คู่มือการส่งออก eDiscovery ของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน

บทนำ

สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน, สมุดบันทึกสำหรับเจ้าหน้าที่, การส่งออกเนื้อหาของสมุดบันทึก Skype สามารถให้วิธีการที่แตกต่างกันสองวิธีดังนี้ 

1. สำหรับครูและนักเรียน: ประสบการณ์การใช้งานภายในแอปเพื่อบันทึกสำเนาไป Microsoft 365 ยังบัญชีผู้ใช้หรือบัญชีผู้ใช้ Microsoft สำหรับองค์กรหรือการศึกษาหรือบัญชี Microsoft ของผู้บริโภค  การทำเช่นนี้จะได้รับการบันทึกไว้ในคู่มือการส่งออกในแอปสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน

2. สำหรับผู้ดูแลระบบ: eDiscovery สำหรับการส่งออกของเนื้อหาที่ Microsoft 365 จำนวนมากหรือที่เลือก

รายละเอียดเอกสารนี้ส่งออก eDiscovery ของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนสำหรับการส่งออกเป็นกลุ่มการเปิดใช้งานแบบสอบถามที่มีความยืดหยุ่นสำหรับเนื้อหาเฉพาะบทบาทสำหรับครูหรือนักเรียน  สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนจะบังคับใช้สิทธิ์เนื้อหาตามบทบาทที่นำไปใช้กับโครงสร้างที่เฉพาะเจาะจงของสมุดบันทึก  ดังนั้นโครงสร้างบทบาทและสิทธิ์สำหรับเนื้อหาที่ส่งออกจะต้องรักษาที่คำขอส่งออกของผู้ใช้ตามที่ระบุไว้ในเอกสารนี้  

อ้างอิงถึงเอกสารประกอบ Microsoft 365 สำหรับ eDiscovery สำหรับการแนะนำพื้นฐานสำหรับการค้นหาและการส่งออก

ส่วนแรกของเอกสารนี้จะแนะนำโครงสร้างสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนและตัวแบบสิทธิ์ตามด้วยขั้นตอนโดยละเอียดในการส่งออกโดยใช้ eDiscovery 

พื้นหลัง

รูปแบบที่เก็บข้อมูล OneNote

• สมุดบันทึก (โฟลเดอร์ใน SharePoint Online สอดคล้องกับ SPFolder)

  • ส่วน (ไฟล์ใน SharePoint Online สอดคล้องกับ SPFile)

  • …

  • กลุ่มส่วน (โฟลเดอร์ใน SharePoint Online สอดคล้องกับ SPFolder)

    • ส่วน (ไฟล์ใน SharePoint Online สอดคล้องกับ SPFile)

    • …

  • …

ถ้าสมุดบันทึก OneNote เป็นโฟลเดอร์จากนั้นกลุ่มส่วนคือโฟลเดอร์ย่อยภายใต้โฟลเดอร์สมุดบันทึก ส่วนคือไฟล์ (ที่มีนามสกุลหนึ่ง)  หน้าไม่มีการแสดงทางกายภาพใน SharePoint แทนหน้าคือเนื้อหาของไฟล์ส่วน

สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนคืออะไร

สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนเป็นแม่แบบที่อนุญาตให้ครู R/W เข้าถึงสมุดบันทึกทั้งหมดในขณะที่นักเรียนมีการเข้าถึง R/W (ไปยังกลุ่มส่วนของตัวเอง) และการเข้าถึง R/O ไปยังกลุ่มส่วนที่ใช้ร่วมกันกับครู กลุ่มส่วนที่อยู่ในระดับที่สองของแผนภูมิด้านล่างสามารถมีกลุ่มส่วนด้วยตนเอง (เพิ่มในภายหลังโดยครู)

ตัวแบบสิทธิ์สำหรับสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน

ทุกโฟลเดอร์และไฟล์ใน SharePoint Online มีสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ดังกล่าวดังนี้

• สืบทอดมาจาก
  แม่ การทำเช่นนี้เรียกว่าการสืบทอดสิทธิ์ นั่นหมายความว่าสิทธิ์ของผู้ปกครองจะถูกส่งผ่านไปยังเด็กๆ

• กำหนดไว้ที่โฟลเดอร์/ไฟล์ตัว
  เอง ไฟล์หรือโฟลเดอร์สามารถแบ่งกลุ่มการสืบทอดนี้จากแม่ไปยังลูกได้ ณจุดนี้สิทธิ์ของเด็กจะขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ปกครอง SharePoint Online อนุญาตให้เพิ่มแก้ไขและเอาสิทธิ์ออก และไม่มีการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้มีผลต่อพ่อแม่ต้นฉบับ

โฟลเดอร์รากของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนและกลุ่มส่วนสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน (_Content ไลบรารี _Collaboration ช่องว่าง _Teacher เฉพาะกลุ่มส่วนส่วนตัวของนักเรียน) ทั้งหมดมีสิทธิ์ที่กำหนดไว้สำหรับตัวเอง ซึ่งหมายความว่าสิทธิ์ของพวกเขาจะเสียหายจากห่วงโซ่ของการสืบทอดและพวกเขามีสิทธิ์ของตนเอง

ส่วนสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนได้รับสิทธิ์ที่สืบทอดมาจากกลุ่มส่วน

หลังจากที่เราได้เห็นลักษณะของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนสิทธิ์ต่อไปนี้จะได้รับมอบสิทธิ์ให้ผู้ใช้ดังต่อไปนี้

• โฟลเดอร์สมุดบันทึกจะให้สิทธิ์แก่ครูในการอ่าน/เขียนและให้นักเรียนเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

• "ไลบรารี _Content" ให้สิทธิ์แก่ครูในการอ่าน/เขียนและให้นักเรียนอ่านเฉพาะโฟลเดอร์ "_Collaboration Space" ให้สิทธิ์แก่ครูเพื่ออ่านและเขียน นักเรียนยังอ่านและเขียนสิทธิ์

• กลุ่มนักเรียนส่วนตัวแต่ละกลุ่มให้ครูและนักเรียนของกลุ่มส่วนการเข้าถึงแบบอ่าน/เขียนเท่านั้น

สิทธิ์ที่สอดคล้องกันใน SharePoint Online โดยยึดตามบทบาท

Incarnations ของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน

Incarnations ปัจจุบันของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนมีดังต่อไปนี้

• สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน (สำหรับครู)

• สมุดบันทึก skype (ใช้โดย Skype edu)

• สมุดบันทึกสำหรับเจ้าหน้าที่ (สำหรับผู้ดูแลระบบโรงเรียน)

 
สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนและสมุดบันทึกของ Skype จะทำตามโครงสร้างที่กล่าวถึงด้านบน สำหรับสมุดบันทึกของเจ้าหน้าที่จะมีโครงสร้างที่คล้ายกันที่มีป้ายชื่อที่แตกต่างกัน ครูผู้นำที่มีชื่อว่านักเรียนจะได้รับการตั้งชื่อเป็นสมาชิก

ดังนั้นโครงสร้างจะมีลักษณะดังต่อไปนี้

สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนจะถูกเก็บไว้ในไซต์ SharePoint Online ดังนี้

สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนจะถูกจัดเก็บไว้ในไซต์ SharePoint ข้ามรายการเริ่มต้นภายใต้โฟลเดอร์ "สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน", "สมุดบันทึกสำหรับเจ้าหน้าที่" และ "สมุดบันทึก Skype" ชื่อโฟลเดอร์เหล่านี้จะได้รับการแปลโดยยึดตามภาษาของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน

สำหรับสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนของทีมจะมีสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนหนึ่งคนสำหรับแต่ละทีม นอกจากนี้การเตรียมใช้งานเป็นสมุดบันทึกเริ่มต้นที่จัดเก็บไว้ในไลบรารีของสินทรัพย์

สำหรับแอป SharePoint Store สำหรับผู้สร้างสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนของ OneNote เวอร์ชันเก่าสมุดบันทึกจะถูกเก็บไว้ในรายการที่มีชื่อเรื่อง "EduOneNoteAppDocuments" ครูแต่ละคนจะมีโฟลเดอร์ย่อยที่มีชื่อเรื่อง "<อีเม>_Courses" ที่เก็บสมุดบันทึกของเขาอยู่

ตัวอย่าง:  

EduOneNoteAppDocuments  

                         <JohnDoe> @contoso org_Courses 

คู่มือ eDiscovery ขั้นตอนของพอร์ทัลผู้ดูแลระบบ

1. ลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลการดูแลระบบแบบส่วนตัวโดยใช้เบราว์เซอร์ Edge

2. เลือกผู้ดูแลระบบ
   

3. เลือกศูนย์การจัดการ
   

4. ขยายรายการดรอปดาวน์จากศูนย์การจัดการจากนั้นเลือกความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อบังคับ
   

5. ภายใต้เมนูดรอปดาวน์ให้เลือกค้นหา &การตรวจสอบแล้วเลือกeDiscovery
   

6.  เลือกสร้างกรณีเพื่อใส่ชื่อและคำอธิบายของกรณี
   หมายเหตุ
   :

   • แต่ละคิวรีสำหรับข้อมูลจะต้องถูกสร้างขึ้นภายในกรณี eDiscovery

   • การตั้งค่านี้จะถูกใช้เนื่องจากฟังก์ชันผู้ดูแลระบบนี้โดยทั่วไปจะถูกใช้ในบริบทของกรณีที่มีข้อบังคับทางกฎหมายหรือกรณีขององค์กร 

7. กรณีที่สร้างขึ้นใหม่จะถูกบันทึกไว้ด้านล่าง
   

8. เลือกเปิดแล้วส่งออกจากนั้นเลือก+เพื่อสร้างคิวรีการค้นหาใหม่
   

9. ใส่ชื่อสำหรับคิวรีของคุณจากนั้นเลือกปุ่มค้นหาทุกที่ 

10. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ' SharePoint ' แล้วเลือกถัดไป 
    

11. เลือกชื่อของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนหรือชื่อของนักเรียนเพื่อให้ได้รับโฟลเดอร์ของเขา/เธอเท่านั้น  ลำดับชั้นของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนใช้โฟลเดอร์ไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่ชื่อของชั้นเรียนเป็นโฟลเดอร์ระดับบนสุดดังนั้นการระบุว่าจะให้โฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด-โฟลเดอร์ย่อยหนึ่งรายการต่อหนึ่งส่วนของนักเรียน  ดังนั้นการระบุชื่อนักเรียนในแบบสอบถามนี้จะส่งกลับผลลัพธ์สำหรับโฟลเดอร์ย่อยนั้นสำหรับส่วนของนักเรียนคนนั้น   ในกรณีนี้เรากำลังค้นหาสมุดบันทึกทั้งหมด "ทดสอบ Class 1 6-20"  กดถัดไป
    

12. คิวรีจะถูกบันทึก (เน้น) และผลลัพธ์ในบานหน้าต่างด้านขวา  โปรดสังเกตว่ามี9รายการที่แสดงอยู่ในรายการ เลือก "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์
    การค้นหา"

13. ผลลัพธ์การค้นหาจะแสดงรายการของ9รายการ  การคลิกที่รายการใดรายการหนึ่งในรายการบนบานหน้าต่างด้านซ้ายจะแสดงข้อมูลสำหรับรายการนั้น   สำหรับสมุดบันทึกที่เลือกด้านล่างนั่นคือเส้นทางโฟลเดอร์บน SharePoint สำหรับโฟลเดอร์รากสำหรับสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน   คัดลอกเส้นทางโฟลเดอร์ไปยังคลิปบอร์ดในขณะที่เราจะใช้ในคิวรีที่สองสำหรับเนื้อหาภายในโฟลเดอร์นั้น  หมายเหตุ: คุณไม่สามารถดาวน์โหลดรายการนี้ได้เนื่องจากเป็นเพียงโฟลเดอร์   ปิดหน้าต่างนี้
    

14. การปิดหน้าต่างจะกลับไปยังหน้าการค้นหาก่อนหน้า  คลิกที่ดินสอเพื่อแก้ไขคิว
    รี

15. เพิ่มเงื่อนไขใหม่ลงในคิวรีด้วยการคลิกปุ่ม:
    

16. คลิกที่ "แสดงรายการคำสำคัญ" เพื่อปรับปรุงแบบสอบถามเพื่อรวมเส้นทางโฟลเดอร์รากสำหรับสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนในขั้นตอนก่อนหน้า  การทำเช่นนี้จะหล่นลงรายการของคำสำคัญ   คุณจะต้องการแทนที่แบบสอบถาม "ทดสอบ Class 1 6-20" ที่มีเส้นทางโฟลเดอร์ของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนโดยใช้คำสำคัญเส้นทาง: "เส้นทาง <ไปยังโฟลเดอร์สมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน/"   หมายเหตุเส้นทางต้องอยู่ในใบเสนอราคาเป็นด้านล่างและต้องสิ้นสุดในเครื่องหมายทับ  โดยไม่มีเครื่องหมายทับในเส้นทางคิวรีจะล้มเหลว
    

17. เลือก "เพิ่มเงื่อนไข" จากด้านบนเพื่อปรับปรุงการค้นหาให้เป็นชนิดไฟล์หนึ่งบันทึกย่อ (one) เท่านั้น  คุณจะเห็นรายการดรอปดาวน์ของชนิดเงื่อนไข  เลือก "ชนิดไฟล์" ที่ถูกเน้นไว้
    ด้านล่าง

18. เลือกชนิดไฟล์ "หนึ่ง" ตามที่เป็นนามสกุลสำหรับไฟล์ OneNote  จากนั้นคลิกค้นหา
    

19. คิวรีนี้จะส่งกลับผลลัพธ์ของไฟล์หนึ่งไฟล์ในโฟลเดอร์ในกรณีนี้14รายการ  คลิกที่ "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์การค้นหา" เพื่อดูรายการของไฟล์หนึ่งไฟล์ในโฟลเดอร์
    :

20. หมายเหตุรายการผลลัพธ์รวมไฟล์ทั้งหมดที่อยู่ในลำดับชั้นทั้งหมดที่ด้านล่างของเส้นทางโฟลเดอร์รากของสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน  การทำเช่นนี้จะรวมถึงโฟลเดอร์สำหรับนักเรียนแต่ละคน     ถ้าคุณต้องการเลือกหนึ่งไฟล์เพียงไฟล์เดียวคุณสามารถทำได้โดยใช้ "โปรดคลิกที่นี่"  คุณสามารถเลือกได้เพียงไฟล์เดียวในแต่ละครั้งโดยใช้ตัวเลือกนี้ถ้าต้องการแต่ลำดับชั้นของโฟลเดอร์/ไฟล์ของสมุดบันทึกจะไม่ปรากฏขึ้นถ้าการดาวน์โหลดไฟล์เดียว   นอกจากนี้โปรดทราบว่าไม่สามารถเปิดไฟล์ได้หนึ่งไฟล์ใน OneNote เนื่องจากไม่ใช่ไฟล์ OneNote ที่ถูกต้องเป็นไฟล์ที่จำเป็นต้องใช้ TOC ภายในลำดับชั้นเป็นไฟล์ที่ถูกต้อง (ทีม OneNote จะนำเข้าไปยังสมุดบันทึกที่มีความชุ่มชื่นอีกครั้ง หนึ่งลำดับชั้น)
    

21. ปิดกล่องโต้ตอบเพื่อกลับไปยังหน้าคิวรี   คุณจะต้องคลิกลูกศรลงที่ไฮไลต์ (โฮเวอร์จะแสดง "ส่งออก") เพื่อเริ่มต้นการส่งออกลำดับชั้นทั้งหมดของโฟลเดอร์สำหรับทั้งสมุดบันทึก  การคลิกลูกศรลงจะปรากฏขึ้น "ส่งออกผลลัพธ์"  เลือกตัวเลือกนั้น
    

22. ในตอนนี้หน้าจะแสดงการขอตัวเลือกการส่งออก  เลือกปุ่มตัวเลือกแรก "รายการทั้งหมดไม่รวมที่มีรูปแบบที่ไม่รู้จัก ..." แล้วคลิก "เริ่มส่งออก"
     

23. เมื่อส่งออกเสร็จสมบูรณ์แล้วผลลัพธ์จะแสดงในบานหน้าต่างทางด้านขวา  ตอนนี้เลือก "ดาวน์โหลดผลลัพธ์ที่
    ส่งออก"

24. หน้าจะแสดงการยืนยันการดาวน์โหลดผลลัพธ์และแสดงคีย์การส่งออกที่ต้องคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดที่จะใช้ภายในแอปการส่งออก eDiscovery ในขั้นตอนต่อไปนี้  หลังจากคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดให้เลือก
    "ผลลัพธ์การดาวน์โหลด"

25. เมื่อคุณคลิก "ผลลัพธ์การดาวน์โหลด" คุณจะได้รับพร้อมท์ให้ติดตั้งเครื่องมือส่งออก eDiscovery ถ้าคุณยังไม่ได้เรียกใช้การส่งออกก่อนหน้านี้  เลือก ติดตั้ง
    

26. จากนั้นคลิก "เปิด" บนพร้อมท์การตรวจสอบความปลอดภัยด้าน
    ล่างเพื่อเริ่มการดาวน์โหลด

27. หลังจากเปิดเครื่องมือส่งออกแล้วคุณจะได้รับพร้อมท์ให้วางคีย์จากด้านบนและส่วนที่เลือกในการดาวน์โหลด
    ไฟล์:

28. เครื่องมือส่งออกจะรายงานความคืบหน้าในระหว่างกระบวนการซึ่งอาจใช้เวลาสักครู่ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนไฟล์ที่จะดาวน์โหลด
    

29. ผลลัพธ์ของการส่งออกจะมีอยู่ในโฟลเดอร์ที่เลือกซึ่งมีโฟลเดอร์ย่อยหลายโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ย่อยแรกมีข้อมูลสรุปของการส่งออกและโฟลเดอร์ "SharePoint" จะมีเนื้อหาไฟล์ OneNote ที่โฟลเดอร์โหนดปลายสุด:
    

30. การนำทางไปยังโฟลเดอร์ "สินทรัพย์ของไซต์" จะมีโฟลเดอร์รากสำหรับสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียนแสดงโฟลเดอร์สำหรับแต่ละกลุ่มส่วนในสมุดบันทึกและหน้ายินดีต้อนรับภายในส่วนสมุดบันทึกแรก  ที่ด้านล่างของพื้นที่การทำงานร่วมกันและไลบรารีเนื้อหาเป็นเนื้อหาที่แชร์สำหรับสมุดบันทึกและมีโฟลเดอร์สำหรับนักเรียนแต่ละคน (นักเรียน๔๘นักเรียนและนักเรียน๕๐
    X-Ray คือนักเรียน2คน)

31. การนำทางไปยังโฟลเดอร์ (กลุ่มส่วน) สำหรับ "นักเรียน๔๘วิคเตอร์" จะแสดงส่วน (หนึ่งไฟล์) ภายในกลุ่มส่วนของนักเรียน
    

เมื่อต้องการสร้างสมุดบันทึกของพวกเขาใหม่นักเรียนสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิด OneNote ๒๐๑๖และสร้างสมุดบันทึกใหม่ (ควรใช้ OneDrive)

2. เปิดแต่ละส่วนใน OneNote ๒๐๑๖อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ดับเบิลคลิกที่ไฟล์เดียว

   • ใน๒๐๑๖ให้ไปที่ไฟล์ > เปิด > เรียกดู > ดูไฟล์ทั้งหมด (* *) > เลือก หนึ่งไฟล์ > คลิกเปิด

3. คัดลอกส่วนไปยังสมุดบันทึกใหม่ของคุณโดยทำดังนี้

   • การคลิกและการลากส่วนลงในสมุดบันทึกใหม่ของคุณ

   • คลิกขวาที่แท็บส่วนแล้วเลือกย้ายหรือคัดลอกเลือกสมุดบันทึกใหม่ของคุณแล้วคลิกคัดลอก

เรื่องราวเชิงพาณิชย์ OneNote ของผู้ใช้จะเปิดอยู่ที่ใด หนึ่งไฟล์

หมายเหตุ: สิทธิ์ของ OneNote API อนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าสิทธิ์เฉพาะไปยังโครงสร้างของเอกสาร OneNote ดังนั้นจึงเป็นเช่นสมุดบันทึกสำหรับชั้นเรียน