เริ่มต้นใช้งานฐานข้อมูล

เมื่อต้องการรักษาโฟกัสการออกแบบของคุณ ให้สรุปวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลและอ้างอิงสรุปบ่อยๆ ถ้าคุณต้องการฐานข้อมูลขนาดเล็กของธุรกิจที่บ้าน ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนบางอย่างง่ายๆ เช่น "ฐานข้อมูลลูกค้าจะเก็บรายการข้อมูลลูกค้าไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการสร้างการส่งจดหมายและรายงาน" คุณอาจต้องการหลายย่อหน้าเพื่ออธิบายเกี่ยวกับเวลาและวิธีที่บุคคลในบทบาทต่างๆ จะใช้ฐานข้อมูลและข้อมูลในฐานข้อมูลนั้น สร้างรายงานภารกิจที่เฉพาะเจาะจงและละเอียดเพื่ออ้างอิงถึงตลอดกระบวนการออกแบบ

เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่มีอยู่และวิธีการติดตามของคุณ ตัวอย่างเช่น ขณะนี้คุณอาจบันทึกใบสั่งซื้อในบัญชีแยกบัญชีหรือคุณเก็บข้อมูลลูกค้าบนฟอร์มกระดาษ ใช้แหล่งข้อมูลเหล่านั้นเพื่อแสดงรายการข้อมูลที่คุณจับภาพในปัจจุบัน (ตัวอย่างเช่น กล่องทั้งหมดบนฟอร์มของคุณ) ในตอนนี้คุณไม่มีข้อมูลสําคัญ ให้คิดว่าข้อมูลใดที่แยกข้อมูลที่คุณต้องการออก ชนิดข้อมูลแต่ละชนิดจะกลายเป็นเขตข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณ

ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการสร้างรายการแรกให้สมบูรณ์แบบ คุณสามารถปรับแต่งรายการได้ตลอดเวลา แต่พิจารณาบุคคลทั้งหมดที่ใช้ข้อมูลนี้ และขอแนวคิดของพวกเขา

ต่อไป ให้นึกถึงสิ่งที่คุณต้องการจากฐานข้อมูล และชนิดของรายงานหรือการส่งจดหมายที่คุณต้องการสร้าง จากนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมข้อมูลที่ต้องใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการรายงานที่แสดงยอดขายตามภูมิภาค คุณต้องเก็บข้อมูลยอดขายที่ระดับภูมิภาค พยายามร่างรายงานด้วยข้อมูลจริงที่คุณต้องการดู จากนั้นแสดงรายการข้อมูลที่คุณต้องการสร้างรายงาน ให้ส่งจดหมายหรือผลลัพธ์อื่นๆ ที่คุณต้องการจากฐานข้อมูลแบบเดียวกัน

ตัวอย่าง

สมมติว่าคุณให้โอกาสลูกค้าในการเลือก (หรือไม่เลือก) การอัปเดตอีเมลเป็นงวด และคุณต้องการพิมพ์รายการของผู้ที่เข้าร่วม คุณต้องมีคอลัมน์ ส่งอีเมล ในตาราง ลูกค้า ที่มีค่าที่อนุญาตของ ใช่ และ ไม่ใช่

For those willing to receive emails, you need an email address, which also requires a field. ถ้าคุณต้องการใส่การทักทายที่เหมาะสม (เช่น Mr., Mrs. หรือ Ms.) ให้ใส่เขตข้อมูล Salutation ถ้าคุณต้องการระบุลูกค้าด้วยชื่อของพวกเขาในอีเมล ให้เพิ่มเขตข้อมูลชื่อ

หลังจากที่คุณมีรายการข้อมูลที่ต้องใช้แล้ว ให้ระบุเอนทิตีหลัก (หรือหัวข้อ) ที่คุณต้องการเพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ หลีกเลี่ยงการข้อมูลที่เกิดการคูณระหว่างเอนทิตี ตัวอย่างเช่น รายการเบื้องต้นของฐานข้อมูลยอดขายผลิตภัณฑ์อาจมีลักษณะดังนี้

เอนทิตีหลักคือ ลูกค้า ผู้ขาย ผลิตภัณฑ์ และใบสั่งซื้อ ดังนั้นเริ่มต้นด้วยตารางทั้งสี่ตาราง: ตารางหนึ่งเป็นตารางเกี่ยวกับลูกค้า ตารางหนึ่งเป็นข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขาย และอื่นๆ นี่อาจไม่ใช่การออกแบบขั้นสุดท้ายของคุณ แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

เมื่อต้องการเข้าใจว่าเหตุใดตารางจึงดีกว่าตารางที่น้อยกว่า ให้พิจารณาตารางที่แสดงที่นี่:

แต่ละแถวจะมีข้อมูลเกี่ยวกับทั้งผลิตภัณฑ์และผู้จัดซื้อผลิตภัณฑ์ เนื่องจากคุณอาจมีผลิตภัณฑ์หลายชนิดจากผู้ขายรายเดียวกัน ข้อมูลชื่อผู้ขายและที่อยู่ต้องซ้ํากันหลายครั้ง ซึ่งเสียเนื้อที่ดิสก์แล้ว แต่ให้บันทึกข้อมูลผู้ขายเพียงครั้งเดียวในตารางผู้ขายที่แยกต่างหาก จากนั้นเชื่อมโยงตารางนั้นไปยังตารางผลิตภัณฑ์

ปัญหาที่สองกับการออกแบบนี้ปรากฏอยู่เมื่อคุณต้องการปรับเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับผู้จัดซื้อ สมมติว่าคุณต้องการเปลี่ยนที่อยู่ของผู้ขาย เนื่องจากปรากฏในหลายสถานที่ คุณอาจเปลี่ยนที่อยู่ในที่เดียวโดยไม่ตั้งใจได้ แต่ลืมเปลี่ยนในที่อื่นๆ การบันทึกที่อยู่ของผู้ขายในที่เดียวจะช่วยแก้ปัญหาดังกล่าวได้

สุดท้าย สมมติว่ามีเพียงหนึ่งผลิตภัณฑ์ที่จัดหาโดย Coho Winery และคุณต้องการลบผลิตภัณฑ์ แต่รักษาข้อมูลชื่อผู้ขายและที่อยู่ไว้ ด้วยการออกแบบนี้ คุณจะลบระเบียนผลิตภัณฑ์โดยไม่สูญเสียข้อมูลผู้ขายได้อย่างไร คุณไม่สามารถเลือกได้ เนื่องจากแต่ละระเบียนมีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นอกเหนือจากข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผู้ขาย จึงไม่สามารถลบได้โดยไม่ลบอีกระเบียนหนึ่ง เมื่อต้องการแยกข้อเท็จจริงเหล่านี้ ให้แยกตารางนี้เป็นสองตาราง: ข้อมูลผลิตภัณฑ์แรกและข้อมูลที่สองของผู้ขาย จากนั้น เมื่อคุณลบระเบียนผลิตภัณฑ์ คุณจะลบเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เท่านั้น ไม่ใช่ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผู้ขาย

หลังจากที่คุณเลือกหัวเรื่องของตารางฐานข้อมูล คอลัมน์ในตารางนั้นควรจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องเดียวนั้นไว้เท่านั้น ตัวอย่างเช่น ตารางผลิตภัณฑ์ควรมีข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เท่านั้น ไม่ใช่เกี่ยวกับผู้จัดซื้อผลิตภัณฑ์

เมื่อต้องการตัดสินใจว่าจะติดตามข้อมูลใดในตาราง ให้ใช้รายการที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ ตัวอย่างเช่น ตารางลูกค้าอาจมี: ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ส่งอีเมล การทักทาย และที่อยู่อีเมล ระเบียนแต่ละระเบียน (ลูกค้า) ในตารางจะมีชุดของคอลัมน์เดียวกัน ดังนั้น คุณจึงจัดเก็บข้อมูลเดียวกันนี้ไว้อย่างแน่ในข้อมูลของลูกค้าแต่ละคน

สร้างรายการแรกของคุณ แล้วตรวจทานและปรับปรุงรายการนั้น อย่าลืมแบ่งข้อมูลเป็นเขตข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น ถ้ารายการเริ่มต้นของคุณมี ที่อยู่ เป็นเขตข้อมูล ให้แบ่งรายการนั้นลงใน ที่อยู่เมืองรัฐ และ รหัสไปรษณีย์ หรือ ถ้าลูกค้าของคุณอยู่ในเขตข้อมูลเพิ่มเติม ด้วยวิธีนี้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งจดหมายในรูปแบบที่เหมาะสมหรือรายงานเกี่ยวกับการสั่งซื้อตามรัฐได้

หลังจากที่คุณปรับคอลัมน์ข้อมูลในแต่ละตารางแล้ว คุณก็พร้อมที่จะเลือกคีย์หลักของแต่ละตาราง

คุณต้องการวิธีระบุแต่ละแถวในแต่ละตารางอย่างไม่ไม่เหมือนใคร โปรดระลึกถึงตัวอย่างก่อนหน้านี้ที่ลูกค้าสองคนมีชื่อเดียวกันนี้หรือไม่ เนื่องจากพวกเขาแชร์ชื่อ คุณจึงต้องระบุแต่ละชื่อแยกกัน

ดังนั้นทุกตารางควรมีคอลัมน์ (หรือชุดคอลัมน์) ที่ระบุแต่ละแถวอย่างไม่ซ้ได้ ซึ่งเรียกว่าคีย์ หลัก และมักจะ เป็นหมายเลขเฉพาะ เช่น หมายเลข ID พนักงาน หรือหมายเลขล.ก. Access จะใช้คีย์หลักเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายตารางและเพื่อรวบรวมข้อมูลให้คุณได้อย่างรวดเร็ว

บางครั้งคีย์หลักประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยสองเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ตารางรายละเอียดการสั่งซื้อที่แสดงรายการสินค้าของใบสั่งซื้ออาจใช้สองคอลัมน์ในคีย์หลัก: ID ใบสั่งซื้อและ ID ผลิตภัณฑ์ เมื่อคีย์หลักใช้มากกว่าหนึ่งคอลัมน์ จะเรียกว่าคีย์ผสม

ถ้าคุณมีตัวระบุเฉพาะของข้อมูลในตารางอยู่แล้ว เช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์ที่ระบุแต่ละผลิตภัณฑ์ในแค็ตตาล็อกของคุณแบบไม่ไม่เหมือนใคร ให้ใช้รหัสนั้น แต่เฉพาะเมื่อค่าตรงกับกฎเหล่านี้ของคีย์หลักเท่านั้น

• ตัวระบุจะแตกต่างกันเสมอในแต่ละระเบียน ไม่อนุญาตให้ใช้ค่าที่คัดลอกกันในคีย์หลัก

• มีค่าของรายการนั้นเสมอ ทุกระเบียนในตารางของคุณต้องมีคีย์หลัก ถ้าคุณใช้หลายคอลัมน์เพื่อสร้างคีย์ (เช่น ตระกูลชิ้นส่วน และหมายเลขชิ้นส่วน) ค่าทั้งสองจะต้องแสดงเสมอ

• คีย์หลักคือค่าที่ไม่เปลี่ยนแปลง เนื่องจากคีย์ถูกอ้างอิงโดยตารางอื่น การเปลี่ยนแปลงคีย์หลักในตารางหนึ่งจะหมายถึงการเปลี่ยนแปลงไปยังทุกที่มีการอ้างอิงคีย์นั้น การเปลี่ยนแปลงที่บ่อยจะเพิ่มความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด

ถ้าคุณไม่มีตัวระบุที่เห็นได้ชัด ให้ใช้ตัวเลขหลักซึ่งไม่แน่นอนซึ่งไม่แน่นอน ตัวอย่างเช่น คุณอาจกําหนดแต่ละใบสั่งซื้อให้ระบุหมายเลขใบสั่งซื้อเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ในการระบุใบสั่งซื้อเพียงอย่างเดียว