Özet: SharePoint Server 2013'te hangi kayıt yönetimi yaklaşımını seçeceklerine karar verin.
Bir SharePoint arşivde kayıtları veya etkin belgelerle aynı belge deposundaki kayıtları yönetebilirsiniz. Yerinde SharePoint kullanarak, bir belgenin kayıt haline olduğunu bildirerek, kayıt olduğu gibi kalır ama SharePoint bunu kayıt olarak yönetir. Örneğin, kayıt olarak bildirilen belge farklı bir bekletme ilkesine sahip olabilir veya kullanıcılar belgeyi düzenleyememiyor olabilir.
Karma bir yaklaşım da mümkündür. Örneğin, etkin belgeleri olan kayıtları iki yıl süreyle yerinde tutabilirsiniz ve sonra bir proje tamamlandığında kayıtları kayıt arşivine taşıabilirsiniz.
Kayıtları ayrı bir Kayıt Merkezi sitesinde mi yoksa belgelerin oluşturulmuş olduğu işbirliği sitesinde mi yöneteceklerini düşünün, aşağıdaki soruları göz önünde bulundurabilirsiniz:
-
İşbirliği sitesi yönetimi kayıtları yönetmek için uygun mu? Endüstriniz ve denetim kayıtlarının etkin belgelerden ayrılması için yasal düzenleme gereksinimlerine tabi mi? Kayıtları içeren bir siteyi yönetmek için işbirliği sitesi yöneticisine güven mi gerekir? Kayıtları, işbirliği sitesinden daha kısıtlı erişim kullanan bir sitede veya farklı bir zamanlamada geri alınan bir sitede depolamak istiyor olabilir.
-
İşbirliği sitesi ne kadar süreyle kullanımda olacak? Kayıtlar, proje devam edenden daha uzun süre tutulacaksa, yerinde kayıt yönetim stratejisini seçmek, işbirliği sitesini artık kullanılmadan da korumaniz gereken anlamına gelir.
-
Belgeler kayıt olduktan sonra proje üyelerinin belgelere sık sık erişmesi gerekiyor mu? Yerinde bir yaklaşım kullanırsanız, proje üyeleri hem etkin hem de kayıt olsalar da belgelere aynı şekilde erişim sağlarlar.
-
Kuruluşta kayıt yöneticileri yalnızca kayıtlardan mı sorumlu yoksa kayıt veya etkin olup olmadığına bakılmaksızın tüm bilgilerden mi sorumlular? Kayıt yöneticileri yalnızca resmi kayıtlardan sorumlusa, onlar için ayrı bir Kayıt Merkezi sitesi olması daha kolay olabilir.
Aşağıdaki tabloda, kayıt merkezinde bulunan kayıtlarla bir işbirliği sitesinde yerinde yönetilen kayıtlarla neler yapabilirsiniz arasındaki farklar açık bulunmaktadır. Farklılıklar, hem kayıt yöneticilerinin hem de bir proje ekibi üzerinde işbirliği yapan çalışanların bakış açılarından sunulmaktadır.
|
Faktör |
Kayıt arşivi |
Yerinde kayıtlar |
|---|---|---|
|
Kayıt bekletmeyi yönetme |
İçerik düzenleyicisi, meta verilere dayalı olarak yeni kayıtları arşivin dosya planında otomatik olarak doğru klasöre koyar. |
Geçerli içerik türüne veya konuma bağlı olarak kayıtlar ve etkin belgeler için farklı ilkeler olabilir. |
|
Kayıtları hangi kullanıcıların görüntüley medyayla görüntüley kısıtlaması |
Evet. Arşiv, kaydın izinlerini belirtir. |
Hayır. Belge bir kayda haline geldiğinde izinler değişmez. Bununla birlikte, hangi kullanıcıların kayıtları düzenleyemez ve silebilir? kısıtlaması da silebilir. |
|
Kayıtları bulma kolaylığı (kayıt yöneticileri için) |
Daha kolay. Tüm kayıtlar tek bir konumdadır. |
Daha zor. Kayıtlar, birden çok işbirliği sitelerine yayılır. |
|
Tüm belge sürümlerini kayıt olarak koruma |
Kullanıcının, belgenin her sürümünü açıkça arşive göndermesi gerekir. |
Sürümlama özelliğinin açık olduğu varsay varsayarak otomatik olarak. |
|
Bilgileri bulma kolaylığı (ekip işbirliği yapanlar için) |
Daha da zor, ancak belge bir kayda haline geldiğinde işbirliği sitesine belgenin bağlantısı eklenebilir. |
Daha kolay. |
|
İşbirliği sitesi dağınıklığı |
İşbirliği sitesi yalnızca etkin belgeleri içerir. |
İşbirliği sitesi etkin ve etkin olmayan belgeler (kayıtlar) içerir, ancak yalnızca kayıtları görüntülemek için görünümler oluşturabilirsiniz. |
|
Kayıtları denetleme yeteneği |
Evet. |
İşbirliği sitesi denetim ilkesine bağımlıdır. |
|
Yönetim güvenliği |
Kayıt yöneticisi kayıt arşivini yönetebilir. |
İşbirliği sitesi yöneticilerinin kayıtları ve etkin belgeleri yönetme izni vardır. |
Aşağıdaki tabloda, iki kayıt yönetimi yaklaşım arasındaki, IT kaynaklarını yönetmeyi etkileyebilecek farklılıklar açıkmektedir.
|
Faktör |
Kayıt arşivi |
Yerinde kayıtlar |
|---|---|---|
|
Yönetecek site sayısı |
Diğer siteler. Yani, işbirliği sitelerinin yanı sıra ayrı bir arşiv de vardır. |
Daha az site. |
|
Ölçeklenebilirlik |
İşbirliği sitelerinde veritabanı boyutu baskısını kullanır. |
Maksimum site koleksiyonu boyutuna daha önce ulaşıldı. |
|
Yönetim kolaylığı |
Kayıtlar için ayrı site veya grup. |
Etkin belgeleri olan siteler için gerekenden daha fazla site hazırlama çalışması gerekmez. |
|
Depolama alanı |
Kayıtları farklı depolama ortalarında depolar. |
Birlikte depolanan etkin belgeler ve kayıtlar. |
