Kayıt, kuruluş tarafından gerçekleştirilen ve bir süre saklama gerektiren bir etkinlik veya işlem için kanıt olarak hizmet veren bir kuruluşta yer alan diğer elektronik veya fiziksel varlıktır. Kayıt yönetimi, bir kuruluşun şu süreçtir:
-
Ne tür bilgilerin kayıt olarak kabul gerektiğini belirler.
-
Kayıt haline gelecek olan etkin belgelerin nasıl ele alındıktan sonra işlemesi gerektiğini ve kayıt olarak bildirdikten sonra bunların nasıl toplanacaklarını belirler.
-
Yasal, ticari veya mevzuat gereksinimlerini karşılamak için her kayıt türünün ne şekilde ve ne kadar süreyle tutulacaklarını belirler.
-
Kuruluşun kayıt yönetimi yükümlülüklerine uygun maliyetli ve izinsiz olmayan bir yolla uyumlu olmasını sağlamak için çözüm çözümleri ve iş süreçleri araştırarak uygulama.
-
Süresi dolmuş kayıtların konumlarını bulma veya nedenler gibi dış olaylarla ilgili kayıtları bulma ve koruma gibi kayıtlarla ilgili görevleri gerçekleştirir.
Hangi belgelerin ve diğer fiziksel veya elektronik öğelerin kayıtları olduğunu belirlemek şirket uyumluluk sorumlularının, kayıt yöneticilerinin ve güvenlik görevlilerinin sorumluluğundadır. Bu kişiler, kuruma ilişkin tüm kurumsal içeriği dikkatle kategorilere ayırmanıza yardımcı olarak, belgelerin uygun süre boyunca tutulacak şekilde tutulmasında size yardımcı olabilir. İyi tasarlanmış bir kayıt yönetim sistemi, kuruluşun yasal olarak korunmasına yardımcı olur, kuruluşun yasal yükümlülüklerle uyumluluğu göstermelerine yardımcı olur ve kayıt olmayan güncel olmayan öğelerin etkili bir şekilde korunmasını teşvik ederek kuruluşun verimliliğini artırır.
Kayıt yönetim sistemi aşağıdaki öğeleri içerir:
-
Kuruluşta kayıt olunan, kaynak konumlar sağlayan ve içeriğin kayıt yönetim uygulamasına nasıl taşınacaklarını açıklayan ve kategorilere ayıran içerik çözümlemesi.
-
Kuruluşta kayıt olarak tutulacakları her tür kayıt için, onlara uygun ilkeleri, bunların ne kadar süreyle tutulacaklarını, nasıl atılması gerektiğini ve bunların yönetiminden kimin sorumlu olduğunu gösteren bir dosya planı.
-
Kuruluşun IT sistemlerinin uyumluluk sağlamak için izlemesi gereken kuralları ve kurumsal ekip üyelerinin katılımını sağlamak için kullanılan yöntemleri tanımlayan uyumluluk gereksinimleri belgesi.
-
İşbirliği sunucuları, dosya sunucuları ve e-posta sistemleri gibi tüm kayıt kaynaklarından artık etkin olan kayıtları toplama yöntemi.
-
Etkin durumdayken kayıtları denetleme yöntemi.
-
Kayıtların meta verilerini yakalama ve kayıt tarihlerini denetleme ve bunları koruma yöntemi.
-
Mahkemeler gibi olaylarda kayıtları tutma (yok etmelerini askıya alma) işlemi.
-
Çalışanların kayıtları dosyalamalarını, erişmelerini ve bunları tanımlı ilkelere ve süreçlere göre yönetmelerini sağlamak için kayıtların işlenmesini izleme ve raporlama sistemi.
SharePoint , kuruluşların tümleşik kayıt yönetim sistemleri ve süreçleri uygulamalarına yardımcı olacak özellikler içerir.
Kayıt yönetimi planlamaya genel bakış
Bu konu başlığında, SharePoint 'a dayalı olarak uygulayan kayıt yönetim sisteminin kuruluş kayıt yönetimi hedeflerine ulaşacaklarını sağlamak için atılması gereken planlama adımları açıklanmıştır. Kayıt yönetim planlama sürecinin önizlemesi aşağıdadır:
-
Kayıt yönetimi rollerini belirleme Başarılı kayıt yönetimi için özel roller gerekir, örneğin:
-
Kayıt yöneticileri ve uyumluluk yetkililerini, kuruluşta kayıtları kategorilere ayırmak ve kayıt yönetim sürecini çalıştırmak için.
-
Kayıt yönetimini etkili bir şekilde destekleyen sistemleri hayata geçirecek IT personeli.
-
İçerik yöneticileri, kuruluş bilgilerini nerede tutulur ve ekiplerinin kayıt yönetimi uygulamalarına uymalarını sağlar.
-
-
Kurumsal içeriği çözümleme Dosya planı oluşturmadan önce, kayıt yöneticileri ve içerik yöneticileri kuruluşta hangi belgelerin ve diğer öğelerin kayıt olara dönüşer?
-
Dosya planı geliştirme Kurumsal içeriğinizi ve belirlenen bekletme zamanlamalarını çözümledikten sonra, dosya planının kalan kalanını doldurun. Dosya planları kuruluştan kuruluşa farklılık gösterir, ancak genel olarak kuruluşun kayıt olduğunu kabul eden öğe türleri, bunların depolandığı yeri gösterir, bekletme sürelerini açıklar ve bunları yönetmekten sorumlu olan kişi ve ait olduğu daha geniş kayıt kategorisi gibi başka bilgiler sağlarlar.
-
Bekletme zamanlamaları geliştirme Her kayıt türü için, ne zaman etkin olmadığını (kullanıldı) ve bundan sonra ne kadar süreyle tutulılması gerektiğini ve sonunda nasıl atılması gerektiğini belirler.
-
Belge yönetimi uygulamalarını değerlendirme ve geliştirme Belge depolarında gerekli ilkelerin uygulandığından emin olun. Örneğin, uygun denetimlerin kayıtlarla birlikte korun olması için içeriğin uygun şekilde denetlene olduğundan emin olun.
-
Kayıt yönetimi çözümünü tasarlama Kayıt arşivi oluşturmak, kayıtları yerinde yönetmek veya iki yaklaşımdan birini kullanmak arasında bir birleşim olup olmadığını belirler. Dosya planınıza bağlı olarak, kayıt arşivini tasarlar veya var olan sitelerin kayıtları içermesi için nasıl kullanıla bir karar ve sonra da bunu nasıl kullanabileceğinizi belirler. Belgeyi yönlendirecek konumu belirleyen içerik türlerini, kitaplıkları, ilkeleri ve gerektiğinde meta verileri tanımlayın.
-
İçeriğin kayıt haline nasıl olduğunu planlama SharePoint hem etkin belge yönetimi hem de kayıt yönetimi için kullanıyorsanız, belgeleri bir kayıt arşivine taşımak için özel iş akışları oluşturabilirsiniz. SharePoint veya dış belge yönetim sistemi kullanıyorsanız, bu sistemlerden içeriği kayıt arşivine taşımaya ya da belgeyi kayıt olarak bildirecek ancak belgeyi taşımayan arabirimler planebilir ve geliştirebilirsiniz. Ayrıca, kullanıcılara kayıt oluşturma ve kayıtlarla çalışma öğretecek bir eğitim planı da oluşturabilirsiniz.
-
E-posta tümleştirmeyi planlama E-posta kayıtlarını e-posta SharePoint , veya e-posta kayıtlarını e-posta uygulamasının kendi içinde yönetip yönetmey belirleme.
-
Sosyal içerik için uyumluluğu planlama Organizasyonunuz bloglar veya wiki'ler gibi sosyal medya kullanıyorsa, bu içeriğin nasıl kayıt haline gelecek olduğunu belirler.
-
Uyumluluk raporlaması ve belgelerini planlama Kuruluş gerekli kayıt yönetimi uygulamalarını gerçekleştirmektedir ve bu uygulamaları iletmektedir, kayıt yönetim planlarınızı ve süreçlerinizi belgelelisiniz. İşletmeniz kayıtlarla ilgili mahkemelere bağlı hale gelirse, bu kayıt yönetim yönergelerini, uygulama planlarını ve etkililik ölçümlerini üretmeniz gerekir.
