ใช้ผู้ช่วยจัดกำหนดการและตัวค้นหาห้องสำหรับการประชุมใน Outlook

ใช้ระบบจัดการกำหนดการ

1. จากกล่องขาเข้าให้เลือกรายการใหม่> การประชุมหรือในปฏิทินให้เลือกการประชุมใหม่ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + Shift + Q เพื่อสร้างการเรียกประชุมใหม่ได้

2. เพิ่มผู้เข้าร่วมลงในกล่องถึง

3. ในกล่องชื่อเรื่องให้ใส่คำอธิบายของการประชุมหรือเหตุการณ์

4. เลือกผู้ช่วยจัดกำหนดการจาก Ribbon คุณจะเห็นแถวของผู้รับทุกคนที่คุณใส่ในกล่องถึง ถ้าคุณต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมคุณสามารถพิมพ์ชื่อของพวกเขาในแถวว่างใดๆในผู้ช่วยจัดกำหนดการ

5. เวลาที่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณไม่ว่างจะแสดงในสีน้ำเงินเข้ม เวลาที่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณมีการนัดหมายที่ไม่แน่นอนจะแสดงอยู่ในบล็อกที่มีการแฮชสีฟ้าอ่อนและเวลาที่อยู่นอกชั่วโมงการทำงานของผู้เข้าร่วมประชุมของคุณจะแสดงเป็นสีเทาอ่อน เลือกเวลาที่พร้อมใช้งานสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดของคุณ

6. เมื่อต้องการเลือกเวลาที่เหมาะสมสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดของคุณให้ใช้ตัวค้นหาห้องในคอลัมน์ด้านขวา คุณสามารถดูเวลาที่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณมีข้อขัดแย้ง

ใช้ตัวค้นหาห้อง 

1. ในการประชุมใหม่ให้เลือกปุ่มผู้ช่วยจัดกำหนดการบน ribbon

2. ใช้รายการดรอปดาวน์แสดงรายการห้องเพื่อเลือกรายการห้อง รายการเหล่านี้จะถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ Microsoft Exchange หรือ Microsoft 365 ของคุณ 
   
   

3. เลือกห้องที่พร้อมใช้งานเมื่อต้องการเพิ่มห้องไปยังผู้ช่วยจัดกำหนดการและการประชุมในฐานะผู้รับ 

4. บานหน้าต่างเวลาที่แนะนำจะค้นหาเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมของคุณซึ่งจะถูกกำหนดเป็นเวลาเมื่อผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่พร้อมใช้งาน เวลาการประชุมที่ดีที่สุดจะปรากฏขึ้นที่ด้านบนสุดของบานหน้าต่าง เมื่อต้องการเลือกหนึ่งในช่วงเวลาที่แนะนำให้คลิกคำแนะนำเวลาในบานหน้าต่างเวลาที่แนะนำ นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกเวลาบนเส้นตารางว่าง/ไม่ว่างได้ด้วยตนเอง
   
   

   1. ถ้าคุณต้องการทำให้การประชุมเกิดขึ้นประจำบนเมนูการประชุมในกลุ่มตัวเลือกให้คลิกการเกิดขึ้นประจำเลือกรูปแบบกิจวัตรแล้วคลิกตกลง

      เมื่อคุณเพิ่มรูปแบบกิจวัตรไปยังการเรียกประชุมเมนูการประชุมจะเปลี่ยนเป็นการประชุมที่เป็นกิจวัตร

5. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการตั้งค่าการประชุมของคุณแล้วให้คลิกส่ง

ด้านบนของหน้า