Microsoft 365, ekiplerin daha verimli işbirliği yapmasına yardımcı olabilecek çeşitli grup türleri sunar. Her Grup türünün e-posta konuşmalarını yönetme, dosya paylaşma veya olayları düzenleme gibi benzersiz bir amacı vardır. Bu makalede, Microsoft 365'teki farklı Grup türlerini ve bunların ne için kullanılabileceğini keşfedeceğiz. Böylece ekibinizin işbirliği gereksinimlerine uygun olanı seçebilirsiniz.
Microsoft 365'te grup türleri
-
Microsoft 365 Grupları kuruluşunuzda işbirliği için tasarlanmıştır. Belge, not ve toplantı ajandalarını paylaşabileceğiniz bir grup e-posta adresi ve SharePoint sitesiyle birlikte gelirler. proje yönetimi, ekip iletişimi ve belge paylaşımı için Microsoft 365 Grupları kullanabilirsiniz.
-
Dağıtım grupları , kuruluş içindeki ve dışındaki kişilere bilgi ve güncelleştirme yayınlamak için kullanılır. Bunlar iş güncelleştirmelerini, kuruluş değişikliklerini veya olayları belirli bir müşteri veya çalışan kümesiyle paylaşmak için kullanılabilir.
-
Güvenlik grupları , Microsoft 365 kaynaklarına erişim vermek ve yönetimi kolaylaştırmak için tasarlanmıştır. Araçlar, portallar, raporlar ve yazıcılar gibi önemli şirket kaynaklarına erişim vermek için kullanılabilir.
-
Posta özellikli Güvenlik Grupları , güvenlik gruplarına benzer, ancak tüm üyelere e-posta gönderme özelliğine sahiptir. Bunlar, satış ekibinize haber, promosyon ve şirket güncelleştirmeleri göndermek için kullanılabilir.
Gruplar Microsoft 365 yönetim merkezi veya Outlook, Teams gibi Microsoft 365 uygulamalarında oluşturulabilir. Kuruluşunuzun kurulumuna bağlı olarak çevrimiçi veya şirket içi gruplar oluşturabilirsiniz. Oluşturulduktan sonra üye ekleyebilir, izinleri ayarlayabilir ve işbirliği, iletişim ve kaynakları paylaşmak için kullanmaya başlayabilirsiniz.
Gruplar'da sahiplerin, üyelerin ve konukların rolleri
-
Sahip — Grubun sahibi, grubu oluşturan ve üzerinde tam denetime sahip olan kişidir. Sahipler üye ekleyebilir veya kaldırabilir, grup ayarlarını değiştirebilir ve dosyalar ve takvimler gibi grup kaynaklarını yönetebilir.
-
Üye — Üyeler, sahibi tarafından gruba eklenen kişilerdir. Üyeler grup kaynaklarına erişebilir ve grup konuşmalarına katılabilir.
-
Konuk — Konuklar, kuruluşunuzun üyesi olmayan ancak sahibi tarafından grup kaynaklarına erişim izni verilen kişilerdir. Konuklar belirli projeler üzerinde işbirliği yapmak veya geri bildirim sağlamak için bir gruba katılmaya davet edilebilir. Microsoft 365 gruplarına konuk kullanıcı ekleme hakkında daha fazla bilgi edinin.
Microsoft 365'te Grupları Yönetme
Microsoft 365'te bir grup oluşturabilir, yönetebilir ve sonunda devre dışı bırakabilirsiniz. Grup oluştururken, sahip grup türünü seçebilir, üye ekleyebilir ve izinleri ayarlayabilir. Grup oluşturulduktan sonra, sahip üyeleri ekleyerek veya kaldırarak, grup ayarlarını değiştirerek ve dosyalar ve takvimler gibi kaynakları yöneterek grubu yönetebilir. Bir noktada, bir grup artık gerekli olmayabilir ve sahibi grubu devre dışı bırakabilir, bu da grubu sistemden kaldırır ve herkesin kaynaklarına erişmesini engeller.
Grupların bir sahibin düzgün çalışmasını gerektirdiğini unutmayın. Bir grubun sahibi yoksa veya sahip silinirse, otomatik bir sistem gruba yeni bir sahip atar. Bu işlem, grupların işlevsel kalmasına yardımcı olur ve her zaman grubu yönetmekle sorumlu bir sahip olmasını sağlar. Sahipsiz Microsoft 365 gruplarını yönetme hakkında daha fazla bilgi edinin.
