Bilgi yönetimi ilkeleri oluşturma ve uygulama

Site İlkesi özelliğinin etkinleştirilmesi, site koleksiyonu yöneticilerinin bir siteye ve tüm içeriğine uygulanan bekletme zamanlamalarını tanımlamasına olanak tanır. Bu özelliği etkinleştirmek için:

1. Site İlkesi özelliğini etkinleştirmek istediğiniz site koleksiyonunun giriş sayfasına gidin.

   Ayarlar , Site Ayarları'na gidin.

2. Site Koleksiyonu Yönetimi'nin altında Site Koleksiyonu Özellikleri'ni seçin.

3. Site İlkesi'ne gidin. Sağ tarafta Etkin'i görmüyorsanız Etkinleştir'i seçin.

Bir bilgi ilkesinin site koleksiyonu içindeki belirli bir türdeki tüm belgelere uygulandığından emin olmak için, ilkeyi site koleksiyonu düzeyinde oluşturmayı ve daha sonra ilkeyi içerik türlerine uygulamayı göz önünde bulundurun. Bunlar site koleksiyonu ilkeleri olarak adlandırılır.

1. Ayarlar , Site Ayarları'na gidin.

2. Site Ayarları sayfasındaki Site Koleksiyonu Yönetimi listesinde Site koleksiyonu ilkeleri'ne tıklayın.

3. Site Koleksiyonu İlkeleri sayfasında Oluştur'a tıklayın.

4. İlke için bir ad ve açıklama yazın ve ardından kullanıcılara ilkenin ne için olduğunu açıklayan kısa bir ilke deyimi yazın. İlke bildirimi, en fazla 512 karakterden oluşabilir.

5. İlkeyle ilişkilendirmek istediğiniz özellikleri ayarlamayı öğrenmek için bu makalenin devamında İçerik türü için ilke oluşturma konusuna bakın.

6. Site Koleksiyonu İlkeleri sayfasına dönmek için Tamam'a tıklayın.

İçerik türüne bilgi yönetimi ilkesi eklemek, ilke özelliklerini birden çok liste veya kitaplıkla ilişkilendirmeyi kolaylaştırır. İçerik türüne mevcut bir bilgi yönetimi ilkesi eklemeyi veya tek bir içerik türüne özgü benzersiz bir ilke oluşturmayı seçebilirsiniz.

Ayrıca, listelere özgü bir içerik türüne bilgi yönetimi ilkesi de ekleyebilirsiniz. Bu, ilkeyi yalnızca bu listedeki içerik türünü kullanan öğelere uygulama etkisine sahiptir.

1. Ayarlar , Site Ayarları'na gidin.

2. Site Ayarları sayfasındaki Web Tasarım Aracı Galerileri bölümünde Site içerik türleri'ne tıklayın.

3. Site İçerik Türü Ayarları sayfasında, ilke eklemek istediğiniz içerik türünü seçin.

4. Site İçerik Türü sayfasındaki Ayarlar bölümünde Bilgi yönetimi ilkesi ayarları'na tıklayın.

5. Bilgi Yönetimi İlkesi Ayarları sayfasında İlke tanımla'yı seçin ve ardından Tamam'a tıklayın.

6. İlkeyi Düzenle sayfasında, ilke için bir ad ve açıklama yazın ve ardından kullanıcılara ilkenin ne için olduğunu açıklayan kısa bir açıklama yazın. Açıklama en çok 512 karakter uzunluğunda olabilir.

7. Sonraki bölümlerde, bilgi yönetimi ilkenize eklemek istediğiniz tek tek ilke özelliklerini seçin.

8. Bu ilkeye tabi belgeler ve öğeler için bir bekletme süresi belirtmek için Bekletmeyi Etkinleştir'e tıklayın ve sonra öğelerin süresi dolduğunda gerçekleşmesini istediğiniz bekletme süresini ve eylemleri belirtin.

   Bekletme süresi belirtmek için

   					1.	Kayıtlar için bekletme aşaması ekle... öğesine tıklayın.
   					2.	Belgelerin veya öğelerin süresinin ne zaman dolacağını belirtmek için bir bekletme süresi seçeneği belirleyin. Aşağıdakilerden birini yapın: Son kullanma tarihini bir tarih özelliğine göre ayarlamak için , Olay bölümünde Bu aşama öğedeki bir tarih özelliğini temel alır'a tıklayın ve sonra belge veya öğe eylemini (örneğin, Oluşturuldu veya Değiştirildi) ve öğenin süresinin dolmasını istediğinizde bu eylemden sonraki süreyi (örneğin, gün, ay veya yıl sayısı) seçin. Süre sonunu belirlemek üzere özel saklama formülü kullanmak için , Bu sunucuda yüklü olan özel saklama formülüyle ayarla'ya tıklayın. Not: Bu seçenek yalnızca yöneticiniz tarafından özel bir formül ayarlandıysa kullanılabilir.
   					3.	İş akışı başlat seçeneği yalnızca kendisiyle ilişkilendirilmiş bir iş akışına sahip olan bir liste, kitaplık veya içerik türü için ilke tanımlıyorsanız kullanılabilir. Ardından, aralarından seçim yapabileceğiniz bir iş akışı seçeneği sunulur.
   					4.	Yinelenme bölümünde Bu aşamanın eylemini yinele... öğesini seçin.ve eylemin ne sıklıkta yeniden olmasını istediğinizi girin. Not: Bu seçenek yalnızca seçtiğiniz eylemin yinelenebilir olması durumunda kullanılabilir. Örneğin, Kalıcı Olarak Sil eylemi için yinelenme ayarlayamazsınız.
   					5.	Tamam'a tıklayın.

9. Bu ilkeye tabi belgeler ve öğeler için denetimi etkinleştirmek için Denetimi Etkinleştir'e tıklayın ve denetlemek istediğiniz olayları belirtin.

   Denetimi etkinleştirmek için

   					1.	İlkeyi Düzenle sayfasındaki Denetim bölümünde Denetimi etkinleştir onay kutusunu seçin ve ardından denetim kaydını tutmak istediğiniz olayların yanındaki onay kutularını seçin.
   					2.	Kullanıcılardan bu barkodları belgelere eklemelerini istemeleri için, Kaydetmeden veya yazdırmadan önce kullanıcılardan barkod eklemelerini iste onay kutusunu seçin.
   					3.	Denetim özelliğini ilkeye uygulamak için Tamam'a tıklayın.
   						Denetim İlkesi özelliği, kuruluşların belgeler için denetim izleri oluşturmasına ve çözümlemesine ve görev listeleri, sorun listeleri, tartışma grupları ve takvimler gibi öğeleri listelemesine olanak tanır. Bu ilke özelliği, içeriğin görüntülendiği, düzenlendiği veya silindiği durumlar gibi olayları kaydeden bir denetim günlüğü sağlar.
   						Denetim bir bilgi yönetimi ilkesinin parçası olarak etkinleştirildiğinde, yöneticiler denetim verilerini Microsoft Excel'de temel alınan ve geçerli kullanımı özetleyen ilke kullanım raporlarında görüntüleyebilir. Yöneticiler, bilgilerin kuruluş içinde nasıl kullanıldığını belirlemek için bu raporları kullanabilir. Bu raporlar, kuruluşların mevzuat uyumluluğunu doğrulamalarına ve belgelemelerine veya olası endişeleri araştırmalarına da yardımcı olabilir.
   						Denetim günlüğü şu bilgileri kaydeder: olay adı, olayın tarih ve saati ve eylemi gerçekleştiren kullanıcının sistem adı.

10. Barkodlar bir ilkenin parçası olarak etkinleştirildiğinde belge özelliklerine eklenir ve barkodun uygulandığı belgenin üst bilgi alanında görüntülenir. Etiketler gibi barkodlar da belgeden el ile kaldırılabilir.

    Barkodları etkinleştirmek için

    					1.	İlkeyi Düzenle sayfasının Barkodlar bölümünde Barkodları Etkinleştir onay kutusunu seçin.
    					2.	Kullanıcılardan bu barkodları belgelere eklemelerini istemeleri için, Kaydetmeden veya yazdırmadan önce kullanıcılardan barkod eklemelerini iste onay kutusunu seçin.
    					3.	Barkod özelliğini ilkeye uygulamak için Tamam'a tıklayın.
    						Barkod ilkesi Code 39 standart barkodları oluşturur. Her barkod görüntüsü, barkod değerini temsil eden barkod simgesinin altındaki metni içerir. Bu, barkod verilerinin donanım tarama özelliği kullanılamadığında bile kullanılmasını sağlar. Kullanıcılar, sitedeki öğeyi bulmak için barkod numarasını arama kutusuna el ile yazabilir.

11. Bu ilkeye tabi olan belgelerin etiketleri olmasını zorunlu kılmak için Etiketleri Etkinleştir'e tıklayın ve etiketler için istediğiniz ayarları belirtin.

    Etiketleri etkinleştirmek için

    					1.	Kullanıcıların belgeye etiket eklemesini istemek için, Kaydetmeden veya yazdırmadan önce kullanıcılardan etiket eklemelerini iste onay kutusunu seçin. Not: Etiketlerin isteğe bağlı olmasını istiyorsanız, bu onay kutusunu seçmeyin.
    					2.	Etiket eklendikten sonra değiştirilemeyecek şekilde kilitlemek için Etiket eklendikten sonra etiket değişikliklerini engelle onay kutusunu seçin. Bu ayar, etiket Word, Excel veya PowerPoint gibi bir istemci uygulaması içindeki bir öğeye eklendikten sonra etiket metninin güncelleştirilmesini engeller. Bu belgenin veya öğenin özellikleri güncelleştirildiğinde etiketin güncelleştirilmesini istiyorsanız, bu onay kutusunu seçmeyin.
    					3.	Etiket biçimi kutusuna etiketin metnini görüntülenmesini istediğiniz şekilde yazın. Etiketler en fazla 10 sütun başvurusu içerebilir ve bunların her biri en fazla 255 karakter uzunluğunda olabilir. Etiketinizin biçimini oluşturmak için aşağıdakileri yapın: Etikete eklemek istediğiniz sütunların adlarını, bunların görünmesini istediğiniz sırayla yazın. İlkeyi Düzenle sayfasındaki örnekte gösterildiği gibi sütun adlarını köşeli ayraç ({}) içine alın. İlkeyi Düzenle sayfasındaki örnekte gösterildiği gibi köşeli ayraçların dışındaki sütunları tanımlamak için sözcükler yazın.
    					4.	Satır sonu eklemek için, satır sonunun görünmesini istediğiniz yere \n yazın.
    					5.	İstediğiniz yazı tipi boyutunu ve stilini seçin ve etiketin belgenin içinde sola mı, ortaya mı yoksa sağa mı konumlandırılacağını belirtin. İpucu: Kullanıcıların bilgisayarlarında kullanılabilen bir yazı tipi ve stil seçin. Yazı tipinin boyutu, etikette ne kadar metin görüntülenebileceğini etkiler.
    					6.	Etiketin yüksekliğini ve genişliğini yazın. Etiket yüksekliği 0,25 inç ile 20 inç arasında, etiket genişliği ise 0,25 inç ile 20 inç arasında değişebilir. Etiket metni her zaman etiket resmi içinde dikey olarak ortalanır.
    					7.	Etiket içeriğini önizlemek için Yenile'ye tıklayın.

12. Tamam'a tıklayın.

Yalnızca belirli bir liste, kitaplık veya klasör için geçerli olan bir bekletme ilkesi tanımlayabilirsiniz. Ancak bu şekilde bir bekletme ilkesi oluşturursanız, bu ilkeyi diğer listelerde, kitaplıklarda, klasörlerde veya sitelerde yeniden kullanamazsınız.

Tek bir konumdaki tüm içerik türlerine tek bir bekletme ilkesi uygulamak istiyorsanız, büyük olasılıkla konum tabanlı saklamayı kullanmak istersiniz. Diğer çoğu durumda, tüm içerik türleri için bir bekletme ilkesinin belirtildiğini doğrulamak istersiniz.

Bir liste veya kitaplıkta bekletme dışında bir bilgi yönetimi ilkesi tanımlamak istiyorsanız, bu liste veya kitaplıkla ilişkilendirilmiş her bir liste içerik türü için bir bilgi yönetimi ilkesi tanımlamanız gerekir. Daha fazla bilgi için bu makaledeki Site içerik türü için ilke oluşturma konusuna bakın.

Liste veya kitaplığın bilgi yönetimi ilkesi ayarlarını değiştirmek için en azından Listeleri Yönet iznine sahip olmanız gerekir.

1. Bilgi yönetimi ilkesi belirtmek istediğiniz listeye veya kitaplığa gidin.

2. Belge kitaplığı için Ayarlar , Kitaplık Ayarları'nı tıklatın.

   Bu menü öğelerini veya bir liste için görmüyorsanız, şeritteki Kitaplık veya Liste sekmesine ve ardından Kitaplık Ayarları'na veya Liste Ayarları'na tıklayın.

3. İzinler ve Yönetim'in altında Bilgi yönetimi ilkesi ayarları'nı tıklatın.

4. Bilgi Yönetimi İlkesi Ayarları sayfasında, liste veya kitaplık için bekletme kaynağının Kitaplık ve Klasörler olarak ayarlandığından emin olun. Kaynak olarak İçerik Türü görünüyorsa aşağıdakileri yapın:

   • Kaynağı Değiştir’e tıklayın.

   • İlkeyi Düzenle sayfasının Bekletme Kaynağı bölümünde Kitaplık ve Klasörler'i seçin. İçerik türü saklama ilkelerinin yoksayılacağı konusunda uyarılırsınız.

   • Tamam'a tıklayın.

5. İlkeyi Düzenle sayfasındaki Kitaplık Tabanlı Bekletme Zamanlaması bölümünde, oluşturduğunuz ilke için kısa bir açıklama yazın.

6. Kayıt Dışı'nın altında Bekletme aşaması ekle... seçeneğine tıklayın.

   Önemli: Kayıtlar'ın altında Kayıtlar için farklı bekletme aşamaları tanımla seçeneğini belirleyerek kayıtlar için farklı bekletme ilkeleri tanımlamayı seçebilirsiniz.

7. Aşama özellikleri iletişim kutusunda, belgelerin veya öğelerin süresinin ne zaman dolacağını belirtmek için bir bekletme süresi seçeneği belirleyin. Aşağıdakilerden birini yapın:

   • Son kullanma tarihini bir tarih özelliğine göre ayarlamak için , Olay bölümünde Bu aşama öğedeki bir tarih özelliğini temel alır'a tıklayın ve sonra belge veya öğe eylemini (örneğin, Oluşturuldu veya Değiştirildi) ve öğenin süresinin dolmasını istediğinizde bu eylemden sonraki süreyi (örneğin, gün, ay veya yıl sayısı) seçin.

   • Süre sonunu belirlemek üzere özel saklama formülü kullanmak için , Bu sunucuda yüklü olan özel saklama formülüyle ayarla'ya tıklayın.

     Not: Bu seçenek yalnızca yöneticiniz tarafından özel bir formül ayarlandıysa kullanılabilir.

   • Eylem'in altında, belgenin veya öğenin süresi dolduğunda ne olmasını istediğinizi belirtin. Belge veya öğeye belirli bir eylemin gerçekleşmesini (silme gibi) etkinleştirmek için listeden bir eylem seçin.

8. İş akışı başlat seçeneği yalnızca kendisiyle ilişkilendirilmiş bir iş akışına sahip olan bir liste, kitaplık veya içerik türü için ilke tanımlıyorsanız kullanılabilir. Ardından, aralarından seçim yapabileceğiniz bir iş akışı seçeneği sunulur.

9. Yinelenme bölümünde Bu aşamanın eylemini yinele... öğesini seçin.ve eylemin ne sıklıkta yeniden olmasını istediğinizi girin.

   Not: Bu seçenek yalnızca seçtiğiniz eylemin yinelenebilir olması durumunda kullanılabilir. Örneğin, Kalıcı Olarak Sil eylemi için yinelenme ayarlayamazsınız.

10. Tamam'a tıklayın.

Siteniz için bilgi yönetimi ilkeleri site koleksiyonu ilkeleri olarak zaten oluşturulduysa, ilkelerden birini bir içerik türüne uygulayabilirsiniz. Bunu yaparak, aynı ilkeyi aynı üst içerik türünü paylaşmayan bir site koleksiyonundaki birden çok içerik türüne uygulayabilirsiniz.

1. İlke uygulamak istediğiniz içerik türünü içeren listeye veya kitaplığa gidin.

2. Belge kitaplığı için Ayarlar , Kitaplık Ayarları'nı tıklatın.

   Bu menü öğelerini veya bir liste için görmüyorsanız, şeritteki Kitaplık veya Liste sekmesine ve ardından Kitaplık Ayarları'na veya Liste Ayarları'na tıklayın.

3. İzinler ve Yönetim'in altında Bilgi yönetimi ilkesi ayarları'nı tıklatın.

4. İlke kaynağının İçerik Türleri olarak ayarlandığını doğrulayın ve İçerik Türü İlkeleri'nin altında ilkeyi uygulamak istediğiniz içerik türünü seçin.

5. İlkeyi Belirtin bölümünde Site koleksiyonu ilkesi kullan'a tıklayın ve ardından listeden uygulamak istediğiniz ilkeyi seçin.

   Not:  Site koleksiyonu ilkesi kullan seçeneği kullanılamıyorsa, site koleksiyonu için hiçbir site koleksiyonu ilkesi tanımlanmamıştır.

6. Tamam'a tıklayın.

   Önemli: Çalıştığınız liste veya kitaplık birden çok içerik türünün yönetimini destekliyorsa, İçerik Türleri'nin altında bilgi yönetimi ilkesi belirtmek istediğiniz içerik türüne tıklayabilirsiniz. Bu sizi doğrudan yukarıdaki 5. adıma götürür.

İçerik türü yayımlamayı ayarlamak için Yönetilen Meta Veri hizmeti uygulamasını kullanarak site koleksiyonları arasında içerik türlerini paylaşın. İçerik türleri merkezi olarak oluşturulup güncelleştirilebileceğinden ve güncelleştirmeler birden çok abone site koleksiyonunda veya Web uygulamasında yayımlanabildiği için içerik türü yayımlama, içeriği ve meta verileri siteleriniz arasında tutarlı bir şekilde yönetmenize yardımcı olur.

Bir bilgi yönetimi ilkesi tanımlayabilir ve ardından birden çok site koleksiyonunda gerektiği gibi kullanmak üzere bu ilkeden bir şablon oluşturabilirsiniz. Bu yöntem, bilgi ilkelerinizin yedeğini almak istiyorsanız veya site koleksiyonları arasında bir ilke uygulamak için içerik türü yayımlamayı kullanmak için alternatif bir yöntem olarak da kullanılabilir. İlkeyi bir site koleksiyonundan dışarı aktarıp kaydedilmiş bir konuma veya başka bir site koleksiyonuna aktararak ilkenin şablonunu veya yedeğini oluşturursunuz.

İlkeyi dışarı aktarma

1. İlkenin bulunduğu site koleksiyonunda Ayarlar , Site Ayarları'na gidin.

2. Site Ayarları sayfasındaki Site Koleksiyonu Yönetimi bölümünün altında Site koleksiyonu ilkeleri'ne tıklayın.

3. Dışarı aktarmak istediğiniz ilkeye tıklayın, ilkenin en altına kaydırın ve dışarı aktar'a tıklayın.

4. Dosyayı kaydetme veya açma isteminde Kaydet'e tıklayın ve dosyayı kaydetmek için bir konum seçin. İlkeyi içeri aktaran site koleksiyonlarının kullanabileceği bir konum seçtiğinizden emin olun.

5. İndirme Tamamlandı iletişim kutusu görüntülendiğinde Kapat'a tıklayın.

İlkeyi farklı bir site koleksiyonuna aktarma

Bilgi yönetimi ilkesini içeri aktarmak, bu ilkeyi belirli bir site koleksiyonundaki site veya liste düzeyindeki birden çok içerik türüne uygulamanızı sağlar. Bunu yapmanın avantajları iki katına çıkar: her içerik türünde ilkeyi yeniden tanımlamanız ve uygulamanız gerekmez ve ilkede tek bir yerde değişiklik yaparak ilke değişikliklerini daha kolay yönetebilirsiniz.

1. İlkeyi uygulamak istediğiniz site koleksiyonunun giriş sayfasında Ayarlar , Site Ayarları'na gidin.

2. Site Koleksiyonu Yönetimi bölümünde Site koleksiyonu ilkeleri'ne tıklayın.

3. Site Koleksiyonu İlkeleri sayfasında İçeri Aktar'a tıklayın ve ardından gözat'a tıklayarak ilkenin XML dosyasını bulun.

4. İlkenin kaydedildiği XML dosyasını seçin ve aç'a tıklayın.

5. Site Koleksiyonu İlkesini İçeri Aktar sayfasında İçeri Aktar'a tıklayarak ilkeyi site koleksiyonuna ekleyin.

İçeri aktarılan ilkeniz artık site veya liste düzeyinde bir veya birden çok içerik türüne uygulanabilir. Bu makalenin önceki bölümlerinde yer alan İçerik türüne site koleksiyonu ilkesi uygulama konusuna bakın.