สร้างพื้นที่การร่วมมือกันของโครงการในSharePoint

SharePointให้องค์กรสามารถค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาทั่วไปทางธุรกิจโดยใช้ Web Part และแอปพลิเคชันที่พร้อมสร้าง สถานการณ์ทางธุรกิจที่ไม่เหมือนใครของคุณจะระบุชนิดของไซต์และ Web Part ที่จะใช้

ตรวจทานเรื่องราวตัวอย่างด้านล่างเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการสร้างไซต์ ใช้เรื่องราวต่างๆ เพื่อดูว่าบทบาทและแผนกต่างๆ ภายในองค์กรสามารถร่วมมือกันเพื่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของพวกเขาอย่างไร เข้าใจขั้นตอนการสร้างไซต์ วางแผน สร้าง และจัดการ และชนิดของงานในแต่ละขั้นตอน จากนั้น เริ่มต้นสร้างไซต์SharePointไซต์ของคุณ

พิจารณาใช้และปรับแต่งเทมเพลตProjectไซต์การจัดการไซต์ของคุณเพื่อให้เริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

แหล่งข้อมูลที่สร้างแรงบันดาลใจมากขึ้น:

ดูสิ่งที่เป็นไปได้ด้วยSharePointหน้าตา
รับคําแนะนําการสร้างไซต์ทีละขั้นตอนพร้อมคําแนะนําทีละขั้นตอน
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับSharePointเรื่องที่สร้างไซต์

สถานการณ์: ทีมผลิตภัณฑ์ต้องสร้างพื้นที่ที่แชร์และปลอดภัยเพื่อจัดเก็บเอกสาร แชร์การอัปเดตสถานะ และติดต่อสื่อสาร

Megan คือผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบทีมที่เข้าไปสู่การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ในอีก 6 เดือนข้างหน้า เธอทราบว่าเธอต้องการที่จัดเก็บเอกสารของทีม ร่วมมือกันเกี่ยวกับเนื้อหา แชร์การอัปเดตข่าวสารโครงการ และสื่อสารกับทีม ขณะนี้ทีมของ Megan ใช้อีเมลเป็นรูปแบบหลักของการติดต่อสื่อสาร และเอกสารของโครงการบางส่วนจะถูกจัดเก็บไว้ในที่ที่แชร์ แต่ไม่สามารถเข้าถึงภายนอกสํานักงานหรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างปลอดภัย

ไซต์ทีมใหม่:

รูปของไซต์ทีมที่มีตัวจับเวลา นับถอยหลัง บทความข่าวสาร และ Planner

เป้าหมายสถานการณ์สมมติ:

สร้างที่เดียวที่จะรวมข่าวสารโครงการ การร่วมมือกันของทีม และการติดต่อสื่อสารโครงการ
เปิดใช้งานวิธีในการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้การสนทนาแบบเรียลไทม์และการประชุมทางวิดีโอ
รวมแหล่งข้อมูลของทีม เช่น ปฏิทินของทีม ที่อยู่อีเมลOneNoteและเครื่องมือการจัดการงาน
จัดเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ในที่เดียวที่ปลอดภัยซึ่งสามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลบนอุปกรณ์ใดๆ

ขั้นตอนในการสร้างไซต์

วางแผนไซต์ - 1/2 วัน

Megan เริ่มต้นด้วยความคิดระดมความคิดกับผู้จัดการโครงการอื่นที่สร้างไซต์ที่คล้ายกันในอดีต เธอเรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นไซต์โครงการของเธอคือการขอให้ทีมของเธอมีความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาต้องการติดต่อสื่อสาร การร่วมมือกัน และชนิดของฟีเจอร์ที่จะมีประโยชน์มากที่สุดในไซต์โครงการใหม่ Megan จะระบุความ Priorities ยอดนิยมของทีมของเธอและเริ่มรวบรวมเอกสาร รูปภาพ และเนื้อหาอื่นๆ

Megan ระบุว่าทีมSharePointไซต์ของคุณเหมาะสมกับความต้องการของทีมและโครงการของเธอที่สุด However, a SharePoint team site doesn't allow for real-time chat unless you integrate Microsoft Teams. Megan จะSharePointควบคู่ไปกับผู้ดูแลระบบผู้Microsoft Teamsเพื่อให้แน่ใจได้ เธอเรียนรู้ว่าองค์กรของเธอมีสิทธิ์ในการใช้ Microsoft Teams และทั้งหมดที่เธอต้องรู้คือตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์ทีมของเธอOffice 365เชื่อมต่อกับกลุ่ม

ในตอนนี้ Megan ก็พร้อมที่จะเริ่มสร้างทีมOffice 365ที่เชื่อมต่อกันของเธอแล้ว

สร้างไซต์ - 1/2 วัน

Megan สร้างSharePointทีมทีมแบบทีม เชื่อมต่อไซต์Office 365กลุ่มทีม และสร้างทีม Microsoft ที่เชื่อมต่อ เมื่อเชื่อมต่อกับกลุ่ม เธอจะให้ทีมเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่แชร์ เช่น ปฏิทินกลุ่ม, ปฏิทินOneNote,Plannerและที่อยู่อีเมลโดยอัตโนมัติ

การใช้ Web Part Plannerทีมสามารถติดตามและแชร์รายละเอียดความคืบหน้าของโครงการได้
Web Part ข่าวสาร ช่วยสื่อสารเกี่ยวกับการอัปเดตและความคืบหน้าของโครงการให้กับองค์กร
ทีมสามารถเข้าถึงเวลาว่างของแต่ละคนได้อย่างง่ายดายโดยใช้ Web Part ปฏิทินกลุ่ม
การใช้ Web Part ลิงก์ด่วนลิงก์ภายในที่ใช้บ่อยจะถูกเน้นเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
การรวมทีม Microsoft ช่วยให้สามารถสื่อสารและร่วมมือกันด้วย การสนทนาแบบเรียลไทม์ การประชุมทางวิดีโอ ตัวเลือกต่างๆ ในการบันทึกการประชุม และ จัดเก็บแหล่งข้อมูลที่แชร์ไว้SharePointทีมไซต์

จัดการไซต์ - ต่อเนื่อง

ในรายสัปดาห์ Megan จะโพสต์การอัปเดตสถานะของโครงการในรูปแบบโพสต์ข่าวสาร ที่คุณสามารถค้นหา แสดงใน Web Part ข่าวสาร และโพสต์ไปยังแชนเนลTeamsใหม่โดยอัตโนมัติ
Megan รีวิวไซต์ทีมรายครึ่งเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าวันสิ้นสุดโครงการและข่าวสารมีข้อมูลล่าสุด
เมื่อโครงการเริ่มใช้งาน Megan วางแผนที่จะแก้ไขส่วนของเนื้อหาและ Web Part ของไซต์เพื่อปรับเวลาตามเวลาใหม่ของธุรกิจในการสนับสนุนผลิตภัณฑ์
รายเดือน Megan โฮสต์เซสชันการถาม&ที่โฮสต์โดยMicrosoft Streamและซิงค์กับแท็บ Stream โดยอัตโนมัติในแชนTeamsเนล

ผลลัพธ์:

เพิ่มศักยภาพให้สมาชิกของทีมเชื่อมต่อกับการอัปเดตหลักและขยายการสนทนาผ่านการสนทนาแบบถาวรและการประชุมทางวิดีโอ
เพิ่มประสิทธิภาพการเป็นทีมโดยการเปิดใช้งานให้สมาชิกทีมสามารถร่วมงานเนื้อหาTeamsหรือSharePointที่พวกเขาอาจใช้งานได้ที่ไหน
ลดปริมาณการประชุมและอีเมลก่อนการเปิดตัวไซต์ทีมโดยการเพิ่มการตระหนักถึงข้อมูล
เปิดใช้งานสมาชิกทีมระยะไกลให้สามารถร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น