การร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล (เลือกได้)

ก่อนทำขั้นตอนนี้ โปรดสังเกตว่าเวิร์กโฟลว์อาจถูกตั้งค่าให้ สิ้นสุดทันที ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆ คุณควรตรวจสอบกับผู้ที่เริ่มหรือผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์เป็นคนแรกเพื่อให้แน่ใจได้ว่าสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ และการสิ้นสุดเวิร์กโฟลว์ที่จุดนั้นก็ไม่ได้เป็นปัญหาแต่อย่างใด

เราจะสาธิตตัวเลือกการร้องขอการเปลี่ยนแปลงให้ดู ดังในสถานการณ์ต่อไปนี้

ขั้นแรก สมมติว่าคุณชื่อ กิตติ

และสมมติว่าเพื่อนร่วมงานของคุณที่ชื่อ อัญชนา ได้เริ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัติบนเอกสารที่เธอได้สร้างขึ้น

เมื่อคุณรีวิวเอกสารใหม่ของอัญชนา แล้วรู้สึกว่าบทนำมีความยาวมากเกินไป

คุณสามารถคลิกปุ่ม ร้องขอการเปลี่ยนแปลง ที่ด้านล่างของฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์ จากนั้นกรอกข้อมูลในฟอร์มให้เสร็จเรียบร้อย

ฟอร์มสำหรับการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ร้องขอการเปลี่ยนแปลงจาก

กรอกชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณร้องขอการเปลี่ยนแปลง

(ถ้าต้องการส่งการร้องขอไปยังบุคคลที่เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือส่งไปยังบุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์การอนุมัตินี้คนแรก ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติ   คุณสามารถปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้ได้)

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

การร้องขอใหม่

อธิบายการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วให้ข้อมูลใดๆ ที่บุคคลที่จะทำการเปลี่ยนแปลงนั้นต้องการ (ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ระยะเวลาใหม่

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้

  • ถ้าต้องการเก็บวันครบกำหนดที่มีอยู่เอาไว้    ให้ปล่อยเขตข้อมูลนี้ว่างเปล่า

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดทั้งหมดออก    ให้พิมพ์ตัวเลข 0

  • เมื่อต้องการระบุวันครบกำหนดใหม่    ให้พิมพ์ตัวเลขที่นี่แล้วระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ เมื่อนำมารวมกัน รายการทั้งสองจะระบุระยะเวลาก่อนที่งานการเปลี่ยนแปลงจะครบกำหนด

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

หน่วยของระยะเวลาใหม่

เมื่อคุณต้องการระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูล ระยะเวลาใหม่ เพื่อระบุช่วงเวลาก่อนที่งานจะครบกำหนด (ตัวอย่างเช่น 3 วัน หรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อคุณมีรายการฟอร์มทั้งหมดในแบบที่คุณต้องการแล้วคุณคลิกส่งและงานปัจจุบันของคุณถูกทำเครื่องหมายเสร็จสมบูรณ์ (แต่คุณยังไม่ได้ทำ คุณจะได้รับมอบหมายงานการอนุมัติอีกครั้งหลังจากที่แอนนาเสร็จสิ้นงานการเปลี่ยนแปลง)

ขณะเดียวกันอัญชนาก็จะได้รับอีเมลแจ้งให้ทราบดังนี้

การแจ้งให้ทราบจะถูกส่งออกไปเมื่อมีการร้องขอการเปลี่ยนแปลงข้อมูล

อัญชนาจะสามารถทราบได้ทันทีที่มองเห็นบรรทัด เรื่อง (หมายเลข 1 ในภาพประกอบ) ว่านี่ไม่ใช่การแจ้งการอนุมัติตามปกติ แต่เป็นการร้องขอการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในข้อมูล ซึ่งเธอสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ระบุที่ได้มีการร้องขอมาได้ในข้อความ การเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอโดย (หมายเลข 2)

อัญชนาจะเช็คเอาท์ข้อมูล ทำการเปลี่ยนแปลงตามที่ร้องขอ บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่เธอทำ แล้วเช็คอินข้อมูลกลับไป

หลังจากนั้นเธอจะไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ แล้วเปิดฟอร์มการร้องขอการเปลี่ยนแปลงจากพื้นที่งานที่ตรงนั้น


เมื่อการเปลี่ยนแปลงที่ร้องขอเสร็จสิ้น ฟอร์มก็จะถูกส่งออกไป

อัญชนาเพิ่มข้อมูลใดๆ ที่ต้องการลงในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็น แล้วคลิก ส่งการตอบกลับ เวิร์กโฟลว์จะดำเนินการสองอย่างดังต่อไปนี้

  • ทำเครื่องหมายงานที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงของอัญชนาเป็น เสร็จสมบูรณ์

  • ทำการมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้กับคุณ (ซึ่งมีข้อคิดเห็นของอัญชนารวมอยู่ในเขตข้อมูล ข้อคิดเห็นที่นำมารวม ด้วย) และส่งการแจ้งเกี่ยวกับงานนั้นไปให้กับคุณ

ถึงตอนนี้ คุณก็สามารถทำการรีวิวข้อมูลที่ได้รับการเปลี่ยนแปลงมาแล้วต่อไปจนเสร็จสมบูรณ์

ขณะเดียวกัน การดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและมองเห็นได้ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังแสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

ประวัติเวิร์กโฟลว์ที่แสดงการดำเนินการต่างๆ ทั้งหมดที่เกิดจากการร้องขอการเปลี่ยนแปลง

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการทั้งหมด

แผนผังลำดับงานของการร้องขอการเปลี่ยนแปลง

ส่วนบน

9. การมอบหมายงานการอนุมัติใหม่ให้คนอื่น (เลือกได้)

ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นทำงานเวิร์กโฟลว์ที่คุณได้รับมอบหมายมาให้เสร็จสมบูรณ์แทนตัวคุณ ให้คลิกปุ่ม มอบหมายงานใหม่ ในฟอร์มงานเวิร์กโฟลว์

ฟอร์มนี้จะแสดงขึ้นมา

ฟอร์มการมอบหมายงานใหม่

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

มอบหมายงานใหม่ให้แก่

กรอกชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณต้องการมอบหมายงานนี้ให้

ถ้าต้องการมอบหมายงานนี้ให้บุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือให้บุคคลที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์นี้คนแรก ถ้าเวิร์กโฟลว์เริ่มแบบอัตโนมัติ  ให้ปล่อยให้เขตข้อมูลนี้ว่างไว้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

การร้องขอใหม่

ใส่ข้อมูลใดๆ ที่บุคคลที่คุณมอบหมายงานให้ทำต้องการใช้เพื่อทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ (ข้อความใดๆ ที่คุณใส่ในที่นี้จะถูกเพิ่มเติมลงในพื้นที่ของ ข้อคิดเห็นที่นำมารวม)

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

ระยะเวลาใหม่

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งในสามข้อดังต่อไปนี้

  • ถ้าต้องการเก็บวันครบกำหนดที่มีอยู่เอาไว้    ให้ปล่อยเขตข้อมูลนี้ว่างเปล่า

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดทั้งหมดออก    ให้พิมพ์ตัวเลข 0

  • เมื่อต้องการระบุวันครบกำหนดใหม่    ให้พิมพ์ตัวเลขที่นี่แล้วระบุหน่วยของระยะเวลาในเขตข้อมูลต่อไปนี้ เมื่อนำมารวมกัน รายการทั้งสองจะระบุระยะเวลาก่อนที่งานการเปลี่ยนแปลงจะครบกำหนด

คำบรรยายภาพหมายเลขสี่

หน่วยของระยะเวลาใหม่

เมื่อคุณต้องการระบุระยะเวลางานใหม่ ให้ใช้เขตข้อมูลนี้ร่วมกับเขตข้อมูล ระยะเวลาใหม่ เพื่อระบุช่วงเวลาก่อนที่งานจะครบกำหนด (ตัวอย่างเช่น 3 วัน หรือ 1 เดือน หรือ 2 สัปดาห์)

เมื่อกรอกแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว คลิก ส่ง งานของคุณจะถูกทำเครื่องหมายเป็น เสร็จสมบูรณ์ งานใหม่ได้ถูกมอบหมายให้ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบงาน และการแจ้งเกี่ยวกับงานได้ถูกส่งออกไปแล้ว

ข้อมูลใหม่ที่คุณจัดหาไว้จะถูกรวมอยู่ในข้อความ มอบสิทธิ์โดย ในการแจ้งเกี่ยวกับงานใหม่ (หมายเลข 1 ในตัวอย่างประกอบต่อไปนี้)

การแจ้งเกี่ยวกับงานสำหรับงานที่ถูกมอบหมายใหม่

ขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเหล่านี้จะถูกติดตามและสามารถมองเห็นได้ในส่วน งาน และส่วน ประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ดังที่แสดงไว้ที่นี่

พื้นที่ งานและประวัติ บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ของงานที่ถูกมอบหมายใหม่

ส่วนบน

10. การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก (เลือกได้)

มีกระบวนการพิเศษสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมซึ่งไม่ได้เป็นสมาชิกในองค์กร SharePoint ของคุณ ในกระบวนการนี้ สมาชิกไซต์ทำหน้าที่เป็นพร็อกซีสำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก ดังนี้

  1. ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมภายนอกลงในขั้นตอน มอบหมายให้ ที่เหมาะสมบนหน้าที่สองของฟอร์มความสัมพันธ์

  2. เวิร์กโฟลว์จะมอบหมายงานของผู้เข้าร่วมภายนอกไปให้กับสมาชิกไซต์ซึ่งเป็นบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์นั้น  หรือให้กับสมาชิกผู้ที่เพิ่มเวิร์กโฟลว์คนแรก ถ้าเป็นการเริ่มโดยอัตโนมัติ บุคคลผู้นี้ซึ่งได้รับมอบหมายงานตามจริงจะทำหน้าที่เป็น พร็อกซี สำหรับผู้เข้าร่วมภายนอก

  3. สมาชิกของไซต์นี้จะได้รับการแจ้งเกี่ยวกับงาน พร้อมทั้งคำแนะนำในการส่งสำเนาข้อมูลเพื่อการรีวิวนั้นไปให้ผู้เข้าร่วมภายนอกด้วย (ขณะเดียวกัน ผู้เข้าร่วมภายนอกก็จะได้รับสำเนาการแจ้งเกี่ยวกับงาน ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นตัวแจ้งเตือนที่มีประโยชน์หรือทำให้ตื่นตัวนั่นเอง)

  4. สมาชิกของไซต์ที่ได้รับมอบหมายงานตามจริง จะส่งสำเนาของข้อมูลนั้นไปยังผู้เข้าร่วมภายนอก

  5. ผู้เข้าร่วมภายนอกทำการรีวิวข้อมูลและส่งการตอบกลับของเขากลับไปยังสมาชิกของไซต์

  6. เมื่อได้รับการตอบกลับจากผู้เข้าร่วมภายนอก สมาชิกของไซต์จะทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในนามของผู้เข้าร่วมภายนอก

นี่คือไดอะแกรมของกระบวนการ

แผนผังลำดับงานของกระบวนการสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วมภายนอก

ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่คุณสามารถตรวจสอบ ปรับเปลี่ยน หรือหยุดเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ก็คือหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ

ก่อนอื่น เราจะแสดงวิธีการไปยังหน้านั้น จากนั้น เราจะแสดงให้คุณเห็นวิธีการใช้ตัวเลือก และข้อมูลต่างๆ ที่คุณจะพบได้ที่นั่น และสุดท้าย เราจะแสดงหน้าอีกสองหน้าที่คุณจะสามารถรับข้อมูลการตรวจสอบเพิ่มเติมได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. การไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

  2. การใช้หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์

  3. การเปลี่ยนแปลงงานที่กำลังดำเนินการอยู่ (งานที่มอบหมายไปแล้ว)

  4. การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต (งานที่ยังไม่ได้มอบหมาย)

  5. การยกเลิกหรือสิ้นสุดการทำงานของเวิร์กโฟลว์

  6. การค้นหาดูว่าเวิร์กโฟลว์ใดกำลังทำงานกับข้อมูลนั้นๆ อยู่

  7. การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน

1. การไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

ในรายการหรือไลบรารีที่มีข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์ กำลังดำเนินการ สำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือเอกสารที่ชื่อ Keynote Draft และมีเวิร์กโฟลว์คือ Approval 3

คลิกลิงก์สถานะเวิร์กโฟลว์

หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ จะเปิดขึ้น

หมายเหตุ: 

  • ถ้ารายการหรือไลบรารีของคุณมีข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมาก คุณสามารถใช้การเรียงลำดับ และ/หรือการกรอง เพื่อช่วยค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการให้รวดเร็วยิ่งขึ้นได้ ถ้าคุณพบว่าการเรียงลำดับ และ/หรือการกรอง นั้นมีผลเหมือนเดิม คุณอาจพบประโยชน์ของการสร้างมุมมองแบบกำหนดเอง เพื่อให้ช่วยจัดการเฉพาะเรื่องนั้นๆ ให้แบบอัตโนมัติ

  • เมื่อต้องการไปยังหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถคลิกที่ลิงก์ ดูสถานะของเวิร์กโฟลว์นี้ ในอีเมลแจ้งให้ทราบแบบ “has started” หรือลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์ ในอีเมลแจ้งให้ทราบแบบ “has completed” สำหรับอินสแตนซ์ที่เฉพาะเจาะจงที่คุณสนใจ

ส่วนบน

2. การใช้หน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ เพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของเวิร์กโฟลว์

ใต้ภาพประกอบของแต่ละส่วนบนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นคำถามเกี่ยวกับการตรวจสอบต่างๆ ที่ส่วนได้มีคำตอบให้ไว้แล้ว

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์

ส่วน ข้อมูลเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • ใครเป็นผู้เริ่มอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้

  • อินสแตนซ์นี้เริ่มตั้งแต่เมื่อใด

  • อินสแตนซ์นี้มีการทำงานครั้งล่าสุดเมื่อใด

  • อินสแตนซ์นี้กำลังทำงานอยู่บนข้อมูลใด

  • สถานะปัจจุบันของอินสแตนซ์นี้คืออะไร

ส่วน งาน

พื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • มีงานใดบ้างที่ได้สร้างและมอบหมายออกไปแล้ว และสถานะปัจจุบันของงานเหล่านี้เป็นอย่างไร

  • มีงานใดบ้างที่เสร็จสมบูรณ์ไปเรียบร้อยแล้ว และผลลัพธ์ของแต่ละงานเหล่านั้นคืออะไร

  • แต่ละงานที่ถูกสร้างและมอบหมายออกไปแล้วนั้นมีวันครบกำหนดเมื่อใด

งานที่ถูกลบออกและงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้ใครทำ จะไม่ปรากฏให้เห็นในส่วนนี้

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

คำถามที่ต้องตอบ

  • ในอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นี้ มีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นมาแล้วบ้าง

  • โปรดสังเกตว่างานที่พ้นกำหนด และการแจ้งเกี่ยวกับงานที่พ้นกำหนดจะไม่ปรากฏให้เห็นในพื้นที่นี้

ส่วนบน

3. การเปลี่ยนแปลงงานที่กำลังดำเนินการอยู่ (งานที่มอบหมายไปแล้ว)

การเปลี่ยนงานที่มอบหมายออกไปแล้วแต่ยังทำไม่เสร็จสมบูรณ์ทำได้สองวิธีดังนี้

  • การเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่กำลังดำเนินการอยู่

  • การเปลี่ยนแปลงงานทั้งหมดที่กำลังดำเนินการอยู่

การเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่กำลังดำเนินการอยู่

สิทธิ์    ในการเปลี่ยนแปลงงานเดี่ยวที่ได้มอบหมายให้คนอื่นซึ่งไม่ใช่ตัวคุณนั้น คุณจะต้องมีสิทธิ์ จัดการรายการ (ตามค่าเริ่มต้น กลุ่มเจ้าของจะมี สิทธิ์จัดการรายการ แต่กลุ่มสมาชิกและผู้เยี่ยมชมจะไม่มีสิทธิ์นี้ ดังนั้นจึงสามารถเป็นไปได้ที่จะมีสิทธิ์ที่ทำให้คุณสามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์ได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงงานของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้)

ถ้าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นเหล่านี้

  1. คลิกชื่องานที่อยู่ในรายการ งาน
    การคลิกชื่องานที่อยู่ในรายการ

  2. ใช้ฟอร์มงานสำหรับทำงานให้เสร็จ ลบงาน หรือ มอบหมายงานใหม่

สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการใช้ฟอร์มงานให้ดูที่ส่วน เสร็จสมบูรณ์ ของบทความนี้

การเปลี่ยนแปลงงานทั้งหมดที่ดำเนินการอยู่

Permissions    All four of the command links in the following illustration appear on the Workflow Status page of anyone who has the Manage Lists permission. ลิงก์สามรายการแรกจะปรากฏบนหน้าของบุคคลที่เริ่มต้นอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์แต่ สิ้นสุดการลิงก์เวิร์กโฟลว์นี้ จะ ไม่ ปรากฏเว้นแต่ว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

  1. ในบริเวณใต้ การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ อัปเดตงานที่ทำอยู่ของการอนุมัติ

  2. เปลี่ยนแปลงแก้ไขตามที่คุณต้องการได้ในฟอร์มที่เปิดขึ้นมา จากนั้นคลิก ตกลง

    • ข้อความที่แสดงการเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกส่งให้กับบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้

    • งานที่เสร็จสมบูรณ์ หรือที่ถูกลบ และงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้กับใครจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในฟอร์มนี้

    • ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงงานที่ยังไม่ได้มอบหมายให้ใคร ให้ดูที่ส่วน การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต

ฟอร์มสำหรับการเปลี่ยนแปลงงานที่กำลังดำเนินการอยู่

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ระยะเวลาต่องาน หน่วยของระยะเวลา

  • ถ้าต้องการเก็บวันครบกำหนดที่มีอยู่เอาไว้   ให้ปล่อย ระยะเวลาต่องาน ให้ว่างและอย่าทำการเปลี่ยนแปลง หน่วยของระยะเวลา

  • เมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดออกเพื่อให้ว่างเปล่า    ให้พิมพ์เลข 0 ใน ระยะเวลาต่องาน

  • เมื่อต้องการย้ายวันครบกำหนดโดยการขยายระยะเวลาของงาน    ให้ใช้เขตข้อมูลระยะเวลาเพื่อระบุทั้งตัวเลขและชนิดของหน่วยของเวลาที่คุณต้องการขยายระยะเวลา

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

การร้องขอ

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนข้อความการร้องขอ   ให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการได้ในกล่องข้อความ

  1. เมื่อคุณได้เขตข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ตกลง

งานที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมดในอินสแตนซ์ปัจจุบันจะถูกอัปเดตทันที

ส่วนบน

4. การเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต (งานที่ยังไม่ได้มอบหมาย)

Permissions    All four of the command links in the following illustration appear on the Workflow Status page of anyone who has the Manage Lists permission. ลิงก์สามรายการแรกจะปรากฏบนหน้าของบุคคลที่เริ่มต้นอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์แต่การสิ้นสุดการเชื่อมโยง เวิร์กโฟลว์นี้ จะ ไม่ ปรากฏขึ้นเว้นแต่ว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

  1. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เพิ่มหรืออัปเดตผู้อนุมัติของการอนุมัติ ในพื้นที่ใต้การแสดงเป็นภาพของเวิร์กโฟลว์

  2. เปลี่ยนแปลงตามที่คุณต้องการในฟอร์มที่เปิดขึ้นมา จากนั้นคลิก อัปเดต

    หมายเหตุ: งานที่ได้สร้างและมอบหมายออกไปแล้วจะไม่ได้รับผลกระทบใดๆ จากการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำในฟอร์มนี้

ฟอร์มสำหรับการเปลี่ยนแปลงงานในอนาคต

คำบรรยายภาพหมายเลขหนึ่ง

ผู้เข้าร่วม ลำดับ ขยายกลุ่ม

  • To add or remove participants, or to change the order of tasks    Add, remove, and/or rearrange the order of participant names or addresses in theParticipants field.

  • เมื่อต้องการเอาทั้งเวทีออก   ให้คลิกในเขตข้อมูลมอบหมายให้สำหรับขั้นตอนนั้นแล้วกด CTRL+DELETE.

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมาย ขยายกลุ่ม เพื่อระบุว่ากลุ่มการแจกจ่ายที่แสดงรายการควรได้รับมอบหมายงานเพียงงานเดียวสำหรับทั้งกลุ่มหรือหนึ่งงานต่อสมาชิก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เขตข้อมูลเหล่านี้ให้ดูที่ส่วน วางแผน และส่วน เพิ่ม ที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

คำบรรยายภาพหมายเลขสอง

การร้องขอ

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนข้อความการเรียกประชุม    ให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณต้องการกับข้อความในกล่อง

คำบรรยายภาพหมายเลขสาม

วันครบกำหนดสำหรับงานทั้งหมด ระยะเวลาต่องาน หน่วยของระยะเวลา

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนหรือเอาวันครบกำหนดของปฏิทินออก    ลบวันที่ที่มีอยู่แล้วใส่วันที่ครบกำหนดใหม่หรือเมื่อต้องการเอาวันครบกำหนดที่ระบุออกทั้งหมดให้ปล่อยเขตข้อมูลว่างไว้ (ไม่ต้องพิมพ์ศูนย์ในเขตข้อมูลนี้ เขตข้อมูลนี้จะต้องมีค่าวันที่ในปฏิทินหรือว่างเปล่า)

  • เมื่อต้องการเก็บระยะเวลาที่มีอยู่เอาไว้    ให้ปล่อย ระยะเวลาต่องาน ให้ว่างไว้และอย่าทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับ หน่วยระยะเวลา

  • เมื่อต้องการเอาระยะเวลาออกเพื่อให้ว่างเปล่า   ให้พิมพ์ตัวเลข 0ใน ระยะเวลาต่องาน

  • เมื่อต้องการขยายระยะเวลาของงาน    ให้ใช้เขตข้อมูลระยะเวลาทั้งสองเพื่อระบุตัวเลขและชนิดของหน่วยที่คุณต้องการขยายระยะเวลา (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าวันครบกำหนดและระยะเวลา ให้ดูที่ส่วน แผนงานของบทความนี้)

  1. เมื่อคุณได้เขตข้อมูลทั้งหมดในฟอร์มในแบบที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ตกลง

งานในอนาคตทั้งหมดในอินสแตนซ์ปัจจุบันจะสะท้อนให้เห็นผลจากการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณ

ส่วนบน

5. ยกเลิกหรือยกเลิกการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์นี้

คุณสามารถหยุดการทำงานของอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ก่อนที่จะทำงานเสร็จสมบูรณ์ได้โดยใช้วิธีสองวิธีดังต่อไปนี้

  • ยกเลิกเวิร์กโฟลว์    งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่จะยังคงไว้ในพื้นที่ งาน ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

  • จบเวิร์กโฟลว์    งานทั้งหมดจะถูกยกเลิกและถูกลบออกไปจากพื้นที่ งาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ (อย่างไรก็ตาม งานที่ลบออกไปเหล่านั้นจะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ในพื้นที่ ประวัติเวิร์กโฟลว์)

มีคำแนะนำสำหรับทั้งสองวิธีดังนี้

การยกเลิก (งานทั้งหมดจะถูกยกเลิก แต่ยังถูกเก็บไว้ในรายการงานและประวัติ)

Permissions    All four of the command links in the following illustration appear on the Workflow Status page of anyone who has the Manage Lists permission. ลิงก์สามรายการแรกจะปรากฏบนหน้าของบุคคลที่เริ่มต้นอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์แต่ สิ้นสุดการลิงก์เวิร์กโฟลว์ จะ ไม่ ปรากฏเว้นแต่ว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้อินสแตนซ์ปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์อีกต่อไปแล้ว คุณก็สามารถหยุดงานนั้นได้

  • บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ในพื้นที่ใต้การแสดงด้วยภาพของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ ยกเลิกงานการอนุมัติทั้งหมด

  • คลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

ลิงก์ ยกเลิกงานทั้งหมด

งานปัจจุบันทั้งหมดถูกยกเลิก และเวิร์กโฟลว์จะจบลงโดยมีสถานะเป็น ถูกยกเลิก งานที่ถูกยกเลิกไปนั้นจะยังคงแสดงอยู่ทั้งในพื้นที่ งาน และ ประวัติเวิร์กโฟลว์

การสิ้นสุด (งานทั้งหมดจะถูกลบออกไปจากรายการงานแต่ยังคงอยู่ในประวัติ)

Permissions    All four of the command links in the following illustration appear on the Workflow Status page of anyone who has the Manage Lists permission. ลิงก์สามรายการแรกจะปรากฏบนหน้าของบุคคลที่เริ่มต้นอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์แต่ สิ้นสุดการลิงก์เวิร์กโฟลว์นี้ จะ ไม่ ปรากฏเว้นแต่ว่าบุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ในการจัดการรายการ (Again, the Owners group has the Manage Lists permission by default; the Members group and the Visitors groups do not.)

ถ้ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น หรือเวิร์กโฟลว์หยุดทำงานและไม่สามารถตอบกลับได้ คุณสามารถสิ้นสุดการทำงานนั้นได้

บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ ในบริเวณใต้ การแสดงข้อมูลของเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก สิ้นสุดเวิร์กโฟลว์นี้ แล้วคลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

งานทั้งหมดที่เวิร์กโฟลว์สร้างขึ้นจะถูกยกเลิกและลบออกจากพื้นที่ งาน บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ แต่จะยังคงแสดงให้เห็นอยู่ในพื้นที่ ประวัติเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์จะสิ้นสุดโดยมีสถานะเป็น เวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิก

ส่วนบน

6. การค้นหาดูว่าเวิร์กโฟลว์ใดกำลังทำงานกับข้อมูลนั้นๆ อยู่

ในข้อมูลใดๆ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นรายการของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานกับข้อมูลนั้นอยู่ในปัจจุบัน

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้

  2. ชี้ไปที่ชื่อของข้อมูล แล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์

  3. บนเวิร์กโฟลว์ ที่หน้า ชื่อข้อมูล และภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ คุณจะเห็นรายการของอินสแตนซ์ที่กำลังทำงานบนข้อมูลนั้นอยู่ในปัจจุบัน

หมายเหตุ: โปรดสังเกตว่าหลายอินสแตนซ์ของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์เดียว สามารถ 't ทำงานบนรายการเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่น: สองเวิร์กโฟลว์ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลตการอนุมัติได้ถูกเพิ่มไปแล้ว หนึ่งมีชื่อการอนุมัติแผนและอีกชื่อหนึ่งจะได้รับการอนุมัติงบประมาณ ในหนึ่งรายการใดต่อหนึ่งหนึ่งอินสแตนซ์หนึ่งอินสแตนซ์ของการอนุมัติการวางแผนและการอนุมัติงบประมาณสามารถทำงานได้แต่จะไม่มีสองอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ทั้งสอง

ส่วนบน

7. การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์สำหรับทั้งไซต์คอลเลกชัน

ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจะสามารถดูได้ทันทีว่า

  • มีกี่เวิร์กโฟลว์ที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตซึ่งอยู่ในไซต์คอลเลกชันปัจจุบัน

  • ในปัจจุบัน เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละเทมเพลตกำลังใช้งานอยู่ในไซต์คอลเลกชันอยู่หรือไม่

  • มีอินสแตนซ์ของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์เท่าใดที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์แต่ละแบบที่กำลังทำงานอยู่ในไซต์คอลเลกชันในปัจจุบัน

วิธีการมีดังนี้

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ SharePoint Online แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ การดูแลไซต์ ให้คลิก เวิร์กโฟลว์

หน้า เวิร์กโฟลว์จะเปิดและแสดงข้อมูล

ถัดไปคืออะไร

ถ้านี่เป็นการทำงานครั้งแรกของเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์นี้ คุณอาจต้องการใช้คำแนะนำในส่วน การรีวิว ของบทความนี้เพื่อดูเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในอินสแตนซ์นั้น และดูว่าเวิร์กโฟลว์ได้ทำงานตามที่คุณต้องการหรือไม่

หลังจากที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถรีวิวเหตุการณ์ที่บันทึกเก็บเอาไว้ในประวัติได้ (คุณสามารถเข้าถึงระเบียนของอินสแตนซ์ใดๆ ได้ถึง 60 วัน หลังจากที่อินสแตนซ์นั้นทำงานเสร็จสมบูรณ์ไปแล้ว)

สิ่งสำคัญ: โปรดสังเกตว่าประวัติเวิร์กโฟลว์มีไว้สำหรับการอ้างอิงที่ไม่เป็นทางการเท่านั้น ไม่สามารถใช้สำหรับการตรวจสอบอย่างเป็นทางการหรือการ evidentiary วัตถุประสงค์อื่นใดก็ตาม

คุณยังสามารถเรียกใช้รายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพโดยรวมของเวิร์กโฟลว์ระหว่างอินสแตนซ์ได้ด้วย

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. รีวิวเหตุการณ์ต่างๆ ในอินสแตนซ์ล่าสุด

  2. เข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ได้ถึง 60 วัน

  3. สร้างรายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

1. รีวิวเหตุการณ์ต่างๆ ในอินสแตนซ์ล่าสุด

ตราบใดที่ข้อมูลนั้นยังคงอยู่ในรายการหรือไลบรารีเดียวกัน และจนกว่าเวิร์กโฟลว์เดิมยังทำงานกับข้อมูลเดิมนั้นอีกครั้ง คุณก็ยังคงสามารถเข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ล่าสุดจากรายการหรือไลบรารีได้

เมื่อต้องการดูหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ สำหรับอินสแตนซ์ล่าสุดของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลใดๆ ให้ทำดังนี้

  • ในรายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลนั้นๆ อยู่ ให้คลิกลิงก์สถานะสำหรับข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ

ในตัวอย่างนี้ ข้อมูลก็คือเอกสารที่ชื่อ Keynote Draft และเวิร์กโฟลว์คือ New Doc Approval

คลิกที่ลิงก์ สถานะเวิร์กโฟลว์

บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ คุณจะเห็นส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ อยู่บริเวณด้านล่าง

ส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์ ของหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์

ส่วนบน

2. เข้าถึงประวัติของอินสแตนซ์ได้ถึง 60 วัน

จะเป็นอย่างไร ถ้าคุณต้องการรีวิวประวัติของอินสแตนซ์หลังจากที่คุณใช้เรียกใช้เวิร์กโฟลว์นั้นกับข้อมูลเดิมอีกครั้ง

ที่จริงแล้ว คุณสามารถดำเนินการดังกล่าวได้นานถึง 60 วัน จากจุดการเข้าถึงสองจุดคือ รายการหรือไลบรารี หรือการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์

จากรายการหรือไลบรารี

  1. ไปที่รายการหรือไลบรารีที่ข้อมูลถูกเก็บไว้

  2. ชี้ไปที่ชื่อของข้อมูล แล้วคลิกลูกศรที่ปรากฏ จากนั้นคลิก เวิร์กโฟลว์ บนเมนูดรอปดาวน์

  3. บนเวิร์กโฟลว์: หน้า ชื่อรายการ ภายใต้ เวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ให้คลิกชื่อหรือสถานะของอินสแตนซ์เวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการตรวจทาน
    รายการเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ บนหน้า เวิร์กโฟลว์ ของข้อมูล
    หน้าสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์นั้นๆจะเปิดขึ้น

จากการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์

  • ให้เปิดการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ของเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์ที่คุณต้องการรีวิว จากนั้นคลิกที่ลิงก์ ดูประวัติเวิร์กโฟลว์

การแจ้งเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ที่มีลิงก์ประวัติจะถูกเน้นเอาไว้
หน้าสถานะเวิร์กโฟลว์สำหรับอินสแตนซ์นั้นๆจะเปิดขึ้น

ถ้าต้องการเก็บการแจ้งเกี่ยวกับการเสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดเอาไว้ คุณอาจต้องสร้างกฎของ Outlook ขึ้นมาหนึ่งกฎ ตั้งกฎให้ทำการคัดลอกข้อความที่เข้ามาทั้งหมด ที่มีข้อความ เสร็จสมบูรณ์เมื่อ บนบรรทัด เรื่อง เข้ามาเก็บไว้ในโฟลเดอร์ของตัวเองที่แยกต่างหาก (ดูให้แน่ใจว่ากฎ Outlook ของคุณได้คัดลอก ข้อความที่เข้ามาและไม่ได้เพียงแค่โยกย้าย ข้อความเหล่านั้น มิฉะนั้นข้อความจะไม่แสดงในกล่องจดหมายเข้าของคุณ)

ส่วนบน

3. สร้างรายงานต่างๆ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์

เรียนรู้วิธีการทำงานโดยทั่วไปของหนึ่งในเวอร์ชันเวิร์กโฟลว์ของคุณ  บนช่วงเวลาและบนอินสแตนซ์ต่างๆ  คุณสามารถสร้างรายงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้หนึ่งหรือทั้งสองรายงานดังต่อไปนี้

  • รายงานระยะเวลาของกิจกรรม    ให้ใช้รายงานนี้เพื่อดูระยะเวลาเฉลี่ยที่แต่ละกิจกรรมภายในเวิร์กโฟลว์ใช้ในการทำงานให้เสร็จ รวมถึง เวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จแต่ละครั้ง หรือเวลาที่อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์นั้นใช้ในการทำงานให้เสร็จ

  • รายงานการยกเลิกและข้อผิดพลาด    ใช้รายงานนี้เพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์ถูกยกเลิกหรือพบข้อผิดพลาดก่อนที่จะทำงานได้เสร็จสมบูรณ์บ่อยครั้งเพียงใด

การสร้างรายงานที่มีอยู่สำหรับเวิร์กโฟลว์

  1. ในรายการหรือไลบรารี และในคอลัมน์ สถานะ ของเวิร์กโฟลว์นั้นๆ ให้คลิกลิงก์ข้อมูลของสถานะใดๆ
    คลิก สถานะเวิร์กโฟลว์

  2. บนหน้า สถานะเวิร์กโฟลว์ และภายใต้ ประวัติเวิร์กโฟลว์ ให้คลิก ดูรายงานเวิร์กโฟลว์
    คลิกลิงก์ ดูรายงานเวิร์กโฟลว์ ในส่วน ประวัติเวิร์กโฟลว์

  3. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการดูรายงาน จากนั้นคลิกชื่อรายงานที่คุณต้องการดู
    คลิกลิงก์สำหรับ รายงานระยะเวลากิจกรรม

  4. บนหน้ากำหนดเองให้เก็บหรือเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งที่ไฟล์รายงานจะถูกสร้างขึ้นแล้วคลิกตกลง
    คลิก ตกลง บนตำแหน่งที่ต้องการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล
    รายงานจะถูกสร้างและบันทึกไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุ

  5. เมื่อรายงานเสร็จสมบูรณ์คุณสามารถคลิกลิงก์ที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้เพื่อดูได้ มิฉะนั้นให้คลิก ตกลง เพื่อเสร็จสิ้นและปิดกล่องโต้ตอบ (ในภายหลังเมื่อคุณพร้อมที่จะดูรายงานแล้วคุณจะพบรายงานนั้นในตำแหน่งที่ตั้งที่คุณระบุไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้)
    คลิกที่ลิงก์เพื่อดูรายงาน

ถัดไปคืออะไร

ถ้าเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานได้อย่างที่ใจคุณต้องการแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเริ่มใช้งานเวิร์กโฟลว์นั้นได้แล้ว

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์ ให้ดูที่ส่วน การเปลี่ยนแปลง ของบทความนี้

หลังจากที่คุณเรียกใช้อินสแตนซ์แรกของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติใหม่ของคุณ และดูผลลัพธ์แล้ว คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าหนึ่งหรือหลายๆ ค่าของเวิร์กโฟลว์

นอกจากนี้ คุณอาจต้องการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าเพิ่มเติมอีกหลายครั้งในอนาคต

และสุดท้าย ในบางครั้ง คุณอาจต้องการปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ในช่วงเวลาสั้นๆ หรือยาวนานขึ้น แต่ยังไม่ต้องการเอาออกไป  หรือต้องการลบทั้งเวิร์กโฟลว์ออกไปจริงๆ เลยก็ได้

ส่วนย่อยต่างๆ ในส่วนนี้

  1. เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์

  2. ปิดใช้งานหรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก

1. เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์

ถ้าต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าถาวรของเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่แล้ว คุณสามารถเปิดและแก้ไขฟอร์มความสัมพันธ์ที่คุณใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์เข้ามาได้เลย

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

  1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) ให้คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า

    หมายเหตุ:  ถ้าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่คุณต้องการนั้นไม่ได้แสดงให้เห็นอยู่ในรายการ อาจเป็นเพราะว่า เวิร์กโฟลว์นั้นสัมพันธ์กับเนื้อหาเพียงชนิดเดียวเท่านั้น เวิร์กโฟลว์ที่แสดงอยู่ในรายการนี้จะถูกควบคุมด้วยตัวควบคุม เวิร์กโฟลว์เหล่านี้ได้รับการกำหนดค่าให้ทำงานบนข้อมูลของชนิดนี้ ซึ่งอยู่ใต้รายการนั้น (ดูภาพประกอบ) คลิกตัวเลือกของชนิดเนื้อหาซึ่งอยู่ในเมนูแบบดรอปดาวน์ เพื่อค้นหาว่าตัวเลือกใดที่จะแสดงเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการ เมื่อเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการปรากฏขึ้นในรายการ ให้คลิกที่ชื่อของเวิร์กโฟลว์นั้น

  5. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้ตามที่คุณต้องการ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ให้ดูที่ส่วน วางแผน และส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ SharePoint Online แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรีตัวออกแบบเว็บ ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่
    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

  5. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือกภายใต้การตั้งค่าให้คลิกการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
    ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

  6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ ชื่อเวิร์กโฟลว์ (คลิกเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่า) ให้คลิกชื่อของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่า
    ลิงก์เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  7. ในหน้าสองหน้าเดิมของฟอร์มความสัมพันธ์สองหน้าที่คุณเคยใช้ในการเพิ่มเวิร์กโฟลว์ ให้คุณเปลี่ยนแปลงและบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้ตามที่คุณต้องการ

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลและตัวควบคุมในฟอร์มความสัมพันธ์ให้ดูที่ส่วน วางแผน และส่วนเพิ่มที่เหมาะสม (รายการ/ไลบรารี หรือ ไซต์คอลเลกชัน) ของบทความนี้

ส่วนบน

2. ปิดใช้งานหรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก

ถ้าเวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่ในรายการหรือไลบรารีเพียงรายการเดียว

  1. ให้เปิดรายการหรือไลบรารีที่เวิร์กโฟลว์นั้นทำงานอยู่

  2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ รายการ หรือ ไลบรารี

    หมายเหตุ: ชื่อของแท็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับชนิดของรายการหรือไลบรารี ตัวอย่างเช่น ในรายการปฏิทิน แท็บมีชื่อว่า ปฏิทิน

  3. ในกลุ่ม การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

  4. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เอาออก บล็อก หรือคืนค่าเวิร์กโฟลว์

  5. ให้ใช้ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก เพื่อปิดใช้งาน เปิดใช้งานอีกครั้ง หรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก
    ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

  • เวิร์กโฟลว์    ชื่อของเวิร์กโฟลว์

  • อินสแตนซ์    จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน

  • อนุญาต    ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ

  • ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่    ตัวเลือกที่จะอนุญาตให้อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้สามารถทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แต่จะปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทำงานกับอินสแตนซ์ใหม่ๆ (การกระทำนี้สามารถย้อนกลับได้ ในเวลาต่อมา ถ้าต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง ให้คุณกลับมายังหน้านี้ และเลือก อนุญาต)

  • เอาออก    ตัวเลือกสำหรับเอาเวิร์กโฟลว์ออกจากรายการหรือไลบรารีพร้อมๆ กัน อินสแตนซ์ทั้งหมดที่กำลังทำงานอยู่จะสิ้นสุดลงทันที และคอลัมน์ของเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวจะไม่ปรากฏให้เห็นบนหน้าสำหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การกระทำนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้)

ถ้าเวิร์กโฟลว์ทำงานในรายการและไลบรารีทั้งหมดในไซต์คอลเลกชัน

  1. เปิดโฮมเพจของไซต์คอลเลกชัน (ไม่ใช่ โฮมเพจของไซต์หรือไซต์ย่อยภายในคอลเลกชัน)

  2. คลิกไอคอนการตั้งค่า ปุ่ม การตั้งค่าเว็บไซต์สาธารณะ SharePoint Online แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

  3. บนหน้า การตั้งค่าไซต์ ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

  4. บนหน้า ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของไซต์ที่เวิร์กโฟลว์ทำงานอยู่
    ชนิดเนื้อหาของเอกสารที่มีชนิดที่ถูกเน้นไว้

  5. บนหน้าสำหรับชนิดเนื้อหาที่เลือกภายใต้การตั้งค่าให้คลิกการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์
    ลิงก์ การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ในส่วน การตั้งค่า

  6. บนหน้า การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกลิงก์ เอาออก บล็อก หรือคืนค่าเวิร์กโฟลว์

  7. ให้ใช้ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก เพื่อปิดใช้งาน เปิดใช้งานอีกครั้ง หรือเอาเวิร์กโฟลว์ออก
    ฟอร์มที่อยู่บนหน้า เอาเวิร์กโฟลว์ออก

ในฟอร์มจะมีทั้งหมดห้าคอลัมน์ ดังนี้

  • เวิร์กโฟลว์    ชื่อของเวิร์กโฟลว์

  • อินสแตนซ์    จำนวนอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานอยู่บนข้อมูลในปัจจุบัน

  • อนุญาต    ตัวเลือกที่ทำให้เวิร์กโฟลว์สามารถทำงานต่อไปได้อย่างเป็นปกติ

  • ไม่มีอินสแตนซ์ใหม่    ตัวเลือกที่จะอนุญาตให้อินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ในขณะนี้สามารถทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ แต่จะปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์ไม่ให้ทำงานกับอินสแตนซ์ใหม่ๆ (การกระทำนี้สามารถย้อนกลับได้ ในเวลาต่อมา ถ้าต้องการเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์อีกครั้ง ให้คุณกลับมายังหน้านี้ และเลือก อนุญาต)

  • เอาออก    ตัวเลือกที่เอาเวิร์กโฟลว์ออกจากไซต์คอลเลกชันทั้งหมด อินสแตนซ์ที่กำลังทำงานอยู่ทั้งหมดจะถูกยกเลิกทันทีและคอลัมน์สำหรับเวิร์กโฟลว์นั้นจะไม่ปรากฏบนหน้าสำหรับรายการหรือไลบรารีอีกต่อไป (การกระทำนี้ไม่ย้อนกลับ)

ถัดไปคืออะไร

ถ้าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงไปแล้ว ให้ลองทดสอบการทำงานอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์ให้แน่ใจเพื่อดูผลจากการเปลี่ยนแปลงนั้นอีกครั้ง

การกำหนดเองเพิ่มเติม

มีหลากหลายวิธีในการกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่อยู่ในผลิตภัณฑ์ SharePoint เองเพิ่มเติม

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้ตั้งแต่เริ่มต้น

คุณสามารถใช้โปรแกรมหนึ่งหรือทุกโปรแกรมต่อไปนี้ได้

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    ปรับแต่งฟอร์ม การกระทำ และลักษณะการทำงานของเวิร์กโฟลว์

  • Microsoft Visual Studio    สร้างการกระทำของเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองของคุณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ระบบวิธีใช้ Microsoft Software Developer Network (MSDN)

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×