Belge işbirliğini denetlemenin bir yolu, özellikle de birden çok kullanıcının kitaplığa erişimi olduğu durumlarda dosyaların kullanıma alınmasını zorunlu kılmaktır. Kitaplık kullanıma alınması gerekiyorsa, başkaları bunun üzerine yazamaz. Bununla birlikte, diğer kişilerin en son değişiklikleri görmesini veya kendi başlarına değişiklik yapmalarını engelleme riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Başkalarının belge üzerinde çalışması gerekiyorsa, dosyaların hızla iade edilmesi önemlidir.
Not
Kitaplığınızı, kullanıcılar kitaplıktaki belgeleri birlikte yazmayı planlıyorsa kullanıma almayı gerektirecek şekilde yapılandırmayın. Kullanıma alma gerektiğinde kullanıcılar belgeler üzerinde aynı anda çalışamaz.
Dosyaların düzenlenmek üzere kullanıma alınmasını gerektirme
Not
Yalnızca Tam Denetim veya Tasarım izinleri olan kullanıcılar kitaplıkları dosyaların kullanıma alınmasını zorunlu tutacak şekilde ayarlayabilir.
- Çalışmayı planladığınız kütüphaneye gidin.
-
Ayarlar
>Kitaplığı Ayarları'na bağlayın.
Bu menü öğelerini görmüyorsanız, şeritte Kitaplık'ı seçin ve Ayarlar grubundaKitaplık ayarları'nı seçin. - Ayarlar sayfasında Diğer kitaplık ayarları'nı seçin (SharePoint Classic'te Genel Ayarlar altındadır). Sürüm oluşturma ayarları’nı seçin.
- Kullanıma Alma Gerekiyor bölümünde, Belgelerin düzenlenebilmesi için önce kullanıma alınması gerekiyor mu?ifadesinin altında Evet'i seçin.
- Ayarlarınızı kaydetmek ve Kitaplık Ayarları sayfasına dönmek için Tamam'ı seçin.
Kitaplıkta kullanıma alma gerektiğinde ne olur?
| Bunu yaparsanız ... | Olan bu... |
|---|---|
| Dosya oluşturma veya kitaplığa ekleme | Başlangıçta dosya sizin kullanımınıza alınmış durumda olur. Başkalarının görebilmesini ve üzerinde çalışabilmesini sağlamak için, önce onu kitaplığa iade etmeniz gerekir. |
| Dosyayı düzenlemek için açma |
Düzenle'yi seçtiğinizde dosya otomatik olarak kullanıma alınır. Bir ileti iletişim kutusu, dosyayı kullanıma almak üzere olduğunuz konusunda sizi uyarır ve dosyayı yerel taslaklar klasörünüzde düzenleme fırsatı sunar. İade işleminden sonra dosya simgesi, dosyanın kullanıma alındığını gösteren aşağıyı gösteren yeşil bir okla kaplanır. Dosyayı kullanıma aldığınız sırada başka hiç kimse dosyayı değiştiremez ve yaptığınız değişiklikleri başka kimse göremez. |
| Dosya hakkındaki bilgilerde değişiklik yapma (özellikler) | Dosya henüz kullanıma alınmadıysa, başlık, yazar adı, son tarih, sözcük sayısı gibi özelliklerinde değişiklik yapabilmek için önce dosyayı kullanıma almalısınız. Dosyayı geri iade edene kadar değişiklikleriniz geçerlilik kazanmaz. |
| Başka birinin kullanımına alınmış dosyayı açmaya çalışma |
Check-Out ve Check-In Kontrol seçenekleri kullanılamaz. Başkasının kullanıma aldığı dosyayı kullanıma alamazsınız. Bunu yapmayı denerseniz, dosyanın başka biri tarafından kullanıma alındığını bildiren bir iletişim kutusu görüntülenir. Dosyayı kimin kullanıma aldığını öğrenmek için, dosya simgesinin üzerine gelin. Kullanıma alan kişinin adı araç ipucunda görüntülenir. Hızlı bir şekilde ihtiyacınız olursa, dosyanın iadesini istemek için bu kişiye başvurabilirsiniz. |
| Dosyayı iade etme | Yaptığınız değişikliklerle ilgili bir açıklama girmeniz istenir. Kitaplığınız sürümleri izliyorsa, açıklamanız sürüm geçmişinin bir parçası haline gelir. Hem birincil hem de ikincil sürümler izleniyorsa, iade ettiğiniz sürümün türünü seçmeniz istenir. Sürüm oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. |
| Dosyayı uzun süre kullanıma alınmış durumda tutma | Siz kullanıma aldığınızda başka hiç kimse değişikliklerinizi göremez veya dosyayı düzenleyemez. Bu, değişiklik yaptığınız süre boyunca yararlı olmakla birlikte, başkalarının kendilerine atanan görevleri gerçekleştirmesini de engelleyebilir. Dosyayı kullanıma aldıktan sonra mümkün olan en kısa sürede iade etmek hem iyi bir iş uygulamasıdır hem de genel nezakettir. Bazı durumlarda, yöneticinin dosyayı iade etmeye zorlaması gerekebilir. |