บทแนะนำสู่ InfoPath Forms Services

ภาพรวมของInfoPath Forms Services

ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีการติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขากรอกแบบฟอร์มที่เปิดใช้งานสำหรับเบราว์เซอร์ InfoPath หรือพวกเขาจำเป็นต้องดาวน์โหลดสิ่งต่าง ๆ เพิ่มเติมจากเว็บ ทั้งหมดที่จำเป็นจะเข้าถึงเบราว์เซอร์ เช่น Windows Internet Explorer, Apple Safari หรือ Mozilla Firefox InfoPath Forms Services ยังช่วยให้คุณสามารถเก็บ และจัดการฟอร์มและเทมเพลตฟอร์มที่ในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง InfoPath Forms Services ถูกสร้างขึ้นมา และจำเป็นต้องใช้Windows SharePoint Services 3.0 ซึ่งช่วยให้คุณสามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มที่คุณออกไปยังตำแหน่งที่ตั้งทั่วไปทั่วทั้งองค์กร นอกจากนี้ ผู้ใช้สามารถส่งฟอร์มไปยังไลบรารี SharePoint ซึ่งเป็นโฟลเดอร์เก็บคอลเลกชันของไฟล์และตำแหน่งที่ไฟล์ที่มักใช้แม่แบบเดียวกัน คุณจะสามารถรวมฟอร์มลงในการจัดการเอกสารและงานวงจรชีวิตเช่นเวิร์กโฟลว์และสิทธิ์ในการจัดการ

เทคโนโลยีInfoPath Forms Services จะพร้อมใช้งานในMicrosoft Office SharePoint Server 2007 CAL องค์กร และยัง แยก ต่างหาก ในMicrosoft Office Forms Server 2007

เข้าถึงลูกค้า คู่ค้า และผู้จำหน่าย โดยใช้ฟอร์มที่เข้าใจง่าย

เมื่อคุณประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้InfoPath Forms Services คุณสามารถแจกจ่ายนั้นไม่ใช่แค่เพียง บนอินทราเน็ตภายในองค์กรของคุณ แต่ บนเว็บ ไซต์ภายนอก เช่นไซต์เอกซ์ทราเน็ตหรือเว็บไซต์ของบริษัท ซึ่งช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลจากลูกค้า คู่ค้า ผู้จำหน่าย และบุคคลอื่นที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ ตัวอย่าง บริษัทประกันขนาดใหญ่สามารถใช้เทมเพลตฟอร์มเดียวที่เปิดใช้งานสำหรับเบราว์เซอร์เพื่อรวบรวม และดำเนินการอ้างสิทธิ์ประกัน เป็นลูกค้าประกันสามารถใช้เบราว์เซอร์การกรอกฟอร์มการอ้างสิทธิ์บนเว็บไซต์ของบริษัท หรืออีกวิธีหนึ่ง ถ้าลูกค้าโทรหาบริษัทประกันเพื่อรายงานการอ้างสิทธิ์ ตัวแทนประกันสามารถใช้ InfoPath การกรอกฟอร์มการอ้างสิทธิ์เดียวกันบนไซต์อินทราเน็ต ในทำนองเดียวกัน หน่วยงานรัฐบาลที่สามารถรวบรวมข้อมูลจากพลเมือง โดยประกาศเทมเพลตฟอร์มที่เปิดใช้งานสำหรับเบราว์เซอร์บนเว็บไซต์ของ

เมื่อผู้ใช้เข้าถึงฟอร์ม โดยการนำทางไปยังไลบรารี หรือ โดยการใส่ URL สำหรับฟอร์มในเบราว์เซอร์ของตนเอง หนึ่งในสองสิ่งที่อาจเกิดขึ้น:

• เปิดฟอร์มในเบราว์เซอร์    ถ้าผู้ใช้ไม่ได้ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา InfoPath ฟอร์มเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์ ซึ่งพวกเขาสามารถกรอกจะเหมือนกับที่พวกเขาเลือกนเว็บฟอร์มอื่น ๆ

• เปิดฟอร์มใน InfoPath    ถ้าผู้ใช้มี InfoPath ที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา เปิดฟอร์มใน InfoPath ที่พวกเขาสามารถกรอกจะเหมือนกับที่พวกเขาเลือกฟอร์ม InfoPath อื่น ๆ เนื่องจากพวกเขาจะกรอกฟอร์มใน InfoPath ผู้ใช้เหล่านี้จะมีประโยชน์เพิ่มของอาศัยความสามารถในการใช้ฟีเจอร์แบบเต็มช่วงของ InfoPath ที่สำหรับการกรอกฟอร์ม ซึ่งจะไม่พร้อมใช้งานในฟอร์มของเบราว์เซอร์

  หมายเหตุ: ได้คุณต้อง คุณสามารถกำหนดเองการตั้งค่าเทมเพลตฟอร์ของคุณเพื่อให้เปิดในเบราว์เซอร์ เสมอแม้ว่าผู้ใช้มี InfoPath ที่ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของตน ซึ่งอาจมีประโยชน์ เมื่อคุณต้องการให้ประสบการณ์การใช้งานของการกรอกฟอร์มจะเหมือนกันสำหรับทุกคน หรือ เมื่อคุณไม่ต้องการให้ฟอร์มสามารถเปิดได้ใน InfoPath เนื่องจากคุณต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ออกจากการเปิด หรือปรับเปลี่ยนเทมเพลตฟอร์ต้นแบบในโหมดออกแบบ

ถ้าผู้ใช้จะกรอกฟอร์มบนอุปกรณ์มือถือ เช่นช่วยแบบดิจิทัลส่วนบุคคล (PDA) หรือสมาร์ทโฟน คุณสามารถออกแบบเทมเพลตของคุณเปิดใช้งานสำหรับเบราว์เซอร์เพื่อที่จะสามารถเปิด และกรอกข้อมูล โดยใช้เบราว์เซอร์อุปกรณ์เคลื่อนที่ เมื่อผู้ใช้ใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อเข้าถึงแบบฟอร์ม จะเปิดขึ้นบนหน้าจอของพวกเขาในรูปแบบง่ายขึ้น

กระบวนการทางธุรกิจขับฟอร์มอย่างมีประสิทธิภาพ

ฟอร์มที่ตรงกลางของกระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากได้ ด้วยการโฮสต์แม่แบบฟอร์มที่เปิดใช้งานสำหรับเบราว์เซอร์บนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้InfoPath Forms Services คุณสามารถรวมข้อมูลฟอร์ม ด้วยกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่หรือแอปพลิเคชัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ:

• ส่งข้อมูลไปยังระบบธุรกิจที่มีอยู่    เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตฟอร์มเข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลไปยัง Web services หรือแหล่งข้อมูลภายนอกอื่น นี้ช่วยให้คุณสามารถส่งข้อมูลไปยังระบบธุรกิจที่มีอยู่ แอปพลิเคชัน enterprise หรือฐานข้อมูลองค์กร ตัวอย่าง แผนกขายสามารถออกแบบฟอร์มที่สามารถส่งข้อมูลลูกค้าและลูกค้าเป้าหมายขายกับระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) ที่มีอยู่

• ข้อมูลแบบสอบถามจากระบบธุรกิจที่มีอยู่    จะยังสามารถแบบสอบถามข้อมูลในระบบธุรกิจที่มีอยู่ แอปพลิเคชัน enterprise หรือฐานข้อมูลองค์กร ตัวอย่าง เมื่อผู้ใช้เปิดฟอร์มโดยยึดตามเทมเพลตของคุณฟอร์ม คุณอาจต้องข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกจะปรากฏในเขตข้อมูลชื่อและที่อยู่บนฟอร์ม นี้ช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลขององค์กรที่มีอยู่ และทำให้กระบวนการกรอกฟอร์ม

• เพิ่มเวิร์กโฟลว์กับฟอร์ม    คุณสามารถเพิ่มเวิร์กโฟลว์กับต้นแบบฟอร์มที่เก็บไว้ในไลบรารี ซึ่งช่วยให้คุณจัดการกระบวนการทางธุรกิจทั่วไปอย่างสอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น ในฐานะผู้จัดการ คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเพื่อกำหนดเส้นทางแบบฟอร์มรายงานมีค่าใช้จ่ายเพื่อไปแต่ละรายการของผู้อนุมัติ ผู้อนุมัติสามารถอนุมัติ หรือปฏิเสธฟอร์มรายงานค่าใช้จ่าย มอบหมายงานการอนุมัติ หรือร้องขอการเปลี่ยนแปลงลงในฟอร์ม ผู้ใช้คลิกคำสั่งบนเมนูไฟล์ ให้เข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์ใน InfoPath บนเซิร์ฟเวอร์ พวกเขาสามารถชี้ไปชื่อของฟอร์มในไลบรารี คลิกลูกศรที่ปรากฏขึ้น แล้ว คลิ กเวิร์กโฟลว์ เพื่อเข้าร่วมในเวิร์กโฟลว์

  

ด้านบนของหน้า

จัดการฟอร์มและเทมเพลตฟอร์มที่ในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง

คุณสามารถจัดเก็บเทมเพลตฟอร์มที่ของคุณและฟอร์มเกี่ยวข้องในที่เก็บส่วนกลางบนเซิร์ฟเวอร์ที่เรียกใช้InfoPath Forms Services จะทำให้ง่ายต่อการค้นหา แชร์ และจัดการฟอร์มและเทมเพลตฟอร์ม

ประโยชน์สำคัญมีความสามารถในการ:

• เก็บฟอร์มและเทมเพลตฟอร์มที่ในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง    คุณสามารถกำหนดความสัมพันธ์เทมเพลตฟอร์มกับไลบรารี ซึ่งเป็นตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ SharePoint ที่คุณสามารถสร้าง รวบรวม อัปเด และจัดการไฟล์กับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณ เมื่อผู้ใช้กรอกฟอร์มโดยยึดตามเทมเพลตฟอร์ในไลบรารีนั้น ฟอร์มเสร็จสมบูรณ์แล้วปรากฏในไลบรารีพร้อมกับข้อมูลคีย์จากฟอร์มเอง ขึ้นอยู่กับวิธีไลบรารี SharePoint ถูกออกแบบ ผู้ใช้สามารถกรอกฟอร์มที่ยึดตามเทมเพลตของคุณฟอร์ม ส่งออกข้อมูลจากฟอร์มเสร็จสมบูรณ์แล้วไปยัง Microsoft Office Excel หรือผสานข้อมูลจากหลายฟอร์มลงในฟอร์มหนึ่ง ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงรายงานค่าใช้จ่ายที่ถูกเก็บไว้ในไลบรารี

  

• ใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดการเทมเพลตฟอร์ม    คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างการประกาศ InfoPath เพื่อประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นแบบไซต์ชนิดเนื้อหา ชนิดเนื้อหากำหนดเทมเพลตฟอร์ม ชุดของคอลัมน์ และตั้งค่าการจัดการเอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ เช่นการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์หรือนโยบาย

  ด้วยการสร้างชนิดเนื้อหา คุณสามารถใช้เทมเพลตฟอร์มและการตั้งค่าทั่วทั้งแบบไซต์คอลเลกชัน ในอดีต ถ้าคุณต้องการใช้เทมเพลตฟอร์มในไลบรารี SharePoint หลาย คุณจะต้องประกาศเทมเพลตฟอร์ หนึ่งสำหรับแต่ละไลบรารีสองสำเนาที่ไม่ซ้ำกัน ถ้าคุณต้องการอัปเดเทมเพลตฟอร์ คุณต้องเปลี่ยนเทมเพลตฟอร์ในสถานที่ทั้งสอง อย่างไรก็ตาม ขณะนี้คุณสามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์ เมื่อคุณอัปเดตชนิดเนื้อหา การเปลี่ยนแปลงจะใช้โดยอัตโนมัติทุกชนิดเนื้อหานั้นจะใช้

  คุณสามารถกำหนดชนิดเนื้อหาเดี่ยวให้กับหลายไลบรารีทั่วทั้งไซต์คอลเลกชัน หรือกำหนดชนิดเนื้อหาหลายชนิดในไลบรารีเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มชนิดเนื้อหาสำหรับฟอร์มรายงานสถานะไลบรารีที่ใช้ โดยฝ่ายขายในบริษัทของคุณ เพื่อให้ทีมยอดขายแต่ละรายการจะรวบรวม และการรายงานเป็นชนิดเดียวกันของข้อมูลที่จะจัดการ ทั้งหมด หรืออีกวิธีหนึ่ง สมมติแผนกของคุณใช้เทมเพลตฟอร์มที่แตกต่างกันสำหรับการร้องขอการเดินทาง รายงานเดินทาง และฟอร์มรายงานค่าใช้จ่าย คุณสามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มที่สามเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์ และเพิ่มลงในไลบรารีเดียวที่ใช้สำหรับจัดเก็บรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางท่องเที่ยวทีม เมื่อบุคคลที่สร้างฟอร์มใหม่จากไลบรารี พวกเขาสามารถแล้วเลือกใดเทมเพลตฟอร์มเหล่านี้จะใช้

• จัดการฟอร์มและเทมเพลตฟอร์ม    ผู้ดูแลฟาร์ม server สามารถควบคุมวิธีเทมเพลตฟอร์มที่จะเข้าถึงได้ โดยผู้ใช้ และปรับใช้ทั่วทั้งองค์กร ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถควบคุมผู้ที่สามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มที่ตลอดทั้งไซต์ หรือตัดสินใจวิธีการอัปเกรดเทมเพลตฟอร์มที่บนเซิร์ฟเวอร์ที่มีผลกระทบที่น้อยที่สุดไปยังผู้ใช้ฟอร์ม

• จัดการการเชื่อมต่อข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลาง    ถ้าเทมเพลตฟอร์มที่หลายจะใช้การเชื่อมต่อข้อมูลเดียวกัน คุณสามารถเก็บการตั้งค่าสำหรับการเชื่อมต่อข้อมูลในไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล ในแบบไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล เมื่อผู้ใช้เปิดฟอร์มที่เชื่อมต่อกับไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล InfoPath ใช้การตั้งค่าในไฟล์การเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก ด้วยวิธีนี้ เทมเพลตฟอร์มที่หลายสามารถใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเดียวกันของข้อมูล ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลเดียวกันสำหรับแต่ละเทมเพลตฟอร์มด้วยตนเอง ยิ่งไปกว่า ถ้าเปลี่ยนการตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้งหรือการเชื่อมต่อสำหรับแหล่งข้อมูลภายนอก คุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตแต่ละเทมเพลฟอร์มที่ใช้การเชื่อมต่อข้อมูล แทน คุณเพียงแค่ปรับปรุงไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลหนึ่งครั้ง และเทมเพลตฟอร์มที่ทั้งหมดยังคงทำงานตามที่คาดไว้

ด้านบนของหน้า