Office ürün ailesini kullanırken tablo verilerinizi yönetmek için Excel'i mi yoksa Access'i mi kullanmalısınız? Verilerinizi yönetmek için Access'i veya Excel'i kullanma adlı tamamlayıcı makalede, her ürünün avantajları ve tabloya neler getirdiği anlatılmaktadır. Ama neden biri veya diğeri arasında seçim yapalım? Verilerinizi Access'te depolar ve bunlara Excel'den bağlanırsanız, her ikisinden de yararlanırsınız. İşte Excel ve Access'i birlikte kullanmanın anlamlı olmasının on nedeni.
Neden 1: Access her türden kullanıcı için tasarlanmıştır
Excel bir veritabanı olmasa da, verileri depolamak için yaygın olarak kullanılır ve genellikle basit veritabanı sorunlarını çözmek için kullanılır. Öte yandan, Excel bir ilişkisel veritabanı değil, düz dosya veritabanıdır. Basit tabloların birbiriyle ilişkili verilerden oluşan birden çok tabloya dönüşmesi gerektiğinde, bilgi çalışanlarının hızla veritabanı uygulaması oluşturmaları için ilk tercih Access'tir. Access, kuruluş genelinde birbirinden farklı verileri toplamak ve birleştirmek için her zaman mükemmel bir "veri iniş pisti" olmuştur ve bu verilerin büyük bölümü Excel çalışma kitaplarında yer almaktadır. Verileriniz Access'e aktarıldıktan sonra, başka tablolar ekleyip bunları birleştirebilir, sorgular (veya verilerinizin görünümleri) oluşturabilir, verileri yapılandırabilir ve veri bütünlüğünü sağlamaya yardımcı olacak veri türleri tanımlayabilir, verileri birçok kullanıcı arasında paylaşabilir ve güncelleştirebilir, güçlü raporlar ve formlar oluşturabilirsiniz.
Excel'in basit elektronik tablo düzeninden farklı olarak Access, ilk başta göz korkutucu gelebilecek birbiriyle ilişkili birkaç nesneyle farklı düzenlenmiştir. Ancak, Access'i kullanmak için uzman olmanız gerekmez. Access her tür kullanıcı için tasarlanmıştır ve ancak gitmeniz gereken yere kadar götürebilirsiniz.
Soyun Her seferinde bir katmana erişin.
1. Access'i üç şekilde kullanın: ara sıra kullanıcı, ileri düzey kullanıcı veya geliştirici olarak.
2. Tablolar, sorgular, formlar ve raporlar birbirleri üzerinde oluşturulur ve bir veritabanı uygulamasının kalbini oluşturur.
3. Ara sıra kullanıcılar, işlerini hızla halletmek için sihirbazlara, özellik oluşturuculara, Office Fluent kullanıcı arabirimine ve Excel benzeri özelliklere sahiptir.
4. İleri düzey kullanıcılar, daha derine inmek ve daha fazlasını yapmak için makrolara, özellik bölmesine, ifadelere ve veritabanı tasarım araçlarına sahiptir.
5. Geliştiriciler, özel veritabanı çözümleri oluşturmak ve çalışma zamanı uygulamaları dağıtmak için modüllerle çalışabilir ve VBA kodu geliştirebilir.
Neden 2: Excel çalışma sayfasını Access veri sayfasına kopyalama
Excel'den Access'e veri kopyalamak iyi bir başlangıç yoludur. Bir Access tablosu oluşturabilir ve bunu Excel çalışma sayfasına çok benzeyen veri sayfası görünümünde görüntüleyebilirsiniz. Veri türü, alan adı veya yeni alan tanımlama gibi sık kullanılan tablo oluşturma görevlerini doğrudan veri sayfası görünümünde gerçekleştirebilirsiniz. Örneğin, boş alana tarih girerseniz, Access bu alan için Tarih/Saat veri türünü ayarlar. Ad gibi bir metin girerseniz, Access alana Metin veri türünü uygular. Alanı taşımak isterseniz, tıklayıp sürüklemeniz yeterlidir.
Excel'den veri kopyalayıp Access'e yapıştırdığınızda, önce bir tablo oluşturmanız veya tabloyu veri sayfası görünümünde açmanız bile gerekmez. Access otomatik olarak verilerinizde üst bilgi olup olmadığını sorar, doğru veri türünün kullanılmasıyla ilgili doğru tahminlerde bulunur ve bir Access tablosu oluşturur. Daha basit olamazdı.
Daha fazla bilgi için bkz. Boş veri sayfası açma.
Neden 3: Access'ten bir Excel çalışma sayfasına bağlanarak veri paylaşma
Hem Excel'in hem de Access'in avantajlarından yararlanmanın en kolay yollarından biri, bir Excel çalışma sayfasını bir Access tablosuna bağlamaktır. Verileri Excel'de tutmayı planladığınızda, ancak aynı zamanda raporlama ve sorgulama gibi birçok Access özelliğinden bazılarını düzenli olarak kullanmayı planlıyorsanız, Access bağlantısı kullanın. Verileri Excel'den değil Access'ten bağlarsınız.
Access, veritabanı tabloları oluşturmanın birbirinden tamamen farklı iki yolunu destekler. Kullanıcılar, verileri Access veritabanında depolamak için yeni yerel tablolar oluşturabilir veya Access veritabanının dışında var olan verilere bağlantılar oluşturabilir. Bağlantılı tablolardaki veriler birçok şekilde, yerel tablolar gibi görünür ve davranır. Bağlı Tablo Yöneticisi Sihirbazı, Excel çalışma sayfası veya başka bir veri kaynağı taşınıyor ve bağlantı kopuyorsa, bunları izlemenize, bulmanıza ve güncelleştirmenize yardımcı olur.
Bir Excel çalışma sayfasına veya adlandırılmış aralığa bağlandığınızda, Access Excel verilerine bağlantılı yeni bir tablo oluşturur. Veri eklemek, düzenlemek veya silmek isterseniz, değişiklikleri Excel'de yapar ve Access tablosundaki verileri yeniler (veya yeniden sorgularsınız). Bununla birlikte, Access'te tablonun içeriğini düzenleyemezsiniz. Verileriniz Excel'e bağlandığında, Access'te raporlar, sorgular ve salt okunur formlar oluşturabilirsiniz.
Daha fazla bilgi için bkz. Excel çalışma kitabında verileri içeri aktarma veya verilere bağlanma.
Neden 4: Excel verilerini Access'e aktararak verileri taşıma
Veri kablosunu kesmeye karar verirseniz, verileri Access'e aktararak Excel'e taşıyabilirsiniz. İçeri aktarma sözcüğünün Excel ile Access arasında iki farklı anlamı vardır. Excel'de içeri aktardığınızda (veya bağladığınızda), verilere yenilenebilecek kalıcı bir bağlantı kurarsınız. Access'te içeri aktardığınızda, verileri Access'e bir kez getirirsiniz ancak kalıcı bir veri bağlantısı olmaz. Veri aldığınızda, Access verileri Excel'de değiştirmeden yeni veya varolan bir tabloda depolar. Access'te Excel çalışma kitabındaki çalışma sayfalarının herhangi birini veya tümünü tek işlemde içeri aktarabilirsiniz.
İçeri Aktarma Sihirbazı, içeri aktarma adımları boyunca size yol gösterir ve veri türlerini değiştirme ve üst bilgi ekleme konusunda önemli kararlar vermenize yardımcı olur. Verileri içeri aktarırken hatalarla karşılaşırsanız, Access sizi uyarır ve hataları kısa sürede bulup düzeltebilmeniz için bir tabloya kaydeder. Örneğin, tamamı sayısal olduğunu düşündüğünüz bir sütunun derinliklerine gömülmüş alfasayısal bir posta kodu olabilir veya birincil anahtar alanlarından biri için yinelenen bir kimlik algılanmış olabilir. Değişiklikleri Excel çalışma kitabında yapıp verileri yeniden içeri aktarabilir veya değişiklikleri yeni Access tablosunda yapabilirsiniz. İşlemi tamamladığınızda, kullandığınız adımları kaydedebilir ve hatta içeri aktarma işleminin düzenli olarak ne zaman yapılacağını size anımsatması için bir Outlook görevi bile oluşturabilirsiniz.
Veriler içeri aktarıldıktan sonra artık Access'te yerel olur ve verileri eklemek, düzenlemek ve silmek için veri sayfalarını ve formları kullanabilirsiniz. Verileri içeri aktardıktan sonra, verileri Excel'den silip silmeyeceğinize karar verebilirsiniz. Verileri güncelleştirmek için tek bir konum olması çoğunlukla iyi bir yöntemdir.
Not
Excel'den Access'e veri alındığında formüller içeri aktarılmaz; yalnızca bu formüllerin sonuçları içeri aktarılır.
Daha fazla bilgi için bkz.:
- Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya verilere bağlantı oluşturma
- Bir içeri veya dışarı aktarma işleminin ayrıntılarını belirtim olarak kaydetme
- Alma veya verme işlemini zamanlama
- Kaydedilmiş alma veya verme işlemini çalıştırma
- Veri Görevlerini Yönetme
Neden 5: Excel'den Access verilerine bağlanma
Ayrıca, Access verilerini Excel'e yeniden bağlayabilirsiniz. Bunu yapmak için, Excel'de, çoğunlukla Office Veri Bağlantısı dosyasında (.odc) depolanan bir Access veritabanı bağlantısı oluşturun ve verilerin tümünü tablo veya sorgudan alın. Verilere bağlandıktan sonra, veritabanı yeni bilgilerle her güncelleştirildiğinde, özgün Access veritabanındaki Excel çalışma kitaplarınızı da otomatik olarak yenileyebilirsiniz (veya güncelleştirebilirsiniz).
Daha fazla bilgi için bkz.:
Neden 6: Access raporlarını Excel verileriyle kullanma
Verileriniz Access'e aktarıldıktan sonra, muhteşem rapor oluşturma ve özelleştirme araçları dizisinden yararlanabilirsiniz. Yalnızca birkaç tıklamayla rapor oluşturmak ister misiniz? Rapor Sihirbazı'nı kullanın. Rapor düzenini canlı verilerle gerçek zamanlı olarak tasarlamak ve değiştirmek, veri bloklarını taşımak ve yeniden boyutlandırmak, alanları eklemek ve kaldırmak ve değişiklikleri oluştururken anında görmek ister misiniz? Düzen görünümünü kullanın. Canlı verileri aramak, filtrelemek ve sıralamak için raporla etkileşimli çalışmak ister misiniz? Rapor görünümünü kullanın. Komut düğmeleri, sayfa numaraları, resimler, köprüler ve profesyonel görünümlü stillerin tümünü kendiniz mi eklemek istiyorsunuz? Şeridin Tasarım sekmesinin Denetimler ve Düzen gruplarında birçok denetim sihirbazını ve galeriyi kullanın. Access kullanarak basit raporları, grup ve özet raporlarını, posta etiketlerini, grafik raporlarını ve alt raporları kolayca oluşturabilirsiniz.
Rapor oluşturulduktan sonra, raporu elektronik olarak dağıtmak için Access'i kullanın. Örneğin, raporu e-posta iletisi kullanarak gönderebilir veya bir web sayfasına ya da SharePoint sitesine eklemek üzere Access anlık görüntüsü ya da PDF dosyası gibi farklı biçimlerde kaydedebilirsiniz.
Daha fazla bilgi için bkz.:
- Rapor tasarlama kılavuzu
- Basit rapor oluşturma
- Raporu değiştirme
- Gruplandırılmış veya özet rapor oluşturma
Neden 7: Access formlarını Excel verileriyle kullanma
Verileriniz Access'e aktarıldıktan sonra, birçok form oluşturma ve özelleştirme aracından yararlanabilirsiniz. Yalnızca birkaç tıklamayla bir form oluşturmak mı istiyorsunuz? Form Sihirbazı'nı kullanın. Form düzenini canlı verilerle gerçek zamanlı olarak tasarlamak ve değiştirmek, veri bloklarını taşımak ve yeniden boyutlandırmak, alanları eklemek ve kaldırmak ve oluşturduğunuz değişiklikleri anında görmek ister misiniz? Düzen görünümünü kullanın. Komut düğmeleri, liste kutuları, birleşik giriş kutuları, seçenek grupları, resimler, giriş maskeleri, grafikler, köprüler ve profesyonel görünümlü stillerin hepsini kendi başınıza eklemek ister misiniz? Şeridin Tasarım sekmesinin Denetimler ve Düzen gruplarında birçok denetim sihirbazını ve galeriyi kullanın. Access kullanarak basit formları, sekmeli formları, sürekli formları, açılan formları, kalıcı iletişim kutularını ve alt formları kolayca oluşturabilirsiniz.
Access'te kolayca bölünmüş form oluşturabilir ve bu formun eşitlenmiş veri sayfası ve form görünümünden en iyi şekilde yararlanabilirsiniz. Şık bir form oluşturduktan sonra, standart gezinti düğmelerini ve formun altındaki arama kutusunu kullanarak formun arkasındaki verileri kaydırmak, filtrelemek ve hatta aramak kolaydır.
Daha fazla bilgi için bkz.:
- Form aracını kullanarak form oluşturma
- Bölünmüş form oluşturma
- Liste kutusu veya birleşik giriş kutusu kullanarak seçenek listesi oluşturma
- Kullanıcıların listeden bir değer seçerek kayıt bulmasına olanak tanıma
- Kayıt bulmayı öğrenme
Neden 8: Access'te filtreleme, sıralama ve sorgulama Excel'e benzer
Hangi ürünü kullanırsanız kullanın, verilere verilerin bir alt kümesiyle çalışması için filtre uygularsınız ve verileri istediğiniz gibi sıralayabilirsiniz. Access'te, Excel kullanıcıları tamamen yeni bir kullanıcı arabirimini yeniden öğrenmek zorunda kalmadan veri sayfası görünümünde verilere filtre uygulayabilir ve verileri sıralayabilir. Metinler, sayılar, tarihler veya boşluklarla çalışırken simgeler, komut menüleri, komutlar, ölçütler ve iletişim kutuları birbirine çok benzer. Veri sayfası görünümüyle birlikte filtreleri ve sıralamaları bile kaydedebilirsiniz.
Access'te sorgu oluşturabilir ve SQL'in ne anlama geldiğini bile bilmeyebilirsiniz. Dört sorgu sihirbazı basit sorgular oluşturmanıza, yinelenenleri bulmanıza, eşleşmeyen kayıtları bulmanıza ve çapraz sorgular oluşturmanıza yardımcı olur. Sorgu oluşturmanıza bile gerek yok; Verileri görünmesini istediğiniz şekilde filtreleyip sıralamanız yeterlidir; veri sayfasıyla kaydedilirler.
Daha fazla bilgi için bkz.:
- Kayıtları metin, sayı veya tarih değerlerine göre sıralama
- İstenen kayıtları görüntülemek için Access veritabanında filtre uygulama
- Sorgulara giriş
Neden 9: Adres Mektup Birleştirme veya etiket oluşturma
Artık aileniz büyüdüğüne göre, tatil kartı listeniz aniden büyüdü ve çok daha fazla doğum günü ve yıldönümünü takip etmeniz gerekiyor. Hiç sorun değil. Mektuplar, kartlar, e-posta iletileri ve zarflar için adres mektup birleştirme veri kaynağı olarak bir Access tablosu veya sorgusu kullanabilir ve Word Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı kullanarak bir adres mektup birleştirme işlemi oluşturabilirsiniz. Yalnızca posta etiketleri oluşturmanız gerekiyorsa, oluşturduğunuz rapordan etiketlerinizi oluşturmak ve yazdırmak için Access'teki Etiket Sihirbazı'nı kullanın. Hatta her müşteri adresine karşılık gelen bir barkodu otomatik olarak ekleyebilirsiniz.
Daha fazla bilgi için bkz.:
- Tablo veya sorguyu adres mektup birleştirme veri kaynağı olarak kullanma
- Access'te posta etiketleri oluşturma
Neden 10: Excel ve Access'i SharePoint teknolojileriyle birleştirme
Hem Access hem de Excel, SharePoint listelerindeki verilere bağlanmak için komutlar sağlar. Excel, bağlı SharePoint listelerine salt okunur (tek yönlü) bağlantı sağlar; Access ise bağlantılı SharePoint listelerindeki verileri okumanıza ve yazmanıza (iki yönlü) izin verir. Access ve SharePoint listeleri birlikte çok iyi çalışır. Access ve SharePoint veri türleri (örneğin zengin metin, yalnızca ekle (not alanındaki düzeltme geçmişini izlemeyi desteklemek için), ekler, Otomatik Sayı, aramalar ve birden çok değerli alanlar sayesinde sorunsuz tümleştirme sağlar ve veri tutarsızlıkları (varsa) çok az olur.
SharePoint liste verilerinizi Access veritabanına bağladıktan sonra, SharePoint listesi verilerini yerel bir Access veritabanında çevrimdışına alabilir, verilerle yerel olarak çalışabilir ve sonra değişiklikleri yüklemek için SharePoint sitesine yeniden bağlanabilirsiniz. Diğer kullanıcıların yaptığı çakışan veri değişiklikleri, bir çakışma çözümleme sihirbazı tarafından işlenir. Access'te oluşturduğunuz formlar ve raporlar aynı verileri temel alır, ancak SharePoint listelerine bağlıdır.
Excel, SharePoint Server ile aşağıdaki tümleştirme noktalarını sağlar.
1. Excel çalışma sayfası verilerini SharePoint listesinde bir kereliğine içeri aktarın veya kalıcı, tek yönlü bir veri bağlantısı oluşturmak için Excel çalışma sayfası verilerini SharePoint listesine dışarı aktarın.
2. Excel çalışma sayfasındaki verileri SharePoint listesinden yenilemek için kalıcı, tek yönlü veri bağlantısını kullanın.
3. Excel çalışma kitaplarını Excel Services'ta yayımlama ve Excel Web Access Web Bölümü'nü kullanarak bir Web Bölümü Sayfasında verilerle etkileşimli çalışma.
4. OLAP sunucularından, SQL Server ve Access veritabanlarından ve düz dosyalardan verileri Excel çalışma kitabına aktarın (bağlayın).
Access, SharePoint Server ile aşağıdaki tümleştirme noktalarını sağlar.
1. Access görünümleriyle SharePoint listesi arasında verileri bir kerelik içeri veya dışarı aktarma işlemi yapın.
2. Kalıcı iki yönlü bir bağlantı oluşturarak Access tabloları ile SharePoint listesi arasında verileri bağlayın. (Güncelleştirilmiş liste verileri Access tablosunda görülebilir; güncelleştirilmiş Access tablosu verileri ise listede görülebilir.)
3. Liste verilerini çevrimdışı ortama alma, Access'te güncelleştirme, yeniden çevrimiçi yapma, güncelleştirmeleri eşitleme ve çakışmaları çözme.
4. Liste verilerini Access veri sayfası, form ve rapor görünümlerinde görüntüleyin ve düzenleyin.
Daha fazla bilgi için bkz.:
- Bir SharePoint listesindeki verileri içeri aktarma veya verilere bağlanma
- Excel tablosunu SharePoint listesine verme
Sonraki Adımlar: Access ileri düzey kullanıcısı olma
Tek satır bile VBA kodu yazmanıza gerek kalmadan oldukça gelişmiş masaüstü veritabanı uygulamaları oluşturabilirsiniz. Her Access nesnesi, çözümünüzü özelleştirmenize yardımcı olmak için özellik sayfasından kolayca erişilebilen kapsamlı bir özellik ve olay kümesine sahiptir. Her nesne, kullanabileceğiniz tüm özellikleri ortaya çıkaran ayrıntılı tasarımcılara sahiptir. Office Online'da başka veritabanı şablonları da bulunur. Alan ve tablo şablonları yeni tabloları hızla oluşturmanıza ve özelleştirmenize yardımcı olur. Yerleşik veritabanı tasarım araçlarıyla sıfırdan yeni bir veritabanı tasarlayabilirsiniz.
Access makroları herhangi bir VBA kodu yazılmasını gerektirmeyen bildirim temelli bir ortam kullanır, dolayısıyla geliştirici olmanız gerekmez. Her makro eylemi form açma, sorgu çalıştırma, kayıtları bulma veya ileti görüntüleme gibi bir görevi yerine getirir. Raporun, formun veya denetimin herhangi bir olayına makro ekleyebilirsiniz. Çoğu makronun bağımsız değişkenleri vardır ve istediğiniz şeyi yapmalarını sağlamak için bunlara koşullu mantık ekleyebilirsiniz. Hatta, yine VBA kodu yazmadan değişkenleri tanımlayabilir ve hata denetimi yapabilirsiniz.
Bir prototip tasarlayın ve BT departmanı tarafından çalıştırın. İhtiyaç duyduklarında ekibiniz için en kısa sürede bir çözüm oluşturun ve bunu basit bir kadroyla son derece kısıtlı bir şekilde yapın. Bir şirket partisi için satılan biletleri takip edin, üretim malzemelerinin raf ömrünü takip edin veya parçalar için kabul etiketlerini yazdırın. Takım projelerinde görevleri, sorunları ve teslim edilebilir öğeleri izleyin. Küçük bir satış uzmanları grubu içinde olası satışları izlemek için potansiyel satış veritabanı oluşturun.