InfoPath Forms Services'a giriş

Synopsis InfoPath Forms Services, kullanıcıların web tarayıcısında form doldurmasını mümkün kılan bir sunucu teknolojisidir. Formları merkezi bir konumda yöneterek iş süreçlerini kolaylaştırabilir ve müşteriler, iş ortakları ve tedarikçilerle ilişkileri geliştirebilirsiniz.

InfoPath Forms Services genel bakış

Kullanıcı dostu formlarla müşterilere, iş ortaklarına ve tedarikçilere ulaşın

Form temelli iş süreçlerini kolaylaştırma

Formları ve form şablonlarını merkezi bir konumda yönetme

InfoPath Forms Services genel bakış

Kullanıcıların tarayıcı etkin form şablonunu doldurmak için bilgisayarlarında InfoPath'in yüklü olması gerekmez ve Web'den ek bir şey indirmeleri gerekmez. Tek gereken Windows Internet Explorer, Apple Safari veya Mozilla Firefox gibi bir tarayıcıya erişmektir. InfoPath Forms Services ayrıca formları ve form şablonlarını merkezi bir konumda depolamanıza ve yönetmenize olanak tanır. InfoPath Forms Services üzerinde oluşturulmuş ve Windows SharePoint Services 3.0 gerektirir. Bu, tasarladığınız form şablonlarını kuruluş genelinde ortak bir konuma yayımlamanızı sağlar. Ayrıca kullanıcılar, bir dosya koleksiyonunun depolandığı ve dosyaların genellikle aynı şablonu kullandığı klasörler olan SharePoint kitaplıklarına form gönderebilir. Formları belge yönetimi ve iş akışı ve hak yönetimi gibi yaşam döngüsü görevleriyle tümleştirmek de mümkündür.

InfoPath Forms Services teknolojisi, Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL'de ve ayrıca Microsoft Office Forms Server 2007'de ayrı ayrı kullanılabilir.

Tasarım deneyimi

Tarayıcıda doldurulabilen form şablonlarına tarayıcı etkin form şablonları adı verilir. Bu form şablonu türünü oluşturmak için InfoPath'te tarayıcı uyumlu bir form şablonu tasarlar, bunu InfoPath Forms Services çalıştıran bir sunucuda yayımlar ve Web'de kullanmak üzere etkinleştirirsiniz.

Bazı durumlarda, InfoPath Yayımlama Sihirbazı'nda Bu formun tarayıcı kullanılarak doldurulmasını etkinleştir onay kutusunu seçerek form şablonunu Web'de kullanmak üzere etkinleştirebilirsiniz. Diğer durumlarda, form şablonunu kurumsal ağınızdaki paylaşılan bir konumda yayımlamanız ve ardından form şablonunu etkinleştirme ve sunucuda kullanılabilir hale getirme konusunda yardım için bir sunucu grubu yöneticisine başvurmanız gerekir.

Aşağıdaki senaryolarda yönetici onayı gereklidir:

• Form şablonu yönetilen kod içeriyor.
• Form şablonu, sonuçta elde edilen formların kullanıcıların bilgisayarlarında dosyalar ve ayarlar gibi sistem kaynaklarına tam erişime sahip olmasını sağlayan bir Tam Güven güvenlik düzeyi gerektirir.
• Form şablonu, yönetici tarafından yönetilen bir veri bağlantısı kullanır.
• Form şablonu bir mobil cihazda görüntülenmek üzere etkinleştirildi.

Yönetici onayı gerekiyorsa, Yayımlama Sihirbazı form şablonunu bir yöneticiye teslim etmek üzere hazırlama adımlarında size yol gösterir.

Tarayıcı uyumlu bir form şablonu tarayıcı etkin olduktan sonra, kullanıcılar tarayıcılarını kullanarak bu form şablonunu temel alan formları doldurabilir.

Kullanıcı deneyimi

Tarayıcıda form doldurma kullanıcı deneyimi, InfoPath'te form doldurma deneyimiyle neredeyse aynıdır. Örneğin, yinelenen bölümler ve formüller ve koşullu biçimlendirme gibi özellikler gibi denetimler her iki ortamda da aynı şekilde çalışır.

Tarayıcıda form doldurmak InfoPath'te form doldurmak gibi olsa da, tek bir önemli fark vardır. Web tarayıcısında InfoPath menüleri ve araç çubukları, formu kaydetme, kapatma, yazdırma ve güncelleştirme seçeneklerini görüntüleyen formun üst kısmındaki bir araç çubuğuyla değiştirilir. Bu çubuk formun alt kısmında da görünür, böylece kullanıcıların formlarını tamamlamak için uzun bir formun en üstüne geri kaydırması gerekmez.

Form şablonunuz için gönderme seçeneklerini etkinleştirirseniz, kullanıcılar araç çubuğunda bir Gönder düğmesi de görür. Bu düğmeye tıkladığında, form verileri web hizmeti veya SharePoint listesi gibi form şablonunu tasarlarken belirttiğiniz veri kaynağına doğrudan gönderilir. Form şablonunuz birden fazla görünüme sahipse, kullanıcılar araç çubuğunda bir Görünüm listesi de görür.

1. Kullanıcılar, araç çubuğundaki Gönder düğmesine tıklayarak dış veri kaynaklarına veri gönderir.

2. Kullanıcılar, araç çubuğundaki Görünüm listesindeki bir öğeye tıklayarak görünümler arasında geçiş yapabilir.

Form şablonunuzu tasarlarken, araç çubuğu ayarlarını Form Seçenekleri iletişim kutusunda özelleştirebilirsiniz. Örneğin, bir veya daha fazla düğmeyi kaldırabilir veya kullanıcı formunun altındaki araç çubuğunu gizleyebilirsiniz.

Aşağıdaki bölümlerde, InfoPath Forms Services kullanmanın avantajları hakkında daha fazla bilgi edinacaksınız.

Sayfanın Başı

Kullanıcı dostu formlarla müşterilere, iş ortaklarına ve tedarikçilere ulaşın

Form şablonunu InfoPath Forms Services çalıştıran bir sunucuya yayımladığınızda, bunu yalnızca şirket intranetinizde değil, extranet siteleri veya şirket Web siteleri gibi dış Web sitelerine de dağıtabilirsiniz. Bu, işletmenizin başarısı için hayati önem taşıyan müşterilerden, iş ortaklarından, tedarikçilerden ve diğer kişilerden veri toplamanıza olanak tanır. Örneğin, büyük bir sigorta şirketi sigorta taleplerini toplamak ve işlemek için tarayıcı etkin tek bir form şablonu kullanabilir. Sigorta müşterisi, şirketin Web sitesindeki talep formunu doldurmak için bir tarayıcı kullanabilir. Alternatif olarak, müşteri talebi bildirmek için sigorta şirketini ararsa, bir sigorta aracısı InfoPath'i kullanarak intranet sitesinde aynı talep formunu doldurabilir. Benzer şekilde, bir devlet kurumu web sitesine tarayıcı etkin form şablonları göndererek vatandaşlardan veri toplayabilir.

Kullanıcılar bir kitaplığa giderek veya tarayıcılarında formun URL'sini girerek forma eriştiğinde iki şeyden biri olabilir:

• Form tarayıcıda açılır Kullanıcıların bilgisayarlarında InfoPath yüklü değilse, form tarayıcıda açılır ve diğer Web tabanlı formlarda olduğu gibi doldurabilir.

• Form InfoPath'te açılır Kullanıcıların bilgisayarlarında InfoPath yüklüyse, form InfoPath'te açılır ve bu formu diğer InfoPath formlarında olduğu gibi doldurabilir. InfoPath'te formu doldurduğu için, bu kullanıcılar formları doldurmak için tüm InfoPath özelliklerini kullanabilme avantajına sahip olur ve bunlardan bazıları tarayıcı formlarında kullanılamaz.

  Not

  Tercih ettiğiniz gibi, kullanıcıların bilgisayarlarında InfoPath yüklü olsa bile form şablonunuzun ayarlarını her zaman tarayıcıda açılacak şekilde özelleştirebilirsiniz. Bu, formu doldurma deneyiminin herkes için aynı olmasını istediğinizde veya kullanıcıların tasarım modunda temel form şablonunu açmasını veya değiştirmesini istemediğiniz için formun InfoPath'te açılmasını istemediğinizde yararlı olabilir.

Kullanıcılar kişisel dijital yardımcı (PDA) veya akıllı telefon gibi bir mobil cihazda form dolduracaksa, tarayıcı özellikli form şablonunuzu mobil cihaz tarayıcısı kullanarak açılıp doldurulacak şekilde tasarlayabilirsiniz. Kullanıcılar forma erişmek için bir mobil cihaz kullandığında, cihaz basitleştirilmiş biçimde ekranlarında açılır.

Form temelli iş süreçlerini kolaylaştırma

Formlar birçok iş işleminin merkezinde yer alır. tarayıcı özellikli form şablonlarını InfoPath Forms Services çalıştıran bir sunucuda barındırarak form verilerini mevcut iş süreçleri veya uygulamalarla tümleştirebilirsiniz. Örneğin şunları yapabilirsiniz:

• Mevcut iş sistemlerine veri gönderme Tarayıcı uyumlu bir form şablonu tasarlarken, Web hizmetlerine veya diğer dış veri kaynaklarına veri bağlantıları oluşturabilirsiniz. Bu sayede mevcut iş sistemlerine, kurumsal uygulamalara veya kurumsal veritabanlarına veri gönderebilirsiniz. Örneğin, satış departmanı mevcut müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemine satış müşteri adaylarını ve müşteri bilgilerini gönderebilen bir form tasarlayabilir.
• Mevcut iş sistemlerinden verileri sorgulama Mevcut iş sistemlerinde, kurumsal uygulamalarda veya kurumsal veritabanlarında verileri sorgulamak da mümkündür. Örneğin, kullanıcılar form şablonunuzu temel alan bir form açtığında, dış veri kaynağındaki verilerin formdaki ad ve adres alanlarında görünmesini isteyebilirsiniz. Bu, mevcut kuruluş verilerinden yararlanmanızı sağlar ve form doldurma işlemini basitleştirir.
• Formlara iş akışı ekleme Bir kitaplıkta depolanan form şablonuna iş akışı ekleyebilirsiniz. Bu, ortak iş süreçlerini tutarlı bir şekilde yönetmenizi sağlar. Örneğin, bir yönetici olarak, bir gider raporu formunu onaylayanlar listesi aracılığıyla yönlendirmek için bir onay iş akışı kullanabilirsiniz. Onaylayanlar gider raporu formunu onaylayabilir veya reddedebilir, onay görevini yeniden atayabilir veya formda değişiklik isteyebilir. InfoPath'te kullanıcılar, iş akışına katılmak için Dosya menüsündeki komutlara tıklar. Sunucuda, kitaplıktaki formun adına işaret edebilir, görüntülenen oka tıklayabilir ve ardından iş akışına katılmak için İş Akışları'na tıklayabilir.
  

Sayfanın Başı

Formları ve form şablonlarını merkezi bir konumda yönetme

Form şablonlarınızı ve ilişkili formlarınızı InfoPath Forms Services çalıştıran bir sunucudaki merkezi bir depoda depolayabilirsiniz. Bu, form ve form şablonlarını bulmayı, paylaşmayı ve yönetmeyi kolaylaştırır.

Önemli avantajlar şunlardır:

• Formları ve form şablonlarını merkezi bir konumda depolama Form şablonunu, SharePoint sitesinde kuruluşunuzdaki diğer kişilerle dosya oluşturabileceğiniz, toplayabileceğiniz, güncelleştirebileceğiniz ve yönetebileceğiniz bir konum olan kitaplıkla ilişkilendirebilirsiniz. Kullanıcılar bu kitaplıktaki form şablonunu temel alan formları doldurduğunda, tamamlanmış formlar kitaplıkta formların kendilerinden önemli bilgilerle birlikte görünür. SharePoint kitaplığının nasıl tasarlandığına bağlı olarak, kullanıcılar form şablonunuzu temel alan formları doldurabilir, tamamlanmış formlardaki verileri Microsoft Office Excel'e aktarabilir veya çeşitli formlardaki verileri tek bir formda birleştirebilir. Aşağıdaki örnekte, kitaplıkta depolanan gider raporları gösterilmektedir.
  
• Form şablonlarını yönetmek için içerik türlerini kullanma Form şablonunu site içerik türü olarak yayımlamak için InfoPath Yayımlama Sihirbazı'nı kullanabilirsiniz. İçerik türü, bir form şablonunu, bir dizi sütunu ve iş akışı veya ilke ayarları gibi sunucudaki belge yönetimi ayarlarını tanımlar.
  İçerik türleri oluşturarak, form şablonlarını ve ayarlarını site koleksiyonunda yeniden kullanabilirsiniz. Geçmişte, birden çok SharePoint kitaplığında form şablonu kullanmak istiyorsanız, form şablonunun her kitaplık için bir tane olmak üzere iki ayrı kopyasını yayımlamanız gerekiyordu. Form şablonunu güncelleştirmek istiyorsanız, form şablonunu her iki yerde de değiştirmeniz gerekiyordu. Ancak, artık bir form şablonunu site içerik türü olarak yayımlayabilirsiniz. İçerik türünü güncelleştirdiğinizde, değişikliğiniz bu içerik türünün kullanıldığı her yere otomatik olarak uygulanır.
  Bir site koleksiyonunda birden çok kitaplığa tek bir içerik türü atayabilir veya tek bir kitaplığa birden çok içerik türü atayabilirsiniz. Örneğin, şirketinizdeki satış departmanı tarafından kullanılan tüm kitaplıklara durum raporu formları için bir içerik türü ekleyebilirsiniz, böylece her satış ekibi aynı türde bilgileri toplar ve yönetime bildirir. Alternatif olarak, departmanınızın seyahat isteği, seyahat raporu ve gider raporu formları için farklı form şablonları kullandığını varsayalım. Üç form şablonunu site içerik türleri olarak yayımlayabilir ve ekip seyahati ile ilgili bilgileri depolamak için kullanılan tek bir kitaplığa ekleyebilirsiniz. Kişiler kitaplıktan yeni bir form oluşturduklarında, bu form şablonlarından hangisini kullanmak istediklerini seçebilir.
• Formları ve form şablonlarını yönetme Sunucu grubu yöneticileri, form şablonlarına kullanıcılar tarafından nasıl erişilip kuruluş genelinde dağıtılma şeklini denetleyebiliyor. Örneğin, site genelinde form şablonlarını kimlerin yayımlayabileceğini denetleyebilir veya form kullanıcılarını en az etkiyle sunucuda form şablonlarını nasıl yükselteceklerine karar verebilirler.
• Veri bağlantılarını merkezi bir konumda yönetme Birden çok form şablonu aynı veri bağlantılarını kullanacaksa, bu veri bağlantısının ayarlarını veri bağlantısı kitaplığındaki bir veri bağlantısı dosyasında depolayabilirsiniz. Kullanıcı bir veri bağlantısı dosyasına bağlanan bir form açtığında InfoPath, dış veri kaynağına bağlanmak için bu dosyadaki ayarları kullanır. Bu şekilde, birden çok form şablonu aynı veri bağlantısı dosyasını kullanabilir, bu nedenle her form şablonu için el ile aynı veri bağlantısını oluşturmanız gerekmez. Ayrıca, dış veri kaynağı için konum veya bağlantı ayarları değişirse, veri bağlantısını kullanan her form şablonunu güncelleştirmeniz gerekmez. Bunun yerine, veri bağlantısı dosyasını bir kez güncelleştirirsiniz ve tüm form şablonları beklendiği gibi çalışmaya devam eder.

Sayfanın Başı