By Jale Suchan, PMP

Denetimsiz değişiklik, proje yöneticisinin en büyük işlerindendir.     İşte bu nedenle, sağlam bir değişiklik yönetim süreci proje yöneticisinin en iyi arkadaşı olabilir. Bu tür bir süreç ortaya koymanız, müşterinin isteğini, gereken zaman çizelgesinde ve üzerinde anlaşmaya varan bütçe içinde sunabilirsiniz. Değişiklik denetimi olmadan, proje kapsamı hareketli bir hedef haline gelir ve proje başarı etmenlerinden birinin veya birden fazlasının eksik kalma riski size aittir. Özellikle proje kapsamı içinde değişikliği yönetme ve denetleme yeteneği, hedeflere ulaşmada kilit öneme sahip ve proje yöneticisi için tipik bir performans göstergesidir. Project değişiklik kaçınılmazdır ve böyle bir durumda değil de bu değişiklikle başa hazırlıklı olmak zorunda olursanız.

Değişim yönetimini ve bureauracy'yi dengeleme

Proje yöneticileri için bir zorluk, proje değişikliğini denetleme ihtiyacını dengelerken, gereksiz bir seçimden de kaçınmaktır. Şu soruyla sor sorsunuz: Bilgi sıkıştırma noktası nerede? Her proje benzersiz olduğundan, değişiklik denetimin değer eklemesini durdurarak kırmızı banta dönüşen nokta projeden projeye değişiklik gösterir.

Proje katılımcılarınızı, hatta proje ekibi üyelerinizi bile, değişim denetimlerini yerine koymanın, esnek olmak yerine müşteriniz ve işletmeniz için en uygun olan şeyi yapmak istemeye hazır olduğunu ve esnek olmak yerine esnek olmak yerine esnek çalışmanızı sağlamak olduğunu hissedersiniz. Bu böyle bir sözcüğün yazımlarını edelerler. Onlara, yaptığınız işin tam tersini yaptığını haber verme: istenen değişiklikleri tutarlı bir şekilde değerlendirmek için verimli bir süreç uygulaymış oluruz. Değiştirme işleminin iyi bir fikir olduğu kabul edildiyse, gerektiğinde yanıt verebilecek süreçleriz olur.

Sayfanın Başı

Proje değişiklik yönetim planı

Hızlı bir şekilde yanıt vermenizi yardımcı olmak için, proje değişikliği yönetim planı sapmalar oluştuğunda neler olduğunu açıklar. Değişikliği önlemeyi amaçlanmaz; Bunun yerine, amacı değişikliğin nasıl iletişim kuracağız, kararların nasıl alınan kararlar ve projenin buna uygun olarak nasıl uyum sağ olacağını net bir şekilde ifade etmektir.

Sayfanın Başı

Değişiklik denetimi yerine koyma

İş gereksinimleri ve zamanlama gibi önemli teslim edilebilirler için bir taban çizgisi oluşturmanızla birlikte, değişiklik denetim sürecinizi hemen yürürlüğe koyacağız. Proje ekibi ve proje katılımcıları (ve proje değişiklikleriden etkilenen diğer herkes) siz bu planı oynatmadan önce değişiklik yönetim planını gözden geçirmeli ve desteklemeli.

Projenin genel başarısı üzerinde çok az etkisi olan küçük değişikliklerin, gereksinimler veya kritik yol zamanlama kilometre taşlarında yapılanlarla aynı sıkıları gerektir olmaması gerekir. Proje değişiklik yönetim planı, resmi bir proje değişiklik isteği (PCR) gerektiğinde ifade edilebilir. Örneğin:

  • Zamanlama ve bütçe değişikliklerinin eşikleri nedir?

  • Her zaman değişiklik isteği gerektiren değişiklikler var mı?

  • Değişiklik yönetim süreci hangi değişiklikler atlayabilirsiniz?

Burada bir dikkat: Genellikle büyük ve belirgin olanlar yerine, hasara yol açabilecek çok sayıda küçük kapsam değişikliği olur. PCR ölçütlerinizi tanımlarken bunu göz önünde bulundurabilirsiniz. Örneğin, değişiklik yönetim planınız büyük veya küçük olan gibi değişiklik isteği kategorilerini tanımlamalı:

  • Önemli değişiklikler    Bunlar PCR olarak belgelenmiş olarak gösterir. Önemli proje değişiklikleri:

    • Önemli kilometre taşlarını veya genel proje bitiş tarihini belirli bir zaman yüzdesi veya süreyle geciktirerek kritik yoldaki gereksinimleri veya iş öğelerini etkileyebilir. Her proje için büyük değişiklik ölçütleri tanımlanmalıdır.

    • Ek kaynak gerektir (dolar veya bütçenin yüzdesi). Bir kez daha, tutar her proje için tanımlanmalıdır.

  • Küçük değişiklikler    Bu yordam değişiklikleri PCR gerektirmez. Küçük değişiklikler:

    • Planı önemli ölçüde etkilemez. Bunlar proje bağımlılıkları olan kilometre taşlarının veya görevlerin tamamlanma tarihini genişletmez.

    • Finansal olarak olumsuz bir etkisi yoktur. Sonuçta proje bütçe farkı olmaz.

Sayfanın Başı

İpuçları isteklerini değerlendirme hakkında daha fazla bilgi

Proje değişiklik yönetim planı, değişiklik isteklerinin nasıl değerlendirile ilgili bilgileri de içermeli. Zaman konusunda fikir birliğine varmadan önce bu değerlendirmenin ölçütlerinin belirlenmiş olması önemlidir. Bu parametrelerin ayarlaması, değişikliği iş hedefleri ve avantajlarıyla dengelemeye yardımcı olur.

Değişiklik isteğini değerlendirirken göz önünde bulundurarak değerlendirmeniz gereken bazı genel sorular:

  • Bu değişiklik iş gereksinimlerine ek oluyor veya gereksinimleri değiştirmiyor mu?

  • Biraz çalışma var mı yoksa bu değişiklik projenin genel başarısı için mi gerekli?

  • Bu değişiklik için fon artışı mı gerektir?

  • Bu, proje bitiş tarihini geciktirecek mi?

  • Bu değişiklik bu projeyi olumsuz etkilese de, işe değer hale gelen önemli bir işletmenin başaşağı olmasına neden oluyor mu?

  • Bu değişikliğin yerine başka bir işlem yapmak artık bunu geciktirmekten daha anlamlı mı? Bu gecikme sonunda şirkete daha fazla maliyeti olur mu?

  • Etkilenen tüm paydaşları dikkate aldı mı ve değişikliği onaylarlar mı?

  • Dikkate alacak sözleşmelere dayalı büyütmeler var mı? Örneğin, dış satıcılarla olan taahhütler bu değişiklik nedeniyle karşılanmamış mı?

Sayfanın Başı

Proje değişikliği isteklerini onaylama

Ayrıca, kimlerin onaylandırdığını (veya onaylayadığını) tanımlamak da önemlidir. Çeşitli yetki düzeylerini tanımlamak yaygındır, böylece rutin değişiklikler verimli bir şekilde işlem yaparken, önemli değişiklikler gerekli yönetici ilgi düzeyini alır.

Önerilen bir değişiklik projenin kapsamını etkilerken, bunu proje sponsoru tarafından onaylanmasını gerektiren bir işletme kararı olarak değerlendirmeniz gerekir. Kapsam etkilenmezken, proje ekibi ve sponsoru proje yöneticisinin değişikliği belirli sınırlar içinde onaylama gücü olduğuna karar verir. Bazı projelerde, değişiklik denetim panoları oluşturulur ve değişiklik isteklerini göz önünde bulundurarak onaylıyor. Kuruluşta, çeşitli değişiklik isteklerini işlemek için farklı değişiklik denetim panoları olabilir. Örneğin, teknik değişiklik denetim panosunda teknoloji sorunları göz atabilirsiniz.

Değişiklik isteklerini onaylama yönergelerini özetlemenin kolay bir yolu aşağıdaki tabloda yer alan ve örnek bir projeyi temel alan tablodur:

Değişiklik türü

Genel açıklama

Ölçütler

Onaylayan

PCR gerekli mi?

Branş

Proje kapsamı, zamanlama veya bütçede önemli bir değişikliği temsil eder

Yeni gereksinim ekleme veya var olan iş gereksinimini genişletme

14 günün üzerinde bir gecikme zamanlaması veya proje bitiş tarihini geciktirme

100.000 TL veya daha fazla ek kaynak gerektirir

Project panosu değiştirme

Evet

Branş

Proje kapsamı, zamanlama veya bütçe değişikliğini temsil eder

İş gereksinimini netleştirme

Projenin bitiş tarihini etkilemeden 14 günün daha kısa bir süre için gecikme zamanlaması

100.000 TL'den az ek kaynak gerektirir

Project yöneticisi

Evet

Küçük

Projeyi az bir şekilde veya hiç etkilemeden düzenli değişiklik

Kilometre taşı tamamlanma tarihlerini değiştirmez

Proje bütçesi üzerindeki etkisi proje bütçesini $X X'den az

Project yöneticisi

Hayır

Sayfanın Başı

Büyük ödeme

Project ekipler, proje yürütmeye zaman zaman etkili bir planlamanın masraflarıyla her zaman gider. Kısayolları almak ve en kısa sürede çözüm bulaymak cazip bir fikir olabilir. İyi geliştirilmiş bir değişiklik denetim süreciniz olması, değişiklikler olmadan önce büyük ödemelere ve daha iyi genel proje sonuçlarına sahip olacaktır. Subjectivity'yi değişiklik denetimden çıkararak proje ekibinin dalgalanmaları verimli ve etkili bir şekilde işlemesini sağlayacaktır. Proje ekibi üyeleri ve proje katılımcıları tarafından kabul edilen iyi çalışan bir değişiklik yönetim planı, proje yöneticilerinin asla yeterli para kazanmayacak şekilde zaman ve paradan tasarruf edecek.

Sayfanın Başı

Yazar hakkında     Jale Suchan kurumsal düzeyde iş girişimlerini denetleme ve proje yönetim yöntemleri geliştirme deneyimine sahip bir program yöneticisidir. Jale Seattle, Washington'da yaşıyor.

Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?

Yeteneklerinizi geliştirin

Eğitimleri keşfedin >

Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin

Microsoft Insider’a katılın >

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Dil kalitesinden ne kadar memnunsunuz?
Deneyiminizi ne etkiledi?

Geri bildiriminiz için teşekkürler!

×