Kuruluşunuz genelinde ekipler belgeler üzerinde işbirliği yapmak ve bilgileri paylaşmak için Microsoft SharePoint sitelerini kullanır. Kuruluşunuzun üretkenliğini ve verimliliğini artıran SharePoint çözümleri oluşturmak istiyorsunuz, ancak kod yazmak istemiyorsunuz. Nereden başlıyorsunuz?
Microsoft SharePoint Designer 2010 ile, bir kuruluştaki basit ve daha karmaşık iş süreçlerini yöneten kodsuz iş akışı çözümleri tasarlayabilirsiniz. İş akışları hem sistem hem de insan işlemlerine mantık ekler. Sistem işlemleri için iş akışları, başka bir veri kaynağı değiştiğinde bir veri kaynağını güncelleştirebilir. İnsan işlemlerine yönelik iş akışları, gider raporu gibi bir belgeyi onay için bir çalışanın yöneticisine ve onaylanırsa işlenmek üzere muhasebe departmanına gönderebilir.
Bu, iç içe geçmiş mantık, alt bölümler ve daha fazlasına izin veren SharePoint Designer 2010 güçlü ancak sezgisel iş akışı düzenleyicisi tarafından mümkün hale getirilir. Örneğin, iş akışınız bir belge kitaplığıyla ilişkiliyse veya Belge içerik türüne göre filtrelenmişse, bağlamsal Belge Kümesi eylemleri grubu görüntülenir. Belge kümesi, SharePoint Server 2010 'de bir belge grubunun tek bir birim olarak ele alındığı yeni bir özelliktir. Bu nedenle, belge kümesi için bir iş akışı eylemi söz konusu belge kümesindeki tüm öğelerde yinelenir.
Diğer yeni iş akışı eylemleri, SharePoint Server'daki en popüler üç iş akışının temelini oluşturan eylemlerdir: Onay, Geri Bildirim Toplama ve İmza Toplama iş akışları, dizeleri ve tarihleri işlemeye yönelik yardımcı eylemler; bir kişinin yöneticisini aramak için SharePoint Kullanıcı Profili Deposu'nun kullanıldığı yeni bir ilişkisel eylem; ve bir iş akışının liste öğesinde izinleri ayarlamak için kullanabileceği yeni liste eylemleri.
Ayrıca, SharePoint Designer 2010 dışarı aktarılabilir akış çizelgesi şablonlarıyla Microsoft Visio kullanarak iş akışları tasarlayabilir ve paylaşabilirsiniz.
Bu makalede iş akışlarıyla ilgili temel bilgiler verilmektedir. İş akışlarının türlerini ve temel yapı taşları (eylemler, koşullar ve adımlar) anladığınızda, süreçleri otomatikleştirmek ve kuruluşunuzun üretkenliğini ve verimliliğini artırmaya yardımcı olmak için iş akışlarını hızla ekleyebilirsiniz.
Bu makalede
İş akışı nedir?
İş akışları, bir kuruluşun çalışma şeklidir ve satın alma siparişleri için işlem gibi bir iş sürecine karşılık gelen bir dizi eylemdir. SharePoint 2010, bu iş akışlarını otomatikleştirmenize yardımcı olarak kuruluşun verimliliğini ve üretkenliğini artırır. Bunun nedeni, otomatik iş akışlarının işlemleri yönlendirerek kuruluşun işlemleri yönetmek yerine iş yapmaya odaklanmasıdır.
İş akışları sharepoint 2010 sitesinin, listenin, kitaplığın, içerik türünün veya liste öğesinin yaşam döngüsü dahil olmak üzere çoğu yönünü denetleyebilir. İş akışı hem kişiler (veya iş akışı katılımcıları) tarafından gerçekleştirilen eylemleri hem de iş akışı tarafından gerçekleştirilen eylemleri içerebilir. İş akışı katılımcıları, belirlenen Görevler listesi aracılığıyla iş akışıyla etkileşime geçebilir ve burada bir iş akışı birisi için görev oluşturabilir ve görev tamamlandı olarak işaretlenene kadar duraklatılmış olarak kalabilir.
İş akışları, iş süreçlerinizin gerektirdiği kadar basit veya karmaşık olabilir. Kullanıcının başlattığı bir iş akışı veya bir liste öğesinin oluşturulması veya değiştirilmesi gibi bir olaya göre otomatik olarak başlatılan bir iş akışı oluşturabilirsiniz.
Genel olarak, bir iş akışı tasarlamak için SharePoint Designer 2010 kullandığınızda şu temel adımları izlersiniz:
-
Oluşturmak istediğiniz iş akışı türünü seçin: liste, yeniden kullanılabilir liste veya site.
-
İş akışının adımlarını tanımlayan koşulları ve eylemleri seçmek ve birleştirmek için iş akışı düzenleyicisini kullanın; böylece otomatikleştirdiğiniz iş sürecini temsil eder.
-
İş akışını kaydedin ve yayımlayın.
-
Gerekirse otomatik olarak oluşturulan iş akışı formlarını özelleştirin.
bir iş akışını başlangıç, bitiş ve baştan sona sıralı akış içeren eylemlerin akış çizelgesi olarak düşünebilirsiniz. İş akışları paralel dalları birleştirebilir, ancak sonuçta ilk eylemden son eyleme ilerler.
Örneğin, SharePoint 2010'daki bir belgeyi onay için yönlendiren iş akışının grafiğini oluşturduğunu varsayalım. İş akışı başladığında, belirtilen gözden geçirene gözden geçirebilecekleri bir belge olduğunu e-postayla otomatik olarak bildirir. Gözden geçiren daha sonra belgeyi gözden geçirip, görevini tamamladıklarını ve belgeyi onaylayıp onaylamadıklarını veya reddettiklerini belirtmek için belgenin durumunu değiştirir. Gözden geçiren yanıtına bağlı olarak, iş akışı iki paralel daldan birini aşağı doğru ilerler. Gözden geçiren belgeyi onaylarsa, iş akışı onaylanan belgeyi belirli bir belge kitaplığına taşır ve ardından ekibin tamamına onaylanan belgeyi bildiren bir e-posta iletisi gönderir. Gözden geçiren belgeyi reddederse, iş akışı belgenin yazarına bunu bildirir. Her iki durumda da iş akışı sonuna ulaşır ve işlem tamamlanır.
Diyagram 1: Örnek onay iş akışı
Ne tür iş akışları tasarlamam gerekir?
SharePoint 2010'da üç tür iş akışı vardır:
-
Liste
-
Yeniden Kullanılabilir Liste
-
Site
İş Akışlarını Listele
Liste iş akışı, SharePoint 2007'de kullanılabilen iş akışı türüdür. Oluşturulduğu listenin bağlamı olduğundan, liste iş akışları otomatik olarak üzerinde çalışacakları liste öğesinin özel alanlarının değerlerine (belge kitaplığı için özel Notlar alanı gibi) erişebilir. Liste iş akışları, bu veya diğer sitelerdeki diğer listeler veya kitaplıklar için kullanılamaz. Birden çok liste için aynı iş akışı işlevselliğine sahip olmak için iş akışlarını tüm konumlarda el ile yeniden oluşturmanız gerekir.
Yalnızca belirli bir liste için tasarladığınız iş akışlarına ihtiyacınız olacağını biliyorsanız, liste iş akışı listelerin özel alanlarını otomatik olarak kullanılabilir hale getirme avantajına sahiptir.
Yeniden Kullanılabilir Liste İş Akışları
Site koleksiyonundaki en üst düzey sitede yeniden kullanılabilir bir liste iş akışı (yeniden kullanılabilir iş akışı) oluşturabilirsiniz ve bu iş akışı genel olarak yeniden kullanılabilir hale getirilebilir; bu da iş akışının site koleksiyonundaki herhangi bir liste, kitaplık veya içerik türüyle ilişkilendirilebileceği anlamına gelir. Ayrıca, site koleksiyonundaki herhangi bir alt sitede yeniden kullanılabilir bir iş akışı oluşturabilirsiniz; bu iş akışı söz konusu alt sitede yeniden kullanılabilir.
Ayrıca, yeniden kullanılabilir bir iş akışını bir siteden dışarı aktarabilir ve ardından bu iş akışını farklı bir sitede karşıya yükleyip etkinleştirebilirsiniz. Örneğin, bir test ortamında yeniden kullanılabilir bir iş akışı oluşturabilir, test edebilir ve ardından üretim ortamına aktarabilirsiniz. SharePoint Designer 2010 bir iş akışını şablon olarak dışarı aktarmayı destekler.
Yeniden kullanılabilir iş akışları varsayılan olarak belirli bir liste veya kitaplığın bağlamını kullanmaz. Bu nedenle, varsayılan olarak yalnızca Oluşturulan ve Oluşturan gibi listeler ve kitaplıklar arasında ortak olan sütunları sağlar.
Yeniden kullanılabilir iş akışınız, ilişkilendirdiğiniz liste veya kitaplıkta belirli sütunların bulunmasını gerektiriyorsa, bu sütunları ilişkilendirme sütunları olarak ekleyebilirsiniz. İlişkilendirme sütunları, yeniden kullanılabilir bir iş akışı söz konusu liste veya kitaplıkla ilişkilendirildiğinde otomatik olarak listeye veya kitaplığa eklenir.
Yeniden kullanılabilir bir iş akışı oluşturduğunuzda, alternatif olarak yeniden kullanılabilir iş akışınızı belirli bir içerik türüne göre filtrelemeyi seçebilirsiniz. Bu, SharePoint Designer 2010 içindeki içerik türünün alanlarıyla çalışmanızı sağlar. Örneğin, yeniden kullanılabilir bir liste iş akışları Belge içerik türüyle ilişkiliyse, belge kimliği gibi içerik türüne özgü iş akışı alanlarınızda görüntüleyebilir ve kullanabilirsiniz. Ardından tarayıcıda, yeniden kullanılabilir iş akışınızı belirli bir içerik türüyle veya bu içerik türünden devralan herhangi bir içerik türüyle ilişkilendirebilirsiniz. Bir iş akışını bir site içerik türüyle ilişkilendirirseniz, bu iş akışını, o içerik türünün eklendiği sitedeki her liste ve kitaplıktaki söz dizileri için kullanılabilir hale getirirsiniz. İş akışı Genel Olarak Yeniden Kullanılabilir bir İş Akışı olarak yapılandırılmışsa, bunu koleksiyondaki siteler için de kullanılabilir hale getirebilirsiniz.
Kullanıcıların tasarladığınız iş akışlarını birden çok site, liste, kitaplık ve içerik türünde kullanabilmesini istiyorsanız, yeniden kullanılabilir bir iş akışı büyük olasılıkla gereksinimlerinizi en iyi şekilde karşılayacaktır. SharePoint 2010 için çoğu iş akışının yeniden kullanılabilir iş akışlarını kullanmasını bekliyoruz.
Site iş akışları
Site iş akışı liste, kitaplık veya içerik türüyle değil, siteyle ilişkilendirilir. Bu nedenle çoğu iş akışının aksine, site iş akışı belirli bir liste öğesinde çalışmıyor. Bu nedenle, site iş akışları için kullanılamayan öğeler için kullanılabilen eylemlerin çoğu.
Tarayıcıda bir site iş akışı başlatır veya Site Eylemleri menüsüne, Tüm Site İçeriğini Görüntüle'ye ve ardından Site İş Akışları'na tıklayarak çalışan site iş akışlarının durumunu görüntülersiniz.
İş akışı oluşturmak istiyorsanız ancak iş akışları için bir liste, kitaplık veya içerik türüne ihtiyacınız yoksa, site iş akışı büyük olasılıkla ihtiyaçlarınızı en iyi şekilde karşılayacaktır. Örneğin, kişilerin siteniz hakkında geri bildirim sağlamalarının bir yolu olarak bir site iş akışı oluşturabilirsiniz.
SharePoint Server 2010 'de iş akışlarını özelleştirme
Kuruluşunuzun süreçleriyle eşleşen iş akışları tasarlamak için sıfırdan başlamanız gerekmez. SharePoint Server 2007'deki en popüler dört iş akışı (Onay, Geri Bildirim Toplama, İmza Toplama, Yayımlama Onayı iş akışları), bildirim temelli yeniden kullanılabilir iş akışları olarak tamamen yeniden oluşturulmuş ve bu da artık SharePoint Designer 2010 'de tamamen özelleştirilebilir hale gelmiştir. Kuruluşunuzun gereksinimlerini karşılamak için bu iş akışlarını ve özel yeniden kullanılabilir iş akışlarını kopyalayıp değiştirebilir (önerilir) veya düzenleyebilirsiniz.
Not: SharePoint 2010'da Üç Durum iş akışı gibi ek iş akışları vardır, ancak bildirim temelli iş akışları değildir ve bu nedenle değiştirilemez.
Bu iş akışları olay odaklıdır ve iş akışındaki tüm önemli olaylar hem işlemdeki her görev hem de bir bütün olarak işlem için iş akışı düzenleyicisinde gösterilir. Örneğin, her görev atandığında, süresi dolduğunda veya tamamlandığında ne olacağını tanımlamak için kolayca koşullar ve eylemler ekleyebilirsiniz.
Olaylar, eylemler, koşullar ve adımlar nedir?
Bunlar bir iş akışının yapı taşlarıdır. bir iş akışı bir veya daha fazla adımdan oluşur ve her adım eylemlerden ve ilişkili koşullardan oluşur. Her iş akışı bir olay tarafından başlatılır.
Olaylar nedir?
Olay, bir iş akışını başlatan veya başlatan olaydır. Olaylar, bir iş akışındaki eylemlerin zamanlamasını yönetmek için de kullanılabilir. Örneğin, bir öğenin durumunun değişmesini beklemek. bir iş akışı başlatabilen üç olay vardır:
-
Bir öğe oluşturulur.
-
Bir öğe değiştirilir.
-
İş akışı katılımcısı SharePoint sitesindeki bir başlangıç düğmesine tıklar.
Not: Site iş akışları yalnızca el ile başlatılabilir.
Katılımcının el ile başlattığı bir iş akışı veya liste öğesi oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde otomatik olarak başlatılan bir iş akışı oluşturabilirsiniz. Örneğin, özel Tasarım değişiklik isteği onay iş akışınızı el ile ve bir öğe değiştiğinde başlatılacak, ancak bir öğe ilk oluşturulduğunda başlatılmayacak şekilde yapılandırmak istiyorsunuz. İş akışının ayarlar sayfasındaki Başlangıç Seçenekleri'ndeÖğe oluşturmada otomatik başlatmayı devre dışı bırak'ı seçin.
bir iş akışı katılımcısı bir iş akışını el ile başlattığında, bu kişi önce iş akışının eklendiği listeye veya kitaplığa göz atar. En azından Katkıda Bulunma izin düzeyine sahip olan herkes el ile başlamak üzere tasarlanmış bir iş akışı başlatabilir. İş akışlarını el ile başlatmak için, katılımcı bir öğeye tıklar, menüde İş Akışları'na tıklar ve sonra bu öğe için kullanılabilir olan tüm iş akışlarını görüntüleyen bir sayfadan bir iş akışı seçer. Katılımcı gerekirse bir iş akışı başlatma formu doldurur ve ardından formdaki başlat düğmesine tıklayarak iş akışını başlatır. bir iş akışının başlatılması, ilgili öğe için bu iş akışının yeni bir örneğini oluşturur.
Not: İş Akışları komutu yalnızca öğe bir listede, kitaplıkta olduğunda veya öğeye en az bir iş akışı eklenmiş bir içerik türünde olduğunda kullanılabilir.
El ile başlatılan bir iş akışı için başlatma formu, soldaki görüntü kadar basit veya sağdaki görüntü gibi daha karmaşık olabilir.
Basit form
Daha karmaşık form
Ayrıca, iş akışını tasarlarken bir başlatma formuna özel alanlar da ekleyebilirsiniz. Daha sonra iş akışı katılımcıları bu formu doldurarak iş akışına bilgi sağlayabilir ve bu ayarlar iş akışına geçirilir. Yeni bir iş akışı örneği başlatılır ve bu iş akışı daha sonra iş akışının herhangi bir noktasında form aracılığıyla sağlanan bilgileri arayabilir ve kullanabilir. Yeniden kullanılabilir iş akışları için bir ilişkilendirme formunda kullanılacak alanları da belirtebilirsiniz.
Eylemler nelerdir?
Eylem, bir iş akışındaki en temel çalışma birimidir. SharePoint Designer 2010, iş akışınıza dahil etmek için hazır, yeniden kullanılabilir bir dizi eylem sağlar. Örneğin, iş akışınız şunları yapabilir:
-
Liste öğelerini (belgeler dahil) oluşturun, kopyalayın, değiştirin veya silin.
-
Öğeleri iade edin veya kapatın.
-
E-posta iletisi gönderin.
-
Ekip sitenizin Görevler listesinde birisi için bir görev oluşturun.
-
Daha sonra iş akışında başvurulabilecek bir katılımcıdan veri toplayın.
-
İş akışını duraklatma veya durdurma.
-
İş akışı bilgilerini, repudiation veya iş akışı hata ayıklama için kullanmak üzere Geçmiş listesine günlükleyin.
-
İş akışı değişkenlerini ayarlayın veya hesaplamalar yapın.
SharePoint Server 2010 üç yeni görev eylemi içerir: Onay İşlemi Başlat, Geri Bildirim İşlemi Başlat ve Özel Görev İşlemi Başlat. SharePoint Server 2010 'de yer alan "büyük üç" iş akışı (Onay, Geri Bildirim Toplama ve İmza Toplama iş akışları) bu eylemlerle oluşturulur. Onay eylemleri, bir onay sürecindeki tüm önemli olayları ortaya çıkarana kadar birçok kişinin belirli bir belge üzerinde etkileşimde bulunduğu veya işbirliği yaptığı bir insan iş akışı süreci tasarlamanızı kolaylaştırır.
İş akışı herhangi bir sayıda eylem içerebilir. Az önce listelenen eylemler iş akışı tarafından gerçekleştirilir, ancak diğer eylemler iş akışı katılımcıları tarafından gerçekleştirilebilir. Örneğin, bir onay iş akışında belgeyi gerçekten gözden geçirme ve onaylama eylemi bir iş akışı katılımcısı tarafından gerçekleştirilir. İş akışı katılımcısı tarafından yapılan eylemler, belirlenen Görevler listesinde o kişiye atanan görevlerle temsil edilir. Diyagram1'deki beş eylem: Bu makalenin başlangıcına yakın örnek diyagram iş akışı şunlardır:
-
Gözden geçireni bilgilendirmek için e-posta iletisi gönderme
-
Belgeyi gözden geçirme (iş akışı katılımcısına atanan görev)
-
Belgeyi Onaylı belge kitaplığına taşıma
-
Ekibİ bilgilendirmek için e-posta iletisi gönderme
-
Belge yazarına bildirmek için e-posta iletisi gönderme
En temel anlamda, bir iş akışı tasarlarken, gerekli eylem dizisini tanımlarsınız ve sonra iş akışı düzenleyicisini kullanarak bu eylem dizisini birleştirirsiniz. Örneğin, Diyagram 1: Örnek onay iş akışında, istediğiniz ilk eylem gözden geçireni bilgilendirmek için bir e-posta iletisi göndermektir.
Bu nedenle iş akışı düzenleyicisinde ilk adıma tıklayın, e-postanın bir kısmını veya tamamını yazın ve Email gönder'i seçin.
Koşullar nelerdir?
Bir iş akışı tasarlarken, iş akışı düzenleyicisini kullanarak SharePoint sitelerine, listelerine, öğelerine ve içerik türlerine koşullu mantık uygulayan kurallar oluşturabilirsiniz. Kural, iş akışının ilişkili eylemi yalnızca bu koşul doğru olduğunda gerçekleştirdiği bir koşul oluşturur. Örneğin, iş akışının yalnızca bir öğe belirli bir kişi tarafından oluşturulduysa gözden geçirene e-posta iletisi gönderdiği bir kural oluşturabilirsiniz. Dal başına birden çok koşul da ekleyebilirsiniz. Örneğin, gözden geçirene e-posta iletisi gönderileceği bir kural oluşturabilirsiniz, ancak öğe belirli bir kişi tarafından oluşturulan (1) ve (2) belge başlığı belirli anahtar sözcükler içeriyorsa. Son olarak, birden çok eylemi tek bir koşulla ilişkilendirebilirsiniz. Örneğin, bir öğe belirli bir kişi tarafından oluşturulduysa, (1) gözden geçirene bir e-posta gönderildiği ve (2) iş akışı bilgilerinin Geçmiş listesine kaydedildiği bir kural oluşturabilirsiniz.
Özetlemek gerekirse, kural bir veya daha fazla eylemle ilişkili bir veya daha fazla koşuldur: Koşuldaki tüm yan tümceler doğruysa, ilişkili tüm eylemleri yapın.
Önceki örnekte kullanıcı, iş akışı için iki koşul ve iki eylem kümesi belirtti. Ancak, iş akışında birden çok dal oluşturabilirsiniz: A koşulu doğruysa, bir eylem yapın; B koşulu doğruysa, farklı bir eylem yapın. Bir adıma dal eklemek için Else-If Dalı Ekle'ye tıklayın. Örneğin, onay iş akışında gözden geçiren bir belgeyi onaylarsa, iş akışı bir dizi eylem gerçekleştirir; gözden geçiren belgeyi reddederse, aynı iş akışı farklı bir eylem gerçekleştirir. Bu koşullu bir daldır.
İş akışı düzenleyicisinde bu adımın iki dalı vardır ve aşağıdaki gibi görünür.
Ayrıca, koşulu olmayan bir dal da oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, bir koşul veya koşul kümesi doğruysa iş akışı bir eylem, yanlış ise farklı bir eylem gerçekleştirir. Örneğin, bir iş akışındaki aşağıdaki adım onaylayanlara yalnızca koşul doğruysa bir ileti gönderir; değilse, iş akışı yalnızca iş akışı başlatıcısına bir ileti gönderir. Koşulsuz bir dal ekleyerek iş akışı, ilk daldaki koşulun false olduğu her durumda bu dalda eylemi gerçekleştirir.
Not: Koşulu olmayan bir dalın olması için, koşullu bloktaki tek dal değil, koşullu bloktaki son dal olmalıdır.
Not: bir iş akışındaki dallanma bir adımdan diğerine genişletilemez. Koşullu blok olarak da adlandırılan 'Else If' dalları kümesi her zaman tek bir adımda yer alır. Ancak adımları alt dizi olarak iç içe yerleştirebilirsiniz.
SharePoint Designer 2010, iş akışınıza dahil etmek için hazır, yeniden kullanılabilir çeşitli koşullar sağlar. Örneğin, iş akışının ilişkili eylemleri yalnızca bir öğeyle gerçekleştireceğini belirtebilirsiniz:
-
Belirli bir zaman aralığında oluşturulur veya değiştirilir.
-
Belirli bir kişi tarafından oluşturulur veya değiştirilir.
-
Belirtilen anahtar sözcükleri içeren bir başlık alanı vardır.
-
Belirli bir türdeki veya belirli bir aralıkta dosya boyutuna sahip bir dosyadır. (Bu koşul yalnızca iş akışı belge kitaplığına eklendiğinde kullanılabilir.)
Ayrıca, SharePoint Designer 2010 'da çok çeşitli parametreler belirtebileceğiniz özel koşullar ve gelişmiş koşullar oluşturabilirsiniz. Özel koşullarla, geçerli listedeki bir alanı bir değerle karşılaştırabilirsiniz. Örneğin, Onay Durumu alanı Onaylandı'ya eşitse ilişkili eylemi gerçekleştirecek özel bir koşul oluşturabilirsiniz. Gelişmiş koşullarla, bir değeri başka bir değerle karşılaştırabilirsiniz. Bu, herhangi bir listedeki alan ile başka bir listedeki değer arasında karşılaştırma oluşturmanıza olanak tanır. Örneğin, Paylaşılan Belgeler kitaplığı için gelişmiş bir koşul oluşturabilirsiniz. Burada Görevler listesindeki Durum alanının değeri Beklemede'ye eşitse ilişkili eylemi gerçekleştirebilirsiniz.
Not: Eylem için koşul gerekmez. Örneğin, Diyagram 1: Örnek onay iş akışındaki ilk adım, bu makalenin başında, gözden geçireni bilgilendirmek için bir e-posta gönderir. Bu eylemin kendisiyle ilişkilendirilmiş bir koşulu yok. Paralel eylem bloğu da koşul gerektirmez.
Paralel ve seri eylemler karşılaştırması
Bir koşulla ilişkilendirilmiş birden fazla eyleminiz olduğunda, eylemler varsayılan olarak aynı anda (paralel) veya birbirinin ardına (seri) çalışacak şekilde ayarlanabilir.
Seri eylemler Örneğin, aşağıdaki iş akışında, belge onaylandığında belgenin Arşiv belge kitaplığına kopyalanıp (daha sonra) bir ileti gönderilmesi için iki eylem ayarlayabilirsiniz. İş akışı düzenleyicisinde ikinci eylemin ilk eylemden sonra gerçekleştiğini gösterir.
Paralel eylemler Örneğin, aşağıdaki iş akışında, belge onaylandığında bir ileti gönderilmesini ve (aynı zamanda) belgenin Onaylı belge kitaplığına kopyalanacağı şekilde iki eylem ayarlayabilirsiniz. İş akışı düzenleyicisinde ve ikinci eylemin ilk eylemle aynı anda gerçekleştiğini gösterir. Bu özellikle önemli zaman alan görevler ve eylemler için yararlıdır. Örneğin, görevler söz konusu olduğunda, görevlerin atanacağı zamanları denetlemek için kullanılabilir.
Not: Paralel eylemler kesinlikle eşzamanlı değildir; tam sıra belirtilemez ve iş akışı her çalıştırıldığında farklılık gösterebilir.
Notlar:
-
Bir kuralda (koşullar ve eylemler), eylemler seri halinde, paralel olarak veya seriler ile paralel bir birleşimde gerçekleşebilir.
-
Seri veya paralel eylemler kümesinin tek bir adımda yer alması gerekir.
Adımlar nelerdir?
İş akışı bir veya daha fazla adımdan oluşur. Her adım çok sayıda eylem ve ilişkili koşul içerebilir. Hatta adımları diğer adımlarda iç içe yerleştirebilirsiniz. Bunu iş akışınızı düzenlemenize yardımcı olması için yapabilirsiniz. adımları iş akışı düzenleyicisinde işlev blokları olarak düşünebilirsiniz. Örneğin, aşağıdaki iş akışının iş akışı düzenleyicisinde gösterildiği gibi iki adımı vardır.
Adımlar, bir kural kümesinin (koşullar ve eylemler) ikinci bir kümeden önce değerlendirilebilmesi ve gerçekleştirilebilmesi için koşulları ve eylemleri gruplandırmanıza olanak sağlar.
İş akışı yazarının izinlerini kullanarak bir iş akışındaki eylemleri çalıştırılacak şekilde yapılandırın. SharePoint Designer 2010 'da, iş akışı başlatıcısı yerine iş akışı yazarının kimliğine bürünerek iş akışının eylemleri gerçekleştirmesini sağlamak için kimliğe bürünme adımlarını kullanabilirsiniz. Kimliğe bürünme adımları, özellikle onay için içerik gönderen kişilerin ve içeriği onaylayan kişilerin farklı izinlere sahip olduğu onay ve yayımlama senaryolarında yararlıdır.
İş akışı yazarı, iş akışını yayımlayan son kişidir. Bir iş akışı farklı bir kullanıcı tarafından yeniden yayımlandığında, iş akışı yazarı iş akışının devam eden örnekleri için değişmez. İş akışı yeniden yayımlandıktan sonra başlatılan iş akışlarının örnekleri güncelleştirilmiş iş akışı yazarını kullanır.
Not: Kimliğe bürünme adımları yalnızca bir iş akışının köküne eklenebilir ve başka bir adımda iç içe yerleştirilemez.
Aşağıdaki senaryoda, iş akışlarını başlatan kişinin Arşiv kitaplığına dosya ekleme izinleri yoktur, ancak iş akışı yazarı bunu yapar. Kişi iş akışını başlattığında, koşul kimliğe bürünme adımında doğru olarak değerlendirilirse, belge iş akışı yazarının izinleri kullanılarak Arşiv kitaplığına kopyalanır. 2. adım bir kimliğe bürünme adımı olmadığından iş akışı başlatıcısı olarak çalışır. İş akışı yazarının izinlerinin başarılı olmasını gerektiren en az sayıda eylem için yalnızca kimliğe bürünme adımlarını kullanmak en iyi yöntemdir.
Bir adım mı, çok mu? Bazı iş akışları, bir adım içindeki eylem dizisi veya adım dizisi olarak tasarlanabilir. Örneğin, aşağıdaki adımdaki eylemler ayrı adımlara ayrılabilir veya koşullu blokla ayrı adımlar olarak iç içe yerleştirilmiş olabilir
Aşağıda, koşullu blokta iç içe adımların kullanıldığı bir işlem örneği verilmiştir.
Adımlar, iş akışınızı düzenlemenin bir yoludur. İş akışlarınızdaki adımları tam olarak nasıl kullandığınız, büyük ölçüde kişisel tercihlere kadardır. Örneğin, bir iş akışının bir adımda koşulları kullanmayan birçok eylemi olabilir. Bu durumda, eylemleri daha iyi düzenlemek için adımlara ayırmak isteyebilirsiniz. Bir adımdaki kurallar bir sonraki adıma geçmeden önce sonuç olarak işlenir, bu nedenle istediğiniz eylemi veya eylemleri uygulamak için gereken adım kurallarını gruplandırmak istiyorsunuz.
İş akışı formları nedir?
İş akışınızı daha dinamik ve esnek hale getirmek için iş akışına bir form ekleyebilirsiniz. Form kullanarak, iş akışı katılımcılarından iş akışında önceden tanımlanmış zamanlarda bilgi toplayabilir ve katılımcıların bu iş akışının görevleriyle etkileşime geçebilmesini sağlayabilir ve hangi liste, kitaplık veya içerik türüyle ilişkilendirildiğinden bağımsız olarak verilerin yeniden kullanılabilir iş akışları için kullanılabilir olmasını sağlayabilirsiniz.
SharePoint Designer 2010 ile üç tür iş akışı formu oluşturabilirsiniz:
-
Başlatma formu, iş akışını başlattıklarında iş akışı katılımcısından bilgi toplar. SharePoint Designer 2010 içinde iş akışı oluşturduğunuzda otomatik olarak oluşturulur. Başlatma formları, belirli bir SharePoint öğesinde el ile bir iş akışı başlattıklarında kullanıcılara görüntülenir. Bir başlatma formuyla, kullanıcılar verilen SharePoint öğesi için geçerli olduğu gibi iş akışı hakkında ek parametreler veya bilgiler belirtebilir. Örneğin, belgeyi kimin gözden geçirmesi gerektiğini ve gözden geçirmenin ne zaman tamamlanması gerektiğini sormak için bir başlatma formu kullanabilirsiniz. SharePoint Designer 2010, başlatma belirtimlerinize göre otomatik olarak bir InfoPath veya ASP.NET başlatma formu oluşturur. Başlatma parametresi gerekmiyorsa, formda yalnızca Başlat ve İptal düğmeleri bulunur
-
Özel görev formu, iş akışı katılımcılarının iş akışı için belirtilen Görevler listesindeki görevlerle etkileşim kurmasını sağlar. Özel Görev Sihirbazı ile kolayca özel form alanları oluşturabilir ve bunları özel bir görev formuna ekleyebilirsiniz. İş akışını tasarlamayı bitirdiğinizde, SharePoint Designer 2010 özel görevleriniz için InfoPath veya ASP.NET formlarını otomatik olarak oluşturur. Ardından, iş akışı çalıştırıldığında ve görevler oluşturulduğunda, kullanıcı iş akışı için belirtilen Görevler listesine göz atar, görevi tamamlandı olarak işaretler ve iş akışına özgü isteğe bağlı veya gerekli bilgileri girer. İş akışı daha sonra iş akışında belirtilen değişikliklere yanıt verebilir veya iş akışının sonraki adımlarında bu bilgileri arayıp değerlendirebilir.
-
Yeniden kullanılabilir bir iş akışı varsayılan olarak yalnızca Oluşturan ve Değiştiren gibi tüm öğeler için ortak olan alanları sağlar. Bunun nedeni, yeniden kullanılabilir bir iş akışının varsayılan olarak liste, kitaplık veya içerik türüyle ilişkilendirilmez olmasıdır. İlişkilendirme formu, alanları yeniden kullanılabilir bir iş akışıyla ilişkilendirmenize olanak tanır, böylece iş akışını tasarlayıp çalıştırdığınızda alanların kullanılabilir olması sağlanır.
SharePoint Designer 2010 formları otomatik olarak oluşturduktan sonra, iş akışının ayarlar sayfasına gidip Forms bölümünde özelleştirmek istediğiniz forma tıklayarak bunları özelleştirebilirsiniz. İş akışı formları InfoPath veya ASP.NET sayfalarıdır. İş akışı kaynak dosyalarıyla SharePoint sitesinde depolanırlar.
SharePoint Server 2010 'da InfoPath 2010 formlarla gelişmiş işlevsellik
Sunucunuz SharePoint Server 2010 çalıştırıyorsa (yalnızca SharePoint Foundation 2010 değil), iş akışı formları (ilişkilendirme, başlatma ve görev) artık formlar InfoPath 2010. InfoPath formlarının görünümünü ve düzenini değiştirmek kolaydır ve bir InfoPath formuna doğrulama kuralları ekleyebilirsiniz. InfoPath 2010 'da bir iş akışı formunu düzenlemek için forma tıklamak ve InfoPath formu doğrudan SharePoint Designer 2010'dan açar.InfoPath formları listeler, kitaplıklar ve iş akışları için kullanılabilir.
İş akışları nerede depolanır?
İş akışları, İş Akışları adlı site düzeyinde bir belge kitaplığında depolanır. Bu belge kitaplığı SharePoint Designer 2010 tarafından otomatik olarak oluşturulur. Varsayılan olarak, İş Akışları belge kitaplığı tarayıcıdan gizlenir ve AllItems.aspx veya EditForm.aspx gibi Liste Görünümleri yoktur. İş akışları kitaplığının içeriğini görüntülemek için, SharePoint Designer 2010gezinti bölmesinde Tüm Dosyalar'a ve ardından ana bölmede İş Akışları'na tıklayın.
Notlar:
-
Tüm Dosyalar'ı kullanarak iş akışlarını görüntüleyemeyebilirsiniz. Bu, sunucunun nasıl yapılandırıldığına bağlıdır.
-
SharePoint Designer 2010 'da iş akışlarına erişmenin ve iş akışları tasarlamanın birincil yolu, Gezinti bölmesinde İş Akışları'na tıklamaktır.
İş akışları belge kitaplığı, SharePoint Designer 2010 ile oluşturulan her iş akışı için bir klasör içerir. klasörü, iş akışı için gerekli olan kaynak dosyaları içerir, örneğin:
-
İş akışı işaretleme (.xoml) dosyası.
-
İş akışı yapılandırma dosyası.
-
Başlatma formları (el ile başlatılan iş akışları için) veya özel görev formları gibi iş akışları için gereken InfoPath xsn veya ASP.NET aspx formları.
SharePoint Designer 2010 içinde var olan bir iş akışını düzenlemek için Gezinti bölmesinde İş Akışları'na tıklayın. Ana bölmede, istediğiniz iş akışına sağ tıklayın ve İş Akışını Düzenle'ye tıklayın.
SharePoint Designer 2010 'de yeniden kullanılabilir bir iş akışını kopyalamak ve değiştirmek için Gezinti bölmesinde İş Akışları'na tıklayın. Ana bölmede, istenen yeniden kullanılabilir iş akışına sağ tıklayın ve Kopyala ve Değiştir'e tıklayın.
Yukarıdaki yordamların her ikisi de iş akışını iş akışı düzenleyicisinde açar. İş akışını düzenlemek, ayarları yönetmek ve iş akışı için görev işlemini tanımlamak için şeride veya içerik haritası gezintisine tıklayabilirsiniz.
İş akışı düzenleyicisi, Geçmiş Listesine Günlüğe Kaydet adlı bir eylem sağlar. İş akışı geçmişinin kaydını tutmak için bu eylemi iş akışlarınızda kullanmak en iyi yöntemdir. İş akışları geçmişi, hataları araştırmak veya izleme ve inkar etme amacıyla çok değerlidir.
Geçmiş Listesine Günlük eylemini kullanan bir iş akışı oluşturduğunuzda, SharePoint Designer 2010 otomatik olarak İş Akışı Geçmişi adlı bir liste oluşturur. Liste varsayılan olarak http://<siteadı>/Listeler/Workflow%20History konumunda oluşturulur. Bir liste veya site iş akışları tasarlarken ve yeniden kullanılabilir bir liste iş akışını ilişkilendirirken farklı bir geçmiş listesi oluşturmayı belirtebilirsiniz. Bu listede kullanıcı kimliği, tarih, olay ve hata açıklaması gibi bilgiler için sütunlar bulunur. İş Akışları belge kitaplığında olduğu gibi, Varsayılan olarak Geçmiş listesi tarayıcıdan gizlenir, ancak Gezintibölmesindeki Tüm Dosyalar'a tıklayarak SharePoint Designer 2010 içinde görülebilir.
İş akışı düzenleyicisi, To-Do Öğesi Atama, Kullanıcıdan Veri Toplama ve Gruba form atama dahil olmak üzere Görevler listesiyle etkileşim kuran altı eylem sağlar. İş akışları varsayılan olarak Görevler listesini kullanır, ancak özel Görevler listesini kullanacak şekilde yapılandırılabilir. İş akışı görevlerini diğer görev türlerinden ayırmak veya izinlerle ilgili sorunlar için özel Görevler listesi kullanabilirsiniz. Sitedeki tüm iş akışları için bir özel Görevler listesi veya her iş akışı için özel Görevler listesi kullanabilirsiniz. İş akışları için teknik ve kurumsal gereksinimlere bağlıdır.
Önceki üç eylemden herhangi birini kullanan bir iş akışı oluşturduğunuzda, SharePoint Designer 2010 gerekirse formu, görevin içerik türünü ve Görevler listesini otomatik olarak oluşturur. Varsayılan olarak, İş Akışları belge kitaplığından ve İş Akışı Geçmişi listesinden farklı olarak Görevler listesi tarayıcıda görüntülenebilir.
Bir iş akışının durumunu nereden denetleyebilirim?
Seçilen bir öğedeki iş akışlarının ilerleme durumunu tarayıcı üzerinden kolayca görüntüleyebilirsiniz. Bir liste veya belge kitaplığının Tüm Öğeler görünümü varsayılan olarak, bir öğe üzerinde çalışan iş akışlarının geçerli durumunu görüntüler. Aşağıdaki örnekte, Pencere Öğesi 1 DCR için Tasarım Değişiklik İsteği iş akışı Sürüyor şeklindedir.
Notlar:
-
Liste veya kitaplıkla birden çok iş akışı ilişkilendirilirse birden çok sütun olacaktır.
-
Sütunlar, iş akışının işlevselliğini etkilemeden Tüm Öğeler görünümünden kaldırılabilir.
-
Görünümde zaten altı veya daha fazla arama\durum sütunu varsa durum sütunu görünüme eklenmez.
Devam Ediyor veya Tamamlandı gibi bir öğenin iş akışının durumuna tıklanması, sizi belirli bir öğenin iş akışının İş Akışı Durumu sayfasına götürür. Site iş akışlarının durumunu görmek için Site Eylemleri menüsüne tıklayın, Tüm Site İçeriğini Görüntüle'ye ve ardından Site İş Akışları'na tıklayın. İş akışı durumu sayfası size aşağıdakiler hakkında bilgi sağlar:
-
İş akışlarını kim başlattı ve öğe için ne zaman
-
Öğenin iş akışıyla ilişkilendirilmiş görevler
-
İş akışlarının ne zaman başlatıldığı ve ne zaman tamamlandığı gibi, öğenin iş akışının geçmişi
İş Akışı Görselleştirmesi
Aşağıdakiler durumunda iş akışının durumu için bir iş akışı görselleştirmesi de görürsünüz:
-
İş akışı yayımlandığında SharePoint Designer 2010 durum sayfasında iş akışı görselleştirmesini göster seçeneği belirlendi
-
İş akışlarının yayımlandığı bilgisayarda Visio Premium 2010 yüklüdür
-
İş akışı SharePoint Server 2010 üzerinde çalışıyor
-
Visio Grafik Hizmetleri sunucuda çalışıyor
Not: İş akışı görselleştirmesini görüntülemek için Visio'ya yerel bilgisayarda yüklenmesi gerekmez.
İş akışı görselleştirmesiyle, iş akışınızın Visio diyagramı otomatik olarak oluşturulur ve İş Akışı Durumu sayfasındaki visio Web Bölümünde görüntülenir. İş akışı görselleştirmesi, belirli bir iş akışının bulunduğu konumun "canlı" görünümünü gösterir.
Bir öğenin İş Akışları sayfasını görüntülemek için, listedeki öğeye ve ardından menüden İş Akışları'na da tıklayabilirsiniz.
Not: İş Akışları komutu yalnızca öğe, en az bir iş akışının eklendiği bir liste veya kitaplıkta olduğunda kullanılabilir.
Kullanıcı SharePoint Foundation 2010 veya SharePoint Server 2010 bir öğe üzerinde iş akışı başlattığında, öğenin içinde olduğu listeye veya kitaplığa yeni bir sütun ekler. Varsayılan olarak, sütun adı iş akışının adıyla eşleşir. Bu salt okunur sütun, söz konusu iş akışındaki öğenin geçerli durumunu görüntüler. Bu durum sütunu, ilk kez çalıştırıldığında her iş akışı için otomatik olarak eklenir.
Her sütunda iş akışı durumu bir bağlantıdır. Devam Ediyor'a tıkladığınızda, örneğin, iş akışının bu örneğinin İş Akışı Durumu sayfasını görürsünüz.
Önerilen sonraki adımlar
İş akışları, SharePoint sitelerinize ve uygulamalarınıza uygulama mantığı eklemenin güçlü bir yoludur. İş akışının temellerini anladığınıza göre, bir iş akışı oluşturarak başlamak isteyebilirsiniz. ayrıca bkz. bölümünde iş akışlarını tasarlama ve özelleştirme hakkında daha fazla bilgi bulabilirsiniz.
Sayfanın Başı
