ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้
ไซต์ศูนย์เอกสารคืออะไร

ไซต์ศูนย์เอกสารคืออะไร

SharePoint ให้ประสบการณ์อันหลากหลายและปรับขนาดได้ในการจัดการเนื้อหา ถ้าคุณมีไฟล์ปริมาณมากที่ต้องจัดการ ให้พิจารณาใช้เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสาร เทมเพลตนี้ได้รับการปรับให้เหมาะสมกับการจัดการเอกสารขนาดใหญ่ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เวอร์ชัน ID ของเอกสาร ชุดเอกสาร การนําทางเมตาดาต้า และชนิดเนื้อหาจะรวมอยู่ในเทมเพลต

ไซต์ศูนย์เอกสารใช้งานได้กับทั้งสองสถานการณ์ต่อไปนี้

  • สภาพแวดล้อมการเขียน    ในสภาพแวดล้อมการเขียนของศูนย์เอกสาร ผู้ใช้สร้างและแก้ไขเอกสารหรือทรัพย์สินสื่อหลายพันรายการที่ถูกจัดเก็บไว้ในที่เก็บส่วนกลาง

  • การเก็บถาวรเนื้อหา    ในการเก็บถาวรเนื้อหา เช่น ฐานความรู้ ผู้ใช้จะจัดเก็บหรือดูเอกสาร

บทความนี้จะบอกคุณเกี่ยวกับฟีเจอร์ในเทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสาร

เมื่อต้องการสร้างศูนย์เอกสาร ให้ดู การใช้เทมเพลตเพื่อสร้างไซต์ SharePoint ประเภทต่างๆ

มีอะไรในไซต์ศูนย์เอกสาร

เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารมีฟีเจอร์ที่สามารถสร้างและจัดการเอกสารชุดใหญ่ได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในกรณีส่วนใหญ่ เจ้าของไซต์สามารถเพิ่มแต่ละฟีเจอร์เหล่านี้แยกต่างหากได้ เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารจะเปิดใช้งานฟีเจอร์การจัดการเอกสารที่แนะนาโดยอัตโนมัติ ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้

คุณสามารถใช้ไซต์ศูนย์เอกสารเป็นสภาพแวดล้อมการเขียนหรือที่เก็บถาวรของเนื้อหาได้ ในสภาพแวดล้อมการเขียน ผู้ใช้เช็คอินและเช็คเอาท์ไฟล์บ่อยๆ และสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ให้กับไฟล์เหล่านั้น เปิดใช้งานการเวอร์ชัน และเวอร์ชันก่อนหน้าของแต่ละเอกสารจะถูกเก็บไว้ นอกจากนี้ เวิร์กโฟลว์ยังสามารถควบคุมวงจรอายุเอกสารได้

ในทางกลับกัน การเขียนเพียงเล็กน้อยเกิดขึ้นในการเก็บถาวรเนื้อหา ผู้ใช้ดูหรืออัปโหลดเอกสารเท่านั้น เทมเพลตไซต์ศูนย์เอกสารสนับสนุนการสร้างชนิดการเก็บถาวรเนื้อหาที่เรียกว่าที่เก็บถาวรฐานความรู้ โดยทั่วไปแล้ว ฐานความรู้จะมีเอกสารเวอร์ชันเดียว และไซต์สามารถปรับขนาดได้หลายล้านไฟล์ ในสถานการณ์ทั่วไป เช่น ศูนย์การสนับสนุนทางเทคนิคขององค์กรขนาดใหญ่ ผู้คนหลายพันคนอาจเข้าถึงเนื้อหาเพื่ออ่านเนื้อหาเป็นหลัก Only some would upload new content to the site.

รายการต่อไปนี้อธิบายฟีเจอร์บางอย่างของ SharePoint ที่คุณสามารถรวมไว้ในไซต์ศูนย์เอกสาร นอกจากความสามารถเหล่านี้ บางองค์กรยังปรับแต่งลักษณะและการนําทางของศูนย์เอกสารด้วย บาง Web Part แบบปรับแต่งเอง

Metadata ที่มีการจัดการคือระบบที่กําหนดเงื่อนไขบางอย่างให้กับเอกสารใน SharePoint จากนั้น คุณสามารถใช้เงื่อนไขเหล่านั้นเพื่อจัดประเภทเอกสาร คุณยังสามารถใช้ Metadata เพื่อสร้างเครื่องมือการนําทางที่มีประสิทธิภาพให้กับผู้ใช้ที่สามารถช่วยให้พวกเขาค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทของคุณมีฐานความรู้ที่มีบทความที่จะช่วยผู้ใช้แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ คุณอาจสร้างเงื่อนไข Metadata ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกรองข้อมูลตามผลิตภัณฑ์ ตามชนิดของปัญหา หรือคุณสมบัติอื่นๆ ได้

ในไซต์ศูนย์เอกสาร ส่วนของเนื้อหาแต่ละส่วนจะได้รับ ID ที่ไม่ซ้ากันซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับที่ตั้งของเอกสาร เช่น ลิงก์ URL ซึ่งหมายความว่า ถ้าคุณย้ายหรือเปลี่ยนชื่อเอกสาร ID จะยังคงเหมือนเดิม คุณสามารถใช้ ID เพื่อสร้างลิงก์ถาวรในเอกสารและย่อลิงก์ที่ใช้งานไม่ได้ให้เล็กสุด

เวอร์ชันจะถูกเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติในไซต์ศูนย์เอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณจะมีประวัติของไฟล์เวอร์ชันต่างๆ ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการตรวจทานเอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณมีระเบียนของการอัปเดตทั้งหมดที่ใส่ระหว่างรอบการรีวิว คุณสามารถติดตามการอัปเดต ผู้ตอบที่ติดต่อ และอื่นๆ นอกจากนี้ ถ้าเกิดปัญหากับเวอร์ชันปัจจุบันของบทความ คุณสามารถแปลงกลับไปเป็นเวอร์ชันล่าสุดที่รู้จักดีได้อย่างรวดเร็ว

ชนิดเนื้อหาเป็นชนิดเนื้อหาที่ระบุร่วมกันกับกลุ่มการตั้งค่าเนื้อหา เมื่อมีคนสร้างเอกสารของชนิดเนื้อหาที่กําหนด ไว้ เอกสารนั้นจะได้รับการตั้งค่าที่เหมาะสมทั้งหมดโดยอัตโนมัติในชนิดเนื้อหานั้น ศูนย์เอกสารอาจมีคอลเลกชันของชนิดเนื้อหา เช่น เอกสาร วิดีโอ เทมเพลต และอื่นๆ ชนิดต่างๆ

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะไม่รวมอยู่ในไซต์ศูนย์เอกสารโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม มีผู้ใช้หลายคนเพิ่มเนื้อหานั้น ตัวจัดระเบียบเนื้อหาเป็นฟีเจอร์ของ SharePoint ที่ช่วยให้คุณจัดการองค์กรและโครงสร้างของรายการโดยรวมได้ โดยการใช้เมตาดาต้าหรือชนิดเนื้อหา ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถจัดเส้นทางเอกสารและรายการอื่นๆ ไปยังสถานที่ที่ระบุได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ในฐานความรู้ คุณอาจให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจัดเส้นทางการส่งใหม่ทั้งหมดไปยังไลบรารีพิเศษที่รวบรวมบทความเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เฉพาะโดยอัตโนมัติ

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×