Office Masaüstü uygulamalarında PDF veya XPS olarak kaydetme ya da PDF'e veya XPS'e dönüştürme

Office programlarını kullanarak dosyalarınızı PDF biçiminde kaydedebilir ya dabu biçime dönüştürebilir, böylece dosyaları paylaşabilir veya ticari yazıcıları kullanarak yazdırabilirsiniz. Üstelik başka bir yazılım veya eklenti gerekmez.

Şu özelliklere sahip bir dosya istediğinizde PDF biçimini kullanın:

Çoğu bilgisayarda aynı görünen.
Daha küçük dosya boyutu.
Bir endüstri biçimine uygun.

Örnek olarak özgeçmişler, yasal belgeler, bültenler, okunmak ve yazdırılmak için (düzenlenmek üzere değil) hazırlanmış dosyalar ve profesyonel yazdırma için hazırlanmış dosyalar verilebilir.

Önemli

Microsoft Word dahil olmak üzere birçok program PDF dosyalarını açma ve düzenleme yeteneğine sahiptir. Bir şeyi yalnızca PDF olarak paylaşmak, alıcının dosyayı düzenleyemeyeceğini garanti etmek için yeterli değildir.
Elektronik tablonuzu PDF'ye dönüştürdüğünüzde, elektronik tablodaki dahili bağlantılar dönüştürme sırasında kaybolur, bu nedenle bağlantıların doğrulanması gerekir. Bununla birlikte, diğer kaynaklara harici bağlantılar iyi olacaktır.

Adım adım yönergeleri görmek için, açılan listeden bir Office programı seçin.

Hangi Office programını kullanıyorsunuz?

Access

PDF olarak yayımlamak istediğiniz tabloyu veya raporu açın.
Dış Veri sekmesinde, Dışarı Aktar grubunda, PDF veya XPS'yi seçin.
Dosya Adı alanında bir belge adı yazın veya seçin.
Kayıt türü listesinde PDF'yi (*.pdf) seçin.
- Belge için yüksek baskı kalitesi gerekiyorsa Standart (Çevrimiçi yayımlama ve yazdırma) seçeneğini belirleyin.
- Dosya boyutu baskı kalitesinden daha önemliyse, Minimum boyut (çevrimiçi yayımlama) seçeneğini belirleyin.
Yazdırılacak sayfayı, biçimlemenin yazdırılıp yazdırılmayacağını ve çıkış seçeneklerini belirlemek için Seçenekler'i seçin. Tamam’ı seçin.
Yayımla’yı seçin.

Excel

Not

Power View sayfalarını PDF dosyası olarak kaydedemezsiniz.

Dosya sekmesini seçin.
Farklı Kaydet'i veya Kopyasını kaydet'i seçin.
Dosya Adı kutusunda, henüz girmediyseniz dosya için bir ad girin.
Kayıt türü listesinde PDF'yi (*.pdf) seçin.
- Dosyanın kaydedildikten sonra seçili biçimde açılmasını istiyorsanız, Yayımladıktan sonra dosyayı aç onay kutusunu işaretleyin.
- Belge için yüksek baskı kalitesi gerekiyorsa Standart (Çevrimiçi yayımlama ve yazdırma) seçeneğini belirleyin.
- Dosya boyutu baskı kalitesinden daha önemliyse, Minimum boyut (çevrimiçi yayımlama) seçeneğini belirleyin.
Yazdırılacak sayfayı, biçimlemenin yazdırılıp yazdırılmayacağını ve çıkış seçeneklerini belirlemek için Seçenekler'i seçin. Excel’deki Seçenekler iletişim kutusu hakkında daha fazla bilgi için bkz. PDF seçenekleri hakkında daha fazla bilgi. İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin.
Kaydet'i seçin.

OneNote

Dosya sekmesini seçin.
Dışarı Aktar'ı seçin.
Geçerli Öğeyi Dışarı Aktar'ın altında, not defterinin PDF olarak kaydetmek istediğiniz bölümünü seçin.
Biçim Seç'in altında PDF'yi (*.pdf) seçin ve ardından Dışarı Aktar'ı seçin.
Farklı Kaydet iletişim kutusunun Dosya Adı alanına not defteri için bir ad girin.
Kaydet'i seçin.

PowerPoint

Dosya sekmesini seçin.
Dışarı Aktar'ı seçin.
Dosya Adı kutusunda, henüz girmediyseniz dosya için bir ad girin.
Kayıt türü listesinde PDF'yi (*.pdf) seçin.
- Dosyanın kaydedildikten sonra seçili biçimde açılmasını istiyorsanız, Yayımladıktan sonra dosyayı aç onay kutusunu işaretleyin.
- Belge için yüksek baskı kalitesi gerekiyorsa Standart (Çevrimiçi yayımlama ve yazdırma) seçeneğini belirleyin.
- Dosya boyutu baskı kalitesinden daha önemliyse, Minimum boyut (çevrimiçi yayımlama) seçeneğini belirleyin.
Yazdırılacak sayfayı, biçimlemenin yazdırılıp yazdırılmayacağını ve çıkış seçeneklerini belirlemek için Seçenekler'i seçin. İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin.
Kaydet'i seçin.

Project

Dosya sekmesinde Dışarı Aktar'ı seçin.
PDF/XPS belgesi oluştur'u ve ardından PDF/XPS Oluştur'u seçin.
Dosya Adı kutusunda, henüz girmediyseniz dosya için bir ad girin.
Kayıt türü listesinde PDF Files (*.pdf) veya XPS Files (*.xps) seçeneğini belirleyin ve sonra Tamam'ı seçin.
Belge Dışa Aktarma Seçenekleri iletişim kutusunda, bir Yayımlama Aralığı, Yazdırılmayan Bilgilerin Dahil edilip Edilmeyeceği ve ISO 19500-1 uyumluluğu (PDF/A) seçin.

Biçimlendirme ipuçları

Proje, tüm PDF veya XPS biçimlendirme özelliklerini desteklemez, ancak belgenin son görünümünü değiştirmek için bazı yazdırma seçeneklerini yine de kullanabilirsiniz.

Dosya>,Yazdır seçeneğini belirleyin ve sonra aşağıdaki seçeneklerden istediklerinizi değiştirin:

Tarihler
Yönlendirme
Kağıt Boyutu
Sayfa Yapısı

Sayfa Yapısı iletişim kutusunda, şu sekmelerdeki seçenekleri değiştirebilirsiniz:

Kenar Boşlukları
Gösterge
Görünüm

Publisher

Dosya sekmesini seçin.
Farklı Kaydet'i seçin.
Dosya Adı kutusunda, henüz girmediyseniz dosya için bir ad girin.
Kayıt türü listesinde PDF'yi (*.pdf) seçin.
Belgenin optimize edilme yöntemini değiştirmek istiyorsanız, Değiştir'i seçin. (Publisher 2013'teki Seçenekler'i veya Publisher 2016Publisher 2016'i seçin.)
- Resmin çözünürlüğünde ve yazdırmayla ilgili olmayan seçeneklerde istediğiniz değişiklikleri yapın.
- Belgenin yazdırma seçeneklerinde değişiklik yapmak için Yazdırma Seçenekleri'ni seçin.
- İşiniz bittiğinde Tamam'ı seçin.
Dosyanın kaydedildikten sonra seçili biçimde açılmasını istiyorsanız, Yayımladıktan sonra dosyayı aç onay kutusunu işaretleyin.
Kaydet'i seçin.

Visio

Dosya sekmesinde Dışarı Aktar'ı seçin.
PDF/XPS belgesi oluştur'u ve ardından PDF/XPS Oluştur'u seçin.
Dosya Adı kutusunda, henüz girmediyseniz dosya için bir ad girin.
Kayıt türü listesinde PDF'yi (*.pdf) seçin.
- Dosyanın kaydedildikten sonra seçilen biçimde açılmasını istiyorsanız, Dosyayı kaydettikten sonra otomatik olarak görüntüle onay kutusunu seçin.
- Belge için yüksek baskı kalitesi gerekiyorsa Standart (Çevrimiçi yayımlama ve yazdırma) seçeneğini belirleyin.
- Dosya boyutu baskı kalitesinden daha önemliyse, Minimum boyut (çevrimiçi yayımlama) seçeneğini belirleyin.
Yazdırılacak sayfayı, biçimlemenin yazdırılıp yazdırılmayacağını ve çıkış seçeneklerini belirlemek için Seçenekler'i seçin. Tamam’ı seçin.
Yayımla’yı seçin.

Word

Dosya daha önce kaydedilmişse Dosya>Kopyasını Kaydet'i seçin.
Dosya kaydedilmemişse, Dosyayı>Farklı Kaydet veya Kopyasını Kaydet'i seçin.
Bilgisayarınızda dosyayı kaydetmek istediğiniz konumu belirlemek için Gözat'ı seçin.
Açılan listede PDF'yi seçin.
Kaydet'i seçin.

PDF'nizi özelleştirmek için Daha Fazla Seçenek>Seçeneği'ni seçin.

Belgenizdeki sayfaların yalnızca bazılarından PDF dosyası oluşturmak için, Sayfa aralığı’nın altında bir seçenek belirtin.
İzlenen değişiklikleri PDF'ye eklemek için, Yayımlanacak alanında Biçimlendirme gösteren belge’yi seçin. Bunun dışındaki durumlarda, Belge'nin seçili olduğundan emin olun.
PDF dosyasında bir dizi yer işareti oluşturmak için, Yer işaretleri oluştururken kullan’ı seçin. Sonra da Başlıklar'ı veya belgenize yer işaretleri eklediyseniz Word Yer İşaretleri'ni seçin.
Belge özelliklerini PDF'ye eklemek istiyorsanız, Belge özellikleri’nin seçili olmasına dikkat edin.
Belgenin ekran okuma yazılımları tarafından okunmasını kolaylaştırmak için, Erişilebilirlik için belge yapısı etiketlerini seçin.
ISO 19005-1 uyumlu (PDF/A) Bu seçenek PDF belgesini, arşivleme standardı olan 1.7 PDF sürümünde oluşturur. PDF/A, belgenin daha sonra başka bir bilgisayarda açıldığında da aynı görünmesini sağlamaya yardımcı olur.
Yazı tipleri eklenemediğinde bit eşlem metni Belgeye yazı tipleri eklenemiyorsa, PDF metin bit eşlem görüntüleri kullanır ve böylece PDF belgesi orijinalle aynı görünür. Bu seçenek belirtilmezse ve dosya eklenemeyen bir yazı tipini kullanıyorsa, PDF okuyucu bunun yerine başka bir yazı tipi kullanabilir.
Belgeyi parolayla şifrele Erişimi kısıtlayarak yalnızca parolayı bilen kişilerin PDF belgesini açabilmesini sağlamak için bu seçeneği belirtin. Tamam'ı seçtiğinizde Word, bir parola yazıp yeniden girebileceğiniz PDF Belgesini Şifrele kutusunu açar.

PDF’deki içeriği Word ile açma ve kopyalama

PDF dosyasını Word'de açarak içeriğinin herhangi bir bölümünü kopyalayabilirsiniz.

Dosya>Aç'a gidin ve PDF dosyasına göz atın. Word, PDF içeriğini yeni bir dosyada açar. Buradan, resimler ve diyagramlar da içinde olmak üzere herhangi bir içeriği kopyalayabilirsiniz.

Taşınabilir Dosya Biçimi (PDF), belge biçimlendirmesini korur ve dosya paylaşımını mümkün kılar. PDF biçimindeki dosya çevrimiçi görüntülendiğinde veya yazdırıldığında, hedeflediğiniz biçimi korur. PDF biçimi, ticari yazdırma yöntemleri kullanılarak yeniden üretilecek belgeler için de yararlıdır. PDF, pek çok ajans ve kuruluş için geçerli bir biçim olarak kabul edilir ve görüntüleyiciler, XPS’den çok daha fazla platformda kullanılabilir.

XML Kağıt Belirtimi (XPS), belge biçimlendirmesini koruyan ve dosyanın paylaşılmasını sağlayan elektronik bir dosya biçimidir. XPS biçimi, dosya çevrimiçi görüntülendiğinde veya yazdırıldığında tam olarak tasarladığınız biçimi korur ve dosyadaki verilerin kolayca değiştirilmemesini sağlar.