ใช้แม่แบบฐานข้อมูล Access จัดการงาน

เตรียมฐานข้อมูลสำหรับการใช้งาน

• เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูล Access แสดงฟอร์มยินดีต้อนรับ เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ฟอร์มนี้แสดงในครั้งถัดไปที่คุณเปิดฐานข้อมูล ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดงยินดีต้อนรับเมื่อเปิดฐานข้อมูลนี้

  ปิดฟอร์มยินดีต้อนรับเพื่อเริ่มใช้ฐานข้อมูล

• เมื่อต้องการให้แน่ใจว่า ฐานข้อมูลเนื้อหาถูกเปิดใช้งาน ในแถบข้อความ คลิกเปิดใช้งานเนื้อหานี้

  สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้งานเนื้อหาฐานข้อมูล ดูบทความการตัดสินใจว่า จะเชื่อถือฐานข้อมูล

ค้นหาติดต่อหรืองาน

กล่องค้นหาด่วนช่วยให้คุณค้นหางานบนฟอร์มรายการงานหรือที่ติดต่อบนฟอร์มรายการที่ติดต่อได้อย่างรวดเร็ว

• พิมพ์ข้อความคุณต้องการค้นหาในกล่องค้นหาด่วนนั้นแล้ว กด ENTER

  Access กรองรายการเพื่อแสดงเฉพาะระเบียนที่ประกอบด้วยข้อความคุณค้นหา เมื่อต้องการกลับไปยังรายการทั้งหมด คลิกล้างการค้นหาปัจจุบัน (นั่นคือ X ภายในกล่องค้นหา)

กรองรายการงาน

บนฟอร์มรายการงานคุณสามารถกรองรายการของงาน และบันทึกตัวกรองรายการโปรดของคุณสำหรับใช้งานในอนาคต

1. ใช้ตัวกรอง โดยคลิกขวาฟอร์ม และตัวกรองที่คุณต้องการเลือก

2. คลิกบันทึกตัวกรอง

3. บนฟอร์มรายละเอียดตัวกรองใส่ชื่อตัวกรองและคำอธิบาย แล้ว คลิ กปิด

4. ใช้กล่องรายการโปรดของตัวกรองเพื่อนำตัวกรองบันทึก หรือคลิก(ล้างตัวกรอง)เพื่อเอาตัวกรอง

การแสดงหรือซ่อนคอลัมน์

บนฟอร์มรายการงานและฟอร์มรายการที่ติดต่อบางเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะถูกซ่อนไว้ตามค่าเริ่มต้น เมื่อต้องการเปลี่ยน เขตข้อมูลที่จะแสดง:

1. คลิกแสดง/ซ่อนเขตข้อมูล

2. ในกล่องโต้ตอบยกเลิกซ่อนคอลัมน์เลือก กล่องกาเครื่องหมายด้านข้างของแต่ละคอลัมน์ที่คุณต้องการให้แสดง ยกเลิกเลือกกล่องกาเครื่องหมายเมื่อต้องการซ่อนคอลัมน์

งานการแสดงหรือรายละเอียดที่ติดต่อ

ฟอร์มรายละเอียดของงานและฟอร์มรายละเอียดที่ติดต่อช่วยให้คุณสามารถดู และป้อนข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการ เมื่อต้องการแสดงฟอร์มรายละเอียดงานหรือฟอร์มรายละเอียดที่ติดต่อ:

• บนฟอร์มรายละเอียดงานหรือฟอร์มรายละเอียดที่ติดต่อคลิกเปิดอยู่ถัดจากรายการที่คุณต้องการดู

เพิ่มสิ่งที่แนบมา

ในฟอร์มรายละเอียดของงานและฟอร์มรายละเอียดที่ติดต่อคุณสามารถเพิ่มรูปภาพและสิ่งที่แนบมาอื่น ๆ

• ภายใต้กรอบรูปภาพบนฟอร์มรายละเอียดงานคลิกเพิ่มหรือเอาสิ่งที่แนบมา

  ภายใต้กรอบรูปภาพบนฟอร์มรายละเอียดที่ติดต่อคลิกแก้ไขรูปภาพ

• ในกล่องโต้ตอบสิ่งที่แนบมาคลิกเพิ่ม

• ในกล่องโต้ตอบเลือกไฟล์เรียกดูไปยังโฟลเดอร์ที่ประกอบด้วยไฟล์

• เลือกไฟล์คุณต้องการเพิ่ม แล้ว คลิ กเปิด

• ในกล่องโต้ตอบสิ่งที่แนบมาคลิกตกลง

เพิ่มที่ติดต่อจาก Microsoft Outlook

ถ้าคุณใช้ Microsoft Outlook คุณสามารถเพิ่มเจ้าของที่ติดต่อหรืองานจากโปรแกรมนั้น โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่

1. บนฟอร์มรายการที่ติดต่อคลิกเพิ่มจาก Outlook

2. ในกล่องโต้ตอบเลือกชื่อเพื่อเพิ่มเลือกชื่อที่คุณต้องการเพิ่มลงในฐานข้อมูล

3. คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง

แสดงแผนที่แบบของที่อยู่ของติดต่อ

ในฟอร์มรายละเอียดที่ติดต่อถ้าคุณได้ใส่อยู่สำหรับติดต่อ คุณสามารถแสดงแผนที่ของตำแหน่งที่ตั้ง:

• คลิกคลิกเพื่อแผนที่

แสดงรายงาน

ฐานข้อมูลงานมีหลายรายงาน รวมถึงงานรายละเอียดงานสมุดรายชื่อผู้ติดต่อและอื่น ๆ เมื่อต้องการแสดงรายงาน:

• ในบานหน้าต่างนำทาง ภายใต้รายงานคลิกสองครั้งที่รายงานคุณต้องการแสดง

คุณสามารถสร้างรายงานแบบกำหนดเองของคุณเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทความการสร้างรายงานอย่างง่าย

เพิ่มเขตข้อมูลไปยังตารางงาน

1. ปิดแท็บที่เปิดอยู่ทั้งหมด

2. ในบานหน้าต่างนำทาง ดับเบิลคลิกตารางงาน

3. เลื่อนไปทางขวาจนกว่าคุณเห็นคอลัมน์มีชื่อเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้ว พิมพ์ชื่อเขตข้อมูล

ในครั้งแรกที่คุณใส่ข้อมูลในคอลัมน์ Access ตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับคุณ

การเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน

เมื่อมีการเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง นั้นสามารถเพิ่มลงในฟอร์มหรือรายงานนั้น

1. คลิกขวาฟอร์มหรือรายงานในบานหน้าต่างนำทางแล้ว คลิ กมุมมองเค้าโครง

2. บนแท็บรูปแบบในกลุ่มตัวควบคุมคลิกเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

3. ลากเขตข้อมูลคุณต้องการจากรายการเขตข้อมูลไปยังฟอร์มหรือรายงาน