ในเอกสารผสาน เขตข้อมูล MergeRec จะแสดงตําแหน่งแสดงอันดับของ ระเบียนข้อมูล ปัจจุบัน ตัวเลขแสดงการเรียงลําดับหรือการกรองใดๆ ที่คุณนําไปใช้กับ แหล่งข้อมูล ก่อนการผสาน คุณสามารถใช้เขตข้อมูล MergeRec เพื่อใส่หมายเลขเอกสารผสานแต่ละเอกสารในจดหมายเวียนตามลําดับที่คุณเรียงลําดับแหล่งข้อมูล
ตัวอย่างเช่น ถ้าฐานข้อมูลบุคลากรมีระเบียน 2,000 ระเบียน ค่าของเขตข้อมูล MergeRec จะอยู่ในช่วงตั้งแต่ 1 ถึง 2,000 อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องการส่งฟอร์มจดหมายให้กับพนักงานที่ครบรอบครบรอบห้าปีของพวกเขากับบริษัทของคุณ คุณจะต้องกรองแหล่งข้อมูล โดยให้ผลลัพธ์เป็นชุดระเบียนที่เล็กกว่ามาก เช่น 500
ถ้าคุณใช้ทั้งฐานข้อมูลในการผสาน ค่า MergeRec ในจดหมายของพนักงานคนใดรายหนึ่งอาจเป็น 1,000 อย่างไรก็ตาม เมื่อตัวกรองมีผลบังคับ ค่า MergeRec ของพนักงานเดียวกันจะไม่เกิน 500
ค่าของเขตข้อมูล MergeRec สําหรับระเบียนข้อมูลจะได้รับผลกระทบจากลําดับการจัดเรียงของแหล่งข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเรียงลําดับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณตามลําดับตัวอักษร จากน้อยไปหามาก ชื่อที่ขึ้นต้นด้วย A จะมีหมายเลข MergeRec ต่ํา อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณเรียงลําดับรายการเดียวกันตามลําดับตัวอักษรจากมากไปหาน้อย ชื่อเดียวกันจะมีหมายเลข MergeRec สูงกว่า
ไวยากรณ์
เมื่อคุณดูเขตข้อมูล MergeRec ในเอกสารของคุณ ไวยากรณ์จะมีลักษณะดังนี้
{ MERGEREC }
หมายเหตุ: โค้ดเขตข้อมูลจะบอกเขตข้อมูลว่าควรแสดงอะไร ผลลัพธ์เขตข้อมูลคือสิ่งที่แสดงในเอกสารหลังจากประเมินโค้ดเขตข้อมูลแล้ว เมื่อต้องการสลับระหว่างการดูโค้ดเขตข้อมูลและผลลัพธ์ของโค้ดเขตข้อมูล ให้กด Alt+F9
คำแนะนำ
คุณสามารถใช้เขตข้อมูล MergeRec ในเอกสารหรือใช้เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนก็ได้
เมื่อต้องการใช้เขตข้อมูล MergeRec ในเอกสาร ให้ทําดังต่อไปนี้:
-
บนแท็บ แทรก ในกลุ่ม ข้อความ ให้คลิก ส่วนประกอบด่วน แล้วคลิก เขตข้อมูล
-
ในรายการ ชื่อเขตข้อมูล ให้เลือก MergeRec
-
คลิก ตกลง
เมื่อต้องการใช้เขตข้อมูล MERGEREC เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียน ในขณะที่คุณกําลังตั้งค่าจดหมายเวียน ให้ทําดังต่อไปนี้:
-
บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียน & แทรกเขตข้อมูล ให้คลิก กฎ แล้วคลิก ผสานระเบียน #
ตัวอย่าง
ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้เขตข้อมูล MergeRec ถัดจากเขตข้อมูล Printdate เพื่อสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากัน เมื่อเอกสารหลักถูกผสานกับแหล่งข้อมูล ตัวเลขที่ได้จากเขตข้อมูล MergeRec จะถูกผนวกเข้ากับตัวเลขที่แสดงวันที่และเวลาที่พิมพ์ใบแจ้งหนี้
หมายเลขใบแจ้งหนี้: { PRINTDATE \@ "MMddyyyHHmm" }{ MERGEREC }
สําหรับใบแจ้งหนี้ที่สิบสอง ให้พิมพ์เวลา 9:46 ในวันที่ 13 ก.พ. 2007 เอกสารจะมีลักษณะดังนี้
หมายเลขใบแจ้งหนี้: 02132007094612
