Genel Bakış: Site sahipleri için site yönetimi, izin ve paylaşımı

Modern SharePoint sitesi gezinti yapısı

En etkili SharePoint siteleri, kullanıcıların ihtiyaçları olan şeyi çabucak bulmalarına yardımcı olur. Kullanıcılar böylece buldukları bilgileri kararlar almak, neler olup bittiğini öğrenmek, ihtiyaçları olan araçlara erişmek ya da bir sorunu çözmeye yardımcı olmak adına meslektaşlarıyla ortak çalışmak için kullanabilir. SharePoint'te site gezintisini planlama hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bilgi mimarinizin bir parçası, bilgilerin sınıflandırılmasını içerebilir. Yayımladığınız bilgilerin şirket için değeri yüksekse, özel güvenlik gerektiriyorsa veya mevzuat uyumluluğu kuralları kapsamındaysa, dikkatle yönetilmesi gereken belirli içerik türlerini belirlemek için bir sınıflandırma düzeni ayarlamayı göz önünde bulundurun. Bilgileri belirli listeler ve kitaplıklar halinde düzenledikten sonra, içeriğin nasıl görüntülendiğini yönetmek için idare özelliklerini kullanabilirsiniz.

Modern SharePoint mimarisi, kuruluşunuzun değişen gereksinimlerine göre esnek ve uyarlanabilir şekilde tasarlanmıştır. Modern siteler, merkez siteleriyle ilişkilendirilebilir. İlişkili siteler gezintiyi ve markayı merkezle paylaşır. Hub sitesi sahibi tarafından etkinleştirilirse ve site sahipleri onaylarsa, ilişkili siteler hub izinlerini de paylaşabilir.

Sitenizin gezinti yapısını belirlerken aşağıdakileri dikkate alın:

• Sitede ne tür içerik olacak? Bu içerik sayfalara, listelere ve kitaplıklara nasıl dönüştürülecek?

• Bilgiler sitede nasıl sunulacak?

• Site kullanıcıları sitede nasıl gezinecek?

• Bilgiler belli hedef kitlelere nasıl yönlendirilecek?

• Arama nasıl yapılandırılacak ve en iyi duruma getirilecek?

Modern sitelerde izinleri yönetme

Kuruluşunuzun görev açısından kritik bilgilerinin bütünlüğü, gizliliği ve gizliliği, sitenizi ne kadar güvenli hale getirebileceğinize ,özellikle de sitenize erişim vermeyi seçtiğiniz kişilere bağlıdır. Modern sitelerde izinleri yönetme işlemine hem kullanıcılar hem de kullanıcı grupları dahildir. Modern iletişim ve ekip sitelerinde izinler, her siteye farklı seçenekler sağlayan site şablonlarından gelir.

İletişim siteleri Microsoft 365 gruplarla ilişkilendirilmez ve bu sitelerde üç varsayılan rol grubu vardır: Site sahipleri, Site üyeleri ve Site ziyaretçileri.

İzin stratejisi geliştirirken göz önünde bulundurmanız gereken bazı ipuçları şunlardır:

• En Düşük Ayrıcalık İlkesini İzleyin: Atanan görevlerini gerçekleştirebilmeleri için kişilere en düşük izin düzeylerini verin.

• Standard varsayılan grupları kullanın: Kişileri standart, varsayılan gruplara (Üyeler, Ziyaretçiler, Sahipler gibi) ekleyerek onlara erişim verin.

• İçeriğinizi güvenlik düzeyine göre bölümlere ayırmayı düşünebilirsiniz: Hassas belgeleri büyük bir kitaplıkta dağıtıp özel izinlerle korumak yerine, onlar için özel bir site veya kitaplık oluşturun.

Başlığa göre modern site izinleri

Site sahipleri için daha fazla kaynak:

• SharePoint sitenizi özelleştirme

• SharePoint sitenizde gezintiyi özelleştirme

• Modern SharePoint'te arama yapma

• SharePoint merkez sitesi ayarlama

• SharePoint iletişim sitenizi yönetme

• SharePoint site ayarlarınızı yönetme

• Sitenizi paylaşma

• Bir liste, kitaplık veya tek bir öğe için izinleri düzenleme

Alt site oluşturma

Ekip üyelerinizin belirli projelerde kullanmak üzere ekip sitesi altında alt siteler oluşturabilmelerini isteyebilirsiniz.

Yeni alt siteleri kendi başına oluşturabilmek grup açısından oldukça faydalı olabilir, ama sınırsız site oluşturmak durumun kontrolden çıkmasına yol açabilir. Alt siteler serbest bir şekilde arttığında sorunlar oluşmaya başlayabilir. Örneğin:

• Kullanıcıların doğru alt siteyi bulması veya doğru alt siteyi bulup bulmadıklarına emin olmaları zordur.

• Bilgiler birkaç alt sitede yinelenerek yüksek maliyetli depolama alanını kullanabilir ve bakım çalışmaları için ek çaba harcanması gerekebilir.

• Alt sitelerdeki güncel olmayan bilgiler yıllar boyunca arama sonuçlarında görünebilir. Hangi bilgi sürümünün güncel olduğunu anlamak zorlaşabilir.

• Çok sayıda alt site için izinleri yönetmek önemli bir iş haline gelebilir ve kullanıcılar istemeden gerçekten sahip olmamaları gereken bilgilere erişim sağlayabilir.

• Çalışanlar gruptan ayrıldıkça, onların oluşturdukları alt siteler boşalacağı için karışıklığa yol açabilir ve geri kalan site kullanıcıları için arama sonuçları zor anlaşılır bir hal alabilir.

Aşağıdaki konularda site oluşturmaya yönelik bazı ilkeler ayarlarsanız zaman ve enerjiden tasarruf edebilirsiniz:

• Kimlerin alt site oluşturmasına izin veriliyor?

• Yeni alt sitelerin önceden onaylanması gerekiyor mu? Öyleyse, onaylama ölçütleri nelerdir ve bunları kim onaylıyor?

• Yeni alt sitelerde daha önceden oluşturulmuş şablonlar ve temalar mı kullanılmalıdır?

• Sitede ne kadar bilgi depolanabilir? Yani, sunucuda ne kadar disk alanı kaplayabilirler?

• Sitede gezinti stratejileri kullanmayla ilgili kurallar nelerdir?

• Alt sitelerdeki bilgiler silininceye ya da arşivleninceye kadar ne kadar süreyle depolanmalıdır?

Daha fazla bilgi için bkz. Site veya alt site oluşturma.

İzin yönetimi

Kuruluşunuzun görev açısından kritik bilgilerinin bütünlüğü, gizliliği ve gizliliği, sitenizi ne kadar güvenli hale getirebileceğinize ,özellikle de sitenize erişim vermeyi seçtiğiniz kişilere bağlıdır.

Sitenize erişim izni verme ve sitenize erişimi kısıtlamak, izinleri yönetme olarak adlandırılır ve site sahibi olarak en önemli sorumluluklarınızdan biridir.

İzin stratejisi geliştirirken göz önünde bulundurmanız gereken bazı ipuçları aşağıdadır.

• En Düşük Öncelik İlkesine Uyun: Kişilerin kendilerine atanan görevleri gerçekleştirmeleri için onlara en düşük izin düzeylerini verin.

• Kişileri standart, varsayılan gruplara (Üyeler, Ziyaretçiler, Sahipler gibi) ekleyerek onlara erişim verin. Çoğu kişiyi Üyeler veya Ziyaretçiler grubuna ekleyin, Sahipler grubundaki kişi sayısını kısıtlayın.

• Anlaşılır ve kolayca görselleştirilen bir hiyerarşi oluşturmak için izin devralmayı kullanın. Bir başka deyişle, kişilere izin atamak yerine gruplarla çalışmayı tercih edin. Mümkünse, alt sitelerin benzersiz izinler kullanmak yerine izinlerini ekip sitenizden devralmasını sağlayın.

• İzin devralmanın avantajlarından yararlanmak için içeriğinizi düzenleyin: İçeriğinizi güvenlik düzeyine göre bölün; büyük bir kitaplıkta dağıtıp benzersiz izinlerle korumak yerine, hassas belgeler için özel bir site veya kitaplık oluşturun.

İzinleri ayarlama hakkında bilgi için bkz. SharePoint izin düzeylerini anlama veya Liste, kitaplık veya kişisel öğe izinlerini düzenleme.

Bilgi mimarisi

Sitenin bilgi mimarisi, bir kitabın içindekiler tablosu gibidir: Bu sitedeki bilgilerin (web sayfaları, belgeleri, listeleri ve verileri) nasıl düzenlendiğini ve sitenin kullanıcılarına nasıl sunulduğunu belirler. Bilgi mimarisi genellikle site içeriğinin, arama anahtar sözcüklerinin, veri türlerinin ve diğer kavramların yer aldığı hiyerarşik bir liste olarak kaydedilir.

Bilgi mimarisi oluşturmak için, sitede sunulacak bilgileri çözümlemeniz gerekir. Aşağıda, bilgi mimarisi geliştirmek için kullanabileceğiniz bazı sorular yer almaktadır:

• Sitede ne tür içerik olacak? Bu içerik alt sitelere, listelere, kitaplıklara vb. nasıl çevrilecek?

• Bilgiler sitede nasıl sunulacak?

• Site kullanıcıları sitede nasıl gezinecek?

• Bilgiler hedef kitlelere nasıl yönlendirilecek?

• Arama nasıl yapılandırılacak ve en iyi duruma getirilecek?

Bilgi mimarinizin bir parçası olarak bilgilerin sınıflandırmasını da içerebilirsiniz.

İşlediğiniz bilgilerin şirket için değeri yüksekse, özel güvenlik gerektiriyorsa veya mevzuat uyumluluğu kuralları kapsamındaysa, dikkatle yönetilmesi gereken belirli içerik türlerini belirlemek için bir sınıflandırma düzeni ayarlamak isteyebilirsiniz.

Bilgileri belirli listeler ve kitaplıklar halinde düzenledikten sonra, içeriğin nasıl yönetileceğini yönetmek için idare özelliklerini kullanabilirsiniz. Örneğin:

Dosyaların kullanıma alınmasını zorunlu kılma

Bir dosyayı kullanıma almanız zorunlu tutulduğunda, dosya iade edilene kadar tek bir kişinin düzenleyebileceğinden emin olursunuz. Belgelerin kullanıma alınmasını zorunlu tutma, birden çok kişinin aynı anda değişiklikler yapıp düzenleme çakışmalarına ve karışıklığa neden olmasını önler. Kullanıma almayı zorunlu tutma, ekip üyelerine bir dosyayı iade ettiklerinde açıklama eklemelerini anımsatmaya da yardımcı olabilir; böylece her sürümde nelerin değiştiğini daha kolay izleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Kitaplığı dosyaların kullanıma alınmasını gerektirecek şekilde ayarlama.

Sürümleri izleme

Dosyaların önceki sürümlerini saklamanız gerekiyorsa, kitaplıklar dosyaları izlemenize, depolamanıza ve geri yüklemenize yardımcı olur. Aynı şekilde tüm sürümleri izlemeyi seçebilirsiniz. İsterseniz, kılavuza yeni bölüm ekleme gibi işlemler için bazı sürümleri ana sürüm olarak ve yazım hatası düzeltme gibi işlemler için de bazılarını alt sürüm olarak belirleyebilirsiniz. Depolama alanını yönetmenize yardımcı olması için her sürüm türünde depolamak istediğiniz sürüm sayısını da seçebilirsiniz. Sürüm oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Sürüm oluşturma liste veya kitaplıkta nasıl çalışır?

Sitenin kullanım ömrü ve kullanımdan kaldırılması

Belge çalışma siteleri ve tartışma siteleri gibi siteler artık kullanışlı olmasalar da saklanırlar ve bu nedenle de yüksek maliyetli depolama alanını kullanmaya ve arama sonuçlarını zor anlaşılır hale getirebilirler. Siteleri ve içeriklerini (yılda en az bir kez) gözden geçirmeye değer olup olmadıklarını görmek için bir zamanlama ayarlamak iyi bir fikirdir.

Kuruluşunuzun daha büyük idare modelinin eski siteleri de göz önünde bulundurabileceğini de unutmayın. Örneğin, 90 gün boyunca dokunulmayan siteleri yönetici otomatik olarak silebilir. Site sahibi olarak size de bunun yapılacağını belirten bir e-posta gönderilebilir. Kullanım ömrü ve kullanımdan kaldırma ilkeleri hakkında daha fazla bilgi için bkz. Site kapatma ilkeleri.