ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
การสนับสนุน
ลงชื่อเข้าใช้

ทำไมคุณควรอัปเกรดี่นชื่อการแจกจ่ายของคุณไปยังกลุ่มใน Outlook

สำหรับองค์กรปีที่อาศัยอยู่ในกลุ่มการแจกจ่ายเพื่อสื่อสารและทำงานร่วมกันกับกลุ่มบุคคลทั้งภายในและภายนอกบริษัท อย่างไรก็ตามในตอนนี้กลุ่ม Microsoft 365 ใน Outlook เสนอโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการทำงานร่วมกัน

เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังมองหาข้อมูลเกี่ยวกับการใช้กลุ่มที่ติดต่อใน Outlook เพื่อส่งอีเมลถึงหลายบุคคล เช่น กลุ่มเพื่อน ให้ดู สร้างกลุ่มที่ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook สำหรับพีซี

กลุ่ม Microsoft 365 คืออะไร

เมื่อคุณตั้งค่ากลุ่มMicrosoft 365 ใน Outlook คุณสามารถเลือกชุดของบุคคลที่คุณต้องการทำงานร่วมกันและตั้งค่าคอลเลกชันของทรัพยากรสำหรับบุคคลเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการมอบสิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดด้วยตนเอง เนื่องจากการเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มจะเป็นการมอบสิทธิ์การเข้าถึงเครื่องมือในกลุ่มโดยอัตโนมัติ

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเหล่านั้นมีดังนี้

  • กล่องจดหมายเข้าที่แชร์ -ที่การสนทนาที่คุณมีอยู่ในรายชื่อการแจกจ่ายของคุณจะเกิดขึ้น กล่องขาเข้าที่ใช้ร่วมกันนี้จะสามารถค้นหาได้อย่างเต็มรูปแบบเพื่อที่จะสร้างที่เก็บข้อมูลที่มีอยู่ของกลุ่มข้อความ ผู้ที่มาใหม่ในกลุ่มสามารถค้นหาหรือเลื่อนย้อนกลับผ่านประวัติเพื่อเพิ่มความเร็วในการโพสต์สิ่งที่ถูกโพสต์ในกลุ่มก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว ดู:มีการสนทนากลุ่มใน Outlook

    เคล็ดลับ: ถ้าผู้ใช้ของคุณยังคงต้องการให้ข้อความกลุ่มปรากฏในกล่องจดหมายเข้าส่วนบุคคลของพวกเขาเช่นเดียวกับรายชื่อการแจกจ่ายสิ่งที่พวกเขาจำเป็นต้องทำคือการสมัครใช้งานกลุ่มโดยการคลิกปุ่มการ เป็นสมาชิก บน Ribbon ใน Outlook

  • ไลบรารีไฟล์ที่แชร์ -กลุ่มของคุณมีไลบรารีไฟล์ SharePoint ที่ผู้ใช้ของคุณสามารถจัดเก็บแชร์และทำงานร่วมกันบนเอกสารเวิร์กบุ๊กงานนำเสนอรูปภาพหรือไฟล์ชนิดอื่นๆที่พวกเขาจำเป็นต้องใช้ในการทำงาน ดู:แชร์ไฟล์กลุ่ม

  • ปฏิทินที่แชร์ -กลุ่มของคุณจะได้รับปฏิทินที่แชร์เพื่อโพสต์เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่ม สมาชิกแต่ละคนที่ได้สมัครใช้งานกลุ่มจะได้รับการเชิญโดยอัตโนมัติไปยังกิจกรรมที่โพสต์ในปฏิทินเพื่อให้เหตุการณ์เหล่านั้นยังสามารถปรากฏบนปฏิทินส่วนตัวของพวกเขาได้ถ้าพวกเขาต้องการ ให้ดูที่: จัดกำหนดการการประชุมบนปฏิทินกลุ่มใน Outlook

  • สมุดบันทึก onenote ที่แชร์ -กลุ่มจะมีสมุดบันทึก onenote ที่แชร์โดยอัตโนมัติซึ่งสมาชิกของกลุ่มสามารถรวบรวมและทำงานร่วมกันบนข้อมูลได้ กลุ่มจำนวนมากใช้สมุดบันทึกเพื่อสร้าง wiki ที่มีชีวิตพร้อมคำถามที่ถามบ่อยและแหล่งข้อมูลอื่นๆ

  • การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม-คุณสามารถเพิ่มที่ติดต่อภายนอกลงในกลุ่มการแจกจ่ายก่อนแต่สิ่งที่พวกเขาได้รับอีเมลได้ ด้วยกลุ่มที่คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงการสนทนาทางอีเมลไฟล์และแม้แต่สมุดบันทึก OneNote ที่แชร์ ให้ดูที่: การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Microsoft ๓๖๕

  • เนื้อหาเป็น กลุ่มที่สามารถมองเห็นได้-กลุ่มใน Outlook เป็นแบบสาธารณะตามค่าเริ่มต้นซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะใช้งานได้ง่ายสำหรับบุคคลอื่นในองค์กรของคุณเพื่อค้นหาและเข้าร่วมหรือตรวจทานเนื้อหาในกลุ่ม ถ้าเนื้อหาของกลุ่มมีความสำคัญมากขึ้นคุณสามารถสลับกลุ่มเป็นแบบส่วนตัวซึ่งจะซ่อนเนื้อหาจากผู้ที่ไม่ใช่สมาชิกและจำเป็นต้องมีเจ้าของกลุ่มเพื่ออนุมัติการร้องขอใดๆที่จะเข้าร่วม

  • การสร้างแบบบริการตนเอง-ไม่จำเป็นต้องได้รับหล่มจากผู้ใช้ในการสร้างกลุ่ม ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองได้ตามต้องการ ถ้าคุณต้องการควบคุมผู้ใช้ที่อยู่ในองค์กรของคุณสามารถสร้างกลุ่มได้ให้ดู:จัดการผู้ที่สามารถสร้างกลุ่ม Microsoft ๓๖๕

ผู้ที่เป็นเพียงบางส่วนของฟีเจอร์ที่ทำให้กลุ่มเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่ากลุ่มการแจกจ่าย

การจัดการกลุ่มของคุณ

Microsoft 365 มีเครื่องมือและความสามารถที่มีประโยชน์มากมายสำหรับการจัดการและการจัดการกลุ่มของคุณได้ง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประโยชน์เหล่านี้แต่ละรายการให้คลิกหัวเรื่องด้านล่าง

การรักษาไดเรกทอรีของคุณภายใต้การควบคุมเป็นกังวลของผู้ดูแลระบบทุกคน ต่อไปนี้คือเครื่องมือบางอย่างที่ Microsoft 365 เสนอเพื่อช่วยให้ง่ายต่อการใช้งาน:

  • นโยบายการตั้งชื่อนโยบายการตั้งชื่ออนุญาตให้คุณกำหนดสิ่งที่เป็นและไม่ใช่ชื่อที่ยอมรับได้สำหรับกลุ่มของคุณ ที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ให้ชื่อคายหรือต้องห้ามไปยังกลุ่ม นอกจากนี้คุณยังสามารถบังคับใช้เลขนำหน้ามาตรฐานของบริษัทหรือส่วนท้ายให้กับชื่อกลุ่มได้

    การเป็นสมาชิกแบบไดนามิก-การเป็นสมาชิกแบบไดนามิกจะช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าการเป็นสมาชิกของกลุ่มตามกฎซึ่งจะเพิ่ม (หรือเอาออก) เป็นสมาชิกของกลุ่มโดยยึดตาม metadata (เช่นแผนกหรือบทบาท) ใน active directory ของคุณ ให้ดูที่การใช้แอตทริบิวต์เพื่อสร้างกฎขั้นสูงสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างการเป็นสมาชิกแบบไดนามิก

  • การเป็นสมาชิกที่ซ่อนอยู่-ถ้าคุณมีเหตุผลที่ต้องการให้เป็นสมาชิกของกลุ่มของคุณเป็นความลับตัวอย่างเช่นถ้าสมาชิกเป็นนักเรียนคุณสามารถซ่อนการเป็นสมาชิกจากบุคคลภายนอกได้

  • สิทธิ์ ในการสร้าง-อาจมีบางคนในองค์กรของคุณที่คุณไม่ต้องการให้สามารถสร้างกลุ่มใหม่ได้ มีเทคนิคหลายประการสำหรับการจัดการสิทธิ์ในการสร้างในไดเรกทอรีของคุณ ดูจัดการการสร้างกลุ่ม Microsoft ๓๖๕

  • บันทึกการตรวจสอบ -คุณสามารถเพิ่มความมั่นใจให้ผู้ใช้ของคุณสามารถสร้างกลุ่มและจัดการการเป็นสมาชิกของกลุ่มได้เนื่องจาก Microsoft 365 การบันทึกการตรวจสอบกลุ่มช่วยให้คุณสามารถติดตามผู้ที่สร้างหรือลบกลุ่มที่เฉพาะเจาะจงหรือทำการเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกของกลุ่มได้ ดู:ค้นหาบันทึกการตรวจสอบในศูนย์การรักษาความปลอดภัย & ของ Microsoft ๓๖๕

การจัดการการนำส่งช่วยให้คุณสามารถจัดการวิธีการส่งหรือรับข้อความของกลุ่มได้ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือในการตรวจสอบการไหลของข้อความเหล่านั้น

  • ส่งเป็นหรือส่งในนามของ -การตั้งค่าเหล่านี้อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ระบุสามารถส่งอีเมลได้ถ้าพวกเขามาจากหรืออยู่ในนามของกลุ่ม

  • ข้อจำกัดของผู้ส่ง -การตั้งค่าเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ส่งข้อความไปยังกลุ่มได้ กลุ่มสามารถกำหนดค่าให้อนุญาตอีเมลจากบุคคลภายนอกแต่คุณอาจต้องการจำกัดว่าเฉพาะบุคคลภายนอกที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น

  • การสนับสนุนผู้ใช้ภายนอกโดยการเชิญผู้เยี่ยมชมไปยังกลุ่มของคุณคุณสามารถเลือกที่จะให้พวกเขารวมอยู่ในการสนทนาทางอีเมลในกลุ่มได้ ให้ดูที่: การเข้าถึงของผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Microsoft ๓๖๕

  • กฎการขนส่ง -กฎการขนส่งทำงานสำหรับกลุ่มเช่นเดียวกับที่พวกเขาทำสำหรับ Exchange server ของคุณ กฎสามารถค้นหาข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุและสามารถดำเนินการกับข้อความเหล่านั้นได้

  • Mailtips -mailtips จะแสดงข้อความที่แสดงให้กับผู้ใช้ในขณะที่กำลังเขียนข้อความ พวกเขาสามารถช่วยลด Ndr ได้โดยการเตือนผู้ใช้ถ้าข้อความของพวกเขามีแนวโน้มที่จะไปยังบุคคลภายนอกหรือเกินโควตาข้อความ

  • ที่อยู่พร็อกซีหลายรายการ -กลุ่มสามารถมีนามแฝงได้เช่นเดียวกับกล่องจดหมายของผู้ใช้ ที่อยู่พร็อกซีเพิ่มเติมสามารถใช้ประโยชน์สำหรับการยอมรับข้อความที่ส่งไปยังนามแฝงอื่นๆหรือเพื่อให้การเข้าถึงกลุ่มที่มีชื่อที่ยาวหรือยากต่อการสะกด ดู: การสนับสนุนหลายโดเมนสำหรับกลุ่ม Microsoft ๓๖๕-วิธีใช้สำหรับผู้ดูแลระบบ

  • ขนาดส่ง/รับสูงสุด -โควตาเหล่านี้สามารถช่วยลดปัญหาเกี่ยวกับการรับของกลุ่ม (หรือการส่ง) ข้อความขนาดใหญ่มากเพื่อให้สามารถจัดการที่เก็บข้อมูลและความต้องการแบนด์วิดธ์ได้ดียิ่งขึ้น

Microsoft 365 ยังให้เครื่องมือบางอย่างในการจัดการชนิดของเนื้อหาที่ได้รับการแชร์ในกลุ่มของคุณ

  • แนวทางการใช้งาน -คุณจะสามารถกำหนดแนวทางการใช้สำหรับกลุ่ม Microsoft 365 เพื่อให้ความรู้แก่ผู้ใช้ของคุณเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้กลุ่มของพวกเขามีประสิทธิภาพและให้ความรู้แก่พวกเขาในนโยบายเนื้อหาภายใน

  • การจัดประเภทข้อมูล-คุณจะสามารถสร้างระบบการจัดประเภทข้อมูลที่สามารถกำหนดเองได้สำหรับกลุ่ม Microsoft 365 ที่อนุญาตให้มีการแยกกลุ่มตามชนิดนโยบาย (เช่น "unclassified" "เป็นความลับขององค์กร" หรือ "ความลับยอดนิยม") ในลักษณะนี้กลุ่มของคุณสามารถแสดงนโยบายของเนื้อหาอื่นๆในองค์กรของคุณได้ นโยบาย Extensible ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถกำหนดค่าจุดสิ้นสุดที่เรียกว่าเมื่อใดก็ตามที่มีการสร้างหรือเปลี่ยนแปลงกลุ่มและคุณสามารถใช้นโยบายของคุณเองสำหรับการสร้างกลุ่มหรือการเปลี่ยนแปลง

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

บางครั้งผู้ใช้ไม่รู้สึกอึดอัดกับการเปลี่ยนแปลงจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะสื่อสารกับสมาชิกที่มีอยู่ของรายชื่อการแจกจ่ายของคุณเพื่อให้พวกเขาทราบว่าสิ่งที่คาดหวัง ต่อไปนี้คือข้อมูลบางอย่างที่คุณควรรวมไว้ในข้อความนี้พร้อมกับคำตอบบางประการที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์ดังนี้

กลุ่มใน Outlook คืออะไร

กลุ่มMicrosoft 365 ใน Outlook เป็นโซลูชันการทำงานร่วมกันครั้งเดียวสำหรับทีม/กลุ่มที่ต้องการให้มีการแชร์การอภิปรายไฟล์ปฏิทินและบันทึกย่อในลักษณะที่เป็นหนึ่งเดียวที่ค้นหาได้ง่าย  อาจเป็นฟีเจอร์เดียวที่ดีที่สุดคือกล่องขาเข้าของกลุ่มที่เก็บรักษาประวัติของการอภิปรายทำให้ง่ายต่อการค้นหาการสนทนาก่อนหน้านี้

ทำไมเราจึงทำการเปลี่ยนแปลงนี้

บุคคลมักร้องขอความสามารถในการค้นหาข้อความที่โพสต์ไปยังรายชื่อการแจกจ่ายของเราเพื่อค้นหาข้อมูลที่ได้รับการกล่าวถึงในอดีต การอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายไปยังกลุ่มหมายความว่าผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องถามหรือตอบคำถามเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีก

นอกจากนี้กลุ่มใหม่จะรวมปฏิทินสำหรับกิจกรรมกลุ่มของเราไลบรารีไฟล์ที่แชร์และสมุดบันทึก OneNote ที่เราสามารถทำงานร่วมกันและรวบรวมข้อมูลสำหรับการอ้างอิงในอนาคต

ฉันจำเป็นต้องดำเนินการใดๆเพื่อเข้าร่วมกลุ่มนี้ถ้าฉันเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายแล้วใช่หรือไม่

ไม่ใช่ถ้าคุณเป็นสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่ายที่คุณจะเป็นสมาชิกของกลุ่มใหม่โดยอัตโนมัติ

ฉันจะเข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook ได้อย่างไร อะไรเกี่ยวกับ Outlook บนเว็บ

เมื่อต้องการเข้าถึงกลุ่มใหม่ใน Outlook เพียงไปที่ประเภทกลุ่มที่ด้านล่างของบานหน้าต่างนำทางทางด้านซ้าย ถ้าคุณใช้กลุ่มนี้มักจะพิจารณาปักหมุดเป็นรายการโปรดโดยการคลิกขวาที่รายการนั้นแล้วเลือกแสดงเป็นรายการโปรด

นอกจากนี้ยังมีไคลเอ็นต์สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ฟรีสำหรับกลุ่ม Microsoft 365 ที่พร้อมใช้งานบนทุกแพลตฟอร์มสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ (iOS, Android และอื่นๆ) เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงกลุ่มได้อย่างง่ายดายในระหว่างเดินทาง

ฉันยังไม่สามารถส่งอีเมลได้

แน่นอน นามแฝงอีเมลเดียวกันกับที่คุณใช้สำหรับรายชื่อการแจกจ่ายจะยังคงทำงานได้ดีสำหรับกลุ่มใน Outlook เท่านั้น

นอกจากนี้

อย่าลืมแจ้งให้พวกเขาทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงนี้เกิดขึ้นและบุคคลที่พวกเขาควรติดต่อถ้าพวกเขามีคำถามเพิ่มเติม

การโยกย้ายรายชื่อการแจกจ่ายของคุณ

พร้อมที่จะอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายของคุณไปยังกลุ่มแล้วใช่หรือไม่ ให้ดูที่การโยกย้ายรายชื่อการแจกจ่ายไปยังกลุ่ม Microsoft ๓๖๕-วิธีใช้สำหรับผู้ดูแลระบบ

ถัดไปคืออะไร

เมื่อคุณได้อัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณไปยังกลุ่มMicrosoft 365 มีงานที่ติดตามไม่กี่รายการที่คุณอาจต้องการทำเพื่อให้แน่ใจว่าจะทำให้เป็นไปอย่างราบรื่น

  • ติดตามงานกับผู้ใช้ของคุณ -เช็คอินได้ทันทีหลังจากการอัปเกรดเสร็จสมบูรณ์แล้วจากนั้นอีกสองสามวันในภายหลัง แสดงให้เห็นว่าคุณกำลังฟังและตอบสนองต่อคำถามที่พวกเขาอาจจะไปอย่างยาวนานในการทำให้พวกเขามีความสุขและสะดวกสบายด้วยการเปลี่ยนแปลง

  • ตรวจสอบรายงานการ มีส่วนร่วม-พอร์ทัลการดูแลระบบ Microsoft 365 มีบางรายงานที่ดีที่สามารถแสดงให้คุณเห็นจำนวนผู้ใช้ที่ใช้กลุ่มได้บ่อยแค่ไหนและฟีเจอร์ที่พวกเขากำลังใช้งานอยู่ รายงานเหล่านั้นจะช่วยให้คุณสามารถออกแบบการติดตามและการฝึกอบรมผู้ใช้ของคุณรวมถึงเน้นที่ผู้ใช้ของคุณได้รับค่ามากที่สุดจากกลุ่มใหม่ ให้ดูที่: รายงานกิจกรรมในศูนย์การจัดการ Microsoft ๓๖๕

  • แชร์ประสบการณ์การใช้งานของคุณ -ให้ทีมอื่นๆในบริษัทของคุณทราบว่าคุณได้อัปเกรดกลุ่มการแจกจ่ายของคุณและขั้นตอนที่คุณดำเนินการเพื่อให้ประสบความสำเร็จ! การแชร์ข้อมูลนั้นสามารถช่วยให้ทีมอื่นๆติดตามตัวอย่างของคุณและมีการอัปเกรดของตนเองได้สำเร็จ

ดูเพิ่มเติม

มีคำถามเกี่ยวกับกลุ่ม Microsoft 365 ใช่ไหม

เยี่ยมชมชุมชน Microsoft ๓๖๕กลุ่มเทคโนโลยี

เรายินดีรับฟัง

บทความนี้อัปเดตล่าสุดเมื่อวันที่ 16 ตุลาคม๒๐๒๐อันเป็นผลมาจากคำติชมของคุณ ถ้าคุณพบว่าจะแนะนำให้คุณทราบข้อมูลที่เป็นประโยชน์และโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่ได้โปรดคลิกตัวควบคุมคำติชมด้านล่างและปล่อยให้เรามีข้อคิดเห็นที่สร้างสรรค์บางอย่างเพื่อให้เราสามารถปรับปรุงได้อย่างต่อเนื่อง ขอขอบคุณ!

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Microsoft Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×