ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อมูล Access ไปยัง Word

ในวิดีโอ

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนทั่วไปสำหรับการสร้างจดหมายเวียนของ Word จากภายใน Access:

1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีที่อยู่ที่คุณต้องการผสานด้วย Word

2. ถ้าบานหน้าต่างนำทางไม่ได้เปิดอยู่ให้กด F11 เพื่อเปิด

3. เลือกตารางหรือคิวรีที่มีที่อยู่ ถ้าเขตข้อมูลที่อยู่ถูกกระจายในหลายตารางให้สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลอย่างง่ายที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการแล้วเลือกคิวรีนั้นสำหรับการดำเนินการผสาน

4. บนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มส่งออกให้คลิกการผสาน Word

5. กล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนของ Microsoft Wordจะเปิดขึ้น

   

6. เลือกว่าคุณต้องการให้ตัวช่วยสร้างเชื่อมโยงข้อมูลที่อยู่ของคุณลงในเอกสาร Word ที่มีอยู่หรือไม่หรือเริ่มต้นด้วยเอกสารเปล่าใหม่

7. คลิก ตกลง

Word จะเริ่มต้นและแสดงแท็บการส่งจดหมายและบานหน้าต่างจดหมายเวียน

1. ทำงานผ่านขั้นตอนของตัวช่วยสร้างด้วยการคลิกลิงก์ถัดไปและก่อนหน้าที่ด้านล่างของบานหน้าต่างจดหมายเวียน

2. ในขั้นตอนที่3ของตัวช่วยสร้างคุณจะไม่จำเป็นต้องเลือกรายชื่อผู้รับ ที่ถูกกำหนดเมื่อคุณเลือกใน Access อย่างไรก็ตามคุณอาจต้องการปรับแต่งรายการโดยการคลิกแก้ไขรายชื่อผู้รับ ในกล่องที่เปิดอยู่คุณสามารถเอาผู้รับแต่ละรายออกจากการผสานได้ให้นำตัวกรองไปใช้เรียงลำดับรายการและอื่นๆ

3. ในขั้นตอนที่4ของตัวช่วยสร้างให้เขียนจดหมาย (เว้นแต่ว่าคุณกำลังทำงานกับเอกสารที่มีอยู่แล้ว)

4. วางเคอร์เซอร์ในเอกสารที่คุณต้องการให้ข้อมูลที่อยู่ปรากฏขึ้นแล้วคลิกบล็อกที่อยู่บรรทัดแสดงคำทักทายหรือรายการเพิ่มเติมในบานหน้าต่างจดหมายเวียนเพื่อแทรกข้อมูล Access ลงในเอกสาร ในกล่องที่ปรากฏขึ้นให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการแล้วคลิกจับคู่เขตข้อมูลเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลนั้นถูกจับคู่อย่างถูกต้อง

5. ในขั้นตอนที่5ของตัวช่วยสร้างให้คลิกปุ่มถัดไป (>>) และก่อนหน้า (<<) เพื่อแสดงตัวอย่างว่าข้อมูลที่ผสานจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อคุณพิมพ์เอกสาร

6. ในขั้นตอนที่6ของตัวช่วยสร้างให้คลิกพิมพ์และเลือกตัวเลือกการพิมพ์ที่คุณต้องการ

7. บันทึกและปิดเอกสาร Word

   หมายเหตุ: 

   • ถ้าคุณต้องการกลับมาและปรับการตั้งค่าการผสานใดๆของคุณหลังจากดำเนินการตัวช่วยสร้างเสร็จสมบูรณ์แล้วการดำเนินการทั้งหมดจะพร้อมใช้งานบนแท็บการส่งจดหมายใน Word

   • ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบในฐานข้อมูล Access คุณอาจจำเป็นต้องปรับการตั้งค่าการผสานบางส่วนใน Word เพื่อทำให้การผสานทำงานได้อย่างถูกต้องอีกครั้ง

   • ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานกับข้อมูลที่อยู่ในการส่งจดหมาย อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนเพื่อรวมข้อมูลชนิดใดก็ได้ด้วย Word เช่นระเบียนสินค้าคงคลังงานหรือสิ่งที่คุณจัดเก็บไว้ใน Access

สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์จดหมายเวียนของ Word ให้ดูบทความเหล่านี้:

• ใช้จดหมายเวียนเพื่อปรับเอกสารให้เป็นแบบส่วนบุคคล

• การสร้างป้ายชื่อด้วยจดหมายเวียน

• อีเมลที่ผสานใน Word