Belge Kimlikleri belge veya kayıt yönetimine yardımcı olabilir. Sitenin belge kimliği hizmetini, siteden her dosyaya bir Belge Kimliği eklemek için etkinleştirin.
Bu makalede
Genel bakış
Belge Kimlikleri, öğeleri bulundukları konumdan bağımsız olarak izlemenin kolay bir yolunu sağlayarak belgelerinizi yönetmenize yardımcı olur. Örneğin, bir yasal sözleşme bir sitenin belge kitaplığından başka bir siteden belge kitaplığına taşınırsa, sözleşmenin Belge Kimliği'ne göre kolayca bulunabilirsiniz. Belge Kimlikleri, karşıya yüklenen belgelere otomatik olarak atanır ve bu Kimlik tüm yaşam döngüsü boyunca belgeyi takip eder. Belge Kimlikleri aynı zamanda Belge Kümelerine de atanabilir.
Belge Kimliği hizmeti ilk etkinleştirildiğinde, site koleksiyonunda yeni belgelere otomatik olarak yeni kimlikler atanır. Site koleksiyonunda bulunan belgelere kimlik atamak için bir süreölçer işi zamanlandı.
Ayrıca, hizmet etkinleştirildiğinde Belge ve Belge Kümesi içerik türlerine otomatik olarak yeni bir sütun eklenir. Belge Kimliği sütununda bir öğeye atanan kimlik görüntülenir.
İçerik yönetim sisteminizin Belge Kimliği özelliğini kullanmadan önce, belgelerinizin bulunduğu her site koleksiyonu için bu özelliği etkinleştirmeniz gerekir.
Dosyaları Belge Kimliği ile taşıma
Belge SharePoint , normalde dosyayla birlikte hareket eder. Öte yandan, hedef sitede Belge Kimliği hizmeti etkinleştirilmemişse, belgede artık Belge Kimliği olmaz.
Örneğin SharePoint Server belge kimliğini site içinde tutmanın tek yolu, site içinde belgeleri hareket ettirirken Site Kitaplığı'nın Site İçeriği Ayarlar yapı yönetim sayfasını kullanmaktır.
Belge Kimliği ile dosya kopyalama
Dosyanın kopyası oluşturulduğunda, kopya için yeni bir Belge Kimliği oluşturulur. Örneğin, bir siteden indirilen ve diğerine yüklenen dosyalar bir kopyadır. Öte yandan, hedef site Belge Kimliği hizmetini etkinleştirmemişse, kopyanın Belge Kimliği'ne sahip olmaz.
Belge Kimliklerini etkinleştirme ve yapılandırma
Belgeleri veya kayıtları izlemek üzere önce Belge Kimliklerini kullanmak için, iki adımlı bir işlemi izlemeniz gerekir:
Belge Kimliği site koleksiyonu özelliğini etkinleştirme
Not: Belge Kimliği özelliğini etkinleştirmek için, site koleksiyonu yöneticisi olmak gerekir.
-
En üst düzey site koleksiyonuna gidin.
-
Site Eylemleri'ne ve ardından Site Eylemleri'ne Ayarlar.
-
Site Koleksiyonu Yönetimi altında, Site koleksiyonu özellikleri'ni tıklatın.
-
Belge Kimliği Hizmeti'nin yanında, Etkinleştir'i tıklatın. Öğenin yanında bir Etkin simgesi görünür ve geçerli site koleksiyonu için bu özellik etkinleştirilir.
Site koleksiyonunda Belge Kimliklerinin kullanımını etkinleştirme ve yapılandırma
Belirli bir site koleksiyonu için Belge Kimliği özelliğini etkinleştirirken, site koleksiyonunda yer alan tüm belgelere otomatik olarak bir Belge Kimliği atanır. Bu işlem, site koleksiyonumda bulunan belge sayısına bağlı olarak biraz zaman al götürebilirsiniz.
Not: Belge Kimliği özelliğini etkinleştirmek ve yapılandırmak için, site koleksiyonu yöneticisi olmak gerekir.
-
En üst düzey site koleksiyonuna gidin.
-
Site Eylemleri'ne ve ardından Site Eylemleri'ne Ayarlar.
-
Site Koleksiyonu Yönetimi altında, Belge Kimliği ayarları'nı tıklatın.
-
Belge Kimliği ayarları sayfasının Belge Kimlikleri Ata bölümünde, Belge Kimlikleri Ata onay kutusunun işaret olduğundan eminolun.
Not: Site koleksiyonu içinde ilk belge kimlikleri atamayı etkinleştirerek bir ileti görüntülenir: Belge Kimliği özelliğinin yapılandırması otomatik bir işlem tarafından tamamlanmak üzere zamanlandı. Bu, site koleksiyonunda yer alan tüm belgelere Belge Kimlikleri atamayı tamamlamakla bir zamanlayıcı işinin sorumlu olduğu anlamına gelir. Bu işlem için gereken süre, site koleksiyonunuzdaki belge sayısına bağlıdır.
-
Her bir Belge Kimliğinin başına otomatik olarak eklenen özel karakter ya da sayı dizesini ayarlamak için, bu dizeyi Kimlik başlangıcı… altına girin
-
Site koleksiyonunuzdaki varolan tüm Belge Kimliklerine bu öneki otomatik olarak eklemek istiyorsanız Tüm Belge Kimliklerini sıfırla… onay kutusunu işaretleyin.
-
Belge Kimliği Arama Kapsamı bölümlerinde, Kimlik arama için arama kapsamı olarak kullanmak istediğiniz siteyi veya alanları seçin.
-
Tamam’a tıklayın.
Not: Yukarıda da belirtildiği gibi, herhangi bir site koleksiyonu için Belge Kimliği hizmeti etkinleştirildiğinde, Belge ve Belge Kümesi içerik türlerine site koleksiyonu düzeyi olarak bir sütun eklenir. Belge Kimliği sütunu, bir öğeye atanan kimliği görüntülemek için kullanılır.
