Dosya planı, dosyanın birincil kayıt yönetim planlama SharePoint . Kuruluşlar arasında dosya planları farklı olsa da, genellikle şöyledir:
-
Kuruluşun kayıt olmak için kabul eden öğe türleri açıklanmaz.
-
Öğelerin hangi kayıt kategorisine daha geniş ait olduğunu açıkların.
-
Kayıtların nerede depolandığı belirt.
-
Kayıtların bekletme dönemlerini açıklar.
-
Çeşitli türlerde kayıtları yönetmekle sorumlu olanları çizgilerle çizin.
Bu makalede, bir dosya planının içeriği ve organizasyonunız için nasıl dosya planı oluşturula açıklanmaktadır. Bu makale sizi, dosya planını kayded sayfalarını kaydetmeye de yönlendiren bir çalışma sayfasına da yönlendiren bir makaledir.
Kayıt türlerini belirleme
Kayıt olarak hangi etkin belgelerin kuruluşta olabileceğini belirlemek için kayıt yöneticileri, güvenlik görevlileri, uyumluluk görevlileri ve içerik yöneticilerinin işbirliği olması gerekir. Unutmayın; işletmeniz yüksek düzeyde düzenlemeye tabi bir endüstride değilken bile, kurumunu kayıt tutma zorunluluğuna sahip olacak genel yasalar vardır. Genel iş yasalarının yanı sıra, işletmenize özel yasal gereksinimleri değerlendirmeniz gerekir.
Organizasyonda kaydın ne olduğunu belirleme hakkında daha fazla genel bilgi sağlamak, bu makalenin kapsamı dışındadır. Büyük olasılıkla, işletmeniz zaten bir kayıt yönetimi biçimi içindedir ve ihtiyacınız olan kayıt yönetimi rollerinin çoğunu doldurdu ve zaten bir kayıt taksonominiz olabilir.
Genelde, kurumda hangi kayıtların olduğunu belirlemek için:
-
Kurumnizin yasal yükümlülüklerini ve iş ihtiyaçlarını anlıyoruz.
-
Kuruluşun bölmeleri genelinde işbirliğine dayalı bir çalışmada, etkin belgelerin nasıl kullan çalıştığını analiz etmek.
-
Kayıt olması gereken belge türleri listesi geliştirin. Örneğin, aşağıdakilerin kayıt olarak tutularak korunarak korunarak belirlen şunları yapabilirsiniz:
-
Şirket alanı kiralama sözleşmelerini yapmak.
-
Çalışanların avantajlarıyla ilgili belgeler.
-
Ürün araştırması ve geliştirmeyle ilgili belgeler.
-
-
Kayıtları kategorilere ayırma. Aynı kategorideki kayıtlar çoğunlukla aynı bekletme sürelerini içerir ve başka yöntemlerle benzer bir işlem gerektirir.
Topladığı bilgileri kaydetme. Kayıt tür, bu tür kayıtların ait olduğu kategori ve kayıt türle ilgili kısa bir açıklama.
Aşağıdaki örnek çalışma sayfasıdır:
|
Kayıt tür |
Kayıt kategorisi |
Açıklama |
|---|---|---|
|
Avantaj planları, sigorta planları, plan |
Çalışan Avantajı Açıklamaları |
Tüm çalışan avantajı planlarının açıklamaları. |
|
Bordro zaman çizelgeleri, ek bordro bilgileri |
Bordro Kayıtları |
Ödenen çalışma saatleri, fazla mesai ve maaş özetleri. |
|
Satıcı faturaları |
Faturalar |
Satıcılardan satın alınan malların veya hizmetlerin kayıtları. |
|
Ürün anketleri, anket soruları, eğitim kılavuzları, eğitim videoları |
Eğitim Malzemeleri |
İç veya dış eğitim sağlar. |
|
Sevkiyat formları, sevkiyat raporları |
Sevkiyat Kayıtları |
Malzeme sevkiyatlarını belgeler. |
|
Basın bülteni, gazete makaleleri |
Baskı Sürümler |
Ürünler ve hizmetlerle ilgili halkla ilişkiler bilgileri. |
|
Acil durum iletişim sayfaları, tıbbi plan kayıt formları, özgeçmişler, avantaj durum raporları |
Personel Kayıtları |
Kişilerin çalışma tarihlerini ve ilgili personel eylemlerini kayıtları. |
Dosya planını tamamlama
Hangi belgelerin kayıt olarak muhafazası gerektiğine karar verdikten ve bir dizi kayıt kategorisi oluşturdukktan sonra, her kayıt kümesi hakkında ek bilgi sağlayarak dosya planınızı tamamlanın. Aşağıdakini belirtin:
-
Her kayıt türlerinin ne kadar süreyle korun olması gerektiği.
-
Bekletme süresi sona erdiğinde kayıtların nasıl atılması gerekir.
-
Who, bu tür kayıtların birincil kayıt yöneticisidir.
-
Ne tür bir medya bu tür bir kayıtta depolanır?
Aşağıda tamamlanmış bir örnek dosya planı velanmıştır:
|
Kayıtlar |
Açıklama |
Medya |
Kayıt kategorisi |
Bekletme |
Disposition |
İlgili kişi |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
401k planlar |
Çalışan avantajı planının açıklaması. |
Web sayfaları |
Çalışan Avantajı Planları |
X yıl |
Yok |
Kathi Seli |
|
Sigorta planları |
Çalışan sigorta planının açıklaması. |
Yazdırma |
Çalışan Avantajı Planları |
X yıl |
Yok |
Reshma Patel |
|
Plan |
Çalışan planlarının açıklaması. |
Yazdırma |
Çalışan Avantajı Planları |
X yıl |
Yok |
Reshma Patel |
|
Bordro zaman çizelgeleri |
Ödenen çalışma saatleri, fazla mesai ve maaşların özeti. |
Elektronik belgeler |
Bordro Kayıtları |
X yıl |
Yok et |
Reshma Patel |
|
Ek bordro bilgileri |
Hastalık zamanı, tatil süresi ve maaş olmayan diğer bordro öğelerinin özetleri. |
Elektronik belgeler |
Bordro Kayıtları |
X yıl |
Yok et |
Reshma Patel |
|
Satıcı faturaları |
Satıcılardan satın alınan malların veya hizmetlerin kayıtları. |
Yazdırma |
Faturalar |
X yıl |
Yok et |
Eric Lang |
|
Ürün anketleri |
Müşteri memnuniyeti anketi. |
Web sayfaları |
Anket Malzemeleri |
X yıl |
Arşivleme |
Deniz Oğuz |
|
Anketler |
Müşteri demografilerini belirlemek için anket formu. |
Yazdırma |
Anket Malzemeleri |
X yıl |
Arşivleme |
Deniz Oğuz |
|
Eğitim kılavuzları |
Eğitim içeriğini sabit kopyalayıp kopyalayın. |
Yazdırma |
Eğitim Malzemeleri |
X yıl |
Yok et |
Deniz Oğuz |
|
Eğitim videoları |
Video eğitimi içeriği. |
Video |
Eğitim Malzemeleri |
X yıl |
Yok et |
Deniz Oğuz |
|
Sevkiyat formları |
Malzeme sevkiyatlarının yapılandırması |
Yazdırma |
Sevkiyat Malzemeleri |
X yıl |
Yok et |
Eric Lang |
|
Sevkiyat raporları |
Malzeme sevkiyatı belgeleri. |
Elektronik elektronik tablolar |
Sevkiyat Malzemeleri |
X yıl |
Yok et |
Eric Lang |
|
Baskı sürümler |
Ürün ve hizmetlerle ilgili sürümler. |
Elektronik belgeler |
Halkla İlişkiler Bilgileri |
X yıl |
Arşivleme |
Deniz Oğuz |
|
Gazete makaleleri |
Ürünler ve hizmetlerle ilgili haberler. |
Yazdırma |
Halkla İlişkiler Bilgileri |
X yıl |
Arşivleme |
Deniz Oğuz |
|
Acil durum kişi sayfaları |
Çalışan bilgileri. |
Elektronik belgeler |
Personel Kayıtları |
X yıl |
Yok et |
Reshma Patel |
|
Sağlık planı kayıt formları |
Çalışanların sağlık planları için kayıt formları. |
Elektronik belgeler |
Personel Kayıtları |
X yıl |
Yok et |
Reshma Patel |
|
Özgeçmişler |
Alınan özgeçmişler. |
Karma |
Personel Kayıtları |
X yıl |
Yok et |
Reshma Patel |
Not: Bu bölümün önceki sayfalarından biri örnektir. Bu, belirli bir dosya planı ayarları öneril değildir. Bunun bir örnek olduğunu ve hiçbir kayıt yönetim ilkesi önerisi olmadığını güçlendirmek için, hiçbir bekletme süresi sağlanmaz.
