Kayıt Merkezi sitesi oluşturma

Kayıt yönetim planını tanımlama

En yüksek düzeyde, kayıt yönetim programını hayata geçirmek için Kayıt Merkezi sitesinin tasarımı iki önemli adımdan oluşur:

1. Kuruluş bir kayıt yönetim stratejisi ve resmi kayıt yönetim planı geliştirmelidir. Bu, kayıt yöneticileri, uyumluluk sorumluları, BT uzmanları ve bilgi çalışanları arasında koordinasyon gerektiren, işbirliğine dayalı bir çalışmadır.

2. Kuruluş bundan sonra kayıt yönetim planını hayata geçirmek için bir veya birden çok Kayıt Merkezi sitesi yapılandırmalıdır.

Aşağıdaki bölümlerde, bu adımlardan her birinin içerdiği birincil öğeler genel hatlarıyla gösterilir.

Kayıt yönetim planlaması

Kuruluşun kayıt yönetim çözümü olarak bir Kayıt Merkezi sitesi yapılandırabilmesi için, önce kayıt yönetim stratejisini yansıtan resmi bir plan geliştirmesi gerekir. Resmi kayıt yönetim planının belirli öğeleri, tek tek kuruluşlar veya işletmeler için büyük olasılıkla benzersiz olacaktır. Bununla birlikte, neredeyse tüm kayıt yönetim planları aşağıdaki belgeleri ve süreçleri içerir:

Dosya planı      Dosya planı, kuruluşun resmi iş kayıtları olarak kabul ettiği belge veya öğe türlerini açıklar. Bu kayıtların nerede depolandığını gösterir ve bir kayıt türünü diğerinden ayıran bilgileri sağlar. Dosya planı ilkelerden, süreçlerden ve kayıt oluşturma, depolama ve yönetme yönergelerinden oluşan kapsamlı bir koleksiyon işlevi görür. Dosya planı kağıt, blog, wiki, e-posta ve elektronik dosyalar gibi her türlü medya üzerindeki kayıtları içermelidir. Ayrıca, her kaydın nasıl sınıflandırıldığını, güvenlik altına alındığını ve sonunda nasıl imha edildiğini de belirtmelidir. Gizli, Çok Önemli, Meslek Sırrı veya Ayrıcalıklı kayıtlar gibi özel kayıt kategorileriyle ilgili dikkate alınacak noktaları da içermesi gerekir. Son olarak, bir dosya planı her kayıt türünü yönetmekten sorumlu olan kişileri belirtmelidir.

Kayıt kitaplıkları    Kayıt kitaplıkları önemli kayıtları sınıflandırmak ve depolamak için temel olarak oluşturduğunuz belge kitaplıklarıdır. Alıkoymak istediğiniz her kayıt türü için bir kayıt kitaplığı oluşturursunuz. Kayıtlar, İçerik Düzenleyicisi’nde yapılandırılan ayarlar temelinde uygun kitaplığa otomatik olarak yönlendirilir.

İçerik türleri    Kuruluşunuzun depolaması gereken kayıt türlerini tanımlamak ve her kayıt türünün tüm benzersiz özelliklerini tanımlamak için kayıt türleri oluşturursunuz. Belirli tipteki kayıtlar için kayıt türleri tanımlayarak, kuruluşunuz bu içerik gruplarından her birinin tutarlı bir şekilde yönetilmesini güvence altına alabilir. Office belgeleri, PDF’ler, TIFF’ler (taranmış resimler), e-postalar, anlık ileti konuşmaları, videolar ve fiziksel kayıtların hepsi, oluşturduğunuz içerik türleriyle sınıflandırılabilir ve depolanabilir. Örneğin “sözleşme” adlı her kayıt, SharePoint’in kayıt yönetim sistemi içinde aynı şekilde ve tutarlı bir yöntemle işlem görür. Kayıtları sınıflandırmak ve depolamak için içerik türlerinin kullanılması, kayıt kitaplıklarını kullanmanın alternatif bir yöntemidir.

Bekletme zamanlaması      Bekletme zamanlaması, dosya planındaki her kayıt türünün ne kadar süreyle bekletilmesi gerektiğini (bekletme süresi) ve bu dönemin sonuna gelindiğinde kayıt türünün imha edilme sürecini (imha süreci) belirler. Bekletme zamanlamasındaki yönergelerde genellikle yasal gereksinimler, kuruluşun riskleri ve iş ihtiyaçları temel alınır. Buna ek olarak, bekletme zamanlaması genellikle her kayıt türü için bekletme dönemini belirleyen risk yönetimi beklenmedik durumlarını açıklar.

Uyumluluk gereksinimleri belgesi      Uyumluluk gereksinimleri belgesi, kayıt yönetiminde kullanılan BT sistemlerinin uyması gereken kuralları, sahip olması gereken özellikleri ve uyumluluğu güvence altına almak için desteklemesi gereken normal izleme türlerini tanımlar.

• Kayıtların imhasını askıya almaya yönelik resmi süreç      Çoğunlukla bekletme olarak adlandırılan bu süreç, kuruluşun mahkeme nedeniyle tutma, denetim veya soruşturma gibi olaylarda kayıtların imhasını nasıl askıya aldığını ayrıntılarıyla açıklar.

• Kayıtların işlenmesini izleme ve raporlama sistemi      Çalışanların kayıtları dosyalar, kayıtlara erişir ve bunları yönetirken tanımlı ilkelere ve süreçlere uyduğundan emin olmak için, kayıt yönetim programının kayıtların işlenmesini izlemeye ve raporlamaya yönelik bir süreci veya sistemi olmalıdır.

Sayfanın Başı

Kayıt Merkezi sitesini yapılandırma

Kuruluş kayıt yönetimini ayrıntılı olarak planlama çalışmasına giriştikten ve kayıt yönetimi için resmi bir plan geliştirdikten sonra, bu programı uygulamasına yardımcı olacak bir Kayıt Merkezi sitesi oluşturabilir ve yapılandırabilir.

Kayıt Merkezi sitesini yapılandırmak için aşağıdaki adımları izlemelisiniz:

1. Dosya planında belirtilen her kayıt türünü yönetmek ve depolamak için kayıt kitaplıkları veya listeleri oluşturun.

   • Kayıt planınızdaki içerik türlerinden her biri için bir kayıt kitaplığı oluşturmanızı öneririz.

   • Kayıtlar Kayıt Merkezi’ne gönderildiğinde, ilgili listeye veya kitaplığa yönlendirilir.

2. Dosya planında belirtilen her kayıt türünün meta verilerini saklamak ve görüntülemek üzere, ilgili belge kitaplıkları, listeleri veya içerik türleri için sütunlar oluşturun.

3. Kayıt Merkezi sitesindeki her kayıt türü için bilgi yönetim ilkelerini belirtin. Bu ilkeler, kuruluşunuzun dosya planında ve bekletme zamanlamasında belirtilen bekletme dönemlerini ve denetim gereksinimlerini yansıtmalıdır.

4. Her kayıt türünü uygun konumuna yönlendirmek için İçerik Düzenleyicisi’ni yapılandırın. Kayıtlar el ile veya programlama yoluyla Kayıt Merkezi’ne gönderildiğinde, uygulama bu özelliği kullanarak kaydın Kayıt Merkezi sitesi içinde nasıl sınıflandırılacağını ve nereye gönderileceğini saptar.

Sayfanın Başı