InfoPath formlarıyla iş akışlarını kullanmaya giriş

Bu makalede

• İş akışları nedir?
• InfoPath formlarıyla iş akışlarını kullanma yolları
• Office SharePoint Server 2007'ye dahil edilen iş akışları
• Windows SharePoint Services 3.0 veya Office SharePoint Server 2007'de özel iş akışları desteği
• İş akışlarını kullanma adımları
• Belgede veya öğede iş akışı başlatma

İş akışları nedir?

İş akışı bazen bir sonuç üreten bir dizi görev olarak tanımlanır. Microsoft SharePoint Ürünleri ve Teknolojileri bağlamında bir iş akışı, bir iş süreciyle ilgili belirli bir eylem veya görev dizisi aracılığıyla belgelerin veya öğelerin otomatik olarak taşınması olarak daha hassas bir şekilde tanımlanır. İş akışları, kuruluşların SharePoint listesindeki veya kitaplığındaki belgelere veya öğelere iş mantığı eklemesine izin vererek kuruluş içindeki ortak iş süreçlerini tutarlı bir şekilde yönetmek için kullanılabilir. İş mantığı temelde, bir belge veya öğede gerçekleşen eylemleri belirten ve denetleyen yönergeler kümesidir.

İş akışları, proje onayı veya belge gözden geçirme gibi ortak iş süreçlerine katılan kişilerin görevlerini yöneterek ve izleyerek, bu süreçlerin eşgüdümü için gereken maliyeti ve zamanı düzenleyebilir. Örneğin, Bir Microsoft Office SharePoint Server 2007 sitesinde, belgeyi onay için bir grup kişiye yönlendiren bir belge kitaplığına iş akışı ekleyebilirsiniz. Belge yazarı bu iş akışını bu kitaplıktaki bir belgede başlattığında, iş akışı belge onay görevleri oluşturur, bu görevleri iş akışı katılımcılarına atar ve ardından katılımcılara görev yönergelerini ve onaylanacak belgenin bağlantısını içeren e-posta iletisi uyarıları gönderir. İş akışı devam ederken, iş akışı sahibi (bu örnekte, belgenin yazarı) veya iş akışı katılımcıları İş Akışı Durumu sayfasını gözden geçirip hangi katılımcıların kendi iş akışı görevlerini tamamladığını görebilir. İş Akışı Durumu sayfası, belge kitaplığındaki bir belge veya öğenin iş akışının durumuna tıklayarak kullanılabilir. Katılımcılar iş akışı görevlerini tamamladığında iş akışı sona erer ve iş akışının tamamlandığının sahibine otomatik olarak bildirilir.

Aşağıdaki çizimde Onay iş akışı işlemi gösterilmektedir.

İş akışları yalnızca var olan el ile çalışma süreçlerini desteklemekle kalmaz, aynı zamanda kişilerin belgeler, listeler ve kitaplıklarla işbirliği yapma ve bunlarla çalışma yöntemlerini de genişletir. Site kullanıcıları, SharePoint listesi veya kitaplığındaki belge veya öğeden erişilebilen, özelleştirilebilir formları kullanarak iş akışı başlatabilir ve iş akışlarına katılabilir. Bu özelleştirilebilir formlar, kullanıcıların iş akışını gözden geçirmesine veya iş akışında değişiklik yapmasına yardımcı olan SharePoint sayfalarıdır. Ayrıca, Office SharePoint Server 2007'deki iş akışı işlevselliği 2007 Microsoft Office sistemiyle sıkı bir şekilde tümleşiktir. Aşağıdaki iş akışı görevleri bir Office SharePoint Server 2007 sitesinde veya doğrudan 2007 Office sürümünün parçası olan belirli programlarda gerçekleştirilebilir:

• Belge veya öğe için kullanılabilen iş akışlarının listesini görüntüleme.
• Belge veya öğe üzerinde iş akışı başlatma.
• İş akışı görevini görüntüleme, düzenleme veya yeniden atama.
• İş akışı görevini tamamlama.

Sayfanın Başı

InfoPath formlarıyla iş akışlarını kullanma yolları

Bir iş akışının geçerli durumuna karşılık gelen belirli verileri görüntüleyen Microsoft Office InfoPath formları oluşturabilirsiniz. Bunu, iş akışının durumuna göre formda eylemleri başlatan kuralları kullanacak bir form şablonu tasarlayarak yaparsınız. Bu, kişilerin formları doldurmak için kullandığı işlemleri kolaylaştırabilir. Örneğin, bir iş akışının durumu Tamamlandı olduğunda salt okunur görünümü görüntülemek için formlar tasarlayabilirsiniz ve bu nedenle formdaki veriler değiştirilmemelidir.

Ayrıca, formları iş akışlarına başka şekillerde yanıt vermek için kuralları da kullanabilirsiniz. Örneğin, belirli bir iş akışı durumuna özgü yönergeler içeren bir iletişim kutusu iletisi görüntülemek için bir kural kullanabilirsiniz.

İş akışlarının InfoPath formlarında kullanılabilmesi için bir listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklenmesi gerekir. Sitenin kullanılabilir iş akışı türleri, site türüne, iş akışlarının etkinleştirilip etkinleştirilmediğine ve özel iş akışlarının Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kullanılarak oluşturulup oluşturulmadığına bağlı olarak değişir. Hangi iş akışlarının yüklendiğini ve siteniz için hazır olduğunu belirlemek için grup yöneticinize başvurun.

Her iş akışı, Devam Ediyor gibi açıklayıcı adlara sahip farklı durumlarla tanımlanır. Durum adları iş akışının türüne göre değişir. Örneğin, Microsoft Office SharePoint Server 2007 çalıştıran sunucularda kullanılabilen bir Onay iş akışı Sürüyor, İptal Edildi ve Tamamlandı durumlarını içerir. Üç Durumlu İş Akışının (Windows SharePoint Services 3.0'da kullanılabilir) durumları, iş akışını bir kitaplığa veya listeye ekleyen kişi tarafından tanımlanabilirken, diğer iş akışları daha önce belirtilen Devam Ediyor durumu gibi standart durumları kullanır. Açıklayıcı ad kullanıcı tarafından görülse de, iş akışı durumları program aracılığıyla sayısal değerlerle temsil edilir. Form şablonunu belirli bir iş akışı durumuna yanıt verecek şekilde tasarlamak için, kullanmak istediğiniz iş akışı durumunun sayısal değerini bilmeniz gerekir. Bunun nedeni InfoPath'in görünümler arasında geçiş yapma gibi bir eylem başlatmak için iş akışının sayısal değerini kullanmasıdır.

SharePoint sitelerine dahil edilen iş akışları

Aşağıdaki iş akışları yaygın iş senaryolarını ele alır ve Windows SharePoint Services 3.0 ve Office SharePoint Server 2007'ye dahil edilir.

Windows SharePoint Services 3.0'a dahil edilen iş akışları

Üç durumlu iş akışı Windows SharePoint Services 3.0 ve Office SharePoint Server 2007 sitelerine dahildir. Üç durumlu iş akışı, kuruluşların müşteri desteği sorunları, satış müşteri adayları veya proje görevleri gibi yüksek hacimli sorunları veya öğeleri izlemesini gerektiren iş süreçlerini yönetmek için kullanılabilir.

Sayfanın Başı

Office SharePoint Server 2007'ye dahil edilen iş akışları

Office SharePoint Server 2007 sitesi, yaygın iş senaryolarını ele alan aşağıdaki iş akışlarını da içerir:

• Onay Bu iş akışı formu onay için bir grup kişiye yönlendirir. Varsayılan olarak, Onay iş akışı Belge içerik türüyle ilişkilendirilir ve bu da belge kitaplıklarında otomatik olarak kullanılabilir olduğu anlamına gelir. Onay iş akışının bir sürümü de varsayılan olarak bir yayımlama sitesindeki Sayfalar kitaplığıyla ilişkilendirilir ve web sayfalarının yayımlanması için onay işlemini yönetmek için iş akışı kullanılabilir.

• Geri Bildirim Topla Bu iş akışı, bir formu geri bildirim için bir grup kişiye yönlendirir. Gözden geçirenler geri bildirim sağlayabilir; bunlar daha sonra derlenir ve iş akışını başlatan kişiye gönderilir. Varsayılan olarak, Geri Bildirim Topla iş akışı Belge içerik türüyle ilişkilendirilir; bu da Belge içerik türünün belge kitaplıklarında otomatik olarak kullanılabilir olduğu anlamına gelir.

• İmzaları Topla Bu iş akışı, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 veya Microsoft Office Excel 2007'den bir belgeyi, dijital imzalarını toplamak üzere bir grup kişiye yönlendirir. Bu iş akışının bir 2007 Microsoft Office sistem programında başlatılması gerekir. Varsayılan olarak, İmzaLarı Topla iş akışı Belge içerik türüyle ilişkilendirilir ve bu da belge kitaplıklarında otomatik olarak kullanılabilir olduğu anlamına gelir. Ancak, İmzaLarı Topla iş akışı yalnızca bir veya daha fazla Microsoft Office İmza Satırı içeren Office belgeleri için kullanılabilir.

  Not

  Bu iş akışı InfoPath formlarıyla kullanılamaz.

• Bırakma Onayı Kayıt yönetimi işlemlerini destekleyen bu iş akışı, katılımcıların süresi dolan belgeleri saklamaya veya silmeye karar vermelerine izin vererek belge süre sonunu ve saklamayı yönetir. Disposition Approval iş akışı öncelikle Bir Kayıt Merkezi sitesinde kullanılmak üzere tasarlanmıştır.

• Grup Onayı Bu iş akışı, Onay iş akışına benzer, ancak belirlenmiş bir belge kitaplığı kullanır ve kullanıcının katıldığı onay işlemlerinin kişiselleştirilmiş bir görünümünü sunar. Bu iş akışı, onaylayanların seçildiği hiyerarşik bir kuruluş şeması sağlar ve iş akışı onaylayanların imza yerine damga denetimi kullanmasına olanak tanır. Bu çözüm yalnızca Office SharePoint Server 2007'nin Doğu Asya sürümlerinde kullanılabilir.

• Çeviri Yönetimi Bu iş akışı, çevrilecek belgenin kopyalarını oluşturarak ve çeviri görevlerini çevirmenlere atayarak el ile belge çevirisi işlemini yönetir. Bu iş akışı yalnızca Çeviri Yönetimi kitaplıkları için kullanılabilir.

Yukarıdaki iş akışlarından her biri, kuruluşunuz için çeşitli yollarla özelleştirilebilir. Örneğin, bir iş akışını belgeler veya öğelerde kullanılabilir hale getirmek için listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklediğinizde, iş akışıyla ilgili bilgilerin depolandığı görev listelerini ve geçmiş listelerini özelleştirebilirsiniz.

Bir kullanıcı bir belge veya öğe üzerinde iş akışı başlattığında, iş akışının türüne bağlı olarak, kullanıcı katılımcı listesini, son tarihi ve görev yönergelerini belirterek iş akışını daha fazla özelleştirme seçeneğine sahip olabilir.

Sayfanın Başı

Windows SharePoint Services 3.0 veya Office SharePoint Server 2007'de özel iş akışları desteği

Kuruluşunuz, kuruluşunuzdaki iş süreçlerine özgü özel iş akışları geliştirmeyi ve dağıtmayı seçebilir. İş akışları, bir kuruluştaki iş süreçlerinin gerektirdiği kadar basit veya karmaşık olabilir. Geliştiriciler, site kullanıcıları tarafından başlatılan iş akışları oluşturabilir veya sharepoint liste öğesinin veya belge kitaplığındaki formun oluşturulması veya değiştirilmesi gibi belirli bir olayı temel alarak otomatik olarak başlatılan iş akışları oluşturabilir. Kuruluşunuz özel iş akışları geliştirip dağıttıysa, bu iş akışları sitenizde kullanılabilir olabilir.

İş akışını oluştururken yer alan kişilere bağlı olarak, Windows SharePoint Services 3.0 veya Office SharePoint Server 2007 için özel iş akışlarının oluşturulabilmesinin iki yolu vardır:

• Profesyonel yazılım geliştiricileri Profesyonel yazılım geliştiricileri, Windows Workflow Foundation için Microsoft Visual Studio 2005 Uzantıları'nı kullanarak iş akışları oluşturabilir. Bu iş akışları özel kod ve iş akışı etkinlikleri içerir. Profesyonel bir geliştirici özel bir iş akışı oluşturduğunda, sunucu yöneticisi bu iş akışını birden çok siteye dağıtabilir.
• Web tasarımcıları Web tasarımcıları, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 gibi Windows SharePoint Services uyumlu bir Web tasarım programı kullanarak belirli bir liste veya kitaplıkta kullanmak üzere kodsuz iş akışları tasarlayabilir. Bu iş akışları, kullanılabilir iş akışı etkinlikleri listesinden oluşturulur ve bu iş akışlarından birini oluşturan Web tasarımcısı bunu doğrudan kullanılacağı liste veya belge kitaplığına dağıtabilir.

Özel bir iş akışı uygulamak istiyorsanız, kuruluşunuzdaki kullanılabilir kaynaklar hakkında bilgi için grup yöneticinize başvurun. Windows SharePoint Services 3.0 için özel iş akışları geliştirme hakkında daha fazla bilgi için MSDN'de Windows SharePoint Services Geliştirici Merkezi'ne bakın. Office SharePoint Server 2007 için özel iş akışları geliştirme hakkında daha fazla bilgi için bkz. MSDN'de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Geliştirici Portalı'nda bulunan Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK'sı.

Sayfanın Başı

İş akışlarını kullanma adımları

Belge veya öğe üzerinde iş akışı kullanmayla ilgili birkaç adım vardır. Her adım, farklı rollerdeki kişiler tarafından tamamlanacak şekilde tasarlanmıştır. Örneğin, bir site yöneticisi belge kitaplığına iş akışı ekleyebilir, içerik oluşturucu bir iş akışı başlatabilir veya devam eden bir iş akışını değiştirebilir ve belge gözden geçiren veya onaylayan iş akışı görevini tamamlayabilir.

Sonraki bölümde, iş akışlarını kullanmayla ilişkili aşağıdaki işlemler açıklanmaktadır:

• Liste, kitaplık veya içerik türüne iş akışı ekleme
• Belgede veya öğede iş akışı başlatma
• Devam eden iş akışını değiştirme
• İş akışı görevlerini tamamlama
• İş akışlarının durumunu izleme

Liste, kitaplık veya içerik türüne iş akışı ekleme

Bir iş akışının kullanılabilmesi için önce bir listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklenmesi gerekir. Listeye, kitaplığa veya içerik türüne iş akışı eklemek için Listeleri Yönet izinlerine sahip olmanız gerekir. Çoğu durumda, bu görevi site yöneticileri ve belirli listeler veya kitaplıkları yöneten kişiler yerine getirir.

Site içinde iş akışının kullanılabilirliği, eklendiği yere bağlı olarak değişir:

• İş akışını doğrudan bir liste veya kitaplığa eklerseniz, yalnızca söz konusu liste veya kitaplıktaki öğeler için kullanılabilir.
• İş akışını bir liste içerik türüne (site içerik türünün belirli bir liste veya kitaplığa eklenmiş olan örneği) eklerseniz, yalnızca söz konusu içerik türünün ilişkilendirildiği belirli bir liste veya kitaplıkta bu içerik türündeki öğeler için kullanılabilir.
• İş akışını bir site içerik türüne eklerseniz, bu iş akışı söz konusu site içerik türünün bir örneğinin eklendiği tüm liste veya kitaplıklarda yer alan ve bu içerik türünde olan tüm öğeler için kullanılabilir. Bir iş akışının belirli bir içerik türündeki öğeler için bir site koleksiyonundaki listeler veya kitaplıklar arasında yaygın olarak kullanılabilir olmasını istiyorsanız, bu sonucu elde etmenin en verimli yolu bu iş akışını doğrudan bir site içerik türüne eklemektir.

Bir liste, kitaplık veya içerik türüne iş akışı eklediğinizde, aşağıdaki seçeneklerden birini belirterek iş akışını belirli konumu için özelleştirebilirsiniz:

• İş akışının örneğinin adı.
• İş akışıyla ilgili görevlerin depolandığı görevler listesi.
• İş akışıyla ilgili tüm olayları kaydeden geçmiş listesi.
• İş akışının başlatılmasını istediğiniz yöntem.
• Tek tek iş akışına özgü ek seçenekler. Örneğin, görevlerin katılımcılara nasıl yönlendirildiğinden, iş akışının hangi koşullarda tamamlandığından ve iş akışı tamamlandıktan sonra hangi eylemlerin gerçekleştiğinden.

Belgede veya öğede iş akışı başlatma

Bir iş akışı listeye, kitaplığa veya içerik türüne eklendikten sonra, iş akışını bu konumdaki bir belge veya öğede başlatabilirsiniz (iş akışı el ile başlatılmasına izin verecek şekilde yapılandırılmışsa). bir iş akışı başlatmak için, belge veya öğe için kullanılabilir iş akışları listesinden istediğiniz iş akışını seçersiniz. Ayrıca gerekirse, bir form doldurup iş akışına gereken bilgileri sağlamanız istenebilir. İş akışının nasıl tasarlandığına ve yapılandırıldığına bağlı olarak, iş akışını başlattığınızda katılımcılar, son tarih ve görev yönergeleri gibi seçenekleri belirterek daha fazla özelleştirme seçeneğine sahip olabilirsiniz.

Devam eden iş akışını değiştirme

Bir iş akışı başlatıldıktan sonra, iş akışında değişiklik yapmanız gerekebilir. Örneğin, başka katılımcılar eklemeniz gerekebilir veya bir iş akışı katılımcısının görevini başka bir kişiye yeniden ataması veya iş akışının odak noktası olan belgede veya öğede değişiklik istemesi gerekebilir. İş akışı devam ederken Office SharePoint Server 2007'ye dahil edilen önceden tanımlanmış iş akışlarından bazılarını değiştirebilirsiniz. Kuruluşunuz özel bir iş akışı geliştirip dağıttıysa, iş akışını devam ederken değiştirebilme özelliği, nasıl tasarlandığına bağlıdır.

İş akışı görevlerini tamamlama

El ile etkileşim gerektiren tüm iş akışı olayları bir iş akışı göreviyle temsil edilir. Bir görev bir iş akışı katılımcısına atandığında, görev alıcısı ilgili görevi tamamlayabilir veya ilişkili iş akışı görev formunu düzenleyerek iş akışının kendisinde değişiklik isteyebilir. Office SharePoint Server 2007'de, iş akışı katılımcıları iş akışı görevlerini SharePoint sitesinde veya doğrudan Microsoft Office 2007 programında (Örneğin, Microsoft Office InfoPath 2007) tamamlayabilir. İş akışı katılımcısı bir iş akışı görevini tamamladığında veya iş akışında değişiklik istediğinde, sunucudan iş akışı durumunu iş akışındaki bir sonraki adıma taşıması istenir.

İş akışının durumunu izleme

İş akışı sahipleri ve katılımcılar, SharePoint sitesinde iş akışıyla ilişkili durum sayfasını denetleyerek iş akışının ilerleme durumunu izleyebilir. Durum sayfası, tamamlanmamış iş akışı görevleriyle ilgili durum bilgilerini içerir. Ayrıca, iş akışına uygun geçmiş bilgileri de yer alır.

Office SharePoint Server 2007, bir iş akışının geçmişinin toplu analizini sağlayan raporlama araçlarını da içerir. Kuruluşlar, süreçlerin iyileştirilmesi gereken alanları bulmak veya bir grubun belirli bir iş süreci için performans hedeflerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek için bu analizi kullanabilir. Office SharePoint Server 2007, herhangi bir iş akışıyla kullanılabilecek önceden tanımlanmış birkaç Microsoft Excel raporu içerir. Ayrıca, iş akışı geçmişi bilgileri Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 gibi diğer programlarda veya özel bir iş süreci izleme çözümünde kullanılabilen ve çözümlenebilen bir SharePoint listesi veri kaynağı olarak sağlanır.

Sayfanın Başı