ใช้การกรองเพื่อปรับเปลี่ยนมุมมอง SharePoint

ตัวกรองจะลดจำนวนข้อมูลที่ส่งคืนโดยการเลือกรายการตามการดำเนินการ (เช่น สูงกว่าหรือต่ำกว่า) และข้อมูลที่ตรงกัน เมื่อคุณสร้างมุมมองที่มีการกรอง คอลัมน์ที่ทำดัชนีแรกของคุณในนิพจน์ตัวกรองจะลดชุดข้อมูลที่มีจำนวนมากที่สุด ตัวอย่างเช่น การกรองเขตข้อมูลรัฐและวันที่มักจะลดชุดข้อมูลลงอย่างมาก ถ้าคุณมี 15,000 รายการ คุณจะต้องให้ดัชนีแรกส่งคืนต่ำกว่า 5000 รายการ ถ้าชุดข้อมูลของคุณไม่ได้มีข้อมูลมากกว่า 5000 รายการ แสดงว่าคุณมีแนวทางปฏิบัติที่ดี

SharePoint จะเลือกคอลัมน์ที่ทำดัชนีในคิวรี แล้วใช้คอลัมน์ที่เหลือเพื่อเลือกข้อมูลของคุณ คอลัมน์อื่นที่คุณระบุในตัวกรองมุมมองอาจหรืออาจไม่ถูกสร้างดัชนี มุมมองไม่ใช้ดัชนีเหล่านั้น ถึงแม้ว่าผลลัพธ์ของมุมมองที่กรองจะคืนค่าน้อยกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ

ตัวอย่างเช่น คุณมีคิวรี: ขนาด = ใหญ่ และ สี = สีแดง ในรายการ ขนาดจะไม่ถูกทำดัชนี แต่สีจะเป็นดัชนี ตามใดที่มีรายการ “สีแดง” น้อยกว่า 5000 รายการ คิวรีจะสร้างได้สำเร็จในรายการขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีคิวรีขนาด = ใหญ่ หรือสี = สีแดง ฐานข้อมูลอาจหารายการสีแดงทั้งหมด และสแกนรายการทั้งหมดเพื่อค้นหารายการที่มีขนาดใหญ่ ถ้าค่าที่คืนมีมากกว่า 5000 รายการ คิวรีจะถูกควบคุมปริมาณ

ถ้าคุณใช้คอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ในนิพจน์ตัวกรองการกำหนดดัชนีหรือดัชนีควรใช้ตัวดำเนินการและ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการส่งกลับสุนัขจากรายชื่อของสัตว์ขนาดใหญ่ คุณมีคอลัมน์ unindexed ที่เรียกว่าสายพันธุ์ที่คุณมีสุนัขเป็นค่า ถ้าคุณเพียงคิวรีสำหรับสปีชีส์ = Dog แบบสอบถามของคุณจะได้รับการปริมาณ อย่างไรก็ตามถ้าคุณมีคอลัมน์ที่มีการทำดัชนีที่ชื่อว่าแบบสอบถามของคุณจะกลายเป็นชั้นเรียน = การเลี้ยงลูกด้วยนมและพันธุ์ = สุนัข นอกจากนี้คุณยังสามารถค้นหาแมวและสุนัขที่มีชั้นเรียนแบบสอบถาม = การเลี้ยงลูกด้วยนมและ (สปีชีส์ = สุนัขหรือสปีชีส์ = แมว) คิวรีที่สองเลือกการเลี้ยงลูกด้วยนมทั้งหมดแล้วกรองไปยังสุนัขและแมว

ถ้าคอลัมน์ที่คุณใช้กรองไม่มีดัชนีคุณจะต้องเริ่มต้นด้วยการสร้างดัชนี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การเพิ่มดัชนีลงในคอลัมน์ SharePoint

หลังจากคุณทำดัชนีกับคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เมื่อคุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนมุมมอง จากนั้นใช้คอลัมน์ดังกล่าวเพื่อกรองมุมมองนั้น ก่อนการสร้างมุมมอง คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมลงในรายการเพื่อให้การเรียงลำดับ การจัดกลุ่ม หรือการกรองมีความยืดหยุ่นมากขึ้น สำหรับการเรียงลำดับและการกรอง คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ในชุดข้อมูล แต่ไม่ถูกแสดง

สร้างมุมมอง

เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างมุมมอง

ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้โดยขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของคุณ:

• ในSharePoint ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองและเลือกตัวกรองจากเมนูตัวเลือก
   
   

2. ในบานหน้าต่างตัวกรองซึ่งจะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าให้เลือกค่าของคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองรายการ เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้คลิกปุ่มนำไปใช้
   
   
   
   ในตอนนี้คุณควรสังเกตว่าส่วนหัวของคอลัมน์ของคุณมีไอคอนตัวกรองอยู่ถัดจากนั้นเพื่อระบุว่ารายการของคุณกำลังถูกกรองตามค่าในคอลัมน์นั้น
   
   
   
   ถ้าคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบานหน้าต่างตัวกรองและวิธีการกรองตามค่าที่จัดเก็บในคอลัมน์ที่แตกต่างกันหลายคอลัมน์ให้อ่านว่าบานหน้าต่างตัวกรองรายการและไลบรารีคืออะไร

3. ดูที่เมนูมุมมองที่ด้านบนขวาของรายการหรือไลบรารีของคุณ คุณควรสังเกตเห็นชื่อของมุมมองปัจจุบันที่มีเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่อยู่ถัดจากนั้น การทำเช่นนี้แสดงว่ามุมมองไม่ได้บันทึก เมื่อต้องการสร้างมุมมองใหม่ให้เลือกชื่อของมุมมองปัจจุบันแล้วเลือกบันทึกมุมมองเป็นจากตัวเลือกเมนู
   
   

4. ในกล่อง "บันทึกเป็น" ที่ปรากฏขึ้นให้พิมพ์ชื่อใหม่สำหรับมุมมองของคุณ (ถ้าคุณต้องการให้ทุกคนสามารถดูมุมมองของคุณได้ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย "สร้างมุมมองสาธารณะ" ถ้าคุณต้องการทำให้มุมมองนี้เป็นแบบส่วนตัวเพื่อให้คุณเป็นผู้เดียวที่สามารถมองเห็นได้ให้ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย) คลิกปุ่มบันทึกเพื่อสร้างมุมมองใหม่ของคุณ
   
   
   
   ในตอนนี้คุณควรจะเห็นมุมมองที่ถูกกรองของรายการหรือไลบรารีของคุณ

   หมายเหตุ: คุณสามารถกรองรายการหรือไลบรารีของคุณได้โดยไม่ต้องบันทึกเป็นมุมมอง 

• ใน SharePoint ๒๐๑๖, ๒๐๑๓, ๒๐๑๐หรือ SharePoint ประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิกให้ทำดังต่อไปนี้

1. คลิกแท็บรายการหรือไลบรารีแล้วคลิกสร้างมุมมอง
   
   

2. บนหน้า ชนิดมุมมอง ให้คลิกมุมมองที่คุณต้องการใช้ ถ้าไม่แน่ใจ ให้เลือก มุมมองมาตรฐาน

   

3. พิมพ์ ชื่อมุมมอง

   

4. แก้ไขที่อยู่เว็บสำหรับมุมมอง หรือยอมรับค่าเริ่มต้น คุณสามารถกลับมาและเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง

5. ในส่วน ตัวกรอง ให้คลิก แสดงรายการเมื่อสิ่งต่อไปนี้เป็นจริงเท่านั้น แล้วเลือกวิธีที่คุณต้องการกรองรายการโดยยึดตามคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งที่ทำดัชนี

   ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลงวันนี้ ให้เลือกคอลัมน์ ที่ปรับเปลี่ยน (ดัชนี) และ เท่ากับ เงื่อนไข จากนั้นพิมพ์ [Today]

   

   หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ใดๆ ที่ระบุว่า (ทำดัชนี) ตามหลังชื่อ แสดงว่าคุณไม่มีคอลัมน์ใดๆ ที่ทำดัชนีไว้สำหรับรายการหรือไลบรารีนั้น คุณจะต้องสร้างดัชนีแบบง่ายหรือแบบผสมก่อน

6. เมื่อต้องการจำกัดจำนวนรายการที่แสดงในแต่ละหน้า ให้เลื่อนลงไปยัง จำกัดรายการ แล้วตั้งค่า จำนวนรายการที่แสดง เมื่อคุณสร้างมุมมองแล้ว จำนวนเริ่มต้นสำหรับรายการที่แสดงคือ 30

   

7. คุณมีสองตัวเลือกที่สามารถเลือกได้เมื่อตั้งค่าขีดจำกัดรายการบนหน้าดังนี้

   • แสดงรายการในชุดตามขนาดที่ระบุ ซึ่งสร้างข้อมูลที่แสดงในแต่ละหน้าที่มีประโยชน์เมื่อคุณเรียกดูรายการแบบไม่โต้ตอบ

     เมื่อมีรายการมากกว่าการตั้งค่าขีดจำกัด จะแสดงในหน้าถัดไป

     

   • จำกัดจำนวนผลรวมของรายการที่คืนค่าเป็นจำนวนที่ระบุ สร้างขีดจำกัดแบบอย่างที่อาจหรืออาจไม่คืนค่าผลลัพธ์ทั้งหมดของการดำเนินการตัวกรอง ซึ่งสามารถเป็นประโยชน์เมื่อทำการทดสอบมุมมองของคุณ การสร้างต้นแบบ หรือเฉพาะเมื่อคุณต้องการดึงค่าด้านบนสุดในมุมมอง

8. ภายใต้ สไตล์ คุณสามารถเลือก บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง เพื่อดูข้อมูลทั้งหมดจากรายการในรายการของคุณในรูปแบบบานหน้าต่างแนวตั้ง บานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเป็นหนึ่งใน สไตล์มุมมอง ที่คุณสามารถเลือกได้ภายใต้ สไตล์ เมื่อแก้ไขหรือสร้างมุมมอง

   

   คุณสามารถนำทางข้อมูลได้รวดเร็วมากขึ้นโดยการวางเมาส์เหนือชื่อรายการในการเลื่อนภูมิภาคทางด้านซ้ายของหน้า เพื่อดูค่าคอลัมน์ทั้งหมดของรายการปัจจุบันที่อยู่ในรายการแบบแนวตั้งทางด้านขวาของหน้า แสดงข้อมูลเบื้อต้นน้อยกว่า และช่วยแสดงมุมมองได้เร็วขึ้น สไตล์นี้ยังมีประโยชน์มากเมื่อรายการของคุณกว้างและมีหลายคอลัมน์และอาจจำเป็นต้องเลื่อนตามแนวนอนเพื่อดูข้อมูล

   

9. คลิก ตกลง

ยังมีขั้นตอนอื่นๆ ที่คุณสามารถทำได้กับมุมมอง แต่ขั้นตอนนี้ก็เพียงพอสำหรับการดูข้อมูลที่เกินค่าเกณฑ์มุมมองรายการ ถ้าคุณถูกบล็อก คุณยังสามารถเรียงลำดับ หรือจัดกลุ่มตาม ตั้งค่าผลรวม ขยายโฟลเดอร์ และปรับแต่งการดูมุมมองให้เหมาะสมที่สุดกับอุปกรณ์เคลื่อนที่

การปรับเปลี่ยนมุมมอง

เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างมุมมอง

ในSharePoint ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมไปยังมุมมองของคุณเช่นการเรียงลำดับการจัดกลุ่มหรือการเพิ่มตัวกรองเพิ่มเติม

2. ทำตามคำแนะนำในขั้นตอนที่3และ4ข้างต้นแต่ในเวลานี้อย่าเปลี่ยนชื่อของมุมมอง คลิกปุ่ม บันทึก การทำเช่นนี้จะเขียนทับมุมมองที่มีอยู่
   
   ถ้าคุณต้องการให้มีการควบคุมเม็ดเพิ่มเติมมากกว่ามุมมองของคุณคุณสามารถทำได้โดยการปรับเปลี่ยนมุมมองของคุณโดยใช้ตัวแก้ไขมุมมองแบบคลาสสิก เมื่อต้องการทำเช่นนั้นให้เลือกชื่อของมุมมองปัจจุบันของคุณในเมนูมุมมองแล้วเลือกแก้ไขมุมมองปัจจุบันจากตัวเลือกเมนูจากนั้นทำตามคำแนะนำที่แสดงรายการไว้ด้านบนสำหรับประสบการณ์การใช้งาน SharePoint แบบคลาสสิก
   
   

ใน SharePoint ๒๐๑๖, ๒๐๑๓, ๒๐๑๐หรือ SharePoint ประสบการณ์การใช้งานแบบคลาสสิกให้ทำดังต่อไปนี้:

1. คลิกแท็บรายการหรือไลบรารีเลือกมุมมองภายใต้มุมมองปัจจุบันแล้วคลิกปรับเปลี่ยนมุมมอง
   
   

2. เลื่อนลงไปยังส่วน มุมมอง จากนั้นคลิกมุมมอง

3. จากนั้น คุรสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 5 ถึง 9 ในขั้นตอน สร้างมุมมอง ทางด้านบน

4. คลิก ตกลง

สำหรับมุมมองเพื่อกรองด่วนผ่านรายการมากมาย คอลัมน์แรกในตัวกรองจะต้องเป็นดัชนี คอลัมน์อื่นที่คุณระบุในมุมมองตัวกรองอาจเป็นหรือไม่เป็นดัชนีก็ได้ แต่มุมมองจะไม่ใช้ดัชนีเหล่านั้น คอลัมน์แรกของตัวกรองควรส่งกลับรายการน้อยกว่าค่าเกณฑ์มุมมองรายการ

ถ้าคอลัมน์แรกของตัวกรองส่งกลับข้อมูลเป็นจำนวนเกินกว่าค่าเกณฑ์มุมมองรายการ คุณสามารถใช้ตัวกรองที่มีสองคอลัมน์หรือมากกว่านั้นได้ เมื่อคุณกำหนดมุมมองที่มีการกรองโดยใช้คอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ ใช้ตัวดำเนินการ AND เพื่อจำกัดจำนวนข้อมูลทั้งหมดที่ส่งกลับได้ แม้แต่ในกรณีนี้ คุณยังต้องระบุคอลัมน์แรกในตัวกรองให้เป็นคอลัมน์ที่น่าจะส่งกลับข้อมูลจำนวนน้อยกว่านั้น การใช้ตัวกรอง OR จะเพิ่มจำนวนรายการที่ส่งกลับแทบทุกครั้ง และจะไม่มีผลภายใต้สภาพการณ์เช่นนี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมอง ให้ดู สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองรายการหรือไลบรารี

มีคำสำคัญสองคำที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองตามวันปัจจุบัน [Today] หรือผู้ใช้ปัจจุบัน [Me] คำสำคัญเหล่านี้เป็นแบบไดนามิก เนื่องจากจะเปลี่ยนแปลงตามผู้ใช้หรือวันที่

การใช้ [Me] จะมีประโยชน์เมื่อคุณเพียงต้องการดูเอกสารของคุณในไลบรารีขนาดใหญ่ [Me] ดำเนินการกับคอลัมน์ตามบุคคลเช่นสร้างโดยหรือปรับเปลี่ยนโดย ตัวอย่างเช่นเมื่อต้องการดูเอกสารทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นให้ตั้งค่าตัวกรองที่มีคอลัมน์ที่สร้างโดยเท่ากับ [Me] ถ้าคุณเป็นผู้แก้ไขและต้องการดูไฟล์ล่าสุดที่คุณกำลังทำงานอยู่ให้ตั้งค่าตัวกรองบนคอลัมน์ที่ปรับเปลี่ยนตามที่จะเท่ากับ [Me] เมื่อต้องการดูทั้งสองให้สร้างตัวกรองสองตัวที่เชื่อมต่อด้วยหรือ

คำสำคัญ [Today] จะใช้ได้กับคอลัมน์ที่มีค่าวันที่ คุณสามารถใช้คณิตศาสตร์เพื่อดูช่วงที่เปลี่ยนแปลงในวันที่ของวันนี้ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเอกสารทั้งหมดที่ถูกปรับเปลี่ยนในช่วง 30 วันที่ผ่านมา คุณสามารถสร้างตัวกรองบนคอลัมน์ วันที่ ที่มากกว่าหรือเท่ากับ [Taday] - 30 เมื่อต้องการออกจากวันปัจจุบัน ให้ตั้งค่าตัวกรองที่สองบนคอลัมน์ วันที่ ให้ต่ำกว่า [Today] และเชื่อมต่อกับ And

คุณสามารถกรองรายการ SharePoint ที่มีคอลัมน์ metadata ได้ 

การเพิ่มคอลัมน์ metadata ลงในรายการของคุณ

ไปที่รายการของคุณแล้วเลือก+ เพิ่มคอลัมน์

เลือกเพิ่มเติม ... เลือกปุ่มวิทยุmetadataที่มีการจัดการแล้วเลือกตกลง

อีกวิธีหนึ่งคือเมื่อคุณสร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการและเพิ่มรายการลงในรายการของคุณคุณสามารถใช้แท็ก metadata ได้โดยการคลิกไอคอนแท็ก ในบานหน้าต่างแก้ไขรายการ

นำแท็ก metadata ไปใช้ในบานหน้าต่างมุมมองของแผนภูมิ

การกรองแท็ก Metadata ที่มีการจัดการ

1. เลือกไอคอนตัวกรอง เพื่อเข้าถึงบานหน้าต่างตัวกรอง

   

   หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกตัวเลือกมุมมองแผนภูมิจากรายการดรอปดาวน์ที่ด้านบนของบานหน้าต่างซึ่งมีมุมมองแบบลำดับชั้นของคำที่เกี่ยวข้องกับคอลัมน์ที่เลือก

2. เลือกแท็ก metadata ที่คุณต้องการกรอง

   

3. อีกวิธีหนึ่งคือถ้าคุณมีค่าอย่างน้อย5ค่าที่กำหนดไว้ในคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการให้เลือกลิงก์ดูทั้งหมดเพื่อดูบานหน้าต่างตัวกรอง

   

4. ตรวจสอบแท็ก metadata ที่คุณต้องการกรองและเลือกนำไปใช้

ต่อไปนี้เป็นข้อเสนอแนะบางส่วนสำหรับมุมมองทั่วไปซึ่งจะใช้ได้ดีกับคอลัมน์ที่มีการทำดัชนีไว้

เมื่อต้องการกรองตาม	ให้ทำดัชนี	ตัวอย่างเช่น
รายการที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุด	คอลัมน์ที่ปรับเปลี่ยน	เมื่อต้องการดูเฉพาะรายการที่มีการเปลี่ยนแปลงในสัปดาห์ที่ผ่านมา ให้ใช้ตัวกรอง ที่ปรับเปลี่ยนมากกว่า[Today]-7
รายการใหม่	คอลัมน์ที่สร้าง	เมื่อต้องการสร้างมุมมองที่มีเฉพาะรายการที่ถูกเพิ่มในสัปดาห์ที่ผ่านมา ให้ใช้ตัวกรอง ที่สร้างมากกว่า[Today]-7
รายการของฉัน	คอลัมน์สร้างโดย	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่ถูกเพิ่ม ให้ใช้ตัวกรอง สร้างโดยเท่ากับ[Me]
รายการที่ครบกำหนดวันนี้	คอลัมน์วันครบกำหนด (สร้างโดยคุณในรายการหรือไลบรารี)	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่มีวันครบกำหนดวันนี้ ให้ใช้ตัวกรอง วันครบกำหนดเท่ากับ [Today]
การอัปเดตกระดานอภิปราย	คอลัมน์อัปเดตล่าสุด	เมื่อต้องการสร้างมุมมองที่มีเฉพาะการอภิปรายที่มีการอัปเดตในเดือนที่แล้ว ให้ใช้ตัวกรอง อัปเดตล่าสุด มากกว่า [Today]-30
การเก็บไฟล์ถาวรในไลบรารีเอกสาร	วันที่ปรับเปลี่ยน	เมื่อต้องการสร้างมุมมองเอกสารที่ไม่เปลี่ยนแปลงตั้งแต่ปี 2016 (ที่คุณต้องการเก็บถาวร) ให้ใช้ตัวกรอง วันที่ปรับเปลี่ยนน้อยกว่า 31 ธันวาคม 2016
การค้นหาชุดย่อยของข้อมูลทางการเงิน	ภูมิภาค, ปี (เป็นดัชนีอย่างง่ายสองรายการ)	เมื่อต้องการสร้างมุมมองข้อมูลทางการเงินสำหรับภูมิภาคภาคเหนือในปี 2015 ให้ใช้ตัวกรอง ภูมิภาคเท่ากับ “NE” และปีเท่ากับ 2015 เนื่องจากคอลัมน์ ภูมิภาค ดูเหมือนจะมีค่าน้อยกว่าคอลัมน์ ปี
Metadata	คอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ	เมื่อต้องการสร้างมุมมองของ metadata ที่มีการจัดการให้ใช้ตัวกรองโดยยึดตามแท็ก metadataที่คุณกำหนดในบานหน้าต่างตัวกรองรายการและไลบรารี สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่บานหน้าต่างตัวกรองรายการและไลบรารีคืออะไร

ชนิดคอลัมน์ที่สนับสนุน ข้อความที่มีหนึ่งบรรทัด ตัวเลือก (ค่าเดียว) หมายเลข สกุลเงิน วันที่และเวลา บุคคลหรือกลุ่ม (ค่าเดียว) Metadata ที่มีการจัดการ ใช่/ไม่ใช่ ค้นหา

ชนิดคอลัมน์ที่ไม่สนับสนุน ข้อความที่มีหลายบรรทัด ตัวเลือก (หลายค่า) คำนวณ ไฮเปอร์ลิงก์หรือรูปภาพ คอลัมน์แบบกำหนดเอง บุคคลหรือกลุ่ม (หลายค่า) ข้อมูลภายนอก