Bu makalede
Yapmanız gerekenler
Aşağıdaki kurallar, e-postalarınızın profesyonel görünmesine ve iletinizi genel olarak almasına yardımcı olur.
-
İletinizi göndermeden önce okuyun.
-
Konunuzun açıklayıcı ve eylem odaklı olduğundan emin olun. Örneğin: "Yöneticiler: Lütfen Yönetim Kurulu Geri Çekilme Tarihlerinizi gönderin", hem grubun adını hem de bir eylemi içerir, böylece alıcılar ne yapması gerektiğini hızlıca anlayabilir. Diğer yararlı ön ekler arasında "Bilgi:" ve "Eylem Gerekli" yer alır.
-
Eylem gerekiyorsa, Konu satırında istediğinizi belirtin.
-
Konuşmanın konusu değişirse iletinin konusunu değiştirin.
-
Tüm iletileri kısa ve özlü tutun.
-
İletinizin içeriğini en önemliden en aza kadar düzenleyin.
-
Önemli bilgileri kalınlaştırmayı göz önünde bulundurun.
-
Öne çıkmaları ve farkedebilmeleri için eylem öğelerini veya soruları ayrı satırlara yerleştirin.
-
Soru sorarken kişilerin adlarını kalınlaştırma. Örneğin: "Ryan: Projenin durumu nedir?" Microsoft 365 ile Outlook 2016 kullanıyorsanız @Mentions kullanmayı göz önünde bulundurun.
-
İleti gönderdiğiniz kişi sayısını okuması gereken kişilerle sınırlayın.
-
Bilgi satırına bilgilendirilmesi gereken kişileri yerleştirin.
-
Yanıt vermesi veya eylem gerçekleştirmesi gereken kişileri Kime satırına yerleştirin.
-
-
Uygun olduğunda imza kullanın, ancak imzanızı basit, kısa, profesyonel ve mümkünse grafiklerden uzak tutun.
-
Hemen yanıt almak istiyorsanız e-posta göndermeyin. Telefon açın veya anlık ileti gönderin.
-
Çözümü olmayan 10'dan fazla ileti içeren bir e-posta görüşmesindeyseniz, sorunu tartışmak için bir toplantı aramayı veya ayarlamayı göz önünde bulundurun. E-posta, karmaşık sorunları çözmek için her zaman etkin bir ortam değildir.
-
Daha kapsamlı bir yanıt gerektiren iletilerin alındığını onaylayın. Hemen tam bir yanıt veremeyecek kadar çok meşgulseniz, sorunla ilgilendiğinizi ve belirli bir zaman veya tarih itibariyle yanıt vereceğinizi gönderene bildirin. Daha sonra yanıtlamayı kendinize anımsatmak için iletiye bayrak ekleyin.
-
Yüksek Önem (
Not: Gecikmeli gönderme kuralı ayarlamış olsanız bile, iletiyi Yüksek Önem derecesiyle işaretlemek hemen gönderilmesine neden olur.
-
Soru soruyorsanız ve yanıt verebilecek birkaç kişi varsa, sorunuzu bir gruba göndermek yerine yalnızca bir kişiyi seçin .
İyi e-posta iletileri yazmanın anahtarı alıcılarınızla empati kurabilmektir.
İzleme: Gönderildiğinde bayrakla işaretleme
Birisine, yanıt almanız gereken bir ileti gönderirken aşağıdakileri yapın:
-
İzleme ile başlamak için To-Do Çubuğu'ndaki bayraklı e-posta görevinin adını değiştirin.
-
@Bekliyor kategorisi ile işaretleyin.
Bu üç adımı uyguladığınızda, bir sonraki eyleminizin başka bir ileti göndermek veya yanıt aramak olduğunu bilirsiniz.
İpucu Başka bir ileti göndermeniz gerektiğini kendinize anımsatmak çoğu zaman, iletiyi alıcınız için bayrakla işaretlemekten daha etkilidir. Benzer şekilde, bir iletide bir şeyi yapmaya söz verdiğinizde, Yapılacaklar Çubuğunuz'da bunu size anımsatacak bir görev bulunması için ilgili iletiyi bayrakla işaretleyin.
Yok'lar
-
İleti örneği kullanmayın.
-
Gönderdiğiniz her iletiye yöneticinizi eklemeyin.
-
Kızgın olduğunuzda mesaj göndermeyin. İletiyi yazmak, taslaklar klasörünüze kaydetmek ve sonradan geri dönmek daha iyidir.
-
Uzun iletiler gönderirken hızlı yanıt beklemeyin (ikiden fazla paragraf).
-
İlk iletiden bir günden az bir süre sonra izleme iletisi göndermeyin. Zamanında geri bildirimde bulamazsanız, telefonu veya anlık iletileri kullanmayı deneyin.
-
Gönderdiğiniz her iletide okundu bilgilerini veya teslim alındı bilgilerini kullanmayın. Bunları yalnızca, alıcıların iletiyi alacağından emin olmadığınızda kullanın.
-
Gönderdiğiniz her iletiye bayrak veya Yüksek Önem
-
ALL CAPS kullanmayın.
-
Ek göndermeyin ; bunun yerine bağlantı gönderin.
-
Dağıtım listelerini veya kişi gruplarını genişletmeyin. Dağıtım listelerinin genişletilmesi iletilerin okunmasını zorlaştırır ve yanlış posta klasörlerine gitmelerine neden olur.
-
Alaycı kullanmayın . Espri anlayışınız yanlış anlaşılmış olabilir.
-
Şirketinizdeki herkesin okumasını istemeyeceğiniz bir şey yazmayın. E-posta iletinizin sonunun nerede olabileceğini asla bilemezsin.
-
Okuması zor olan el yazı tipleri veya son derece artistik yazı tipleri kullanmayın.
-
Okunması zor olduğundan ve kritik olarak yorumlanabilir olduğundan kırmızı yazı tipleri kullanmayın.
-
Dağıtım listesine veya kaldırılma isteğinde bulunarak kişi grubuna Tümünü Yanıtlagöndermeyin. Asla.
Kişi grupları ve dağıtım listeleri (DLL) kuralları
-
Büyük bir kişi grubuna yanıt veriyorsanız, tüm e-posta Dos ve Don'ları takip edin.
-
Bir kişiden daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa veya sorunu ayrı ayrı araştırıyorsanız, herkese yanıt verdiğinizi bildirmek için dağıtım listesinin tamamını yanıtlayın ve ardından kişiyi ayrı olarak yanıtlayın. Sorun çözümle çözüldükten sonra dağıtım listesine yanıt vermeyi unutmayın. Bunu yapmak çözüme dağıtım listesindeki diğer kişiler tarafından başvurulmasına olanak tanır.
Kişileri yönlendirme
Birisi üyesi olduğunuz bir dağıtım listesine ileti gönderirse ve ileti başka biri veya başka bir dağıtım listesi tarafından daha iyi yanıtlanabilirse, aşağıdakileri yapın:
-
Kime satırında doğru dağıtım listesi veya kişi ile yanıtlayın.
-
Yanıtların doğru dağıtım listesine veya kişiye gönderilmesini sağlayın.
-
İletiniz diğer kişilerin kurallarına göre filtrelenmeyeceği için özgün dağıtım listesini Gizli satırına koymayın. Bunun yerine, dağıtım listesini Kime veya Bilgi satırında bırakın.
DL'den kaldırma
Kullanmak istemediğiniz bir dağıtım listesinden posta alırsanız, ağ yöneticinize veya dağıtım listesinin sahibine bir ileti gönderin ve kaldırılmasını isteyin. Dağıtım listesinin tamamını yanıtlamayın. DL listesinin sahibini bulmak için dağıtım listesi adına çift tıklayın.
Satır içi açıklamaları kullanma
Aldığınız e-postaya satır içi açıklamalar eklemek, soruları yanıtlamanın ve doğrudan sorunlara yanıt vermenin kullanışlı bir yoludur. Aşağıdakilerin yapılması en iyi uygulama kabul edilir:
-
İletinizde, satır içi açıklama yaptığınızı belirtin. Örneğin, "Ek açıklamaları aşağıda bulabilirsiniz" ifadesine yer verin.
-
Metninizi özgün iletiden ayırın. Bazı öneriler şunlardır:
-
Yazı tipi rengini değiştirme
-
Adınızı veya adınızın baş harflerini köşeli ayraç içinde önceden bekliyor, örneğin, [Melissa], [MM]
-
Yazı tipini italik, kalın veya her ikisine birden değiştirme
-
-
Yazmadığınız hiçbir şeyi silmeyin.
Gizli satırının kullanılacağı durumlar
Artık ek e-postaya ihtiyaç duymadıklarını veya konuşma konusunun değiştiğini düşünüyorsanız, kişileri e-posta konuşmasından kaldırmak için Gizli özelliğini kullanın.
Örneğin, bir soruyu alan beş kişiden biriyseniz ve soruyu yanıtlamak istiyorsanız, diğer dört kişiyi Gizli satırına taşıyın ve "Bcc'ing Joe, Jeff, James ve Jennifer" gibi bir şey belirtin. İşte cevap..." Bundan sonra gelecekteki iletiler yalnızca siz ve özgün gönderen arasında olacaktır.
Gizli'yi üçüncü bir tarafa (yöneticiniz gibi) hassas bir ileti hakkında bilgi vermek için kullanmayın. Gizli alıcı bir Gizli aldığını fark etmeyebilir ve herkese yanıt verebilir ve Gizli aldığını gösterebilir. Bu durum sizin için sinsi bir davranış olarak karşınıza çıkabilir.
Bir sorunu üçüncü tarafa bildirmek için Gizli'yi kullanmak yerine, iletiyi gönderdikten sonra iletin.
Tatil için hazırlanma
Outlook'u Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com veya Live.com hesabıyla ya da Microsoft Exchange hesabıyla kullanıyorsanız, kuruluşunuz içindeki kişilere gittiğinizi bildirmek için iş yeri dışında bir ileti ayarlayabilirsiniz.
En iyi uygulama olarak, İş arkadaşlarınızın Outlook takvimlerine ofisten uzakta zaman ekleme başlığı altında yer alan önerileri izleyin.
Siz veya yöneticiniz paylaşılan bir tatil takvimi oluşturduysanız, tatilinizi oraya göndermeyi unutmayın. Herkes paylaşılan takvimi kullanıyorsa, daha önce bahsedilen makalede belirtildiği gibi herkese dışarıda olduğunuzu bildirmek için ayrı bir toplantı isteği göndermeniz gerekmez, ancak e-posta iletisi iyi bir anımsatıcı görevi görebilir.
