Outlook'taki ortak klasörler, bir kuruluş içindeki belirli konular veya projeler hakkında bilgileri toplamak, düzenlemek ve paylaşmak için size harika bir yer sağlar. Bu durumda "genel", tüm dünya tarafından değil, kuruluş içindeki herkes tarafından görülebilir anlamına gelir. Ortak klasöre ileti gönderdiğinizde, bunu kimseye e-posta olarak göndermiş olmazsınız, dolayısıyla kimsenin Gelen Kutusu kalabalık olmaz. Bunun yerine, insanlar ilginç gönderiler aramak istediklerinde klasörü kontrol edebilirler.
Önemli
Ortak klasörleri Outlook'la için Microsoft Exchange Server ve bir Exchange e-posta hesabı gerekir. Ev ve kişisel e-posta hesaplarının çoğu Exchange kullanmaz.
1. Adım: Exchange yöneticinize danışın
Kuruluşunuz ortak klasörlere izin vermiyor olabilir veya bunların nasıl kullanılacağına ilişkin ilkeleri olabilir. Doğru yolda ilerlemek için yöneticinize danışın. Kuruluşunuz ortak klasörlerin kullanımına izin veriyor ve destekliyorsa ancak henüz en üst düzey ortak klasör yoksa, Exchange yöneticinizden bir klasör oluşturmasını isteyin.
En üst düzey klasör kullanılabilir olduğunda, onu ve içeriğini Outlook Klasör bölmesinde görüntülemek için Ctrl + 6 tuşlarına basmanız yeterlidir.
2. Adım: Klasörünüzü oluşturma ve adlandırma
Ortak Klasörler'i Klasör Bölmesi'nde görmek için Ctrl+6 tuşlarına basın.
Önemli
Klasör Bölmesi'nde Ortak Klasörler bölümünü görmüyorsanız, yerel Exchange e-posta yöneticinizle görüşün. Yazıcı sizin yerinize ayarlamaları gerekir.
Ortak Klasörler'i sağ tıklatın ve sonra Yeni Klasör'ü tıklatın.
Klasöre bir ad verin ve Tamam'a tıklayın.
İpucu
- Sık Kullanılanlar klasörünüze ortak klasör ekleyebilirsiniz. Daha sonra Outlook Web App'da, bu ortak klasörler içinde öğe oluşturma, güncelleştirme veya silme gibi bazı işlevleri gerçekleştirebilirsiniz. Bu işlemler CalendarCalendar, Contact, Mail ve Post ortak klasörlerinde yapılabilir.
- Sık Görüşülenler klasörünüze ortak klasör eklemek için klasöre sağ tıklayın, ardından Sık Görüşülenlere Ekle...'yi seçin.
- TOutlook Web AppOutlook Web App kutusunda Sık Kullanılan klasörleri kullanma hakkında bilgi için bkz. İleti klasörleriyle çalışma Outlook Web AppOutlook Web App.
3. Adım: Kullanıcılar ve gruplar için klasör izinlerini ayarlama
Varsayılan olarak, Outlook ortak klasörün oluşturucusu olarak yalnızca size izin verir, bu nedenle kişilerin klasördeki içeriği okuyabilmeleri ve gönderebilmeleri için onlara özel olarak izin vermeniz gerekir. Ortak klasör izinlerinin nasıl değiştirileceğini öğrenin.
Ortak klasörleri kullanmaya başlama
Bir kuruluşta ortak klasörleri kullanmanın bazı tipik yolları şunlardır:
Çevrimiçi tartışmalar
Her tartışma konusunu kendi alt klasöründe depolayın. Gerekirse, her alt klasör için izinler ayarlayın (gizli veya hassas bilgiler içeren klasörlere erişimi kısıtlamak isteyebilirsiniz). Bir konunun gönderilip gönderilmediğini denetlemek ve kuruluş standartlarına uymayan veya ilkeyi ihlal eden gönderileri silmek için kendi moderatörü olabilir.
Takvimleri, kişi listelerini ve görev listelerini paylaşma
Klasöre erişimi olan kişilerle bilgileri paylaşmak için, gönderilere takvimler, kişiler ve görevler veya görev listeleri ekleyin. Bu tür merkezi konumlar, ekip projelerinde iletişimi ve işbirliğini kolaylaştırır.
Posta klasörleriyle ortak klasörler arasındaki farklar
- Bir e-posta klasöründen ortak klasöre geçtiğinizde, Klasör Bölmesi'nin üst kısmındaki Yeni Gönder düğmesi Yeni EmailEmail olarak değişir – çünkü genellikle ortak klasöre e-posta iletileri göndermek yerine öğeleri gönderirsiniz.
- Ortak klasördeki bir gönderiyi yanıtladığınızda Tümünü Yanıtla düğmesi olmaz. Klasörün içeriğini görüntüleyen herkes gönderinizi görebilir.