ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้
ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นข้อมูล

ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อช่วยให้คุณสำรวจและวิเคราะห์ข้อมูล ตรวจหาปัญหาที่สำคัญ และระบุรูปแบบและแนวโน้มได้อย่างเห็นภาพ

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้การเน้นเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่น่าสนใจ การเน้นค่าผิดปกติ และการแสดงภาพข้อมูลง่ายดายขึ้นโดยใช้แถบข้อมูล ระดับสี และชุดไอคอน ที่สอดคล้องกับตัวแปรที่กำหนดในข้อมูล

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของเซลล์ตามเงื่อนไขที่คุณระบุ ถ้าเงื่อนไขเป็น True ช่วงเซลล์จะถูกจัดรูปแบบ ถ้าเงื่อนไขเป็น False ช่วงเซลล์จะไม่ได้รับการจัดรูปแบบ มีเงื่อนไขที่มีอยู่แล้วภายในจำนวนมากและคุณยังสามารถสร้างด้วยตนเองได้ (รวมถึงการใช้สูตรที่ประเมินเป็น True หรือ False)

หมายเหตุ: ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มีผลต่อขนาดแถวหรือคอลัมน์จะไม่พร้อมใช้งานในกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ซึ่งรวมถึงฟอนต์และขนาดฟอนต์ และสไตล์เส้นขอบบางอย่าง

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของข้อมูลอุณหภูมิสูงที่บันทึกในตำแหน่งที่ตั้งต่าง ๆ รายเดือน จะแสดงด้วยสีที่สอดคล้องกับค่าในรูปแบบที่เข้าใจได้ง่าย (ค่าที่ร้อนขึ้นคือสีส้ม/สีแดง ในขณะที่ค่าความเย็นจะมีสีเหลือง/เขียว)

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยระดับสีสามสี

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ใช้สีพื้นหลังของเซลล์เพื่อเน้นประเภทผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ชุดไอคอน 3 ลูกศรที่แสดงแนวโน้มต้นทุน (ขึ้น, ระดับ, ลง) และแถบข้อมูลเพื่อแสดงความแตกต่างระหว่างการขึ้นราคาของผลิตภัณฑ์

พื้นหลังของเซลล์ ชุดไอคอน และแถบข้อมูลที่ถูกใช้เป็นการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณสามารถนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้กับช่วงของเซลล์ (โดยการเลือกหรือช่วงที่มีชื่อ) ตาราง Excel และใน Excel สำหรับ Windows หรือแม้แต่รายงาน PivotTable โปรดทราบว่ามีข้อควรพิจารณาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในรายงาน PivotTable - ดู นำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้ในรายงาน PivotTable ส่วนด้านล่างในแท็บ Windows

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมักจะทำงานแบบเดียวกันในช่วงของเซลล์ตาราง Excel หรือรายงาน PivotTable อย่างไรก็ตาม การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในรายงาน PivotTable มีข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม:

  • มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขบางอย่างที่ไม่ทำงานกับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าในรายงาน PivotTable ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถจัดรูปแบบเขตข้อมูลดังกล่าวโดยยึดตามว่ามีค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือซ้ำกัน ข้อจำกัดเหล่านี้จะกล่าวถึงในส่วนที่เหลือของบทความนี้ตามความเหมาะสม

  • ถ้าคุณเปลี่ยนเค้าโครงของรายงาน PivotTable ด้วยการกรอง ซ่อนระดับ ยุบและขยายระดับ หรือย้ายเขตข้อมูล การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะยังคงไม่เปลี่ยนแปลงตราบที่เขตข้อมูลในข้อมูลที่ขีดเส้นใต้ยังไม่ได้ถูกลบ

  • ขอบเขตของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่า จะขึ้นอยู่กับลำดับชั้นข้อมูลและกำหนดโดยรายการลูกที่มองเห็นได้ทั้งหมด (ระดับที่อยู่ต่ำกว่าถัดไปในลำดับชั้น) ของรายการแม่ (ระดับที่อยู่สูงกว่าถัดไปในลำดับชั้น) ในแถวของคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ หรือคอลัมน์ของแถวอย่างน้อยหนึ่งแถว

    หมายเหตุ: ในลำดับชั้นข้อมูล รายการลูกจะไม่สืบทอดการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจากรายการแม่ และรายการแม่ก็จะไม่สืบทอดการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจากรายการลูก

  • มีวิธีการกำหนดขอบเขตการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าสามวิธีได้แก่ การกำหนดขอบเขตตามการเลือก การกำหนดขอบเขตตามเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน และการกำหนดขอบเขตตามเขตข้อมูลค่า

วิธีเริ่มต้นของการกำหนดขอบเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าคือการเลือก คุณสามารถเปลี่ยนวิธีกำหนดขอบเขตของเขตข้อมูลหรือเขตข้อมูลค่าที่เกี่ยวข้องได้โดยใช้ปุ่มตัวเลือก นำกฎการจัดรูปแบบไปใช้กับ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ หรือกล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ

วิธีการ

ใช้วิธีนี้ถ้าคุณต้องการเลือก

การกำหนดขอบเขตโดยการเลือก

  • ชุดเขตข้อมูลที่อยู่ติดกันในพื้นที่ค่า เช่น ผลรวมผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของภูมิภาคหนึ่ง

  • ชุดเขตข้อมูลที่ไม่อยู่ติดกันในพื้นที่ค่า เช่น ผลรวมผลิตภัณฑ์ของภูมิภาคต่างๆ ทั่วทุกระดับของลำดับชั้นข้อมูล

การกำหนดขอบเขตด้วยเขตข้อมูลค่า

  • หลีกเลี่ยงการทำการเลือกที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายรายการ

  • จัดรูปแบบชุดเขตข้อมูลตามเงื่อนไขในพื้นที่ค่าสำหรับทุกระดับในลำดับชั้นข้อมูล

  • รวมผลรวมย่อยและผลรวมทั้งหมด

การกำหนดขอบเขตด้วยเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน

  • หลีกเลี่ยงการทำการเลือกที่ไม่ได้อยู่ติดกันหลายรายการ

  • จัดรูปแบบชุดเขตข้อมูลตามเงื่อนไขในพื้นที่ค่าสำหรับระดับเดียวในลำดับชั้นข้อมูล

  • ไม่รวมผลรวมย่อย

เมื่อคุณจัดรูปแบบเขตข้อมูลตามเงื่อนไขในพื้นที่ค่าสำหรับค่าสูงสุด ต่ำสุด สูงกว่าค่าเฉลี่ย หรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย กฎนั้นจะขึ้นอยู่กับค่าที่มองเห็นได้ทั้งหมดตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณกำหนดขอบเขตตามเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน แทนที่จะใช้ค่าที่มองเห็นได้ทั้งหมด คุณสามารถนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้กับแต่ละกลุ่มรวมของ:

  • คอลัมน์และเขตข้อมูลแถวพาเรนต์

  • แถวและเขตข้อมูลคอลัมน์พาเรนต์

หมายเหตุ: การวิเคราะห์อย่างรวดเร็วไม่พร้อมให้ใช้งานใน Excel 2010 และเวอร์ชันก่อนหน้า

ใช้ปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว ปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว เพื่อนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่เลือกไปใช้กับข้อมูลที่เลือก ปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกข้อมูล

  1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วปรากฏที่มุมขวาล่างของการเลือก

    ข้อมูลที่เลือกพร้อมกับปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

  2. คลิกปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว ปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว หรือกด Ctrl+Q

  3. ในป็อปอัพที่ปรากฏบนแท็บการจัดรูปแบบ ให้เลื่อนเมาส์ของคุณไปที่ตัวเลือกต่างๆ เพื่อดูตัวอย่างปัจจุบันบนข้อมูลของคุณ แล้วคลิกตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการ

    แท็บ การจัดรูปแบบ ในแกลเลอรี การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

    หมายเหตุ: 

    • ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ปรากฏในแท็บการจัดรูปแบบจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณเลือก ถ้าส่วนที่คุณเลือกมีแต่ข้อความ ตัวเลือกที่ใช้ได้คือ ข้อความที่ซ้ำกันที่ไม่ซ้ำกันเท่ากันกับ และ ล้าง เมื่อส่วนที่เลือกมีแต่ตัวเลข หรือมีทั้งข้อความและตัวเลข ตัวเลือกจะเป็น แถบข้อมูลสีชุดไอคอนมากกว่า10% แรก และ ล้าง

    • การแสดงตัวอย่างทันทีจะแสดงตัวเลือกการจัดรูปแบบเหล่านั้นที่ใช้กับข้อมูลของคุณได้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์ที่เลือกไม่มีข้อมูลที่ตรงกันและคุณเลือก ทำซ้ำ การแสดงตัวอย่างทันทีจะไม่ทำงาน

  4. ถ้ากล่องโต้ตอบ ข้อความที่มี ปรากฏขึ้น ให้ใส่ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณต้องการนำไปใช้ แล้วคลิก ตกลง

ถ้าคุณต้องการดูวิดีโอที่แสดงวิธีการใช้การวิเคราะห์อย่างรวดเร็วเพื่อนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ดู วิดีโอ: ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณสามารถดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊กตัวอย่างที่มีตัวอย่างต่างๆ ของการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ทั้งกับกฎมาตรฐาน เช่น ด้านบนและด้านล่าง สำเนา แถบข้อมูล ชุดไอคอน และระดับสี รวมถึงการสร้างกฎของคุณเอง

ดาวน์โหลด: ตัวอย่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel

ระดับสีคือตัวช่วยด้านการมองให้คุณเข้าใจการแจกแจงข้อมูลและรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกันได้ง่ายขึ้น ระดับสีแบบสองสีจะช่วยให้คุณเปรียบเทียบช่วงของเซลล์โดยใช้การปรับสีสองสีได้ เฉดสีแสดงค่าที่สูงกว่าหรือต่กว่า ตัวอย่างเช่น ในระดับสีเขียวและสีเหลืองดังที่แสดงด้านล่าง คุณจะสังเกตเห็นว่าเซลล์ที่มีค่าสูงกว่าจะมีสีเขียวมากกว่าและเซลล์ที่มีค่าต่ำกว่าจะมีสีเหลืองมากกว่า

เคล็ดลับ: คุณสามารถเรียงลำดับเซลล์ที่มีรูปแบบนี้ตามสีได้ เพียงแค่ใช้เมนูบริบท

การจัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดด้วยระดับสีแบบสองสี

เคล็ดลับ: ถ้าเซลล์ใด ๆ ในการเลือกมีสูตรที่ส่งกลับข้อผิดพลาด การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะไม่ถูกนำไปใช้กับเซลล์เหล่านั้น เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนำไปใช้กับเซลล์เหล่านั้น ให้ใช้ฟังก์ชัน IS หรือ IFERROR เพื่อส่งกลับค่าอื่นที่ไม่ใช่ค่าความผิดพลาด

การจัดรูปแบบด่วน

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มสไตล์ คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิกระดับสี

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกระดับสีแบบสองสี

    โฮเวอร์เหนือไอคอนระดับสีเพื่อดูว่าไอคอนใดเป็นระดับสีแบบสองสี สีบนสุดแสดงค่าที่สูงกว่า สีกลางแสดงค่ากลาง และสีล่างสุดแสดงค่าที่ต่ำกว่า

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการกำหนดขอบเขตของเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ได้โดยใช้ปุ่ม ตัวเลือกการจัดรูปแบบ ที่ปรากฏอยู่ถัดจากเขตข้อมูล PivotTable ที่มีการนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้

การจัดรูปแบบขั้นสูง

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ทั้งหมด ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนช่วงของเซลล์โดยคลิก ยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่อง นำไปใช้กับ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราวโดยการเลือกช่วงของเซลล์ใหม่ในเวิร์กชีต และโดยการเลือก ขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  4. ภายใต้ นำกฎไปใช้กับ ถ้าต้องการเลือกเปลี่ยนการกำหนดขอบเขตสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable โดย:

    • การเลือก: ให้คลิก เซลล์ที่เลือก

    • เซลล์ทั้งหมดสำหรับป้ายชื่อค่า: ให้คลิก เซลล์ทั้งหมดที่แสดงค่า <ป้ายชื่อค่า>

    • เซลล์ทั้งหมดสำหรับป้ายชื่อค่า ยกเว้นผลรวมย่อยและผลรวมทั้งหมด: ให้คลิก เซลล์ทั้งหมดที่แสดงค่า <ป้ายชื่อค่า> สำหรับ <ป้ายชื่อแถว>

  5. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้คลิก จัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดโดยยึดตามค่าในเซลล์ (ค่าเริ่มต้น)

  6. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการ สไตล์การจัดรูปแบบ ให้เลือก ระดับสีแบบ 2 สี

  7. เมื่อต้องการเลือกชนิดในกล่องชนิดสำหรับต่ำสุดและสูงสุด ให้เลือกทำดังนี้:

    • จัดรูปแบบค่าต่ำสุดและค่าสูงสุด:    ให้เลือกค่าต่ำสุดและค่าสูงสุด

      ในกรณีนี้ คุณไม่ได้ใส่ค่าต่ำสุดและสูงสุด

    • จัดรูปแบบค่าตัวเลข วันที่ หรือเวลา:    ให้เลือกตัวเลข แล้วใส่ค่าต่ำสุดและสูงสุด

    • จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์:    ใส่ค่าต่ำสุดและสูงสุด

      ค่าที่ถูกต้อง คือ ตั้งแต่ 0 (ศูนย์) ถึง 100 อย่าใส่เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์

      ใช้เปอร์เซ็นต์เมื่อคุณต้องการทำให้เห็นค่าทั้งหมดตามสัดส่วน เพราะว่าการแจกแจงค่าเป็นแบบตามสัดส่วน

    • จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ไทลซ์:    เลือกเปอร์เซ็นต์ไทล์และใส่ค่าต่ำสุดและสูงสุด ค่าเปอร์เซ็นต์ไทล์ที่ถูกต้อง คือ ตั้งแต่ 0 (ศูนย์) ถึง 100

      ใช้เปอร์เซ็นต์ไทล์เมื่อคุณต้องการดูกลุ่มของค่าสูง (เช่น เปอร์เซ็นต์ไทล์ 20 อันดับแรก) ในสัดส่วนระดับสีหนึ่งสัดส่วน และค่าต่ำ (เช่น เปอร์เซ็นต์ไทล์ 20 อันดับท้าย) ในสัดส่วนระดับสีสัดส่วนอื่น เนื่องจากระดับสีนี้จะแทนค่าที่โดดออกมามากซึ่งอาจทำให้การดูข้อมูลของคุณบิดเบือนไป

    • จัดรูปแบบผลลัพธ์จากสูตร:    เลือกสูตร แล้วใส่ค่าสำหรับต่ำสุดและสูงสุด

      • สูตรต้องส่งกลับค่าตัวเลข วันที่ หรือเวลา

      • เริ่มสูตรด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

      • สูตรที่ไม่ถูกต้องจะนำการจัดรูปแบบไปใช้ไม่ได้

      • คุณควรทดลองสูตรเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรนั้นจะไม่ส่งกลับค่าความผิดพลาด

        หมายเหตุ: 

        • ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ค่าของ ค่าน้อยที่สุด นั้นน้อยกว่าค่าของ ค่ามากที่สุด

        • คุณสามารถเลือกชนิดต่างๆ สำหรับค่าต่ำสุดและสูงสุดได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกตัวเลขเป็นค่าสำหรับ ต่ำสุด และเลือกเปอร์เซ็นต์เป็นค่าสำหรับ สูงสุดได้

  8. เมื่อต้องการเลือกระดับสี ค่าน้อยที่สุด และ ค่ามากที่สุด ให้คลิก สี สำหรับแต่ละค่า แล้วเลือกสี

    ถ้าคุณต้องการเลือกสีเพิ่มเติม หรือสร้างสีแบบกำหนดเอง ให้คลิก สีเพิ่มเติม ระดับสีที่คุณเลือกจะแสดงอยู่ในกล่อง แสดงตัวอย่าง

ระดับสีคือตัวช่วยด้านการมองให้คุณเข้าใจการแจกแจงข้อมูลและรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกันได้ง่ายขึ้น ระดับสีแบบสามสีจะช่วยให้คุณเปรียบเทียบช่วงของเซลล์โดยใช้การปรับสีสามสีได้ เฉดสีจะแสดงค่าที่สูงกว่า ตรงกลาง หรือตำ่กว่า ตัวอย่างเช่น ในระดับสีเขียว สีเหลือง และสีแดง คุณจะสังเกตเห็นว่าเซลล์ที่มีค่าสูงกว่าจะมีสีเขียว เซลล์ที่มีค่ากลางจะมีสีเหลือง และเซลล์ที่มีค่าต่ำกว่าจะมีสีแดง

เคล็ดลับ: คุณสามารถเรียงลำดับเซลล์ที่มีรูปแบบนี้ตามสีได้เพียงแค่ใช้เมนูบริบทเท่านั้น

การจัดรูปแบบด่วน

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มสไตล์ คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิกระดับสี

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกระดับสีแบบสามสี สีบนสุดแสดงค่าสูงที่สุด สีกลางแสดงค่ากลาง และสีล่างสุดแสดงค่าต่ำที่สุด

    โฮเวอร์เหนือไอคอนระดับสีเพื่อดูว่าไอคอนใดเป็นระดับสีแบบสามสี

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการกำหนดขอบเขตของเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ได้โดยใช้ปุ่ม ตัวเลือกการจัดรูปแบบ ที่ปรากฏอยู่ถัดจากเขตข้อมูล PivotTable ที่มีการนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้

การจัดรูปแบบขั้นสูง

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะถูกคัดลอกและจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนช่วงของเซลล์โดยคลิก ยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่อง นำไปใช้กับ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราวโดยการเลือกช่วงของเซลล์ใหม่ในเวิร์กชีต และโดยการเลือก ขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  4. ภายใต้นำกฎไปใช้กับ ถ้าต้องการเลือกเปลี่ยนขอบเขตสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable โดย:

    • การเลือก:    คลิก เซลล์เหล่านี้เท่านั้น

    • เขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมดที่มีเขตข้อมูลเดียวกัน

    • เขตข้อมูลของค่า:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมด

  5. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้คลิก จัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดโดยยึดตามค่าในเซลล์ (ค่าเริ่มต้น)

  6. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการ สไตล์การจัดรูปแบบ ให้เลือก ระดับสีแบบ 3 สี

  7. เลือกชนิดสำหรับ ค่าน้อยที่สุด, ค่ากลาง และ ค่ามากที่สุด เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • จัดรูปแบบค่าต่ำสุดและค่าสูงสุด:    เลือกจุดกึ่งกลาง

      ในกรณีนี้ คุณไม่ได้ใส่ค่าต่ำสุดและสูงสุด

    • จัดรูปแบบค่าตัวเลข วันที่ หรือเวลา:    เลือกตัวเลข แล้วใส่ค่าสำหรับต่ำสุดค่ากลาง และสูงสุด

    • จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์:    เลือกเปอร์เซ็นต์ แล้วใส่ค่าสำหรับต่ำสุดค่ากลาง และสูงสุด ค่าที่ถูกต้อง คือ ตั้งแต่ 0 (ศูนย์) ถึง 100 อย่าใส่เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%)

      ใช้เปอร์เซ็นต์เมื่อคุณต้องการทำให้เห็นค่าทั้งหมดตามสัดส่วนเนื่องจากการใช้เปอร์เซ็นต์จะทำให้แน่ใจได้ว่าการแจกแจงค่านั้นเป็นแบบตามสัดส่วน

    • จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ไทลซ์:    ให้เลือกเปอร์เซ็นต์ไทล์ แล้วใส่ค่าสำหรับต่ำสุดค่ากลาง และสูงสุด

      ค่าเปอร์เซ็นต์ไทล์ที่ถูกต้อง คือ ตั้งแต่ 0 (ศูนย์) ถึง 100

      ใช้เปอร์เซ็นต์ไทล์เมื่อคุณต้องการดูกลุ่มของค่าสูง (เช่น เปอร์เซ็นต์ไทล์ 20 อันดับแรก) ในสัดส่วนระดับสีหนึ่งสัดส่วน และค่าต่ำ (เช่น เปอร์เซ็นต์ไทล์ 20 อันดับท้าย) ในสัดส่วนระดับสีสัดส่วนอื่น เนื่องจากระดับสีนี้จะแทนค่าที่โดดออกมามากซึ่งอาจทำให้การดูข้อมูลของคุณบิดเบือนไป

    • จัดรูปแบบผลลัพธ์จากสูตร:    ให้เลือกสูตร แล้วใส่ค่าสำหรับต่ำสุดค่ากลาง และสูงสุด

      สูตรต้องส่งกลับค่าตัวเลข วันที่ หรือเวลา เริ่มสูตรด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) สูตรที่ไม่ถูกต้องจะนำการจัดรูปแบบไปใช้ไม่ได้ คุณควรทดลองสูตรเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรนั้นจะไม่ส่งกลับค่าความผิดพลาด

      หมายเหตุ: 

      • คุณสามารถตั้งค่าน้อยที่สุด ค่ากลาง และค่ามากที่สุดให้กับช่วงของเซลล์ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใน ค่าน้อยที่สุด นั้นน้อยกว่าค่าใน ค่ากลาง และค่าในค่ากลางนั้นน้อยกว่าค่าใน ค่ามากที่สุด

      • คุณสามารถเลือกชนิดต่างๆ สำหรับค่าน้อยที่สุดค่ากลาง และค่ามากที่สุดได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกค่าน้อยที่สุดเป็นตัวเลข จุดกึ่งกลางเป็นเปอร์เซ็นต์ไทล์ และค่ามากที่สุด เป็นเปอร์เซ็นต์ได้

      • ในหลายกรณี ค่า ค่ากลาง เริ่มต้นที่ 50 เปอร์เซ็นต์จะมีประสิทธิภาพดีที่สุด แต่คุณสามารถปรับให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะได้

  8. เมื่อต้องการเลือกระดับสี ค่าน้อยที่สุด, ค่ากลาง และ ค่ามากที่สุด ให้คลิก สี สำหรับแต่ละค่า แล้วเลือกสี

    • ถ้าคุณต้องการเลือกสีเพิ่มเติม หรือสร้างสีแบบกำหนดเอง ให้คลิก สีเพิ่มเติม

    • ระดับสีที่คุณเลือกจะแสดงอยู่ในกล่อง แสดงตัวอย่าง

แถบข้อมูลช่วยให้คุณเห็นค่าของเซลล์ที่สัมพันธ์กับเซลล์อื่น ความยาวของแถบข้อมูลแสดงค่าในเซลล์ แถบที่ยาวกว่าแสดงค่าที่สูงกว่า และแถบที่สั้นกว่าแสดงค่าที่ต่ำกว่า แถบข้อมูลมีประโยชน์ในการระบุตัวเลขสูงที่สุดและต่ำที่สุด โดยเฉพาะข้อมูลจํานวนมาก เช่น ของเล่นที่มียอดขายสูงสุดและยอดขายต่ำสุดในรายงานยอดขายในวันหยุด

ตัวอย่างที่แสดงตรงนี้จะใช้แถบข้อมูลเพื่อเน้นค่าบวกและค่าลบที่มากเกินปกติ คุณสามารถจัดรูปแบบแถบข้อมูลเพื่อให้แถบข้อมูลเริ่มตรงกลางของเซลล์ และขยายไปทางซ้ายสำหรับค่าลบ

แถบข้อมูลที่เน้นค่าบวกและค่าลบ

เคล็ดลับ: ถ้าเซลล์ใดๆ ในช่วงมีสูตรที่ส่งกลับข้อผิดพลาด การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะไม่ถูกนำไปใช้กับเซลล์เหล่านั้น เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนำไปใช้กับเซลล์เหล่านั้น ให้ใช้ฟังก์ชัน IS หรือ IFERROR เพื่อส่งกลับค่าอื่น (เช่น 0 หรือ N/A) ที่ไม่ใช่ค่าความผิดพลาด

การจัดรูปแบบด่วน

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มสไตล์ คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นคลิกที่แถบข้อมูล แล้วเลือกไอคอนแถบข้อมูล

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการกำหนดขอบเขตของเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ได้โดยใช้ปุ่มตัวเลือกนำกฎการจัดรูปแบบไปใช้กับ

การจัดรูปแบบขั้นสูง

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะถูกคัดลอกและจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนช่วงของเซลล์โดยคลิก ยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่อง นำไปใช้กับ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราวโดยการเลือกช่วงของเซลล์ใหม่ในเวิร์กชีต และโดยการเลือก ขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  4. ภายใต้นำกฎไปใช้กับ ถ้าต้องการเลือกเปลี่ยนขอบเขตสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable โดย:

    • การเลือก:    คลิก เซลล์เหล่านี้เท่านั้น

    • เขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมดที่มีเขตข้อมูลเดียวกัน

    • เขตข้อมูลของค่า:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมด

  5. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้คลิก จัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดโดยยึดตามค่าในเซลล์ (ค่าเริ่มต้น)

  6. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการ สไตล์การจัดรูปแบบ ให้เลือก แถบข้อมูล

  7. เลือกประเภทของค่าน้อยที่สุดและค่ามากที่สุด เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • จัดรูปแบบค่าต่ำสุดและค่าสูงสุด:    ให้เลือกค่าต่ำสุดและค่าสูงสุด

      ในกรณีนี้ คุณไม่ได้ใส่ค่าสำหรับต่ำสุดและสูงสุด

    • จัดรูปแบบค่าตัวเลข วันที่ หรือเวลา:    ให้เลือกตัวเลข แล้วใส่ค่าต่ำสุดและสูงสุด

    • จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์:    ให้เลือกเปอร์เซ็นต์ แล้วใส่ค่าสำหรับต่ำสุดและสูงสุด

      ค่าที่ถูกต้อง คือ ตั้งแต่ 0 (ศูนย์) ถึง 100 อย่าใส่เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%)

      ใช้เปอร์เซ็นต์เมื่อคุณต้องการทำให้เห็นค่าทั้งหมดตามสัดส่วนเนื่องจากการใช้เปอร์เซ็นต์จะทำให้แน่ใจได้ว่าการแจกแจงค่านั้นเป็นแบบตามสัดส่วน

    • จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ไทล์    เลือกเปอร์เซ็นต์ไทล์ แล้วใส่ค่าสำหรับต่ำสุดและสูงสุด

      ค่าเปอร์เซ็นต์ไทล์ที่ถูกต้อง คือ ตั้งแต่ 0 (ศูนย์) ถึง 100

      ใช้เปอร์เซ็นต์ไทล์เมื่อคุณต้องการดูกลุ่มของค่าสูง (เช่น เปอร์เซ็นต์ไทล์ 20อันดับแรก) ในสัดส่วนแถบข้อมูลสัดส่วนหนึ่ง และค่าต่ำ (เช่น เปอร์เซ็นต์ไทล์ 20อันดับท้าย) ในสัดส่วนแถบข้อมูลอีกสัดส่วนหนึ่ง เพราะว่าค่าเหล่านี้จะแทนค่าที่โดดออกมามากซึ่งอาจทำให้การดูข้อมูลของคุณบิดเบือนไป

    • จัดรูปแบบผลลัพธ์จากสูตร:     เลือกสูตร แล้วใส่ค่าสำหรับต่ำสุดและสูงสุด

      • สูตรต้องส่งกลับค่าตัวเลข วันที่ หรือเวลา

      • เริ่มสูตรด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

      • สูตรที่ไม่ถูกต้องจะนำการจัดรูปแบบไปใช้ไม่ได้

      • คุณควรทดลองสูตรเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรนั้นจะไม่ส่งกลับค่าความผิดพลาด

    หมายเหตุ: 

    • ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ค่าของ ค่าน้อยที่สุด นั้นน้อยกว่าค่าของ ค่ามากที่สุด

    • คุณสามารถเลือกชนิดต่างๆ สำหรับค่าน้อยที่สุดและค่ามากที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกค่าน้อยที่สุดเป็นตัวเลข และค่ามากที่สุด เป็นเปอร์เซ็นต์ได้

  8. เมื่อต้องการเลือกระดับสี ค่าน้อยที่สุด และ ค่ามากที่สุด ให้คลิก สีแถบ

    ถ้าคุณต้องการเลือกสีเพิ่มเติม หรือสร้างสีแบบกำหนดเอง ให้คลิก สีเพิ่มเติม แถบสีที่คุณเลือกจะแสดงอยู่ในกล่อง แสดงตัวอย่าง

  9. เมื่อต้องการแสดงเฉพาะแถบข้อมูลโดยไม่แสดงค่าในเซลล์ ให้เลือก แสดงแถบเท่านั้น

  10. เมื่อต้องการนำเส้นขอบทึบไปใช้กับแถบข้อมูล ให้เลือก เส้นขอบทึบ ในกล่องรายการ เส้นขอบ และเลือกสีของเส้นขอบ

  11. เมื่อต้องการเลือกระหว่างแถบทึบและแถบไล่ระดับสี ให้เลือก สีเติมแบบทึบ หรือ ไล่ระดับสี ในกล่องรายการ การเติม

  12. เมื่อต้องการจัดรูปแบบแท่งค่าลบ ให้คลิก ค่าลบและแกน จากนั้นในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่าลบและแกน เลือกตัวเลือกสำหรับการเติมแท่งค่าลบและสีเส้นขอบ คุณสามารถเลือกการตั้งค่าตําแหน่งและสีของแกนได้ เมื่อคุณเลือกตัวเลือกเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง อีกครั้ง

  13. คุณสามารถเปลี่ยนทิศทางของแถบได้โดยเลือกการตั้งค่าในกล่องรายการ ทิศทางของแถบ ทิศทางของแถบถูกตั้งค่าเป็น บริบท โดยค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเลือกระหว่างทิศทางจากซ้ายไปขวาและขวาไปซ้ายได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการเสนอข้อมูลของคุณอย่างไร

ใช้ชุดไอคอนเพื่ออธิบายและจัดประเภทข้อมูลออกเป็น 3-5 ประเภทซึ่งแบ่งโดยค่าที่ใช้เป็นตัวเทียบ ไอคอนแต่ละตัวจะแสดงช่วงของค่า ตัวอย่างเช่น ในชุดไอคอน 3 ลูกศร ลูกศรที่ชี้ขึ้นสีเขียวแสดงค่าที่สูงกว่า ลูกศรที่ชี้ไปด้านข้างสีเหลืองแสดงค่ากลาง และลูกศรที่ชี้ลงสีแดงแสดงค่าที่ต่ำกว่า

เคล็ดลับ: คุณสามารถเรียงลำดับเซลล์ที่มีรูปแบบนี้ตามไอคอนได้เพียงแค่ใช้เมนูบริบทเท่านั้น

ตัวอย่างที่แสดงอยู่นี้ทำงานร่วมกับตัวอย่างของชุดไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหลายตัวอย่าง

ชุดไอคอนที่ต่างกันสำหรับข้อมูลเดียวกัน

คุณสามารถเลือกที่จะแสดงไอคอนเฉพาะสำหรับเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขได้ ตัวอย่างเช่น การแสดงไอคอนคําเตือนสำหรับเซลล์เหล่านั้นอยู่ภายใต้ค่าที่ร้ายแรง และไม่มีไอคอนสำหรับไอคอนที่เกินมา โดยคุณสามารถทำได้ด้วยการซ่อนไอคอนโดยเลือก ไม่มีไอคอนเซลล์ จากรายการดรอปดาวน์ไอคอนถัดจากไอคอนเมื่อคุณตั้งค่าเงื่อนไข คุณยังสามารถสร้างชุดไอคอนผสมของคุณเองได้ด้วย ตัวอย่างเช่น “สัญลักษณ์”เครื่องหมายถูกสีเขียว “ไฟจราจร” สีเหลือง และ ”ธง” สีแดง

เคล็ดลับ: ถ้าเซลล์ใด ๆ ในส่วนที่เลือกมีสูตรที่ส่งกลับข้อผิดพลาด การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะไม่ถูกนำไปใช้กับเซลล์เหล่านั้น เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนำไปใช้กับเซลล์เหล่านั้น ให้ใช้ฟังก์ชัน IS หรือ IFERROR เพื่อส่งกลับค่าอื่น (เช่น 0 หรือ N/A) ที่ไม่ใช่ค่าความผิดพลาด

การจัดรูปแบบด่วน

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มสไตล์ คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คลิกชุดไอคอน แล้วเลือกชุดไอคอน

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการกำหนดขอบเขตของเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ได้โดยใช้ปุ่มตัวเลือกนำกฎการจัดรูปแบบไปใช้กับ

การจัดรูปแบบขั้นสูง

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะถูกคัดลอกและจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนช่วงของเซลล์โดยคลิก ยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่อง นำไปใช้กับ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราวโดยการเลือกช่วงของเซลล์ใหม่ในเวิร์กชีต และโดยการเลือก ขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  4. ภายใต้นำกฎไปใช้กับ ถ้าต้องการเลือกเปลี่ยนขอบเขตสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable โดย:

    • การเลือก:    คลิก เซลล์เหล่านี้เท่านั้น

    • เขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมดที่มีเขตข้อมูลเดียวกัน

    • เขตข้อมูลของค่า:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมด

  5. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้คลิก จัดรูปแบบเซลล์ทั้งหมดโดยยึดตามค่าในเซลล์ (ค่าเริ่มต้น)

  6. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการ สไตล์การจัดรูปแบบ ให้เลือก ชุดไอคอน

    1. เลือกชุดไอคอน ค่าเริ่มต้นคือ ไฟจราจร 3 ดวง (ไม่มีขอบ) จำนวนไอคอนและตัวดำเนินการเปรียบเทียบและค่าที่ใช้เป็นตัวเทียบเริ่มต้นสำหรับไอคอนแต่ละตัวสามารถแตกต่างกันได้ในแต่ละชุดไอคอน

    2. คุณสามารถปรับตัวดำเนินการเปรียบเทียบและค่าที่ใช้เป็นตัวเปรียบได้ ช่วงเริ่มต้นของค่าสำหรับแต่ละไอคอนจะมีขนาดเท่ากัน แต่คุณสามารถปรับให้พอดีกับความต้องการเฉพาะของคุณเองได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าที่ใช้เป็นตัวเทียบนั้นเป็นไปตามลำดับทางตรรกะคือสูงที่สุดไปต่ำที่สุดจากบนสุดไปล่างสุด

    3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

      • จัดรูปแบบค่าตัวเลข วันที่ หรือเวลา:    ให้เลือกตัวเลข

      • จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์:    ให้เลือกเปอร์เซ็นต์

        ค่าที่ถูกต้อง คือ ตั้งแต่ 0 (ศูนย์) ถึง 100 อย่าใส่เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ (%)

        ใช้เปอร์เซ็นต์เมื่อคุณต้องการทำให้เห็นค่าทั้งหมดตามสัดส่วนเนื่องจากการใช้เปอร์เซ็นต์จะทำให้แน่ใจได้ว่าการแจกแจงค่านั้นเป็นแบบตามสัดส่วน

      • จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์ไทลซ์:    เลือกเปอร์เซ็นต์ไทล์ ค่าเปอร์เซ็นต์ไทล์ที่ถูกต้อง คือ ตั้งแต่ 0 (ศูนย์) ถึง 100

        ใช้เปอร์เซ็นต์ไทล์เมื่อคุณต้องการดูกลุ่มของค่าที่สูง (เช่น เปอร์เซ็นต์ไทล์ที่ 20 อันดับแรก) โดยใช้ไอคอนเฉพาะ และค่าที่ต่ำ (เช่น เปอร์เซ็นต์ไทล์ที่ 20 อันดับท้าย) โดยใช้ไอคอนอื่น เนื่องจากค่าเหล่านี้จะแทนค่าที่โดดออกมามากซึ่งอาจทำให้การดูข้อมูลของคุณบิดเบือนไป

      • จัดรูปแบบผลลัพธ์จากสูตร:    ให้เลือกสูตร แล้วใส่สูตรในกล่องค่าแต่ละกล่อง

        • สูตรต้องส่งกลับค่าตัวเลข วันที่ หรือเวลา

        • เริ่มสูตรด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

        • สูตรที่ไม่ถูกต้องจะนำการจัดรูปแบบไปใช้ไม่ได้

        • คุณควรทดลองสูตรเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรนั้นจะไม่ส่งกลับค่าความผิดพลาด

    4. เมื่อต้องการให้ไอคอนแรกแสดงถึงค่าที่ต่ำกว่า และไอคอนสุดท้ายแสดงถึงค่าที่สูงกว่า ให้เลือก กลับลำดับไอคอน

    5. เมื่อต้องการแสดงเฉพาะไอคอนโดยไม่แสดงค่าในเซลล์ ให้เลือก แสดงไอคอนเท่านั้น

      หมายเหตุ: 

      • คุณสามารถปรับความกว้างคอลัมน์ให้พอดีกับไอคอนได้

      • ขนาดของไอคอนที่แสดงจะขึ้นอยู่กับขนาดฟอนต์ที่ใช้ในเซลล์นั้น เมื่อขนาดของฟอนต์ใหญ่ขึ้น ขนาดของไอคอนก็จะใหญ่ขึ้นตามสัดส่วน

เมื่อต้องการค้นหาเซลล์ที่ระบุได้ง่ายขึ้น คุณสามารถจัดรูปแบบได้โดยใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ ตัวอย่างเช่น ในเวิร์กชีตสินค้าคงคลังที่เรียงลำดับตามประเภท คุณสามารถไฮไลต์ผลิตภัณฑ์ที่เหลืออยู่น้อยกว่า 10 รายการด้วยสีเหลือง หรือในเวิร์กชีตสรุปร้านค้าปลีก คุณอาจระบุร้านค้าทั้งหมดที่มีผลกำไรมากกว่า 10% ปริมาณการขายน้อยกว่า $100,000 และมีภูมิภาคเป็น "ตะวันออกเฉียงใต้"

ตัวอย่างที่แสดงที่นี่จะทำงานร่วมกับตัวอย่างของเกณฑ์ของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่มีอยู่แล้วภายใน เช่น มากกว่า และ % แรก ตัวอย่างนี้จัดรูปแบบเมื่องที่มีประชากรมากกว่า 2,000,000 คนด้วยพื้นหลังสีเขียวและเมื่องที่อุณหภูมิสูงเฉลี่ย 30% แรกด้วยสีส้ม

การจัดรูปแบบที่แสดงเมืองที่มีประชากรมากกว่า 2 ล้านคน และอุณหภูมิสูงเฉลี่ย 30% แรก

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถจัดรูปแบบเขตข้อมูลตามเงื่อนไขในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ตามข้อความหรือวันที่ได้ คุณทำได้เฉพาะตามตัวเลขเท่านั้น

การจัดรูปแบบด่วน

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มสไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิกที่เน้นกฎของเซลล์

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกคำสั่งที่คุณต้องการ เช่น ระหว่างเท่ากับข้อความที่มี หรือ วันที่ที่เกิดขึ้น

  4. ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกรูปแบบ

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการกำหนดขอบเขตของเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ได้โดยใช้ปุ่มตัวเลือก ใช้กฎการจัดรูปแบบกับ

ถ้าคุณต้องการดูวิดีโอของเทคนิคเหล่านี้ ให้ดู วิดีโอ: จัดรูปแบบข้อความตามเงื่อนไข และ วิดีโอ: จัดรูปแบบวันที่ตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบขั้นสูง

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะถูกคัดลอกและจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกวิธีหนึ่งคือเปลี่ยนช่วงเซลล์ด้วยการคลิกยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่องนำไปใช้กับเพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราว โดยการเลือกช่วงเซลล์ใหม่บนเวิร์กชีตหรือเวิร์กชีตอื่นๆ แล้วเลือกขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  4. ภายใต้นำกฎไปใช้กับ ถ้าต้องการเลือกเปลี่ยนขอบเขตสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable โดย:

    • การเลือก:    คลิกเซลล์เหล่านี้เท่านั้น

    • เขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมดที่มีเขตข้อมูลเดียวกัน

    • เขตข้อมูลของค่า:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมด

  5. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ คลิก จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี

  6. ภายใต้แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการจัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้:

    • จัดรูปแบบด้วยตัวเลข วันที่ หรือเวลา:    เลือกค่าในเซลล์ เลือกตัวดำเนินการเปรียบเทียบ จากนั้นใส่ตัวเลข วันที่ หรือเวลา

      ตัวอย่างเช่น ให้เลือก ระหว่าง แล้วใส่ 100 และ 200 หรือเลือก เท่ากับ แล้วใส่ 1/1/2009

      นอกจากนี้ คุณยังสามารถใส่สูตรที่ส่งกลับค่าตัวเลข วันที่หรือเวลา

      • ถ้าคุณใส่สูตร ให้เริ่มด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

      • สูตรที่ไม่ถูกต้องจะนำการจัดรูปแบบไปใช้ไม่ได้

      • คุณควรทดลองสูตรเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรนั้นจะไม่ส่งกลับค่าความผิดพลาด

    • จัดรูปแบบตามข้อความ:    ให้เลือกข้อความที่ระบุ เลือกตัวดำเนินการเปรียบเทียบแล้วใส่ข้อความ

      ตัวอย่างเช่น ให้เลือก มี แล้วใส่ เงิน หรือเลือก เริ่มต้นด้วย แล้วใส่ สาม

      เครื่องหมายอัญประกาศจะมีอยู่ในสตริงการค้นหา และคุณอาจใช้อักขระตัวแทนได้ ความยาวสูงสุดของสตริงคือ 255 อักขระ

      นอกจากนี้ คุณยังสามารถใส่สูตรที่ส่งกลับข้อความได้

      • ถ้าคุณใส่สูตร ให้เริ่มด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

      • สูตรที่ไม่ถูกต้องจะนำการจัดรูปแบบไปใช้ไม่ได้

      • คุณควรทดลองสูตรเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรนั้นจะไม่ส่งกลับค่าความผิดพลาด

      เมื่อต้องการดูวิดีโอของเทคนิคนี้ให้ดู วิดีโอ: จัดรูปแบบข้อความตามเงื่อนไข

    • จัดรูปแบบตามวันที่:    ให้เลือกวันที่ที่เกิดขึ้นคือ แล้วเลือกการเปรียบเทียบวันที่

      ตัวอย่างเช่น ให้เลือก เมื่อวานนี้ หรือ สัปดาห์ถัดไป

      เมื่อต้องการดูวิดีโอของเทคนิคนี้ให้ดูวิดีโอ: จัดรูปแบบวันที่ตามเงื่อนไข

    • จัดรูปแบบเซลล์ที่ว่างหรือไม่ว่าง:    ให้เลือกว่างหรือไม่ว่าง

      ค่าว่างเป็นเซลล์ที่ไม่มีข้อมูล และต่างจากเซลล์ที่มีช่องว่างหนึ่งหรือหลายช่อง (ช่องว่างถือเป็นข้อความ)

    • จัดรูปแบบเซลล์ที่มีค่าความผิดพลาดหรือไม่มีค่าความผิดพลาด:    ให้เลือกข้อผิดพลาดหรือไม่มีข้อผิดพลาด

      ค่าความผิดพลาด ได้แก่ #####, #VALUE!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A, #REF!, #NUM!, และ #NULL!

  7. เมื่อต้องการระบุรูปแบบ ให้คลิก รูปแบบ ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ จะปรากฏขึ้น

  8. เลือกรูปแบบตัวเลข ฟอนต์ เส้นขอบ หรือการเติมที่คุณต้องการนำไปใช้เมื่อค่าในเซลล์ตรงกับเงื่อนไข จากนั้นคลิก ตกลง

    คุณเลือกได้มากกว่าหนึ่งรูปแบบ รูปแบบที่คุณเลือกจะแสดงในกล่อง พรีวิว

คุณสามารถค้นหาค่าสูงสุดและต่ำสุดในช่วงของเซลล์ตามค่าตัดที่คุณระบุได้ ตัวอย่างเช่น คุณสมารถค้นกาสินค้าขายดีที่สุด 5 รายการในรายงานภูมิภาค สินค้าต่ำสุด 15% ในแบบสำรวจลูกค้า หรือเงินเดือนสูงสุด 25 คนแรกในแผนก

การจัดรูปแบบด่วน

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิกที่กฎอันดับแรก/สุดท้าย

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกคำสั่งที่คุณต้องการ เช่น รายการ 10 อันดับแรก หรือ 10% สุดท้าย

  4. ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกรูปแบบ

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการกำหนดขอบเขตของเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ได้โดยใช้ปุ่มตัวเลือก ใช้กฎการจัดรูปแบบกับ

การจัดรูปแบบขั้นสูง

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะถูกคัดลอกและจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนช่วงของเซลล์โดยคลิก ยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่อง นำไปใช้กับ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราวโดยการเลือกช่วงของเซลล์ใหม่ในเวิร์กชีต และโดยการเลือก ขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  4. ภายใต้นำกฎไปใช้กับ ถ้าต้องการเลือกเปลี่ยนเขตข้อมูลการกำหนดขอบเขตในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable โดย:

    • การเลือก:    คลิกเซลล์เหล่านี้เท่านั้น

    • เขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมดที่มีเขตข้อมูลเดียวกัน

    • เขตข้อมูลของค่า:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมด

  5. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้คลิก จัดรูปแบบเฉพาะค่าที่อยู่ในอันดับแรกหรืออันดับท้าย

  6. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการ จัดรูปแบบค่าที่อยู่ในอันดับ ให้เลือก บน หรือ ล่าง

  7. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการระบุหมายเลขอันดับแรกหรืออันดับท้าย ให้ใส่หมายเลข แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมาย % ของช่วงที่เลือก ค่าที่ถูกต้องคือ 1 ถึง 1000

    • เมื่อต้องการระบุเปอร์เซ็นต์อันดับแรกหรืออันดับท้าย ให้ใส่หมายเลข แล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมาย % ของช่วงที่เลือก ค่าที่ถูกต้องคือ 1 ถึง 100

  8. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนวิธีใช้รูปแบบสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ที่มีการกำหนดขอบเขตตามเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน

    ตามค่าเริ่มต้น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะยึดตามค่าที่มองเห็นทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณกำหนดขอบเขตตามเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน แทนที่จะใช้ค่าที่มองเห็นได้ทั้งหมด คุณสามารถนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้กับแต่ละกลุ่มรวมของ:

    • คอลัมน์และเขตข้อมูลของแถวพาเรนต์ โดยเลือก แต่ละกลุ่มคอลัมน์

    • แถวและเขตข้อมูลของคอลัมน์พาเรนต์ โดยเลือก แต่ละกลุ่มแถว

  9. เมื่อต้องการระบุรูปแบบ ให้คลิก รูปแบบ ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ จะปรากฏขึ้น

  10. เลือกรูปแบบตัวเลข ฟอนต์ เส้นขอบ หรือการเติมที่คุณต้องการนำไปใช้เมื่อค่าในเซลล์ตรงกับเงื่อนไข จากนั้นคลิก ตกลง

    คุณเลือกได้มากกว่าหนึ่งรูปแบบ รูปแบบที่คุณเลือกจะแสดงในกล่อง พรีวิว

คุณสามารถหาค่าที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยหรือค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานในช่วงของเซลล์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถหาบุคคลากรที่มีผลงานสูงกว่าค่าเฉลี่ยในการประเมินผลงานประจำปี หรือค้นหาวัสดุที่ผลิตขึ้นซึ่งมีค่าต่ำกว่าค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานสองค่าในการจัดอันดับคุณภาพ

การจัดรูปแบบด่วน

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิกที่กฎอันดับแรก/สุดท้าย

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกคำสั่งที่คุณต้องการ เช่น สูงกว่าค่าเฉลี่ย หรือ ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย

  4. ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกรูปแบบ

คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการกำหนดขอบเขตของเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ได้โดยใช้ปุ่มตัวเลือก ใช้กฎการจัดรูปแบบกับ

การจัดรูปแบบขั้นสูง

  1. เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์ในช่วง ตาราง หรือรายงาน PivotTable

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะถูกคัดลอกและจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนช่วงของเซลล์โดยคลิก ยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่อง นำไปใช้กับ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราวโดยการเลือกช่วงของเซลล์ใหม่ในเวิร์กชีต และโดยการเลือก ขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  4. ภายใต้นำกฎไปใช้กับ ถ้าต้องการเลือกเปลี่ยนขอบเขตสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable โดย:

    • การเลือก:    คลิกเซลล์เหล่านี้เท่านั้น

    • เขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมดที่มีเขตข้อมูลเดียวกัน

    • เขตข้อมูลของค่า:    คลิกเซลล์ <เขตข้อมูลค่า> ทั้งหมด

  5. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้คลิก จัดรูปแบบเฉพาะค่าที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย

  6. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการ จัดรูปแบบเฉพาะค่าที่ ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งดังต่อไปนี้

    • ถ้าต้องการจัดรูปแบบเซลล์ที่มีค่าสูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยสำหรับเซลล์ทั้งหมดในช่วง ให้เลือก สูงกว่า หรือ ต่ำกว่า

    • ถ้าต้องการจัดรูปแบบเซลล์ที่มีค่าสูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานหนึ่ง สอง หรือสามค่าสำหรับเซลล์ทั้งหมดในช่วง ให้เลือกค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน

  7. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนวิธีใช้รูปแบบสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ที่มีการกำหนดขอบเขตตามเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน

    ตามค่าเริ่มต้น การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะยึดตามค่าที่มองเห็นทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณกำหนดขอบเขตตามเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน แทนที่จะใช้ค่าที่มองเห็นได้ทั้งหมด คุณสามารถนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้กับแต่ละกลุ่มรวมของ:

    • คอลัมน์และเขตข้อมูลของแถวพาเรนต์ โดยเลือก แต่ละกลุ่มคอลัมน์

    • แถวและเขตข้อมูลของคอลัมน์พาเรนต์ โดยเลือก แต่ละกลุ่มแถว

  8. คลิก รูปแบบ เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์

  9. เลือกรูปแบบตัวเลข ฟอนต์ เส้นขอบ หรือการเติมที่คุณต้องการนำไปใช้เมื่อค่าในเซลล์ตรงกับเงื่อนไข จากนั้นคลิก ตกลง

    คุณเลือกได้มากกว่าหนึ่งรูปแบบ รูปแบบที่คุณเลือกจะแสดงในกล่อง พรีวิว

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ตามค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือค่าที่ซ้ำกันได้

ในตัวอย่างที่แสดงนี้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขถูกใช้บนคอลัมน์ ผู้สอน เพื่อค้นหาผู้สอนที่สอนหลายชั้นเรียน (ชื่อผู้สอนที่ซ้ำกันจะถูกเน้นเป็นแดงอ่อน) ค่าเกรดที่พบเพียงครั้งเดียวในคอลัมน์ เกรด (ค่าที่ไม่ซ้ำกัน) จะถูกเน้นเป็นสีเขียว

ค่าที่ซ้ำกันในคอลัมน์ C จะเป็นสีดอกกุหลาบ ส่วนค่าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ D จะเป็นสีเขียว

การจัดรูปแบบด่วน

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มสไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิกที่เน้นกฎของเซลล์

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกค่าที่ซ้ำกัน

  4. ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกรูปแบบ

การจัดรูปแบบขั้นสูง

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะถูกคัดลอกและจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกทางหนึ่งคือ เปลี่ยนช่วงของเซลล์โดยคลิก ยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่อง นำไปใช้กับ เพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราวโดยการเลือกช่วงของเซลล์ใหม่ในเวิร์กชีต และโดยการเลือก ขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  4. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้คลิก จัดรูปแบบเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำหรือค่าที่ซ้ำ

  5. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการ จัดรูปแบบทั้งหมด เลือก ไม่ซ้ำกัน หรือ ซ้ำกัน

  6. คลิก รูปแบบ เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์

  7. เลือกรูปแบบตัวเลข ฟอนต์ เส้นขอบ หรือการเติมที่คุณต้องการนำไปใช้เมื่อค่าในเซลล์ตรงกับเงื่อนไข จากนั้นคลิก ตกลง

    คุณเลือกได้มากกว่าหนึ่งรูปแบบ รูปแบบที่คุณเลือกจะแสดงในกล่อง พรีวิว

ถ้าตัวเลือกข้างต้นไม่ใช่สิ่งที่คุณกำลังค้นหา คุณสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณเองในไม่กี่ขั้นตอน 

หมายเหตุ: ถ้ามีกฎที่กําหนดไว้แล้วว่าคุณต้องการทํางานต่างกันเล็กน้อย ให้ทําซ้ํากฎและแก้ไขกฎนั้น

  1. เลือก หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > การจัดการกฎ จากนั้นในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้เลือกกฎที่แสดงรายการแล้วเลือก กฎที่ซ้ำกัน จากนั้นกฎที่ซ้ำกันจะปรากฏในรายการ

  2. เลือกกฎที่ซ้ำกัน จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  2. บนแท็บ หน้าแรก คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > สร้างกฎ

    กฏการจัดรูปแบบใหม่

  3. สร้างกฎของคุณและระบุตัวเลือกการจัดรูปแบบ แล้วคลิก ตกลง

    ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือกที่คุณต้องการคุณสามารถใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบได้ - ให้ดูส่วนถัดไปสำหรับขั้นตอนต่างๆ)

ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือกที่คุณต้องการเมื่อคุณสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณเอง คุณสามารถใช้สูตรตรรกะเพื่อระบุเกณฑ์การจัดรูปแบบ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเปรียบเทียบค่าในส่วนที่เลือกกับผลลัพธ์ที่ส่งกลับโดยฟังก์ชัน หรือประเมินข้อมูลในเซลล์ที่อยู่นอกช่วงที่เลือกซึ่งจะอยู่ในเวิร์กชีตอื่นในเวิร์กบุ๊กเดียวกันก็ได้ สูตรของคุณต้องส่งกลับค่า True หรือ False (1 หรือ 0) แต่คุณสามารถใชการกำหนดเงื่อนไขเื่อจัดเรียงชุดของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่สอดคล้องกัน เช่น สีที่ต่างกันสำหรับชุดข้อความสั้น ๆ แต่ละชุด (ตัวอย่างเช่น ชื่อประเภทผลิตภัณฑ์)

หมายเหตุ: คุณสามารถใส่การอ้างอิงเซลล์ในสูตรได้โดยการเลือกเซลล์ได้โดยตรงบนเวิร์กชีตปัจจุบันหรือเวิร์กชีตอื่น การเลือกเซลล์บนเวิร์กชีตจะแทรกการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ ถ้าคุณต้องการให้ Excel ปรับการอ้างอิงสำหรับแต่ละเซลล์ในช่วงที่เลือกให้ใช้การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดู สร้างหรือเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์ และ สลับระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพัทธ ์สัมบูรณ์ และผสม

เคล็ดลับ: ถ้าเซลล์ใด ๆ มีสูตรที่ส่งกลับข้อผิดพลาด การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะไม่ถูกนำไปใช้กับเซลล์เหล่านั้น เมื่อต้องการหาเซลล์เหล่านี้ ให้ใช้ ฟังก์ชัน IS หรือ ฟังก์ชัน IFERROR ในสูตรของคุณเพื่อส่งกลับค่าที่คุณระบุ (เช่น 0 หรือ "N/A") แทนที่จะเป็นค่าความผิดพลาด

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม สไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิก จัดการกฎ

    การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

    กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก กฎใหม่ คลิก กฎใหม่ กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ จะปรากฏขึ้น

    • เมื่อต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ที่ยึดตามรูปแบบที่แสดงอยู่แล้ว ให้เลือกกฎ แล้วคลิก กฎที่ซ้ำกัน กฎที่ซ้ํากันจะถูกคัดลอกและจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการซ้ํา แล้วเลือก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น 

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ทำดังต่อไปนี้

      1. ตรวจสอบว่าได้เลือกเวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่ถูกต้องในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ

      2. อีกวิธีหนึ่งคือเปลี่ยนช่วงเซลล์ด้วยการคลิกยุบกล่องโต้ตอบ ในกล่องนำไปใช้กับเพื่อซ่อนกล่องโต้ตอบชั่วคราวโดยการเลือกช่วงเซลล์ใหม่บนเวิร์กชีตหรือเวิร์กชีตอื่นๆ แล้วคลิกขยายกล่องโต้ตอบ

      3. เลือกกฎ จากนั้นคลิก แก้ไขกฎ กล่องโต้ตอบ แก้ไขกฎการจัดรูปแบบ จะปรากฏขึ้น

  3. ภายใต้ นำกฎไปใช้กับ ถ้าต้องการเลือกเปลี่ยนการกำหนดขอบเขตสำหรับเขตข้อมูลในพื้นที่ค่าของรายงาน PivotTable ให้ทำตามนี้:

    • กำหนดขอบเขตโดยการเลือก:    คลิกเซลล์ที่เลือก

    • กำหนดขอบเขตด้วยเขตข้อมูลที่สอดคล้องกัน:     คลิกเซลล์ทั้งหมดที่แสดงค่า <เขตข้อมูลค่า>

    • กำหนดขอบเขตด้วยเขตข้อมูลค่า:    คลิกเซลล์ทั้งหมดที่แสดงค่า <เขตข้อมูลค่า> สำหรับ <แถว>

  4. ภายใต้ เลือกชนิดกฎ ให้คลิก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะถูกจัดรูปแบบ

    1. ภายใต้ แก้ไขคำอธิบายกฎ ในกล่องรายการ ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง ให้ป้อนสูตร

      คุณต้องเริ่มสูตรด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) และสูตรจะต้องส่งคืนค่าลอจิคัลของ TRUE (1) หรือ FALSE (0)

    2. คลิกรูปแบบเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์

    3. เลือกรูปแบบตัวเลข ฟอนต์ เส้นขอบ หรือการเติมที่คุณต้องการนำไปใช้เมื่อค่าในเซลล์ตรงกับเงื่อนไข จากนั้นคลิก ตกลง

      คุณเลือกได้มากกว่าหนึ่งรูปแบบ รูปแบบที่คุณเลือกจะแสดงในกล่องพรีวิว

      ตัวอย่างที่ 1: ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสองรูปแบบกับเกณฑ์ที่ใช้การทดสอบ AND และ OR    

      ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงการใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข 2 รายการ ถ้ากฎแรกไม่มีผลบังคับ ใช้กฎที่สอง

      กฎแรก: ผู้ซื้อบ้านตั้งงบประมาณไว้ $75,000 สำหรับเงินดาวน์ และ $1,500 สำหรับการผ่อนชำระรายเดือน ถ้าทั้งการชำระเงินดาวน์และการผ่อนชำระรายเดือนพอดีกับความต้องการเหล่านี้เซลล์ B4 และ B5 จะได้รับการจัดรูปแบบเป็นสีเขียว

      กฎที่สอง: ถ้าการชำระเงินดาวน์หรือการผ่อนชำระรายเดือนไม่ตรงกับงบประมาณของผู้ซื้อ, B4 และ B5 จะได้รับการจัดรูปแบบเป็นสีแดง เปลี่ยนค่าบางค่า เช่น อัตราดอกเบี้ยรายปี งวดการชำระ การชำระเงินดาวน์และจำนวนเงินที่ซื้อเพื่อดูว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบเงื่อนไข

      สูตรสำหรับกฎแรก (ใช้สีเขียว)

      =AND(IF($B$4<=75000,1),IF(ABS($B$5)<=1500,1))

      สูตรสำหรับกฎที่สอง (ใช้สีแดง)

      =OR(IF($B$4>=75000,1),IF(ABS($B$5)>=1500,1))

      เซลล์ B4 และ B5 ตรงตามเงื่อนไข ดังนั้นจึงถูกจัดรูปแบบให้มีสีเขียว

      ตัวอย่างที่ 2: แรเงาแถวเว้นแถวโดยใช้ฟังก์ชัน MOD และ ROW    

      การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ใช้กับทุกเซลล์ในเวิร์กชีตนี้จะแรเงาแถวอื่นๆ ในช่วงของเซลล์ด้วยสีเซลล์สีน้ำเงิน คุณสามารถเลือกเซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีตได้ โดยคลิกที่สี่เหลี่ยมเหนือแถวที่ 1 และทางด้านซ้ายของคอลัมน์ A ฟังก์ชัน MOD จะส่งกลับเศษที่เหลือหลังจากหารตัวเลข (อาร์กิวเมนต์แรก) ด้วยตัวหาร (อาร์กิวเมนต์ที่สอง) ฟังก์ชัน ROW ส่งกลับตัวเลขแถวปัจจุบัน เมื่อคุณหารหมายเลขแถวปัจจุบันด้วย 2 คุณจะได้รับ 0 เป็นเศษที่เหลือสำหรับเลขคู่ หรือ 1 เป็นเศษเหลือสำหรับเลขคี่เสมอ เนื่องจาก 0 เป็น FALSE และ 1 เป็น TRUE ทุกแถวที่มีตัวเลขคี่จะถูกจัดรูปแบบ กฎจะใช้สูตรนี้: =MOD(ROW(),2)=1

      แถวอื่นทั้งหมดเป็นสีน้ำเงิน

      หมายเหตุ: คุณสามารถใส่การอ้างอิงเซลล์ในสูตรได้โดยการเลือกเซลล์ได้โดยตรงบนเวิร์กชีตปัจจุบันหรือเวิร์กชีตอื่น การเลือกเซลล์บนเวิร์กชีตจะแทรกการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ ถ้าคุณต้องการให้ Excel ปรับการอ้างอิงสำหรับแต่ละเซลล์ในช่วงที่เลือกให้ใช้การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดู สร้างหรือเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์ และ สลับระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพัทธ ์สัมบูรณ์ และผสม

วิดีโอต่อไปนี้แสดงพื้นฐานของการใช้สูตรกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ

ถ้าคุณต้องการนำสไตล์การจัดรูปแบบที่มีอยู่แล้วไปใช้กับข้อมูลใหม่หรือข้อมูลอื่นบนเวิร์กชีต คุณสามารถใช้ ตัวคัดวางรูปแบบ เพื่อคัดลอกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปยังข้อมูลนั้น

  1. เลือกเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณต้องการคัดลอก

  2. คลิก หน้าแรก > ตัวคัดวางรูปแบบ

    ปุ่ม คัดลอกและวาง บนแท็บ หน้าแรก

    ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นแปรงทาสี

    เคล็ดลับ: คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ ตัวคัดวางรูปแบบ ถ้าคุณต้องการใช้แปรงทาสีเพื่อวางการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขลงในเซลล์อื่นต่อไป

  3. เมื่อต้องการวางการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ลากแปรงทาสีข้ามเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  4. เมื่อต้องการหยุดใช้แปรงทาสี ให้กด Esc

หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้สูตรในกฎที่นำไปใช้กับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณอาจต้องปรับการอ้างอิงในสูตรหลังจากที่วางการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สลับระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ แบบสัมบูรณ์ และแบบผสม

ถ้าเวิร์กชีตของคุณมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณสามารถระบุตำแหน่งเซลล์ได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้คุณสามารถคัดลอก เปลี่ยนแปลงหรือลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้ ใช้คำสั่ง ไปที่พิเศษ เพื่อค้นหาเฉพาะเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ระบุหรือเพื่อค้นหาเซลล์ทั้งหมดที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ค้นหาเซลล์ทั้งหมดที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่ไม่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มการแก้ไข ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก ค้นหาและเลือก แล้วคลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

    กลุ่ม การแก้ไข บนแท็บ หน้าแรก

ค้นหาเฉพาะเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเหมือนกัน

  1. คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มีรูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณต้องการค้นหา

  2. บนแท็บ หน้าหลัก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก ค้นหาและเลือก แล้วคลิก ไปที่แบบพิเศษ

  3. คลิก จัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  4. คลิกแบบเดียวกันภายใต้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

    กลุ่ม การแก้ไข บนแท็บ หน้าแรก

เมื่อคุณใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คุณตั้งค่ากฎที่ Excel ใช้เพื่อกำหนดว่าจะนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้อย่างไร ในการจัดการกฎเหล่านี้ คุณควรเข้าใจว่า กฎเหล่านี้ถูกประเมินตามลำดับอะไร อะไรจะเกิดขึ้นเมื่อกฎตั้งแต่สองกฎขึ้นไปขัดแย้งกัน การคัดลอกและวางสามารถส่งผลกระทบต่อการประเมินกฎได้อย่างไร การเปลี่ยนลำดับกฎที่ถูกประเมินต้องทำอย่างไร และเมื่อใดที่ควรหยุดการประเมินกฎ

  • ศึกษาเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

    คุณสร้าง แก้ไข ลบ และดูกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งหมดในเวิร์กบุ๊กโดยใช้กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นคลิก จัดการกฏ)

    เมนูการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่มี จัดการกฎ ถูกเน้น

    กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

    เมื่อนำกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอย่างน้อยสองกฎไปใช้ กฎเหล่านี้จะถูกประเมินตามลำดับความสำคัญ (จากบนลงล่าง) ดังที่แสดงรายการในกล่องโต้ตอบนี้

    ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่มีวันหมดอายุของป้าย ID เราต้องการทำเครื่องหมายป้ายที่หมดอายุภายใน 60 วัน แต่ยังไม่หมดอายุด้วยสีพื้นหลังเป็นสีเหลือง และป้ายที่หมดอายุแล้วด้วยสีพื้นหลังเป็นสีแดง

    ข้อมูลการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

    ในตัวอย่างนี้ เซลล์ที่มีหมายเลข ID ของพนักงานซึ่งมีวันที่รับรองที่จะครบกำหนดหมดอายุภายใน 60 วันจะถูกจัดรูปแบบด้วยสีเหลือง และหมายเลข ID ของพนักงานซึ่งใบรับรองหมดอายุแล้วจะถูกจัดรูปแบบด้วยสีแดง กฎจะแสดงดังรูปภาพต่อไปนี้

    กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

    กฎแรก (ซึ่งถ้าเป็นจริงและกำหนดสีพื้นหลังของเซลล์เป็นสีแดง) ทดสอบค่าวันที่ในคอลัมน์ B กับวันที่ปัจจุบัน (ได้รับโดยใช้ฟังก์ชัน TODAY ในสูตร) กําหนดสูตรให้กับค่าข้อมูลแรกในคอลัมน์ B ซึ่งก็คือ B2 สูตรของกฎนี้จะเป็น =B2<TODAY() สูตรนี้จะทดสอบเซลล์ในคอลัมน์ B (เซลล์ B2:B15) ถ้าสูตรของเซลล์ใดๆ ในคอลัมน์ B ประเมินเป็นจริง เซลล์ที่สอดคล้องกันในคอลัมน์ A (ตัวอย่างเช่น A5 สอดคล้องกับ B5, A11 จะสอดคล้องกับ B11) จะถูกจัดรูปแบบด้วยสีพื้นหลังสีแดง หลังจากเซลล์ทั้งหมดที่ถูกระบุเป็นใช้กับจะถูกประเมินด้วยกฎแรกนี้ แล้วกฎที่สองจะถูกทดสอบ สูตรนี้จะตรวจสอบว่าค่าในคอลัมน์ B น้อยกว่า 60 วันจากวันที่ปัจจุบันหรือไม่ (ตัวอย่างเช่น สมมติว่าวันนี้คือวันที่ 8/11/2010) เซลล์ใน B4 ซึ่ง 10/4/2010 น้อยกว่า 60 วันนับจากวันนี้ จึงประเมินเป็นจริง และจะถูกจัดรูปแบบด้วยสีพื้นหลังสีเหลือง สูตรของกฎนี้คือ =B2<TODAY()+60 เซลล์ใดๆ ที่ถูกจัดรูปแบบด้วยสีแดงโดยกฎสูงสุดในรายการจะถูกปล่อยไว้แบบสแตนด์อโลน

    กฎที่อยู่ในลำดับที่สูงกว่าในรายการจะมีความสำคัญสูงกว่ากฎที่อยู่ในลำดับต่ำกว่าในรายการ ตามค่าเริ่มต้น กฎใหม่จะถูกเพิ่มไว้ด้านบนของรายการเสมอ จึงมีความสำคัญสูงกว่า ดังนั้นคุณจึงต้องหมั่นดูเรื่องลำดับของกฎให้ดี คุณสามารถเปลี่ยนลำดับความสำคัญโดยใช้ลูกศร ย้ายขึ้นและย้ายลงในกล่องโต้ตอบ

    ลูกศรย้ายขึ้นและย้ายลง

  • สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งกฎประเมินว่าเป็นจริง

    บางครั้งคุณอาจมีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งรายการที่ประเมินเป็น True ต่อไปนี้เป็นวิธีการนำกฎไปใช้ เริ่มจาก เมื่อกฎไม่ขัดแย้งกัน ต่อด้วย เมื่อกฎขัดแย้งกัน:

    เมื่อกฎไม่ขัดแย้งกัน     ตัวอย่างเช่น ถ้ากฎข้อหนึ่งกำหนดให้จัดรูปแบบของเซลล์เป็นฟอนต์ตัวหนา และกฎอีกข้อหนึ่งกำหนดให้จัดรูปแบบของเซลล์เดียวกันนั้นเป็นสีแดง เซลล์จะได้รับการจัดรูปแบบให้เป็นฟอนต์ตัวหนาและเป็นสีแดง เนื่องจากไม่การข้อขัดแย้งระหว่างสองรูปแบบนี้ กฎทั้งสองขอจึงได้รับการนำไปใช้

    เมื่อกฎขัดแย้งกัน     ตัวอย่างเช่น กฎข้อหนึ่งตั้งค่าให้สีของฟอนต์ในเซลล์เป็นสีแดง และกฎอีกข้อหนึ่งตั้งค่าให้สีของฟอนต์ในเซลล์เป็นสีเขียว เนื่องจากกฎสองข้อนี้ขัดแย้งกัน จึงสามารถนำกฎไปใช้ได้เพียงข้อเดียวเท่านั้น กฎที่นำไปใช้คือกฎที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า (สูงกว่าในรายการในกล่องโต้ตอบ)

  • การวาง การเติม และ ตัวคัดวางรูปแบบ มีผลกระทบต่อกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอย่างไร

    ในระหว่างที่คุณกำลังแก้ไขเวิร์กชีตของคุณ คุณอาจคัดลอกแล้ววางค่าของเซลล์ที่มีรูปแบบตามเงื่อนไข เติมช่วงของเซลล์ด้วยรูปแบบตามเงื่อนไข หรือใช้ตัวคัดวางรูปแบบ การดำเนินการเหล่านี้อาจส่งผลต่อความสำคัญของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข กล่าวคือกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ซึ่งยึดตามเซลล์ต้นทางจะถูกสร้างขึ้นสำหรับเซลล์ปลายทาง

    ถ้าคุณคัดลอกและวางค่าเซลล์ที่มีรูปแบบตามเงื่อนไขลงในเวิร์กชีตที่เปิดในอินสแตนซ์อื่นของ Excel (กระบวนการ Excel.exe อื่นที่ทำงานอยู่ในคอมพิวเตอร์ในเวลาเดียวกัน) กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะไม่ถูกสร้างในอินสแตนซ์อื่นและรูปแบบจะไม่ถูกคัดลอกไปยังอินสแตนซ์นั้น

  • สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อรูปแบบตามเงื่อนไขและรูปแบบด้วยตนเองขัดแย้งกัน

    ถ้ากฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ประเมินเป็น True การจัดรูปแบบนั้นจะถูกนำไปใช้แทนการจัดรูปแบบด้วยตนเองที่มีอยู่เดิม ในส่วนที่เลือกเดียวกัน ซึ่งหมายความว่า ถ้าการจัดรูปแบบขัดแย้งกัน การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนำไปใช้และการจัดรูปแบบด้วยตนเองจะไม่ถูกนำไปใช้ ถ้าคุณลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การจัดรูปแบบด้วยตนเองสำหรับช่วงของเซลล์จะยังคงอยู่

    การจัดรูปแบบด้วยตนเองไม่ได้แสดงรายการในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข หรือถูกใช้เพื่อกำหนดลำดับความสำคัญ

  • การควบคุมว่าการประเมินกฎจะหยุดเมื่อใดโดยใช้กล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง

    สำหรับความเข้ากันได้กับ Excel เวอร์ชันก่อนหน้า Excel 2007 คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง ในกล่องโต้ตอบ จัดการกฎ เพื่อจำลองว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอาจปรากฏขึ้นอย่างไรใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้าเหล่านั้นซึ่งไม่สนับสนุนกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าสามกฎขึ้นไป หรือกฎหลายกฎที่นำไปใช้กับช่วงเดียวกัน

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าสามกฎสำหรับช่วงของเซลล์ และกำลังทำงานด้วย Excel เวอร์ชันก่อนหน้า Excel 2007 แล้ว Excel เวอร์ชันดังกล่าวจะทำดังนี้

    • ประเมินเฉพาะสามกฎแรก

    • นำกฎแรกที่เป็นจริงในลำดับความสำคัญไปใช้

    • ละเว้นกฎที่อยู่ต่ำกว่าในลำดับความสำคัญถ้ากฎเหล่านั้นเป็นจริง

    ตารางต่อไปนี้สรุปแต่ละเงื่อนไขที่เป็นไปได้สำหรับสามกฎแรกดังนี้

    ถ้ากฎ

    เป็น

    และถ้ากฎ

    เป็น

    และถ้ากฎ

    เป็น

    แล้ว

    หนึ่ง

    จริง

    สอง

    จริง หรือเท็จ

    สาม

    จริง หรือเท็จ

    กฎข้อหนึ่งจะถูกนำไปใช้ และกฎข้อสองและสามจะถูกละเว้น

    หนึ่ง

    เท็จ

    สอง

    จริง

    สาม

    จริง หรือเท็จ

    กฎข้อสองจะถูกนำไปใช้ และกฎข้อสามจะถูกละเว้น

    หนึ่ง

    เท็จ

    สอง

    เท็จ

    สาม

    จริง

    กฎข้อสามจะถูกนำไปใช้

    หนึ่ง

    เท็จ

    สอง

    เท็จ

    สาม

    เท็จ

    จะไม่มีการนำกฎใดไปใช้

    คุณสามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง เพื่อเปลี่ยนลักษณะการทำงานเริ่มต้นได้ดังนี้

    • เมื่อต้องการประเมินเฉพาะกฎแรก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง สำหรับกฎแรก

    • เมื่อต้องการประเมินเฉพาะกฎแรกและกฎที่สอง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง สำหรับกฎที่สอง

    คุณจะไม่สามารถเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย หยุดถ้าเป็นจริง ได้ ถ้ากฎจัดรูปแบบโดยใช้แถบข้อมูล ระดับสี หรือชุดไอคอน

ถ้าคุณต้องการดูวิดีโอที่แสดงวิธีการจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ดู วิดีโอ: จัดการการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ลำดับการประเมินกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหรือลำดับที่มาก่อนยังแสดงถึงความสำคัญแบบสัมพัทธ์: ยิ่งกฎอยู่สูงเท่าใดในรายการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข กฎดังกล่าวยิ่งมีความสำคัญเท่านั้น ซึ่งหมายความว่า ในกรณีที่กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสองกฎขัดแย้งกัน กฎที่อยู่สูงกว่าในรายการจะถูกนำไปใช้ และกฎที่อยู่ต่ำกว่าในรายการจะไม่ถูกนำไปใช้

  1. บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มสไตล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิกจัดการกฎ

    เมนูการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่มี จัดการกฎ ถูกเน้น

    กล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏขึ้น

    กล่องโต้ตอบ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

    มีการแสดงกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับส่วนที่เลือกปัจจุบัน รวมถึงชนิดกฎ รูปแบบ ช่วงของเซลล์ที่นำกฎไปใช้ และการตั้งค่า หยุดถ้าเป็นจริง

    ถ้าคุณไม่เห็นกฎที่คุณต้องการ ในกล่องรายการ แสดงกฎการจัดรูปแบบสำหรับ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่วงของเซลล์ เวิร์กชีต ตาราง หรือรายงาน PivotTable ที่เหมาะสม

  2. เลือกกฎ คุณสามารถเลือกกฎได้ครั้งละหนึ่งข้อเท่านั้น

  3. ถ้าต้องการย้ายกฎที่เลือกขึ้นก่อนหน้า ให้คลิก ย้านขึ้น ถ้าต้องการย้ายกฎที่เลือกลงก่อนหน้า ให้คลิกย้ายลง

    ลูกศรย้ายขึ้นและย้ายลง

  4. ถ้าเลือกที่จะหยุดการประเมินกฎใดกฎหนึ่งโดยเฉพาะ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายหยุดถ้าเป็นจริง

ล้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในเวิร์กชีต    

  • บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ล้างกฎ > ล้างกฎจากทั้งแผ่นงาน

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ถ้าคุณมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในเวิร์กชีต และคุณต้องการเอาออก

สำหรับทั้ง เวิร์กชีต

  • บนแท็บหน้าแรก ให้คลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ล้างกฎ > ล้างกฎจากทั้งแผ่นงาน

ในช่วงของเซลล์

  1. ให้เลือกเซลล์ทั้งหลายที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. คลิกปุ่มเลนส์การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว รูปปุ่ม ซึ่งปรากฏที่ด้านล่างขวาของข้อมูลที่เลือก

    หมายเหตุ:  เลนส์การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว จะไม่ปรากฏถ้า:

    • ทุกเซลล์ในช่วงที่เลือกว่างเปล่า หรือ

    • มีรายการเดียวในเซลล์ด้านซ้ายบนของช่วงที่เลือก ขณะที่เซลล์อื่นๆ ทั้งหมดในช่วงว่างเปล่า

  3. คลิกล้างรูปแบบ

    ตัวเลือก ล้าง

ค้นหาและเอาการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบเดียวกันในเวิร์กชีตออก

  1. คลิกเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณต้องการเอาออกในเวิร์กชีต

  2. บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก ค้นหาและเลือก แล้วคลิก ไปที่แบบพิเศษ

  3. คลิก จัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  4. คลิก แบบเดียวกัน ภายใต้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เพื่อเลือกเซลล์ทุกเซลล์ที่มีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบเดียวกัน

  5. บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ล้างกฎ > ล้างกฎจากเซลล์ที่เลือก

ระดับสีคือตัวช่วยด้านการมองให้คุณเข้าใจการแจกแจงข้อมูลและรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกันได้ง่ายขึ้น ระดับมีอยู่สองชนิดคือ ระดับแบบสองสีและระดับแบบสามสี

ระดับสีแบบสองสีจะช่วยให้คุณเปรียบเทียบช่วงของเซลล์โดยใช้การปรับสีสองสีได้ เฉดสีแสดงค่าที่สูงกว่าหรือต่กว่า ตัวอย่างเช่น ในระดับสีเขียวและสีเหลืองดัง คุณจะสังเกตเห็นว่าเซลล์ที่มีค่าสูงที่สุดจะมีสีเขียวมากกว่าและเซลล์ที่มีค่าต่ำที่สุดจะมีสีเหลืองมากกว่า

ระดับสีแบบสามสีจะช่วยให้คุณเปรียบเทียบช่วงของเซลล์โดยใช้การปรับสีสามสีได้ เฉดสีจะแสดงค่าที่สูงกว่า ตรงกลาง หรือตำ่กว่า ตัวอย่างเช่น ในระดับสีเขียว สีเหลือง และสีแดง คุณจะสังเกตเห็นว่าเซลล์ที่มีค่าสูงกว่าจะมีสีเขียว เซลล์ที่มีค่ากลางจะมีสีเหลือง และเซลล์ที่มีค่าต่ำกว่าจะมีสีแดง

เคล็ดลับ: คุณสามารถเรียงลำดับเซลล์ที่มีรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งต่อไปนี้ตามสีได้เพียงแค่ใช้เมนูบริบทเท่านั้น

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. คลิก หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ระดับสี แล้วเลือกระดับสี

แถบข้อมูลช่วยให้คุณเห็นค่าของเซลล์ที่สัมพันธ์กับเซลล์อื่น ความยาวของแถบข้อมูลแสดงค่าในเซลล์ แถบที่ยาวกว่าแสดงค่าที่สูงกว่า และแถบที่สั้นกว่าแสดงค่าที่ต่ำกว่า แถบข้อมูลมีประโยชน์ในการระบุตัวเลขสูงที่สุดและต่ำที่สุด โดยเฉพาะข้อมูลจํานวนมาก เช่น ของเล่นที่มียอดขายสูงสุดและยอดขายต่ำสุดในรายงานยอดขายในวันหยุด

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. คลิก หน้าแรกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > แถบข้อมูล แล้วเลือกแถบข้อมูล

ใช้ชุดไอคอนเพื่ออธิบายและจัดประเภทข้อมูลออกเป็น 3-5 ประเภทซึ่งแบ่งโดยค่าที่ใช้เป็นตัวเทียบ ไอคอนแต่ละตัวจะแสดงช่วงของค่า ตัวอย่างเช่น ในชุดไอคอน 3 ลูกศร ลูกศรที่ชี้ขึ้นสีเขียวแสดงค่าที่สูงกว่า ลูกศรที่ชี้ไปด้านข้างสีเหลืองแสดงค่ากลาง และลูกศรที่ชี้ลงสีแดงแสดงค่าที่ต่ำกว่า

เคล็ดลับ: คุณสามารถเรียงลำดับเซลล์ที่มีรูปแบบนี้ตามไอคอนได้เพียงแค่ใช้เมนูบริบทเท่านั้น

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. คลิก หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ชุดไอคอน แล้วเลือกชุดไอคอน

เมื่อต้องการค้นหาเซลล์ที่ระบุภายในช่วงของเซลล์ได้ง่ายขึ้น คุณสามารถจัดรูปแบบเซลล์ที่ระบุเหล่านั้นตามตัวดำเนินการเปรียบเทียบได้ ตัวอย่างเช่น ในเวิร์กชีตสินค้าคงคลังที่เรียงลำดับตามประเภท คุณสามารถไฮไลต์ผลิตภัณฑ์ที่เหลืออยู่น้อยกว่า 10 รายการด้วยสีเหลือง หรือในเวิร์กชีตสรุปร้านค้าปลีก คุณสามารถระบุร้านค้าทั้งหมดที่มีกําไรมากกว่า 10% ปริมาณการขายที่น้อยกว่า $100,000 และภูมิภาคเป็น "ตะวันออกเฉียงใต้"

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก กฎการเน้นเซลล์

  3. เลือกคำสั่งที่คุณต้องการ เช่น ระหว่างเท่ากับข้อความที่มี หรือ วันที่ที่เกิดขึ้น

  4. ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกรูปแบบ (เติม ข้อความ หรือสีเส้นขอบ) แล้วคลิก ตกลง

ถ้าคุณต้องการดูวิดีโอของเทคนิคเหล่านี้ ให้ดู วิดีโอ: จัดรูปแบบข้อความตามเงื่อนไข และ วิดีโอ: จัดรูปแบบวันที่ตามเงื่อนไข

คุณสามารถค้นหาค่าสูงสุดและต่ำสุดในช่วงของเซลล์ตามค่าตัดที่คุณระบุได้ ตัวอย่างเช่น คุณสมารถค้นกาสินค้าขายดีที่สุด 5 รายการในรายงานภูมิภาค สินค้าต่ำสุด 15% ในแบบสำรวจลูกค้า หรือเงินเดือนสูงสุด 25 คนแรกในแผนก

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก กฎอันดับแรก/สุดท้าย

  3. เลือกคำสั่งที่คุณต้องการ เช่น รายการ 10 อันดับแรก หรือ 10% สุดท้าย

  4. ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกรูปแบบ (เติม ข้อความ หรือสีเส้นขอบ) แล้วคลิก ตกลง

คุณสามารถหาค่าที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยหรือค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานในช่วงของเซลล์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถหาบุคคลากรที่มีผลงานสูงกว่าค่าเฉลี่ยในการประเมินผลงานประจำปี หรือค้นหาวัสดุที่ผลิตขึ้นซึ่งมีค่าต่ำกว่าค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานสองค่าในการจัดอันดับคุณภาพ

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก กฎอันดับแรก/สุดท้าย

  3. เลือกคำสั่งที่คุณต้องการ เช่น สูงกว่าค่าเฉลี่ย หรือ ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย

  4. ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกรูปแบบ (เติม ข้อความ หรือสีเส้นขอบ) แล้วคลิก ตกลง

คุณสามารถค้นหาค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือค่าที่ซ้ำกันในช่วงของเซลล์ได้

  1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก กฏการเน้นเซลล์ แล้วเลือก ค่าที่ซ้ำกัน

  3. ใส่ค่าที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกรูปแบบ (เติม ข้อความ หรือสีเส้นขอบ) แล้วคลิก ตกลง

ถ้าคุณต้องการนำสไตล์การจัดรูปแบบที่มีอยู่แล้วไปใช้กับข้อมูลใหม่หรือข้อมูลอื่นบนเวิร์กชีต คุณสามารถใช้ ตัวคัดวางรูปแบบ เพื่อคัดลอกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปยังข้อมูลนั้น

  1. คลิกเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่คุณต้องการคัดลอก

  2. คลิกหน้าแรก > ตัวคัดวางรูปแบบ

    ปุ่ม คัดลอกและวาง บนแท็บ หน้าแรก

    ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นแปรงทาสี

    เคล็ดลับ: คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ ตัวคัดวางรูปแบบ ถ้าคุณต้องการใช้แปรงทาสีเพื่อวางการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขลงในเซลล์อื่นต่อไป

  3. เมื่อต้องการวางการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้ลากแปรงทาสีข้ามเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ

  4. เมื่อต้องการหยุดใช้แปรงทาสี ให้กด Esc

หมายเหตุ: ถ้าคุณใช้สูตรในกฎที่นำไปใช้กับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณอาจต้องปรับการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์และสัมบูรณ์ในสูตรหลังจากที่วางการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สลับระหว่างการอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ แบบสัมบูรณ์ และแบบผสม

เมื่อคุณใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คุณตั้งค่ากฎที่ Excel ใช้เพื่อกำหนดว่าจะนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้อย่างไร ในการจัดการกฎเหล่านี้ เป็นเรื่องสำคัญที่จะเข้าใจว่า กฎเหล่านี้ถูกประเมินตามลำดับอะไร อะไรจะเกิดขึ้นเมื่อกฎตั้งแต่สองกฎขึ้นไปขัดแย้งกัน และการคัดลอกและวางสามารถส่งผลกระทบต่อการประเมินกฎได้อย่างไร

สิ่งสำคัญ: คุณสามารถตรวจทานและลบกฎใน Excel สำหรับเว็บได้ แต่เมื่อต้องการแก้ไขหรือเปลี่ยนลำดับของความสำคัญคุณจะต้องแก้ไขไฟล์โดยใช้ Excel เวอร์ชันบนเดสก์ท็อป

คุณสามารถตรวจทานกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel บนเว็บได้โดยใช้บานหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

  1. บนแท็บหน้าแรก ให้คลิกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นคลิกจัดการกฏ เมนูการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แล้วคลิกที่ปุ่ม จัดการกฎ

  2. บานหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะปรากฏทางด้านขวาของข้อมูลของคุณ ข้อควรพิจารณาต่อไปนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจเกี่ยวกับผลกระทบของกฎในรายการ

    • วิธีที่ Excel กำหนดลำดับการนำกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้

      เมื่อนำกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอย่างน้อยสองกฎไปใช้กับช่วงของเซลล์ กฎเหล่านี้จะถูกประเมินตามลำดับความสำคัญ (จากบนลงล่าง) ดังที่แสดงรายการในบานหน้าต่างนี้

      กฎที่อยู่ในลำดับที่สูงกว่าในรายการจะมีความสำคัญสูงกว่ากฎที่อยู่ในลำดับต่ำกว่าในรายการ ตามค่าเริ่มต้น กฎใหม่จะถูกเพิ่มไว้ด้านบนของรายการเสมอ จึงมีความสำคัญสูงกว่า ดังนั้นคุณจึงต้องหมั่นดูเรื่องลำดับของกฎให้ดี

    • สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อมีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งกฎประเมินว่าเป็นจริง

      สำหรับช่วงของเซลล์ คุณอาจมีกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งรายการที่ประเมินผลเป็น True ต่อไปนี้เป็นวิธีการนำกฎไปใช้ เริ่มจาก เมื่อกฎไม่ขัดแย้งกัน ต่อด้วย เมื่อกฎขัดแย้งกัน:

      เมื่อกฎไม่ขัดแย้งกัน     ตัวอย่างเช่น ถ้ากฎข้อหนึ่งกำหนดให้จัดรูปแบบของเซลล์เป็นฟอนต์ตัวหนา และกฎอีกข้อหนึ่งกำหนดให้จัดรูปแบบของเซลล์เดียวกันนั้นเป็นสีแดง เซลล์จะได้รับการจัดรูปแบบให้เป็นฟอนต์ตัวหนาและเป็นสีแดง เนื่องจากไม่การข้อขัดแย้งระหว่างสองรูปแบบนี้ กฎทั้งสองขอจึงได้รับการนำไปใช้

      เมื่อกฎขัดแย้งกัน     ตัวอย่างเช่น กฎข้อหนึ่งตั้งค่าให้สีของฟอนต์ในเซลล์เป็นสีแดง และกฎอีกข้อหนึ่งตั้งค่าให้สีของฟอนต์ในเซลล์เป็นสีเขียว เนื่องจากกฎสองข้อนี้ขัดแย้งกัน จึงสามารถนำกฎไปใช้ได้เพียงข้อเดียวเท่านั้น กฎที่นำไปใช้คือกฎที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่า (สูงกว่าในรายการในบานหน้าต่าง)

    • การวาง การเติม และตัวคัดวางรูปแบบมีต่อกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอย่างไร

      ในระหว่างที่คุณกำลังแก้ไขเวิร์กชีตของคุณ คุณอาจคัดลอกแล้ววางค่าของเซลล์ที่มีรูปแบบตามเงื่อนไข เติมช่วงของเซลล์ด้วยรูปแบบตามเงื่อนไข หรือใช้ตัวคัดวางรูปแบบ การดำเนินการเหล่านี้อาจส่งผลต่อความสำคัญของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข กล่าวคือกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ตามเซลล์ต้นทางจะถูกสร้างขึ้นสำหรับเซลล์ปลายทาง

    • สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อรูปแบบตามเงื่อนไขและรูปแบบด้วยตนเองขัดแย้งกัน

      สำหรับช่วงของเซลล์ ถ้ากฎการจัดรูปแบบถูกประเมินเป็น True กฎจะสำคัญกว่ารูปแบบด้วยตนเองที่มีอยู่ คุณสามารถนำรูปแบบด้วยตนเองไปใช้ได้โดยใช้ปุ่มในกลุ่มฟอนต์บนแท็บหน้าแรก (Excel 2016/2013) หรือกลุ่มเซลล์บนแท็บหน้าแรก(Excel 2010/2007) ถ้าคุณลบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การจัดรูปแบบด้วยตนเองสำหรับช่วงของเซลล์จะยังคงอยู่

      การจัดรูปแบบด้วยตนเองไม่ได้แสดงรายการในบานหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข หรือถูกใช้เพื่อกำหนดความสำคัญ

คุณสามารถล้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในเซลล์ที่เลือกหรือในทั้งเวิร์กชีตได้

  • เมื่อต้องการล้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในเซลล์ที่เลือก:

    1. เลือกเซลล์ในเวิร์กชีต

    2. คลิกแท็บ หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ล้างกฎ > ล้างกฎจากเซลล์ที่เลือก

  • เมื่อต้องการล้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในทั้งเวิร์กชีต ให้คลิกแท็บ หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > ล้างกฎ > ล้างกฏจากทั้งแผ่นงาน

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตามการอ้างอิงภายนอกไปยังเวิร์กบุ๊กอื่น

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม

คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน ชุมชนด้านเทคนิคของ Excel หรือ ขอความช่วยเหลือใน Answers Community

ดูเพิ่มเติม

ปัญหาความเข้ากันได้ในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Microsoft Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

คุณพึงพอใจกับคุณภาพการแปลแค่ไหน
สิ่งที่ส่งผลกระทบต่อประสบการณ์ใช้งานของคุณ

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ

×