"Erken kaydet, sık sık kaydet" geçmişte kaldı. Şimdi otomatik kaydetme özelliği vardır ve bu da kullanıcılarınızın bunu yapmak zorunda kalmaması için birkaç saniyede bir tasarruf sağlar.
Bir dosya OneDrive, İş veya okul için OneDrive veya Microsoft 365’te SharePoint üzerinde depolandığında Otomatik Kaydetme etkinleştirilir. Çalışan kullanıcılarınızın değişikliklerini buluta otomatik olarak kaydeder. Ayrıca, diğer kişiler aynı dosya üzerinde çalışıyorsa, Otomatik Kaydetme birkaç saniye içinde değişiklikleri görmelerini sağlar. Otomatik Kaydetme etkinleştirilmeden, aynı belge üzerinde aynı anda işbirliği yapan kullanıcılar birbirlerini gerçek zamanlı olarak göremez ve bunun yerine başkaları tarafından değişiklik yapıldığında kullanılabilir Güncelleştirmeler görmeye devam ederler.
Ancak Otomatik Kaydetme, kullanıcılarınızın Microsoft 365 ile çalışma biçiminde bazı değişikliklere de neden olur. Bu nedenle, bu makalede daha zorlu senaryolardan bazılarını ve Otomatik Kaydetme ayarlarının nasıl yapılandırılacağını açıklıyoruz. Office'te çalışma şeklini etkileyen bu değişiklikleri kullanıcılarınıza iletmenizi öneririz.
Not: Otomatik Kaydetme ile sistem performansı üzerinde hiçbir etkisi olmaz. Ancak, kullanıcılar değişiklik yaptığında değişiklikler aynı anda değil, hepsi aynı anda karşıya yüklendiğinden daha yüksek ağ kullanımı olacaktır. Bu durum, mobil etkin nokta gibi sınırlı bant genişliğine veya yüksek maliyetli veri kullanımına sahip kişileri etkileyebilir.
İş Akışlarını Değiştirme
Otomatik Kaydetme çoğu senaryoda yararlıdır, ancak kullanıcılarınızın normalde çalışma şeklini değiştirmeleri gerekebileceği birkaç durum vardır ve onlara yardımcı olmaya hazırlıklı olmanız gerekir. Senaryoların her biri için senaryonun ne olduğunu, neyin yanlış gidebileceğini ve nasıl çözüleceğini gösteren bir öneriyi özetledik.
-
Var olan bir dosyadan başlayarak, düzenlemeler yapmak ve ardından yeni bir dosyaya Kopya Kaydet işlemi yapmak - Önceki bir dosyadan (örneğin, son çeyreğin kazanç raporu) başlayan, düzenleme yapan ve sonra bu çeyreğin kazanç raporunu başlatmak için Bir Kopya Kaydet işlemi yapan herkes, Otomatik Kaydetme açıksa değişikliklerin her iki dosyaya da kaydedilmesine neden olur. Herhangi bir değişiklik yapmadan önce herkesin Kopyasını Kaydet'i yapmasını ve hatta bu durumda ürüne bir anımsatıcı eklemesini öneririz. Kullanıcı yanlışlıkla değişiklikler yaparsa, özgün belgeyi geri yüklemek için Sürüm Geçmişi özelliğini kullanmalıdır.
-
Dosyada "varsayımsal" veya "durum" değişiklikleri gerçekleştirme - Dosyayı açıp dosyayı kaydetmeden kapatma isteğiyle bazı varsayımsal analizler (pazar değişikliklerinin bütçe üzerindeki etkisini tahmin etme gibi) yapan herkes, Otomatik Kaydetme açıkken yanlışlıkla tüm değişiklikleri dosyaya kaydetmiş olur. Varsayımsal analizi yaparken Otomatik Kaydetme'yi kapatmanızı ve kullanıcı yeniden kaydetmeye hazır olduğunda yeniden açmanızı öneririz.
-
Excel'de Panolar ve Sıralamalar/Filtreler ile Dosyaları Görüntüleme - Otomatik Kaydetme açıkken bir panoyu sıralayan veya filtreleyen herkes, dosyadaki diğer herkesin görünümünü etkiler. Bir dosyanın pano olması amaçlanıyorsa veya sıralamaları ve filtreleri olan birden çok kişi tarafından kullanılıyorsa, Dosya > Bilgileri > Çalışma Kitabını Koru > Çalışma Kitabını Her Zaman Salt Okunur Olarak Aç seçeneğini kullanarak bu dosyada Önerilen Read-Only özelliğini ayarlamanızı öneririz; bu nedenle, panoyu görüntüleyenler dosyayı açıkça düzenlemeyi seçmedikleri sürece değişikliklerini kaydetmez.
-
Son haline getirilmiş veya Yayımlanmış Dosyalar - Otomatik Kaydetme açıkken, son haline getirilmiş, yayımlanmış bir dosyayı yanlışlıkla düzenleyen herkes değişiklikleri dosyaya kaydeder. Bir dosya sonlandırıldıktan sonra, dosyada önerilen Read-Only özelliğini veya Son olarak işaretle özelliğini ayarlamanızı öneririz, bu nedenle dosyanın görüntüleyicileri ve okuyucuları tarafından yapılan yanlışlıkla yapılan düzenlemeler kaydedilmez.
Office'te otomatik kaydetme ayarlarını yapılandırma
Otomatik Kaydetme aşağıdaki yollarla yapılandırılabilir:
-
Bir dosyanın sahibi, yanlışlıkla yapılan düzenlemeleri önlemeye yardımcı olmak için dosyayı Her Zaman Salt Okunur Olarak Aç olarak ayarlayabilir. Bu işlem, dosyanın Salt Okunur Olarak Açılması Önerilir (Dosya > Bilgileri > Belgeyi/ Çalışma Kitabını/ Sunuyu Koru > Her Zaman Salt Okunur Olarak Aç) olarak ayarlanarak veya başkalarının düzenlemesine izin vermeden dosyayı paylaşarak yapılabilir (Dosya > > PaylaşKişiler bağlantıyla düzenleyebilir ve Düzenlemeye İzin Ver kutusunun işaretini kaldırabilir).
-
Kullanıcı, otomatik kaydetme iki durumlu düğmesine tıklayarak açıkken dosya için Otomatik Kaydet'i kapatabilir. Bu, söz konusu kullanıcı için geçerli belge için Otomatik Kaydetme'yi devre dışı bırakır. Aynı kullanıcı belgeyi bir sonraki açışında Otomatik Kaydet kapalı olur. Farklı bir belge açarlarsa, Otomatik Kaydet diğer belgedeki tercihlerinden etkilenmez.
-
Kullanıcı, ilgili cihazda belirli bir uygulamada (Word, Excel, PowerPoint ) açılan tüm dosyalar için Otomatik Kaydetme'yi varsayılan olarak kapalı olarak ayarlayabilir.
Not: Kullanıcı, yukarıda açıklanan Otomatik Kaydet iki durumlu düğmesini kullanarak tek tek dosyalar için Otomatik Kaydetme özelliğini açık olarak ayarlamaya devam edebilir.
-
Yönetici olarak, grup ilkesi kullanarak belirli bir uygulamada (Word, Excel, PowerPoint ) açılan tüm dosyalar için Otomatik Kaydetme'yi varsayılan olarak kapalı olarak ayarlayabilirsiniz.
Not: Kullanıcı, yukarıda açıklanan ayarları kullanarak Otomatik Kaydetme'yi uygulamada veya tek tek dosyalar için varsayılan olarak açık olarak ayarlayabilir.
Otomatik Kaydetme için grup ilkesi ayarları
"Dosyaları Excel /PowerPoint /Word 'de Otomatik Kaydetme" grup ilkesi ayarını yeni " Excel /PowerPoint /Word 'da varsayılan olarak KAPALI duruma getirin" grup ilkesi ayarıyla değiştiriyoruz.
Kuruluşunuzda grup ilkesi kullanıyorsanız, otomatik kaydetmeyi varsayılan olarak kapatmak için bir ilke ayarı kullanabilirsiniz. Excel, PowerPoint ve Word için ayrı ilke ayarları vardır.
Örneğin, Word ilke ayarı "otomatik kaydetmeyi Word varsayılan olarak KAPALI duruma getirin" olarak adlandırılır ve "Microsoft Office 2016\Otomatik Kaydetme" İlke Yolu altında bulunabilir.
Bu ilke ayarlarını kullanmak için Microsoft İndirme Merkezi'nden en son Yönetim Şablonu dosyalarını (ADMX/ADML) indirdiğinizden emin olun.
Yerel Dosyalarla Çalışma
Yerel dosyalarla çalışırken Otomatik Kaydetme kullanılamaz. Eski Otomatik Kurtarma davranışı, kilitlenme gibi beklenmeyen bir senaryoda veri kaybını en aza indirmeye yardımcı olmak için değiştirilen dosyaların kopyalarını düzenli aralıklarla kaydetmeye devam eder.
Ancak BT yöneticilerinin Otomatik Kaydetme'yi etkinleştirmek ve veri kaybını önlemek için kullanıcıları dosyalarını OneDrive, İş veya okul için OneDrive veya Microsoft 365’te SharePoint kaydetmeye teşvik etmelerini öneririz. Kullanıcı eğitimi aracılığıyla ve ayrıca anahtar klasörleri otomatik olarak bulutla eşitleyen Bilinen Klasör Taşıma'yı dağıtarak OneDrive, İş veya okul için OneDrive veya Microsoft 365’te SharePoint benimsenmesini teşvik edebilirsiniz. Bu sayede dosyalara her yerden erişebilir ve önemli verileri kaybetme endişesi olmaz.
Ayrıca Bkz.
Dosyanın son sürümünde değişikliklerin önlenmesine yardımcı olma
Office dosyalarının önceki sürümlerini görüntüleme
Otomatik Kurtarma ile kilitlenme durumunda dosyalarınızın korunmasına yardımcı olma
Son güncelleştirme 4 Haziran 2019
