การปรับเปลี่ยน แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงรายงาน

สร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมแบบคอลัมน์โดยอัตโนมัติในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• คุณสร้างรายงานใหม่โดยการคลิก รายงานในกลุ่ม รายงาน บนแท็บ สร้าง

• คุณสร้างรายงานใหม่โดยการคลิก รายงานเปล่า ในกลุ่ม รายงาน บนแท็บ สร้าง แล้วลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังรายงาน

บนรายงานที่มีอยู่ คุณสามารถสร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่โดยทําดังต่อไปนี้

1. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่มลงในเค้าโครง

2. ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ลงในเค้าโครงเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วเลือกตัวควบคุมเหล่านั้นด้วย

3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน

   • คลิกขวาที่ตัวควบคุมหรือตัวควบคุมที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิก แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมและเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกเข้าไป

สลับเค้าโครงตัวควบคุมจากแบบตารางเป็นแบบเรียงซ้อน หรือจากแบบเรียงซ้อนเป็นแบบตาราง

เมื่อต้องการสลับเค้าโครงทั้งหมดจากเค้าโครงชนิดหนึ่งไปยังอีกชนิดหนึ่ง:

• เลือกเค้าโครงตัวควบคุมโดยการคลิกตัวเลือกเค้าโครงสีส้มที่มุมบนซ้ายของเค้าโครง

  เซลล์ทั้งหมดในเค้าโครงจะถูกเลือก

• เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

  • บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการ (แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน)

  • คลิกขวาที่เค้าโครงตัวควบคุม ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการ

Access จะจัดเรียงตัวควบคุมเป็นชนิดเค้าโครงที่คุณเลือก

แยกเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งเค้าโครงเป็นสองเค้าโครง

คุณสามารถแยกเค้าโครงตัวควบคุมออกเป็นสองเค้าโครงได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

1. กดแป้น SHIFT ค้างไว้แล้วคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการย้ายไปยังเค้าโครงตัวควบคุมใหม่

2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการสําหรับเค้าโครงใหม่ (แบบตาราง หรือ แบบเรียงซ้อน)

   • คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่เลือก ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิกชนิดเค้าโครงที่คุณต้องการสําหรับเค้าโครงใหม่

Access จะสร้างเค้าโครงตัวควบคุมใหม่และเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกเข้าไป

จัดเรียงตัวควบคุมใหม่ในเค้าโครงตัวควบคุม

• คุณสามารถย้ายตัวควบคุมภายในเค้าโครงตัวควบคุมได้โดยการลากตัวควบคุมไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการ ขณะที่คุณลากเขตข้อมูล แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุตําแหน่งที่จะวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

• คุณสามารถย้ายตัวควบคุมจากเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งไปยังอีกเค้าโครงตัวควบคุมหนึ่งที่เป็นชนิดเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลากตัวควบคุมจากเค้าโครงแบบเรียงซ้อนหนึ่งไปยังเค้าโครงแบบเรียงซ้อนอื่น แต่ไม่สามารถลากไปยังเค้าโครงแบบตารางได้

เพิ่มตัวควบคุมลงในเค้าโครงตัวควบคุม

เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่จากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในเค้าโครงตัวควบคุมที่มีอยู่    

• เพียงลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังเค้าโครง แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะแสดงตําแหน่งที่เขตข้อมูลจะถูกวางเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

เมื่อต้องการเพิ่มตัวควบคุมที่มีอยู่ลงในเค้าโครงตัวควบคุมที่มีอยู่    

1. เลือกตัวควบคุมแรกที่คุณต้องการเพิ่มลงในเค้าโครงตัวควบคุม

2. ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ลงในเค้าโครงเดียวกัน ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วเลือกตัวควบคุมเหล่านั้นด้วย คุณสามารถเลือกตัวควบคุมในเค้าโครงตัวควบคุมอื่นๆ ได้

3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ ให้ลากเขตข้อมูลที่เลือกไปยังเค้าโครง แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุตําแหน่งที่จะวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

   • ถ้ารายงานเปิดอยู่ในมุมมองเค้าโครง ให้ทําดังนี้

     1. บนแท็บ จัดเรียง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกชนิดของเค้าโครงที่คุณกําลังเพิ่มเข้าไป ถ้าคุณกําลังเพิ่มลงในเค้าโครงแบบตาราง ให้คลิกแบบตาราง ถ้าคุณกําลังเพิ่มลงในเค้าโครงแบบเรียงซ้อน ให้คลิกแบบเรียงซ้อน

        Access จะสร้างเค้าโครงใหม่และเพิ่มตัวควบคุมที่เลือกเข้าไป

     2. ลากเค้าโครงใหม่ไปยังเค้าโครงที่มีอยู่ แถบแนวนอนหรือแนวตั้งจะระบุตําแหน่งที่จะวางเขตข้อมูลเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

การเอาตัวควบคุมออกจากเค้าโครงตัวควบคุม

การเอาตัวควบคุมออกจากเค้าโครงตัวควบคุมจะทําให้คุณสามารถวางตัวควบคุมไว้ที่ใดก็ได้ในรายงานโดยไม่มีผลกระทบต่อการวางตําแหน่งของตัวควบคุมอื่นๆ

1. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเอาออกจากเค้าโครง เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมหลายตัว ให้กดแป้น SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกตัวควบคุมที่คุณต้องการเอาออก เมื่อต้องการเลือกตัวควบคุมทั้งหมดในเค้าโครง ให้คลิกกล่องตัวเลือกเค้าโครงที่มุมบนซ้ายของเค้าโครง

2. คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่เลือกตัวใดตัวหนึ่ง ชี้ไปที่ เค้าโครง แล้วคลิก เอาเค้าโครงออก

   Access จะเอาตัวควบคุมที่เลือกออกจากเค้าโครง

ด้านบนของหน้า

เพิ่มโลโก้

• บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก โลโก้

  กล่องโต้ตอบ แทรกรูปภาพ จะปรากฏขึ้น

• เรียกดูโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์โลโก้ของคุณ ไว้ แล้วดับเบิลคลิกที่ไฟล์

  Access จะเพิ่มโลโก้ที่มุมซ้ายบนของรายงาน

ปรับขนาดตัวควบคุมที่มีโลโก้หรือรูปอื่น

1. คลิกตัวควบคุมที่มีรูปภาพ

   เส้นขอบจะถูกวาดรอบๆ ตัวควบคุมเพื่อระบุว่าได้เลือกเส้นขอบนั้นแล้ว

2. วางตัวชี้บนเส้นขอบ เมื่อตัวชี้กลายเป็นลูกศรสองหัว คุณสามารถลากตัวชี้ไปในทิศทางที่ระบุโดยลูกศรเพื่อทําให้ตัวควบคุมรูปใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงได้

โปรดสังเกตว่าค่าเริ่มต้นสําหรับคุณสมบัติ โหมดขนาด ของรูปคือ คลิป ซึ่งหมายความว่ารูปจะยังคงมีขนาดเดียวกัน โดยไม่คํานึงถึงขนาดของรูปภาพหรือขนาดเล็กที่คุณทําตัวควบคุมรูป ถ้าคุณต้องการให้รูปภาพมีขนาดใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงเมื่อคุณปรับขนาดตัวควบคุม ให้ทําดังต่อไปนี้:

ปรับขนาดโลโก้หรือรูปภายในตัวควบคุม

1. เลือกรูปภาพ

2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

3. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ โหมดขนาด เป็นตัวเลือกที่คุณต้องการ:

ด้านบนของหน้า

เพิ่มชื่อเรื่องลงในรายงาน

• บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก ชื่อเรื่อง

  ป้ายชื่อใหม่จะถูกเพิ่มลงในส่วนหัวของรายงาน และจะใส่ชื่อรายงานให้คุณเป็นชื่อเรื่องรายงาน

• เมื่อป้ายชื่อถูกสร้างขึ้น ข้อความในป้ายชื่อจะถูกเลือกให้คุณเพื่อที่ว่าถ้าคุณต้องการเปลี่ยนข้อความ คุณก็สามารถเริ่มพิมพ์ชื่อเรื่องที่คุณต้องการได้

• กด ENTER เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว

แก้ไขชื่อเรื่องรายงาน

1. ดับเบิลคลิกที่ป้ายชื่อที่มีชื่อเรื่องรายงานเพื่อวางเคอร์เซอร์ในป้ายชื่อ

2. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการใช้เป็นชื่อเรื่องรายงาน แล้วกด ENTER เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว

เพิ่มหมายเลขหน้า

• บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก หมายเลขหน้า

  กล่องโต้ตอบ หมายเลขหน้า จะปรากฏขึ้น

• เลือกรูปแบบ ตําแหน่ง และการจัดแนวที่คุณต้องการสําหรับหมายเลขหน้า

• ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดงจํานวนหน้าแรก ถ้าคุณไม่ต้องการให้หมายเลขอยู่บนหน้าแรก

• คลิก ตกลง

  หมายเลขหน้าจะถูกเพิ่มลงในรายงาน สลับไปยังตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อดูว่าตัวเลขจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อคุณพิมพ์รายงาน

เพิ่มวันที่หรือเวลา

• บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ ให้คลิก วันที่และเวลา

  กล่องโต้ตอบ วันที่และเวลา จะแสดงขึ้น

• ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมวันที่ ถ้าคุณไม่ต้องการให้รวมวันที่

• ถ้าคุณต้องการรวมวันที่ ให้คลิกรูปแบบวันที่ที่คุณต้องการ

• ล้างกล่องกาเครื่องหมาย รวมเวลา ถ้าคุณไม่ต้องการให้รวมเวลา

• ถ้าคุณต้องการรวมเวลา ให้คลิกรูปแบบเวลาที่คุณต้องการ

  ตัวอย่างของวันที่และเวลา ในรูปแบบที่คุณเลือกจะปรากฏในพื้นที่ ตัวอย่าง ของกล่องโต้ตอบ

• คลิก ตกลง

เพิ่มหมายเลขบรรทัด

1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก กล่องข้อความ

2. คลิกในพื้นที่เปิดของส่วนที่คุณต้องการให้หมายเลขบรรทัดปรากฏขึ้น ในกรณีส่วนใหญ่ จะเป็นส่วนรายละเอียด คุณจะย้ายกล่องข้อความไปยังตําแหน่งที่ตั้งสุดท้ายในภายหลัง

   เมื่อคุณคลิกรายงาน Access จะสร้างกล่องข้อความใหม่ที่ไม่ถูกผูก

3. คลิกป้ายชื่อ (ทางด้านซ้ายของกล่องข้อความใหม่) แล้วกด DELETE

4. คลิกหนึ่งครั้งในกล่องข้อความใหม่เพื่อเลือก แล้วคลิกอีกครั้งเพื่อวางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ

5. พิมพ์ =1 แล้วกด ENTER

6. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

7. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ผลรวมสะสม เป็น มากกว่าทั้งหมด

   หมายเหตุ: ถ้านี่เป็นรายงานที่มีการจัดกลุ่ม และคุณต้องการให้ลําดับเลขเริ่มต้นที่ 1 สําหรับแต่ละกลุ่ม ให้ตั้งค่าคุณสมบัติเป็น เหนือกลุ่ม

8. ปรับขนาดกล่องข้อความให้เล็กลงโดยการวางตําแหน่งตัวชี้ไว้เหนือจุดจับปรับขนาดที่ขอบด้านขวาของกล่องข้อความ แล้วลากไปทางซ้าย เว้นพื้นที่ว่างให้มากพอสําหรับหมายเลขบรรทัดที่ใหญ่ที่สุดที่คุณคาดว่าจะเห็นในรายงานนี้

9. ถ้าจําเป็น ให้เพิ่มพื้นที่ว่างสําหรับกล่องข้อความที่ขอบซ้ายสุดของส่วน รายละเอียด โดยการลากตัวควบคุมที่มีอยู่ในส่วนนั้นไปทางขวา หรือโดยการปรับขนาดตัวควบคุมซ้ายสุดในส่วนนั้น

10. ลากกล่องข้อความใหม่ไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการบนรายงาน

11. สลับไปยังมุมมองรายงาน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หรือมุมมองเค้าโครงเพื่อดูหมายเลขบรรทัด

ทําให้ส่วนหัวของกลุ่มปรากฏที่ด้านบนของแต่ละหน้า

สําหรับกลุ่มที่ครอบคลุมหลายหน้า การให้ส่วนหัวของกลุ่มปรากฏที่ด้านบนของหน้าแต่ละหน้าจะเป็นประโยชน์ เพื่อให้คุณสามารถดูว่าข้อมูลอยู่ในกลุ่มใดได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเลือกส่วนหัวของกลุ่มในมุมมองเค้าโครงได้ แต่จะง่ายขึ้นในมุมมองออกแบบ

1. ดับเบิลคลิกที่ตัวเลือกส่วนส่วนหัวของกลุ่ม (แถบแนวนอนเหนือส่วนหัวของกลุ่ม)

2. บนแท็บ รูปแบบ ของแผ่นคุณสมบัติ ให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ส่วนการทําซ้ํา เป็น ใช่

เปิดรายงานย่อยในหน้าต่างมุมมองออกแบบ

เมื่อคุณเปิดรายงานในมุมมองออกแบบ รายงานย่อยใดๆ ที่มีอยู่ในรายงานจะถูกเปิดในมุมมองออกแบบด้วย อย่างไรก็ตาม แต่ละรายงานย่อยจะแสดงภายในตัวควบคุมรายงานย่อย ไม่ใช่เป็นหน้าต่างแยกต่างหาก เนื่องจากตัวควบคุมรายงานย่อยมักจะเล็กเกินกว่าที่จะทํางานได้อย่างง่ายดาย จึงสะดวกกว่าที่จะเปิดรายงานย่อยในหน้าต่างของตนเองแล้วทําการแก้ไข เมื่อต้องการเปิดรายงานย่อยในหน้าต่างใหม่ ให้เลือกทําอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เลือกรายงานย่อย จากนั้นบนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก รายงานย่อยในหน้าต่างใหม่

• คลิกหนึ่งครั้งภายนอกตัวควบคุมรายงานย่อยเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกไว้ แล้วคลิกขวาที่ภายในตัวควบคุมรายงานย่อย แล้วคลิก รายงานย่อย ในหน้าต่างใหม่

ด้านบนของหน้า