เราทุกคนอยู่ที่นั่นมาใช่ไหม หลังจากวันหยุดของลมหมุนที่น่าตื่นเต้นคุณกลับมาที่งาน เปิดOutlookและค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้อ่านสองพันข้อความรอให้คุณ ซึ่งก็เพียงพอแล้วที่จะให้คุณกลับไปพักผ่อนอีกครั้งในวันหยุด หรือไม่เคยพักร้อนอีกเลย
แต่Outlookคือโปรแกรมที่ทรงพลัง และสามารถช่วยคุณจัดการกล่องจดหมายเข้านั้นได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจเร็วกว่าที่คุณคาดคิดมาก
การเตรียมการพักร้อน
มาตามกับ 10:00 น. เมื่อเธอเตรียมพร้อมที่จะออกไปในวันหยุด 10 วัน
บริษัทขายดีมีการจัดการการสื่อสารและการประสานงานโครงการแยกกันห้าโครงการ เธอเป็นสมาชิกในรายชื่อผู้รับจดหมายที่แตกต่างกันยี่สิบรายการ และเธอยังได้รับข้อความอีเมลส่วนบุคคลจํานวนหนึ่งในแต่ละวันอีกด้วย
ขณะที่ขายไม่ได้อยู่ที่สํานักงานอํานักงาน อําเถอจะเป็นประเด็นหลักของการติดต่อในโครงการของเธอสามโครงการ และชรีจะจัดการอีกสองเรื่อง
ครั้งล่าสุดที่ 10 ของเวียนอยู่ในช่วงวันหยุดพักผ่อน เธอตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของเธอเพื่อแจ้งให้ทุกคนทราบว่าเธอจะกลับมาใน 10 วัน แต่เธอไม่ได้ตอบกลับด้วยสิ่งอื่น เมื่อเธอกลับมา กล่องขาเข้าของเธอขยายจากข้อความ 50 ข้อความเป็น 500 ข้อความ
ในตอนนี้ Outlook ใช้เวลา 2-3 นาทีในแต่ละวันก่อนที่เธอจะเดินทางพร้อมคุณลักษณะหลักๆ ของ Outlook เพื่อช่วยให้เธอกลับมาจากวันหยุดโดยปราศจากความเครียด
สเน่ห์ทราบว่าการตั้งค่า การตอบกลับอัตโนมัติ อาจสร้างปัญหามากมายและความสับสนให้เพื่อนร่วมงานของเธอได้ เนื่องจากเธอ Microsoft 365 เธอเลือก ไฟล์ > การตอบกลับอัตโนมัติ และพิมพ์ข้อความต่อไปนี้
สวัสดี
ขอบคุณข้อความของคุณ ฉันไม่อยู่ที่สํานักงานระหว่างวันที่ 1 พฤษภาคม 2019 และ 10 พฤษภาคม 2019 ฉันจะไม่ถูกตรวจสอบอีเมลในขณะที่ฉันหายไป
หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับโครงการ Contoso, Fourth Coffee และ Tailspin Toys โปรดติดต่อ Chester Beane
For help with the Northwind project, contact Cheryl Jenkins.
—
เธอสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติให้เปิดวันที่เธอออกไปและปิดวันที่เธอกลับมาได้ นี่คือขั้นตอนที่ 1 ที่ยอดเยี่ยม อย่างไรก็ตาม บอกได้Outlookมีฟีเจอร์อื่นๆ ที่เธอสามารถใช้เพื่อช่วยให้กล่องจดหมายเข้าของเธออยู่ภายใต้การควบคุมได้
เมื่อต้องการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของคุณเอง ให้ดูส่งการตอบกลับ ไม่อยู่ที่สํานักงาน โดยอัตโนมัติOutlookการตอบกลับ
ตอนนี้เพื่อย้ายเพื่อย้ายไปที่ ขั้นตอนที่ 2: การสร้างกฎ
กฎเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการข้อความของคุณ ทั้งเมื่อคุณอยู่ในสํานักงานและไม่ได้อยู่ที่สํานักงาน ฟีเจอร์การตอบกลับอัตโนมัติจะมีกฎที่มีอยู่แล้วภายในซึ่งจะเปิดใช้งานเมื่อคุณไม่ได้อยู่ที่สํานักงานเท่านั้น
จากกล่องโต้ตอบกฎทางด้านล่างของ หน้าต่าง การตอบกลับ อัตโนมัติฟังก์ชัน 2010 เลือก เพิ่มกฎ
จากนั้น เธอจะเพิ่ม advertisements@contoso.com เขตข้อมูล จาก ลงในเขตข้อมูล จาก เธอได้รับข้อความรายวันจากที่อยู่นี้มีข้อมูลที่เป็นความลับของเวลาที่เธอไม่ต้องการเมื่อเธอกลับมาจากวันหยุดพักผ่อน
ในส่วน การปฏิบัติการ เหล่านี้ปุ่มตัดเสียง จะเลือกกล่องกาเครื่องหมาย เพื่อ ลบข้อความ ทั้งหมดจากที่อยู่อีเมลนั้น เธอสามารถสร้างกฎหลายกฎที่ย้ายหรือลบ หรือแม้แต่ส่งต่อข้อความไปยังบุคคลอื่นในองค์กรของเธอ โดยยึดตามข้อความในชื่อเรื่องหรือเนื้อหาของข้อความ หรือบุคคลที่ส่งข้อความถึงหรือได้รับ
เมื่อเธอสร้างกฎเสร็จแล้ว เธอจะสามารถบันทึกการตอบกลับอัตโนมัติและลาพักร้อนของเธอไว้ได้ เพราะรู้ว่าอีเมลจํานวนมากของเธอจะถูกส่งต่อไปยังบุคคลที่ถูกต้องและอีกกลุ่มหนึ่งจะถูกลบโดยสมบูรณ์โดยอัตโนมัติ
For more information on adding rules, see Manage email messages by using rules.
หลังวันหยุด
จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่ได้จัดเป็นเป็นก่อนออกจากวันหยุดพักผ่อน
มาติดตาม Gmail ขณะที่เขาพยายามจัดการกับกล่องขาเข้าที่มีข้อมูลมากเกินไปหลังจากวันหยุดพักผ่อนใน 10 วัน ขออภัย ได้ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ แต่เขายังไม่ได้ให้คําแนะนําใดๆ กับเพื่อนร่วมงานในขณะที่เขาไม่อยู่
เมื่อขออภัยในวันหยุดของเขาได้ 1243 ข้อความในกล่องจดหมายเข้าของเขา โชคดีที่ Excel ได้Outlookเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของเขา ดังนั้น เขาจึงสามารถจัดเรียง กรอง และจัดการกับข้อความเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยใช้ฟีเจอร์Outlookหลักบางอย่าง
อันดับแรก แยกขาออกจะเรียงลดับข้อความตามลดับความความลดับความส8น นี่จะวางข้อความที่มีลดับความสรางใจสูงทั้งหมด ซึ่งเขาจะต้องจัดการอย่างรวดเร็วที่ด้านบนของกล่องจดหมายเข้าของเขา
เมื่อต้องการเลือกตัวเลือกนี้ เขาเลือกดร อป ดาวน์ ตามวันที่ ที่ด้านบนของรายการข้อความและเลือก ความเกี่ยวข้อง วิธีนี้จะจัดเรียงกล่องขาเข้าของเขา
ขณะนี้ บริษัทใหญ่สามารถใช้เวลา 15 นาทีในการตอบข้อความความนําเข้าสูงห้านาที จัดไฟล์ข้อความเหล่านั้นลงในโฟลเดอร์ แล้วเปลี่ยนลอปดาวน์โดยคลิกที่รายการดรอปดาวน์อีกครั้ง แล้วเลือกต่า อยู่ด้านบนเพื่อนําข้อความความนําเข้าต่อปดาวน์ไปไว้ด้านบนสุดของรายการข้อความของเขา ข้อความเหล่านี้ได้รับการสแกนอย่างรวดเร็วเท่านั้น จากนั้นเขาลบทั้งหมดออกแต่เพียงอันเดียว คําเชิญไปทานอาหารกลางวัน การแจ้งเตือนการดูรายละเอียดแนวลึกไฟ และคําเตือนเกี่ยวกับการหยุดไฟเมื่อสามวันที่ผ่านมา ไม่ใช่ข้อความที่เขาต้องตอบกลับ
ตอนนี้เขาได้รับการดูแลข้อความอีเมลที่สําคัญที่สุดแล้วคนใดคนหนึ่งชื่อ 10 คนสามารถใช้ตัวกรองในตัวของ Outlook ตัวหนึ่งเป็นตัวกรอง@mentionsได้ เขาเลือก จดหมายที่ถูกกล่าวถึง โดยใช้ดรอปดาวน์ ตามวันที่ ที่ด้านบนขวาของรายการข้อความของเขา
สอสารทราบว่าเขาถูกกล่าวถึงในข้อความอีเมลที่เฉพาะเจาะจง หรือไม่ มันอาจมาจากผู้ส่งที่ต้องการบางอย่างที่ชัดแจ้งจากเขา มากกว่ามาจากหนึ่งในพนักงานของเขา
มีข้อความเหล่านี้ประมาณห้าสิบข้อความ และสุททนาสามารถสแกนรายการได้อย่างรวดเร็ว ลบข้อความที่อาจได้รับการจัดการโดยผู้ร่วมงานคนหนึ่งของเขาแล้ว จากนั้นตอบกลับไปยังผู้อื่น
ถ้าคุณมีโครงการจํานวนมาก บางโครงการอาจมีความอ่อนไหวต่อเวลามากกว่าโครงการอื่น การค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่มีความอ่อนไหวมากที่สุดก่อนจะช่วยให้คุณสามารถติดตามโครงการเหล่านี้ได้ ในขณะที่ช่วยลดเวลาน้อยลงในอีกวัน
เมื่อต้องการค้นหาข้อความที่มีวลีที่เฉพาะเจาะจง ให้ใช้กล่องค้นหา ที่ด้านบนของOutlookรายการข้อความ ใช้เครื่องหมายอัญประกาศรอบวลีที่มีหลายวลีเพื่อค้นหาเฉพาะวลีนั้น และไม่ใช่แต่ละวลีภายในวลีนั้น
การจัดกลุ่มข้อความตามผู้ส่งจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อความที่คุณอาจสามารถลบได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น จดหมายข่าวหรือข้อความอัตโนมัติจากบัญชีที่ไม่มีการตรวจสอบ หรือข้อความที่คุณต้องการตอบกลับในเวลาที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ข้อความจากผู้ควบคุมโดยตรงของคุณ
เมื่อต้องการจัดกลุ่มข้อความของคุณตามผู้ส่ง ให้คลิก ดรอปดาวน์ ตามวันที่ ที่มุมขวาบนของรายการข้อความ ของคุณ แล้วเลือกจาก
