ใช้การกรองเพื่อปรับเปลี่ยนมุมมอง SharePoint

ตัวกรองจะลดจํานวนข้อมูลที่ส่งกลับโดยการเลือกรายการโดยยึดตามการดําเนินการ (เช่น มากกว่าหรือน้อยกว่า) และข้อมูลที่ตรงกัน เมื่อคุณสร้างมุมมองที่กรอง คอลัมน์ที่ใส่ดัชนีคอลัมน์แรกในนิพจน์ตัวกรองควรลดปริมาณชุดข้อมูลให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น การกรองในเขตข้อมูลสถานะหรือวันที่มักจะลดชุดข้อมูลอย่างมาก ถ้าคุณมีสินค้า 15,000 รายการ คุณอาจต้องการให้ดัชนีแรกส่งกลับน้อยกว่า 5,000 รายการ ถ้าชุดข้อมูลของคุณมีรายการไม่เกิน 5000 รายการ การชุดข้อมูลยังคงเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี

SharePoint คอลัมน์แรกที่ได้สร้างดัชนีในคิวรี แล้วใช้คอลัมน์ที่เหลือเพื่อเลือกข้อมูลของคุณ คอลัมน์อื่นๆ ที่คุณระบุในตัวกรองมุมมองอาจได้รับการดัชนีหรือไม่ มุมมองไม่ได้ใช้ดัชนีเหล่านั้น แม้ว่าผลลัพธ์ของมุมมองที่ถูกกรองจะส่งกลับค่าน้อยกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ

ตัวอย่างเช่น คุณมีคิวรี: ขนาด = AND ขนาดใหญ่ =สีแดง ในรายการ ขนาดจะไม่ถูกสร้างดัชนี แต่สีคือ ตราบใดที่มีรายการ "สีแดง" น้อยกว่า 5000 รายการในรายการ คิวรีจะประสบความสาเร็จในรายการขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีขนาดคิวรี = OR ขนาดใหญ่ = สีแดง แม้ว่าฐานข้อมูลอาจพบรายการสีแดงทั้งหมด คุณต้องสแกนรายการทั้งหมดเพื่อค้นหารายการขนาดใหญ่ทั้งหมด ถ้ามีการส่งกลับมากกว่า 5000 รายการ คิวรีจะถูกควบคุมปริมาณ

ถ้าคุณใช้คอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ในนิพจน์ตัวกรอง การกําหนดดัชนีควรใช้ตัว AND ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการส่งคืน สุนัข จากรายการรูปสัตว์เลี้ยงขนาดใหญ่ คุณมีคอลัมน์ที่ไม่เป็นดัชนีที่เรียกว่า Species ที่คุณมี Dog เป็นค่า ถ้าคุณเพียงแค่คิวรีของ Species = Dog คิวรีของคุณจะถูกควบคุมปริมาณ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณมีคอลัมน์ที่จัดดัชนีที่เรียกว่าชั้นเรียน คิวรีของคุณจะกลายเป็น Class = Mammals AND Species = Dog คุณยังสามารถค้นหาแมวและสุนัขด้วยคิวรี Class = Mammals AND (Species = DOG OR Species = Cats) คิวรีที่สองจะเลือก Mammals ทั้งหมด แล้วกรองไปยัง Dogs and Cats

ถ้าคอลัมน์ที่คุณจะใช้กรองไม่มีดัชนี คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยการสร้างดัชนี For more info, see Add an index to a SharePoint column.

หลังจากที่คุณได้สร้างดัชนีคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เมื่อคุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนมุมมอง แล้วใช้คอลัมน์เพื่อกรองมุมมอง ก่อนที่จะสร้างมุมมอง คุณอาจต้องการเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมลงในรายการเพื่อให้การเรียงล.ก. และการกรองมีความยืดหยุ่นมากขึ้น For sorting and filtering, you can choose columns that are in the data set, but not displayed.

สร้างมุมมอง

เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างมุมมอง

1. คลิกแท็บรายการหรือไลบรารี แล้วคลิกสร้างมุมมอง
   
   

2. บนหน้า ชนิด มุมมอง ให้คลิกมุมมองที่คุณต้องการใช้ ถ้าไม่แน่ใจ ให้เลือก มุมมองมาตรฐาน

   

3. พิมพ์ ชื่อมุมมอง

   

4. แก้ไขที่อยู่เว็บของมุมมอง หรือยอมรับค่าเริ่มต้น คุณสามารถกลับมาและเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง

5. ในส่วน ตัวกรอง ให้คลิก แสดงรายการเมื่อสิ่งต่อไปนี้เป็นจริงเท่านั้น แล้วเลือกวิธีที่คุณต้องการกรองรายการโดยยึดตามคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่งที่ทำดัชนี

   ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการสร้างมุมมองเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลงวันนี้ ให้เลือกคอลัมน์ ที่ปรับเปลี่ยน (ดัชนี) และ เท่ากับ เงื่อนไข จากนั้นพิมพ์ [Today]

   

   หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ใดๆ ที่บอกว่า (ดัชนี) ต่อจากชื่อ แสดงคุณจะไม่มีคอลัมน์ใดๆ ที่ดัชนีพร้อมใช้งานในรายการหรือไลบรารีนั้น ก่อนอื่นคุณต้อง สร้างดัชนีแบบง่ายหรือแบบผสม

6. เมื่อต้องการจํากัดจํานวนรายการที่แสดงในแต่ละหน้า ให้เลื่อนลงไปยัง ขีดจํากัด รายการ และ ตั้งค่า จํานวนรายการ ที่จะแสดง เมื่อคุณสร้างมุมมอง จํานวนเริ่มต้นของรายการที่จะแสดงคือ 30

   

7. คุณมีสองตัวเลือกที่สามารถเลือกได้เมื่อตั้งค่าขีดจำกัดรายการบนหน้าดังนี้

   • แสดงรายการในชุดตามขนาดที่ระบุ ซึ่งสร้างข้อมูลที่แสดงในแต่ละหน้าที่มีประโยชน์เมื่อคุณเรียกดูรายการแบบไม่โต้ตอบ

     เมื่อมีรายการมากกว่าการตั้งค่าขีดจำกัด จะแสดงในหน้าถัดไป

     

   • จํากัดจํานวนรวมของรายการที่ถูกส่งกลับเป็นจํานวนที่ระบุ สร้าง ขีดจํากัดแบบจํากัดที่อาจหรืออาจไม่ส่งกลับผลลัพธ์ทั้งหมดของการดําเนินการกรองของคุณ สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์เมื่อทดสอบมุมมองของคุณ การสร้างต้นแบบ หรือคุณเพียงต้องการดึงค่าสูงสุดในมุมมอง

8. ภายใต้สไตล์ คุณสามารถเลือกบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเพื่อดูข้อมูลทั้งหมดจากรายการในรายการของคุณในรูปแบบบานหน้าต่างแนวตั้ง บานหน้าต่างแสดงตัวอย่างเป็นหนึ่งใน สไตล์มุมมอง ที่ คุณสามารถเลือกได้ภายใต้ สไตล์ เมื่อแก้ไขหรือสร้างมุมมอง

   

   คุณสามารถนําทางข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้นโดยการโฮเวอร์เหนือชื่อรายการในขอบเขตการเลื่อนทางด้านซ้ายของหน้า เพื่อดูค่าคอลัมน์ทั้งหมดของรายการปัจจุบันตามแนวตั้งที่แสดงรายการทางด้านขวาของหน้า แสดงข้อมูลเริ่มต้นน้อยลง และช่วยให้แสดงมุมมองได้เร็วขึ้น สไตล์นี้ยังมีประโยชน์มากเมื่อรายการของคุณกว้างหรือมีหลายคอลัมน์และต้องการการเลื่อนแนวนอนเพื่อดูข้อมูล

   

9. คลิก ตกลง

ยังมีขั้นตอนเพิ่มเติมที่คุณสามารถ do with a view, but this is enough to view data that has exceeded the List View Threshold if you're blocked. นอกจากนี้ คุณยังสามารถเรียงล8กหรือจัดกลุ่มตาม ตั้งค่าผลรวม ขยายโฟลเดอร์ และปรับการดูมุมมองให้เหมาะสมที่สุดด้วยอุปกรณ์เคลื่อนที่

การปรับเปลี่ยนมุมมอง

เปิดรายการหรือไลบรารีที่คุณต้องการสร้างมุมมอง

1. คลิกแท็บรายการหรือไลบรารี เลือกมุมมองภายใต้มุมมองปัจจุบัน แล้วคลิกปรับเปลี่ยนมุมมอง
   
   

2. เลื่อนลงไปยังส่วน มุมมอง จากนั้นคลิกมุมมอง

3. จากนั้น คุรสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 5 ถึง 9 ในขั้นตอน สร้างมุมมอง ทางด้านบน

4. คลิก ตกลง

เพื่อให้มุมมองสามารถกรองผ่านรายการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว คอลัมน์แรกในตัวกรองจะต้องได้รับการใส่ดัชนี คอลัมน์อื่นๆ ที่คุณระบุในตัวกรองมุมมองอาจหรืออาจไม่เป็นดัชนี แต่มุมมองจะไม่ใช้ดัชนีเหล่านั้น คอลัมน์แรกของตัวกรองควรส่งกลับรายการน้อยกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ

ถ้าคอลัมน์แรกของตัวกรองส่งกลับรายการมากกว่าค่าเกณฑ์ของมุมมองรายการ คุณสามารถใช้ตัวกรองที่มีคอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ได้ เมื่อคุณกําหนดมุมมองที่ถูกกรองที่ใช้คอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ ให้ใช้ตัวตัวอักขระ AND เพื่อจํากัดจํานวนรวมของรายการที่ถูกส่งกลับ แต่ในกรณีนี้ คุณยังต้องระบุเป็นคอลัมน์แรกในตัวกรองคอลัมน์ที่มีโอกาสส่งกลับข้อมูลน้อยลง การใช้ ตัวกรอง OR จะเพิ่มจํานวนรายการที่ส่งกลับเกือบตลอดเวลา และจะไม่มีผลในสถานการณ์เหล่านี้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมอง ให้ดู สร้าง เปลี่ยนแปลง หรือลบมุมมองรายการหรือไลบรารี

มีสองข้อความหลักที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองตามวันปัจจุบัน [Today] หรือผู้ใช้ปัจจุบัน [Me] These are dynamic as they change with the user or the date.

การใช้ [ฉัน] อาจเป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องการดูเอกสารในไลบรารีขนาดใหญ่ [Me] จะดําเนินการกับคอลัมน์ที่ยึดตามบุคคล เช่น สร้างโดย หรือ ปรับเปลี่ยนโดย ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเอกสารทั้งหมดที่คุณสร้าง ให้ตั้งค่าตัวกรองที่มีคอลัมน์ สร้างโดย เท่ากับ [Me] ถ้าคุณเป็นผู้แก้ไขและต้องการดูไฟล์ล่าสุดที่คุณอยู่ ให้ตั้งค่าตัวกรองบนคอลัมน์ ปรับเปลี่ยนโดย ให้เท่ากับ [Me] เมื่อต้องการดูทั้งสองอย่าง ให้สร้างตัวกรองสองตัว ที่เชื่อมต่อด้วยหรือ

คีย์เวิร์ด [Today] จะใช้ได้กับคอลัมน์ที่ยึดตามวันที่ คุณสามารถใช้คณิตศาสตร์เพื่อรับช่วงที่เปลี่ยนแปลงด้วยวันที่ของวันนี้ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูเอกสารทั้งหมดที่ถูกปรับเปลี่ยนในช่วง 30 วันที่ผ่านมา คุณสามารถสร้างตัวกรองบนคอลัมน์ วันที่ ที่มากกว่าหรือเท่ากับ [Today] - 30 เมื่อต้องการออกจากวันปัจจุบัน ให้ตั้งค่าตัวกรองที่สองบนคอลัมน์ วันที่ ให้น้อยกว่า [Today] และเชื่อมต่อตัวกรองเหล่านั้น ด้วยAnd

คุณสามารถกรองรายการSharePointที่มีคอลัมน์ Metadata ได้ 

เพิ่มคอลัมน์เมตาดาต้าลงในรายการของคุณ

ไปที่รายการของคุณแล้วเลือก +เพิ่มคอลัมน์

เลือก เพิ่มเติม เลือก ปุ่มตัวเลือก Metadata ที่มีการจัดการ แล้วเลือกตกลง

อีกวิธีหนึ่งคือ เมื่อคุณสร้างคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการและเพิ่มรายการลงในรายการของคุณแล้ว คุณสามารถใช้แท็ก Metadata โดยคลิกที่ไอคอนแท็ก ในบานหน้าต่างแก้ไขรายการ

ใช้แท็ก Metadata ในบานหน้าต่างมุมมอง แบบโครงสร้าง

ตัวกรองบน แท็ก Metadata ที่มี การจัดการ

1. เลือกไอคอน เพื่อเข้าถึงบานหน้าต่างตัวกรอง

   

   หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกตัวเลือก มุมมอง แบบทรี จากรายการดรอปดาวน์ที่ด้านบนของบานหน้าต่าง ซึ่งมีมุมมองแบบลอปดาวน์ของเงื่อนไขที่สัมพันธ์กับคอลัมน์ที่เลือก

2. เลือกแท็กเมตาดาต้าที่คุณต้องการกรอง

   

3. อีกวิธีหนึ่งคือ ถ้าคุณมีค่าอย่างน้อย 5 ค่าที่กําหนดในคอลัมน์ Metadata ที่มีการจัดการ ให้เลือก ลิงก์ ดูทั้งหมด เพื่อดูบานหน้าต่างตัวกรอง

   

4. ตรวจสอบแท็กเมตาดาต้าที่คุณต้องการกรอง แล้วเลือกใช้

ต่อไปนี้เป็นข้อเสนอแนะบางส่วนสำหรับมุมมองทั่วไปซึ่งจะใช้ได้ดีกับคอลัมน์ที่มีการทำดัชนีไว้