การแยกฐานข้อมูล Access

ในบทความนี้

• ภาพรวม

• ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

• แยกฐานข้อมูล

• แจกจ่ายฐานข้อมูลส่วนหน้า

• การเปลี่ยนฐานข้อมูลส่วนหลังที่คุณใช้

ภาพรวม

เมื่อคุณแยกฐานข้อมูล คุณจะจัดระเบียบฐานข้อมูลใหม่เป็นสองไฟล์ ได้แก่ ฐานข้อมูลส่วนหลังที่มีตารางข้อมูล และฐานข้อมูล Front-End ที่มีวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด เช่น คิวรี ฟอร์ม และรายงาน ผู้ใช้แต่ละคนโต้ตอบกับข้อมูลโดยใช้สําเนาของฐานข้อมูล Front-End ภายในเครื่อง

เมื่อต้องการแยกฐานข้อมูล ให้คุณใช้ตัวช่วยสร้างตัวแยกฐานข้อมูล หลังจากที่คุณแยกฐานข้อมูล คุณต้องแจกจ่ายฐานข้อมูลส่วนหน้าให้กับผู้ใช้ของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะแยกฐานข้อมูล ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้

• คุณควรสํารองฐานข้อมูลก่อนที่จะแยกฐานข้อมูลนั้นเสมอ ถ้าคุณแยกฐานข้อมูลแล้วตัดสินใจว่าคุณไม่ต้องการแยกฐานข้อมูล คุณสามารถคืนค่าต้นฉบับจากสําเนาสํารองของคุณได้

• การแยกฐานข้อมูลอาจใช้เวลานาน คุณควรแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเพื่อไม่ให้พวกเขาใช้ฐานข้อมูลในขณะที่คุณแยกฐานข้อมูล ถ้าผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลในขณะที่คุณแยกฐานข้อมูล การเปลี่ยนแปลงจะไม่แสดงในฐานข้อมูลส่วนหลัง

  เคล็ดลับ: ถ้าผู้ใช้เปลี่ยนแปลงข้อมูลในขณะที่คุณแยกฐานข้อมูล คุณสามารถนําเข้าข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูลส่วนหลังหลังจากที่คุณเสร็จสิ้น

• แม้ว่าการแยกฐานข้อมูลจะเป็นวิธีหนึ่งในการแชร์ข้อมูล แต่ทุกคนที่ใช้ฐานข้อมูลนั้นจะต้องมี Microsoft Office Access เวอร์ชันที่เข้ากันได้กับรูปแบบไฟล์ของฐานข้อมูลส่วนหลัง ตัวอย่างเช่น ถ้าไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหลังใช้รูปแบบไฟล์ .accdb ผู้ใช้จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยใช้ Access 2003

• คุณอาจต้องการใช้รูปแบบไฟล์ Access เวอร์ชันก่อนหน้าสําหรับฐานข้อมูล Back-End ถ้าคุณใช้ฟีเจอร์ที่ไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใช้ Data Access Pages (DAP); คุณสามารถใช้ต่อได้ถ้าฐานข้อมูลส่วนหลังอยู่ในรูปแบบไฟล์ก่อนหน้าที่สนับสนุน DAP คุณสามารถใช้รูปแบบไฟล์ใหม่กับฐานข้อมูลส่วนหน้าเพื่อให้ผู้ใช้ของคุณสามารถเข้าถึงประโยชน์ของรูปแบบใหม่ได้ โปรดสังเกตว่าคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Data Access Page โดยใช้ Access 2010 หรือใหม่กว่าได้

ด้านบนของหน้า

แยกฐานข้อมูล

1. บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้ทําสําเนาของฐานข้อมูลที่คุณต้องการแยก เริ่มต้นด้วยไฟล์ฐานข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ภายในเครื่องของคุณ ไม่ใช่บนเครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน ถ้าในขณะนี้มีการใช้แฟ้มฐานข้อมูลร่วมกันจากฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ภายในเครื่องของคุณ

2. เปิดสําเนาของฐานข้อมูลที่อยู่บนฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ภายในเครื่องของคุณ

3. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม ย้ายข้อมูล ให้คลิก ฐานข้อมูล Access ตัวช่วยสร้างตัวแยกฐานข้อมูลจะเริ่มทํางาน

4. คลิก แยกฐานข้อมูล

5. ในกล่องโต้ตอบ สร้างฐานข้อมูลส่วนหลัง ให้ระบุชื่อ ชนิดไฟล์ และตําแหน่งที่ตั้งสําหรับไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหลัง

   หมายเหตุ: 

   • พิจารณาใช้ชื่อที่ Access แนะนํา โดยจะรักษาชื่อไฟล์ต้นฉบับและระบุว่าฐานข้อมูลเป็นฐานข้อมูลส่วนหลังโดยการแทรก _be ลงในชื่อก่อนนามสกุลไฟล์

   • อย่าเปลี่ยนชนิดไฟล์ เว้นแต่ผู้ใช้บางรายจะใช้ Access เวอร์ชันก่อนหน้าเพื่อเข้าถึงข้อมูล

   • คุณสามารถป้อนเส้นทางไปยังตําแหน่งบนเครือข่ายได้ในกล่อง ชื่อไฟล์ ที่ด้านหน้าของชื่อไฟล์ ตัวอย่างเช่น หากตําแหน่งบนเครือข่ายสําหรับฐานข้อมูลส่วนหลังคือ \\server1\share1\ และชื่อไฟล์สําหรับฐานข้อมูลส่วนหลังเป็น MyDB_be.accdb คุณสามารถใส่ \\server1\share1\MyDB_be.accdb ในกล่อง ชื่อไฟล์

   • ตําแหน่งที่ตั้งที่คุณเลือกจะต้องพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่จะใช้ฐานข้อมูลนั้น เนื่องจากการแมปไดรฟ์อาจแตกต่างกัน คุณควรระบุเส้นทาง UNC ของตําแหน่งที่ตั้งแทนการใช้อักษรชื่อไดรฟ์ที่แมปไว้

6. เมื่อตัวช่วยสร้างดําเนินการเสร็จสิ้น ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน

ฐานข้อมูลของคุณถูกแยกออกแล้วในขณะนี้ ฐานข้อมูลส่วนหน้าคือไฟล์ที่คุณเริ่มต้น (สําเนาของฐานข้อมูลที่แชร์ต้นฉบับ) และฐานข้อมูลส่วนหลังจะอยู่ในตําแหน่งเครือข่ายที่คุณระบุไว้ในขั้นตอนที่ 5 ของกระบวนการนี้

แจกจ่ายฐานข้อมูลส่วนหน้า

หลังจากที่คุณแยกฐานข้อมูลคุณจะแจกจ่ายฐานข้อมูลส่วนหน้าให้กับผู้ใช้ของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มใช้ฐานข้อมูลได้

เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• ส่งข้อความอีเมลไปยังผู้ใช้ฐานข้อมูล และแนบไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหน้าไปกับข้อความ ใส่คําแนะนําใดๆ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มใช้ฐานข้อมูล Front-End ได้ทันทีได้ง่ายขึ้น

• บันทึกไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหน้าไปยังตําแหน่งบนเครือข่ายที่ผู้ใช้ฐานข้อมูลทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้ แล้วส่งข้อความอีเมลถึงผู้ใช้ของคุณที่ระบุตําแหน่งเครือข่ายพร้อมกับคําแนะนําอื่นๆ ที่พวกเขาอาจจําเป็นต้องใช้เพื่อเข้าถึงฐานข้อมูล

• แจกจ่ายไฟล์ฐานข้อมูลส่วนหน้าโดยใช้สื่อแบบถอดได้ เช่น ซีดีรอม หรือธัมบ์ไดรฟ์ USB ถ้าคุณติดตั้งไฟล์ด้วยตนเอง คุณสามารถทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ทํางานได้ ถ้าผู้ใช้ต้องติดตั้งไฟล์ คุณควรรวมเอกสารที่อธิบายสิ่งที่พวกเขาต้องทําเพื่อติดตั้งไฟล์ และผู้ที่จะติดต่อหากพบปัญหา

ด้านบนของหน้า

การเปลี่ยนฐานข้อมูลส่วนหลังที่คุณใช้

คุณสามารถย้ายฐานข้อมูลส่วนหลังของคุณ หรือใช้ฐานข้อมูลส่วนหลังอื่นโดยใช้ตัวจัดการตารางที่ลิงก์

ถ้าคุณต้องการย้ายฐานข้อมูลส่วนหลังของคุณ ก่อนอื่นให้ทําสําเนาของฐานข้อมูลไปยังตําแหน่งที่ตั้งใหม่ แล้วทําตามขั้นตอนนี้

1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นําเข้า & ลิงก์ ให้คลิก ตัวจัดการตารางที่ลิงก์

2. ในตัวจัดการตารางที่ลิงก์ ให้เลือกตารางที่อยู่ในฐานข้อมูลส่วนหลังปัจจุบัน

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณไม่ได้ลิงก์กับฐานข้อมูลอื่น ให้คลิก เลือกทั้งหมด

3. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตรวจหาตําแหน่งที่ตั้งใหม่เสมอ แล้วคลิก ตกลง

4. เรียกดูและเลือกฐานข้อมูลส่วนหลังใหม่

ด้านบนของหน้า