Bir dosya planı geliştirdikten ve kayıt yönetimi çözüm SharePoint sonra, elektronik ve sabit kopya gibi organizasyonda etkin belgelerin nasıl kayıt haline geleceklerini planlayın. Bu makalede, etkin belgeleri kayıt olarak beyan etmek için kullanabileceğiniz teknikler gözden geçirildi ve dosya plandaki öğelerin nasıl kayıt olacağını planlamak için bir yol önerir.
SharePoint'da etkin belgeleri kayıtlara dönüştürme SharePoint
Aşağıdaki teknikleri kullanarak etkin belgeleri kayıtlara dönüştürebilirsiniz:
-
Belgeyi el ile kayıt olarak bildirim.
-
Belgeyi kayıt olarak bildirecek veya belirtilen zamanda Kayıt Merkezi sitesine gönderen bir ilke tanımlama.
-
Kayıt Merkezi sitesine belge gönderen iş akışı oluşturma.
-
Yeni nesne modelini temel alan özel SharePoint kullanma.
Kayıtları el ile oluşturma
Yerinde kayıt yönetimi bir belge kitaplığı için etkinleştirilmişse, kullanıcılar belgenin uyumluluk ayrıntılarını düzenleyerek, kitaplıkta açıkça belgeyi kayıt olarak bildirilebilir. Site koleksiyonu yöneticisi yerinde kayıt yönetimini 2002'de leren biri olduğunda, site koleksiyonu yöneticisi kimin kayıtları bildirip geri alamayabileceklerini ve kullanıcılar kayıt haline gelen belgeleri düzenleyemez veya silebilir mi olduğunu belirtir.
Kayıt Merkezi sitesiyle bağlantı oluşturulursa, kullanıcılar Gönder komutunu kullanarak belgeleri Kayıt Merkezi sitesine el ile gönderebilir. Grup yöneticisi Kayıt Merkezi sitesiyle bağlantı yapılandırıldığında, bu komut tüm etkin belgelerde kullanılabilir duruma gelir. Bağlantının nasıl yapılandırılana bağlı olarak, belgeler Kayıt Merkezi sitesine kopyalanır, Kayıt Merkezi sitesine taşınır veya belgenin bir bağlantısının korunarak Kayıt Merkezi sitesine taşınır.
Kayıtları el ile Kayıt Merkezi sitesine göndermek pratik bir büyük ölçekli çözüm olsa da, kayıt oluşturmanın diğer yöntemlerini tamamlayıcı bir yöntem olarak kullanabilirsiniz.
İlke tanımlama
Bekletme ilkesi, belirli noktalarda belgeler üzerinde işlem gerçekleştirecek eylemleri belirtir. İlke eylemleri otomatik olarak gerçekleşir. Kullanıcıların eylemi başlatması zorunda değildir.
Özellikle kayıtları yönetmeyle ilgili iki ilke eylemi vardır: belgeyi başka bir konuma aktarma ve belgeyi kayıt olarak bildirim. Kayıt Merkezi sitesine bağlantı varsa, belgeleri Kayıt Merkezi sitesine gönderen bir ilke oluşturabilirsiniz. İlke, belgeyi Kayıt Merkezi sitesine kopyalamayı, taşımayı veya taşımayı ve belge kitaplığında bağlantı bırakmayı da belirtir. Yerinde kayıt yönetimi site için etkinleştirilmişse, belgeyi kayıt olarak bildiren bir ilke oluşturabilirsiniz. Özel eylem oluşturmak SharePoint nesne modelini de kullanabilirsiniz.
Bekletme ilkesi birden fazla aşamasında olabilir. Örneğin, belgenin son değiştirdikten bir yıl sonra önceki tüm sürümlerini silen ve belge son değiştirdikten beş yıl sonra belgeyi Kayıt Merkezi sitesine aktaran bir bekletme ilkesi oluşturabilirsiniz.
Yerinde kayıt yönetimi bir site için etkinleştirilmişse, site hem etkin belgeleri hem de kayıtları içerebilir. Bu durumda, etkin belgeler ve kayıtlar için farklı bekletme ilkeleri belirtebilirsiniz. Örneğin, etkin bir belgeyi oluşturulduktan iki yıl sonra kayıt olarak bildiren bir ilke oluşturabilir ve kayıt olarak bildirdikten yedi yıl sonra kaydı silen ikinci bir ilke oluşturabilirsiniz.
İş akışı oluşturma
İş akışı oluşturdukta, öğeyi bir depoya göndermek için eylem eklersiniz. Bu eylemi kullanarak, Kayıt Merkezi sitesine belge gönderecek iş akışları oluşturabilirsiniz. Ayrıca, iş akışına başka eylemler de dahil edebilirsiniz. Örneğin, belgenin yazarına onay isteğinda bulunan ve sonra belgeyi Kayıt Merkezi sitesine gönderen bir e-posta iletisi gönderen bir iş akışı oluşturabilirsiniz. Bir belge oluşturulduktan bir yıl sonra yeni iş akışını çalıştıran bir bekletme ilkesi oluşturarak, ilkeleri ve iş akışlarını birleştirebilirsiniz.
Kayıt Merkezi sitesine SharePoint kopyalanan özel bir iş akışı oluşturmak için de Kayıt Merkezi nesne modelini kullanabilirsiniz. Kayıt Merkezi sitesine dosya gönderen bir iş akışı, bir belgeyi yaşam döngüsü boyunca yönlendiren bir iş akışının parçası olarak belge yönetim sistemiyle tümleştirebilirsiniz. Gider raporları gibi öngörülebilir bir yaşam döngüsü olan belge türlerinde, belgeye çeşitli aşamalarda yol gösteren ve son adım olarak da belgenin bir kopyasını Kayıt Merkezi sitesine gönderen bir iş akışı gerçekleştirebilirsiniz. Yeni belge oluşturulurken iş akışı tetiklenmiş olabilir.
Özel çözüm kullanma
Kayıt Merkezi sitesine başka veri kaynaklarından içerik göndermek Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy alan ad alanı içinde yer alan nesneleri kullanan özel çözümler geliştirebilirsiniz. SharePoint nesne modelini kullanarak özel çözümlerin nasıl SharePoint hakkında daha fazla bilgi için SharePoint Yazılım Geliştirme Seti'ne (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Planınızı tamamlama
Dosya planını geliştirdikten ve içeriği Kayıt Merkezi sitesine taşıma yöntemlerini gözden geçirdikten sonra, her türden kaydın kayıtlarınızı Kayıt Merkezi sitesine nasıl göndereceklerini belirleyerek dosya planınızı geliştirin. Dikkat gerekenler şunlardır:
-
Uyumluluk zorunlu mu yoksa isteğe bağlı mı?
-
Kayıt yönetimi süreçlerine uyumlu olmak için, kuruluşta yer alan kullanıcıların ne olduğuyla ilgili bilginiz olabilir mi? Genelde el ile işlemlerden kaçının. Ancak, gerektiğinde ekip uyumluluğunu sağlamak için uygun eğitim ve izleme oluşturun.
-
İçerik, belge yönetim SharePoint depolanıyor mu?
-
Fiziksel içeriği mi koruysunuz? Sabit kopya veya CD-ROM gibi etkin fiziksel içeriğin yönetilmesi ve bekletme için bir kayıt kasaya gönderilmesi (kaydın Kayıt Merkezi sitesinde izlemeyle birlikte) bu konuda açıklanmaz benzersiz bir planlamayı gerektirir. Örneğin, kağıt belgenin elektronik sürümü yoksa, ilişkili ilkelere ve iş akışlarına sahip bir liste kullanarak öğeyi izlemeniz gerekir.
Aşağıdaki tabloda, örnek dosya planında bazı kayıtların Kayıt Merkezi sitesine nasıl taşınacakları gösterir:
|
Belgeler |
Açıklama |
Medya |
Kaynak konum |
Bir kayıt olur... |
|---|---|---|---|---|
|
Avantaj planı |
Çalışan avantajı planının açıklaması. |
Web sayfaları |
SharePoint kitaplığını ekleme |
Süre sonu ilkesiyle ilişkilendirilmiş özel iş akışını kullanma |
|
Sigorta planı |
Çalışan sigorta planının açıklaması. |
Yazdırma |
Belge listesinde liste öğesiyle ilişkilendirilmiş fiziksel SharePoint |
Bunu fiziksel bir kasaya göndererek ve kayıt merkezi sitesinde bir liste öğesi oluşturarak (barkod kullanarak) |
|
Bordro zaman çizelgeleri |
Ödenen çalışma saatleri, fazla mesai ve maaşların özeti. |
Elektronik belgeler |
Bordro kayıt sunucusu SharePoint |
Özel program kullanma |
|
Ürün geliştirme dosyaları |
Ürünlerin belirtimleri ve ilişkili belgeler. |
Elektronik belgeler |
SharePoint kitaplığını ekleme |
Süre sonu ilkesiyle ilişkilendirilmiş özel iş akışını kullanma ve Gönder komutunu el ile kullanma |
