คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติของช่วงข้อมูลภายนอกเพื่อควบคุมข้อมูลที่นําเข้าลงในเวิร์กชีตผ่านการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ฐานข้อมูล แบบสอบถามเว็บ หรือแฟ้มข้อความ
ช่วงข้อมูลภายนอกคือชื่อที่กําหนดหรือชื่อตารางที่กําหนดตําแหน่งของข้อมูลที่นํามาในเวิร์กชีต เมื่อคุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก Excel จะสร้างช่วงข้อมูลภายนอกโดยอัตโนมัติ มีข้อยกเว้นเพียงข้อเดียวสําหรับรายงานนี้คือรายงาน PivotTable ที่เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล รายงาน PivotTable ไม่ได้ใช้ช่วงข้อมูลภายนอก ใน Excel คุณสามารถจัดรูปแบบและวางเค้าโครงช่วงข้อมูลภายนอก หรือใช้ในการคํานวณเช่นเดียวกับข้อมูลอื่นๆ
คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก
ช่วงข้อมูลภายนอกมีคุณสมบัติเพิ่มเติม (อย่าสับสนกับคิวรีหรือคุณสมบัติการเชื่อมต่อ) ที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุมข้อมูล เช่น การเก็บรักษาการจัดรูปแบบเซลล์และความกว้างของคอลัมน์ คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอกเหล่านี้ได้โดยการคลิก คุณสมบัติ ในกลุ่ม Connections บนแท็บ ข้อมูล จากนั้นทําการเปลี่ยนแปลงของคุณโดยทําดังต่อไปนี้:
-
สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจาก Microsoft Query และตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก
-
สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจากไฟล์ข้อความที่นําเข้าหรือคิวรีเว็บที่เรียกใช้ข้อมูล HTML ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก
-
สําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจากแบบสอบถามเว็บที่เรียกใช้ข้อมูลแบบ XML ให้ใช้กล่องโต้ตอบ คุณสมบัติแมป XML
-
เลือกเวิร์กชีตที่คุณต้องการค้นหา ช่วงข้อมูลจากภายนอก
-
บน แถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการ
-
เลือก สูตร > ตัวจัดการชื่อ
-
ในกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการชื่อ ให้คลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอก แล้วคลิก แก้ไข คุณสามารถคลิกสองครั้งที่ชื่อได้
-
ในกล่องโต้ตอบ แก้ไขชื่อ ให้พิมพ์ชื่อใหม่สําหรับการอ้างอิงในกล่อง ชื่อ
หมายเหตุ: ปุ่ม ปิด จะปิดเฉพาะกล่องโต้ตอบ ตัวจัดการชื่อ เท่านั้น คุณไม่จําเป็นต้องคลิก ปิด เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ทําไว้แล้ว
คุณสามารถเปลี่ยนแบบสอบถามต้นแบบสําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นจาก Microsoft Query แฟ้มข้อความที่นําเข้า แบบสอบถามเว็บ หรือตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล
-
คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเปลี่ยนคิวรีต้นแบบ
-
เลือก คุณสมบัติ > ข้อมูล
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก ให้คลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ให้คลิกแท็บ ข้อกําหนด แล้วคลิก แก้ไขคิวรี
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการแก้ไขคิวรีใน Microsoft Query ให้ดูที่ วิธีใช้ Microsoft Query
-
คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเปลี่ยนคิวรีต้นแบบ
-
เลือก ข้อมูล > คิวรี Connections & > แท็บ Connections คลิกขวาที่การเชื่อมต่อที่คุณต้องการ แล้วเลือก คุณสมบัติ
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ให้คลิกแท็บ ข้อกําหนด แล้วคลิก แก้ไขคิวรี
-
ในกล่องโต้ตอบ นําเข้าไฟล์ข้อความ ให้คลิก นําเข้า
-
ทําการเปลี่ยนแปลงไฟล์ข้อความที่นําเข้าในตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความ แล้วคลิก เสร็จสิ้น
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนําเข้าไฟล์ข้อความ ให้ดูที่ นําเข้าหรือส่งออกไฟล์ข้อความ
-
คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเปลี่ยนคิวรีต้นแบบ
-
เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล
-
เลือก ข้อมูล > คิวรี Connections & > แท็บ Connections คลิกขวาที่การเชื่อมต่อที่คุณต้องการ แล้วเลือก คุณสมบัติ
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ให้คลิกแท็บ ข้อกําหนด แล้วคลิก แก้ไขคิวรี
-
ทําการเปลี่ยนแปลงแบบสอบถามเว็บในกล่องโต้ตอบ แก้ไขแบบสอบถามเว็บ แล้วคลิก เสร็จสิ้น
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการแก้ไขแบบสอบถามเว็บ ให้ดูที่ การเชื่อมต่อกับเว็บเพจ
-
คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเปลี่ยนคิวรีต้นแบบ
-
เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติข้อมูลภายนอก ให้คลิก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติการเชื่อมต่อ ให้คลิกแท็บ ข้อกําหนด
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
ในกล่อง ชนิดคําสั่ง ให้คลิก ตาราง จากนั้นในกล่อง ข้อความคําสั่ง ให้เปลี่ยนค่าเป็นชื่อของตาราง มุมมอง หรือคิวรีที่เหมาะสม
-
ในกล่อง ชนิดคําสั่ง ให้คลิก SQL หรือ ค่าเริ่มต้น จากนั้นในกล่องข้อความ คําสั่ง ให้แก้ไขคําสั่ง SQL
หมายเหตุ: กล่อง ชนิดคําสั่ง อาจไม่พร้อมใช้งาน (ปรากฏเป็นสีจาง) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีกําหนดการเชื่อมต่อ
-
-
บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วเลือกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการคัดลอก
สําหรับตาราง Excel ให้เลือกชื่อของช่วง แล้วกด CTRL+A เพื่อเลือกส่วนหัวของตาราง
ถ้าคุณต้องการรวมป้ายชื่อคอลัมน์หรือสูตรที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของช่วงข้อมูลภายนอก ให้เลือกเซลล์ที่มีป้ายชื่อคอลัมน์หรือสูตรที่คุณต้องการคัดลอก คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ บนแถบสูตร แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการคัดลอก
-
เลือก หน้าแรก > คัดลอก
-
สลับไปยังเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการวางช่วงข้อมูลภายนอก
-
คลิกเซลล์มุมบนซ้ายของ พื้นที่วาง
เพื่อให้แน่ใจว่า ข้อมูลภายนอก ไม่ได้แทนที่ข้อมูลที่มีอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กชีตไม่มีข้อมูลภายใต้หรือทางด้านขวาของเซลล์ที่คุณคลิก
-
บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิก วาง
หมายเหตุ: ถ้าคุณคัดลอกเฉพาะบางส่วนของช่วงข้อมูลภายนอก คิวรี ต้นแบบจะไม่ถูกคัดลอก และไม่สามารถรีเฟรชข้อมูลที่คัดลอกได้
คุณสามารถควบคุมวิธีจัดการชุดข้อมูลที่เล็กลงหรือใหญ่กว่าที่จะถูกส่งกลับไปยัง Excel เมื่อข้อมูลถูกรีเฟรช
-
เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก ภายใต้ ถ้าจํานวนแถวในช่วงข้อมูลเปลี่ยนแปลงเมื่อรีเฟรช ให้คลิกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
-
แทรกเซลล์สําหรับข้อมูลใหม่ ลบเซลล์ที่ไม่ได้ใช้
หมายเหตุ:
-
เมื่อมีการเพิ่มแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายลงมา แต่เซลล์ที่อยู่ทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย
-
เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายขึ้นแต่เซลล์ทางด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย
-
-
แทรกทั้งแถวสําหรับข้อมูลใหม่ ล้างเซลล์ที่ไม่ใช้
หมายเหตุ:
-
เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกเพิ่มในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะย้ายลงมา
-
เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และไปทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย
-
-
เขียนทับเซลล์ที่มีอยู่ด้วยข้อมูลใหม่ และล้างเซลล์ที่ไม่ได้ใช้
หมายเหตุ:
-
เมื่อมีการเพิ่มแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้ช่วงข้อมูลภายนอกจะถูกเขียนทับ แต่เซลล์ที่อยู่ทางด้านขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย
-
เมื่อแถวอย่างน้อยหนึ่งแถวถูกลบในแหล่งข้อมูล เซลล์ภายใต้และไปทางขวาของช่วงข้อมูลภายนอกจะไม่ถูกย้าย
-
-
-
เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล
-
ภายใต้ การจัดรูปแบบและเค้าโครงข้อมูล ให้เลือกทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้
-
เมื่อต้องการรวมชื่อเขตข้อมูลเป็นแถวแรก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมชื่อเขตข้อมูล
หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้จะพร้อมใช้งานสําหรับช่วงข้อมูลภายนอกที่แปลงจากโปรแกรม Microsoft Office 2003 หรือช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมเท่านั้น
-
เมื่อต้องการเพิ่มคอลัมน์ของหมายเลขแถว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รวมหมายเลขแถว
หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับไฟล์ข้อความที่นําเข้า ไฟล์ XML หรือคิวรีเว็บ
-
เมื่อต้องการรักษาการจัดรูปแบบเซลล์ที่คุณนําไปใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาการจัดรูปแบบเซลล์
หมายเหตุ: สําหรับแบบสอบถามเว็บ ตัวเลือกนี้จะถูกล้างโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือก การจัดรูปแบบ HTML แบบเต็ม ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก คุณเข้าถึงกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก จากกล่องโต้ตอบ แก้ไขคิวรี
-
เมื่อต้องการรักษาความกว้างของคอลัมน์ที่คุณตั้งค่าไว้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ปรับความกว้างของคอลัมน์
-
เมื่อต้องการรักษาการเรียงลําดับคอลัมน์ การกรอง และเค้าโครงที่คุณใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาการเรียงลําดับ/ตัวกรอง/เค้าโครงคอลัมน์
หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้ไม่พร้อมใช้งานสําหรับแบบสอบถามเว็บ
-
เมื่อต้องการรักษาการกรองคอลัมน์ที่คุณใช้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รักษาตัวกรองคอลัมน์
หมายเหตุ: กล่องกาเครื่องหมายนี้จะพร้อมใช้งานสําหรับแบบสอบถามเว็บที่ยึดตามข้อมูลแบบ XML เท่านั้น
-
หมายเหตุ: กระบวนงานต่อไปนี้นําไปใช้เฉพาะกับช่วงข้อมูลภายนอกที่ถูกแปลงจากโปรแกรม Microsoft Office 2003 หรือช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นโดยการเขียนโปรแกรม ช่วงข้อมูลภายนอกทั้งหมดที่สร้างขึ้นโดยใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้จะถูกสร้างขึ้นเป็นตาราง Excel ตารางเหล่านี้จะขยายโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มแถวใหม่และเติมคอลัมน์จากการคํานวณ
-
ใส่สูตรในเซลล์ที่อยู่ติดกับแถวแรกของข้อมูลในช่วงข้อมูลภายนอก
หมายเหตุ: แถวแรกของข้อมูลอาจเป็นแถวแรกหรือแถวที่สองในช่วงข้อมูลภายนอก ขึ้นอยู่กับว่าแถวแรกมีส่วนหัวหรือไม่
-
เลือกเซลล์แล้วดับเบิลคลิก จุดจับเติม เพื่อคัดลอกสูตรไปยังแถวทั้งหมดในช่วงข้อมูลภายนอก
-
คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก
-
เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เติมสูตรในคอลัมน์ที่อยู่ติดกับข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าช่วงข้อมูลภายนอกขยายเมื่อคุณ รีเฟรช Excel จะคัดลอกเฉพาะสูตรที่อยู่ติดกับหรือภายในช่วงข้อมูลภายนอกทันที
การตรึงช่วงข้อมูลภายนอกจะรักษาข้อมูลไว้ แต่ไม่ได้เก็บรักษาคิวรีพื้นฐานไว้ ดังนั้น จึงไม่สามารถรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอกที่ถูกตรึงได้
-
คลิกเวิร์กชีตที่มีตาราง Excel ที่คุณต้องการเอาการเชื่อมต่อข้อมูลออก
-
บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการเอาการเชื่อมต่อข้อมูลออก จากนั้นเลือกช่วงข้อมูล
-
บนแท็บ เครื่องมือ ในกลุ่ม ข้อมูลตารางภายนอก ให้คลิก ยกเลิกลิงก์ ช่วงข้อมูลจะยังคงมีชื่อเดียวกันแต่การเชื่อมต่อถูกลบ
หมายเหตุ: กระบวนงานต่อไปนี้นําไปใช้เฉพาะกับช่วงข้อมูลภายนอกที่ถูกแปลงจากโปรแกรม Microsoft Office 2003 หรือช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นโดยการเขียนโปรแกรม ช่วงข้อมูลภายนอกทั้งหมดที่สร้างขึ้นโดยใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้จะถูกสร้างขึ้นเป็นตาราง Excel ตารางเหล่านี้จะขยายโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มแถวใหม่และเติมคอลัมน์จากการคํานวณ
-
เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล
-
ภายใต้ ข้อกําหนดคิวรี ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกข้อกําหนดคิวรี
หมายเหตุ: เมื่อคุณบันทึกเวิร์กบุ๊กของคุณ คิวรีต้นแบบจะถูกลบออกจากเวิร์กบุ๊ก อย่างไรก็ตาม ไฟล์คิวรีฐานข้อมูลที่บันทึกไว้ (ไฟล์ .dqy หรือ .odc) จะไม่ถูกลบ ถ้าคุณบันทึกคิวรีเมื่อคุณสร้างคิวรีในตัวช่วยสร้างคิวรีหรือใน Microsoft Query ไฟล์คิวรีจะถูกบันทึกบนคอมพิวเตอร์ของคุณ และคุณสามารถใช้คิวรีอีกครั้งเพื่อเรียกใช้ข้อมูลภายนอก สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู วิธีใช้ Microsoft Query
หมายเหตุ: กระบวนงานต่อไปนี้นําไปใช้เฉพาะกับช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นโดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลหรือ Microsoft Query (และไม่ใช่กับไฟล์ข้อความที่นําเข้าหรือแบบสอบถามเว็บ) ช่วงข้อมูลภายนอกที่แปลงจากโปรแกรม Microsoft Office 2003 หรือช่วงข้อมูลภายนอกที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม ช่วงข้อมูลภายนอกทั้งหมดที่สร้างขึ้นโดยใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้จะถูกสร้างขึ้นเป็นตาราง Excel
-
แทรกแถวว่างเหนือช่วงข้อมูลภายนอก โดยทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
เลือกเซลล์ด้านบนที่คุณต้องการแทรกแถวใหม่ จากนั้น บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เซลล์ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก แทรก แล้วคลิก แทรกแถวในแผ่นงาน เนื่องจากคุณได้เลือกเซลล์หนึ่งเซลล์ แถวใหม่หนึ่งแถวจะถูกแทรกเหนือแถวปัจจุบัน
-
คลิกตัวเลือกแถวของแถวด้านบนที่คุณต้องการแทรกแถวใหม่ จากนั้น บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม เซลล์ ให้คลิก แทรก เนื่องจากคุณได้เลือกแถวทั้งหมดหนึ่งแถว แถวใหม่หนึ่งแถวจะถูกแทรกเหนือแถวที่เลือก
-
-
พิมพ์ป้ายชื่อที่คุณต้องการในเซลล์ในแถวว่าง
-
คลิกเซลล์หนึ่งในช่วงข้อมูลภายนอก
-
เลือก คุณสมบัติ> ข้อมูล
-
ในกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติช่วงข้อมูลภายนอก ภายใต้ การจัดรูปแบบและเค้าโครงข้อมูล ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมชื่อเขตข้อมูล แล้วคลิก ตกลง
-
เมื่อต้องการเอาชื่อเขตข้อมูลที่มีอยู่ออกและรีเฟรชช่วงข้อมูลภายนอก ให้คลิกเซลล์ในช่วงข้อมูลภายนอก แล้วคลิก รีเฟรชข้อมูล
หมายเหตุ: เมื่อคุณเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในชื่อคอลัมน์ใน Microsoft Query จะถูกเก็บไว้ในช่วงข้อมูลภายนอก สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ในคิวรี ให้ดู วิธีใช้ Microsoft Query
-
คลิกเวิร์กชีตที่มีช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการลบ
-
บนแถบสูตร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก กล่องชื่อ แล้วคลิกชื่อของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการลบ
ถ้าช่วงข้อมูลภายนอกเป็นตาราง Excel ให้กด CTRL+A เพื่อเลือกทั้งตาราง
-
เมื่อต้องการลบช่วงข้อมูลภายนอก ให้กด DELETE
-
เมื่อต้องการลบคิวรีพื้นฐาน ให้คลิก ใช่ เมื่อ Excel พร้อมท์ให้คุณ
