สร้างฐานข้อมูลใหม่

บทความนี้ครอบคลุมกระบวนการพื้นฐานของการเริ่มต้น Access และการสร้างฐานข้อมูลที่จะใช้บนเดสก์ท็อป ไม่ใช่บนเว็บ โดยจะอธิบายวิธีการสร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปโดยใช้เทมเพลต และวิธีการสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นโดยการสร้างตาราง แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง และยังอธิบายเทคนิคบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อรับข้อมูลที่มีอยู่ลงในฐานข้อมูลใหม่ของคุณ

ในบทความนี้

ภาพรวม

สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต

สร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต

คัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

นำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งอื่น

เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

ภาพรวม

เมื่อคุณเริ่มต้น Access เป็นครั้งแรก หรือถ้าคุณปิดฐานข้อมูลโดยไม่ปิด Access มุมมอง Microsoft Office Backstage จะแสดงขึ้น

มุมมอง Microsoft Office Backstage คือจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ ดูเนื้อหาสำคัญจาก Office.com ทุกอย่างที่คุณสามารถใช้ Access ทำกับไฟล์ฐานข้อมูลหรือภายนอกฐานข้อมูล ซึ่งตรงข้ามกับภายในฐานข้อมูล

การสร้างฐานข้อมูล

เมื่อคุณเปิด Access มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ ใหม่ แท็บ ใหม่ มีวิธีมากมายที่คุณสามารถใช้สร้างฐานข้อมูลใหม่:

  • ฐานข้อมูลเปล่า    คุณสามารถเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดได้ ถ้าคุณต้องการ นี่เป็นตัวเลือกที่ดีถ้าคุณมีความต้องการด้านการออกแบบเฉพาะหรือมีข้อมูลที่มีอยู่ที่คุณต้องการจัดตำแหน่งหรือรวมเข้าด้วยกัน

  • เทมเพลตที่ติดตั้งไว้กับ Access    พิจารณาใช้เทมเพลต ถ้าคุณเริ่มโครงการใหม่และต้องการการเริ่มต้นที่กำหนดไว้ล่วงหน้า Access มาพร้อมกับเทมเพลตมากมายที่ติดตั้งอยู่ตามค่าเริ่มต้น

  • เทมเพลตจาก Office.com    นอกจากเทมเพลตที่มาพร้อมกับ Access แล้ว คุณยังสามารถค้นหาเทมเพลตเพิ่มเติมได้อีกมากมายบน Office.com คุณไม่จำเป็นต้องเปิดเบราว์เซอร์ เทมเพลตจะพร้อมใช้งานจากแท็บ ใหม่

การเพิ่มลงในฐานข้อมูล

เมื่อคุณกำลังทำงานในฐานข้อมูล คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูล ตาราง หรือส่วนของแอปพลิเคชัน

ส่วนของแอปพลิเคชันคือฟีเจอร์ที่ทำให้คุณสามารถใช้วัตถุฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่างๆ ได้พร้อมกันเหมือนกับเป็นวัตถุเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ส่วนของแอปพลิเคชันอาจมีตารางและแบบฟอร์มที่ยึดตามตาราง คุณสามารถเพิ่มตารางและแบบฟอร์มได้พร้อมกันโดยใช้ส่วนของแอปพลิเคชัน

คุณยังสามารถสร้างคิวรี แบบฟอร์ม รายงาน แมโคร วัตถุฐานข้อมูลทั้งหมดที่คุณใช้ทำงาน

สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต

Access มาพร้อมกับเทมเพลตต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ทันทีหรือใช้เป็นจุดเริ่มต้น เทมเพลตคือฐานข้อมูลที่พร้อมใช้งานที่มีตาราง คิวรี แบบฟอร์ม แมโคร และรายงานทั้งหมดที่ต้องใช้เพื่อทำงานด้านใด ตัวอย่างเช่น มีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บบันทึกค่าใช้จ่าย เทมเพลตบางอย่างจะมีตัวอย่างระเบียนเพื่อช่วยสาธิตการใช้งาน

ถ้าหนึ่งในเทมเพลตเหล่านี้ตรงกับความต้องการของคุณ การใช้เทมเพลตมักจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการเริ่มต้นฐานข้อมูล อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้าลงใน Access อาจดีกว่าถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต เทมเพลตมีโครงสร้างข้อมูลที่กำหนดไว้แล้ว และอาจต้องทำงานหลายอย่างเพื่อปรับข้อมูลที่มีอยู่ของคุณให้เข้ากับโครงสร้างของเทมเพลต

  1. ถ้าคุณเปิดฐานข้อมูลแล้ว บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ปิด มุมมอง Backstage จะแสดงแท็บ ใหม่

  2. ชุดเทมเพลตหลายชุดจะพร้อมใช้งานในแท็บ ใหม่ ซึ่งบางชุดจะอยู่ภายใน Access คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมได้จาก Office.com ดูส่วนถัดไปในบทความนี้สำหรับรายละเอียด

  3. เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

  4. Access จะแนะนำชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์ ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ได้ ถ้าคุณต้องการ เมื่อต้องการบันทึกฐานข้อมูลในโฟลเดอร์อื่นที่ไม่ใช่โฟลเดอร์ที่แสดงอยู่ทางด้านล่างของกล่องชื่อไฟล์ ให้คลิก รูปปุ่ม เรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึก แล้วคลิก ตกลง หรือ คุณอาจสร้างและลิงก์ฐานข้อมูลของคุณกับไซต์ SharePoint

  5. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลตที่คุณเลือก แล้วเปิดฐานข้อมูล สำหรับเทมเพลตมากมาย แบบฟอร์มที่คุณสามารถใส่ข้อมูลได้จะแสดงขึ้น ถ้าเทมเพลตของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบแต่ละระเบียนโดยการคลิกตัวเลือกระเบียน (กล่องหรือแถบที่แรเงาทางด้านซ้ายของระเบียน) แล้วทำดังต่อไปนี้:

    บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ รูปปุ่ม

  6. เมื่อต้องการเริ่มใส่ข้อมูล ให้คลิกในเซลล์ว่างแรกบนแบบฟอร์ม แล้วเริ่มพิมพ์ ใช้ บานหน้าต่างนำทาง เพื่อเรียกดูแบบฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการใช้ เทมเพลตบางอย่างจะมีแบบฟอร์มนำทางที่ทำให้คุณสามารถย้ายไปมาระหว่างวัตถุฐานข้อมูลต่างๆ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับเทมเพลต ให้ดูบทความ ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป

ด้านบนของหน้า

สร้างฐานข้อมูลโดยไม่ใช้เทมเพลต

ถ้าคุณไม่สนใจที่จะใช้เทมเพลต คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยการสร้างตาราง แบบฟอร์ม รายงาน และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ของคุณเอง ในกรณีส่วนใหญ่ จะเกี่ยวข้องกับหนึ่งหรือทั้งสองรายการต่อไปนี้:

  • ป้อนข้อมูล วาง หรือนำเข้าข้อมูลลงในตารางที่สร้างขึ้นเมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ แล้วทำซ้ำกระบวนการด้วยตารางใหม่ที่คุณสร้างโดยใช้คำสั่ง ตาราง บนแท็บ สร้าง

  • การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นและสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ใหม่ แล้วคลิก ฐานข้อมูลเปล่า

  2. พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่อง ชื่อไฟล์ เมื่อต้องการเปลี่ยนตำแหน่งไฟล์จากค่าเริ่มต้น ให้คลิก เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งเพื่อใส่ฐานข้อมูลของคุณ รูปปุ่ม (ถัดจากกล่อง ชื่อไฟล์) เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งใหม่ แล้วคลิก ตกลง

  3. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูลพร้อมกับตารางเปล่าที่ชื่อ ตาราง1 แล้วเปิด ตาราง1 ในมุมมองแผ่นข้อมูล เคอร์เซอร์จะวางอยู่ในเซลล์ว่างแรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

  4. เริ่มพิมพ์เพื่อเพิ่มข้อมูล หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

การใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลถูกออกแบบมาให้คล้ายกับการทำงานในเวิร์กชีต Excel โครงสร้างของตารางจะถูกสร้างขึ้นในขณะที่คุณใส่ข้อมูล เมื่อคุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ลงในแผ่นข้อมูล เขตข้อมูลใหม่จะถูกกำหนดในตาราง Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติโดยยึดตามข้อมูลที่คุณใส่

ถ้าคุณไม่ต้องการใส่ข้อมูลใน ตาราง1 ในตอนนี้ ให้คลิก ปิด รูปปุ่ม ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงในตาราง Access จะพร้อมให้คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลง คลิก ใช่ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คลิก ไม่ใช่ เพื่อละทิ้ง หรือคลิก ยกเลิก เพื่อออกจากตารางที่เปิด

เคล็ดลับ:  Access จะค้นหาไฟล์ที่ชื่อ ว่าว่าง .accdb ในโฟลเดอร์ที่อยู่ที่ [ติดตั้งไดรฟ์]: \Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access\. ถ้ามีอยู่ ว่างเปล่า accdb คือเทมเพลตสำหรับฐานข้อมูลเปล่าใหม่ทั้งหมด เนื้อหาใดๆที่มีอยู่จะถูกสืบทอดมาจากฐานข้อมูลเปล่าใหม่ทั้งหมด นี่เป็นวิธีที่ดีในการแจกจ่ายเนื้อหาเริ่มต้นเช่นหมายเลขชิ้นส่วนหรือข้อความปฏิเสธความรับผิดของบริษัทและนโยบาย

สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณปิด ตาราง1 โดยไม่ได้บันทึกเลย Access จะลบทั้งตาราง แม้ว่าคุณจะใส่ข้อมูลไปแล้ว

เพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้คำสั่งต่างๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง

รูป Ribbon ของ Access

สร้างตาราง เริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล    ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถใส่ข้อมูลได้ทันทีและให้ Access สร้างโครงสร้างตารางที่อยู่เบื่องหลังได้ ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (เขตข้อมูล1, เขตข้อมูล2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลโดยยึดตามข้อมูลคุณใส่โดยอัตโนมัติ

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง รูปปุ่ม

    Access จะสร้างตาราง แล้วเลือกเซลล์ว่างแรกในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

  2. บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม เพิ่มและลบ ให้คลิกชนิดของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม ถ้าไม่เห็นชนิดที่คุณต้องการ ให้คลิก เขตข้อมูลเพิ่มเติม รูปปุ่ม

  3. Access จะแสดงรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้กันทั่วไป คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้ว Access จะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงในแผ่นข้อมูลที่จุดการแทรก

    คุณสามารถย้ายเขตข้อมูลได้โดยการลาก เมื่อคุณลากเขตข้อมูลในแผ่นข้อมูล แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้นที่ตำแหน่งที่วางเขตข้อมูล

  4. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ว่างแรกหรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

  5. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อใหม่

    คุณควรตั้งชื่อที่สื่อความหมายให้กับแต่ละเขตข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถบอกสิ่งที่มีอยู่ได้เมื่อคุณเห็นในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

  6. เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้คลิกส่วนหัวเพื่อเลือกคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่ตั้งใหม่พร้อมกัน เมื่อต้องการเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ ให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์แรก จากนั้น ให้กด SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกส่วนหัวคอลัมน์ของคอลัมน์สุดท้าย

สร้างตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมองออกแบบ    ในมุมมองออกแบบ คุณต้องสร้างโครงสร้างตารางก่อน จากนั้น คุณจะสามารถสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อใส่ข้อมูล หรือใส่ข้อมูลโดยใช้วิธีอื่นๆ เช่น การวางหรือการนำเข้า

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง รูปปุ่ม

  2. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

  3. ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถพิมพ์คำอธิบายสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในคอลัมน์ คำอธิบาย คำอธิบายจะแสดงบนแถบสถานะเมื่อเคอร์เซอร์อยู่ในเขตข้อมูลนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล คำอธิบายยังถูกใช้เป็นข้อความบนแถบสถานะสำหรับตัวควบคุมใดก็ตามในแบบฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างขึ้นโดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และสำหรับตัวควบคุมที่สร้างขึ้นสำหรับเขตข้อมูลนั้นเมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างแบบฟอร์มหรือตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตาราง

    • บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก บันทึก

  5. คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลในตารางได้ตลอดเวลาโดยการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลและคลิกเซลล์ว่างแรก คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้อีกด้วย ตามที่อธิบายไว้ในส่วน คัดลอกข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นลงในตาราง Access

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบ    คุณควรตรวจสอบและตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูล โดยไม่คำนึงถึงวิธีที่คุณใช้สร้างตารางของคุณ ขณะที่คุณสมบัติบางอย่างพร้อมใช้งานในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสมบัติอื่นๆ อาจสามารถตั้งค่าได้ในมุมมองออกแบบเท่านั้น เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการดูคุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลในตารางออกแบบ คุณสมบัติที่แสดงทางด้านล่างของตารางออกแบบ ภายใต้ คุณสมบัติของเขตข้อมูล

เมื่อต้องการดูคำอธิบายของคุณสมบัติของแต่ละเขตข้อมูล ให้คลิกที่คุณสมบัติแล้วอ่านคำอธิบายในกล่องที่อยู่รายการคุณสมบัติภายใต้ คุณสมบัติของเขตข้อมูล คุณสามารถรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมได้ด้วยคลิกปุ่มวิธีใช้

ตารางต่อไปนี้จะอธิบายคุณสมบัติของเขตข้อมูลบางส่วนที่ถูกปรับโดยทั่วไป

คุณสมบัติ

คำอธิบาย

ขนาดเขตข้อมูล

สำหรับเขตข้อมูลข้อความ คุณสมบัตินี้จะตั้งจำนวนสูงสุดของอักขระที่สามารถเก็บไว้ในเขตข้อมูล จำนวนสูงสุดคือ 255 สำหรับเขตข้อมูลตัวเลข คุณสมบัตินี้จะตั้งชนิดของตัวเลขที่จะถูกเก็บไว้ (Long Integer, Double และอื่นๆ) สำหรับที่เก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ขอแนะนำให้คุณจัดสรรพื้นที่ที่น้อยที่สุดที่คุณคิดว่าคุณต้องการใช้สำหรับข้อมูล คุณสามารถปรับค่าขึ้นได้ในภายหลัง ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลง

รูปแบบ

คุณสมบัตินี้จะตั้งวิธีการแสดงข้อมูล ซึ่งจะไม่ส่งผลต่อข้อมูลจริงที่จัดเก็บอยู่ในเขตข้อมูล คุณสามารถเลือกรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือใส่รูปแบบแบบกำหนดเอง

รูปแบบการป้อนข้อมูล

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุรูปแบบสำหรับข้อมูลทั้งหมดที่จะใส่ในเขตข้อมูลนี้ ซึ่งจะช่วยทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดถูกใส่อย่างถูกต้อง และมีจำนวนอักขระที่จำเป็น สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับการสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูล ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ทางด้านขวาของกล่องคุณสมบัติ

ค่าเริ่มต้น

ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อระบุค่าเริ่มต้นที่จะปรากฏในเขตข้อมูลนี้ในแต่ละครั้งที่เพิ่มระเบียนใหม่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเขตข้อมูล วันที่/เวลา ที่คุณต้องการบันทึกวันที่ที่คุณเพิ่มระเบียนตลอดเวลา คุณสามารถใส่ "Date()" (ไม่ต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศ) เป็นค่าเริ่มต้น

จำเป็น

คุณสมบัตินี้จะตั้งว่าค่าจำเป็นในเขตข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าคุณตั้งคุณสมบัตินี้เป็น ใช่ Access จะไม่อนุญาตให้คุณเพิ่มระเบียนใหม่ เว้นแต่จะมีการใส่ค่าสำหรับเขตข้อมูลนี้

ด้านบนของหน้า

คัดลอกข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้าข้อมูลถูกเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น เช่น Excel คุณสามารถคัดลอกและวางลงในตาราง Access โดยทั่วไป วิธีนี้จะดีที่สุด ถ้าข้อมูลของคุณถูกแยกเป็นคอลัมน์แล้ว เหมือนกับในเวิร์กชีต Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ จะดีที่สุดที่จะแบ่งคอลัมน์ของข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลเป็นตารางในโปรแกรมประมวลผลคำก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล ถ้าข้อมูลของคุณต้องได้รับการแก้ไขหรือการจัดการ (ตัวอย่างเช่น การแบ่งชื่อเต็มให้เป็นชื่อและนามสกุล) คุณสามารถต้องทำก่อนที่คุณจะคัดลอกข้อมูล โดยเฉพาะถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบในตารางนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเพียงค่าวันที่ Access จะนำชนิดข้อมูล วันที่/เวลา ไปใช้กับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีเฉพาะคำ “ใช่” และ “ไม่ใช่” Access จะนำชนิดข้อมูล ใช่/ไม่ใช่ ไปใช้กับเขตข้อมูล

Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางเหมือนกับชนิดของแถวที่ตามมา Access จะระบุว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลและกำหนดชื่อทั่วไปของเขตข้อมูล (F1, F2 เป็นต้น) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่เหมือนกับแถวที่ตามมา Access จะกำหนดว่าแถวแรกมีชื่อของเขตข้อมูล Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามข้อมูลนั้นและไม่ใส่แถวแรกในข้อมูล

ถ้า Access กำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลนั้นให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. กด CTRL+S เพื่อบันทึกตาราง

  2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่อธิบายแต่ละคอลัมน์

  3. บันทึกตารางอีกครั้ง

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลได้โดยการสลับไปยังมุมมองออกแบบ และการแก้ไขชื่อของเขตข้อมูล เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกขวาที่ตารางในบานหน้าต่างการนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับกลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง

ด้านบนของหน้า

นำเข้า ผนวก หรือลิงก์ไปยังข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการนำเข้าข้อมูลนั้นลงในตารางใหม่หรือผนวกกับตารางที่มีอยู่ใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลของพวกเขาไว้ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access โดยการลิงก์ ไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็ตาม Access จะทำให้ง่ายต่อการทำงานกับข้อมูลจากแหล่งอื่น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ กระบวนการที่คุณใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อย โดยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่กระบวนการต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้

  1. ใน Access บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดของไฟล์ที่คุณกำลังนำเข้า

    กลุ่ม นำเข้าและเชื่อมโยง บนแท็บ ข้อมูลภายนอก

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดโปรแกรมที่คุณต้องการ ให้คลิก เพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่พบประเภทรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมที่คุณใช้สร้างข้อมูลในครั้งแรก แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบไฟล์ทั่วไป (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้

  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาไฟล์ข้อมูลต้นฉบับ หรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของไฟล์ข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อไฟล์

  3. คลิกตัวเลือกที่คุณต้องการ (ทุกโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณนำเข้า และบางโปรแกรมจะอนุญาตให้คุณผนวกหรือลิงก์ได้) ภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่ที่ใช้ข้อมูลที่นำเข้า (ด้วยโปรแกรมบางอย่าง) หรือคุณสามารถผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่หรือสร้างตารางที่ลิงก์ที่เก็บลิงก์ไปยังข้อมูลในโปรแกรมดั้งเดิม

  4. ถ้าตัวช่วยสร้างเริ่มต้น ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้าง ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

    ถ้าคุณนำเข้าวัตถุหรือลิงก์ตารางจากฐานข้อมูล Access กล่องโต้ตอบ นำเข้าวัตถุ หรือ ลิงก์ตาราง จะปรากฏขึ้น เลือกรายการที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

    กระบวนการจริงจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกนำเข้า ผนวก หรือลิงก์ข้อมูล

  5. Access จะแสดงพร้อมท์ว่าคุณต้องการบันทึกรายละเอียดของการนำเข้าที่เพิ่งเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องใช้การดำเนินการนำเข้าเดียวกันนี้อีกในอนาคต ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า แล้วใส่รายละเอียดต่างๆ จากนั้น คุณจะสามารถทำซ้ำการดำเนินการได้อย่างง่ายดายในอนาคตโดยการคลิก การนำเข้าที่บันทึก รูปปุ่ม ในกลุ่ม นำเข้าและลิงก์ บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ ให้คลิก ปิด

ถ้าคุณเลือกที่จะนำเข้าตาราง Access จะนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ แล้วแสดงตารางภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง ถ้าคุณเลือกที่จะผนวกข้อมูลกับตารางที่มีอยู่ ข้อมูลจะถูกเพิ่มลงในตารางนั้น ถ้าคุณเลือกที่จะลิงก์ไปยังข้อมูล Access จะสร้างตารางที่ลิงก์ภายใต้กลุ่ม ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

คุณสามารถใช้ส่วนของแอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานให้กับฐานข้อมูลที่มีอยู่ ส่วนของแอปพลิเคชันสามารถเป็นหนึ่งตาราง หรือสามารถประกอบด้วยวัตถุที่เกี่ยวข้องกันหลายวัตถุ เช่น ตารางและแบบฟอร์มที่ผูก

ตัวอย่างเช่น ส่วนของแอปพลิเคชัน ข้อคิดเห็น จะมีตารางที่มีเขตข้อมูล AutoNumber ID เขตข้อมูลวันที่ และเขตข้อมูลบันทึกช่วยจำ คุณสามารถเพิ่มลงในฐานข้อมูลใดก็ได้และใช้งานได้ทันที หรือด้วยการกำหนดค่าขั้นต่ำ

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มส่วนของแอปพลิเคชัน

  2. คลิกแท็บ สร้าง

  3. ในกลุ่ม เทมเพลต ให้คลิก ส่วนของแอปพลิเคชัน รายการส่วนที่พร้อมใช้งานจะเปิดขึ้น

  4. คลิกส่วนของแอปพลิเคชันที่คุณต้องการเพิ่ม

ด้านบนของหน้า

เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่

  1. บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เรียกดูฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ดับเบิลคลิกที่ฐานข้อมูลเพื่อเปิดในโหมดเริ่มต้นที่ระบุไว้ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access หรือโหมดที่ตั้งค่าโดยนโยบายการดูแลระบบ

    • คลิก เปิด เพื่อเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อมแบบผู้ใช้หลายคน เพื่อให้คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้น

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูข้อมูลได้แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ ผู้ใช้รายอื่นจะยังคงสามารถอ่านและเขียนในฐานข้อมูลได้

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบพิเศษ เพื่อเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การเข้าถึงแบบพิเศษ เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลด้วยการเข้าถึงแบบพิเศษ บุคคลใดก็ตามที่พยายามเปิดฐานข้อมูลจะได้รับข้อความ “ไฟล์ถูกใช้งานอยู่”

    • คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวแบบพิเศษ เพื่อเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ผู้ใช้รายอื่นจะยังคงสามารถเปิดฐานข้อมูล แต่พวกเขาจะถูกจำกัดอยู่ในโหมดอ่านอย่างเดียว

หมายเหตุ: คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูลได้โดยตรงในรูปแบบไฟล์ภายนอก เช่น dBASE, Microsoft Exchange หรือ Excel คุณยังสามารถเปิด แหล่งข้อมูล ODBC ใดก็ตามได้โดยตรง เช่น Microsoft SQL Server Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ในโฟลเดอร์เดียวกันกับไฟล์ข้อมูล และจะเพิ่มลิงก์ไปยังแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก

เคล็ดลับ

  • เมื่อต้องการเปิดหนึ่งในฐานข้อมูลที่เปิดล่าสุด บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ล่าสุด แล้วคลิกชื่อไฟล์ของฐานข้อมูลนั้น Access จะเปิดฐานข้อมูลโดยใช้การตั้งค่าเดียวกับครั้งล่าสุดที่คุณเปิด ถ้ารายการไฟล์ที่ใช้ล่าสุดไม่แสดงขึ้น บนแท็บ ไฟล์ ให้คลิก ตัวเลือก ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Access ให้คลิก ตั้งค่าไคลเอ็นต์ ภายใต้ แสดง ให้ใส่จำนวนของเอกสารที่จะแสดงในรายการ เอกสารล่าสุด ซึ่งแสดงได้สูงสุด 50 รายการ

    คุณยังสามารถแสดงฐานข้อมูลล่าสุดในแถบนำทางของมุมมอง Backstage โดยใช้การเข้าถึงแบบคลิกสองครั้ง: 1) แท็บ ไฟล์ 2) ฐานข้อมูลล่าสุดที่คุณต้องการเปิด ใกล้กับด้านล่างของแท็บ ล่าสุด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เข้าถึงจำนวนของฐานข้อมูลล่าสุดนี้อย่างรวดเร็ว แล้วปรับจำนวนของเอกสารที่จะแสดง

  • ถ้าคุณกำลังเปิดฐานข้อมูลด้วยการคลิกคำสั่ง เปิด บนแท็บ ไฟล์ คุณสามารถดูรายการทางลัดไปยังฐานข้อมูลที่เปิดก่อนหน้านี้ด้วยการคลิก เอกสารล่าสุดของฉัน ในกล่องโต้ตอบ เปิด

ด้านบนของหน้า

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×