En Iyi Outlook uygulamaları: harika e-posta yazma

En Iyi Outlook uygulamaları: harika e-posta yazma

Bu makalede

Yapmanız gerekenler

Yapılmaması gerekenler

Dağıtım listeleri ve kişi grupları (DL) nasıl kullanılır

Satır içi açıklamaları kullanma

Gizli satırının kullanılacağı durumlar

Tatil için hazırlanma

Yapmanız gerekenler

Aşağıdaki kurallar, e-postalarınızın profesyonel bir görünüm içinde olduğunu ve iletinizi almasını sağlayacaktır.

  1. İletinizi göndermeden önce okuyun.

  2. Konunuzun açıklayıcı ve eylem odaklı olduğundan emin olun. Örneğin: "Yöneticiler: lütfen tahtanın Retreat tarihlerinizi gönderin" hem grubun adını hem de bir eylemi içerir, böylece alıcıların ne yapmak gerektiğini hızlıca anlayabilirsiniz. Diğer yararlı önekler "bılg:" ve "eylem gerekli" ifadesini içerir.

  3. Eylem gerekliyse, konu satırında olmasını istediğiniz durumu görün.

  4. Konuşmanın konusu değişirse iletinin konusunu değiştirin.

  5. Tüm iletileri kısa ve özlü tutun.

  6. İletinizin içeriğini en önemli olandan en az olacak şekilde düzenleyin .

  7. Önemli bilgileri kalın yapın.

  8. Eylem öğelerini veya soruları ayrı satırlara koyun , böylece bunları göze alır ve fark alırlar.

  9. Sorular isterken kişilerin adları kalın . Örneğin: "Ryan: projenin durumu nedir?" Outlook 2016 Microsoft 365 kullanıyorsanız, @Mentions kullanmayı düşünebilirsiniz.

  10. İleti gönderdiğiniz kişilerin sayısını okuması gereken kişileri sınırlayın .

    • Bilgi satırında bilgilendirilmek gereken kişileri koyun.

    • Kime satırına yanıtlaması gereken kişileri koyun.

  11. Use a Uygun olduğunda imza kullanın, ancak imzanızı basit, kısa, profesyonel ve mümkünse, boş bırakın.

  12. Anında yanıt istiyorsanız, e-posta göndermeyin. Telefon açın veya anlık ileti gönderin.

  13. Çözünürlüğü olmayan 10 ' dan fazla iletiniz bulunan bir e-posta konuşmasında çalışıyorsanız, sorunu tartışmak için toplantıyı aramayı veya ayarlamayı düşünebilirsiniz. E-posta, karmaşık sorunları çözmek için her zaman etkin bir ortam değildir.

  14. Daha kapsamlı bir yanıt gerektiren iletilerin alındığını onaylayın. Hemen tam bir yanıt veremeyecek kadar çok meşgulseniz, sorunla ilgilendiğinizi ve belirli bir zaman veya tarih itibariyle yanıt vereceğinizi gönderene bildirin. Daha sonra yanıtlamak için Iletiye bayrak ekleyin.

  15. Yüksek önem ( Outlook’ta Yüksek Önem simgesi ) gelişigüzel kullanın.

    Not: Gecikmeli gönderme kuralı ayarlamış olsanız bile, bir iletiyi yüksek öncelikli olarak işaretlemek hemen gönderilmesini sağlar.

  16. Bir soru soruyor ve yanıt verebilecek birkaç kişi varsa sorunuzu bir gruba göndermek yerine yalnızca bir kişi 'yi seçin .

İyi e-posta iletilerini yazmak için anahtar alıcılarınıza empathize.

İzleme: Gönderildiğinde bayrakla işaretleme

Birisine, yanıt almanız gereken bir ileti gönderirken aşağıdakileri yapın:

  1. Gönderide kendiniz Için bayrak ekleyin.

  2. Yapılacaklar çubuğu 'ndaki işaretli e-posta görevinin adını izleyerekbaşlayacak şekilde değiştirin.

  3. @Bekliyor kategorisi ile işaretleyin.

Bu üç adımı gerçekleştirdiğinizde, bir sonraki eyleminizin başka bir ileti göndereceğinizi biliyor ve bir yanıt arayın.

İpucu    Başka bir ileti göndermeniz gerektiğini kendinize anımsatmak çoğu zaman, iletiyi alıcınız için bayrakla işaretlemekten daha etkilidir. Benzer şekilde, bir iletide bir şeyi yapmaya söz verdiğinizde, Yapılacaklar Çubuğunuz'da bunu size anımsatacak bir görev bulunması için ilgili iletiyi bayrakla işaretleyin.

Sayfanın Başı

Yapılmaması gerekenler

  1. İleti örneği kullanmayın.

  2. Gönderdiğiniz her iletiye Manager 'ı eklemeyin.

  3. Oturmazolduğunuzda ileti göndermeyin. İletiyi yazmak, taslaklar klasörünüze kaydetmek ve sonradan geri dönmek daha iyidir.

  4. Uzun mesajlar (iki paragraftan fazla) gönderirken hızlı bir Yanıt beklenmiyor .

  5. İlk iletiden sonra bir günden daha kısa bir izleme iletisi göndermeyin. Zamanında geri dönemezseniz, telefon veya anlık ileti kullanmayı deneyin.

  6. Gönderdiğiniz her iletide okundu bilgisi veya teslim alındıları kullanmayın. Bunları yalnızca, alıcıların iletiyi alacağından emin olmadığınızda kullanın.

  7. Gönderdiğiniz her iletiye bayraklar veya yüksek önem düzeyi Outlook’ta Yüksek Önem simgesi eklemeyin. Alıcılarınız bunları görmezden gelmeyi öğrenecektir.

  8. TÜMÜ büyük harf kullanmayın.

  9. Ek gönderme — bağlantı gönderme.

  10. Dağıtım listelerini veya kişi gruplarını genişletme. Dağıtım listelerinin genişletilmesi, iletilerin okunmasını zorlaştırır ve yanlış posta klasörlerine gitmesini sağlar.

  11. Sarcasm kullanmayın. Arkadaşlarınız veya yanlış anlaşılabilir olabilir.

  12. Şirketinizdeki herkesin okumasını istemediğiniz bir şey yazmayın. E-posta iletinizin nerede sona ermeyeceğini hiçbir zaman bilemezsiniz.

  13. Keskin veya yüksek bir şekilde okunması zor yazı tipleri kullanmayın.

  14. Kırmızı yazı tipleri kullanmayın, çünkü okunması zor ve kritik olarak yorumlanabilecek.

  15. Bir dağıtım listesi veya kişi grubuna, kaldırılmasını isteyen bir Yanıtgöndermeyin. Asla.

Sayfanın Başı

Kişi grupları ve dağıtım listeleri (DLs) için kurallar

  • Büyük bir kişi grubuna yanıt verirseniz, tüm e-posta DOS ve yapılmaması gerekenler bölümüne uyun.

  • Bir bireden daha fazla bilgi almanız veya sorunu ayrı ayrı araştırırken, herkesin yanıt vermekte olduğunuzu bildirmek ve ayrı ayrı yanıtlamak için tüm dağıtım listesini yanıtlayın. Sorun çözümlenmeyle çözüldükten sonra dağıtım listesine yanıt kaydettiğinizden emin olun.Bunu yapmak, çözümlemeye, dağıtım listesindeki diğer kişilerin başvuruda bulunulmasına olanak tanır.

Kişileri yönlendirme

Birisi üyesi olduğunuz bir dağıtım listesine ileti gönderirse ve ileti başka biri veya başka bir dağıtım listesi tarafından daha iyi yanıtlandığında aşağıdakileri yapın:

  1. Kime satırındaki doğru dağıtım listesi veya kişiyle yanıtlayın.

  2. Yanıtların doğru dağıtım listesine veya kişiye gönderilmesini sağlayabilirsiniz .

  3. İletiniz diğer kişilerin kurallarına göre filtrelemeyecek olduğundan , gizli satırına özgün dağıtım listesini koymayın . Bunun yerine, kime veyabilgi satırında dağıtım listesini bırakın.

DL 'den nasıl kaldırılacağı

Teslim almak istemediğiniz bir dağıtım listesinden posta alıyorsanız, ağ yöneticinize veya dağıtım listesi sahibine ileti gönderin ve kaldırılmasını isteyin. Tüm dağıtım listesini yanıtlamayın. DL listesinin sahibini bulmak için, dağıtım listesi adına çift tıklayın.

Sayfanın Başı

Satır içi açıklamaları kullanma

Aldığınız e-posta için satır içi açıklamalar eklemek soruları cevaplamak ve doğrudan sorunlar için kullanışlı bir yoldur. Aşağıdakilerin yapılması en iyi uygulama kabul edilir:

  1. İletinizde, satır içi açıklama yaptığınızı belirtin. Örneğin, "Ek açıklamaları aşağıda bulabilirsiniz" ifadesine yer verin.

  2. Metninizi özgün iletiden ayırın. Bazı öneriler şunlardır:

    • Yazı tipi rengini değiştirme

    • Köşeli ayraç içinde adınızın veya baş harfleriniz (örneğin [Melissa], [dd])

    • Yazı tipini italik veya kalın veya her ikisine birden değiştirme

  3. Hiçbir şeyi silmeyin.

Resim

Sayfanın Başı

Gizli satırının kullanılacağı durumlar

Gizli özelliğini kullanarak e-posta konuşmasına artık gerek duymadıklarını veya konuşma konusunu değiştirme

Örneğin, bir soru alan beş kişiden biri varsa ve bunu yanıtlamak istiyorsanız, diğer dört kişiyi gizli satırına taşıyın ve "Bcciing Joe, Jeff, James ve Jennifer gibi bir şeyler yapın. İşte " Bundan sonra, gelecekteki mesajlar yalnızca siz ve özgün gönderen arasındadır.

Başka bir tarafın (Manager gibi) hassas bir iletiyle ilgili bilgi sahibi olmak için gizli 'yi kullanmayın. Gizli alýcýlar, gizli bir bilgi aldığını fark etmeyebilir ve gizli bir bilgialdığını ortaya çıkarmayabilir. Bu, Sneaky davranışı olarak gelebilir.

Üçüncü bir konuyu bilgilendirmek için gizli 'yi kullanmak yerine, iletiyi gönderdikten sonra iletin.

Sayfanın Başı

Tatil için hazırlanma

Outlook 'U Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com veya Live.com hesabını veya Microsoft Exchange hesabını kullanıyorsanız, kuruluşunuzdaki kişilerin gittiğinden emin olmak için iş yeri dışında bir ileti ayarlayabilirsiniz.

En iyi uygulama olarak, Office 'ten iş arkadaşlarınızın Outlook takvimlerinde saat ekleme bölümündeki önerileri uygulayın.

Siz veya yöneticiniz paylaşılan bir tatil takvimi oluşturduysa, tatilinizi oraya nakletdiğinizden emin olun. Paylaşılan Takvim 'i herkes kullanıyorsa, daha önce başvurulan makale önerdiğinde, ancak e-posta iletisi iyi bir anımsatıcı olarak hareket ederken herkesin uzakta olduğunuzu bilmesini sağlamak için ayrı bir toplantı isteği göndermeniz gerekmez.

Yazar hakkında

Pasbarış, Outlook için lider içerik yazdır. Pabarış Eddy Outlook masaüstü için müşteri adayı içerik yazdır. Eski Outlook MVP 'si ve Outlook 'un çok eski sürümlerindeki çeşitli kitapların yazarı. Htar 'ı okurken ve yürütürken Seattle 'da yaşar.

Sayfanın Başı

Not:  Bu sayfanın çevirisi otomasyon aracılığıyla yapılmıştır ve bu nedenle hatalı veya yanlış dil bilgisi kullanımları içerebilir. Amacımız, bu içeriğin sizin için faydalı olabilmesini sağlamaktır. Bu bilgileri yararlı bulup bulmadığınızı bizimle paylaşır mısınız? Kolayca başvurabilmek için İngilizce makaleye buradan ulaşabilirsiniz.

Microsoft 365 ile bir adım önde olun

Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×